Ontwerp verslag gemeenteraad 15 oktober 2007

Transcriptie

1 Ontwerp verslag gemeenteraad 15 oktober 2007 Aanwezig: voorzitter: Raadsleden: BOGAERT Hendrik VANHESSCHE Daniel, VANHAVERBEKE Heidi, POLLET Jan, LIEVENS Georges, DEPRÉE Geert, LOYSON Siska, COUDEVILLE Claudia, LOUIS Isabelle, ACKE Joël, DE REEPER Franky, D'HOEDT Annie, DECLERCK Veronique, DEMEULEMEESTER Régine, MONTEYNE Jacques, VANDEN BUSSCHE Paul, JODTS Walter, DESPLENTER Christine, PUYSTIENS Luc, BUSSCHE Brenda, MADOC Reinhart, DESPIEGELAERE Hilde. Gemeentesecretaris: Gabriël Acke Afwezig of verontschuldigd: VERLEYE Roland De burgemeester doet bij aanvang van de zitting de melding dat er een nieuwe oproeping voor de samenstelling van de GECORO zal gebeuren, met kennisgeving in het Infoberichtenblad en op de gemeentelijke webstek. 1 Goedkeuring verslag vorige zitting. Het schepencollege geeft zonder opmerkingen goedkeuring aan het verslag van de vorige zitting. 2 Gemeenteraad - herneming huishoudelijk reglement van de gemeenteraad. Aan de gemeenteraad wordt voorlegging gedaan van een aangepast ontwerp van huishoudelijk reglement van de gemeenteraad: "I BIJEENROEPING De gemeenteraad vergadert ten minste tienmaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. De gemeenteraad wordt bijeengeroepen door de voorzitter van de gemeenteraad. De oproeping wordt met gewone brief verzonden. Daarnaast wordt de agenda en de toelichtende nota ook toegezonden via elektronische post. De voorzitter moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van: 1 een derde van de zittinghebbende leden; 2 het college van burgemeester en schepenen; 3 de burgemeester voor zover het verzoek betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester. In hun schriftelijke aanvraag aan de voorzitter moeten aanvragers de agenda vermelden vergezeld van een verklarende nota, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen van dit reglement kan nakomen. De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en uur en met de Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

2 voorgestelde agenda. II OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar. De vergadering is niet openbaar: 1 Als het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering 2 Wanneer tweederde van de aanwezige leden van de gemeenteraad in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. De gemeenteraad moet deze beslissing motiveren. De gemeenteraad is in ieder geval openbaar op het tijdstip dat gemeenteraadsleden en schepenen de eed afleggen. De vergaderingen over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn in elk geval openbaar. Ingeval de gemeenteraad bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, wordt de hoorzitting in het openbaar gehouden, indien de betrokkene hierom verzoekt. De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken. III DE OPROEPING De oproeping wordt ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan het raadslid bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toelichtende nota bij elk agendapunt, alsook de voorstellen van beslissing. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun voorstel van beslissing, vergezeld van een toelichtende nota, aan de gemeentesecretaris, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad. Een lid van het college van burgemeester en schepenen kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken. De gemeentesecretaris deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, samen met de bijbehorende voorstellen en de toelichtende nota s onverwijld mee aan de gemeenteraadsleden. Deze mededeling gebeurt via elektronische postbericht. IV INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK Plaats, dag en uur van de raadsvergadering en de agenda worden openbaar bekend gemaakt op het gemeentehuis, uiterlijk acht dagen voor de vergadering. Dit gebeurt door aanplakking aan het gemeentehuis, het deelgemeentehuis van Varsenare en de gemeenschapscentra van Snellegem, Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

3 Stalhille en Zerkegem. Daarnaast worden de agenda, de toelichtende nota en het verslag van de gemeenteraad op de webstek van de gemeente gepubliceerd. Daarvan wordt mailbericht gelaten aan alle lokale perscorrespondenten en aan elke belangstellende inwoner die hierom verzoekt. De agenda wordt eveneens toegezonden aan elke inwoner die erom verzoekt, mits een jaarvergoeding van 10 euro. Indien raadsleden punten aan agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze bekend gemaakt. De gemeentesecretaris of de door hem aangestelde maakt, aan ieder natuurlijk persoon en iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de gemeenteraad en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Eenieder die de raadszitting bijwoont, krijgt bij het binnenkomen de agenda overhandigd. Aan de beslissingen van de gemeenteraad wordt verder de nodige bekendheid gegeven door de beknopte lijst met toelichting, te publiceren door aankondiging aan het gemeentehuis en door publicatie op de webstek van de gemeente. Voor elk agendapunt worden de dossiers, in het bijzonder de verklarende nota's, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de ontwerpen van beslissing betreffende de op de agenda ingeschreven zaken, vanaf de verzending van de oproeping, op het gemeentesecretariaat tijdens de kantooruren ter beschikking gehouden van de raadsleden. Deze kunnen er vóór de vergadering kennis van nemen. Het ontwerp van budget wordt op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop het wordt besproken aan ieder lid van de gemeenteraad bezorgd. Aan de raadsleden wordt, op hun verzoek, door de gemeentesecretaris of de door hem aangewezen ambtenaren technische toelichting verstrekt over de stukken in de dossiers voor de gemeenteraad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. V INZAGE De raadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van de gemeente betreffen. Zonder voorafgaande aanvraag kunnen worden ingezien tijdens de dagen en uren dat de diensten van het gemeentesecretariaat geopend zijn: 1 de begrotingen van vorige dienstjaren van de gemeente en de gemeentelijk extern verzelfstandigde agentschappen; 2 de rekeningen van vorige dienstjaren van de gemeente, de gemeentelijk extern verzelfstandigde agentschappen, de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente lid is; 3 de jaarverslagen van vorige dienstjaren van de gemeente en van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente lid is; 4 de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad; 5 de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen, wat de delen betreft die aan het inzagerecht onderworpen zijn; 6 de adviezen uitgebracht door gemeentelijke adviesraden; Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

