KU Leuven Universiteitsfonds

Transcriptie

1 KU Leuven Informatie voor fondsbeheerders Laatste update op 25/03//2019

2 Inhoud Wanneer kunt u terecht bij het? Persoonlijk advies en begeleiding Administratie Communicatie Evenementen Juridisch advies Hoe kunnen geïnteresseerden geven aan uw fonds? Schenking Online toepassing Permanente opdracht Naar aanleiding van een levensmoment Via een duolegaat Wat doet de kredietbeheerder van een fonds? Het financiële luik In de kijker: legaten Wet op de privacy: GDPR

3 Wanneer kunt u terecht bij het? Persoonlijk advies en begeleiding Het bezorgt algemene informatie over verschillende vormen van schenken, strategisch advies en kan u bijvoorbeeld begeleiden tijdens een bezoek aan een potentiële schenker. Indien u detailleerde juridische vragen heeft verwijzen wij u door naar de juiste experten. Isabel Penne, directeur KU Leuven isabel.penne@kuleuven.be Administratie Het beschikt over een uitgebreide databank met gegevens van schenkers. Voor specifieke evenementen of uitnodigingen kunnen we de bestuursleden de nodige gegevens bezorgen van mensen die in het verleden het fonds reeds steunden. Onze dienst bezorgt elke schenker een persoonlijke dankbrief, en verzendt fiscale attesten in het eerste kwartaal van het jaar volgend op het jaar van de gift. Vragen over die attesten en over belastingvermindering beantwoorden we op onze website. U kunt van uw schenkers te allen tijde de meest recente adreslijsten opvragen. Uiteraard is het doorgeven van deze gegevens in overeenstemming met de nieuwe privacywetgeving. Voor een giftenoverzicht kunt u steeds terecht bij de financiële antenne van uw fonds. Administratie en onthaal universiteitsfonds@kuleuven.be 3

4 Wanneer kunt u terecht bij het? Communicatie Het informeert circa trouwe schenkers en nieuwsgierige sympathisanten maandelijks over wat we kunnen realiseren met schenkingen. In de e-nieuwsbrief brengen we het laatste nieuws, interviewen we bijzondere betrokkenen, blikken we terug op inspirerende fondsenwervingsactiviteiten en bieden we een blik op onze agenda. Indien u ons ten laatste op de 25ste van elke maand informatie over uw evenement of een impactverhaal doorstuurt, kunnen wij dit als item opnemen in onze e-nieuwsbrief, op onze website en via onze Facebookpagina. Wanneer uw evenement of actie afgelopen is, mag u ons steeds een kort verslag in woord en beeld doorsturen zodat wij ook dit kunnen publiceren. Op deze manier houden we de aandacht voor uw fonds levend. Uw evenement kan op die manier ook opgenomen worden in het jaaroverzicht van het. Doorgestuurde afbeeldingen dienen minimaal 500 kb te zijn voor een optimaal resultaat bij druk. Mooie afbeeldingen spreken lezers aan en zorgen voor de nodige zichtbaarheid. Het helpt bij de samenstelling en het ontwerp van informerende folders en speciale nieuwsbrieven over uw fonds. Neem voor meer informatie en een informatiebrochure op maat contact op met onze dienst. Wanneer iemand een schenking doet aan uw fonds bezorgen wij hem of haar automatisch een aangepaste dankbrief. Heeft u hulp nodig bij het maken van een eigen nieuwsbrief? We denken mee na over de inhoud en lay-out, u levert de nodige input en het zorgt er mee voor dat de nieuwsbrief bij de juiste schenkers en sympathisanten terechtkomt. Voor meer informatie over alle mogelijkheden binnen de communicatie van het, klik hier. Elisabeth Struyf, Verantwoordelijke communicatie elisabeth.struyf@kuleuven.be 4

