Amateur Tuindersvereniging Dordrecht. Het Vlijpark. Foto Ad Timmers - tuin 86. Agenda. Algemene Ledenvergadering 2013

Transcriptie

1 Amateur Tuindersvereniging Dordrecht Het Vlijpark Foto Ad Timmers - tuin 86 Agenda Algemene Ledenvergadering 2013 Vrijdagavond 22 maart :30 uur in de kantine van Het Vlijpark, zaal open om 19:00 uur

2 Agenda Algemene Ledenvergadering ATV Dordrecht 2013 Ad 1 Opening Ad 2 Mededelingen Ad 3 Ingekomen stukken Ad 4 Notulen ALV 13 april 2012 Ad 5 Jaarverslag secretaris 2012 Ad 6 Jaarverslag penningmeester 2012 Ad 7 Verslag kascontrolecommissie 2012 Ad 8 Verkiezing kascontrolecommissie Ad 9 Bouwvergunningen Ad 10 Pachtovereenkomst met Gemeente Dordrecht Pauze Ad 11 Ad 12 Ad 13 Ad 14 Nieuw Huishoudelijk Reglement Samenstelling bestuur Rondvraag Sluiting Pagina 2

3 Dordrecht, 28 februari 2013 Onderwerp: uitnodiging Algemene Ledenvergadering Aan de leden van de Amateur Tuindersvereniging Dordrecht 'Het Vlijpark'. Beste Leden, Het heeft even geduurd maar uiteindelijk zijn de onderhandelingen met de Gemeente Dordrecht zover dat het bestuur de tekst van de nieuwe pachtovereenkomst met de Gemeente Dordrecht en de concepttekst van het nieuwe Huishoudelijke Reglement aan de leden kan voorleggen. Aanvankelijk was het de bedoeling een aparte bijzondere Algemene Ledenvergadering te beleggen voor het behandelen van de tekst van het nieuwe Huishoudelijke Reglement. De vergaderdatum schoof uiteindelijk door tot begin maart. Het bestuur heeft vervolgens besloten om de vaste jaarlijkse Algemene Ledenvergadering van medio april iets naar voren te schuiven, waardoor nu alle onderwerpen op één avond kunnen worden behandeld. U wordt van harte uitgenodigd voor het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering op vrijdag 22 maart om uur in de kantine van het Vlijpark (zaal open uur) Met vriendelijke groet, Het bestuur. Pagina 3

4 Te koop op zaterdagochtend tijdens bestuurdiensten Kruiwagen zand 03,50 Kruiwagen mest 01,50 Zak potgrond 02,75 Zak bemeste tuinaarde 01,25 Fles propaangas 25,00 Parkeerplaats per jaar 26,00 Douche per jaar 12,50 Te huur Barbecue 10,00 Aggregaat excl benzine 03,00 Frees excl benzine 03,00 Aanhangwagen 02,50 Kantine 10,00 prijzen per dagdeel Bediening 15,00 per persoon per dagdeel* Gratis te leen Putsemmer, smakzeis, waadpak * We gaan uit van 1 persoon in de bediening voor groepen van ca 20 tot 25 gasten. Bij grotere gezelschappen zijn 2 personen in de bediening. Te koop aan de bar in de kantine Handschoenen 03,00 Afwasmiddel 03,50 Allesreiniger 03,50 Wc-reiniger 03,00 Schuurmiddel klein 01,70 Schuurmiddel groot 03,30 Pompje met handzeep 03,50 Ad 1 Opening Ad 2 Mededelingen Ad 3 Ingekomen stukken Pagina 4

