Zitting van 6 maart 2018

Transcriptie

1 Zitting van 6 maart 2018 Aanwezig: Belinda Beauprez, Bert Verhaeghe, Alexander Vantomme, Geert Bossuyt, Philippe Deleu, Sonny Ghesquiere, schepenen; Hendrik Ingelbeen, Filiep Vandecandelaere, Bercy Slegers, Yves Obin, Dominique Marecaux, Ann Ramon, Jean-Pierre Depuydt, Cindy Vienne, Etienne Pillaert, Johan Deneut, Tom Durnez, Nino D'Hellem, Virginie Vandemoortele-Terrier, Angelo Demuynck, Emmerson Dury, raadsleden; Ann Degroote, voorzitter; Philippe Verraes, stadssecretaris Verontschuldigd: Youro Casier, burgemeester; Bart Pynket, An Ghesquiere, raadsleden Afwezig: Philippe Deleu, schepen afwezig voor agendapunt 1, 2; Tom Durnez, raadslid afwezig voor agendapunt 1; Philippe Verraes, stadssecretaris afwezig voor agendapunt 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 DE GEMEENTERAAD De zitting wordt geopend om uur. De zitting wordt voorgezeten door gemeenteraadsvoorzitter Ann Degroote. Stadssecretaris Philippe Verraes houdt de pen. Burgemeester Youro Casier en raadsleden Bart Pynket en An Ghesquiere zijn verontschuldigd voor hun afwezigheid. AGENDA OPENBARE ZITTING 1. Proces-verbaal van de gemeenteraadszitting van 6 februari goedkeuring. 2. Aanpassing gemeentelijk belastingreglement op leegstand in het kader van het grond- en pandendecreet (dienstjaar 2018) 3. IGS-dossier 'Kwalitatief wonen in de grensstreek' periode 01/10/2018 tot 31/12/ goedkeuring. 4. Algemeen directeur - oproep tot kandidaatstelling - goedkeuring. 5. Financieel directeur - oproep tot kandidaatstelling - goedkeuring. 6. Algemeen directeur - functiebeschrijving - goedkeuring. 7. Financieel directeur - functiebeschrijving - goedkeuring. 8. Algemeen directeur - vaststelling salarisschaal - goedkeuring. 9. Financieel directeur - vaststelling salarisschaal - goedkeuring. 10. Aanleg van werfreserves voor de betrekkingen van algemeen directeur en financieel directeur - goedkeuring. 11. Aanvullend agendapunt ingediend door gemeenteraadslid Hendrik Ingelbeen (CD&V) - toelichting inrichtingsstudie centrum Geluwe - kennisname. Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 271

2 12. Vragen, antwoorden en mededelingen. OPENBARE ZITTING 1. Proces-verbaal van de gemeenteraadszitting van 6 februari goedkeuring. De gemeenteraad verleent met 19 ja-stemmen en 1 onthouding goedkeuring aan het proces-verbaal van de gemeenteraadszitting van 6 februari Ja : Schepenen Belinda Beauprez, Bert Verhaeghe, Alexander Vantomme en Geert Bossuyt Raadsleden Hendrik Ingelbeen, Filiep Vandecandelaere, Bercy Slegers, Yves Obin, Dominique Marecaux, Ann Ramon, Jean-Pierre Depuydt, Cindy Vienne, Etienne Pillaert, Johan Deneut, Ann Degroote (voorzitter), Nino D Hellem, Virginie Vandemoortele-Terrier, Angelo Demuynck en Emmerson Dury Onthouding : Schepen Sonny Ghesquiere Raadslid Tom Durnez vervoegt de zitting. 2. Aanpassing gemeentelijk belastingreglement op leegstand in het kader van het grond- en pandendecreet (dienstjaar 2018) Gelet op artikel van de Grondwet; Gelet op de bepalingen van de Nieuwe Gemeentewet en het Gemeentedecreet; Gelet op het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 27 maart 2009 betreffende het grond- en pandenbeleid, in het bijzonder Art 2.2.6, met latere wijzigingen, hierna Decreet grond- en pandenbeleid genoemd; Gelet op het decreet van 14 oktober 2016 houdende wijziging van diverse decreten met betrekking tot wonen; Gelet op de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening en latere wijzigingen; Gelet op het decreet betreffende de omgevingsvergunning van 25 april 2014; Gelet op het Besluit Vlaamse Regering van 10 juli 2009 houdende nadere regelen betreffende het leegstandsregister en het Besluit van de Vlaamse Regering van 15 september 2017 houdende wijziging en de opheffing van diverse besluiten over wonen, wat betreft leegstand, verwaarlozing, ongeschikt- en