4 7 de gemeentelijke toelagereglementen, algemene politieverordeningen, belasting- en retributiereglementen; 8 het register van de inkomende en uitgaande stukken. Buiten de documenten en dossiers bedoeld in art. 9 en art. 10, 2 hebben de raadsleden het recht alle andere documenten te raadplegen, die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente. Buiten de documenten en dossiers bedoeld in artikel 5 en artikel 6, par. 2 hebben de raadsleden het recht alle andere documenten te raadplegen, die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente. Dit inzagerecht kan uitgeoefend worden tijdens de normale kantooruren en na afspraak met de gemeentesecretaris of de verantwoordelijke ambtenaar. Bij de afspraak wordt het tijdstip bepaald. De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift verkrijgen van de akten en stukken betreffende het bestuur van de gemeente. De raadsleden doen hun aanvraag tot het afleveren van een afschrift langs schriftelijke of elektronische weg. Van deze aanvraag wordt schriftelijk melding gemaakt in een register en/of op het dossier. De notulen van het schepencollege worden via elektronische weg ter inzage gesteld van de raadsleden. Het college van burgemeester en schepenen beslist omtrent de niet ter inzage legging van de zaken van algemeen belang. De gemeenteraadsleden hebben er kennis van dat na inzage of het bekomen van een afschrift van enig document van het gemeentebestuur Jabbeke zij gehouden zijn aan dezelfde discretieplicht als het beslissingnemend orgaan of de verantwoordelijke ambtenaar. Fotokopieën worden, behoudens een vrijstelling van 20 exemplaren per maand, aangerekend aan 0,15 per exemplaar zwart-wit A4, 0,30 per exemplaar zwart-wit A3, 1 per exemplaar kleur A4 en 2 per exemplaar kleur A3. De betaling geschiedt contant en vooraf tegen de afgifte van een betalingsbewijs. De gemeenteraadsleden hebben het recht de gemeentelijke inrichtingen te bezoeken. Om het college in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens 8 werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en uur. Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting moeten de raadsleden passief optreden. VI MONDELINGE EN SCHRIFTELIJKE VRAGEN De gemeenteraadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord. Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over gemeentelijke aangelegenheden, die niet op de agenda van de gemeenteraad staan. Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting geantwoord. De namen van de aanwezige gemeenteraadsleden worden vermeld in de notulen, die eveneens gelden als aanwezigheidslijst. VII QUORUM Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

5 De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. De raad kan echter, als hij tweemaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een derde en laatste oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de derde maal op de agenda voorkomen. De termijnen, bedoeld in artikelen 21 en 23 van het gemeentedecreet, worden voor deze tweede en derde oproeping teruggebracht tot twee dagen. In deze oproepingen wordt vermeld dat het om een tweede of derde oproeping gaat. In de derde oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het gemeentedecreet overgenomen. VIII WIJZE VAN VERGADEREN 1. De voorzitter zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor, en opent en sluit de vergaderingen. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend. De voorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen. De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde tenzij de raad er anders over beslist. Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen wanneer het geringste uitstel gevaar zou kunnen opleveren. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. 2. Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de raadsleden. Indien de raad deskundigen wenst te horen of als de voorzitter van het OCMW toelichting wenst te geven, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen. De voorzitter kan aan de gemeentesecretaris vragen om toelichtingen te geven. 3. Het verslag van de vergadering wordt zo vlug mogelijk via elektronische post ter beschikking gesteld van de raadsleden en is in ieder geval na de verzending van de oproepingsbrief van de volgende vergadering op het gemeentesecretariaat ter beschikking van de raadsleden. Een kopie van het ontwerp van de notulen wordt bezorgd aan de fractieleider van elk van de in de gemeenteraad vertegenwoordigde fracties. Elk lid heeft het recht om tijdens de vergadering bezwaren tegen de redactie ervan in te brengen. Worden de bezwaren gegrond bevonden, dan is de secretaris gehouden, staande de vergadering of uiterlijk in de eerstvolgende vergadering, een nieuwe redactie voor te leggen, die in overeenstemming is met de beslissing van de raad. Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

6 Indien geen bezwaren worden ingebracht vóór het einde van de vergadering, zijn de notulen goedgekeurd. De goedgekeurde notulen worden ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris. Zo dikwijls de raad het nodig acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door de aanwezige leden ondertekend. 4. De voorzitter geeft kennis van de aan de raad gerichte en weerhouden verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen. De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde tenzij de raad er anders over beslist. Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen wanneer het geringste uitstel gevaar zou kunnen opleveren. Tot spoedbehandeling kan niet worden besloten dan door minstens twee derden van de aanwezige leden. De namen van die leden worden in de notulen vermeld. 5. Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de raadsleden. Indien de raad deskundigen wenst te horen of als de voorzitter van het OCMW toelichting moet geven, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen. De voorzitter kan aan de gemeentesecretaris vragen om toelichting te geven. 6. Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten. In de hierna vermelde gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking wordt geschorst : 1) om te vragen dat men niet zal besluiten; 2) om de verdaging te vragen; 3) om een punt te verwijzen naar een gemeenteraadscommissie; 4) om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden; 5) om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden, of gesplitst; 6) om naar het reglement te verwijzen. 7. De amendementen worden vóór de hoofdvraag en de subamendementen vóór de amendementen ter stemming gelegd. 8. Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren. Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

