Een veilige, sportieve, vriendelijke en consequente school. Protocol verzuim

Transcriptie

1 Een veilige, sportieve, vriendelijke en consequente school. Protocol verzuim Juli 2019

2 Inhoudsopgave: Inleiding 2 1. Verzuim Geoorloofd verzuim Ongeoorloofd verzuim Beginnend verzuim Verzuim op de Paulus Mavo 4 2. Leerplicht Melding Dienst Uitvoering Onderwijs 5 3. Stappenplan Verzuim 7 4. Dagelijkse gang van zaken m.b.t. melding verzuim 8 5. Magister Overzicht verzuimcodes Dossiervorming 15 Bijlage I Bijlage II Bijlage III Bijlage IV Stroomschema Variawet Soorten Verzuim Waarschuwingsbrief verzuim Brief Uitnodiging leerplicht spreekuur 1

3 Inleiding Ouders/Verzorgers hebben de plicht hun kind in te schrijven op een school en moeten ervoor zorgen dat hij/zij deze school ook daadwerkelijk bezoekt. De verantwoordelijkheid voor deze leerplicht van jongeren neemt toe met de leeftijd: Vanaf 12 jaar zijn jongeren (naast de ouders) ook zelf verantwoordelijk voor het naar school gaan. Vanaf 18 jaar is de jongere meerderjarig en zelf verantwoordelijk voor het naar school gaan. Vanaf 16 jaar geldt het criterium van (het ontbreken van) de startkwalificatie voor het wettelijk handhaven van verzuim. Vanaf 18 jaar is er geen wettelijk kader meer om te handhaven op verzuim. We kunnen de volgende groepen onderscheiden: Volledig leerplichtig Leerplicht start vanaf de eerste schooldag van de maand na de 5e verjaardag en loopt tot aan het eind van het schooljaar waarin de leerling 16 jaar wordt of aan het einde van het 12de volledige gevolgde schooljaar. Een schooljaar loopt van 1 augustus tot en met 31 juli. Kwalificatie plichtig De kwalificatieplicht geldt, volgend op de volledige leerplicht, voor jongeren die: a. 16 of 17 jaar zijn en b. nog geen startkwalificatie (een diploma havo, vwo of mbo op tenminste niveau 2) hebben behaald. Zij zijn tot hun 18de verjaardag kwalificatie plichtig. Dit betekent concreet dat deze jongeren een onderwijsprogramma moeten volgen, dat is gericht op het behalen van een startkwalificatie. Wanneer een leerling herhaald of langdurig ongeoorloofd heeft verzuimd, dan overtreedt deze leerling de wet. Verzuim wordt gemeld aan de leerplichtambtenaar. Dit kan via het digitale verzuimloket gebeuren. Hiervoor gelden dezelfde normen als bij leerplicht. De kwalificatieplicht geldt niet voor jongeren met een diploma of getuigschrift van een praktijkschool. Daarnaast zijn er uitzonderingen voor jongeren met een verstandelijke of lichamelijke beperking, die veelal gerekend worden tot de categorieën zeer moeilijk lerende kinderen of meervoudig gehandicapte jongeren. 2

