Reglement Raad van Toezicht

Transcriptie

1 Reglement Raad van Toezicht Rijnhart Wonen Vastgesteld op 28 februari februari 2011 Reglement Raad van Toezicht 1/9

2 INHOUD Artikel 1 Doel en reikwijdte reglement Artikel 2 Samenstelling van de Raad van Toezicht Artikel 3 Taken Raad van Toezicht Artikel 4 Commissies Artikel 5 Voorzitter en vicevoorzitter Artikel 6 Secretariaat Artikel 7 Vergaderingen Raad van Toezicht Artikel 8 Besluitvorming binnen de Raad van Toezicht Artikel 9 Bezoldiging leden Raad van Toezicht Artikel 10 Informatie en vertrouwelijkheid Artikel 11 Andere functies 28 februari 2011 Reglement Raad van Toezicht 2/9

3 Artikel 1 Doel en reikwijdte reglement 1. Dit reglement is vastgesteld en goedgekeurd in de vergadering van de Raad van Toezicht (hierna te noemen RvT ) van Rijnhart Wonen d.d. 28 februari Dit reglement is een aanvulling op de bepalingen over de RvT en zijn leden zoals vervat in toepasselijke wet- en regelgeving en de statuten van Rijnhart Wonen, hierna te noemen de stichting. 2. Onverminderd het bepaalde in dit reglement zal ieder lid van de RvT voor zijn functioneren als uitgangspunt hanteren de aanbevelingen en de 'best practicebepalingen' van de Governancecode Woningcorporaties en van de Aedescode. 3. Dit reglement kan bij besluit van de RvT worden gewijzigd. De RvT wint hiervoor advies in bij het bestuur. Daarnaast wordt dit reglement door de RvT en bestuur jaarlijks geëvalueerd. 4. Van het bestaan van dit reglement wordt melding gemaakt in het verslag van de RvT in het jaarverslag en op de website van de stichting. Artikel 2 Samenstelling van de Raad van Toezicht 1. De RvT bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste zeven leden, zoals vastgesteld in artikel 12.2 van de Statuten van de stichting. 2. In geval van vacatures in de RvT wordt op basis van de goedgekeurde profielschets vastgesteld aan welk profiel het nieuwe lid van de RvT dient te voldoen, waarbij: a. in het schriftelijk profiel voor het nieuw te benoemen lid (op bindende voordracht) de voor die vervulling benodigde deskundigheden en ervaringen zijn opgenomen b. het basisprofiel dat de RvT heeft vastgesteld als uitgangspunt wordt gehanteerd en waar nodig aangevuld met op het moment van vervulling van de vacature nodig geachte ervaringen en deskundigheden c. de bekendmaking geschiedt via diverse media, waaronder de website van de stichting, onder vermelding van het profiel en de te volgen selectieprocedure d. na toetsing van de kandidaten een shortlist van 3-5 kandidaten per vacature wordt opgesteld e. de selectiecommissie bestaat uit de voorzitter en een lid van de RvT, met als adviseur het bestuur. De profielschets is op de website van de stichting geplaatst. 3. Conform artikel van de statuten van de stichting hebben de huurders van de woningen van de stichting en de in het belang van die huurders werkzame organisaties recht voor twee zetels binnen de RvT een persoon voor te dragen. Bij het vrijkomen van een zetel bestemd voor een persoon zoals bedoeld in artikel 13.3, dient de voordracht binnen twee maanden na dagtekening te worden gedaan. Op schriftelijk verzoek van de in het artikel benoemde groep kan deze termijn met ten hoogte twee maanden worden verlengd. De voordracht is bindend en doorgaat de volgende procedure: a. de voordracht wordt in beginsel gedaan door de huurdersorganisatie(s) b. indien deze achterwege blijft, wordt een voordracht opgesteld door de huurders van woningen van de stichting. Hiervoor is de instemming van ten minste 20 huurders vereist. De RvT maakt een keuze uit de voorgedragen personen c. bij het ontbreken van een voordracht zoals benoemd in artikel 2.a en 2.b, is de RvT bevoegd zelf in deze vacature te voorzien waarbij deze persoon afkomstig dient te zijn uit de kring van huurders. 4. Ieder lid van de RvT is geschikt om de hoofdlijnen van het totale beleid van de stichting te beoordelen. Ieder lid van de RvT beschikt daarnaast over de specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn of haar taak, binnen zijn of haar rol in het kader van de profielschets. De leden van de RvT hebben daarnaast de verplichting om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen en actualiteiten. 28 februari 2011 Reglement Raad van Toezicht 3/9