5 Ad 4 Notulen Algemene Ledenvergadering van 13 april 2012 Verslag van de algemene ledenvergadering van de amateurtuindersvereniging Dordrecht op vrijdag 13 april 2012 in de Kantine van het complex Het Vlijpark. Opening De voorzitter, mevrouw Jacqueline Steeghs, opent de vergadering met een hartelijk welkom aan alle aanwezigen. Een speciaal welkom aan mevrouw Tirza Monster die namens Fair Trade Dordrecht het woord zal voeren bij agendapunt 10. De presentielijst is door 31 leden getekend. Vijf leden hebben aangegeven dat zij niet aanwezig konden zijn. Het bestuur vraagt wie het woord willen voeren tijdens de rondvraag. Acht leden geven aan hier gebruik van te willen maken. Mededelingen De voorzitter heeft een aantal mededelingen. Als eerste staat zij stil bij het feit dat ons lid Jo de Haan haar imkerdiploma heeft behaald. Zij spreekt de volgende woorden: Jo de Haan, je hebt kortgeleden je diploma behaald van imker! Dat is heel belangrijk voor de natuur en voor de vereniging. Als dank en stimulans schenkt de vereniging je een bedrag van 150 euro voor het behalen van dit diploma is het jaar van de bij en jouw eerste volken zijn niet helemaal top. De vereniging gunt je met je hobby (en de natuur en de vereniging) het allerbeste. Daarom dit bedrag voor het aanschaffen van een sterk en gezond volk. Het Vlijpark prijst zich gelukkig en is er trots op dat een van de leden de papieren en de kwaliteiten van imker heeft. We hopen dat je nog lange tijd succesvol je hobby van imker hier kunt uitoefenen. Gefeliciteerd! Jo ontvangt tevens een mooie bos bloemen. De voorzitter benoemt drie leden van verdienste.tuinleden die zich lange tijd vrijwillig inzetten voor de vereniging. Belangeloos, niet op de voorgrond, de tuin kan er altijd op terugvallen, je kan er op bouwen. Vrijwilligers zijn het cement van de samenleving, zo ook hier. Kenmerk is dat ze hart voor de vereniging hebben. Daar doen ze het voor: voor de vereniging. Dit jaar wil het bestuur namens de vereniging, een aantal mensen benoemen tot lid van verdienste. Als eerste Ed van Bezouwen. "Ed is zo iemand die uit eigen beweging zaken oppakt. Niet altijd zichtbaar en een grote mate van bescheidenheid. Ed is een echte duizendpoot. Welke klussen op deze tuin heeft Ed nog niet gedaan. Ploegbaas, taxatiecommissie, meehelpen bij het organiseren van fairs, welkom-commissie, ambassadeur van het Vlijpark. Als het bijv gaat om het rondbrengen van envelop-pen bij u thuis, dan staat Ed klaar en fietst de hele stad door om de brieven op de juiste adressen af te leveren. Taxatiecommissie, blokhut timmeren, dinsdagochtendploeg, hoeveel jaar is dat al Ed? Ed is ook iemand die stil en geruisloos de zaken in de gaten houdt en signaleert als het ergens niet goed gaat. Op de tuin vanaf 1976 geloof ik. Echt een rots in de branding. Hartelijk dank en vanaf vandaag lid van verdienste!" Roel Koolmees. "Wat is onze tuin zonder jou. Harde werker, deinst niet terug voor een grote of ingewikkelde klus. Jij raffelt de zaken niet af, wat je doet, doe je grondig en goed. Ook op jou kunnen we altijd terugvallen. Open, recht door zee, vaak ook recht voor zijn raap. Dinsdagochtendploeg, in en om de kantine, bakken, timmeren voor de tuinfairs. Ieder jaar weer zorg je voor een schitterende presentatie van je zelf opgekweekte pompoenen. Pagina 5

6 Organiseren van jeu de boules, de tuinfairs, de bingo's en van het biljart. Roel, je vervult vele taken hier op de tuin en bent er altijd als iets nodig is. Jij hebt de ware instelling van verenigingsmens en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Bedankt voor de tomeloze inzet en vanaf heden verdiend lid van verdienste!" John Leijdsman "Vele vele uren zet je je in voor onze vereniging. Sinds een flink aantal jaren iedere dinsdagochtend. Voorkomende hand en spandiensten voor de tuin, maar ook voor de individuele tuinleden. Jouw bijdrage is meer de denker dan de doener. Jouw specifieke bijdrage is de handige inkoper van de kantine. Iedere maandagochtend worden op internet de aanbiedingen nagevlooid. De juiste hoeveelheden, de juiste merken, de juiste winkels en de beste prijzen. Dat legt de vereniging geen windeieren. Dit heeft geresulteerd is een winst op de inkoopprijzen van ruim 1500 euro in 2011 tov van Jouw commerciële inzicht en handige vaardigheden zijn een genot om te zien en leveren de vereniging flinke financiële voordelen op. Ook bij jou geldt dat je het doet voor de vereniging. Mooie bijkomstigheid is dat je het met humor doet en dat kunnen we hier op de tuin wel gebruiken, daar genieten we allemaal van." "Deze drie mensen vormen samen met Ton van den Heuvel al vele jaren de dinsdagochtendploeg. Ik wil hier vandaag extra bij stilstaan. Zo ongeveer 48 dinsdagen van half tien tot twaalf uur aan het werk door weer en wind. Jullie vinden het niet nodig even te pauzeren. Er wordt veel werk verzet. Veel klussen die je niet altijd ziet. Een van de laatste zie je wel en dat is de bijenafdeling." Alle drie de leden van verdienste ontvangen een mooie bos bloemen. In een van de voorgaande ALV heeft het bestuur aan de leden beloofd dat er een mooi bord komt voor de vermelding van onze ereleden en leden van verdienste. Dit project is ter hand gesteld aan onze commissie communicatie. Met deskundige hulp van een grafisch vormgeefster, mevrouw Marleen Oud, die overigens plannen heeft om mettertijd lid te worden van onze vereniging, is een fraai bord ontstaan, dat binnenkort door het A&K team een goede plek in de kantine zal worden gegund. Vervolgens onthult de voorzitter het bord. Er komen lovende reacties op. Matthijs Reppel geeft aan dat de leden er in volstrekt willekeurige volgorde opstaan. In het verlengde van het herinneringsbord voor ereleden en leden van verdienste staat er nog een opdracht uit voor een bord. Ons lid mevrouw Lies Jonkers zal binnenkort een bord ontwerpen waarop leden zelf zaken kunnen aanbieden of te koop vragen. De werktitel hiervoor is De Vlijmarkt. Er zijn dit jaar twee leden die 25 jaar lid zijn van onze vereniging. De heren Bertus van Hees en Wim Peters zijn jammer genoeg niet aanwezig maar zullen van de voorzitter binnenkort het herinneringsinsigne en een bos bloemen ontvangen. Ingekomen stukken Bij de ingekomen stukken zijn twee verzoeken voor een extra agendapunt. Als punt 7 B zal worden behandeld de groencommissie door mevrouw Marijke den Hollander. Bij punt 7 C zal mevrouw Jeannette van Wijngaarden spreken over de schoonmaak van de kantine. Verder is er een vraag uit het A&K team over de verdwijning van een professionele verbandkoffer uit de bestuurskamer. Geen van de aanwezigen heeft hier weet van. Besloten wordt een nieuwe koffer aan te schaffen. Het verzoek uit een voorgaande ALV om tot aanschaf van een AED over te gaan is uitgebreid aan de orde geweest bij het A&K team., de gediplomeerde EHBO-ers en het Pagina 6