4 1. Verzuim Verzuim betekent dat een leerling bij lessen of activiteiten van het lesrooster afwezig is. Om verzuim te kunnen constateren is het nodig dat de school op ieder moment van een lesdag weet in welke les een leerling zich zou moeten bevinden. Het verzuimbeleid is erop gericht om het verzuim van leerlingen tot een minimum te beperken en om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen ten aanzien van de Leerplichtwet Volgens deze leerplichtwet wordt onderscheid gemaakt tussen geoorloofd en ongeoorloofd schoolverzuim: 1.1 Geoorloofd schoolverzuim Verzuim met een geldige reden, zoals ziekte of verlof wegens gewichtige omstandigheden (na toestemming van de school of de leerplichtambtenaar). Enkele voorbeelden van gewichtige omstandigheden zijn verlof wegens een huwelijk, jubileum of begrafenis. 1.2 Ongeoorloofd schoolverzuim Verzuim zonder geldige reden. Dit verzuim dient meestal gemeld te worden aan de leerplichtambtenaar. Er kan op verschillende manieren een onderverdeling gemaakt worden. Wij kiezen voor de naamgeving die het Openbaar Ministerie en DUO hanteren: Absoluut verzuim: hiervan is sprake als een jongere niet bij een school of onderwijsinstelling staat ingeschreven 1. Relatief verzuim: hiervan is sprake als een leerling les- of praktijktijd verzuimt zonder geldige reden. Binnen deze categorie wordt nog onderscheid gemaakt tussen: luxe verzuim en signaal verzuim: - luxe verzuim: een leerplichtige jongere blijft zonder toestemming van school weg, vanwege extra vakantie of familiebezoek in het buitenland (altijd melden); - signaal verzuim: zestien uur les- of praktijktijd ongeoorloofd afwezig in een periode van 4 weken; het verzuim kan een uiting zijn van achterliggende problematiek, waardoor de leerling niet goed op school kan functioneren. 1.3 Beginnend verzuim Naast bovenstaand onderscheid is het zinvol om ook beginnend verzuim als categorie te onderscheiden. Hierbij is geen sprake van verzuim, dat wettelijk verplicht gemeld moet worden, maar hier bestaat het risico dat het verzuim toeneemt of de oorzaak verergert. Het is van belang leerplicht in een zo vroeg mogelijk stadium te betrekken bij verzuim. De school (veelal de leerlingcoördinator) is verantwoordelijk voor het tijdig melden van verzuim. Het kan dan voor de leerling steeds moeilijker worden om naar school te gaan. Het gaat hier dus 1 Ouders /verzorgers zijn verplicht om een leerplichtige of kwalificatieplichtige jongere in te schrijven op een school/instelling. Wanneer zij dit niet doen is er sprake van absoluut verzuim (artikel 2 lid 1, artikel 4a, artikel 18 en artikel 19 van de Leerplichtwet 1969). 3

5 om een preventieve aanpak van verzuim. Hierbij moet o.a. gedacht worden aan veelvuldig te laat komen, gedragsmatige problemen of veelvuldige afwezigheid door ziekte. In het laatste geval, wordt de schoolarts betrokken. Belangrijke randvoorwaarden voor adequaat door de school melden, zijn: - Het adequaat registreren van verzuim. - Het verwerken/analyseren van (de omvang en aard van) het verzuim. Wordt bij beginnend verzuim op tijd actie ondernomen, dan kan vaak voorkomen worden dat geoorloofd verzuim alsnog problematisch verzuim wordt. 1.4 Verzuim op de Paulus Mavo Ondanks dat de Paulus Mavo net als andere scholen te maken heeft met wettelijke kaders, probeert de Paulus Mavo onder andere het te laat komen binnen school op een positieve manier aan te pakken. Dit wordt gedaan door middel van een beloningssysteem. Leerlingen die op tijd op school/in de lessen zijn, worden beloond. Wanneer leerlingen meerdere keren te laat komen of lesuren missen, dan dienen deze uren ingehaald te worden. De Paulus Mavo is een zorgschool en vindt maatregelen treffen maatwerk. De Paulus Mavo volgt de afspraken volgens protocol, maar behoudt zichzelf het recht hiervan (weloverwogen) af te wijken. 4

