Informatie voor duurzaam inkopen van. Software. Datum: 20 mei 2010

Transcriptie

1 Informatie voor duurzaam inkopen van Software Datum: 20 mei 2010

2 Colofon Dit document voor duurzaam inkopen is ontwikkeld door NL Milieu en Leefomgeving in opdracht van het Ministerie van VROM. Meer informatie tel , en

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Afbakening van de productgroep Beleid en markt Duurzaamheid en inkoop Duurzaamheidsaspecten Duurzaamheid in het inkoopproces Bronnen en relevante informatie

4 1 Inleiding Let op!: Dit document wordt niet geactualiseerd. Het document is gebaseerd op onderzoek uitgevoerd in de periode en kan verouderde informatie bevatten. Dit document bevat achtergrondinformatie voor het verduurzamen van een inkoop die valt binnen de productgroep Software. Benutting van deze informatie is niet vereist voor het streven naar een bepaald percentage duurzaam inkopen, die de (semi-) overheden zichzelf hebben opgelegd. Het ministerie van VROM heeft voor deze productgroep geen milieucriteria vastgesteld voor duurzaam inkopen. De redenen hiervoor zijn: Er is nog onvoldoende praktijkervaring met en aanbod van duurzame software. De duurzaamheidsimpact van deze productgroep is gering. Sociale criteria zijn wel van toepassing op deze productgroep. Informatie hierover is niet opgenomen in dit document. Daarvoor kunt u terecht op de website van VROM, Afbakening van de productgroep De productgroep Software omvat software en software-, applicatie- en systeemontwikkeling door overheden, al of niet in de vorm van licenties. Het betreft uitsluitend kantoorgerelateerde ICT. Software wordt hier ingedeeld in twee groepen: A. Standaard (product-/pakket-) software die weer in te delen is in drie groepen: 1. Besturingssystemen voor clients en servers (Windows, Linux, MacOS, et cetera); 2. Applicaties (onder andere kantoorsuites zoals MS Office en OpenOffice.Org, internet en e- mailclients, en content management-, workflow- en informatiesystemen); 3. Ondersteunende serverapplicaties zoals databasesystemen, systemen, et cetera. B. Maatwerk software (nieuw te bouwen of gedeeltelijk nieuw te bouwen software zoals financiële software, beheersoftware en document management). Vooral bij de inkoop of aanbesteding van maatwerk software-oplossingen (zoals het op maat laten maken van bijvoorbeeld een SAP- of Oracle-systeem) zal tevens een bepaalde mate van dienstverlening onder de scope van deze productgroep vallen. Het is namelijk nodig om het product (gedeeltelijk) op maat te maken voor de organisatie in kwestie. Het advies aan inkopers is om bij aanbestedingen die een bredere scope dan alleen software kennen, ook te rade te gaan bij andere criteriadocumenten die gerelateerd zijn aan ICT en software: Hardware, Netwerken/Infrastructuur, Telefoonapparatuur, Telefoniediensten en Reproductieapparatuur. Embedded software valt buiten deze afbakening. Dit is software die toegepast wordt in specifieke eindproducten (zoals voertuigen, klimaatbeheersingsapparatuur, gebouwen). CPV-codes Om het de aanbestedende dienst gemakkelijker te maken wordt een selectie van CPV-codes gegeven die van toepassing kunnen zijn op deze productgroep. Deze selectie is niet uitputtend of compleet. Het blijft de verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst om zelf de juiste set van CPV-codes te verzamelen, aansluitend bij de betreffende aanbesteding. 2

