B BE Privacyreglement BSO IJsselstein

Transcriptie

1 Hieronder leest u het privacyreglement van BSO IJsselstein. Wij geven hierin aan wat wij doen om de privacy van onze klanten (ouders en kinderen) te bewaken. 1) Wij hebben persoonsgegevens nodig en gebruiken deze slechts voor registratie bij informatieaanvraag, de wachtlijstregistratie, de schriftelijke aanbieding, de klantenregistratie, registratie t.b.v. facturatie en informatievoorziening omtrent de opvang. 2) Er wordt ook relevante informatie verstrekt ten behoeve van de opvang van de kinderen: Wij ontvangen van u zoal medische informatie, fysieke informatie en emotionele informatie. De werkzaamheden van onze kinderopvang brengen met zich mee dat een persoonsregistratie van de opgevangen kinderen moet worden bijgehouden, waarbij ook gegevens van de ouders/verzorgers vermeld worden. 3) Alle medewerkers van de BSO zijn verplicht tot geheimhouding van de verstrekte informatie aan anderen dan betrokken pedagogisch medewerkers, management en directie. Dit is vastgelegd per arbeidsovereenkomst van iedere afzonderlijke werknemer. 4) De BSO zal (m.u.v. die hierna genoemde derden) geen informatie uit de persoonsregistratie ter beschikking stellen aan derden, indien hiervoor niet expliciet vooraf goedkeuring is verkregen van de betrokken persoon. Er zijn derden die wel toegang tot de informatie krijgen. Dit betreft de toezichthouders (o.a. de GGD- en HKZ inspecteurs). Deze toezichthouders worden geacht vertrouwelijk met de informatie om te gaan. 5) Wij bewaren de informatie tot maximaal 2 jaar na beëindiging (tenzij ze nog nodig zijn ter voldoening van een wettelijke bewaarplicht, bijvoorbeeld als er nog betalingen open staan. 6) De informatie wordt bewaard; a) in een map kindgegevens welke door de pedagogisch medewerkers afgesloten op de groep wordt bewaard (informatie t.b.v. goede verzorging van kind); b) in een dossier, per kind, in een afgesloten la op kantoor (informatie t.b.v. contractuele afspraken met ouders); c) in de computer/app (t.b.v administratie). 7) Om te voorkomen dat informatie bij de verkeerde mensen terecht komt hebben wij de volgende maatregelen genomen: a) de map kindgegevens is altijd onder toezicht van een pedagogisch medewerker, na sluitingstijd ligt de map op kantoor in een afgesloten kast; b) het kantoor is niet toegankelijk voor anderen dan werknemers en is buiten openingstijden altijd afgesloten; Pagina 1 van 6

2 c) zowel de computers, Ipads als de programma s zijn beveiligd met wachtwoorden en/of toegangscodes. Op de computers is daarnaast beveiligingssoftware actief. Pagina 2 van 6

3 Inventarisatie gebruikte persoonsgegevens Ouders Kinderen Personeel Gewone Gewone Persoonsgegevens: Gewone Persoonsgegevens Naam Naam Naam Adres Adres Adres Postcode Postcode Postcode Woonplaats Woonplaats Woonplaats Telefoonnummer(s) Geslacht Telefoonnummer(s) adres Geboortedatum adres Geslacht School Geslacht Geboortedatum Klas/Groep Geboortedatum Bankrekeningnummer Bankrekeningnummer Inloggegevens BSO IJsselstein app Diploma s Contracten/jaaropgaven e.d. Getekende gedragscodes CV Sollicitatiebrief Inwerkplan Overeenkomst kleding/sleutels/laptop/mobiel etc. Uren overzichten (verlof/flex) Contracten Bijzondere Bijzondere Persoonsgegevens Bijzondere Persoonsgegevens BSN nummer BSN Nummer BSN nummer Pagina 3 van 6

