Nederlandse norm. NEN 2084 (nl) Taxonomie van documenttypen. Taxonomy of document types. Vervangt NEN 2084:2012; NEN 2084:2015 Ontw.

Transcriptie

1 Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. Gebruik op een netwerk is alleen. toestaan als een aanvullende licentieovereenkomst voor netwerkgebruik met NEN is afgesloten. This document may only be used on a stand-alone PC. Use in a network is only permitted when a supplementary license agreement for us in a network with NEN has been concluded. Nederlandse norm NEN 2084 (nl) Taxonomie van documenttypen Taxonomy of document types Vervangt NEN 2084:2012; Ontw. ICS ; oktober 2015

2 Normcommissie "Informatie en Documentatie" THIS PUBLICATION IS COPYRIGHT PROTECTED DEZE PUBLICATIE IS AUTEURSRECHTELIJK BESCHERMD Apart from exceptions provided by the law, nothing from this publication may be duplicated and/or published by means of photocopy, microfilm, storage in computer files or otherwise, which also applies to full or partial processing, without the written consent of the Netherlands Standardization Institute. The Netherlands Standardization Institute shall, with the exclusion of any other beneficiary, collect payments owed by third parties for duplication and/or act in and out of law, where this authority is not transferred or falls by right to the Reproduction Rights Foundation. Auteursrecht voorbehouden. Behoudens uitzondering door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van het Nederlands Normalisatie-instituut niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van fotokopie, microfilm, opslag in computerbestanden of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking. Het Nederlands Normalisatie-instituut is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor verveelvoudiging te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden, voor zover deze bevoegdheid niet is overgedragen c.q. rechtens toekomt aan de Stichting Reprorecht. Although the utmost care has been taken with this publication, errors and omissions cannot be entirely excluded. The Netherlands Standardization Institute and/or the members of the committees therefore accept no liability, not even for direct or indirect damage, occurring due to or in relation with the application of publications issued by the Netherlands Standardization Institute. Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen fouten en onvolledigheden niet geheel worden uitgesloten. Het Nederlands Normalisatie-instituut en/of de leden van de commissies aanvaarden derhalve geen enkele aansprakelijkheid, ook niet voor directe of indirecte schade, ontstaan door of verband houdend met toepassing van door het Nederlands Normalisatie-instituut gepubliceerde uitgaven Nederlands Normalisatie-instituut Postbus 5059, 2600 GB Delft Telefoon (015) , Fax (015)

3 Inhoud Voorwoord Onderwerp en toepassingsgebied Normatieve verwijzingen Termen en definities Ontsluiten van documenten Uitgewerkte taxonomie Inleiding Planning Regeling Berichtgeving Vastlegging Bewijs Bijlage A (informatief) Overige documentkenmerken A.1 Inleiding A.2 Status A.3 Vorm A.4 Presentatie A.5 Opslag en overdracht A.6 Digitale documenten Bijlage B (informatief) Implementeren van de norm in een bestaande situatie Bibliografie