4 5. Alle leden van de RvT zijn onafhankelijk en kennen geen onverenigbaarheden zoals benoemd in artikel 16 van de statuten van de stichting en artikel III.2.2 van de governancecode. Conform artikel III.6 van de governancecode meldt elk lid van de RvT een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor de stichting en/of voor het betreffende lid direct aan de voorzitter van de RvT en verschaft daarover alle relevante informatie. Indien de voorzitter van de RvT een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft dat van materiële betekenis is voor de stichting en/of voor zichzelf, meldt hij dit direct aan de RvT en verschaft daarover alle relevante informatie. Aan de beoordeling van de RvT of sprake is van een tegenstrijdig belang, neemt het betreffende lid van de RvT niet deel. Een lid van de RvT neemt tevens niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij dit lid een tegenstrijdig belang heeft. 6. Conform de governancecode stelt de RvT een rooster van aftreden vast waarin de leden van de RvT uiterlijk vier jaar na hun benoeming aftreden. Het rooster van aftreden wordt op de website geplaatst. Herbenoeming is tweemaal mogelijk, waarbij benoemingen en herbenoemingen worden voorbereid door het bestuur in overleg met de voorzitter van de RvT. Het oordeel van de RvT over het functioneren van het lid in de afgelopen periode, de kwaliteit van zijn of haar bijdrage en de profielschets van de RvT worden betrokken bij de overwegingen of tot herbenoeming overgegaan wordt. 7. Een lid treedt tussentijds af bij onvoldoende functioneren, structurele onverenigbaarheid van belangen of wanneer dit anderszins naar zijn oordeel of het oordeel van de RvT geboden is. Artikel 3 Taken Raad van Toezicht Algemeen 1. Leden van de RvT vervullen hun taak zonder last of ruggespraak en onafhankelijk van de bij de stichting betrokken deelbelangen. 2. De RvT en zijn individuele leden hebben een eigen verantwoordelijkheid om van het bestuur en de externe accountant alle informatie te verlangen die de RvT behoeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed te kunnen uitoefenen. Indien de RvT dit nodig acht kan hij functionarissen en externe adviseurs verzoeken om bij vergaderingen aanwezig te zijn. 3. De RvT kan zich desgewenst bij de uitoefening van zijn taak laten bijstaan of voorlichten door één of meer door hem aan te stellen deskundigen tegen een met de RvT overeen te komen vergoeding, die ten laste van de stichting komt. 4. De RvT is verantwoordelijk voor het benoemen van een voorzitter en een vicevoorzitter, het instellen van commissies en het vaststellen van hun rol. De RvT is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren en voert minimaal één keer per jaar een zelfevaluatie uit, waarin zowel het functioneren van de commissies als van de individuele leden wordt meegenomen. De RvT vraagt hiertoe uitdrukkelijk de visie van het bestuur en betrekt deze in de bespreking. 5. De leden van de RvT nemen naar buiten toe overeenstemmende standpunten in met betrekking tot belangrijke zaken, principekwesties en zaken van algemeen belang, met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de individuele leden van de RvT. 6. De wijze waarop het bestuur majeure besluiten aan de RvT voorlegt, wordt geregeld in apart te maken afspraken met de bestuurder. 7. Goedkeuring door de RvT van besluiten van het bestuur, waarvoor op grond van artikel 8.4 van de statuten goedkeuring is vereist, dient schriftelijk te worden verstrekt, waaronder vastlegging in de notulen tevens is begrepen. Het bestuur kan ervoor kiezen de goedkeuring van de RvT over de in dit artikel bedoelde besluiten, tevens op te vatten als een besluit van het bestuur en af te zien van afzonderlijke verslaglegging, waarbij het inbrengen van het voorstel wordt gezien als de eigen besluitvorming. 28 februari 2011 Reglement Raad van Toezicht 4/9