onbewoonbaarverklaring en de technische normen voor sociale woningbouw. Gelet op het gemeentelijk belastingreglement op leegstand in het kader van het grond- en pandendecreet (dienstjaren 2014 tot en met 2018), zoals dit werd goedgekeurd door de gemeenteraad op 11 maart 2014; Gelet op het ministerieel besluit van 28 augustus 2015 houdende de toekenning van een subsidie aan het intergemeentelijk samenwerkingsproject Kwalitatief wonen in de Grensstreek, met Wervik, Menen en Mesen als deelnemers; Overwegende dat de langdurige leegstand van woningen en gebouwen in de gemeente moet voorkomen en bestreden worden met als doel het activeren van woningen en/of gebouwen; Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 272

3 Overwegende dat de controleambtenaren, bevoegd om vaststellingen en daden van onderzoek en controle te stellen in verband met de toepassing van het belastingreglement, aangesteld zijn door het college van burgemeester en schepenen; Gelet op het advies van het Lokaal Woonoverleg bijeen op 22/01/2018; Na beraadslaging; BESLUIT, unaniem : Het belastingreglement op woningen en/of gebouwen die beschouwd worden als leegstaand als volgt opnieuw vast te stellen : ARTIKEL I - Definities 1. administratie: de administratieve eenheid binnen de gemeentelijke administratieve eenheid die door het gemeentebestuur wordt belast met het beheer van de inventarissen en het leegstandregister bedoeld in artikel gebouw: elk bebouwd onroerend goed, dat zowel het hoofdgebouw als de bijgebouwen omvat, dat niet beantwoordt aan de definitie van woning zoals bedoeld onder artikel 1.3 en niet valt onder de toepassing van het decreet van 19 april 1995 en latere wijzigingen, houdende de maatregelen ter bestrijding en voorkoming van leegstand en verwaarlozing van bedrijfsruimten. 3. woning: elk onroerend goed of deel ervan dat hoofdzakelijk bestemd is voor de huisvesting van een gezin of alleenstaande, vermeld in artikel 2, 1, 31, van het decreet 15 juli 1997 houdende de Vlaamse Wooncode. 4. leegstandsregister : register van leegstaande gebouwen en woningen, zoals bedoeld in boek 2 titel 2 hoofdstuk 3 afd. 2 van het decreet grond- en pandenbeleid. 5. registratiedatum: de datum waarop het gebouw en/of woning voor de eerste maal in het leegstandsregister wordt opgenomen. 6. leegstaand gebouw (art grond- en pandendecreet): een gebouw wordt als leegstaand beschouwd indien meer dan de helft van de totale vloeroppervlakte niet overeenkomstig de functie van het gebouw wordt aangewend gedurende een termijn van ten minste 12 opeenvolgende maanden. Daarbij wordt geen rekening gehouden met woningen die deel uitmaken van het gebouw. De functie van het gebouw is deze die overeenkomt met een voor het gebouw of voor gedeelten daarvan afgeleverde of gedane stedenbouwkundige vergunning, melding in de zin van artikel 94 van het decreet Ruimtelijke Ordening, milieuvergunning of melding in de zin van het decreet van 28 juni 1985 betreffende de milieuvergunning. Bij een gebouw waarvoor geen vergunning of melding voorhanden is of waarvan de functie niet duidelijk uit een vergunning of melding blijkt, wordt deze functie afgeleid uit het gewoonlijk gebruik van het gebouw voorafgaand aan het vermoeden van leegstand, zoals dat blijkt uit aangiften, akten of bescheiden. Een gebouw dat in hoofdzaak gediend heeft voor een economische activiteit, zoals bedoeld in artikel 2 van het decreet van 19 april 1995 houdende maatregelen ter bestrijding en voorkoming van leegstand en verwaarlozing van bedrijfsruimten, wordt niet beschouwd als leegstaand zolang de oorspronkelijke beoefenaar van deze activiteit een gedeelte van het gebouw bewoont, en dat gedeelte niet afsplitsbaar is. Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 273