4 Voorwoord Normen die bijdragen aan het benoemen van metagegevens voor informatie- en archiefmanagement moeten, door voortschrijdende techniek, constant worden gemonitord, geëvalueerd en zonodig worden aangepast. Dit, tezamen met de commentaren van gebruikers op NEN 2084:2012 Taxonomie van documenttypen, rechtvaardigt een revisie van deze norm. Sinds 2012 is het zaakgericht werken op de bestuurlijke agenda gekomen en worden aspecten hiervan geïmplementeerd. Ontwikkelingen op het gebied van de keteninformatisering en het gebruik van ketensystemen leiden er toe dat anders gekeken wordt naar de concepten informatieobject, document en archiefstuk. Wat is in de context van het zaakgericht werken en de keteninformatisering het object van archivering geworden? Die vraag is makkelijker gesteld dan beantwoord. Hoewel de Archiefwet 1995 stelt dat archiefstukken stukken zijn ongeacht de vorm, is de vertaling hiervan naar de praktijk lastiger. Traditioneel hanteren informatiemanagers, recordmanagers en archivarissen begrippen als document en archiefstuk en denken daarbij onwillekeurig aan tastbare in een bepaalde vorm gegoten informatieobjecten die als proces gebonden informatie een bepaald doel dienen. De administratieve, organisatorische en technische veranderingen die in het informatielandschap worden doorgevoerd sluiten deze zienswijze niet uit, maar verbreden wel de scope van de traditionele benadering van het wezen van archiefbescheiden en dus het werkingsgebied van het archiefrecht. Loggings kunnen nauwelijks als document of archiefstuk worden gezien als zij buiten de context worden geplaatst waarin zij zijn ontstaan. Het zijn documenten of archiefstukken in onderlinge samenhang met contextuele en technische metagegevens. Bovendien hebben gegevens, in deze samenhang met metagegevens, alleen een bewijsfunctie 1), als iedere verandering aantoonbaar geautoriseerd heeft plaatsgevonden en raadpleging en gebruik door de tijd heen mogelijk is. De definitie van document in NEN-ISO is: vastgelegde informatie die, of vastgelegd object dat als een eenheid kan worden behandeld. Deze definitie staat als gevolg van het voorgaande onder druk. Beter lijkt het om aan de gegevens én de context (administratief, organisatorisch, technisch) op grond waarvan die gegevens zijn gecreëerd, ontvangen, gegenereerd en/of gebruikt, pas een bepaald documenttype toe te voegen, als duidelijk is welke functie die gegevens en metagegevens hebben. Gezien de ontwikkeling van eenmalige opslag en meervoudig gebruik van gegevens, ligt de functie van die gegevens niet ín de gegevens maar in het gebruik daarvan. Dat gebruik kan ertoe leiden dat bepaalde gegevens gelijktijdig voor verschillende doelen worden ingezet en bijgevolg gelijktijdig verschillende functies hebben. Door de revisie voldoen de documenttypen nu aan de definitie van documenttype die NEN-ISO geeft: generalisatie van de bepalende vormkenmerken van een document. Zij heeft dus niet geleid tot het veelvuldig toevoegen van allerhande documenttypen. De vorm en daarmee de vormkenmerken worden pas helder door de context van het gebruik en niet door de context van het creëren, genereren of ontvangen van gegevens. Het gebruik en daarmee de functie, bepaalt tot welk documenttype de vastgelegde informatie die, of het vastgelegde object dat als een eenheid kan worden behandeld, behoort. Immers, een bepaald born digital gegeven, of reeks gegevens, kan binnen een context met verschillende oogmerken worden gegenereerd. Het zou bijvoorbeeld een checklist, grafiek of zelfs een beschikking kunnen zijn, ongeacht of dat op een beeldscherm getoond, in een PDF verwerkt of op papier afgedrukt aan de gebruiker wordt gepresenteerd. De revisie houdt om deze redenen geen rekening met bijvoorbeeld logs en losse gegevens. Daarvan is niet bekend is welke functie zij bekleden en dus kan ook het documenttype ervan niet worden bepaald. De verschillen van deze norm ten opzicht van NEN 2084:2012 zijn: meer informatie over de toepassing van de taxonomie; meer informatie over de componenten van het informatieobject, document en archiefstuk om de taxonomie te kunnen gebruiken binnen de context van keteninformatiesystemen, en 1 ) Een bewijsfunctie is wat anders dan acceptatie van een stuk als bewijsstuk. Dat is aan een rechter of, bij historisch materiaal, aan een historicus, om te bepalen. 4

5 meer informatie over dat gebruik en functie van het informatieobject, document en archiefstuk bepalen tot welk documenttype het behoort. Deze norm vervangt NEN 2084:2012. Deze norm is opgesteld door: D.M. Bunskoeke A. Kloosterboer KING, Den Haag J. Smeekes Centric B.V., Gouda Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspectie (LOPAI), Assen H. Waalwijk Hogeschool van Amsterdam onder verantwoordelijkheid van de normcommissie Informatie- en archiefmanagement. Op het ogenblik van publicatie van deze norm was de commissie als volgt samengesteld: D.M. Bunskoeke Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspectie (LOPAI), Assen A. Goedewaagen Justitiële Informatiedienst, Almelo W. van der Reijden Nationaal Archief, Den Haag J. Smeekes Centric B.V., Gouda A. Spruit KING, Den Haag D. de Vries Doxis, Den Haag H. Waalwijk Hogeschool van Amsterdam, Amsterdam J.C.J. Rietveld (secretaris) NEN, Delft 5