5 8. Majeure besluiten van het bestuur (de directie) van de door de toegelaten instelling (hierna te noemen TI ) opgerichte dochterondernemingen behoeven altijd de goedkeuring van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (hierna te noemen AVA ) van de desbetreffende dochteronderneming en mogen deze nimmer te buiten gaan. Het bestuur (de directie) van deze dochterondernemingen mag geen besluiten nemen die schade kunnen berokkenen of buiten het goedgekeurde beleid treden van de AVA. De AVA wordt gevormd door de TI, die daarbij wordt vertegenwoordigd door de statutaire directie van de TI. De statutaire directie van de TI behoeft immer goedkeuring van de RvT van de TI voor haar te voeren beleid en voor het uitoefenen van stemrecht op aandelen van een de dochteronderneming. 9. Besluiten van het bestuur waarvoor goedkeuring van de RvT is vereist en ter zake waarvan de ondernemingsraad adviesrecht heeft, dienen eerst door de RvT te worden goedgekeurd, welke goedkeuring (indien verleend) zal worden gegeven onder voorbehoud van een positief advies van de ondernemingsraad. 10. De RvT stelt een verslag op van zijn werkzaamheden in het desbetreffende boekjaar, waarin de benoemde punten in artikel III.1.2 en III.1.3 van de governancecode als wel de benoemde punten in artikel 4.11 van het reglement zijn opgenomen. Het verslag maakt deel uit van de jaarstukken van de stichting. De Raad van Toezicht als toezichthouder 11. Bij zijn toezicht, als bedoeld in artikel 19 van de statuten, hanteert de RvT als uitgangspunt de vraag, of het beleid wordt gevoerd overeenkomstig de elementaire beginselen van verantwoord maatschappelijk ondernemerschap. Daarvoor ziet de RvT erop toe dat het beleid in ieder geval in overeenstemming is met wettelijke, statutaire en andere voorschriften en dat de continuïteit van de stichting gewaarborgd is. De RvT vergewist zich dat de door het bestuur genomen/te nemen besluiten op goede gronden berusten en zorgvuldig tot stand zijn gekomen. Het toezicht van de RvT omvat conform artikel III.1.6 van de governancecode in ieder geval: a. de realisatie van de volkshuisvestelijke doelstellingen van de stichting b. de strategie en risico's verbonden aan de activiteiten van de stichting c. de opzet en werking van interne risicobeheersings- en controlesystemen d. het kwaliteitsbeleid e. de kwaliteit van de maatschappelijke verantwoording als voorzien in hoofdstuk V van de governancecode f. het financieel verslaggevingproces en g. de naleving wet- en regelgeving. 12. De RvT vormt zich gedurende een kalenderjaar een beeld van het gevoerde beleid, de bereikte resultaten, de relevante (markt)ontwikkelingen en de wijze waarop het bestuur daarop heeft gereageerd. Dit beeld wordt mede gevoed door: a. informatie van de bestuurder: de agendering en bespreking van het jaarplan, kwartaalrapportages en investeringsbesluiten. Over de informatievoorziening worden aparte afspraken met de bestuurder gemaakt b. informatie van de accountant: de rapportages van de accountant, waaronder de managementletter betreft de werking van de organisatie en interne controle (AO/IC), worden geagendeerd en besproken in de RvT. De RvT geeft elk jaar van te voren aan op welke thema s specifieke aandacht is vereist. De externe accountant wordt benoemd voor een periode van maximaal vier jaar. Minimaal één keer in de vier jaar vindt er een beoordeling plaats van het functioneren van de externe accountant c. informatie van het CFV, het WSW en de oordeelsbrief van de minister: deze rapportages worden geagendeerd en besproken in de RvT d. belanghouders: de RvT voert jaarlijks overleg met de huurdersorganisatie, ziet erop toe dat periodiek overleg wordt gevoerd met de belanghouders (conform de governancecode artikel V.2) en is derhalve zo veel mogelijk vertegenwoordigd op netwerkbijeenkomsten 28 februari 2011 Reglement Raad van Toezicht 5/9