7 bestuur. Tot gemeenschappelijke conclusie is gekomen dat er geen AED wordt aangeschaft. De voornaamste grond hiervoor ligt in het feit dat er onvoldoende continue bemensing is voor het handelen bij calamiteiten. Er zullen twee fietsen voor de EHBO worden aangeschaft om snelle hulpverlening op het park mogelijk te maken. Samenstelling bestuur Margreet Huisman heeft aangegeven haar bestuurszetel vacant te stellen. Zij wil zich graag concentreren op haar taken als coördinator van de educatieve commissie met haar projecten zoals de leer- en experimenteertuin. De voorzitter spreekt Margreet toe en dankt haar voor haar getoonde inzet. Margreet geeft de aan haar uitgereikte bos bloemen terug aan de voorzitter en zegt dat die hulde echt niet hoeft. Volgens de regelgeving was het mogelijk om tot aan de vergadering kandidaatbestuursleden aan te melden voor de ontstane vacature in het bestuur. Er zijn geen kandidaten aangemeld. Het bestuur heeft mevrouw Kerstin Thederan benaderd voor de bestuursvacature. Zij heeft schriftelijk haar instemming getoond. Kerstin wordt bij acclamatie benoemd. Zij geeft een korte toelichting voor haar kandidaatstelling. Kerstin beseft dat binnen een vereniging meningen uiteen kunnen lopen. Zij hoopt door een luisterende houding mensen zover te krijgen dat zij samen gaan denken in oplossingen in plaats van met elkaar te botsen. De voorzitter wenst Kerstin veel genoegen in de uitoefening van haar bestuurstaken. Notulen ALV 8 april 2011 Door een misverstand is vastgesteld dat mevrouw Ellen Overheul en de heer Peter Kinkelaar lid waren geworden van e financiële commissie. De notulen worden in deze gecorrigeerd. Verder worden de notulen omgewijzigd en onder dankzegging vastgesteld. Notulen extra ALV 28 november 2011 De notulen worden ongewijzigd en onder dankzegging vastgesteld. Jaarverslag secretariaat 2011 Het jaarverslag secretariaat wordt ongewijzigd vastgesteld. Mevrouw Marianne Reppel deelt mee dat bij de invulling van het educatieve pad ook de vlindertuin in oprichting vernoemd moet worden. 7.b Mevrouw Marijke den Hollander voert het woord vanuit haar functie als coördinator van de groencommissie. De groencommissie is een actieve club, Zij vergadert iedere maand en constateert dat de uitvoering van plannen vaak langzamer gaat dan de commissie wenst. Marijke benoemt de vlindertuin, het nieuwe stuk algemene groen bij de kantine, het pottenproject bij de kantine en bij de jeu de boulesbaan. Met name voor dit laatste project doet Marijke een oproep voor vrijwilligers. Leden kunnen zich tijdens de pauze of na de vergadering opgeven. Jo de Haan geeft aan dat ook het paddenpoelproject hier bij betrokken is. Zij geeft aan dat er altijd een spanning ligt tussen wat wij met zijn allen willen en wat uiteindelijk kan worden gerealiseerd. Marianne Reppel geeft aan dat het determineren van planten ook een wezenlijk onderdeel zal moeten zijn voor het educatieve pad. De voorzitter beaamt dit. Dit aspect zal goed kunnen worden ondergebracht bij het onderdeel onderzoeken en geef een tip aan een ander. 7.c Mevrouw Jeannette van Wijngaarden voert het woord over het door haar en anderen beleefde gevoel dat er te weinig werkbeurten worden gedaan in het groen, omdat er een volgens haar en anderen te grote aandacht gegeven wordt aan schoonmaakwerkzaamheden van de kantine. Leden beleven juist het lidmaatschap van een tuinvereniging door Pagina 7

