Reglement omgaan met een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid

Transcriptie

1 Reglement omgaan met een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid Deze regeling is bedoeld voor werknemers die het gevoel hebben niet terecht te kunnen bij hun direct leidinggevende of het hogere management om een bepaalde misstand te bespreken. In de volksmond wordt dit een klokkenluiderregeling genoemd. Het is uitdrukkelijk de bedoeling dat de organisatie eerst de kans krijgt om iets aan de misstand te doen voordat het vermoeden naar buiten wordt gebracht (bijvoorbeeld richting media). Dat vermoeden moet wel gebaseerd zijn op redelijke gronden om te voorkomen dat we op een verkeerde manier met elkaar om gaan. Ik nodig iedereen uit om een vermoeden van een misstand te melden. In dit reglement lees je hoe je dat kunt doen. De klokkenluiderregeling is van toepassing op alle medewerkers van TBV Wonen en vloeit voort uit de Governancecode. Alle medewerkers van TBV Wonen, kunnen klachten over onethisch gedrag, en/of bedenkingen over de opzet of werking van TBV Wonen vertrouwelijk melden aan de directeur-bestuurder en laten voorleggen aan de Commissie Gedragscode. Het reglement geeft de regels van hoe en bij wie te melden en op welke wijze een melding zal worden behandeld. De klokkenluiderregeling is niet van toepassing op klachten van derden. Onder 'derden' wordt in dit verband verstaan iedere persoon die niet aan TBV Wonen is verbonden. Derden die een klacht wensen in te dienen over een (vermeende) misstand binnen TBV Wonen, over een (vermeende) misslag in de taakuitoefening of een medewerker van TBV Wonen, kan zich schriftelijk richten tot: TBV Wonen T.a.v. directeur-bestuurder Postbus AJ Tilburg Klokkenluiderregeling februari

2 Algemene bepalingen Klokkenluiderregeling Artikel 1 Begripsbepalingen 1 Medewerker Iedereen die bij TBV Wonen werkzaam is. Inbegrepen zijn stagiaires en tijdelijke medewerkers die werkzaamheden verrichten voor TBV Wonen. 2 Commissie Gedragscode De Commissie die meldingen behandelt inzake (een vermoeden van) een misstand of onregelmatigheid bij TBV Wonen. 3 Melding Het zich wenden tot de directeur-bestuurder naar aanleiding van (een vermoeden van) een misstand of onregelmatigheid bij TBV Wonen. 4 Melder De medewerker die zich wendt tot de directeur-bestuurder naar aanleiding van (een vermoeden van) een misstand of onregelmatigheid bij TBV Wonen. 5 Vermoeden van een misstand of onregelmatigheid Er is sprake van een misstand als: een (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een strafbaar feit; (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid; (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen; (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten; (dreigende) schending van andere regels dan een wettelijk voorschrift; (dreigende) verspilling van overheidsgeld; Een dreiging van het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over hierboven genoemde feiten. Een vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid van algemene, operationele of financiële aard die plaats vindt onder verantwoordelijkheid van de organisatie en als zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt. 6 Betrokkene Onder betrokkene (of betrokkenen) wordt verstaan een medewerker op wie de melding betrekking heeft. Klokkenluiderregeling februari