6 e. de ondernemingsraad: jaarlijks voert de RvT een gesprek met (een delegatie van) de ondernemingsraad over het bestuur en het management van de organisatie f. eigen initiatieven ten aanzien van relevante ontwikkelingen in de sector, zoals het volgen van cursussen en scholing. De Raad van Toezicht als werkgever 13. De taken van de RvT betreffende het functioneren van het bestuur houden met name in: a. het benoemen, schorsen en ontslaan van het bestuur b. het vaststellen van het salaris en de overige arbeidsvoorwaarden van het bestuur c. het opstellen van een schriftelijk profiel ten behoeve van het selecteren van een kandidaat in geval van een vacature. De RvT pleegt daarbij overleg met het zittende bestuur en vraagt advies aan de ondernemingsraad d. zorg dragen voor een schriftelijke arbeidsovereenkomst met een taakomschrijving voor het bestuur e. het beoordelen van het functioneren van het bestuur f. het goedkeuren van nevenfuncties van het bestuur g. het behandelen van gevallen waarin sprake is van tegenstrijdige belangen tussen de stichting en het bestuur. 14. De RvT beoordeelt jaarlijks het functioneren van het bestuur, beoordeelt de realisatie van de vooraf, in het kader van de beloning van het bestuur, overeengekomen doelstellingen. De voorzitter en de vicevoorzitter houden hiervoor een functioneringsgesprek met het bestuur. 15. Wanneer de RvT het voornemen heeft te besluiten tot schorsing of ontslag van het bestuur, wordt het besluit tot schorsing of ontslag niet genomen dan nadat het bestuur over wiens schorsing of ontslag wordt besloten vooraf de gelegenheid is geboden om, al dan niet telefonisch, te worden gehoord, door één of meer leden van de RvT tenzij zulks, naar het oordeel van de RvT in verband met onverwijlde spoed, niet mogelijk is. Indien het besluit tot schorsing of ontslag mocht volgen, wordt zulks met vermelding van de gronden onmiddellijk aan het bestuur schriftelijk bevestigd. 16. In geval van ontstentenis of belet van het bestuur draagt de RvT zorg of verantwoordelijkheid voor continuering van het bestuur, op welke wijze dan ook. De Raad van Toezicht als adviseur 17. De RvT heeft een adviserende rol ten aanzien van het bestuur en staat vanuit deze rol het bestuur met kennis en kunde ter zijde. Artikel 4 Commissies 1. De RvT kan uit zijn midden vaste en/of ad-hoccommissies benoemen en deze belasten met nader door de RvT omschreven taken. De samenstelling van een commissie wordt bepaald door de RvT. De RvT blijft wel zijn verantwoordelijkheid behouden. 2. De RvT heeft de mogelijkheid om een audit- en remuneratiecommissie samen te stellen. 3. Elke commissie dient de RvT duidelijk en tijdig te informeren omtrent belangrijke ontwikkelingen op het gebied dat valt onder zijn verantwoordelijkheid. 4. De RvT ontvangt van elke commissie een schriftelijk verslag van de bevindingen, binnen de termijn opgenomen bij de omschreven taken. 5. De samenstelling van de permanente commissies worden op de website van de stichting geplaatst. 28 februari 2011 Reglement Raad van Toezicht 6/9

7 Artikel 5 Voorzitter en vicevoorzitter 1. De voorzitter van de RvT is primair verantwoordelijk voor het functioneren van de RvT en zijn eventuele commissies. De RvT stelt een schriftelijk profiel op van de voorzitter, waarin de voor het voorzitterschap benodigde specifieke deskundigheden en ervaringen zijn opgenomen. De benoeming van de voorzitter dient te geschieden aan de hand van dit profiel. 2. De voorzitter treedt op als woordvoerder van de RvT. De voorzitter voert op gezette momenten overleg met het bestuur waarbij de algemene gang van zaken wordt besproken en de vergadering van de RvT wordt voorbereid. Van eventuele (voorgenomen) behandeling van inhoudelijke zaken zal melding worden gemaakt aan de overige leden van de RvT. Dit geldt ook ingeval andere leden van de RvT het voornemen hebben om met het bestuur te spreken over inhoudelijke zaken de stichting betreffende. 3. Onverminderd de algemene strekking van voornoemd lid 2 voorziet de voorzitter in de uitwerking, zoals opgenomen in de governancecode (artikel III.4.1). Dit betreft: a. tijdigheid van informatie voor de goede uitoefening van hun taak b. voldoende tijd bestaat voor beraadslaging en besluitvorming door de RvT c. het naar behoren functioneren van de eventuele commissies d. de jaarlijkse beoordeling van het bestuur en de leden van de RvT op hun functioneren e. het naar behoren verlopen van de contacten van de RvT met het bestuur en de ondernemingsraad f. het na hun eerste benoeming volgen van een introductieprogramma en naar behoefte opleidings- of trainingsprogramma. 