4 De bebouwde onroerende goederen die vallen onder de toepassing van het decreet van 19 april 1995 en latere wijzigingen, houdende maatregelen ter bestrijding en voorkoming van leegstand en verwaarlozing van bedrijfsruimten zijn niet onderworpen aan deze gemeentelijke belasting. 7. leegstaande woning (art grond- en pandendecreet): een woning wordt als leegstaand beschouwd wanneer zij gedurende een termijn van ten minste 12 opeenvolgende maanden niet aangewend wordt in overeenstemming met : de woonfunctie ; of hetzij elke andere bij gemeentelijke verordening omschreven functie die een effectief en niet occasioneel gebruik van de woning met zich meebrengt (grond-en pandendecreet art , 3) 8.renovatieschema: een door de administratie goedgekeurde nota die bestaat uit 1) een schets van de woning / het gebouw met aanduiding van de geplande werken; 2)een volledige opsomming en beschrijving van de niet-stedenbouwkundig vergunningsplichtige werken worden uitgevoerd; 3) een gedetailleerd tijdschema waarin wordt aangegeven waarbinnen de werken zullen worden uitgevoerd; 4) een raming van de kosten met een kopie van de originele offertes of rekeningen waaruit blijkt dat de werken zijn uitgevoerd of uitgevoerd worden; 5) foto s van de te renoveren delen van de woning / het gebouw. 9. leegstand bij nieuwbouw: een nieuw gebouw of een nieuwe woning wordt als een leegstand gebouw of een leegstaande woning beschouwd indien dat gebouw of die woning binnen zeven jaar na de afgifte van een stedenbouwkundige vergunning/omgevingsvergunning in laatste administratieve aanleg niet aangewend wordt overeenkomstig zijn functie. ARTIKEL 2 - Belastbare grondslag 1.Voor een termijn vanaf 01 januari 2018 en eindigend op 31 december 2018 wordt een jaarlijkse gemeentebelasting gevestigd op woningen/gebouwen die voorkomen op het leegstandsregister zoals bedoeld in artikel 4. De gemeentebelasting wordt gevestigd vanaf de datum van opname in het leegstandsregister. 2. Zolang het leegstaand gebouw/woning niet uit het leegstandsregister is geschrapt, is de belasting van het aanslagjaar verschuldigd op het ogenblik dat een nieuwe termijn van twaalf maanden verstrijkt. ARTIKEL 3 Belastingplichtige 1 Als belastingplichtige wordt beschouwd de houder van een van de hierna vermelde zakelijke rechten met betrekking tot een woning/gebouw op het ogenblik van de opname in het gemeentelijk leegstandsregister: - de volle eigendom; - het recht van opstal of van erfpacht; - het vruchtgebruik. 2 Behoort één van die zakelijke rechten in onverdeeldheid toe aan meer dan één persoon dan geldt de onverdeeldheid als belastingplichtige. De leden van de onverdeeldheid zijn hoofdelijk gehouden tot betaling van het verschuldigde bedrag. 3 Degene die het zakelijk recht zoals bedoeld in 1 overdraagt, is verplicht om binnen de maand na het verlijden van de akte, per aangetekend schrijven aan de administratie een kopie van de notariële akte over te maken. Deze kopie bevat minstens volgende gegevens: - naam en adres van de verkrijger van het zakelijk recht; Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 274

5 - datum van de akte, naam en standplaats van de notaris; - nauwkeurige aanduiding van de overgedragen woning of gebouw. Bij ontstentenis van deze kennisgeving wordt de overdrager van een zakelijk recht, zoals bedoeld in 1, als belastingplichtige beschouwd voor de eerstvolgende belasting die na de overdracht van het zakelijk recht wordt gevestigd. ARTIKEL 4 Registratie 1 De administratie maakt een register op van leegstaande gebouwen/woningen en houdt deze bij in overeenstemming met artikel van het grond- en pandendecreet en het besluit houdende nadere regels betreffende het leegstandsregister. In elke lijst worden de volgende gegevens opgenomen: 1 het adres van de leegstaande woning of het leegstaande gebouw; 2 de kadastrale gegevens van de leegstaande woning of het leegstaande gebouw; 3 de identiteit en het (de) adres(sen) van de zakelijk gerechtigde(n); 4 het nummer en de datum van de administratieve akte; 5 de indicatie of indicaties die aanleiding hebben gegeven tot de opname. 