5 De volgende CPV-codes zijn op deze productgroep van toepassing: Software en informatiesystemen Softwareprogrammering en -advies Advies over acceptatietest systeemsoftware Advies over software-integratie Ontwikkeling van gebruikersspecifieke software Diensten in verband met software Software voor netwerkbeheer. Gerelateerde onderwerpen De productgroep Software is onder andere gerelateerd aan de volgende onderwerpen en/of productgroepen: - Hardware; - Netwerken/infrastructuur, telefoniediensten en telefoonapparatuur; - Externe adviesdiensten. Kijk voor meer informatie over productgroep(en) op Dit document wordt niet geactualiseerd en kan dus andere namen bevatten dan de op de website genoemde productgroepen. 1.2 Beleid en markt In Nederland ontwikkelen en produceren naar schatting meer dan bedrijven hoogwaardige, innovatieve software. De totale uitgaven aan productsoftware in Nederland bedragen 6,5 miljard euro per jaar. Daarnaast is Nederland met een uitvoer van 1,7 miljard euro een software exporterend land. Overigens kunnen cijfers over marktomvang variëren, afhankelijk van de wijze waarop software wordt verkregen, bijvoorbeeld via huurovereenkomsten, licenties of als onderdeel van de hardware. Software is het laatste decennium steeds belangrijker geworden. De softwarebranche neemt inmiddels ruim de helft van de ICT-markt in. Software kan als een maat voor de geavanceerdheid van het ICT-gebruik worden gezien. In 1995 werd per 100 euro hardware voor 86 euro aan software (en bijbehorende dienstverlening) uitgegeven; in 2006 was dit nagenoeg verdubbeld tot 168 euro. Nieuwe software leidt vaak tot nieuwe of verbeterde ICT-toepassingen en is daarmee een belangrijke investeringskans voor bedrijven en andere potentiële aanbieders. De investeringen in netwerken lagen in 2005 op een stabiel niveau van 15 procent van de totale ICT-uitgaven. De investeringen in computers en software zullen de komende periode naar verwachting verder toenemen. 1 ICT-gebruik in de publieke sector De overheid zet op grote schaal ICT in bij de dienstverlening aan burgers en bedrijven en binnen de overheid zelf. Eind 2007 was ruim tweederde van de overheidsdiensten elektronisch beschikbaar (e-overheid). De Nederlandse e-overheid functioneert Europees gezien bovengemiddeld. 2 Experts schatten in dat de ICT-uitgaven de op één na grootste kostenpost vormt op rijksniveau, het gaat naar schatting om een besteding van zo n 1 miljard euro per jaar. Ook voor medeoverheden geldt dat er aanzienlijke inkoopvolumes omgaan met betrekking tot software en 1 CBS De digitale economie CBS De digitale economie

6 softwareontwikkeling. Uitgaven betreffen licenties en de aanschaf van productsoftware voor allerlei toepassingen. Ook maatwerk en specifiek te bouwen of te implementeren oplossingen maken deel uit van de uitgaven (bijvoorbeeld business process management-systemen, boekhoudprogramma s, besturingssystemen, de belastingaangifte en het elektronisch patiëntendossier). Elektronische informatie-uitwisseling en meer openheid van ICT-systemen in het algemeen heeft de aandacht van de publieke sector. De zogenoemde interoperabiliteit is een belangrijke doelstelling van het Nederlandse kabinet, zoals opgenomen in het actieplan Nederland Open in Verbinding voor het gebruik van open standaarden. Het doel van het actieplan is onder andere het vergroten van de interoperabiliteit tussen en met de verschillende bouwstenen en vormen van dienstverlening van de e-overheid door versnelling aan te brengen in het gebruik van open standaarden. 3 Op deze wijze wordt de afhankelijkheid van leveranciers verminderd. 3 Hhttp:// Op deze website is meer te vinden over het programma OSOSS dat is medegefinancierd door ICTU, EGEM en eformulieren. Hierin staat het inkoopproces centraal en wordt aangegeven hoe open source software hierin kan worden meegenomen. 4