4. Daarnaast is de voorzitter van de RvT als eerste verantwoordelijk voor: a. het zorg dragen voor de juiste vervulling van de taken van de RvT b. het, in samenspraak met het bestuur, vaststellen van de agenda voor vergaderingen van de RvT en het voorzitten van dergelijke vergaderingen c. het voeren van overleg met door de RvT benoemde externe adviseurs d. het oplossen van problemen betreffende het functioneren van individuele leden van de RvT e. het afhandelen van interne geschillen en situaties waarbij sprake is van tegenstrijdige belangen met betrekking tot individuele leden van de RvT en eventueel een daaruit voortvloeiend aftreden van leden van de RvT. 5. Bij ontsteltenis wordt de voorzitter vervangen door de vicevoorzitter. Naast deze incidentele taak heeft de vicevoorzitter, additioneel aan de taken van elk lid van de RvT, enkele vaste taken betreffende: a. de renumeratiecommissie: de vicevoorzitter vormt tezamen met de voorzitter de renumeratiecommissie. De vicevoorzitter maakt het jaarlijkse remuneratieverslag en het verslag van het beoordelingsgesprek met het bestuur b. de agendabespreking: de vicevoorzitter neemt deel aan de agendabespreking met de voorzitter en het bestuur c. conceptjaarverslag RvT: de vicevoorzitter schrijft het conceptjaarverslag van de RvT. Artikel 6 Secretariaat 1. De RvT wordt bijgestaan en ondersteund door een secretariaat vanuit de organisatie van de stichting. 2. Alle leden van de RvT hebben toegang tot het archief van en dienstverlening door het in lid 1 genoemd secretariaat. 3. Het secretariaat van de stichting assisteert in samenwerking en overleg met het bestuur de voorzitter van de RvT bij de organisatie van zaken betreffende de RvT. 28 februari 2011 Reglement Raad van Toezicht 7/9

8 Artikel 7 Vergaderingen Raad van Toezicht 1. De RvT vergadert ten minste vier maal per jaar en de vergaderingen worden geleid door de voorzitter van de RvT. De vergadering waarin het functioneren van de RvT aan de orde komt, wordt gehouden zonder aanwezigheid van het bestuur. De vergaderingen worden jaarlijks van tevoren vastgelegd. 2. De vergaderingen van de RvT worden bijeengeroepen door middel van een schriftelijke mededeling aan alle leden van de RvT en het bestuur. Dit geschiedt met inachtneming van een termijn van ten minste een week, tenzij -volgens het oordeel van de voorzitter- het spoedeisend karakter van de te behandelen onderwerpen een snellere bijeenroeping noodzaakt. 3. In de oproeping wordt in ieder geval vermeld: a. dag, datum, tijd en plaats van bijeenkomst b. de op de agenda geplaatste onderwerpen c. de in geval van benoeming van leden van de RvT de op een voordracht geplaatste personen. 4. Het bestuur woont de vergaderingen van de RvT bij, tenzij de RvT te kennen geeft zonder het bestuur te willen vergaderen. Over het toelaten tot vergaderingen van andere personen dan leden van de RvT, het secretariaat en het bestuur, beslissen de in de vergadering aanwezige leden van de RvT. 5. De voorzitter van de RvT pleegt overleg over de agenda met het bestuur voordat de vergadering wordt bijeengeroepen. Ten aanzien van elk agendapunt wordt door het bestuur zo veel mogelijk schriftelijk uitleg verschaft en relevante stukken bijgevoegd. 6. Ieder lid van de RvT of het bestuur heeft het recht te verlangen dat een onderwerp op de agenda van een vergadering van de RvT wordt geplaatst. 7. Indien een lid van de RvT regelmatig niet aanwezig is bij vergaderingen, wordt hij daartoe ter verantwoording geroepen door de voorzitter van de RvT. Indien de voorzitter afwezig is, wordt de vergadering geleid door de vicevoorzitter van de RvT. 8. Van het verhandelde in een vergadering van de RvT wordt een verslag opgemaakt door het secretariaat of een andere daartoe door de voorzitter van de vergadering aangewezen persoon. Het verslag verschaft inzicht in de besluitvorming. Het verslag wordt vastgesteld door de RvT in de eerstvolgende vergadering en ondertekend door de voorzitter van de RvT en het bestuur. Artikel 8 Besluitvorming binnen de Raad van Toezicht 1. De leden van de RvT bevorderen zo veel mogelijk dat besluiten bij unanimiteit worden genomen. Ieder lid van de RvT heeft één stem. Indien unanimiteit niet haalbaar blijkt en de wet, de statuten van de stichting of dit reglement geen grotere meerderheid voorschrijven, worden besluiten van de RvT genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. 