6 2. Leerplicht De leerplichtambtenaar op de Paulus Mavo is mw. A. Zandstra. Zij is werkzaam bij het Regionale Bureau Leerplicht Zuid-Kennemerland. De school kan de leerplichtambtenaar altijd informeren of om advies vragen m.b.t. hoe in bepaalde situaties (bijv. bij ziekmelding of het al dan niet inzetten van hulpverlening) te handelen. Dit kan los van een formele melding. Bij twijfel kan ook altijd (preventief) gemeld worden. Wanneer een leerling wordt gemeld bij de leerplichtambtenaar zal de leerling in de meeste gevallen eerst uitgenodigd worden voor het spreekuur van leerplicht. Dit wordt 6 keer per jaar op de Paulus Mavo gehouden en is laagdrempelig. Het spreekuur heeft een waarschuwend karakter. De leerplichtambtenaar kan per situatie bekijken of het verzuim geoorloofd/ongeoorloofd is en afspraken met de leerling maken. Ouders mogen aanwezig zijn bij het gesprek, maar dit is niet verplicht. Ouders worden door middel van een brief vooraf op de hoogte gesteld door de zorgcoördinator of leerlingcoördinator. De leerplichtambtenaar zal altijd na een gesprek ouders per brief op de hoogte stellen over haar bevinden/acties. Leerplicht doet eerst navraag bij de school voordat een gesprek met leerling en ouders wordt gevoerd. Na het gesprek met leerling en ouders wordt een afweging gemaakt m.b.t. welke maatregel wordt ingezet. Hierover worden leerling, ouders en school altijd door leerplicht geïnformeerd. Deze maatregel is maatwerk. Er volgt minimaal een schriftelijke waarschuwing en in het uiterste geval een proces-verbaal. In de waarschuwingsbrief wordt altijd aangegeven, dat bij herhaling (recidive) een zwaardere maatregel wordt opgelegd zoals een Bureau HALTverwijzing. In het uiterste geval kan er een proces-verbaal opgemaakt worden, dat wordt ingediend bij het Openbaar Ministerie. Een HALT-verwijzing of een proces-verbaal wordt door leerplicht niet zomaar opgemaakt. In meer dan 90% van de verzuimmeldingen wordt hier géén gebruik van gemaakt, maar wordt een andere pedagogische maatregel ingezet of wordt hulpverlening ingeschakeld. Een HALTverwijzing volgt meestal na recidive. 2.1 Melding Dienst Uitvoering Onderwijs Volgens de wet dient ongeoorloofd verzuim van een leerling gemeld te worden bij het digitale verzuimloket van DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs, voorheen Informatie Beheer Groep) en bij de leerplichtambtenaar. Conform de in 2009 aangepaste Leerplichtwet gaat het om leerplichtige of kwalificatieplichtige jongeren, die zich vooral in het primair en voortgezet onderwijs bevinden waarbij sprake is van luxe verzuim: die minimaal 16 uren les- of praktijktijd in vier opeenvolgende schoolweken hebben verzuimd. Te laat komen telt ook als verzuim. die combinaties van ongeoorloofd verzuim en te laat komen laten zien. Verder komen de leerplichtambtenaren in actie bij: melding van verzuim of te laat komen beneden de wettelijk verplichte norm; leerlingen met beginnend verzuim (na melding en mogelijk bespreking in het Zorg Advies Team (ZAT); zorgwekkend ziekteverzuim; leerlingen die zich na het VMBO niet (tijdig) inschrijven voor een vervolgopleiding of een risicokeuze willen maken (zoals een particuliere opleiding, opleiding voor 5

7 uniformberoep of willen gaan werken); het niet inschrijven bij een vervolgopleiding is een vorm van ongeoorloofd absoluut verzuim, zolang een leerling nog geen 18 jaar is. Leerlingen kunnen al bij het spreekuur van de leerplichtambtenaar aangemeld worden als ze minder dan 16, maar 9 keer of meer niet of te laat in de les zijn verschenen. Bij te laat komen wordt een periode van vier weken gehanteerd (vanaf de eerste keer te laat komen). Vanaf 9 maar in ieder geval bij 12 keer wordt er preventief gemeld aangemeld voor het spreekuur leerplicht als beginnend verzuim. Vanaf 12 keer te laat in vier weken, wordt er een DUO melding gedaan. De Paulus Mavo doet daarnaast een DUO- melding na 20 uur spijbelen of bij 20 keer te laat in een schooljaar. De wettelijke verplichte melding door school vindt plaats bij: Spijbelen van 16 uur (of 16 keer te laat) in vier weken. Ouders hebben van school een inlogcode voor magister ontvangen waarmee een overzicht van o.a. verzuim ingezien kan worden van hun kind. 6