2 Woningen/gebouwen, geïnventariseerd als verwaarloosd, kunnen eveneens opgenomen worden in het leegstandsregister en omgekeerd. Onbewoonbaar en ongeschikt verklaarde woningen /gebouwen die voorkomen op de gewestelijke inventaris worden niet opgenomen op het register van leegstaande woningen. ARTIKEL 5 Registratiedatum 1 De registratie van de leegstaande woningen/gebouwen gebeurt op de datum van de opmaak van de administratieve akte tot vaststelling van de leegstand. ARTIKEL 6 - Wijze van registratie van leegstaande woningen en gebouwen 1 De ambtenaren van de administratie zijn bevoegd om leegstand van een gebouw/woning op te sporen en in een administratieve akte vast te stellen, aan de hand van het model bijgevoegd als bijlage. De door het college van burgemeester en schepenen met de opsporing van leegstand belaste personeelsleden bezitten de onderzoeks-, controle-, en vaststellingsbevoegdheden, vermeld in artikel 6 van het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen. 2 Indien als gevolg van een beslissing een gebouw/woning wordt opgenomen in het leegstandsregister, wordt die beslissing vastgesteld in een gemotiveerde administratieve akte. De datum van de administratieve akte geldt als de datum van de vaststelling van de leegstand. 3 De houder van het zakelijk recht wordt bij aangetekend schrijven in kennis gesteld van deze vaststelling. 4 Het vermoeden van leegstand van woningen/gebouwen gebeurt, naargelang de categorie, op basis van o.a. het ontbreken van een inschrijving in het bevolkingsregister, het ontbreken van een aangifte als tweede verblijf, het aanbieden als te huur of te koop, het vermoeden van een zo laag verbruik van de nutsvoorzieningen dat een gebruik in overeenstemming met de woonfunctie of het normale gebruik van het gebouw kan worden uitgesloten, het vermoeden van het gebruik van een woonentiteit als domiciliewoning, de aanvraag om vermindering van onroerende voorheffing naar aanleiding van een leegstand of non-productiviteit, getuigenissen enz. Alle elementen worden opgenomen in het verslag tot vaststelling van de leegstand volgens het model hier bijgevoegd als bijlage. ARTIKEL 7 - Betwistingen registratie leegstand Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 275

6 1. De houder van het zakelijk recht kan de vaststelling van leegstand binnen 30 dagen na de kennisgeving betwisten en met alle bewijsmiddelen van gemeen recht, met uitzondering van de eed, het bewijs leveren dat een leegstaand gebouw/woning effectief gebruikt wordt. Wanneer de vaststelling niet werd betwist of de houder van het zakelijk recht er niet in slaagt het tegenbewijs te leveren binnen de gestelde termijn, neemt de administratie het gebouw/woning op in het leegstandregister op de datum van de administratieve akte. 2. Indien als gevolg van een beslissing een gebouw/woning wordt opgenomen in het leegstandsregister, wordt die beslissing vastgesteld in een gemotiveerde administratieve akte. ARTIKEL 8 - Schrapping 1 Woningen/ die voorkomen op de lijst van leegstaande woningen of gebouwen worden geschrapt na zes maanden ononderbroken bewoning, te rekenen van datum van bewoning. De schrapping vindt plaats op datum van effectieve bewoning van de woning, ingebruikname van het gebouw of functiewijziging van het gebouw. 