5 Wanneer kunt u terecht bij het? Juridisch advies De juridische dienst van KU Leuven begeleidt en adviseert bij alle juridische vragen die gepaard gaan met het beheer van uw eigen fonds. Adviesverlening en contractopvolging voor schenkingen boven euro Adviesverlening en contractopvolging van leerstoelen en fondsen De afwikkeling van opengevallen nalatenschappen met een legaat ten voordele van KU Leuven Adviesverlening bij vragen omtrent testamenten ten voordele van KU Leuven Nadine Loenders, Hoofd Juridische Dienst KU Leuven nadine.loenders@kuleuven.be Lees meer: 'Wat doet de kredietbeheerder van een fonds?, 'In de kijker: legaten' en bij 'Hoe kunnen geïnteresseerden geven aan uw fonds?' Evenementen Het adviseert en begeleidt bij evenementen ten voordele van uw KU Leuven fonds. Wij begeleiden bij het aanmaken van uitnodigingen, inschrijvingsmodules, in het geven van praktische tips en do s-and-don ts. Wij beschikken over een jarenlange ervaring en helpen u graag om uw actie bij het grote publiek bekend te maken. Wenst u met uw eigen fonds een evenement te organiseren? Gelieve dan contact met ons op te nemen zodat wij een persoonlijk intakegesprek kunnen inplannen. Dieter Vanhauw, Verantwoordelijke evenementen dieter.vanhauw@kuleuven.be 5

6 Juiste datum Er is een veelheid aan benefietevenementen ten voordele van fondsen aan KU Leuven. Het heeft een zicht op de interne planning van activiteiten door Derden en bekijkt dan graag, samen met u, de beste mogelijkheden voor een geschikte datum. Reservatie zaal KU Leuven heeft verschillende inspirerende locaties die ze ter beschikking stelt voor benefietevenementen van haar fondsen. Voorwaarde is dat de organisator een KU Leuven-fonds is en dat u de zaalreservatie regels via het, We moeten erbij zeggen dat de agenda van deze locaties zeer goed gevuld is en we dus geen garanties van beschikbaarheid kunnen bieden. We helpen u wel graag mee zoeken. Bestellen uitleenmateriaal Via het kunt u materialen zoals tafels, stoelen, verlengkabels, een podium en signalisatie bestellen. Het uitlenen van materiaal uit de KU Leuven-catalogus is gratis, maar mag enkel gebruikt worden in een locatie van de universiteit. Bepaalde zaken zijn wel betalend, maar neem contact op met onze dienst om de nodige informatie door te krijgen. Inplannen artiesten Wanneer u een muzikant, een orkest of andere artiesten wenst te boeken voor uw evenement, maak dan goede afspraken. Vraag om een duidelijk contract en bezorg dat ruim op tijd aan het. Het bezorgen van het contract aan het is van belang voor alle betrokkenen met het oog op een adequate regeling inzake aansprakelijkheid en risicodekking bij schadegevallen. Extern evenement t.v.v. uw fonds Indien er een evenement wordt georganiseerd ten voordele van uw KU Leuven-fonds, kan het een locatie binnen KU Leuven reserveren. Voorwaarde is dat een opbrengst van minimaal euro wordt verwacht. De zaalreservatie dient u te regelen via het, minimum een jaar voor uw activiteit. Voor meer informatie met betrekking tot een externe organisatie die een evenement wenst te organiseren voor uw fonds, neemt contact op met Dieter Vanhauw, verantwoordelijke evenementen. 6