8 3. Stappenplan verzuim Stap Aard & omvang van het ongeoorloofd verzuim School Interventies 1. Iedere keer dat een leerling te laat komt of Registreert. een lesuur verzuimt Meer dan 1 keer te laat: geen beloning over de vooraf vastgestelde periode 2. Bij meerdere keren te laat of verzuim Registreert Ouders zien verzuim in magister Bij 3 keer te laat: 1 keer melden om 8.00 uur. Elk lesuur OA: dubbel inhalen. Dus: 3 keer melden om Bij te veel uren: terugkomen op andere dagen. Leerplichtambtenaar Interventies Door wie Docenten registreren per les. Administratie houdt bij Docenten registreren per les. Administratie en mentor houden bij en lichten leerlingcoördinator/mentor in Leerlingcoördinator maakt wekelijks overzicht van leerlingen die uren moeten inhalen en communiceert dit met de desbetreffende medewerker. Mentor/leerlingcoördinator informeert ouders 3. Bij aanhoudend verzuim Leerling en ouders worden op de hoogte gesteld van aanhoudend verzuim. Evt: maakt afspraken leerling (3x TL: 1 x melden om Elk lesuur OA: dubbel inhalen: 3 x melden om 8.00 of inhalen) Legt evt afspraken schriftelijk vast Waarschuwt voor inschakelen leerplicht bij herhaling. 4. Bij continuering van of opvallend verzuim Leerling wordt uitgenodigd voor spreekuur leerplicht. School informeert ouders schriftelijk. Afhankelijk van situatie kan school ervoor kiezen te melden bij verzuimloket DUO. 5. Zestien keer te laat of zestien uur verzuim binnen vier schoolweken 6. Twintig keer te laat of 20 uur of meer verzuim in één schooljaar dagen aaneengesloten verzuim met onbekende of ongeldige reden Meldt bij verzuimloket DUO (wettelijk verplicht). School informeert ouders over melding. Meldt bij verzuimloket DUO School informeert ouders over melding. Meldt bij verzuimloket DUO (wettelijk verplicht). School informeert ouders over melding weken aaneengesloten verzuim Meldt de leerling als thuiszitter bij het Samenwerkingsverband Contact met school Gesprek leerling op spreekuur Neemt contact op met school. Vult dossier aan. Start leerplichttraject. Krijgt melding via verzuimloket. Vervolgt gestarte leerplichttraject. Handelt conform voorschriften. Handelen als bij punt 5. Zie punt 5 Zie stap 2 plus: Mentor/leerlingcoördinator neemt contact op met ouders Evt: leerlingcoördinator/zorgcoördinator stuurt waarschuwingsbrief naar ouders Zie stap 2 plus: Leerlingcoördinator licht zorgcoördinator in Leerplicht wordt geïnformeerd door zorgcoördinator Leerplichtambtenaar nodigt leerling uit voor spreekuur Administratie stuurt ouders schriftelijk een brief met uitnodiging leerplicht spreekuur Zie stap 2 plus: Zorgcoördinator doet DUO melding verzuim Administratie levert verzuimoverzicht aan bij leerplichtambtenaar. Leerplichtambtenaar volgt met actie Zie punt 5 Zorgcoördinator 7

9 Punt 1 tot en met 4 vormen onderdeel van schoolbeleid en afspraak met leerplicht. De punten 5 tot en met 7 vormen het wettelijk kader. Van stap 1 t/m 4 kan in aanpak afgeweken worden. Dit wordt per leerling afgewogen. Stap 5 t/m 7 kunnen ook aan de orde komen zonder stap 1 t/m 4 doorlopen te hebben. 8

10 4. Dagelijkse gang van zaken met betrekking tot melding verzuim Melden afwezigheid leerling door ouders/verzorgers Ouders/verzorgers melden vóór uur de afwezigheid van hun zoon/dochter aan de Paulus Mavo. Dit wordt altijd telefonisch gedaan. Degene die het verzuimbericht krijgt, noteert de reden van afwezigheid in Magister. Noteren afwezigheid van leerling door docent in de klas De docent registreert het verzuim in Magister door middel van eenduidige codes (zie hoofdstuk 5). Ook leerlingen die te laat komen worden geregistreerd. De administratie verzamelt in de ochtend de absenten via Magister. Is een leerling afwezig zonder dat zijn/haar afwezigheid gemeld is, dan neemt de administratie contact op met de ouders/verzorgers. Er wordt gevraagd naar de reden van het verzuim. Als er mogelijk sprake is van ongeoorloofd verzuim of er is geen contact mogelijk met de ouders/verzorgers, dan meldt de administratie dit direct bij de leerlingcoördinator. De leerlingcoördinator onderneemt verdere actie, zoals: uitnodiging ouders voor gesprek, schriftelijke waarschuwing, gesprek leerplichtambtenaar. De leerlingcoördinator licht altijd de zorgcoördinator in wanneer de leerplichtambtenaar wordt ingeschakeld. De mentor houdt het verzuim van de klas bij en licht de leerlingcoördinator hierover in. De leerlingcoördinator bepaalt wanneer verzuim gemeld moet worden en licht de zorgleerlingcoördinator in. De administratie heeft een signaalfunctie richting de leerlingcoördinator. Wanneer een leerling te laat komt De leerling wordt gemeld door desbetreffende lesgevende docent in Magister of de leerling haalt een te laat briefje bij de administratie/conciërge. De leerling wordt geregistreerd in Magister. De leerling gaat z.s.m. de les in en levert het briefje in bij de docent. Bij veelvuldig te laat komen, bespreekt de mentor met de leerling hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden. 9