7 2 Duurzaamheid en inkoop In dit hoofdstuk vindt u de inhoudelijke afwegingen voor duurzaamheid bij de productgroep Software en algemene informatie om duurzaamheid in het inkoopproces mee te nemen. 2.1 Duurzaamheidsaspecten De ICT-markt is grofweg onder te verdelen in hardware en software. De duurzaamheidsaspecten op het gebied van hardware zijn min of meer evident (energieverbruik van apparatuur, materiaalgebruik en end-of-life -behandeling). Tot nu toe is er echter nog weinig (internationale) aandacht uitgegaan naar duurzaamheidsaspecten op het gebied van software. Zo is er geen sprake van keurmerken, prestatie-indicatoren of onderzoeken op het gebied van duurzame software. Duidelijk is echter dat software-eigenschappen (de manier waarop de software opereert) impact hebben op alle bouwstenen en applicaties in een ICT-omgeving. Software kan vooral tot verbeterde duurzaamheidprestaties leiden door het efficiënter aansturen van processen en een afname van het gebruik van hardware. Energie-efficiency kan voor een belangrijk deel worden gerealiseerd door op hardware- of datacenterniveau duurzamere, energiezuiniger producten in te zetten 4 (zie hiervoor ook de relevante criteriadocumenten, paragraaf 4.2). Uiteraard is om de efficiency daadwerkelijk te realiseren een verstandig beheer noodzakelijk. Idealiter zou men voor duurzame ICT-systemen een systeemoverstijgende benadering moeten volgen, wat betekent dat alle ICT-componenten (hardware, systeemsoftware en applicaties), inclusief het beheer ervan, worden geadresseerd in het ICT-beleid. Met de huidige en traditionele gelaagde ICT-aanpak kan een duurzaamheidsoptimalisatie op één componentniveau tot inefficiëntie bij andere componenten leiden. Het gevolg hiervan is dat het totale ICT-systeem op energiegebied niet optimaal functioneert. 5 Volgens ICT-analist Gartner 6 wordt de meeste winst geboekt door naar de gehele Energy stack in de ICT-omgeving te kijken. Het bovenstaande toont aan dat software een belangrijke invloed heeft op de uiteindelijke milieuaspecten van ICT-gebruik. Bovendien is duidelijk dat de aandacht voor energiegebruik van ICT stijgt. Met name voor mobiele toepassingen is het streven naar energiezuinigheid al bekend en markttechnisch interessant, maar ook voor de vaste toepassingen speelt energiemanagement een rol. Zo zijn sommige Client- en Server-operating -systemen van softwareleveranciers al gericht op geavanceerde power saving -opties. Door default power settings in sommige besturingsystemen wordt bijvoorbeeld het stroomverbruik van een pc in slaapstand gereduceerd van (gemiddeld) 100 Watt naar 3 Watt. Naast efficiënt verbruik speelt ook efficiënt gebruik van software een rol, bijvoorbeeld door handelingen sneller te kunnen verrichten. Softwareontwikkeling waarbij duurzaamheidsafwegingen worden meegenomen is dus aan het opkomen in de markt. Wel moet opgemerkt worden dat de impact van maatwerksoftware tot een hogere footprint kan leiden dan standaardsoftware, doordat het ontwikkel- en implementatieproces intensiever is. Het stellen van duurzaamheidseisen aan de ontwikkeling en het functioneren van software staat nog in de kinderschoenen. Met name het gebrek aan een geaccepteerde maatlat of een onderscheidend criterium voor (de invloed van software op het) energiegebruik van de hardware heeft ertoe geleid dat er mede op basis van juridische overwegingen in dit document géén criteria maar tips zijn ontwikkeld. 4 Een voorbeeld hiervan is virtualisatie. Middels virtualisatie-software kunnen bijvoorbeeld meerdere processen op eenzelfde server worden geconcentreerd, waardoor een deel van de apparatuur kan worden afgeschakeld en geen elektriciteit meer verbruikt. Hierdoor neemt het rendement van hardware in de meeste gevallen aanzienlijk toe. Dit zorgt voor energiebesparing en besparing op grondstoffen, doordat er minder hardware ingezet hoeft te worden bij gelijke prestatie. 5 Zie ook Visiedocument Innovatieplatform Duurzame ICT Hhttp:// 6 Green IT: a new industry shockwave, Gartner Research