2 Een gebouw wordt geschrapt uit het leegstandsregister indien meer dan 50 % van de totale vloeroppervlakte van het gebouw meer dan 6 opeenvolgende maanden effectief gebruikt wordt overeenkomstig de functie. ARTIKEL 9 - Vrijstellingen Een vrijstelling van de belasting kan aangevraagd worden door middel van een daartoe bestemd aanvraagformulier. De houder van een zakelijk recht die gebruik wenst te maken van een vrijstelling dient zelf hiervoor de nodige bewijsstukken voor te leggen aan de administratie. De houder van een zakelijk recht, bedoeld in artikel 3, wordt vrijgesteld: 1 Vrijstelling voor de eigenaar (bewoner) zonder andere woning. Voorwaarde: de eigenaar is de laatste bewoner van het geïnventariseerd pand en woont er niet meer wegens verblijf in een erkend tehuis of een psychiatrische instelling of zich in een vergelijkbare situatie bevindt waarbij overmacht kan worden bewezen en hij bezit geen andere woning. Deze vrijstelling geldt voor een periode van maximaal 5 jaar. 2 Vrijstelling voor onteigening. Voorwaarde: het pand ligt in een door de bevoegde overheid goedgekeurd onteigeningsplan; de woning of het gebouw kan geen voorwerp meer uitmaken van een stedenbouwkundige vergunning of omgevingsvergunning omdat er een onteigeningsplan wordt voorbereid. De vrijstelling geldt tot aan de effectieve onteigening of stopzetting van het onteigeningsplan. 3 Vrijstelling voor beschermde monumenten en stads- en dorpsgezichten. Voorwaarde: het pand is beschermd krachtens het onroerend erfgoeddecreet van 12 juli 2013 en latere wijzigingen en de bevoegde overheid heeft een ingediend dossier voor een restauratiepremie ontvankelijk bevonden, of een attest afgeleverd dat het pand in de huidige toestand mag blijven. Deze vrijstelling geldt zolang het restauratiedossier loopt, of zolang het attest geldt. 4 Vrijstelling als het pand door een ramp getroffen is Voorwaarde: het pand is beschadigd en onbruikbaar geworden door een gebeurtenis die zich heeft voorgedaan buiten de wil van de eigenaar. Deze vrijstelling geldt tot twee jaar na datum van de ramp. Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 276

7 5 Vrijstelling wegens bijzondere gevallen van overmacht. Voorwaarde: het effectieve gebruik van het pand is onmogelijk door een verzegeling in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. Deze vrijstelling geldt tot 2 jaar na het einde van de onmogelijkheid van het effectief gebruik. 6 Vrijstelling indien de houder van het zakelijk recht: een sociale huisvestingsmaatschappij is, die door de VMSW erkend is; een andere sociale woonorganisatie is; een autonoom gemeentebedrijf is; de gemeente, het OCMW of een intergemeentelijke vereniging is. 7 Vrijstelling voor nieuwe eigenaar. Indien de nieuwe eigenaar minder dan twee jaar zakelijk gerechtigde is van het gebouw/woning op voorwaarde dat in de loop van de vrijstellingsperiode geen nieuwe overdracht plaatsvindt en binnen de vrijstellingsperiode het pand uit de inventaris wordt geschrapt, of intussen een andere vrijstellingsperiode van toepassing is. Deze vrijstelling geldt niet als de verkoper van het pand bloed- of aanverwant (tot de derde graad) is van de nieuwe eigenaar, of rechtstreeks of onrechtstreekse controle uitoefent over de vennootschap die het pand of het gebouw koopt. Deze vrijstelling geldt vanaf het heffingsjaar volgend op het verkrijgen van het zakelijk recht. 8 Vrijstelling voor renovatiewerken die onderhevig zijn aan een stedenbouwkundige vergunning of meldingsplicht. Voorwaarde: het voorleggen van een goedgekeurde stedenbouwkundige vergunning afgeleverd maximum 2 jaar voorafgaand aan het leegstandsjaar waarop de belasting betrekking heeft. Dit voor renovatiewerken waarvoor een stedenbouwkundige vergunning vereist is; én het voorleggen van een renovatieschema + facturen waarvan de werken gestart zijn in het jaar waarop de leegstandsbelasting betrekking heeft; Deze vrijstelling is eenmalig en geldt voor het jaar waarop de belasting betrekking heeft en het daaropvolgend jaar. Ingeval van niet bewoning binnen de gestelde termijn kan verlenging van deze termijn aangevraagd worden mits een gemotiveerde aanvraag vóór het verstrijken van de vrijstellingstermijn. 