CVDR. Nr. CVDR304750_1

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Werk en Inkomen Lekstroom. Nr. CVDR304750_1 2 mei 2017 Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Werk en Inkomen Lekstroom Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Werk en Inkomen Lekstroom; gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling Werk en Inkomen Lekstroom en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden besluitvast te stellen de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vande G>emeenschappelijke Regeling Werk en Inkomen Lekstroom Hoofdstuk 1 Definities Artikel 1. Begrippen In deze verordening wordt verstaan onder: 1.Dienst Het openbaar lichaam Werk en Inkomen Lekstroom als organisatorische eenheid 2.Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van Werk en Inkomen Lekstroom en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. 3.Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van Werk en Inkomen Lekstroom, teneinde te komen tot een goed inzicht in: de financieel-economische positie; het financiële beheer; de uitvoering van de begroting; het afwikkelen van vorderingen en schulden; alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover. 4.Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. 5.Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten door Werk en Inkomen Lekstroom. 6.Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving van de door het algemeen en dagelijks bestuur genomen besluiten en het vastgestelde beleid. 7.Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. Doeltreffendheid: de mate waarin Werk en Inkomen Lekstroom erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk te bereiken. Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording Kaderstellen Artikel 2. Begroting Het algemeen bestuur stelt de begroting vast en daarmee de kaders voor het begrotingsjaar. Daarvoor gelden de in Werk en Inkomen Lekstroom en in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten genoemde termijnen. 1

2 Artikel 3. Verdeling van de kosten 1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de kosten aan de afzonderlijke gemeenten. 2. De verdeling van de kosten vindt plaats op de wijze zoals in de Gemeenschappelijke Regeling Werk en Inkomen Lekstroom is vermeld. Artikel 4. Uitvoering begroting a.het dagelijks bestuur kan nadere regels stellen die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. b.het dagelijks bestuur draagt ten aanzien van de raming er zorg voor dat: a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan gemeenten; b. de budgetten uit de raming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie. c.het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de lasten zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden. Beheersing en Interne controle Artikel 5. Interne controle 1. Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel. 2. De resultaten van alle toetsen en alle plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden. 3. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de periodieke interne toetsing van bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en op de rechtmatigheid van beheershandelingen. Rapportage en Verantwoording Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van Werk en Inkomen Lekstroom over de eerste zes maanden van het lopende boekjaar. 2. De tussentijdse rapportage wordt uiterlijk op 1 augustus van het lopende boekjaar aan het algemeen bestuur aangeboden. 3. Indien de tussentijdse rapportage aanleiding geeft voor een begrotingswijziging wordt deze gelijktijdig met de tussentijdse rapportage aangeboden. 4. De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de indeling van de begroting. 5. De tussentijdse rapportage gaat in op afwijkingen, voor wat betreft de baten en lasten, de investeringen en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van: a. de ontvangen budgetten betreffende door de dienst uit te voeren regelingen; b. realisatie op begrote subsidieverwachtingen; c. lasten die een direct gevolg hebben voor de bijdragen van de gemeenten. 6. Het dagelijks bestuur informeert in ieder geval vooraf het algemeen bestuur en neemt pas een besluit, nadat het algemeen bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake: a. investeringsuitgave groter dan ,=; b. aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan ,=; c. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties -anders dan ingevolge de Wet Werk en Bijstand, de IOAW, de IOAZ en het Bijstandsbesluit Zelfstandigen groter dan ,=; 7. Het dagelijks bestuur informeert vooraf het algemeen bestuur en neemt pas een besluit nadat het algemeen bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen indien het dagelijks bestuur nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan ,=. Artikel 7. Jaarstukken 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een adequate vertaling van beleid naar de realisatie. 2. Het dagelijks bestuur legt uiterlijk op 1 april volgend op het boekjaar verantwoording af over de uitvoering van de begroting. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan: 2