8 Inkopers (en ICT-afdelingen) moeten hier rekening mee houden in aanbestedingen en vooral in gesprek gaan met leveranciers over de mogelijkheden van duurzame software. Ontwikkeling en overwegingen op het gebied van milieu Een interessante ontwikkeling op het gebied van energie is de participatie van de ICT-branche in de zogenoemde meerjarenafspraken (MJA3) over energiebesparing. De meerjarenafspraken energie-efficiency zijn afspraken tussen overheid, bedrijfsleven en instellingen om de energieefficiency te bevorderen. De energie-efficiency wordt gerelateerd aan de dienstverlening in de vorm van een prestatiemaat. De belangrijkste afspraak daarbij is het streven van de ICTbranche om de energie-efficiency met 30% te verbeteren over de periode Onderstaande tabel vat met enkele trefwoorden samen welke impact software op duurzaamheid heeft: Type software Standaard software Maatwerk software (dienstverlening) Duurzaamheidsaspect - Productieproces (energieverbruik verminderen, slimmer design, verspilling door onnodige/ inefficiënte ontwerpen); - Software als middel om duurzamer te werken (voorbeelden); - Aandacht voor duurzame software in ICT-management (voorbeelden en advies). - Verpakking ; - Energiezuinig gebruik en aansturing. - Productieproces (energieverbruik, slimmer design, verspilling door onnodige/ inefficiënte ontwerpen); - Vervoer adviseurs; - Energiezuinige eigenschappen; - Energiezuinig gebruik. Overheden kunnen softwareleveranciers stimuleren om energiebesparende functionaliteiten in hun software te integreren. Energiebesparende functionaliteiten in de software kunnen alleen dan leiden tot daadwerkelijke energiebesparing als de software op de juiste wijze wordt beheerd. De leverancier moet daarom ook aandacht besteden aan de gebruiksfase, zodat maximale energiebesparing mogelijk is. Softwaredienstverlening kent in inkoopvolume het grootste aandeel in relatie tot bijvoorbeeld licenties en standaard software. Daarnaast is er een trend waarbij software steeds meer als service wordt aangeboden, wat meer en meer dienstverlening tot gevolg heeft en waarbij duurzaamheidsaspecten aan de orde zijn. 2.2 Duurzaamheid in het inkoopproces Duurzaamheid begint met het inventariseren van de behoefte van de (interne) klant. Vervolgens speelt duurzaamheid in elke inkoopfase een rol van meer of mindere betekenis. Meer informatie over hoe duurzaamheid in het inkoopproces kan worden meegenomen is te vinden in de handleiding duurzaam inkopen Duurzame aspecten die in het inkoopproces bij de productgroep Software kunnen worden meegenomen zijn: Voorbereidingsfase - Inkoop van software hoeft niet altijd nieuwe software te betekenen, het kan ook om vernieuwen van bestaande software gaan. Onderzoek naar de mogelijkheden voor het hergebruik ( Recyclability van software ) verdient aandacht, zeker als de bestaande software platform- en productonafhankelijk is. 6