11 Bij 3 keer te laat, meldt de leerling zich om 8.00 uur. Voor elk uur OA geldt 3 keer melden om 8.00 uur of een dubbel lesuur inhalen. Indien het om te veel inhaaluren gaat, zal de leerlingcoördinator een andere afspraak met de leerling maken. Bij veelvuldig te laat komen heeft de mentor een gesprek met de ouders/verzorgers. Als het te laat komen aanhoudt na het gesprek met de ouders/verzorgers en leerling, bespreekt de mentor dit met de leerlingcoördinator. De leerlingcoördinator neemt contact op met de ouders/verzorgers. De mentor heeft een signaal functie richting de leerlingcoördinator. De leerlingcoördinator meldt veelvuldig verzuim bij de zorgcoördinator. Deze zal de leerling uitnodigen voor het spreekuur bij leerplicht en het verzuimoverzicht doorsturen naar de leerplichtambtenaar. De zorgcoördinator kan in overleg met de leerlingcoördinator/leerplichtambtenaar ervoor kiezen direct een melding te doen via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. Bij ziekte van leerling Als een leerling langer dan 3 dagen ziek is, neemt de mentor/leerlingcoördinator contact op met de ouders/verzorgers. In dit gesprek informeert de medewerker hoe het gaat met de leerling en wordt afgesproken wanneer de leerling weer op school komt. Als de afgesproken termijn verlopen is en de leerling is nog niet op school, dan neemt de mentor/leerlingcoördinator opnieuw contact op met de ouders/verzorgers. Zijn er zorgen over de leerling, dan informeert de mentor de leerlingcoördinator/zorgcoördinator. Wanneer een leerling vaak ziek wordt gemeld in korte tijd, geeft de leerlingcoördinator dit door aan de zorgcoördinator. De leerling kan worden aangemeld bij de schoolarts. De schoolarts kan constateren of het geoorloofd (ziekte)verzuim betreft of ongeoorloofd verzuim. Wanneer de schoolarts heeft aangegeven dat de ziekmeldingen ongeoorloofd zijn, meldt de zorgcoördinator bij de leerplichtambtenaar. Wanneer de leerling door ziekte of behandeling langdurig of veelvuldig afwezig is, waardoor het jaarlijks minimaal urenaantal niet gehaald wordt, dan moet de school in bepaalde gevallen een verzoek indienen bij de inspectie voor instemming met afwijking van het urenaantal. Er wordt dan gehandeld volgens de richtlijnen uit de Variawet. Voor de beoordeling kan gebruik gemaakt worden van het stroomschema in bijlage 1. In deze gevallen zal er contact en afstemming nodig zijn met de behandelaar 10

12 (eventueel via de schoolarts) en is een medische verklaring/belastbaarheidsverklaring van een deskundige nodig. Bij incidenteel ongeoorloofd verzuim of beginnend verzuim van de leerling Dit is ongeoorloofde afwezigheid van minder dan 16 uren les- of praktijktijd in een periode van vier weken. De administratie neemt nog dezelfde dag contact op met de ouders/verzorgers. Er wordt gevraagd naar de reden van het verzuim. De administratie geeft het verzuim door aan de mentor/leerlingcoördinator. De mentor/leerlingcoördinator onderneemt verder actie: - spreekt de leerling hierop aan - maakt de inschatting over de in te halen uren - stuurt een schriftelijke waarschuwing - informeert ouder(s)/verzorger(s) en kunnen ervoor kiezen om ouders uit te nodigen voor een (telefonisch) gesprek - informeert de zorgcoördinator Bij zorgwekkend of signaal verzuim Dit kan gaan om langdurig ziekteverzuim, (vermoeden van) onterechte ziekmeldingen of spijbelgedrag van meerdere lesuren per week. De administratie signaleert het verzuim en informeert de mentor/leerlingcoördinator De mentor/leerlingcoördinator overlegt met de zorgcoördinator. De zorgcoördinator overlegt met zorgteam en verwijst zo nodig door naar externe hulpverlening, schoolarts, leerplichtambtenaar, etc. De mentor/leerlingcoördinator stelt de ouders/verzorgers hiervan op de hoogte. Eventueel meldt de zorgcoördinator de leerling via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. Bij wettelijk ongeoorloofd verzuim Dit is 16 lesuren ongeoorloofd verzuim of meer. Het kan ook om luxe verzuim gaan (zie pagina 11). De administratie signaleert het verzuim en informeert de mentor/leerlingcoördinator De leerlingcoördinator informeert de zorgcoördinator. 11

