HUISHOUDELIJK REGLEMENT WIJKVERENIGING HANEVOET

Transcriptie

1 1. Bestuur HUISHOUDELIJK REGLEMENT WIJKVERENIGING HANEVOET (maart 2016) 1.1 Algemeen Het Dagelijks Bestuur van de wijkvereniging wordt gevormd uit de bestuursleden van de wijkvereniging. In het algemeen zijn dat de voorzitter, de penningmeester en de secretaris. Het bestuur zorgt ervoor dat de leden regelmatig worden geïnformeerd over de aangelegenheden die in het bestuur worden besproken. 1.2 Taken Voorzitter De voorzitter is aanspreekpunt voor een ieder, die de wijkvereniging in welke hoedanigheid dan ook wil aanspreken en vertegenwoordigt de wijkvereniging naar instanties buiten de vereniging. Daarbij zal hij zich zoveel mogelijk laten vergezellen door een van de andere bestuursleden. De voorzitter zit de vergaderingen voor van het bestuur en van de Algemene Ledenvergadering en coördineert en controleert de activiteiten van de wijkvereniging. 1.3 Taken penningmeester De penningmeester beheert de gelden en bezittingen alsmede het ledenbestand van de vereniging en is belast met de financiële administratie, de inning van contributie en het uitgeven van de lidmaatschapskaarten. Het is de zorg van de penningmeester dat ten name van de vereniging een bank- en/of girorekening is/wordt geopend. Jaarlijkse activiteiten: 1: Het opstellen van de begrotingen van de wijkvereniging inclusief de werkgroepen en projectgroepen, waarbij deze groepen zorg dragen voor het tijdig aanleveren van de benodigde gegevens. 2: Het opstellen van het financieel jaarverslag en de daarbij behorende toelichting. 3: Het bewaken van de inkomsten en uitgaven, die gedaan worden door het bestuur en de werken projectgroepen. 4: Het aanvragen en verantwoorden van subsidies. 1.4 Taken secretaris De secretaris verslaat de vergaderingen van het bestuur en van de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering, minimaal in de vorm van besluiten en actiepunten. De secretaris draagt zorg voor het archiveren en kennisnemen van documenten, zoals notulen, in- en uitgaande correspondentie, enz. en behandelt deze naar bevind van zaken. De secretaris verzorgt namens de wijkvereniging de noodzakelijke correspondentie met officiële instanties. Daartoe dient in het briefhoofd de naam en het adres van de secretaris te worden opgenomen. 1.5 Aftredingsschema. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van het schema van aftreden van het bestuur. Indien een bestuurslid voortijdig is afgetreden, zal zijn opvolger volgens het originele schema moeten aftreden cq. zich herkiesbaar moeten stellen. 1

2 Aftredingsschema Bestuursleden Wijkvereniging Hanevoet Functie Voorzitter XXXXXX Penningmeester XXXXXX XXXXXX Secretaris XXXXXX XXXXXX Bestuurslid Algemeen XXXXXX XXXXXX Bestuurslid Evenementen XXXXXX Bestuurslid Werkgroep Organisatie 2.1 Algemeen Het bestuur is bevoegd tot het instellen van werkgroepen (voor onderwerpen met een structureel karakter) en projectgroepen (voor onderwerpen die qua inhoud of tijdsduur begrensd zijn). Het is zeer wenselijk dat de voorzitters van de werkgroepen deel uitmaken van het bestuur. De voorzitter, penningmeester en de secretaris van het bestuur mogen geen deel uitmaken van de werkgroepen. Algemene Ledenvergadering Bestuur... Evenementen Redactie Leefbaarheid < WERKGROEPEN > <- PROJECTGROEPEN ---> 2.2 Werkgroep Evenementen 1: Doelstelling Het bevorderen van de saamhorigheid in de wijk Hanevoet door ieder jaar een programma aan te bieden met evenementen en het uitvoeren van dat programma. 2: Taken 1: Het opstellen van een jaarprogramma, al of niet in samenwerking met andere belanghebbende instanties in de Gestelse Ontginning en eventueel daarbuiten. 2: Het organiseren en (doen) uitvoeren alsook het evalueren van de in het jaarprogramma opgenomen evenementen. 3: Het opstellen van de financiële begroting voor de in het jaarprogramma opgenomen evenementen en het ter goedkeuring voorleggen van deze begroting aan de penningmeester van de wijkvereniging. 4: Het zorgdragen voor de financiële verantwoording binnen 1 maand na afloop van de evenementen bij de penningmeester van de wijkvereniging. 2