8 het werken in het groen. Het schoonmaken van de kantine en toiletten past minder goed in dat beeld. Verder vond mevrouw van Wijngaarden de nieuwe indeling van de werkbeurten als een plotseling manoeuvre van het bestuur, waarbij de leden te weinig inspraak hebben gekregen. Zij doet het voorstel te onderzoeken of de schoonmaakwerkzaamheden kunnen worden ondergebracht bij een externe partij. De voorzitter antwoord dat het bestuur zich bewust geweest is van het feit dat leden werden geconfronteerd met de extra (noodzakelijke) werkzaamheden in de kantine. Bij de gehele communicatie hierover heeft het bestuur ook steeds aan leden gevraagd te melden als er moeilijkheden mee waren. In een aantal individuele gevallen heeft dit ook tot aanpassingen geleid. Het bestuur heeft ook steeds gevraagd of er leden waren die met betere alternatieven konden doen. Vooralsnog stelt het bestuur zich op het standpunt dat het verrichten van schoonmaakwerk-zaamheden een normaal onderdeel is van al het vrijwilligerswerk dat op de tuin binnen de vereniging wordt verricht. Het losmaken van deze wezenlijke taak door deze uit te besteden aan een externe partij zal naar het gevoel van het bestuur toe leiden dat het uitvoeren van andere vrijwilligerstaken onder druk komt te staan. De vergadering gaat na discussie akkoord met het voorstel van mevrouw Lydia Amsterdam om een commissie te benoemen, die zich de komende winterperiode zal bezighouden met het inventariseren welke van onze leden op basis van vrijwilligheid hun groene tuinbeurten willen inruilen voor het verrichten van schoonmaakwerkzaamheden in de kantine. De commissie zal bestaan uit de dames Lydia Amsterdam, Jeanette van Wijngaarden en ons nieuwe bestuurslid Kerstin Therderan. Verslag kascontrolecommissie 2010 Voorzitter leest de verklaring van de kascontrolecommissie voor. De vergadering neemt het decharge voorstel over. De commissie wordt bedankt voor haar diensten. Verslag kascontrolecommissie 2011 Voorzitter leest de verklaring van de kascontrolecommissie voor. De vergadering neemt het decharge voorstel over. De commissie wordt bedankt voor haar diensten. Op verzoek van leden van de kascontrolecommissie worden de door het bestuur reeds binnen een bestuursvergadering behandelde opmerkingen besproken. Dit leidt niet tot nieuwe inzichten. Een van de leden van de kascontrolecommissie blijft onvrede houden over de situatie. Hij wordt door het bestuur uitgenodigd om de gehele geldstroom, inkoop en verkoop van eigen gekweekte producten tot op bonnetjesniveau te komen controleren. Het bestuur wil daar uiterste transparantie in betrachten. Presentatie van mevrouw Tirza Monster over moestuinenproject in Zuid Afrika Mevrouw Monster geeft aan de hand van een videopresentatie een goed en duidelijk overzicht van de doelstellingen en werkzaamheden van de stedenband tussen onze Gemeente Dordrecht en de Gemeente Dordrecht in de Oostkaap Provincie in Zuid-Afrika. Het belang van het ondersteunen van kleinschalige moestuinprojecten voor 500 gezinnen, waarvan 3000 mensen hun voeding kunnen halen wordt helder en duidelijk onderstreept. Na de presentatie besluit de vergadering dat onze vereniging het moestuinenproject gedurende drie jaren voor vier moestuinen zal ondersteunen. Mevrouw Monster spreekt haar dank uit. De voorzitter bedankt mevrouw Monster voor haar presentatie en overhandigt een bos mooie bloemen. Naar aanleiding van de presentatie oppert een van de leden dat het wellicht een goed idee is om de buitentuinen te bestemmen voor een goed doel in de eigen omgeving; voor minderheden of voor groenteproductie voor de voedselbank. Pagina 8