7 Hoe kunnen geïnteresseerden geven aan uw fonds? Via een schenking De eenvoudigste manier waarop mensen uw fonds kunnen steunen is door een bedrag (bankgift) of een waardevol voorwerp (handgift) over te maken. Een bankgift veronderstelt een storting door de schenker van een bepaald bedrag rechtstreeks van op zijn rekening naar de giftenrekening van KU Leuven (BE ). Bankgiften vanaf 40 euro per jaar zijn in principe voor 45 procent fiscaal aftrekbaar. Indien u gecontacteerd wordt door iemand die een gift wilt doen van meer dan euro, dan vragen wij u vriendelijk om deze (potentiële) schenker door te verwijzen naar de juridische dienst van het. Zij kunnen een contract opstellen voor de financiële diensten van KU Leuven dat als schriftelijke onderbouw voor deze storting zal dienen. Een meer formele vorm van geven is een notariële schenking. Deze schenkingen worden vastgelegd in een notariële akte waardoor de kosten die hiermee gepaard gaan ook iets hoger liggen. Als het voorwerp van de schenking een onroerend goed betreft, is deze notariële vorm evenwel wettelijk verplicht. Voor schenkingen aan KU Leuven is de schenkbelasting beperkt tot 5,5 procent. Een notariële schenking van geld levert hetzelfde fiscale voordeel op als een bankgift. Wanneer schenkers-natuurlijke personen (privépersonen) een bedrag hoger dan euro willen storten, werken we met de zogenaamde semi-vaste datumprocedure. Dit komt erop neer dat de schenker en KU Leuven via aangetekende brieven de schenking formaliseren. Het beschikken over een semi-vaste datum kan onder meer belangrijk zijn voor het al dan niet verschuldigd zijn van eventuele latere erfbelasting in hoofde van KU Leuven, met name om achteraf naar de fiscus toe het bewijs te kunnen leveren dat er bij een overlijden meer dan drie jaar verstreken zijn tussen de datum van de gift en de datum van het overlijden. Mocht u ooit de vraag krijgen voor een gift van dergelijke grootorde dan kunt u uiteraard rekenen op de nodige ondersteuning vanuit de juridische dienst van het. 7

8 Hoe kunnen geïnteresseerden geven aan uw fonds? Online Op de volledig vernieuwde website van onze dienst vinden schenkers en sympathisanten alle informatie over schenken aan KU Leuven. De website is zeer gebruiksvriendelijk en alle goede doelen zijn in grote thema s opgedeeld. Voor een overzicht, klik hier. Voor elk specifiek fonds staat er een fiche online waarin alle gift-informatie terug te vinden is. Wij raden u dan ook aan, indien u een eigen website heeft van uw fonds, om een link in te bouwen naar onze mecenaatswebsite. Indien uw fonds nog geen geef-knop voor online doneren zou hebben, neem dan gerust contact op met onze dienst, wij helpen u graag verder. Davy Ickx, Informatie en databeheer Davy.ickx@kuleuven.be Met een permanente opdracht Via een permanente opdracht kunt u schenkers aanmoedigen om zich voor een langere tijd te engageren. Schenkers kunnen volledig zelf bepalen hoe vaak en met welk bedrag ze uw fonds steunen. Bij schenkingen vanaf 40 euro ontvangen zij een fiscaal attest dat automatisch toegezonden wordt en recht geeft op een belastingvermindering van 45% van het geschonken bedrag. Het formulier voor de aanvraag van een permanente opdracht kunt u via universiteitsfonds@kuleuven.be aanvragen en daarna kan de schenker met het document naar de bank gaan. 8

9 Hoe kunnen geïnteresseerden geven aan uw fonds? Naar aanleiding van een levensmoment Wie een verjaardagsfeest, huwelijk, baby borrel of pensioenfeest organiseert, kan deze bijzondere gebeurtenis aangrijpen om uw fonds een duwtje in de rug te geven. Het is belangrijk om dan van tevoren even contact op te nemen met het. Wij geven u graag de nodige toelichting bij en bezorgen u een unieke VGS-code. Dat is de gestructureerde mededeling die gasten bij de overschrijving van het bedrag kunnen vermelden. Dankzij die code komen hun giften rechtstreeks bij uw fonds terecht en kunnen wij u nadien een overzicht bezorgen van het totaalbedrag dat verzameld werd. Ook de financiële antenne van uw fonds kan u uiteraard dat overzicht bezorgen. Gasten die rechtstreeks op de rekening van KU Leuven storten, zullen vanaf een (jaarlijks) bedrag van 40 euro een fiscaal attest ontvangen. Wanneer de organisator van het feest de giften zelf verzamelt en dan doorstort, ontvangen de gasten géén fiscaal attest. Wij raden u daarom ten stelligste aan om op voorhand contact op te nemen met onze dienst. Ook wanneer een dierbare overlijdt en de nabestaanden hun familie en vrienden uitnodigen om bij te dragen aan het onderzoek en/of onderwijs van uw fonds bezorgt het u graag alle praktische en fiscale informatie. Lees ook: Het financiële luik Via een (duo)legaat Het duolegaat is uitermate geschikt voor een testator die zowel familieleden in de zijlijn (neven en nichten) of vreemden als KU Leuven wil begunstigen. Erfgenamen in de zijlijn of vreemden betalen een hoge erfbelasting, terwijl KU Leuven veel geringer wordt belast. Indien u gecontacteerd wordt door iemand die overweegt om een testament op te maken ten voordele van uw fonds, dan vragen we u om contact op te nemen met onze juridische dienst. Lees ook: In de kijker: legaten 9