3 5: Het zorgdragen voor publicatie van het jaarprogramma en van de afzonderlijke evenementen, in samenspraak met de eindredacteur van de Hanepootjes. 6: Het zorgdragen voor het onderhoud en de exploitatie van de aan de commissie beschikbaar gestelde hulpmiddelen. Deze hulpmiddelen zijn opgenomen in een inventarislijst, die jaarlijks geactualiseerd wordt. 3: Samenstelling en taakverdeling van de werkgroep Evenementen De werkgroep bestaat uit tenminste drie leden. De werkgroep heeft een voorzitter en secretaris. De EC komt in principe iedere maand in vergadering bijeen. De besluiten en actiepunten in deze vergaderingen worden vastgelegd in notulen. Per evenement wordt een activiteitencommissie belast met de organisatie, uitvoering en evaluatie van de activiteiten ingesteld. De activiteitencommissie wordt geleid door een coördinator en bestaat uit bij voorkeur tenminste twee leden van de werkgroep Evenementen. Aan de uitvoering van de activiteiten ten behoeve van evenementen wordt in overleg met de betreffende coördinator door zoveel mogelijk leden van de werkgroep medewerking verleend. Taken voorzitter 1. Zit de vergaderingen van de werkgroep voor. 2. Coördineert en delegeert werkzaamheden. 3. Bewaakt en houdt toezicht op de voortgang. 4. Rapporteert de voortgang aan het bestuur van de wijkvereniging 5. Koppelt terug uit de bestuursvergadering aan de werkgroep. 6. Vertegenwoordigt de werkgroep naar buiten en betrekt daarin de organisatie van het betreffende evenement. Taken secretaris 1. Draagt zorg voor de planning van de vergaderdata. 2. Huurt de vergaderruimte. 3. Zorgt voor de roulatie van de binnengekomen post en overige relevante documenten alsook voor archivering. 4. Bewaakt de inhoud van werkmappen en draaiboeken en zorgt voor archivering. 5. Voorzover niet reeds wordt gedaan, wordt zorggedragen voor het verwerven van vergunningen. 6. Houdt regelmatig contact met het secretariaat van het bestuur en met de voorzitter van de werkgroep Evenementen. 7. Zorgt voor verslaglegging, van de vergaderingen van de werkgroep en van evenementen en zorgt ook voor archivering. 8. Zorgt voor het verspreiden van de verslagen aan de leden van de werkgroep en aan het secretariaat van het bestuur. Taken activiteitencommissie 1. Het organiseren van een evenement gebeurt op basis van de eventueel reeds aangelegde werkmap waarin een checklist is opgenomen, en op basis van de resultaten van de evaluatie van de activiteiten. Op grond hiervan wordt een plan van aanpak ofwel draaiboek opgesteld. Dit draaiboek geeft antwoorden op de vragen wie, wat, waar, wanneer en hoe. 3