9 Vrijstelling voor renovatiewerken die niet onderhavig zijn aan een stedenbouwkundige vergunning of meldingsplicht : Voorwaarde : Het voorleggen van een renovatieschema + facturen waarvan de werken gestart zijn in het jaar waarop de leegstandsbelasting betrekking heeft. Deze vrijstelling is eenmalig en geldt voor het jaar waarop de belasting betrekking heeft en het daaropvolgend jaar. Ingeval van niet bewoning binnen de gestelde termijn kan verlenging van deze termijn aangevraagd worden mits een gemotiveerde aanvraag vóór het verstrijken van de vrijstellingstermijn. ARTIKEL 10 - Berekening van de belasting 1 Het bedrag van de eerste belasting wordt vastgesteld op 110,00 per strekkende meter gevellengte van de woning/gebouw. Als gevellengte wordt beschouwd de projectie van de afstand tussen de uiterste punten van de gebouwen of van de woningen op de straatzijde. De belastbare lengte wordt steeds in volle meter uitgedrukt. De gedeelten kleiner dan de halve meter worden weggelaten; de gedeelten gelijk aan of boven een halve meter worden aangerekend als volle meter. Wanneer de woning/gebouw paalt aan twee of meer straten, zal als grondslag voor de belastingberekening de langste gevellengte in aanmerking genomen worden. 2 De minimumaanslag per woning/gebouw bedraagt 1.100,00. Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 277

8 3 Het bedrag van de volgende belastingen is gelijk aan het resultaat van de volgende formule: het bedrag van de eerste belasting vermenigvuldigd met x, waarbij x gelijk is aan het aantal periodes van 12 maanden dat het gebouw/woning zonder onderbreking opgenomen is in de gemeentelijke inventaris. x mag niet meer bedragen dan 4. 4 Woningen/gebouwen opgenomen op het gemeentelijk leegstandsregister in toepassing van het gemeentelijk belastingreglement op leegstand worden overgedragen met in acht name van hun anciënniteit gekoppeld aan de tarieven van artikel 10 1 en 2 van dit reglement. ARTIKEL 11 - Inkohiering 1. De aanslag gebeurt op basis van de gegevens waarover het college van burgemeester en schepenen beschikt. 2. De belasting wordt ingevorderd bij middel van een kohier dat vastgesteld en uitvoerbaar verklaard wordt door het college van burgemeester en schepenen. 3. De belasting moet betaald worden binnen twee maanden na verzending van het aanslagbiljet. ARTIKEL 12 - Bezwaar tegen belasting De belastingschuldige kan bezwaar indienen bij het college van burgemeester en schepenen. Het bezwaar moet, op straffe van nietigheid, schriftelijk worden ingediend, ondertekend en gemotiveerd zijn en op straffe van verval worden ingediend binnen een termijn van drie maanden te rekenen vanaf de derde werkdag volgend op de datum van verzending van het aanslagbiljet of vanaf de kennisgeving van de aanslag of vanaf de datum van de contante inning. ARTIKEL 13 Deze belasting wordt ingevorderd met toepassing van de bepalingen van het decreet van 30 mei2008, gewijzigd bij decreten van 28 mei 2010, 17 februari 2012 en 23 december ARTIKEL 14 Een voor éénsluidend verklaard afschrift van deze beslissing zal aan de toezichthoudende overheid worden toegezonden. Schepen Philippe Deleu vervoegt de zitting. 3. IGS-dossier 'Kwalitatief wonen in de grensstreek' periode 01/10/2018 tot 31/12/ goedkeuring. Op grond van volgende overwegingen, zowel feitelijk als juridisch: Het intergemeentelijk dossier Kwalitatief Wonen in de Grensstreek tussen Wervik, Menen en Mesen ging van start op 1/10/2009. De maximale subsidieperiode voor het huidig IGS dossier bedraagt 9 jaar. Op 30/09/2018 loopt jaar negen ten einde. Voor de periode 1/10/2018 tem 31/12/2019 wordt een nieuw dossier ingediend. Het voorstel van dossier werd reeds afgetoetst op volgende tijdstippen: Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 278