7 9. De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen. Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt. 10. De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, terstond uit de aan het publiek voorbehouden plaats ieder persoon doen verwijderen, die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt. Hij kan bovendien proces-verbaal opmaken tegen de overtreder met het oog op zijn verwijzing naar de politierechtbank, onverminderd andere vervolgingen, indien het feit daartoe grond oplevert. 11. Raadsleden die zichzelf blijven herhalen worden door de voorzitter tot de orde geroepen. 12. Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normaal verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen. 13. Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking, onverminderd de bepalingen opgenomen in de artikelen 17 en Par. 1. Vóór elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken. Par. 2. De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen, zonder rekening te houden met de onthoudingen. Ingeval de stemmen staken, is het voorstel verworpen. Par. 3. De gemeenteraad stemt over de begroting en de jaarrekening in haar geheel. Elk lid kan echter de afzonderlijke stemming eisen over een of meer artikelen of reeksen van artikelen die hij aanwijst, indien het om de begroting gaat of over een of meer artikelen of posten die hij aanwijst, indien het om de jaarrekening gaat. In dat geval mag over het geheel pas gestemd worden na de stemming over het artikel of de artikelen, reeksen van artikelen of posten die aldus zijn aangewezen en de stemming over het geheel heeft dan betrekking op de artikelen of posten waarover geen enkel lid afzonderlijk wenst te stemmen, en op de artikelen die reeds bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen. IX VERZOEKSCHRIFTEN AAN DE GEMEENTERAAD Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de gemeenteraad in te dienen. De verzoekschriften worden aan de gemeenteraad gericht. Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn. Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

8 Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk. Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als: 1 de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd; 2 het loutere mening is en geen concreet verzoek; 3 als de vraag anoniem, zonder vermelding van naam en voornaam en adres, werd ingediend; 4 het taalgebruik beledigend is. De voorzitter van de gemeenteraad doet deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen zodat het wel geagendeerd kan worden op de gemeenteraad. De voorzitter van de gemeenteraad plaatst het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad indien het verzoekschrift minstens 14 dagen voor de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend dan komt het op de agenda van de volgende vergadering. De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen of naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken. De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door de gemeenteraad of een gemeenteraadscommissie. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze. De gemeenteraad verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift. X WIJZE VAN STEMMEN 1. De leden van de gemeenteraad stemmen in het openbaar, behalve in de gevallen bedoeld in par. 3. Er zijn twee mogelijke werkwijzen van stemmen : 1. de mondelinge stemming; 2. de geheime stemming. Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd: 1 de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen; 2 het aanwijzen van de leden van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; 3 individuele personeelszaken. 2. De mondelinge stemming geschiedt door, in de volgorde zoals hierna bepaald, elk raadslid ja, neen of onthouding te laten uitspreken. De volgorde van de mondelinge stemming gebeurt op verzoek van de voorzitter, tenzij op verzoek van enig raadslid de volgende volgorde wordt toegepast: loting voor het eerste raadslid en daarna de volgorde volgens de ranglijst. Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

9 De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming. 3. Een afzonderlijke en geheime stemming wordt gehouden voor elke voordrachten van kandidaten, benoeming tot ambten, terbeschikkingstellingen, preventieve schorsingen in het belang van de dienst en de toepassing van een tuchtstraf. De raadsleden stemmen ja, neen of onthouden zich. Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de twee jongste raadsleden. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan. 4. Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. 5. Indien bij de benoeming of bij de voordracht van kandidaten de volstrekte meerderheid niet is verkregen bij de eerste stemming, heeft herstemming plaats over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Indien hierbij twee of meer kandidaten een gelijk aantal stemmen hebben behaald, komt (komen) tussen hen de oudste(n) in leeftijd in aanmerking voor herstemming. De benoeming of de voordracht bij herstemming geschiedt bij gewone meerderheid van stemmen. Indien bij de herstemming de stemmen staken, krijgt de jongste kandidaat de voorkeur. XI NOTULEN De notulen vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waaromtrent de gemeenteraad geen beslissing genomen heeft. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Als er een mondelinge stemming plaats had, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. Een raadslid kan vragen om in de notulen de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen. XII RAADSCOMMISSIES 1. De gemeenteraad richt in zijn midden een of meer commissies op die als taak hebben de besprekingen in de gemeenteraadszittingen voor te bereiden en het algemeen beleid van het gemeentebestuur te bespreken. De opdrachten en vergoedingen van deze commissies worden bepaald bij afzonderlijke beslissing van de gemeenteraad. 2. De mandaten van lid van iedere commissie worden evenredig verdeeld over de fracties waaruit de gemeenteraad is samengesteld. Geacht worden een fractie te vormen de gemeenteraadsleden die op een zelfde lijst verkozen zijn of die verkozen zijn op lijsten die onderling verenigd zijn om een fractie te vormen. Van elke fractie moet er minstens één vertegenwoordiger zitting hebben in elke raadscommissie. Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