4 2. Voert het draaiboek uit en zorgt er voor dat het toegekende budget niet wordt overschreden. Mocht overschrijding toch plaatsvinden dan dient dit met de EC en met het bestuur van de wijkvereniging te worden besproken. 3. Zorgt voor de publicatie van het evenement in samenwerking met de eindredacteur van de Hanepootjes. 4. Meldt de voortgang van het evenement in iedere vergadering van de werkgroep Evenementen en geeft daarbij mogelijke knelpunten aan. 5. Stelt eventueel te maken contracten op en vraagt de benodigde vergunningen aan, een en ander in samenwerking met de secretaris van de werkgroep. 6. Zorgt er per evenement voor, dat: a) voldoende medewerkers beschikbaar zijn b) eventueel lunchpakketten en consumptiebonnen worden verstrekt c) de medewerkers een schriftelijke uitnodiging krijgen met de vermelding wie, wat, waar, wanneer en hoe d) na afloop de medewerkers worden bedankt e) alle gegevens worden verzameld betreffende het evenement en dat deze gegevens worden opgeslagen in de werkmap f) de gegevens verwerkt worden ten behoeve van de evaluatie en dat het draaiboek wordt geactualiseerd g) de financiële afwikkeling op een correcte wijze gebeurt met de penningmeester van de wijkvereniging h) na afloop een verslag gemaakt wordt voor de Hanepootjes. 2.3 Hanepootjes 2.3.1: Redactie Wijkblad Hanepootjes. 1: Doelstelling Het zes keer per jaar uitbrengen van het wijkblad Hanepootjes waarin de leden worden geïnformeerd over hetgeen de wijkvereniging de komende tijd zal ondernemen, alsmede de leden op de hoogte te stellen van het reilen en zeilen in de wijk Hanevoet en in de directe omgeving. 2: Taken 1: Het verzamelen van kopij, het toetsen daarvan aan het beleid van de wijkvereniging en het uitwerken van de kopij. Uitgangspunt is voor wijkbewoners en/of door wijkbewoners. 2: Het verzorgen van de lay-out, het toevoegen van beeldmateriaal en het controleren van de tekst met het oorspronkelijke stuk. 3: Het laten drukken van de aldus samengestelde editie. De redactie zorgt er voor dat het toegekende budget niet wordt overschreden. Mocht overschrijding toch dreigen plaats te vinden dan dient dit met het bestuur van de wijkvereniging te worden besproken. 3: Diversen. Het verslaan van activiteiten die door de wijkvereniging zijn georganiseerd, gebeurt bij voorkeur door de organisatoren en hoort niet tot de taak van de redactie. De redactie behoudt zich het recht voor stukken in te korten die langer zijn dan 1 pagina in het blad, zo nodig stukken te redigeren en niet tot plaatsing over te gaan indien zij van mening is dat de strekking kwetsend of aanstootgevend is voor individuele personen of groepen van personen. 4

5 Aankondigingen door werkgroepen van de wijkvereniging en bestuurlijke mededelingen worden altijd geplaatst. Plaatsing geschiedt in die gevallen onder medeverantwoordelijkheid van de betreffende werkgroep. Alle kopij dient uiterlijk 10 dagen voor de verschijningsdatum via het mailadres bij redactie ingeleverd te zijn. Deze datum is te vinden in het colofon van de laatst uitgebrachte Hanepootjes. De jaarplanning verschijnt in het laatste nummer van de jaargang. 4: Adverteren in Hanepootjes Particulieren kunnen gratis een Haneprikje laten plaatsen, aanleveren via het redactieadres. Adverteerders met een commercieel belang kunnen advertentieruimte kopen ter grootte van een hele of halve pagina. Daarnaast is het mogelijk - uitsluitend voor ondernemers die in de wijk wonen - een visitekaartje te plaatsen met logo, bedrijfsnaam, contactgegevens en bedrijfsactiviteit of slogan, ter grootte van 1/8 pagina. De penningmeester draagt zorg voor de facturering en stuurt - na betaling door plaatser - de advertenties en de advertentieplanning voor de editie door aan de redactie : Verspreiding Wijkblad Hanepootjes. Dit betreft het verspreiden huis aan huis in de wijk Hanevoet, naar de leden woonachtig buiten de wijk en naar organisaties die voor de Wijkvereniging van belang zijn. De redactie is ervoor verantwoordelijk dat er voldoende mensen zijn om te verspreiden. Als door omstandigheden bezorgers verhinderd zijn, dan kan een beroep gedaan worden op de bestuursleden van de wijkvereniging : Internet en webmaster. De redactie stelt zich tot doel om de informatie die in het wijkblad verschijnt ook op internet te verspreiden eventueel aangevuld met verdere informatie. Dit gebeurt in overleg met de webmaster. De webmaster wordt aangestuurd door de redactie. De website en de facebook-pagina worden zo vaak nodig is geactualiseerd. Foto s die tijdens evenementen of andere activiteiten van de wijkvereniging zijn genomen mogen op de website gepubliceerd worden. Hiervoor hoeft de geportretteerde geen toestemming te verlenen. Morele waarden en de persoonlijke levenssfeer moeten daarbij gerespecteerd worden. De webmaster /redactie zorgt er voor dat het toegekende budget niet wordt overschreden. Mocht overschrijding toch dreigen plaats te vinden dan dient dit met het bestuur van de wijkvereniging te worden besproken. De webmaster regelt samen met het bestuur dat er een backup is voor de werkzaamheden van de webmaster. 2.4 Leefbaarheid De werkgroep zet zich in voor de verbetering van de wijk, door overleg en samenwerking met gemeente, politie, bewoners en andere organisaties. Het opstellen van een financiële begroting gebeurt in overleg met de penningmeester. De werkgroep komt bijeen zo vaak als nodig. 5