3 Artikel 2 Toepassing Reglement 1 Dit Reglement is van toepassing op medewerkers van TBV Wonen, zoals hierboven gedefinieerd. 2 Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer 1 Een werknemer kan een extern adviseur, of de afdeling Advies van het Huis voor Klokkenluiders, in vertrouwen raadplegen over het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. 2 De werknemer kan een interne (of externe) vertrouwenspersoon raadplegen over het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. 3 De werkgever zorgt er voor dat de vertrouwenspersoon niet wordt benadeeld als gevolg van deze taak. Onder benadeling als bedoeld in lid 3 wordt in ieder geval verstaan het nemen van een benadelende maatregel, zoals: a) het verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek; b) het tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een tijdelijk dienstverband; c) het niet omzetten van een tijdelijk dienstverband in een vast dienstverband; d) het treffen van een disciplinaire maatregel; e) het opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of collega s van de melder; f) de opgelegde benoeming in een andere functie; g) het uitbreiden of beperken van de taken van de melder, anders dan op eigen verzoek; h) het verplaatsen of overplaatsen van de melder, anders dan op eigen verzoek; i) het weigeren van een verzoek tot het verplaatsen of overplaatsen van de melder; j) het wijzigen van de werkplek of het weigeren van een verzoek daartoe; k) het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning, bonus, of toekenning van vergoedingen; l) het onthouden van promotiekansen; m) het niet accepteren van een ziekmelding, of het de werknemer als ziek geregistreerd laten; n) het afwijzen van een verlofaanvraag; o) het verlenen van verlof, anders dan op eigen verzoek. Artikel 3 Taken/bevoegdheden directeur-bestuurder 1 De directeur-bestuurder heeft tot taak te waarborgen dat een zorgvuldige behandeling plaatsvindt van meldingen en dat de mening van de melder ten aanzien van (signalen van) misstanden of onregelmatigheden zorgvuldig wordt gewogen. Eveneens heeft de directeurbestuurder tot taak te waarborgen dat de mening van de betrokkene(n) ten aanzien van de melding zorgvuldig wordt gewogen. 2 Tot de taken/bevoegdheden van de directeur-bestuurder behoren: a) het fungeren als aanspreekpunt voor de melder; b) het begeleiden en van advies dienen van de melder; c) het (mede) zorgdragen dat de melder niet wordt geschaad in zijn functioneren of carrière binnen TBV Wonen; d) het (mede) zorgdragen dat de melding vertrouwelijk wordt behandeld, Klokkenluiderregeling februari

4 e) het inwinnen van inlichtingen die noodzakelijk zijn om tot een goed inzicht te komen omtrent de gedane melding; f) in overleg met melder en betrokkene tot een oplossing te komen; g) het installeren van de Commissie Gedragscode en de individuele leden daarvan; h) waarborgen dat de leden van de Commissie Gedragscode niet benadeeld worden als gevolg van deze taak. Commissie Gedragscode Artikel 4 Instelling 1 De omvang en samenstelling van de Commissie moet voldoende zijn voor de gestelde taak en wordt geïnstalleerd door de directeur-bestuurder. De commissieleden mogen niet betrokken zijn bij de melding. De directeur-bestuurder maakt onverwijld melding bij de melder over de instelling van de Commissie Gedragscode. 2 De Commissie waarborgt dat de mening van de melder ten aanzien van (signalen van) misstanden of onregelmatigheden zorgvuldig wordt gewogen. 3 De Commissie rapporteert aan de directeur-bestuurder over de door haar behandelde zaak. 4 De Commissie wordt bijgestaan door een door de directie daartoe aangewezen ambtelijk secretaris, die geen deel uitmaakt van de Commissie. De ambtelijk secretaris heeft geen stemrecht en verleent slechts secretariële en procedurele ondersteuning. Artikel 5 Doen van een melding 1 De medewerker die geconfronteerd is met (signalen van) misstanden of onregelmatigheden, kan advies inwinnen bij de directeur-bestuurder. Als de directeurbestuurder niet direct een advies kan geven, spreken beiden af binnen welke termijn de directeur-bestuurder zijn advies geeft. Van dit advies wordt geen vastlegging gemaakt en wordt vervolgens niet als melding in behandeling genomen. 2 De werknemer kan het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid melden bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen, of een Vertrouwenspersoon indien: a) hij/zij het niet eens met het advies van bestuurder; b) hij/zij geen advies heeft ontvangen binnen de afgesproken termijn; c) het vermoeden van een misstand de directeur-bestuurder van TBV Wonen betreft. 3 Wanneer naar aanleiding van het inwinnen van een advies inzake (signalen van) misstanden of onregelmatigheden de medewerker besluit over te gaan tot melding, dan vindt deze melding plaats overeenkomstig hetgeen is gesteld in artikel 7 lid 3 tot en met 6. 4 De medewerker die geconfronteerd is met (signalen van) misstanden of onregelmatigheden, kan mondeling of schriftelijk een melding doen bij de directeurbestuurder. Een mondelinge melding moet alvorens deze in behandeling wordt genomen, schriftelijk worden vastgelegd. 5 Een schriftelijke melding vindt plaats, waarbij de volgende informatie wordt vastgelegd: - De omschrijving van (signalen van) de misstand of onregelmatigheid; - De naam van betrokkene(n); Klokkenluiderregeling februari