9 Verkiezing reserve kascontrolecommissie 2012 De heren Roel Koolmees en Ed van Bezouwen vormden samen de kascontrolecommissie. De heer van Bezouwen is aftredend en wordt bedankt voor de inzet. Het reservelid mevrouw Kusters treedt nu toe als commissielid. Als nieuw reservelid voor de kascontrolecommissie benoemt de vergadering mevrouw Anja Dijkstra. Financieel overzicht penningmeester Onze penningmeester de heer Peter Jongeneel geeft een uitvoerige toelichting op de schriftelijk verstrekte informatie. De vraag of de reservering voor de vervanging van het eigen waterleidingnet voldoende is, moet het bestuur ontkennend beantwoorden. Het compleet vervangen zal waarschijnlijk een veelvoud van de reservering kosten. Vooralsnog wil het bestuur de reservering langzaam laten groeien en ondertussen naar bevinding defecte delen in eigen beheer herstellen. De vergadering gaat hiermee akkoord. Op het moment dat langjarige spaarvormen aflopen bij de diverse banken zullen de gelden worden ondergebracht bij de Triodosbank. Voorzitter bedankt de penningmeester voor het duidelijke overzicht. Voortgangsrapportage Bestuursplan Het bestuursplan Is aan het einde van de houdbare periode. Zoals ieder weet, is er gekozen voor een andere besturingsfilosofie van de vereniging. Hierin is een prominente plaats weggelegd voor de diverse commissies. Het contact tussen de commissies en het bestuur wordt gegarandeerd door een zogeheten coördinatorenoverleg. Het eerstkomende overleg staat gepland voor zaterdag 28 april aanstaande. Bouwvergunningen / Nieuw Huishoudelijk Reglement De punten 14 en 15 van de agenda worden in deze vergadering niet behandeld omdat het overleg met de Gemeente Dordrecht nog niet afdoende is afgehandeld. Het standpunt en daarmee de vraag van onze vereniging aan de Gemeente om ons park te zien als een achterfgebied van onze gemeenschappelijke kantine is in behandeling. Zodra hier aanleiding voor is zal het bestuur een nieuwe extra algemene ledenvergadering uitschrijven. Inmiddels is de nieuwe pachtovereenkomst met de Gemeente Dordrecht wel financieel van kracht geworden. De hoogte van de pachtsom zal voor ieder lid in het jaar 2013 met 25 extra stijgen. De leden van de commissie HHR hebben al heel veel werk uitgevoerd. Het is nu wachten op de Gemeente. Rondvraag Ellen Overheul doet het voorstel een persbericht uit te doen over het heuglijke feit dat wij een eigen gediplomeerde imker in ons midden hebben. De communicatie commissie voert dit uit. Ellen Overheul vraagt naar de intenties van de vereniging inzake het behouden van de drie stippen of het zelfs halen van vier stippen van het landelijke keurmerk. Marijke den Hollander antwoordt als coördinator van de groencommissie dat de doelstellingen zodanig in de werkplannen van de groencommissie zijn vertaald dat de vereniging probeert de drie stippen te behouden en als het lukt de vierde stip binnen te halen. Blijft altijd de spanning tussen wat je wilt en wat je kunt. Oplossingen worden vooral ook gezocht in het onderhoudsvriendelijker maken van diverse projecten. Ellen Overheul vraagt naar het bestaan van leeftijdscriteria voor het toetreden van kandidaat-leden. Verwezen wordt naar de afspraken die er gemaakt zijn tijdens het ontstaan van de welkomcommissie: er bestaan geen leeftijdsgrenzen. Het bestuur zal adviezen van de welkomcommissie zoveel mogelijk overnemen, maar behoud het voorrecht daar in sommige gevallen van af te wijken. Pagina 9

10 Frits Baarda verzoekt om uitbreiding van de fietsenstalling. Ton van den Heuvel antwoordt als coördinator van de bouw- en onderhoudscommissie dat er een speciale opstelplaats komt voor bromfietsen, waardoor er meer ruimte komt voor gewone fietsen. Rob van de Griend stelt dat er afstemproblemen zijn tussen kopers en verkopers van tuinhuisjes en vindt dat alle tuinhuisjes moeten worden getaxeerd. Ook de tuinen kunnen dan jaarlijks bij de schouw worden getaxeerd. De voorzitter antwoordt dat het inzetten van de taxatiecommissies voor opstallen en tuinen tot nu goed functioneert. Dit wordt ondersteund door een nieuw tuinlid die net een aankoopprocedure achter zich heeft. Daarnaast loopt het plan van Rob stuk op het feit dat er geen mankracht is om deze activiteit ieder jaar voor alle tuinen en alle aanpassingen van tuinhuisjes uit te voeren. Rob van de Griend geeft aan problemen te hebben met de adviezen van de schouwcommissie inzake de hoogte van de haag tussen zijn perceel en dat van zijn buren. De voorzitter wijst deze problematiek terug naar de schouwcommissie en verzoekt Rob zijn problemen voortaan direct aan hen kenbaar te maken. Rob van de Griend wil graag een ledenlijst van de vereniging. Het bestuur stelt zich op het standpunt dat dit privacygevoelige informatie is, die niet aan alle leden wordt verstrekt. Indien leden op basis van vertrouwen in elkaar de eigen gegevens willen uitwisselen dan is daar natuurlijk geen bezwaar tegen. Jeannette van Wijngaarden constateert dat de rolstoel voor algemeengebruik gebreken vertoont en vraagt zich af of het mogelijk is deze te vervangen. Het bestuur zal een oproep doen via het mededelingenbord. Wellicht heeft iemand nog ergens een goede gebruikte stoel over. Matthijs Reppel vraagt aan het bestuur of er klachten van leden bij het bestuur zijn binnen gekomen inzake overlast door spelende kinderen op de Kleine Vlij. Het bestuur heeft geen klachten ontvangen. Matthijs Reppel vraagt aan het bestuur of er leden zijn die in een eerder stadium heftige bezwaren maakten tegen de komst van de Kleine Vlij en mogelijke overlast, die nu ervaren dat er geen problemen zijn en nu het bestuur te kennen hebben gegeven dat zij hun eerder genoemde bezwaren intrekken. Ook dit soort berichten heeft het bestuur niet mogen ontvangen. Ed van Bezouwen vraagt om een vrijwilliger ter versterking van de welkomcommissie. Mevrouw Jeannette van Wijngaarden biedt zich aan. Ed van Bezouwen vraagt evenals vorig jaar tijdens de rondvraag aan het bestuur het handhaven van het hondenbeleid op het park te intensiveren. Het bestuur antwoord dat de afspraak gemaakt is dat leden elkaar onderling hierop zouden aanspreken. Mevrouw Sjaan de Jong meldt dat haar buurvrouw gedurende vele maanden niet op de tuin aanwezig is en geeft aan dat er hierdoor veel overlast ontstaat door ondermeer zevenblad. Het betreffende lid zal zodra dat mogelijk is door het bestuur hierop worden aangesproken. Lydia Amsterdam is bezig met het oprichten van een zangkoor. Er zijn nu 8 leden. Het moeten er tenminste 14 worden. Graag aanmeldingen. Lydia Amsterdam geeft aan dat er problemen waren met de beschikbaarheid van sanitair door bezoekende groepen ((COKD). Ton van den Heuvel antwoordt dat er in de blokhut een sleutel hangt van de portoloo. De voorzitter breekt een lans voor het zich aanmelden als vrijwilliger voor het A&K team. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om uur, dankt iedereen voor de getoonde inzet en beidt namens het bestuur een drankje aan. Pagina 10