6 3. Vergaderingen 3.1 Bestuursvergadering Bestuursvergaderingen zijn besloten en worden ongeveer eens in de maand volgens een van te voren opgesteld schema gehouden. De voorzitter kan op eigen initiatief vergaderingen beleggen. Ook kan een vergadering belegd worden op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen en indien tenminste de helft van de bestuursleden aanwezig is. Bij staken van stemmen wordt het nemen van een besluit uitgesteld tot de volgende vergadering. Indien de stemmen dan opnieuw staken wordt een voorstel geacht te zijn verworpen. Bij afwezigheid van de voorzitter treedt de secretaris als zodanig op. Als beide verhinderd zijn treedt het langstzittende bestuurslid als zodanig op. Het bestuur kan in bijzondere gevallen personen die geen bestuurslid zijn in de bestuursvergadering toelaten. 3.2 Ledenvergadering. 1: Agenda. Voorstellen (door tenminste 25 leden ondertekend) ingediend bij de secretaris moeten op de agenda van de eerstvolgende ledenvergadering worden geplaatst, mits het verzoek daartoe tenminste vijf dagen van te voren is gedaan. Niet op de agenda vermelde onderwerpen kunnen mede in behandeling worden genomen en er kan over worden beslist indien tenminste tweederde van de aanwezige leden daarmee akkoord gaat. 2: Presentielijst Op alle ledenvergaderingen moet een presentielijst worden getekend, zowel door leden als door donateurs. Leden die dit nalaten worden geacht niet aanwezig te zijn (geweest). 3: Notulen ledenvergadering Van elke vergadering worden de notulen van de voorgaande ledenvergadering gepubliceerd in wijkblad Hanepootjes. 4: Bestuursverkiezing. Ter voorziening in vacatures zal het bestuur actief op zoek gaan naar nieuwe kandidaten. Bovendien kunnen leden voor een vacature kandidaten stellen, mits deze tenminste 1 maand voor de ledenvergadering schriftelijk aan het bestuur kenbaar gemaakt zijn, de kandidaatstelling ondersteund is door tenminste tien leden en deze geschiedt met goedvinden van de kandidaat, blijkende uit mede-ondertekening van de kandidaatstelling. 5: Kascommissie De kascommissie controleert jaarlijks (voor de Algemene Leden Vergadering) de stukken van de penningmeester en is gerechtigd steekproeven uit te voeren. De kascommissie rapporteert schriftelijk haar bevindingen aan de Algemene Leden Vergadering. De kascommissie bestaat uit 2 leden en 1 reservelid. Jaarlijks treedt één lid van de kascommissie af. 6

7 4. Diversen 4.1 Onderscheidingen Bestuurs- en commissieleden, die gedurende twaalf en een half jaar een bijdrage leveren aan de wijkvereniging, worden door de secretaris voorgedragen voor een onderscheiding met oorkonde. De onderscheiding is verschillend voor dames en heren. Tevens zal de secretaris voor het betreffende lid bij de Gemeente de vrijwilligerslegpenning aanvragen. Wanneer gedurende 25 jaar een bijdrage is geleverd, zal de secretaris voor het betreffende lid bij de Gemeente de vrijwilligersoorkonde aanvragen en e.v.t. een aanvraag indienen voor een Koninklijke Onderscheiding. 4.2 Contributie / legitimatie Het lidmaatschap en de contributie gaat per kalenderjaar. De contributie wordt jaarlijks door de ledenvergadering opnieuw vastgesteld. Aan de leden wordt een lidmaatschapskaart verstrekt als bewijs van het lidmaatschap. De lidmaatschapskaart dient tevens als bewijs dat men stemgerechtigd is en dient op de ledenvergadering te worden meegebracht. Donateurs betalen een bedrag naar eigen inzicht, doch minimaal de jaarcontributie van een normaal lid. 4.3 Privacy Gegevens van individuele leden zullen niet ter beschikking gesteld worden aan derden. Behoudens incidentele gevallen en zulks dan na toestemming van betreffende leden. Gegevens van vrijwilligers en werkcontacten zullen niet ter beschikking gesteld worden aan derden. Behoudens incidentele gevallen en zulks dan na toestemming van betreffende partijen. 4.4 Wijzigingen april 2014: Toevoeging van 4.3: Privacy. maart 2016: Actualiseren aftredingsschema en wijziging paragraaf