10 Wat doet de kredietbeheerder van een fonds? Dagelijks beheer Het dagelijks beheer gebeurt onder uw verantwoordelijkheid als kredietbeheerder. Jaarlijkse vergadering Zoals u in de statuten van uw fonds kunt lezen, is het de bedoeling dat het beheerscomité van uw fonds jaarlijks bijeenkomt. We vragen u om het jaarlijkse verslag van de vergadering van dit beheerscomité over te maken aan de juridische dienst van het voor eind april. Dit kan via naar universiteitsfonds@kuleuven.be. Het belang van de jaarlijkse vergadering van het beheerscomité mag niet onderschat worden. Het is met name een moment waarop u de schenker of medeoprichter van uw fonds kunt inlichten over de besteding van de geschonken gelden tijdens het afgelopen jaar. Binnen het beheerscomité wordt er beslist welke bestemming de gelden van het fonds krijgen. Deze beslissing wordt genomen met gewone meerderheid van stemmen, vandaar dat er in het beheerscomité altijd een meerderheid zetelt van personen die verbonden zijn aan KU Leuven. Sommige fondsen hebben wij dit jaar al geholpen met de organisatie van deze bijeenkomsten. Van andere fondsen kregen we verslagen van deze meetings. Begin december 2017 en opnieuw in 2018 stuurde het een Najaarskrant' naar alle schenkers met verhalen over realisaties van fondsen. Contact met schenkers Het is belangrijk dat u het netwerk van schenkers en potentiële schenkers aan uw fonds levendig onderhoudt. Uw fonds zorgt ervoor dat het eenvoudiger wordt om (nieuwe) schenkers het specifieke doel van uw fonds te laten ondersteunen. Het fonds zorgt ook voor een groter draagvlak en een betere zichtbaarheid. Lees ook: Hoe kunnen geïnteresseerden geven aan uw fonds? 10

11 Het financiële luik Welke gestructureerde mededeling gebruikt u best? Ter gelegenheid van een levensmoment een verjaardag, huwelijk, geboorte, emeritaat kunnen mensen uw fonds steunen. Dan verzoeken ze de gasten op hun feest om een bankgift ten voordele van uw fonds te doen. Vraag hen zeker om hiervoor contact op te nemen met onze dienst. We geven hen alle uitleg en bezorgen hen een unieke VGS-code. Dat is de gestructureerde mededeling die de gasten op het feest bij de overschrijving van het bedrag kunnen vermelden. Dankzij die code komen hun giften rechtstreeks bij uw fonds terecht en kunnen wij aan de organisator achteraf een overzicht bezorgen van het totaalbedrag dat met het feest is verzameld. Ook uw financiële antenne kan u dat overzicht bezorgen. Waar vindt u de formulieren met een overschrijvingsstrook? Zogenaamde STOOV-A4-formulieren met overschrijvingsstrook kunt u aanvragen bij de Dienst Kas en Betalingen van KU Leuven (kas_en_betalingen@kuleuven.be). U rekent hiervoor best op een termijn van ongeveer twee weken. Administratie en onthaal universiteitsfonds@kuleuven.be 11