5 - De terzake door de melder ondernomen stappen en eventuele daarop betrekking hebbende schriftelijke stukken. Deze stukken worden dan aan de directeurbestuurder overgelegd; - Een mededeling of de betrokkene is gekend in het doen van de melding. 6 Indien niet is voldaan aan een van de eisen gesteld in lid 4, wordt de melder gedurende een termijn van twee weken alsnog in de gelegenheid gesteld dit verzuim te herstellen. 7 De melding kan te allen tijde worden ingetrokken. In dat geval wordt de behandeling van de melding door de directeur-bestuurder beëindigd, tenzij de directeur-bestuurder van mening is dat de melding beslist opvolging behoeft. In bijzondere situaties(met name als gevolg van zwaarwichtige persoonlijke overwegingen), door de directeur-bestuurder te beoordelen, kan een anonieme melding worden geaccepteerd. In de behandeling van een anonieme melding is de directeur-bestuurder niet gehouden om bepalingen in het reglement te volgen waar hij/zij als gevolg van het feit dat de melding anoniem is gedaan niet toe in staat is. 8 De melder en betrokkene ontvangen een exemplaar van deze regeling. Artikel 6 Ontvankelijkheid melding 1 Na ontvangst van de melding stuurt de directeur-bestuurder een bericht van ontvangst aan de melder. 2 De directeur-bestuurder beslist zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen een week, of de melding ontvankelijk is. 3 Een melding is niet-ontvankelijk, indien: a) de melder of betrokkene niet valt onder de begripsbepaling van medewerker als vermeld in artikel 1, lid 1, of b) de melding niet voldoet aan de in artikel 5 lid 3 en 4 vermelde eisen of c) de melding niet valt onder de begripsbepaling van onethisch gedrag, en/of bedenkingen over de opzet of werking van TBV Wonen (artikel 1 lid 6). 4 Het niet-ontvankelijk verklaren van een melding dient onverwijld schriftelijk en/of per en met redenen omkleed aan de melder te worden medegedeeld. 5 Indien de melding ontvankelijk is wordt de melder hiervan onverwijld schriftelijk en/of per e- mail op de hoogte gesteld evenals van de verdere afhandeling van de melding. 6 De verantwoordelijke leidinggevende wordt door de directeur-bestuurder op de hoogte gesteld van de melding. Dit geschiedt door toezending van een afschrift van de melding. Deze leidinggevende krijgt opdracht alle informatie vertrouwelijk te behandelen en te handelen in de geest van onderhavig reglement. Indien betrokkene nog niet op de hoogte is van de melding zal de directeur-bestuurder de betrokkene eerst mondeling inlichten vóór toezending van het afschrift van de melding. Artikel 7 Werkwijze door directeur-bestuurder 1 De directeur-bestuurder onderzoekt de melding in eerste instantie door met melder de situatie door te spreken en nader te bezien of, en zo ja, welke vervolgstappen genomen kunnen worden. De medewerker kan zich laten bijstaan door een vertrouwenspersoon. Klokkenluiderregeling februari