11 Ad 5 Jaarverslag secretaris 2012 Ledenverloop. In 2012 zijn er 6 leden vertrokken en zijn er 6 nieuwe leden bijgekomen. Per 31 december 2012 stonden er 30 personen op de kandidaat-ledenlijst en 8 personen op de lijst voor een gesprek met de welkomstcommissie. Bestuursactiviteiten. In het verenigingsjaar vergaderde uw bestuur 7 maal. Dat is minder dan voorgaande jaren en past binnen het voornemen van het bestuur meer zaken te delegeren aan de diverse commissies. Daarentegen is het aantal contacten tussen bestuursleden en commissies fors toegenomen en vindt er tweemaal per jaar een zogeheten coördinatorenoverleg plaats. Daarnaast is er door bestuursleden het gehele jaar door met regelmaat overleg geweest met tal van externen, zoals de Gemeente Dordrecht, AVVN, Omgevingsloket ZHZ enz. Gedurende het tuinseizoen was iedere zaterdag van 10 tot 12 uur een bestuurslid in de bestuurskamer aanwezig. Belangrijke gebeurtenissen in 2012: de lente- en herfstfair, het opknappen van de kantine, het tot stand komen van het coördinatorenoverleg. Ad 6 Jaarverslag penningmeester 2012 Ad 7 Verslag kascontrolecommissie 2012 Mevrouw Kusters en de heer Koolmees doen schriftelijk verslag van de bevindingen van de commissie. De kascontrolecommissie heeft haar werkzaamhden uitgeoefend en de boeken en saldi van de vereniging in orde bevonden. De kascontrolecommissie stelt de vergadering voor de penningmeester voor zijn gevoerde beleid decharge te verlenen. Ad 8 Verkiezing kascontrolecommissie De heer Koolmees is aftredend. Mevrouw Kusters zet het lidmaatschap van de kascontrolecommissie nog een jaar voort. Het reservelid mevrouw Dijkstra zal haar beschikbare plaats innemen. Er dient nog een nieuw reservelid te worden benoemd. Kandidaten worden verzocht zich te melden bij het bestuur. Pagina 11