9 - Overweeg de aanschaf van specifieke softwaretoepassingen voor het managen van duurzaamheidinformatie (energieverbruik, emissies, milieuaspecten et cetera) voor uw organisatie. Specifieke software voor dit soort doeleinden is reeds op de markt en wordt gebruikt door grotere (beursgenoteerde) ondernemingen. In de publieke sector wordt deze vorm van automatisering van duurzaamheidinformatie nog nauwelijks toegepast. Inkoopfase - De duurzaamheidseffecten van goed gebruik van de software dienen duidelijk gemaakt te worden door de leverancier. Dit om mogelijke besparingen ook daadwerkelijk te realiseren en in de praktijk te communiceren. Gebruiksfase Nadat het inkooptraject is afgerond en een product of dienst is ingekocht, bestaan er mogelijkheden om het product op een duurzame wijze te gebruiken. Specifieke tips voor deze productgroep zijn: Software als middel om duurzamer te werken Naast het beperken van de footprint van software zelf kunnen specifieke softwareoplossingen ook bijdragen aan andere duurzaamheiddoelstellingen: - Beperk reizen en vervoer door slimme software in te kopen. Bijvoorbeeld software die video- en tele-conferencing en thuiswerken ondersteunt en laat dienstverleners hier dan ook gebruik van maken. Naast het beperken van vervoer leidt dit ook tot minder hoge bezetting van gebouwen en daardoor tot minder energiegebruik in deze gebouwen. - Overweeg specifieke rapportage-software om de totale duurzaamheidimpact van uw organisatie inzichtelijk te maken en te monitoren. Het gaat hierbij ook om software die u helpt om op specifieke duurzaamheidsindicatoren (CO 2, papierverbruik, maar ook sociale indicatoren) effectief informatie te verzamelen en bewaren. Aandacht voor duurzaamheid en software in uw ICT-management - Integreer duurzaamheid in uw ICT-projectmanagement. Door bijvoorbeeld gebruik te maken van zogenoemde agile-methoden wordt software ontwikkeld in korte overzichtelijke perioden. Dit betekent dat elke stap als het ware een miniatuurproject op zich is, dat alle noodzakelijke taken omvat: planning, analyse, ontwerp, testen en documentatie. Een afzonderlijke stap levert niet altijd genoeg op om het eindproduct vrij te geven. Desondanks is het de bedoeling van een agile-project om na iedere iteratie-stap iets bruikbaars op te leveren. Bij agile-methoden wordt de voortgang afgemeten aan de hand van werkende producten of prototypes, na afloop van iedere, afzonderlijke stap. De winst voor duurzaamheid is dat energie- en duurzaamheidaspecten in elke kleine stap beheerst kunnen worden meegenomen, gewogen en gemeten. - Configureer energiebesparende opties voor uw ICT-infrastructuur. Centraal ingestelde sleep - en power-off -opties kunnen tot forse energiebesparing leiden. - Software moet op zo n manier ontwikkeld worden dat ook toekomstige wensen relatief gemakkelijk te realiseren zijn. Een voorbeeld is het eisen van versiecompatibliteit (zowel upwards als downwards). - Sizing speelt nu al een rol. Warmteproductie, servercapaciteit, client hardware worden in de praktijk al bepaald. Er zijn dus zeker energiespecificaties beschikbaar, al bestaan er nog geen benchmarks. - Juiste configuratie van serversoftware. Wanneer servers geconfigureerd worden wordt aanbevolen om maximale energie-efficiency instellingen te selecteren. - Software-oplossingen kunnen ook positief bijdragen aan duurzame ontwikkeling. Gebruikers (medewerkers) en de ICT-afdeling kunnen nu al veel doen om de huidige werkplek 'groener' te maken. Naast zuiniger apparatuur, bevat het besturingssysteem van de pc een aantal opties om het energieverbruik te verminderen. Zo kan men de slaapstand activeren, waarbij eerst de monitor, daarna de harde schijf en daarna de hele computer in slaapstand gaat. 7

10 - ICT-beheerders kunnen in het Bios van de computer vastleggen dat de machine niet werkt naar maximale prestatie, maar naar maximale efficiëntie. Dat maakt een groot verschil. 90% van de tijd dat een computer aanstaat, wordt de computer namelijk niet echt gebruikt. Bijvoorbeeld bij het lezen van documenten of een website, want tussen de toetsaanslagen door gebeurt er niets. - Het groener maken van de werkplek is vooral een kwestie van beleid en bewustwording, zoals veel bedrijven waar groene IT op de agenda staat al ondervonden bij het bewust maken van hun medewerkers, zodat deze hun computer afsluiten als de werkdag voorbij is. Overigens kan de ICT-beheerafdeling dat ook centraal doen; om negen uur 's avonds bijvoorbeeld alle (mogelijke) computers en printers in het hele kantoor automatisch uitschakelen. 2.3 Bronnen en relevante informatie The Green Grid In 2007 is een samenwerkingsverband ( The Green Grid ) ontstaan tussen een aantal invloedrijke ondernemingen met als doel de impact van ICT op de natuur te minimaliseren. The Green Grid streeft naar minimalisering van stroomverbruik en maximale efficiency van datacenters wereldwijd. The Green Grid heeft een aantal praktische tips en best practices beschreven om ICT-organisaties meer bewust te maken en meer handvatten te bieden om actie te ondernemen. Zie ook: Climate Savers Een ander duurzaam initiatief betreft het zogenoemde Climate Savers. De ICT-organisaties die zich aansluiten bij Climate Savers committeren zich aan het aanschaffen van energiezuinige pc s en servers en de toepassing van power-management in hun organisatie. Clinton Foundation Microsoft werkt samen met de Clinton Foundation en de C40 Large Cities Climate Leadership Group, een consortium van de 40 grootste steden ter wereld, om de uitstoot van CO 2 beter te monitoren, meten en beheren. Microsoft ontwikkelt momenteel online tools waarmee deze steden een basismeting kunnen verrichten van hun CO 2 -uitstoot als vertrekpunt voor het te voeren beleid. Ook stelt dit deze steden in staat hun vooruitgang te monitoren en best practices met elkaar te delen. 8