6 2 Indien nodig onderzoekt de directeur-bestuurder de melding verder door betrokkene te horen en/of andere deskundigen te raadplegen. 3 Indien van toepassing kan de directeur-bestuurder (signalen van) misstanden of onregelmatigheden zelfstandig in overleg met de melder afhandelen en de melding afsluiten. 4 Indien de melding gecompliceerd is, is de directeur-bestuurder verplicht de Commissie Gedragscode in te schakelen. De melder wordt hiervan onverwijld op de hoogte gesteld. 5 Een melding is gecompliceerd, wanneer: a) er sprake is van een ernstige overtreding van onderhavige code; b) er sprake is van ernstige aanmoedigingen om regels te overtreden; c) de directeur-bestuurder van mening is dat de aard van de te geven of afgegeven verklaring niet juist is; d) er in goed overleg tussen melder, betrokkene en directeur-bestuurder geen oplossing gevonden kan worden en/of e) er sprake is van ernstige bedenkingen ten aanzien van de opzet of werking van TBV Wonen. 6 De directeur-bestuurder maakt een vastlegging van wat besproken is, evenals van de oplossing die gevonden is. De directeur-bestuurder ziet erop toe dat een melding wordt opgelost dan wel wordt overgedragen aan de Commissie Gedragscode. 7 Indien de directeur-bestuurder van de Commissie conform artikel 8 een besluit ontvangt, deelt deze binnen een week zijn besluit aan melder mede. Als wordt afgeweken van het besluit van de Commissie, wordt dit schriftelijk aan de melder en de Commissie gedragscode toegelicht. Artikel 8 Werkwijze en rapportering Commissie Gedragscode 1 De Commissie onderzoekt de melding door melder, betrokkene en eventueel anderen te horen, daarbij gebruik makend van de bevindingen van de directeur-bestuurder. 2 Melder, betrokkene en anderen, zijn verplicht gehoor te geven aan de schriftelijke (per e- mail gedane) oproep van de Commissie om te worden gehoord. 3 De Commissie kan, indien zij dit noodzakelijk acht, advies inwinnen bij (interne en externe) deskundige(n). 4 Van ieder overleg door de Commissie wordt een verslag gemaakt dat door de gehoorde (i.c. melder, betrokkene of andere gehoorde personen) voor akkoord dient te worden ondertekend en teruggestuurd aan de Commissie, uiterlijk binnen een week na ontvangst van het verslag en al dan niet voorzien van kanttekeningen. Indien de gehoorde ondertekening weigert, wordt dit en de eventuele reden hiervan in het verslag vermeld. 5 Indien niet wordt voldaan aan de termijn die is vermeld in artikel 8 lid 4 wordt het verslag geacht te zijn vastgesteld en voor akkoord te zijn bevonden zonder kanttekeningen, tenzij betrokkene zich kan beroepen op overmacht. 6 Gedurende het onderzoek door de Commissie kunnen, naast de Commissieleden, uitsluitend de melder, betrokkene en directeur-bestuurder kennis nemen van alle ondertekende verslagen van de hoorgesprekken. Uitgangspunt bij het onderzoek is het principe hoor en wederhoor. Klokkenluiderregeling februari

7 Werknemers mogen op verzoek van de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs noodzakelijk achten dat de onderzoekers daar in hun onderzoek kennis van nemen. 7 De Commissie kan slechts het eindadvies vaststellen bij aanwezigheid van de meerderheid van de commissieleden. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt, bepaalt de voorzitter van de Commissie het uiteindelijke advies. 8 Binnen twee weken na afronding van haar onderzoek zendt de Commissie aan de directeur-bestuurder en melder een rapport van bevindingen met het advies aan de directeur-bestuurder. 9 Het rapport van bevindingen dient deugdelijk gemotiveerd te zijn en bevat de verslagen van de gevoerde hoor- en wederhoor gesprekken. 10 Het rapport van bevindingen en het advies van de Commissie aan de directeurbestuurder is niet openbaar. 11 De Commissie ziet er op toe dat het onderzoek binnen twee weken na ontvangst van de melding bij de Commissie is voltooid. Deze termijn kan met maximaal twee keer twee weken worden verlengd, indien de Commissie daartoe gronden aanwezig acht. Een besluit hiertoe dient gemotiveerd en onverwijld ter kennis te worden gebracht van melder, betrokkene en de directeur-bestuurder. 12 Het advies van de Commissie is niet bindend voor de directeur-bestuurder en/of melder. Artikel 9: Externe melding Na het doen van een interne melding van een vermoeden van een misstand, kan de melder een externe melding doen indien: a. de melder het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 12 en van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd; 2. De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand indien het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van: a) acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; b) een redelijk vermoeden dat de hoogste verantwoordelijke binnen de organisatie van de werkgever bij de vermoede misstand betrokken is; c) een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne melding; d) een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal; e) een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; f) een plicht tot directe externe melding. 3. De melder kan de externe melding doen bij een externe instantie die daarvoor naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt. Onder externe instantie wordt in ieder geval verstaan: a) een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten; Klokkenluiderregeling februari