6 Taxonomie van documenttypen 1 Onderwerp en toepassingsgebied NEN 2084 geeft een taxonomie van documenttypen. Opgenomen zijn de documenttypen die samenlevingsbreed worden gebruikt. Het is een basistaxonomie. Deze norm bevat 47 documenttypen met hun relaties. De norm is bedoeld om: het vastleggen van documenttypen te standaardiseren; het terugzoeken van documenten te vereenvoudigen; de automatische verwerking van documenten te optimaliseren; de interoperabiliteit tussen applicaties te verhogen; de interoperabiliteit tussen documentopslagomgevingen te verhogen; de interoperabiliteit tussen applicaties en de documentopslagomgevingen te verhogen; de communicatie tussen partijen te vergemakkelijken; de verschillende processen in ketens en keteninformatiesystemen af te stemmen; de afstemming met andere normen te verhogen; het automatisch archiveren te ondersteunen. Bij het opstellen van deze norm is rekening gehouden met keteninformatisering. Het eenduidig benoemen van documenttypen maakt het mogelijk dat verschillende processen gegevens van elkaar gebruiken en is belangrijk bij het communiceren over en het exporteren en centraal beheren van documenten. Deze behoefte aan eenduidigheid wordt groter naarmate rijks-, provinciale en gemeentelijke overheden, het bedrijfsleven en individuele burgers onderling meer gegevens met elkaar uitwisselen. Dit betekent dat ketenpartners, in dit geval de overheid en het bedrijfsleven, deze norm moeten kunnen gebruiken. Metagegevens die van belang zijn voor specifieke applicaties of werkprocessen zijn niet opgenomen. De reden dat in applicaties gebruik wordt gemaakt van duizenden documenttypen ligt in de keuzevrijheid die de opstellers en gebruikers hebben. Een onderling verband is er niet omdat geen gebruik wordt gemaakt van een gemeenschappelijke taxonomie van documenttypen. Dat was tot op heden geen probleem vanwege autonoom documentbeheer of door gebruik van koppeltabellen. Die situatie verandert snel door het gebruik van de referentiearchitecturen die uitgaan van informatieketens. Daarbij komen documenten via digitale kanalen een organisatie binnen en worden daar zowel in procesapplicaties als beheersystemen opgenomen. Documenttypen worden benoemd aan de hand van termen. Onderscheiden worden broader term (BT) en narrower term (NT). Deze norm wil uitputtend zijn t.a.v. de BT s. De NT's kunnen worden uitgewerkt binnen de gebruikerscontext van deze norm. De norm kan daardoor worden gebruikt op een wijze die aansluit bij de wensen van de eigen organisatie. Bijvoorbeeld, zo gebruikt de ene organisatie de term identificatie en de andere paspoort. De genormeerde term (BT) is in beide gevallen identificatiebewijs. De koppeling tussen de termen identificatie, paspoort en identificatiebewijs vindt op de achtergrond plaats en in eerste instantie niet voor het oog van de gebruiker. De authenticiteit en betrouwbaarheid van documenten worden in hoge mate bepaald door metagegevens. Deze leggen o.a. de functie van het document vast en definiëren het type. Door het vastleggen van de juiste metagegevens wordt aan de eisen van NEN 2082 voldaan. 6