12 Ad 9 Bouwvergunningen Er bestaat al enkele jaren het inzicht dat zowel de Gemeente Dordrecht enerzijds als het huidige en alle voorgaande besturen van onze vereniging anderzijds niet juist gehandeld hebben bij respectievelijk het handhaven en het verstrekken van bouwvergunningen voor ver- en nieuwbouw op ons complex. De Gemeente heeft niet gehandhaafd en de besturen waren niet gerechtigd bouwvergunningen te verstrekken. Dit inzicht heeft geleid tot langdurig en moeizaam overleg tussen de Gemeente en het bestuur van onze verenging. Uiteindelijk is er nu een situatie ontstaan die voor alle partijen werkzaam is. Deze oplossing is echter niet gunstig voor onze leden. Er wordt nu eenmalig een bouwvergunning verstrekt voor de bestaande situatie. De bestaande situatie is in beeld gebracht door Anja Dijkstra, Ed van Bezouwen en Roel Koolmees. Zij hebben met z n drieën een digitaal document ontwikkeld met meer dan 1000 foto s en een omvang van bijna 3 gigabyte!! Een hele klus! Waarvoor dank namens alle leden. Het document zal door het bestuur als bijlage bij een bouwaanvraag worden aangeboden aan het Omgevingsloket Zuid Holland Zuid. De verwachting is dat hiermee onze vereniging aan haar verplichtingen tot nu toe heeft voldaan en er een bouwvergunning wordt verstrekt die de huidige situatie dekt. In de toekomst moeten alle ver- en nieuwbouwactiviteiten passen binnen de bestaande situatie. Zijn er wensen die buiten de bestaande situatie vallen, dan dienen die te worden voorgelegd aan de bouwcommissie. De bouwcommissie zal er een advies over uitbrengen aan het bestuur en het bestuur zal dan overleggen met het Omgevingsloket Zuid Holland Zuid of in dat onderhavige geval sprake is van vergunningsplicht. Als een plan vergunningsplichtig is, zal het individuele lid zelf de vergunning moeten aanvragen bij het Omgevingsloket Zuid Holland Zuid. Aan deze procedure zijn legeskosten aan het Omgevingsloket verschuldigd en zal naar verwachting ieder aanvraag een lange doorlooptijd krijgen. Het lid toont de vergunning aan het bestuur. Het bestuur toetst vervolgens de plannen aan de bepalingen binnen het Huishoudelijk Reglement. Daarna krijgt het lid schriftelijk toestemming van het bestuur voor het uitvoeren van de activiteiten. Ad 10 Pachtovereenkomst met de Gemeente Dordrecht De vorige pachtovereenkomst had een looptijd van dertig jaar en zou aflopen in De indexering van de hoogte van de pachtsom is door de Gemeente Dordrecht jarenlang achterwege gelaten. Toen de Gemeente Dordrecht daar achterkwam, heeft zij het voorstel gedaan een nieuwe pachtovereenkomst sneller in te laten gaan. Sinds 1 januari 2013 is de pachtsom met ongeveer 10% verhoogd. De daadwerkelijke vaststelling van de nieuwe Pachtovereenkomst wil het bestuur niet doen zonder instemming van de Algemene Ledenvergadering. Inhoudelijk is er in de Pachtovereenkomst geen verandering. De looptijd is terug naar een standaard van 10 jaar (niet onderhandelbaar).tekstueel is het een en ander wat gemoderniseerd. Hieronder de concept tekst van de nieuwe pachtovereenkomst met de Gemeente Dordrecht. Pagina 12

13 Pagina 13

14 Pagina 14

15 Pagina 15

16 Pagina 16

17 Ad 11 Concept Huishoudelijk Reglement Op 17 augustus 2011 heeft het bestuur een bericht gestuurd aan de leden van de commissie HHR en statuten, waarin verzocht werd een aanvang te maken met het behandelen van de betreffende stukken. De commissie bestond naast een bestuursafvaardiging (voorzitter en secretaris) uit de volgende personen: o mevrouw T. van de Weg o de heer W. Aarnoutse o de heer P. Kinkelaar o de heer P. Oschatz (coördinator) o de heer L. Räber De heer Aarnoutse trok zijn toezegging in om reden dat hij niet wilde meewerken aan een verandering van de statuten (hetgeen overigens ook niet is gebeurd). De commissie is versterkt met de coördinator van de Groencommissie: mevrouw M. den Hollander. De commissie heeft een aantal keren intensief vergaderd. Dit heeft geleid tot de productie van het concept Huishoudelijk Reglement. De leden van de HHR-commissie worden bedankt voor de inzet. Met name de rol van de heer Paul Oschatz als coördinator was onmisbaar. De commissie heeft haar taak volbracht en is bij deze opgeheven. Inmiddels is het stuk uitvoerig behandeld in bestuursvergaderingen en door een aantal coördinatoren voorzien van op- en aanmerkingen, die inmiddels in het voorliggende concept zijn meegenomen. Het conceptstuk bestaat uit een hoofddeel en twee bijlagen die een onverbrekelijk geheel vormen met het hoofddeel. Pagina 17