10 eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien een fractie tijdens de zittingsperiode splitst of sommige leden zich als onafhankelijk raadslid opstellen of overgaan naar een andere fractie, dan behoudt de fractie zijn oorspronkelijk aantal leden in de commissies. 3. Elke raadscommissie wordt voorgezeten door een gemeenteraadslid. De voorzitter wordt aangeduid door de gemeenteraad. De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie. 4. De commissies worden door hun voorzitter bijeengeroepen. Een derde van de leden van de commissie kunnen de voorzitter vragen de commissie bijeen te roepen. Om geldig te vergaderen dient de helft van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig te zijn in de commissie. Zij brengen advies uit over de voorstellen welke hun door de raad of door het college of door een raadslid worden voorgelegd. Het ambt van secretaris van elke raadscommissie wordt waargenomen door de gemeentesecretaris of door een of meer ambtenaren van de gemeente, op voorstel van de gemeentesecretaris, aangewezen door de gemeenteraad. Elke commissie kan steeds deskundigen en belanghebbenden horen. Zij zijn geen lid van de commissie. 5. De vergaderingen van de commissies zijn in principe openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad, zijn de vergaderingen van de commissies niet openbaar. De leden van de commissies stemmen, zoals in de gemeenteraad, in het openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad, is de stemming geheim. De raadsleden kunnen, zonder stemrecht, de vergaderingen van de commissies, waarvan zij geen deel uitmaken, bijwonen. 6. Behoudens andersluidende bepaling in een eigen en door de gemeenteraad goedgekeurd huishoudelijk reglement van de raadscommissie zijn de bepalingen van dit reglement met betrekking tot bijeenroeping, inzage, wijze van beraadslagen, quorum en het verslag eveneens van toepassing op de werking van de raadscommissies. XIII PRESENTIEGELD Aan de raadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld verleend voor elke vergadering van de gemeenteraad of plenaire commissie waarop zij aanwezig zijn. Er kan echter geen tweemaal presentiegeld worden verleend op eenzelfde dag. XIV SLOTBEPALINGEN Dit huishoudelijk reglement treedt in werking vanaf heden en wordt gepubliceerd op de gemeentelijke webstek" Door raadslid Claudia Coudeville, voorzitter van de commissie interne zaken, wordt toelichting Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

11 verstrekt bij het voorliggende ontwerp. Raadslid Reinhart Madoc stelt dat de fractie van Vlaams Belang constructief heeft willen meewerken binnen de werking van de raadscommissie, maar dat de tegenvoorstellen en aanvullingen niet weerhouden werden: - De vraag om een vragenhalfuurtje - De vraag voor de publicatie van alle schriftelijke vragen aan het schepencollege via een bulletin van vragen en antwoorden, te publiceren op de webstek van de gemeente. Door de fractie JA! werd daarentegen enkel een inbreng gedaan voor het bekomen van een dotatie voor de gemeenteraadsfracties. Door de voorzitter wordt dit ontkend. De tussenkomst van de fractie JA! was meer genuanceerd en uitgebreid dan enkel de fractiefinanciering. Raadslid Paul Vanden Bussche betreurt de tussenkomst van raadslid Reinhart Madoc, na advies van de raadscommissie. Deontologie is ook respect hebben voor het afgesproken standpunt. De raad gaat over tot de stemming: Fractie CD&V en de fractie JA! stemmen voor (21) Het Vlaams Belang onthoudt zich (1) BESLUIT: Enig artikel: De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad goed. 3 Gemeenteraad - zitpenningen - kostenvergoedingen - hervastlegging. Aan de gemeenteraad wordt het volgend ontwerp van besluit voorgelegd, zoals geadviseerd in de gemeenteraadscommissie van 1 oktober 2007: "A. Presentiegelden Van toepassing is artikel 17 Gemeentedecreet. De gemeenteraadsleden ontvangen geen wedde, maar zij ontvangen presentiegelden als zij deelnemen aan de zittingen van de gemeenteraad of aan de vergaderingen van de commissies. Het presentiegeld is op vandaag een recht, dat aan het raadslid bij wet werd toegekend. Het bepalen van het bedrag van het presentiegeld behoort tot de gemeentelijke autonomie. De gemeenteraad kan het bedrag vastleggen maar mag daarbij het maximumbedrag, dat gelijk is aan het presentiegeld voor de provincieraad, niet overschrijden Het besluit van de Vlaamse regering van 19 januari 2007, houdende het statuut van de lokale en provinciale mandataris staat een maximaal presentiegeld aan een gemeenteraadslid toe ten bedrage van 175 euro, toe te passen vanaf 1 januari Er wordt voorgesteld om volgende differentiatie te maken: - zittingen gemeenteraad: het maximum toegelaten bedrag Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

12 - zittingen plenaire commissie van de gemeenteraad 150 euro. BESLUIT: Artikel 1: Aan de gemeenteraadsleden wordt met ingang van 1 januari 2007 volgend presentiegeld toegekend: - zittingen gemeenteraad: het maximum toegelaten bedrag, geïndexeerd. - zittingen plenaire commissie van de gemeenteraad: een bedrag van 150 euro per zitting, geïndexeerd. Artikel 2: Er wordt beslist om de presentiegelden per trimester uit te betalen. B. Kostenvergoedingen Van toepassing zijn de artikelen 17 en 70 Gemeentedecreet en het besluit van de Vlaamse regering van 19 januari 2007, houdende het statuut van de lokale en provinciale mandataris. Bij eerder beslissing van de gemeenteraad van 3 april 2001 werd de kostenvergoeding van de gemeenteraadsleden geregeld. Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om volgende kostenvergoedingen toe te kennen: 1. Voor alle gemeenteraadsleden: a. naar keuze van het raadslid een abonnement op een breedband internetaansluiting of een dagblad, tijdschrift, boek of documentatiemap met algemene of streekgebonden politieke, economische, juridische of culturele documentatie. b. een forfaitaire vergoeding in de kosten van informaticamateriaal en dit voor een bedrag van 250 euro/jaar. c. (niet voor leden van het schepencollege) een forfaitaire kostenvergoeding van 125 euro/jaar als tussenkomst in de kosten van verplaatsing op het grondgebied van de gemeente en daarbuiten. d. de terugbetaling van de door het raadslid gemaakte kosten van deelname en verplaatsing voor intergemeentelijke deelnemingen, studiedagen en bijscholingen en dit voor zover deze kosten niet terugbetaald worden door de organisatie. 2. De leden van het college van burgemeester en schepenen: a. een forfaitaire kostenvergoeding van 500 euro per jaar als tussenkomst in de kosten van telefoon en GSM. b. een forfaitaire kostenvergoeding van 500 euro per jaar als tussenkomst in de verplaatsingskosten op het grondgebied van de gemeente Jabbeke en daarbuiten." Het ontwerp wordt toegelicht door raadslid Claudia Coudeville, voorzitter van de raadscommissie interne zaken. BESLUIT: Enig artikel: De gemeenteraad verleent goedkeuring hiervoor. Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