13 De zorgcoördinator meldt het ongeoorloofd verzuim binnen 5 werkdagen via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. Dit is een wettelijke verplichting. Tegelijkertijd stuurt de school een verzuimoverzicht (digitaal) aan de leerplichtambtenaar, stelt hem/haar op de hoogte van de achtergronden van het verzuim en geeft door welke acties de school heeft ondernomen. Extra verlof Extra verlof mag alleen worden toegekend wegens gewichtige omstandigheden of vanwege de specifieke aard van het beroep van (één van) de ouders. De directeur neemt een gemotiveerde beslissing bij aanvragen van 10 dagen of minder. Bij twijfel kan de school contact opnemen met de leerplichtambtenaar, echter de directeur blijft verantwoordelijk voor het nemen van de beslissing. Hij houdt zich daarbij aan de wettelijke kaders van de Leerplichtwet. Om te onderzoeken of uw aanvraag zal worden toegekend, kunt u het volgende schema raadplegen: De leerplichtambtenaar neemt een gemotiveerde beslissing bij aanvragen van meer dan 10 dagen. De directeur houdt een dossier bij van de verlofaanvragen. Verlof voor het voldoen aan religieuze verplichtingen moeten ouders minimaal twee dagen van tevoren aan de school, bij voorkeur schriftelijk, kenbaar maken (dit is een kennisgeving, geen aanvraag). Extra verlof: aanvraagprocedure Ouders halen bij de administratie een verlofformulier, vullen dit in en leveren dit weer in bij de administratie. De directie beoordeelt de aanvraag. Als het gaat om meer dan 10 dagen geeft de school de aanvraag door aan de leerplichtambtenaar. De directie geeft het toegekende of afgewezen extra verlof door aan de administratie. De administratie registreert het extra verlof in Magister, informeert ouders/verzorgers/mentor en leerlingcoördinator en archiveert de aanvraag. Als de leerling niet terug is na het toegekende verlof De docent registreert in Magister de afwezigheid van de leerling als ongeoorloofd verzuim. De administratie houdt afwezigheid van de leerlingen bij en informeert de leerlingcoördinator bij afwezigheid. 12

14 De zorgcoördinator meldt het ongeoorloofd verzuim binnen 5 werkdagen via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. Tegelijkertijd stuurt de school een verzuimoverzicht (digitaal) aan de leerplichtambtenaar en informeert hem/haar over de verlofaanvraag. Als de leerling afwezig is in een periode van afgewezen verlof De leerlingcoördinator neemt contact op met ouders/verzorgers en informeert de zorgcoördinator. De zorgcoördinator doet een DUO-melding en geeft aan dat er mogelijk sprake is van luxe verzuim. De leerplichtambtenaar neemt de aanvraag in behandeling. Een huisbezoek behoort tot de mogelijkheden. Luxe verzuim Dit is verzuim waarbij op vakantie wordt gegaan buiten de vastgestelde vakanties, zonder toestemming van de schooldirecteur. Het kan bijv. gaan om een ziekmelding aansluitend voor of na een schoolvakantie, waarbij de school het vermoeden heeft dat het een onterechte ziekmelding is en dat het om vakantie gaat. De school meldt dit bij leerlichtambtenaar die dan een onderzoek instelt. Actie: als bij wettelijk ongeoorloofd verzuim (zie hierboven). 13