18 Ad 12 Samenstelling bestuur Naam benoemd Periode 1 Periode 2 Periode 3 P. Jongeneel ALV 2001 ALV 2004 ALV 2007 ALV 2010 J. Steeghs ALV 2003 ALV 2006 ALV 2009 T. Schreuders ALV 2008 ALV 2011 K. Thederan ALV 2012 vacature ALV 2013 Naam functie aftredend P. Jongeneel Penningmeester ALV 2013 Herkiesbaar? Ja J. Steeghs Voorzitter ALV 2012 Herkiesbaar? Neen T. Schreuders Secretaris ALV 2014 K. Thederan Algemeen bestuurslid ALV 2015 Vacature * Algemeen bestuurslid ALV 2016 * De heer Willem van Stigt heeft enige tijd deel uitgemaakt van het bestuur. Ten gevolge van privé-omstandigheden heeft hij helaas veel te vroeg en te snel zijn bestuursbijdrage moeten beëindigen. Willem wordt bedankt voor zijn bijdrage. Een ander lid machtigen als u verhinderd bent Een lid brengt één stem uit per tuin. Ieder stemgerechtigd lid kan één ander stemgerechtigd lid machtigen om tijdens de algemene ledenvergadering namens hem of haar één stem uit te brengen. Het schriftelijke verzoek hiervoor dient voor de vergadering in het bezit te zijn van de secretaris onder vermelding van naam en handtekening van de verstrekker van de machtiging en de gemachtigde. Het voordragen van kandidaten Statuten artikel 10 lid 2; Vijf leden of meer kunnen een voordracht opmaken, die voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij het bestuur moet zijn ingediend. Huishoudelijk Reglement Hoofdstuk 4 artikel 13 lid c: Om tot bestuurslid verkiesbaar te zijn moet de kandidaat zich bereid verklaard hebben een bestuursfunctie te aanvaarden. Het profiel van de bestuurskandidaat De kandidaat heeft bij voorkeur eerdere bestuurservaring en is iemand met verenigingsgevoel, dit wil zeggen: is gericht op samenwerking, bindend vermogen en wijgevoel. Tevens is het van belang dat de kandidaat voldoende groen- en tuinervaring heeft en natuurlijk geaccepteerd wordt door de leden. Voordracht van een kandidaat door het bestuur Het bestuur beveelt mevrouw Gerda Bosdriesz aan als kandidaat voor vervullen van een van de de ontstane vacatures. Mevrouw Bosdriesz heeft schriftelijk instemming gegeven voor de kandidatuur. Met een ander lid van onze vereniging heeft het bestuur op het moment van het opzetten van deze tekst gevorderde gesprekken over een mogelijke kandidatuur. Pagina 18

19 Aftreden van de voorzitter Jacqueline Steeghs heeft in haar privébestaan een 36-urige managementfunctie, die onder meer door de bezuinigingsproblemen van de huidige tijd vaak nog meer uren vraagt. Dit heeft haar doen besluiten om na tien jaar voorzitterschap zich nog meer te richten op haar eigen baan. Onder de bezielende leiding van Jacqueline als voorzitter heeft onze verenging belangrijke ontwikkelingen doorgemaakt. Enkele zijn: o Het verkrijgen van het certificaat Natuurlijk Tuinieren met 3 stippen van onze koepelorganisatie het AVVN. o Het in structuur brengen van alle verenigingsactiviteiten door het invoeren van commissies en het benoemen van coördinatoren. o o Het verkrijgen van een belangrijke subsidie voor het realiseren van de Kleine Vlij. Het amenderen van het stedelijke ecologische structuurplan van de Gemeente Dordrecht waardoor onze kavel een belangrijke bestemmingswijziging heeft gekregen namelijk van natuur als bijdoel naar natuur als hoofddoel. Jacqueline is een no-nonsense voorzitter geweest die het besturen onze vereniging door heel wat heikele zaken heeft heen geloodst. Het sturing geven aan een klein volkstuinencomplex met 98 huisjes lijkt op het besturen van een klein dorp. Echter zonder burgemeester en zonder politie. Jacqueline heeft heel veel tact en geduld getoond om zaken goed te laten komen en de juiste besluiten te laten plaatsvinden. Belangrijkste bijdrage van Jacqueline zit echter niet alleen in het realiseren van een aantal concrete doelen. Veel meer is Jacqueline in haar periode als voorzitter degene geweest die heel vaak aanwezig was op ons complex. Die aanwezigheid gebruikte zij om met mensen te spreken over de dingen die hun bezig hielden. Niet alleen over de vereniging, over groen, maar ook over persoonlijke zaken. Jacqueline legde hiermee het fundament voor een goede sociale binding en verenigingsgevoel. Wij zijn haar daar allemaal erg dankbaar voor en wensen haar nog een aantal vreugdevolle en zinvolle jaren bij de invulling van haar maatschappelijke carrière. Voordracht voor het voorzitterschap In de statuten van onze vereniging is in artikel 10 lid 2 bepaald dat de voorzitter door de leden van de Algemene Ledenvergadering in functie wordt gekozen. Het bestuur heeft uit haar midden Kirsten Thederan bereid gevonden om de voorzittershamer van Jacqueline Steeghs over te nemen. Het bestuur stelt u voor om mevrouw Kirsten Thederan de Waard te benoemen tot voorzitter van onze vereniging. Ad 13 Rondvraag Ad 14 Sluiting Pagina 19

20 Amateur Tuindersvereniging Dordrecht Het Vlijpark Foto: Peter de Groot "op het vlijpark" - DAF lid Deze Agenda kunt u ook lezen op Pagina 20