12 Het financiële luik Hoe kan een bedrijf uw fonds sponsoren? Elk bedrijf of organisatie kan u steunen door middel van sponsoring. Daarvoor zijn er twee mogelijkheden: Sponsoring in het kader van mecenaat: Hiertegenover staat louter een vermelding van het logo van het sponsorende bedrijf op de website van het. Neem voor sponsoring in het kader van mecenaat contact op met onze juridische dienst. Sponsoring in het kader van een evenement: Het is mogelijk dat een bedrijf uw evenement wenst te sponsoren. U maakt dan een sponsordossier op met sponsorpakketten. Als fondsbeheerder zorgt u voor de returns die beloofd worden in het sponsorpakket. Onze medewerker events kan u voorbeelden bezorgen van sponsordossiers en bekijkt uw dossier graag na. Hoe kunt u het aantal giften te weten komen? U kunt een giftenlijst opvragen via uw eigen financiële antenne. Opgelet: die lijst bevat beperkte naamsgegevens en soms onvolledige adressen van de schenkers. Wilt u toch over die bijkomende informatie beschikken, neem dan contact op met het. We helpen u ook graag verder mocht u niet weten wie uw financiële antenne is. Heeft u vragen m.b.t. de overhead? Een gift voor een studiebeurs gaat integraal naar het fonds dat die uitreikt. Voor elke andere gift gaat 88 procent rechtstreeks naar het goede doel dat gesteund wordt. De overige 12 procent gaat voor de ene helft naar KU Leuven en voor de andere helft naar het zodat we een optimale dienstverlening kunnen garanderen. Op die manier kunnen we de meer dan 250 fondsen en leerstoelen organisatorisch en juridisch ondersteunen, de duizenden giften verwerken en fiscale attesten bezorgen aan de schenkers. Bovendien willen we de communicatie met onze schenkers levendig houden. Het gaat dus om geld dat opnieuw geïnvesteerd wordt in fondsenwerving en in de goede werking van KU Leuven. 12

13 In de kijker: legaten Een legaat of duolegaat aan KU Leuven Schenkers en sympathisanten kunnen een deel van hun vermogen, dan wel hun volledige nalatenschap bij testament overmaken aan KU Leuven. Dat kan onder de vorm van een algemeen legaat waarbij KU Leuven geroepen is tot alle goederen die men nalaat op datum van overlijden. De tweede vorm, een legaat ten algemene titel, veronderstelt dat KU Leuven gerechtigd is voor een bepaald gedeelte van de goederen van de erflater (bv. de helft, een derde, al de roerende goederen, al de onroerende goederen of een bepaald deel van de (on)roerende goederen). Tenslotte is een bijzonder legaat mogelijk, waarbij een specifiek goed wordt toebedeeld aan KU Leuven, bijvoorbeeld een geldsom of een waardevolle collectie of een specifiek onroerend goed. De bestemming binnen KU Leuven is vrij te kiezen door de testator. Men kan iets nalaten aan een bepaalde afdeling, dienst of onderzoek binnen KU Leuven waarmee men een bijzondere band of affiniteit heeft. Uiteraard kan men ook een fonds opnemen als begunstigde. De juiste verwoording en opname van deze bestemming in het testament is van groot belang teneinde de wens van de overledene achteraf correct te kunnen uitvoeren. Een duolegaat is een speciaal type legaat. Men legateert dan een deel van zijn nalatenschap aan KU Leuven, en het overige deel aan (verre) familieleden of personen waarmee men geen verwantschap heeft. In het testament wordt gestipuleerd dat KU Leuven de erfbelasting dient te betalen, niet enkel op haar deel, maar ook op hetgeen aan de andere erfgenamen toekomt. Dit is bijzonder interessant als er geen erfgenamen in rechte lijn zijn. KU Leuven betaalt namelijk slechts 8,5 procent erfbelasting op haar deel in plaats van de gemiddelde 50 procent die verre familie of derden betalen. Op deze manier houden laatstgenoemden netto meer over van hun erfdeel en verkrijgt KU Leuven eveneens extra inkomsten. Om toe te zien op een evenwichtige verhouding en formulering verwijzen we u graag door naar onze juridische dienst. De extra middelen die KU Leuven uit legaten ontvangt zijn heel gevarieerd en verschillen van jaar tot jaar. De universiteit bekijkt ze als mooie geschenken, die haar de kans geven om onderzoeksdromen en projecten te realiseren. 13