7 2 Normatieve verwijzingen De volgende documenten waarnaar is verwezen zijn onmisbaar voor de toepassing van dit document. Bij gedateerde verwijzingen is alleen de aangehaalde versie van toepassing. Bij ongedateerde verwijzingen is de laatste versie van het document (met inbegrip van wijzigings- en correctiebladen) waarnaar is verwezen van toepassing. NEN 2082:2008 NEN-ISO 5127:2001 Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur Informatie en documentatie Woordenlijst NEN-ISO :2001 Informatie en documentatie Informatie- en archiefmanagement Deel 1: Algemeen NEN-ISO 15836:2009 NEN-ISO NEN-ISO :2009 Informatie en documentatie - De "Dublincore" verzameling metadata-elementen Informatie en documentatie Processen voor informatie- en archiefbeheer Metagegevens voor archiefbescheiden Deel 1: Principes Informatie en documentatie Beheren van metagegevens voor archiefbescheiden Deel 2: Conceptuele en implementatieaspecten NPR-ISO/TR ISO 14721:2012 Informatie en documentatie - Beheren van metagegevens voor archiefbescheiden - Deel 3: Zelf-beoordelingsmethode Space data and information transfer systems - Open archival information system (OAIS) - Reference model OWMS Overheid.nl Web Metadata Standaard, versie 4.0 RMO Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie: Beschrijving van entiteiten en elementen, versie 2.5 Richtlijn Metagegevens en Overheidsinformatie: Toelichting, versie Termen en definities Voor de toepassing van deze norm gelden de volgende termen en definities. 3.1 broader term BT hiërarchisch hoger gelegen, meer algemene term, waarnaar wordt verwezen, zie [1] OPMERKING BT wordt in het Nederlands ook aangeduid als hoofdterm. 3.2 classificatie systematische identificatie en ordening van informatieobjecten in categorieën overeenkomstig logisch gestructureerde conventies, methoden en procedureregels weergegeven in een classificatiesysteem [NEN-ISO :2001 (nl), 3.5] 7

8 OPMERKING Daar waar de omschrijving in NEN-ISO betrekking heeft op bedrijfsprocessen, handelingen en/of archiefbescheiden, heeft de omschrijving in deze norm betrekking op informatieobjecten in het algemeen en documenten in het bijzonder. 3.3 document gegevens, die in samenhang met vorm, status en typering als eenheid worden behandeld binnen een bepaalde gebruikerscontext OPMERKING De bedoelde eenheid ontstaat op het moment dat gegevens worden gefixeerd voor een gebruiksdoel. Dit kan ook zonder tussenkomst van personen gebeuren, bijvoorbeeld bij geautomatiseerde verwerking in een systeem of communicatie tussen systemen. De definitie sluit aan bij die van een information package in ISO 14721:2012 (OAIS) en gaat verder dan de in de NEN-ISO :2001 gehanteerde definitie. Een information package bestaat, naast identificeerbare data of content information, ook uit nadere metagegevens of preservation description information. Zie verder ook bijlage A. 3.4 documenttype generalisatie van de bepalende vormkenmerken van een document [NEN-ISO 15836, Tabel 1 Definitie van 'Element name type'.] OPMERKING Met vormkenmerken wordt de redactionele vorm bedoeld in de betekenis zoals die is gegeven in [2], [6] en [9]. Er is een nagenoeg 1:1-relatie tussen documenttypen en de redactionele vorm of redactie van documenten. 3.5 informatieobject geheel van gegevens met een eigen identiteit [NEN 2082:2008, 3.15] 3.6 klasse geheel van elementen met ten minste één gemeenschappelijke karakteristiek [NEN-ISO 5127:2001, ] 3.7 metagegevens gegevens die betekenis geven aan informatie door bijvoorbeeld aanmaakdatum, inhoud, structuur, vorm, context, beheer en gebruik door de tijd heen vast te leggen OPMERKING Deze definitie is meer generiek dan die in NEN-ISO15489:2001 nl 3.8 narrower term NT hiërarchisch lager gelegen, minder algemene term, waarnaar wordt verwezen, zie [1] OPMERKING NT wordt in het Nederlands ook aangeduid als nauwere term. 3.9 scope note SN korte omschrijving van de strekking en gebruiksmogelijkheden van een voorgeschreven term in een classificatie, zie [1] 3.10 taxonomie classificatieschema met aanbevolen gebruik van beschrijvingen of reeksen van beschrijvingen 8