4 Betalingsherinneringen en belnotities In ons oude administratiesysteem the Nanny werd ook de Nationaliteit van ouders geregistreerd. Wij vragen deze tegenwoordig niet meer op, maar bij ouders die reeds in 2016 of daarvoor klant waren staat dit vaak nog in het systeem Waar worden de Gewone persoonsgegevens voor gebruikt: Administratie en het verstrekken van informatie over de opvang. Deels gebeurt dit via nieuwsbrieven maar hier kunnen ouders zich ten alle tijden voor afmelden. Waar worden de Bijzondere persoonsgegevens voor gebruikt: Wij zijn verplicht een BSN nummer op te vragen (door ouder zelf ingevuld) om de afgenomen opvang jaarlijks door te geven aan de belastingdienst. Het registreren van afspraken met ouders en Medische informatie zoals allergieën, medicijngebruik en huisarts Periodieke notitie in kindvolgdossier Foto in Mychapp groep In ons oude administratiesysteem the Nanny werd ook de Nationaliteit van kinderen geregistreerd. Wij vragen deze tegenwoordig niet meer op, maar bij kinderen die reeds in 2016 of daarvoor klant waren staat dit vaak nog in het systeem Waar worden de Gewone persoonsgegevens voor gebruikt: Ophalen van kinderen bij de juiste school/groep en informeren ouders. Waar worden de Bijzondere persoonsgegevens voor gebruikt: Wij zijn verplicht een BSN nummer op te vragen (door ouder zelf ingevuld) om de afgenomen opvang jaarlijks door te geven aan de belastingdienst. De medische informatie is noodzakelijk voor VOG (of eventueel weigering hiervan) Salarisgegevens Kopie paspoort Gegevens over gezondheid/verzuim Voortgansgesprekken Smoelenboek Waar worden de Gewone persoonsgegevens voor gebruikt: Aanname, loonadministratie, informeren medewerkers over werk gerelateerde zaken, contact bij ziekte e.d. Waar worden de Bijzondere persoonsgegevens voor gebruikt: Een VOG is noodzakelijk om te mogen werken in de kinderopvang. Een kopie paspoort en salarisgegevens zijn noodzakelijk voor de loonadministratie (identificatieplicht banken). Pagina 4 van 6

5 betalingsherinneringen is noodzakelijk voor het voeren van een correcte administratie Wie heeft toegang tot de Gewone De kantoor medewerkers hebben toegang tot al deze gegevens. De pedagogisch medewerkers op de groep hebben geen toegang tot bankgegevens, inloggegevens en jaaropgaven/contracten, maar wel tot de andere gegevens. het bieden van veilige opvang. De periodieke notities in het kindvolgdossier zijn bedoeld om de ontwikkeling van kinderen te volgen en ouders hierover te informeren. De foto die bij kinderen in de MYchapp groep wordt geplaatst, maakt de opvang veiliger doordat ook invallers informatie aan het juiste kind weten te koppelen. Wie heeft toegang tot de Gewone Alle medewerkers van BSO IJsselstein Het bijhouden van informatie over gezondheid/verzuim/voortang is noodzakelijk voor de uitvoering van rechten en plichten op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheids- en sociale beschermingsrecht en/of preventieve dan wel arbiedsgeneeskunde. Het smoelenboek maakt het makkelijker voor ouders om te weten bij wie ze terecht kunnen, medewerkers geven de foto zelf af. Wie heeft toegang tot de Gewone Alle medewerkers van BSO IJsselstein hebben toegang tot de NAW gegevens, telefoonnummers, adressen, geboortedata. De meeste andere informatie zit in de personeelsdossiers waar alleen de managers/personeelsfunctionaris toegang toe hebben. Uitzonering hierop zijn de diploma s (de BM heeft hier ook toegang toe) en 1 planningsmedewerker heeft soms bankgegevens nodig om voorgeschoten kosten e.d. uit te kunnen betalen. Pagina 5 van 6

6 Wie heeft toegang tot de Bijzondere Alleen kantoormedewerkers Wie heeft toegang tot de Bijzondere BSN; alleen kantoormedewerkers Medische informatie en foto; alle medewerkers Kindvolgdossier; alleen pedagogisch medewerker die direct met het kind werkt (en ouders op verzoek) Wie heeft toegang tot de Bijzondere VOG s; alle medewerkers (noodzakelijk voor de GGD). Smoelenboek; ouders en medewerkers (afgeschermd gedeelte website). Overig; alleen managers Hoe lang gegevens worden bewaard in vastgelegd op het Kwaliteitshandboek in bewaartermijnen documentatie. Pagina 6 van 6