8 b) een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift; c) een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders. Overige bepalingen Artikel 10 Beschermende bepaling De directeur-bestuurder draagt er zorg voor dat de melder vanwege zijn melding op geen enkele wijze wordt benadeeld in zijn (rechts)positie en dat de nodige maatregelen worden genomen om dit te waarborgen. a Onder benadeling wordt verstaan: Het verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek. Het tussentijds beëindigen of niet verlengen van een tijdelijk dienstverband. Het treffen van een disciplinaire maatregel. Het opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of collega s van de melder. De opgelegde benoeming in een andere functie. Het uitbreiden of beperken van de taken van de melder, anders dan op eigen verzoek. Het wijzigen van de werkplek van de melder, anders dan op eigen verzoek. Het onthouden van een salarisverhoging, incidentele beloning, bonus of toekenning vergoedingen. Het onthouden van promotiekansen. Het niet accepteren van een ziekmelding of de melder als ziek geregistreerd laten. Het afwijzen van een verlofaanvraag. b Van benadeling is ook sprake als er een redelijke grond aanwezig is om de melder aan te spreken op zijn functioneren of een benadelende maatregel jegens hem te nemen, maar de maatregel niet in redelijke verhouding staat tot die grond. c Indien de werkgever jegens de melder binnen afzienbare tijd na het doen van een melding overgaat tot het nemen van een benadelende maatregel, motiveert hij waarom hij deze maatregel nodig acht en deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw melden van een vermoeden van een misstand. d De werkgever zorgt er voor dat de leidinggevenden en collega s van de melder zich onthouden van iedere vorm van benadeling die het persoonlijk of professioneel functioneren van de melder belemmert. Hieronder wordt in ieder geval verstaan: Pesten, negeren en uitsluiten van de melder. Het maken van ongefundeerde of buiten proportionele verwijten over het functioneren van melder. Het feitelijk opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of collega s van de melder, op welke wijze dan ook geformuleerd. Het intimideren van de melder, bijvoorbeeld door te dreigen met bepaalde maatregelen. Artikel 11 Vertrouwelijke behandeling Klokkenluiderregeling februari

9 Een ieder die bij een onderzoek betreffende een melding betrokken wordt, waaronder de directeur-bestuurder, de leden van de Commissie Gedragscode, de ambtelijk secretaris en de verantwoordelijk leidinggevende is gehouden de hem/ haar in het kader van dat onderzoek ter kennis komende informatie strikt vertrouwelijk te behandelen en niet te delen met anderen, tenzij dat voor de behandeling van het onderzoek nodig is. Zonder uitdrukkelijke toestemming van de melder, wordt de identiteit van de melder niet bekend gemaakt. Artikel 12 Openbaarmaking rapportage/afronding opdracht Zolang een melding niet is opgelost mag, indien van toepassing, het rapport niet worden uitgebracht c.q. de opdracht niet worden afgerond. Artikel 13 Registratie en archivering De dossiers van de directeur-bestuurder en de Commissie Gedragscode (d.w.z. één exemplaar per melding) worden bewaard door de Directeur-bestuurder. Artikel 14 Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin dit Reglement niet voorziet beslist de directeur-bestuurder na overleg met de Commissie Gedragscode. Artikel 15 Inwerkingtreding Conform artikel 27.1.J van de Wet op de Ondernemingsraden heeft de ondernemingsraad van TBV Wonen op 20 december 2016 ingestemd met dit reglement. Dit Reglement treedt in werking op 1 januari 2017 en vervangt de regeling Reglement Omgaan met een vermoeden van een misstand d.d. 3 maart Klokkenluiderregeling februari