13 4 Gemeenteraad - deontologische code gemeenteraad - reglement. Aan de gemeenteraad wordt het volgend ontwerp van besluit voorgelegd, zoals geadviseerd in de gemeenteraadscommissie van 1 oktober 2007: Het ontwerp wordt toegelicht door raadslid Claudia Coudeville, voorzitter van de raadscommissie interne zaken. Door raadslid Paul Vanden Bussche wordt toegevoegd dat hij in de toekomst nog een initiatief wenst te nemen in verband met de deontologie van de kandidaten naar aanleiding van de verkiezingen. De raad, In openbare zitting vergaderd ; Gelet op artikel 41 van het gemeentedecreet ; Overwegende dat de gemeenteraad zelf de inhoud van de deontologische code voor de gemeenteraadsleden bepaalt; Overwegende dat daarbij afspraken worden gemaakt die zowel belangenvermenging als dienstverlening kunnen betreffen ; Gelet op het advies van de gemeenteraadscommissie interne zaken van 1 oktober 2007 ; BESLUIT: De deontologische code voor de gemeenteraadsleden vast te stellen als volgt: STATUUT VAN DE DEONTOLOGISCHE CODE Artikel 1: De deontologische code van de gemeenteraadsleden is het geheel van beginselen, gedragsregels en gebruiken die de gemeenteraadsleden als leidraad nemen bij hun dienstverlening aan de bevolking en om belangenvermenging te vermijden. DIENSTVERLENENDE ACTIVITEITEN VAN DE GEMEENTERAADSLEDEN Algemene plichten, doelstellingen en uitgangspunten Artikel 2: De gemeenteraadsleden waken erover dat zij, ook buiten hun politieke activiteiten, geen dienstverlenende activiteiten ontplooien die de eer of waardigheid van het mandaat kunnen schaden. Artikel 3: De gemeenteraadsleden gebruiken voor hun dienstverleningsactiviteiten geen termen waarin ombuds- en klacht- voorkomen noch andere vergelijkbare samenstellingen, om geen verwarring te creëren met op ambtelijk niveau ingestelde ombuds- of klachtendiensten. Artikel 4: Bij hun optreden in en buiten het gemeentebestuur en in hun contacten met individuen, groepen en instellingen geven de gemeenteraadsleden voorrang aan het algemeen belang boven Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

14 particuliere belangen. Zij vermijden elke vorm van belangenvermenging. Artikel 5: Elke vorm van rechtstreekse dienstverlening, informatiebemiddeling of doorverwijzing gebeurt zonder materiële of geldelijke tegenprestatie van welke aard ook en mag geen vorm van klantenwerving inhouden. Artikel 6: De gemeenteraadsleden moeten op dezelfde gewetensvolle manier ten dienste staan van alle burgers die op hun dienstverlening een beroep doen, zonder onderscheid van geslacht, sociale toestand, nationaliteit, filosofische overtuiging, partijvoorkeur of persoonlijke gevoelens jegens hen. Artikel 7: Tussenkomsten bij politiële instanties om besluitvorming in materies van gerechtelijke politie te beïnvloeden zijn verboden. Het gemeenteraadslid als informatiebemiddelaar Artikel 8: Het behoort tot de wezenlijke taken van de gemeenteraadsleden om informatie te ontvangen en te verstrekken en om door te verwijzen naar de geëigende diensten of instanties. De gemeenteraadsleden stellen daarbij informatie ter beschikking over de diensten die instaan voor het behandelen van klachten van de burger. Waar mogelijk proberen de gemeenteraadsleden vraagstellers door te verwijzen naar de geëigende diensten van de administratie. Artikel 9: Informatie waarop de vraagsteller normaliter geen recht heeft, die de goede werking van de administratie kan doorkruisen of die de privacy van anderen in het gedrang kan brengen, mag door de gemeenteraadsleden niet worden doorgespeeld. Het gemeenteraadslid als vertrouwenspersoon Artikel 10: In het kader van hun algemene luisterbereidheid kunnen gemeenteraadsleden de rol vervullen van vertrouwenspersoon. Het gemeenteraadslid als administratieve begeleider en ondersteuner Artikel 11: Gemeenteraadsleden kunnen de burgers ondersteunen en begeleiden in hun relatie met de administratie of met betrokken instanties. Zij kunnen de burgers helpen om, via de daartoe geëigende kanalen en procedures, een aanvraag te richten tot de overheid, informatie te verkrijgen over de stand van zaken van een dossier, daarover verdere uitleg en verantwoording te vragen, en voorafgaande vragen te stellen over de administratieve behandeling van dossiers. De briefwisseling met de overheid in het kader van deze ondersteuning en begeleiding wordt in principe op naam van de burger gevoerd. Het gemeenteraadslid als bemiddelaar Artikel 12: Als er voor een specifiek probleem geen enkele specifieke dienst of instantie bevoegd is, kunnen gemeenteraadsleden optreden als rechtstreekse en zichtbare bemiddelaar. Tussenkomsten Artikel 13: Gemotiveerde tussenkomsten zijn toegelaten binnen het wettelijk kader. Deze kunnen Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