15 Reden afwezigheid: Spijbelen: - betreft hele uren of dagen; - reden onbekend of niet legitiem; - reden achteraf gemeld. Te laat komen: - bij aanvang van de les; - reden onbekend of niet legitiem. Te laat komen: - reden bekend en legitiem Vrije dag(en) zonder toestemming directeur of leerplichtambtenaar (= luxe verzuim). Bezoek (huis)arts, specialist en dergelijke niet conform geldende afspraken gemeld. Bezoek (huis)arts, specialist en dergelijk conform geldende regels gemeld Ziekte niet gemeld conform geldende afspraken: - niet tijdig gemeld; - niet gemeld door ouders/verzorgers. Schorsing (maximaal 3 schooldagen). Ziekte gemeld conform geldende afspraken: - zoals vermeld in de schoolgids - in ieder geval op dezelfde dag door ouder/verzorger; - bij hervatten onderwijs schriftelijke verklaring door ouders/verzorgers afgegeven. Langdurig ziekteverzuim (meer dan 2 weken). Vrijstelling i.v.m. begrafenis, bruiloft, jubileum of religieuze feestdag: verlof bij directie aangevraagd conform op school geldende afspraak. Registreren en melden als: Ongeoorloofd relatief verzuim. Ongeoorloofd relatief verzuim. Geoorloofd verzuim. Ongeoorloofd relatief verzuim. Ongeoorloofd relatief verzuim. Geoorloofd verzuim. Ongeoorloofd relatief verzuim. Schorsing: - melden bij de inspectie en schoolbestuur Ziekte: - 2 weken aaneengesloten, eerste actie mentor, dan indien nodig melden bij schoolarts. Bij niet verschijnen of als de arts dat nodig acht wordt gemeld bij de leerplichtambtenaar; - 4e keer in een schooljaar, eerste actie mentor, dan indien nodig melden bij de schoolarts. Bij niet verschijnen of als de arts dat nodig acht wordt gemeld bij de leerplichtambtenaar. Ziekte: school stelt een huiswerk- en/of inhaalplan op en adviseert indien nodig over alternatieve onderwijsmogelijkheden. Geoorloofd verzuim. Vrijstelling i.v.m. gewichtige omstandigheden (minder dan 10 schooldagen); het besluit hieromtrent ligt bij de directeur. 14

16 5. Magister Docenten voeren dagelijks de aanwezigheid/afwezigheid van hun leerlingen in Magister in. Dit is nodig om het ongeoorloofd schoolverzuim van 16 lesuren of meer, onverwijld (binnen 5 werkdagen) te kunnen melden zoals volgens de Leerplichtwet verplicht is. De school moet vermelden of het verzuim geoorloofd of ongeoorloofd is en zij moet van elk geoorloofd verzuim de reden aantekenen. Hiervoor gebruikt de school verzuimcodes. NB. Wanneer een leerling onbekend afwezig is wordt er gebruik gemaakt van de code: ON = Onbekend. Wanneer de reden van afwezigheid duidelijk is wordt deze code omgezet. 5.1 Verzuimcodes Absentiereden Code Geoorloofd? (huis)arts bezoek AR Ja Bijz. omstandigheden BD Ja Openbaar Vervoer probleem OV Ja Spijbelen SP Nee Te laat ongeoorloofd TL Nee Uit les verwijderd VW Ja Ziek naar huis ZN Ja Ziek thuis ZT Ja Geoorloofd Afwezig GA Ja Buitengewoon verlof BV Ja Familieomstandigheden FA Ja Geschorst GS Ja Medische reden MR Ja Onbekend ON Nee Tandarts, bezoek TA Ja Orthodontist OR Ja Interne disciplinaire maatregel ID Ja Verslapen VS Nee Te laat geoorloofd TG Ja bromfietsexamen B Ja Absent bij proefwerk AP Nee Ongeoorloofd Afwezig OA Nee Afgehandeld AF Nee Presentie PR Ja Vrijstelling VR Ja Vervanging Bij afwezigheid van de administratie wordt per dag/week een andere medewerker met de taak belast. De directie neemt in deze besluiten. 15

17 6. Dossiervorming Als er gesprekken worden gevoerd met ouders/verzorgers en de leerling m.b.t. het verzuim, dan wordt de brief of aantekening hiervan in het persoonlijke dossier van de leerling opgeslagen. - De informatie wordt ingevoerd in het digitale leerlingvolgsysteem. - Aanvragen voor Extra Verlof worden bijgehouden door de administratie en digitaal opgeslagen. - Het verzuim wordt bijgehouden in Magister. - Indien nodig kan de school een uitdraai van het verzuim maken. 16