2. Besluiten van de RvT worden in beginsel genomen in een vergadering van de RvT. Besluiten kunnen ook schriftelijk worden genomen, bijvoorbeeld via , mits het desbetreffende voorstel aan alle in functie zijnde leden van de RvT is voorgelegd en geen van hen zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet. 3. Het secretariaat stelt in overleg met de voorzitter van de RvT en het bestuur een verslag op van aldus genomen besluiten, dat bij de stukken voor de volgende vergadering van de RvT wordt gevoegd. 4. Contacten met publiciteitsorganen over besluiten van de RvT lopen via het bestuur, tenzij de RvT bij de besluitvorming nadrukkelijk bepaalt dat de voorzitter van de RvT de eerstaangewezene is voor dit contact. 28 februari 2011 Reglement Raad van Toezicht 8/9

9 Artikel 9 Bezoldiging leden Raad van Toezicht 1. De bezoldiging van de leden van de RvT wordt door de RvT vastgesteld op voorstel van de remuneratiecommissie na advisering door het bestuur op basis van de geldende sectorcodes. Indien een lid van de RvT gehouden is ter zake van het honorarium btw in rekening te brengen, komt deze voor rekening van de stichting. 2. Naast de bezoldiging worden alle redelijke kosten van leden van de RvT die zijn gemaakt in verband met hun aanwezigheid bij vergaderingen vergoed; de redelijkheid van gemaakte kosten staat ter beoordeling van de voorzitter van de RvT (indien het de voorzitter van de RvT betreft, de vicevoorzitter van de RvT). 3. De stichting en haar dochtermaatschappijen verstrekken geen persoonlijke leningen, garanties en dergelijke aan leden van de RvT, noch kunnen leden van de RvT aanspraak maken op voorrang bij toewijzing van woonruimte van de stichting. Artikel 10 Informatie en vertrouwelijkheid 1. Het bestuur voorziet de RvT steeds tijdig van de volgende informatie en rapportages om zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen: a. voor elke reguliere vergadering van de RvT informatie over, onder andere, samenwerking met anderen, (substantiële) nieuwbouw- en onderhoudsinvesteringen, belangrijke organisatorische zaken, relevante ontwikkelingen op het gebied van regelgeving, ontwikkelingen in de huur- en koopwoningmarkt, politiek-maatschappelijke en brancheontwikkelingen en overige van belang zijnde zaken, voor zover deze de activiteiten van de stichting kunnen beïnvloeden en voor zover deze van belang zijn voor de specifieke toezichthoudende taak van de RvT b. elk kwartaal een rapportage met gedetailleerde informatie over de financiële situatie en ontwikkelingen van de stichting en haar dochtermaatschappijen. De RvT is bevoegd met het bestuur nadere afspraken te maken over de informatievoorziening, onder andere qua omvang, presentatie en frequentie. 2. Ieder lid van de RvT die uit andere bron dan het bestuur of RvT informatie of signalen ontvangt die in het kader van het toezicht van belang zijn, brengt deze informatie zo spoedig mogelijk ter kennis van de voorzitter, die vervolgens zo nodig en gewenst de RvT en het bestuur op de hoogte zal stellen. 3. Ieder lid van de RvT zal alle informatie en documentatie, die hij in het kader van zijn lidmaatschap verkrijgt en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen, als strikt vertrouwelijk behandelen en niet buiten de RvT en het bestuur openbaar maken, ook niet na zijn aftreden tenzij dat bij wet verplicht is. Artikel 11 Andere functies 1. Leden van de RvT beperken het aantal en de aard van hun andere functies zodanig dat een goede taakvervulling is gewaarborgd. 2. Leden van de RvT dienen de voorzitter van de RvT te informeren over hun andere functies die van belang kunnen zijn voor de stichting of de uitvoering van hun taken voordat dergelijke andere functies worden aanvaard. Indien de voorzitter van de RvT van mening is dat er een risico bestaat op tegenstrijdige belangen, wordt de zaak besproken door de RvT. 28 februari 2011 Reglement Raad van Toezicht 9/9