15 onder meer bestaan in het vragen naar concrete toelichting bij de bestaande regelgeving of een genomen beslissing, naar de stand van zaken van een dossier of de verantwoording voor het niet beantwoorden van vragen door de burger gesteld of in het onder de aandacht brengen van specifieke elementen in het dossier. Artikel 14: Bij het behartigen van dossiers en het begeleiden van vraagstellers respecteren de gemeenteraadsleden de normale objectieve behandelingsprocedures en termijnen. Enkel rechtmatige en gemotiveerde tussenkomsten binnen het wettelijke kader zijn toegestaan. De gemeenteraadsleden mogen wel, via de geëigende kanalen van de betrokken diensten, of via de leden van het college van burgemeester en schepenen als beleidsverantwoordelijken, informatie inwinnen over de stand van zaken in de behandeling van een dossier van hun dienstverleningsvrager indien zij vermoeden dat de afhandeling te traag loopt. Artikel 15: De tussenkomsten van gemeenteraadsleden bij behandelende ambtenaren worden in het dossier opgenomen. Evenzo worden tussenkomsten van derden, al dan niet direct betrokken, bij de behandelende ambtenaren in het dossier opgenomen. Als hij erom verzoekt, wordt aan de interveniënt een bevestiging gezonden van de tussenkomst. Begunstigingstussenkomsten Artikel 16: Begunstigingstussenkomsten waarbij de burgers een beroep doen op voorspraak van het gemeenteraadslid, zijn verboden. Elke poging tot bevoordeling, waarbij de burger door toedoen van een gemeenteraadslid iets probeert te bereiken wat onrechtmatig is of wettelijk niet toelaatbaar, is verboden. Artikel 17: Tussenkomsten bij selectievoerende instanties, die tot doel hebben het verhogen van kansen op benoeming, aanstelling en bevordering in de administratie, zijn in deze niet toegestaan. Als gemeenteraadsleden om steun gevraagd worden door of voor kandidaten die een bepaalde functie of bevordering ambiëren, delen zij aan de kandidaten mee dat de benoeming of bevordering gebeurt op basis van de vastgelegde criteria. De gemeenteraadsleden mogen wel informatie inwinnen en doorgeven omtrent de voorwaarden en de organisatie van examens en bekwaamheidstests en procedures voor benoemingen, aanstellingen en bevorderingen. De gemeenteraadsleden mogen zich engageren tot het uitoefenen van toezicht op de objectiviteit van examens of bekwaamheidstests. Om die objectiviteit te garanderen kunnen zij inlichtingen inwinnen over de evaluatieprocedures en criteria. Bij de eigenlijke selecties komen zij niet tussenbeide. A posteriori kunnen zij wel vragen stellen over de objectiviteit van het examen of de test, van de evaluatie of de selectie, en, in geval van overtreding of van vermoeden van overtreding, kunnen zij de tekortgedane partij bijstand verlenen, als die via de geëigende kanalen beroep aantekent. Artikel 18: De gemeenteraadsleden mogen werkzoekenden op de hoogte stellen van werkaanbiedingen in de particuliere en de publieke sector. De gemeenteraadsleden mogen op eigen initiatief personen aanbevelen bij werkgevers in de particuliere sector. Voor die arbeidsbemiddelingsrol mogen de gemeenteraadsleden geen enkele tegenprestatie, van welke aard ook, beloven of leveren aan de betrokken werkgevers. Artikel 19: Tussenkomsten van gemeenteraadsleden met de bedoeling de toewijzing of de uitvoering van contractuele verbintenissen met de overheid te beïnvloeden, zijn verboden. Als gemeenteraadsleden om steun gevraagd worden door of voor kandidaten die een bepaalde contractuele verbintenis met de overheid ambiëren, delen zij aan de kandidaten mee dat de Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

16 toewijzing gebeurt op basis van de vastgelegde criteria. De gemeenteraadsleden mogen wel informatie inwinnen en doorgeven omtrent de voorwaarden. De gemeenteraadsleden mogen zich engageren tot het uitoefenen van toezicht op de objectiviteit van de toewijzing. Om die objectiviteit te garanderen, kunnen zij inlichtingen inwinnen over de selectie- en gunningscriteria en de toepassing ervan. Bij de eigenlijke toewijzing komen zij niet tussenbeide. A posteriori kunnen zij wel vragen stellen over de objectiviteit van de procedure, en in geval van overtreding of van vermoeden van overtreding, kunnen zij de tekortgedane partij bijstand verlenen, als die via de geëigende kanalen beroep aantekent. Schijndienstbetoon en ongevraagd dienstbetoon Artikel 20: Alle vormen van schijndienstbetoon, waarbij gemeenteraadsleden bewust maar onterecht de indruk wekken dat zij bij de goede afloop van een dossier daadwerkelijk tussenbeide gekomen zijn, zonder dat de betrokken burger om een tussenkomst heeft gevraagd, zijn niet toegestaan. Artikel 21: Alle vormen van ongevraagd dienstbetoon, waarbij gemeenteraadsleden wel degelijk daadwerkelijk optreden om de goede afloop van een persoonlijk dossier te waarborgen, maar zonder dat de betrokken burger daarom gevraagd heeft, zijn niet toegestaan. Bekendmaking dienstverlening Artikel 22: Rechtstreeks of onrechtstreeks publiciteit geven aan de dienstverlenende activiteiten van gemeenteraadsleden wordt beperkt tot het bekendmaken van een of meer contactadressen, met naam en mandaat van de gemeenteraadsleden en de spreekuren, het telefoon- en faxnummer en het elektronische post adres waarop zij het makkelijkst te bereiken zijn alsook eventueel een foto van bescheiden afmetingen. Die regels gelden niet voor bladen van politieke partijen of eigen politieke publicaties. Publiciteit voor dienstverlening is niet toegestaan op lokale en regionale radiozenders en op televisiezenders. Artikel 23: De gemeenteraadsleden maken in hun verkiezingscampagnes en mailings die gericht zijn op individuen, geen melding van de diensten die zij eventueel voor de betrokkene hebben verricht. VERMIJDEN VAN BELANGENVERMENGING DOOR GEMEENTERAADSLEDEN Informatie Artikel 24: Een gemeenteraadslid gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn mandaat beschikt. Hij verstrekt geen geheime informatie. Artikel 25: Een gemeenteraadslid houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van de wet- en regelgeving inzake openbaarheid van bestuur. Artikel 26: Een gemeenteraadslid maakt geen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie ten eigen bate of ten bate van zijn persoonlijke relaties. Bestuurlijke uitgaven Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