14 In de kijker: legaten Contacten met nabestaanden Bij de afwikkeling van een nalatenschapsdossier zullen onze juristen steeds de boodschap van KU Leuven als goed doel uitdragen naar de nabestaanden. Hierbij wordt de nadruk gelegd op het feit dat de overledene via zijn/haar bijdrage het mede mogelijk maakt om bepaalde onderzoeksen onderwijsdoelstellingen te realiseren. Naargelang de omstandigheden en op basis van de betrokkenheid en interesse vanwege de nabestaanden zullen ook zij worden opgenomen in het databestand van het zodat we ze op de hoogte kunnen houden van onze activiteiten. Als er belangstelling is voor een nauwer contact met het fonds, hetwelk als begunstigde werd benoemd, zal onze dienst ervoor zorgen dat de fondsbeheerder hiervan in kennis wordt gesteld. Testament.be Het is van bij de start betrokken bij Testament.be, een groepscampagne van ruim honderd goede doelen en maatschappelijke instellingen. Ze wil het taboe rond het opstellen van een testament doorbreken en mensen bewustmaken van het belang om een goed doel op te nemen in hun testament. Langs die weg krijgt het jaarlijks een honderdtal vragen binnen. Elk van die mensen krijgt van ons een jaaroverzicht van onze dienst opgestuurd. 14

15 In de kijker: legaten Juristen ter beschikking Elk jaar krijgt het ruim 150 vragen over legateren. Ook u en uw schenkers mogen ons altijd contacteren. Uiteraard behandelen we alle vragen met de nodige discretie. Onze juristen geven graag advies bij de correcte opstelling van een testament. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk dat KU Leuven, de overkoepelende rechtspersoon, in het testament als legataris benoemd wordt omdat KU Leuven kan genieten van het verlaagde tarief van 8,5 procent erfbelasting. Vervolgens kan men wel de precieze bestemming binnen KU Leuven aanduiden. Indien u gecontacteerd wordt door iemand die overweegt om een testament op te maken, verzoeken wij u om deze persoon in contact te brengen met de juridische dienst van het : Nadine Loenders, hoofd juridische dienst - nadine.loenders@kuleuven.be Lotte Rudel, juridisch adviseur lotte.rudel@kuleuven.be Claudia Nogueira, juridisch medewerker claudia.nogueira@kuleuven.be Shiri Roelofs, juridisch medewerker shiri.roelofs@kuleuven.be Infonamiddag Elk jaar organiseert het een informatienamiddag, waarop onze juridische adviseurs en enkele notarissen uitleg geven over schenkingen en legaten. De uiteenzettingen worden afgesloten met een levendige vragenronde. De infonamiddag vindt elk jaar plaats in het voorjaar. Een brochure van uw fonds Heeft u een specifieke folder van uw fonds, bezorg ons dan zeker minstens 20 exemplaren. Wanneer geïnteresseerde schenkers op bezoek komen, kunnen we hen al informatie over uw fonds bezorgen. Bovendien nemen we alle beschikbare folders mee naar onze infonamiddag over schenkingen en legateren aan KU Leuven. 15

16 Nieuwe wet op de privacy In mei 2018 ging de verstrengde Europese wetgeving op de privacy in voege. Iedereen die communiceert met en over schenkers moet zich hiervan bewust zijn. Het heeft een tekst over het privacybeleid opgesteld. Klik hier voor meer informatie. Voor fondsbeheerders hebben we alles toegelicht in de volgende slides. Leen Imbrechts en Lotte Rudel 16

17 Algemeen A/ Wat is GDPR? B/ Welke rechten hebben personen? C/ Wat als GDPR niet wordt gerespecteerd? GDPR en KU Leuven A/ Werken aan verantwoordelijkheid en transparantie B/ Privacyverklaring GDPR en het GDPR en fondsen aan KU Leuven A/ Gegevens gebruiken en uitwisselen B/ Gegevens openbaar maken 17