9 3.11 term woord of combinatie van woorden waarmee een begrip of onderwerpselement uit de documentinhoud wordt aangeduid, zie [1] 3.12 werkproces samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een taak [Artikel 1, onder r van de Archiefregeling] 3.13 zaak samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd moeten worden bewaakt, zie [10] 4 Ontsluiten van documenten 4.1 Inleiding Documenten worden ontsloten door het toekennen van metagegevens. Het is een misvatting dat het toekennen van metagegevens alleen van belang is bij het beheer van digitale documenten. Ook aan nietdigitale documenten worden metagegevens toegekend. Het is ook onjuist dat digitale documenten niet meer hoeven te worden ontsloten als gebruik wordt gemaakt van full text retrieval. De metagegevens die aan het document worden toegevoegd, hoeven immers niet in dat document te staan en zijn dus niet via full text retrieval te vinden. Daar komt bij dat documenten niet altijd tekstdocumenten zijn of dat de tekst via software doorzoekbaar is, denk bijv. aan: foto s, technische tekeningen, gescande documenten zonder toepassing van OCR enz. Ten derde staan de documenten niet op zichzelf maar hebben een onderlinge samenhang die wordt bepaald door het toepassingsgebied waarin ze worden gebruikt. In een digitale omgeving kunnen bijvoorbeeld contextuele of technische metagegevens worden ontleend aan het document zelf of aan de applicatie waarmee het is gemaakt en/of verzonden. In een niet-digitale omgeving zijn de metagegevens die nodig zijn om een document te ontsluiten of beter, te kunnen plaatsen in de context van het proces meestal op de documenten zelf of op bijvoorbeeld omslagen of dozen toegevoegd. In een digitale omgeving is dit soort metagegevens in de regel opgenomen in het beheersysteem dat op het niveau van documenten of dossiers is ingericht. Vanzelfsprekend kan een beheersysteem ook worden gebruikt voor het ontsluiten van niet-digitale documenten. Deze taxonomie kan een hulpmiddel zijn bij het ontsluiten van documenten. 4.2 Relatie met andere metagegevensschema s Een van de kwaliteitseisen voor documenten is de relatie met metagegevens. Volgens NEN-ISO moet de inhoud van een document onlosmakelijk zijn verbonden aan de metagegevens (zie 7.2.1). Het gaat onder andere om metagegevens die noodzakelijk zijn om een transactie te documenteren. Eén van de eisen daarbij is dat de context waarin het document is opgemaakt, ontvangen en gebruikt, duidelijk behoort te zijn bij het archiefstuk. Een uitgangspunt bij de inrichting van het informatie- en archiefbeheer in een digitale omgeving is het zoveel mogelijk vastleggen van metagegevens die zijn opgenomen in gestandaardiseerde woordenlijsten en taxonomieën. ([11] Zie 3.2 Systems-related principles, nr. 6). Metagegevens zijn essentieel om de kwaliteit van documenten te garanderen. Een van de vele metagegevens die bij het ontsluiten van een document worden toegevoegd of automatisch gegenereerd, zijn de kenmerken van dat document. en van kenmerken zijn: het documenttype, bijv. verzoek; het zaaktype waarin het document een rol speelt, bijv.: behandelen afgeven kapvergunning; de status van het document in het proces, bijv. concept, gebruik, intern of extern; 9

10 Bestelformulier Stuur naar: NEN Standards Products & Services t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer WB Delft NEN Standards Products & Services Postbus GB Delft Vlinderweg AX Delft Ja, ik bestel ex. nl Taxonomie van documenttypen T (015) F (015) Wilt u deze norm in PDF-formaat? Deze bestelt u eenvoudig via Gratis nieuwsbrieven Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van normen, normalisatie en regelgeving? Neem dan een gratis abonnement op een van onze nieuwsbrieven. Gegevens Bedrijf / Instelling T.a.v. O M O V Klantnummer NEN Uw ordernummer BTW nummer Postbus / Adres Postcode Plaats Telefoon Fax Factuuradres (indien dit afwijkt van bovenstaand adres) Postbus / Adres Postcode Plaats Datum Handtekening Retourneren Fax: klantenservice@nen.nl Post: NEN Standards Products & Services, t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer 10214, 2600 WB Delft (geen postzegel nodig). Voorwaarden De prijzen zijn geldig tot 31 december 2018, tenzij anders aangegeven. Alle prijzen zijn excl. btw, verzend- en handelingskosten en onder voorbehoud bij o.m. ISO- en IEC-normen. Bestelt u via de normshop een pdf, dan betaalt u geen handeling en verzendkosten. Meer informatie: telefoon , dagelijks van 8.30 tot uur. Wijzigingen en typefouten in teksten en prijsinformatie voorbehouden. U kunt onze algemene voorwaarden terugvinden op: LEREN, WERKEN EN GROEIEN MET NEN preview