17 Artikel 27: Uitgaven van gemeenteraadsleden worden uitsluitend vergoed als de omvang en de functionaliteit ervan kunnen worden verantwoord. Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven gelden volgende criteria: met de uitgave is het belang van de gemeente gediend en de uitgave vloeit voort uit de functie. Artikel 28: Een gemeenteraadslid vraagt aan het gemeentebestuur geen terugbetaling van kosten die al op andere wijze worden vergoed. Artikel 29: Terugbetaling van bestuurlijke uitgaven gebeurt volgens de procedure, vastgelegd in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad of in een bijzondere gemeenteraadsbeslissing daartoe. Artikel 30: Gemaakte kosten worden binnen de maand gedeclareerd bij de gemeentesecretaris. Gebruik van gemeentelijke voorzieningen Artikel 31: Gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privédoeleinden is niet toegestaan behoudens binnen de perken van hetgeen is bepaald door gemeentelijke reglementen. NALEVING, CONTROLE EN SANCTIONERING Artikel 32: De gemeenteraadsleden verbinden zich ertoe, deze deontologische code na te leven. Artikel 33: De gemeenteraadscommissie interne zaken waakt over de naleving van de deontologische code. Artikel 34: Ambtenaren of andere personen die geconfronteerd worden met een inmenging van een mandataris of derde die zij in strijd achten met deze deontologische code, maken hiervan binnen tien dagen melding aan de gemeentesecretaris. Kopie van de melding wordt onverwijld ter kennis gebracht van het betrokken gemeenteraadslid. Anonieme klachten zijn onontvankelijk. Artikel 35: De gemeentesecretaris legt de in het tweede lid omschreven meldingen voor aan de deontologische commissie binnen dertig dagen na ontvangst. De deontologische commissie onderzoekt die meldingen op hun gegrondheid. Daarbij moet het recht van verdediging van het betrokken gemeenteraadslid worden gevrijwaard. Uitspraak moet geschieden binnen dertig dagen na ontvangst. 5 Gemeenteraad - interne werking - systeem klachtbehandeling. Aan de gemeenteraad wordt het volgend ontwerp van besluit voorgelegd, zoals geadviseerd in de gemeenteraadscommissie van 1 oktober Het ontwerp wordt toegelicht door raadslid Claudia Coudeville, voorzitter raadscommissie interne zaken. Overeenkomstig artikel 42, 1, Gemeentedecreet, beschikt de gemeenteraad over de volheid van bevoegdheid ten aanzien van de aangelegenheden van gemeentelijk belang. Met toepassing van artikel 197, Gemeentedecreet, organiseert de gemeenteraad bij reglement een Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

18 systeem van klachtenbehandeling. Op grond van artikel 198, 1, Gemeentedecreet, moet het systeem van klachtenbehandeling worden georganiseerd op het ambtelijke niveau van de gemeente en maximaal onafhankelijk van de diensten waarop de klachten betrekking hebben. Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen. Artikel 1 : Begripsbepalingen. a. Klacht. Een klacht is een manifeste uiting waarbij een ontevreden burger of medewerker bij het gemeentebestuur klaagt over een door het gemeentebestuur al dan niet verrichte handeling of prestatie. Een klacht kan zowel betrekking hebben op: - een foutief verrichten van een handeling of prestatie - het afwijken van de vastgelegde of gebruikelijke werkwijze - het niet uitvoeren van een handeling of een prestatie. Een handeling of prestatie kan zowel betrekking hebben op: - een behandelingswijze van de ambtenaar - een termijn - een beslissing van de ambtenaar De klachten kunnen betrekking hebben zowel op een ernstig niet correct handelen van ambtenaren als op een ernstig niet correct handelen van burgemeester, schepen of gemeenteraadsleden. Deze klachtenprocedure vindt geen toepassing op vragen om informatie, meldingen, suggesties, beroepen, bezwaren of petities. Deze klachtenprocedure vindt evenmin toepassing op: - algemene klachten over de regelgeving; - algemene klachten over het ( al dan niet ) gevoerde beleid; - klachten over beleidsvoornemens of verklaringen. b. Klachtencoördinator. De inkomende klachten worden geregistreerd en gecoördineerd door een klachtencoördinator. De klachtencoördinator en diens vervanger bij afwezigheid is een lid van het gemeentepersoneel. Hij wordt aangeduid door de gemeentesecretaris. De klachtencoördinator registreert de klachten. Hij waakt erover dat de in artikel 2 beschreven procedure wordt nageleefd. c. Klachtenbehandelaar. De klachten worden behandeld door : - de hiërarchische overste van degene tegen wiens handeling en/of gedraging de klacht is gericht, tenzij hij /zij zelf betrokken partij is in welk geval de klacht wordt behandeld door de gemeentesecretaris; - het college van burgemeester en schepenen indien het een klacht betreft tegen een handeling en/of gedraging van de gemeentesecretaris of de financieel beheerder/gemeenteontvanger; Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