3 a. wat is bereikt; b. welke producten zijn geleverd; c. wat de kosten zijn; d. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen. 3. Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de begroting of de beleidsdoelen voor het lopende jaar bijstelling behoeven. Hoofdstuk 3. Financiële positie Kaderstellen Artikel 8. Financiële positie 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de gemeenteraden hebben besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen. 2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld. 3. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten. Dit doet het algemeen bestuur door vaststelling van de begroting, waarin de financiële gevolgen van het gevoerde beleid uiteen zijn gezet. Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa 1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in 5 jaar afgeschreven. 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. 3. De termijn van afschrijving van vaste activa wordt vastgesteld bij het besluit tot verwerving van de betreffende activa. 4. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan worden niet geactiveerd. Artikel 10. Reserves en voorzieningen 1. Het dagelijks bestuur biedt eenmaal per vier jaar de notareserves en voorzieningen ter vaststelling aan het algemeen bestuur aan. 2. De nota behandelt: a. de vorming en besteding van reserves; b. de vorming en besteding van voorzieningen; c. de toerekening van rente over de reserves. Artikel 11. Kostprijsberekening 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de tarieven van Gemeenschappelijke Regeleing- Werk en Inkomen Lekstroom wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door de dienst verleende diensten. 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en de compensabele BTW. Artikel 12. Financieringsfunctie 1. Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor een juiste uitvoering van de richtlijnen zoals vastgelegd in het door het algemeen bestuur vast te stellen Treasurystatuut. 2. De regels ter uitvoering van de taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening worden in het Treasurystatuut vastgelegd en worden eens per vijf jaar aangepast aan de geactualiseerde gegevens en door het algemeen bestuur vastgesteld. 3. Bij de begroting en in het jaarverslag wordt in een treasuryparagraaf ingegaan op het financieringsbeleid. Hierin komen tenminste aan de orde: de kasgeldlimiet, de rente risiconorm, de omvang en de samenstelling van het vreemd en eigen vermogen, de omvang en samenstelling van de (materiële en financiële) activa, de liquiditeitspositie en -planning en de meerjarige financieringsbehoefte. Artikel 13. Registratie bezittingen, activa en vermogen 1. Het dagelijkse bestuur draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen vanwerk en Inkomen Lekstroom systematisch worden gecontroleerd. 3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden. 3

4 Hoofdstuk 4. Paragrafen in begroting en jaarstukken Artikel 14. Weerstandsvermogen en risicomanagement 1. Het dagelijks bestuur neemt in de risicoparagraaf van de begroting en van de jaarstukken op, de risico's van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen. 2. Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen. Artikel 15. Financiering Bij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van: a. de kasgeldlimiet; b. de renterisico norm; c. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor het komende jaar; d. de rentevisie en e. de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie. Artikel 16. Bedrijfsvoering In de bedrijfsvoeringparagraaf wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringparagraaf van de jaarstukken wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen. Daarbij wordt speciale aandacht gegeven aan: aantal personeelsleden in dienst onderverdeeld naar leeftijd en beloningsschaal; de instroom, uitstroom en het percentage ziekteverzuim van personeel; de directe loonkosten; de personeelskosten; de kosten inleenkrachten; de kosten van ingehuurde externen; de huisvestingskosten; de automatiseringskosten; vernieuwing, uitbreiding, herstructurering, reorganisatie en inkrimping, de huisvesting, het materieel en de automatiseringssystemen; onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid. Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen 1. Het dagelijks bestuur biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud kapitaalgoederen aan, indien deze aanwezig zijn. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor de vaste activa en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. Het algemeen bestuur stelt de nota vast. 2. Bij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud aan de vaste activa. Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en administratie Artikel 18. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a.het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de dienst; b.het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, vorderingen,schulden, enzovoorts; c.het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties; d.het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; e.het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; f.de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen. Artikel 19. Financiële organisatie De administratie is zodanig van opzet en werking dat: a.de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving; 4

5 b.de vereiste informatie verstrekt wordt aan de in de dienst participerende gemeenten, het rijk en de provincie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan de dienst. Artikel 20. Aanbesteding en inkoop Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie. Hoofdstuk 6. Slotbepalingen Artikel 21. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag van bekendmaking en werkt terug tot 1 januari Artikel 22. Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als Financiële verordening Gemeenschappelijke RegelingWerk en Inkomen Lekstroom. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Werk en Inkomen Lekstroom gehouden op 20 juni de secretaris, de voorzitter, R. Esser C. van Dalen Algemene toelichting De verordening ex artikel 212 Gemeentewet van Gemeenschappelijke RegelingWerk en Inkomen Lekstroom is gebaseerd op de korte versie van de modelverordening van de VNG. De verordening is bedoeld om op hoofdlijnen de spelregels voor het financiële beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer te regelen. Met de financiële verordening creëert het algemeen bestuur waarborgen voor de kwaliteit van de financiële functie van de dienst en wordt een nadere invulling gegeven aan de verantwoording van het dagelijks bestuur aan de algemeen bestuur. Er is gekozen voor een verordening op hoofdlijnen waarin alleen de noodzakelijke kaders worden opgenomen. Op deze wijze wordt voorkomen dat het algemeen bestuur ondersneeuwt in de details. Geldende wettelijke kaders zijn het uitgangspunt geweest voor het opstellen van de verordening. Zaken die in de Gemeentewet, de Wet Fido, het Besluit Begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV), het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG) en overige regelgeving worden voorgeschreven, worden in de verordening ex artikel 212 niet herhaald. 5