18 A/ Wat is GDPR? Algemeen De Europese privacywetgeving, de General Data Protection Regulation (GDPR) of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) regelt hoe er moet worden omgegaan met persoonsgegevens Doelstelling: privacy van de burger te beschermen Meeste hiervan is niet nieuw, want privacywet in België bestaat al sinds 1992, maar die was niet aangepast aan de digitale evoluties Belangrijkste regel is dat organisaties uw gegevens niet zomaar mogen opslaan, verzamelen en gebruiken. Enkel gegevens die nodig zijn voor een goede dienstverlening mogen gevraagd worden B/ Welke rechten hebben personen De persoon moet toestemming geven vooraleer zijn gegevens mogen worden opgeslagen, verzameld en gebruikt, tenzij de organisatie een wettelijke grond kan inroepen (bijvoorbeeld voor het : het afleveren van een fiscaal attest) De toestemming moet specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn De persoon heeft recht om zijn gegevens in te kijken, te laten verbeteren of te laten wissen De persoon kan een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit C/ Wat als GDPR niet wordt gerespecteerd? De persoon moet toestemming geven vooraleer zijn gegevens mogen worden opgeslagen, verzameld en gebruikt, tenzij de organisatie een wettelijke grond kan inroepen (bijvoorbeeld voor het : het afleveren van een fiscaal attest) De toestemming moet specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn De persoon heeft recht om zijn gegevens in te kijken, te laten verbeteren of te laten wissen De persoon kan een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit 18

19 / Werken aan verantwoordelijkheid en transparantie GDPR en KU Leuven Informeren en sensibiliseren van alle medewerkers over het doel, de reikwijdte en belang van conformering aan GDPR Register van verwerkingsactiviteiten uitgewerkt Aanstellen van een privacyteam met vertegenwoordigers uit juridische diensten, dienst ICTS, dienst interne controle + lokale aanspreekpunten B/ Privacyverklaring Lancering nieuwe website: Ingeval van concrete vragen/klachten : doorverwijzen naar voormelde website Uw rechten > Uitoefening van uw rechten > Aanvraagformulier GDPR en het Lancering nieuwe website: Ingeval van concrete vragen/klachten : doorverwijzen naar voormelde website Uw rechten > Uitoefening van uw rechten > Aanvraagformulier Aanvullen van het register = opportuniteit om al onze activiteiten in kaart te brengen Zorgen dat al onze eigen processen compliant zijn aan GDPR - Opt-out (uitschrijf mogelijkheid) bij communicatie Opstellen van een privacyverklaring voor schenkers Sensibiliseren van stakeholders 19

20 A/ Gegevens gebruiken en uitwisselen GDPR en fondsen van KU Leuven Nieuwe schenkers mogen aangeschreven worden. Het houdt bij van welke schenkers er een opt-out voor communicatie is verkregen. Deze personen mogen niet meer aangeschreven worden. Het mag geen gegevens delen met derden, tenzij de schenker zijn toestemming hiertoe uitdrukkelijk heeft gegeven. Wanneer er gewerkt wordt met een gestructureerde mededeling (VGS) voor giften naar aanleiding van een feest of levensgebeurtenis dan zullen enkel de namen en een globaal bedrag (en evt. het aantal stortingen) gecommuniceerd kunnen worden met de organisator, maar geen lijst met de gedetailleerde bedragen per schenking. De statuten zullen uitgebreid worden met een vertrouwelijkheidsverklaring voor de leden van het beheerscomité van een fonds, zodanig dat de nodige garanties worden ingebouwd omtrent deze schenkersgegevens. De verleende informatie mag niet gebruikt worden voor andere doeleinden. Er mag geen uitwisseling plaatsvinden van data tussen KU Leuven en externe organisaties (bijvoorbeeld vzw s) : Het aanschrijven van schenkers van een KU Leuven Fonds moet steeds en exclusief gebeuren vanuit KU Leuven. B/ Gegevens openbaar maken Gegevens van schenkers (naam, foto, ) mogen nooit gepubliceerd worden zonder de expliciete toestemming van de schenker. Bijvoorbeeld : in het jaaroverzicht, in de nieuwsbrief, op een website, Men mag dus niet meedelen aan de schenker dat zijn naam zal vermeld worden, tenzij hij aangeeft dit niet te wensen, maar het dient precies andersom te gebeuren : de naam mag niet vermeld worden, tenzij er een voorafgaandelijke uitdrukkelijke toestemming werd gegeven. 20

21 KU Leuven KU Leuven University Fund Minderbroedersstraat 5 bus Leuven tel.: 016/ fax: 016/ universiteitsfonds@kuleuven.be Vanaf 5 personen geven wij een infosessie rond onze werking Mail naar universiteitsfonds@kuleuven.be 21