19 - de gemeenteraadscommissie deontologie/interne zaken indien het klacht betreft tegen een handeling en/of gedraging van de burgemeester, een schepen of een gemeenteraadslid; - de gemeentesecretaris indien het een klacht betreft onder gemeentelijke ambtenaren. Artikel 2: De klachtenprocedure. a. Het ontvangen van een klacht. Een klacht kan mondeling (bij een personeelslid of mandataris), schriftelijk (brief, fax, aangifteformulier, elektronische post of telefonisch worden ingediend. Bij een mondelinge of telefonische klacht moet de ontvanger van de klacht deze noteren en overmaken aan de klachtencoördinator. Volgende gegevens moeten bij het ontvangen van de klacht worden genoteerd: - de datum van indiening - de identiteitsgegevens van de indiener van de klacht - de korte omschrijving van de klacht b. Het doorsturen van de klacht naar de klachtencoördinator. De klachtencoördinator registreert de binnenkomende klachten die hem/haar worden overgemaakt per brief, per fax, via elektronische post, via nota van ontvangen telefoon, via nota van mondeling ontvangen klacht. c. De registratie van de klacht. De klachtencoördinator registreert elke klacht onder het systeem van de inkomende documenten met registervermelding klachtregistratie. Aldus worden volgende gegevens bijgehouden: - de datum van ontvangst van de klacht; - de ontvanger van de klacht; - de persoonsgegevens van de indiener van de klacht; - de drager van de klacht (brief, fax, aangifteformulier, elektronische post, telefoon); - via wie de klacht werd ontvangen (rechtstreeks van de burger, via mandataris, via andere wegen); - een korte omschrijving of samenvatting van de klacht, met vermelding van de administratieve dienst, personeelslid of mandataris waartegen de klacht wordt ingediend; - de verzendingsdatum van de ontvangstmelding; De behandeling van de klacht gebeurt door de bevoegde klachtenbehandelaar onder het systeem van interne verwerking van de gemeente Jabbeke, waarbij ingeschreven worden: - het resultaat van de klachtenbehandeling : ontvankelijk ongegrond opgelost niet opgelost niet ontvankelijk; - de reden van de eventuele niet ontvankelijkheid; - de klachtenbehandelaar binnen het bestuur; - de datum van doorzending van de klacht naar de klachtenbehandelaar; - de beoordeling van de klacht - de datum waarop de klacht afgehandeld is; - de datum van de schriftelijke mededeling van de beslissing aan de klachtindiener; - de datum van de eventuele reactie van de klachtindiener op de voormelde schriftelijke mededeling; Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober

20 - de ondernemen of de te nemen maatregelen. d. Het onderzoek naar de ontvankelijkheid van de klacht. De klachtenbehandelaar voert het onderzoek naar de ontvankelijkheid van de klacht. In beginsel wordt een klacht geacht steeds ontvankelijk te zijn. Niet ontvankelijk zijn de klachten die betrekking hebben op: - regelgeving; - het al dan niet gevoerde beleid; - beleidsvoornemens of -verklaringen; - aangelegenheden waarvoor reeds klacht werd ingediend en waarbij een standpunt werd ingenomen waarmee de indiener zich niet kan verzoenen; - een dossier waarin nog niet alle beroepsmogelijkheden zijn uitgeput ; - een dossier waarbij de klachtindiener geen belang heeft. Anonieme klachten zijn niet ontvankelijk. Kennelijk ongegronde klachten zijn evenmin ontvankelijk. In geval van niet ontvankelijkheid wordt aan de klager binnen 14 dagen na het ontvangen van de klacht schriftelijk meegedeeld dat de klacht werd ontvangen maar niet ontvankelijk is, met vermelding van de redenen van niet ontvankelijkheid. Wanneer de klacht ontvankelijk is, wordt aan de klager binnen de 14 dagen schriftelijk meegedeeld dat de klacht werd ontvangen, de klacht ontvankelijk is en verder wordt behandeld, met vermelding van de coördinaten van de klachtenbehandelaar. e. Het onderzoek van de klacht. Wanneer de klacht ontvankelijk wordt verklaard, wordt hij onderzocht en beoordeeld door de klachtenbehandelaar. De klachtenbehandelaar gaat bij de betrokken dienst/ medewerker om uitleg vragen over het/de feit(en) waarover wordt geklaagd. De klachtenbehandelaar stelt de klager schriftelijk in kennis van de bevindingen van het onderzoek en vraagt laatstgenoemde om zijn reactie. De klachtenbehandelaar maakt een eindverslag, dat de volgende punten bevat: - omschrijving van de ingediende klacht; - omschrijving van het resultaat van het gevoerde onderzoek; - omschrijving van de reactie van de klager op de onderzoeksresultaten; - gemotiveerde eindconclusie nopens de gegrondheid van de klacht en, in geval van gegrondheid, van de geboden oplossing. f. Brief aan de klachtindiener. Na het opmaken van het eindverslag door de klachtenbehandelaar, wordt aan de klager een brief gezonden met de samenvatting van de doorlopen procedure en het eindresultaat ervan. g. Rapportering Jaarlijks wordt een verslag opgemaakt en aan de gemeenteraad gerapporteerd. h. Inwerkingtreding Ontwerp notulen gemeenteraad 15 oktober