18 Bijlage 1: Stroomschema Variawet 17

19 18

20 19

21 Bijlage II: Soorten verzuim Soort verzuim: Omschrijving: Hoe te handelen: Relatief verzuim Als een jongere wel op een school staat ingeschreven, maar gedurende een bepaalde tijd de lessen/praktijk verzuimt; Er is sprake van wettelijk verzuim. De school moet melding doen: bij verzuim meer dan 16 uren van het aantal les- en/of praktijkuren in een periode van 4 weken; bij verzuim gerelateerd aan (vermoedelijke) achterliggende problematiek. Relatief verzuim is onder te verdelen in Luxe verzuim en Signaal verzuim. Digitaal via melding wordt doorgestuurd aan de leerplichtambtenaar Ouders/verzorgers/ jongere op de hoogte brengen van de melding. Desbetreffende leerplichtambtenaar neemt melding in behandeling De leerplichtambtenaar nodigt leerling/ouders uit voor gesprek. Sanctie/waarschuwing wordt schriftelijk gemeld aan ouders/verzorgers door leerplichtambtenaar Luxe verzuim Signaal verzuim Luxe verzuim is een vorm van relatief verzuim waarbij zonder toestemming van het hoofd van de school (bij 10 schooldagen of minder) dan wel zonder toestemming van de leerplichtambtenaar (bij elf dagen of meer) buiten de vastgestelde schoolvakanties om van school wordt verzuimd, waarbij het eigen belang (vaak ten behoeve van een vakantie) van ouder(s)/verzorger(s) of jongere prevaleert op dat van het schoolbezoek. Signaal verzuim is te definiëren als ongeoorloofde afwezigheid zich uitend in spijbelgedrag/afwezigheid zonder dat er sprake is van luxe verzuim, maar met een veelal problematische achtergrond. Digitaal via Melding wordt doorgestuurd aan de leerplichtambtenaar van de desbetreffende woongemeente van de jongere. Ouders/verzorgers op de hoogte brengen van de melding bij de leerplichtambtenaar. Digitaal via melding wordt doorgestuurd aan de leerplichtambtenaar van de desbetreffende woongemeente van de jongere. Ouders/verzorgers op de hoogte brengen van de melding bij de leerplichtambtenaar. 20

22 Bijlage III Waarschuwingsbrief verzuim Haarlem,.. Aan de ouders / verzorgers van, In de afgelopen periode, vanaf. tot heden, is opgevallen dat uw kind veelvuldig (vul in: te laat/afwezig is geweest). (evt deze zin indien gedaan: Uw zoon/dochter is hierop verscheidene keren aangesproken door de mentor en de leerlingcoördinator. Helaas heeft dat niet tot het gewenste resultaat geleid). Bij aanhoudend verzuim zal de school uw kind: - de gemiste lestijd in laten halen (op bijvoorbeeld een vrije schooldag). - melding doen bij Bureau Leerplicht. U kunt het verzuim van uw kind inzien en bijhouden in Magister. Wij hopen op uw medewerking. Indien u vragen heeft kunt u contact met mij opnemen. Vriendelijke groet, Leerlingcoördinator 21

23 Bijlage IV Brief leerplichtspreekuur Haarlem,.. Geachte ouders/verzorgers, Uw zoon/dochter..is dit schooljaar veelvuldig te laat of ongeoorloofd afwezig geweest. Zoals u weet moet een leerling een verplicht aantal uren naar school. Door het verzuim van uw zoon/dochter komt deze verplichte onderwijstijd in het gedrang. Uw zoon/dochter wordt uitgenodigd voor een gesprek met de leerplichtambtenaar, mevrouw A. Zandstra. Dit gesprek zal plaatsvinden op..dag, datum, tijd op de Paulus Mavo. Het karakter van dit gesprek zal preventief en waarschuwend zijn. Het is niet verplicht dat u als ouder bij dit gesprek aanwezig bent. Vanzelfsprekend bent u natuurlijk van harte welkom. Ik hoop u voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, M. Bouma Zorgcoördinator 22