9 - Beheerscomité dd. 10/05/ Bovenlokaal overleg dd. 16/06/ Beheerscomité dd. 08/09/ Beheerscomité dd. 30/11/2017 Het nieuwe dossier bevat volgende stukken: - Een beschrijvend gedeelte van het IGS-dossier samen met een kort inhoudelijk overzicht van de verschillende doelstellingen - Een gedetailleerd overzicht van de verschillende acties en doelstellingen - Een begroting Verwijzend naar volgende wettelijke, decretale of reglementaire bepalingen: Decreet dd. 06/07/20001 houdende de toepassing van intergemeentelijke samenwerking en zijn besluiten; Besluit dd. 08/07/2016 van de Vlaamse regering houdende de subsidiëring van intergemeentelijke projecten ter ondersteuning van het lokaal woonbeleid; Gemeentedecreet dd. 15/07/2005 en wijzigingen, in het bijzonder artikel 42 en 252 Verwijzende naar volgende eerdere beslissingen; Gemeenteraadsbeslissing dd. 01/07/2008 intergemeentelijke samenwerkingsovereenkomst statuten goedkeuring; Gemeenteraadsbeslissing dd. 03/02/2009 interlokale vereniging Kwalitatief wonen in de grensstreek ontwerp van subsidiedossier vaststelling (periode 1/10/ /09/2012) Gemeenteraadsbeslissing dd. 03/02/2009 Interlokale vereniging Kwalitatief wonen in de grensstreek wijziging/aanvulling statuten aanduiding vertegenwoordigers- goedkeuring; Gemeenteraadsbeslissing dd. 05/03/2012 Interlokale vereniging Kwalitatief wonen in de grensstreek aanduiding vertegenwoordigers beheerscomité IGS naar aanleiding van de bestuurswissel; Gemeenteraadsbeslissing dd. 06/03/2012 interlokale vereniging Kwalitatief wonen in de grensstreek ontwerp van subsidiedossier vaststelling (periode 1/10/ /09/2015) Gemeenteraadsbeslissing dd. 31/03/2015 interlokale vereniging Kwalitatief wonen in de grensstreek verlenging 1/10/ /09/2018- vaststelling. Gemeenteraadsbeslissing dd. 28/11/2017 verlenging intergemeentelijke samenwerking princiepsakkoord dossier periode 01/10/ /12/2019 goedkeuring BESLUIT, unaniem : Artikel 1 Het nieuwe subsidiedossier voor de periode 1/10/ /12/2019, zoals samengesteld is met het oog op het verkrijgen van de financiële ondersteuning van het project interlokale vereniging Kwalitatief wonen in de grensstreek goed te keuren. De gemeente engageert zich tot de uitvoering van de verplichte activiteiten zoals vermeld in het Besluit van de Vlaamse Regering houdende subsidiëring van intergemeentelijke projecten ter ondersteuning van het lokaal woonbeleid. Artikel 2 Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 279

10 De interlokale vereniging Kwalitatief wonen in de grensstreek toe te laten om, op basis van het definitief dossier bij de Vlaamse gemeenschap in naam van de stad Wervik de nodige financiële ondersteuning aan te vragen. Artikel 3 De meerjarenbegroting van het nieuwe subsidiedossier voor de periode 1/10/ /12/2019, zoals samengesteld is met het oog op het verkrijgen van de financiële ondersteuning van het project interlokale vereniging Kwalitatief wonen in de grensstreek goed te keuren. Gemeentesecretaris Philippe Verraes verlaat de zitting. Schepen Bert Verhaeghe houdt als jongste gemeenteraadslid de pen. 4. Algemeen directeur - oproep tot kandidaatstelling - goedkeuring. Gelet op de volgende bepalingen, zowel feitelijk als juridisch : Het decreet over het lokaal bestuur, zoals dit werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 15 februari 2018, regelt de werking van de gemeenten en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Cfr. artikel van dit decreet is er in elke gemeente een algemeen directeur die zowel van de gemeente als van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de gemeente bedient, ten dienste staat. Momenteel wordt het ambt van gemeentesecretaris bekleed door de heer Philippe Verraes, het ambt van ocmw-secretaris wordt bekleed door mevrouw Myriam Deloddere. Cfr. artikel van het decreet over het lokaal bestuur kan de gemeenteraad in dit geval de titularissen oproepen om zich binnen dertig dagen kandidaat te stellen voor het ambt van algemeen directeur. Na het verstrijken van de termijn stelt het college van burgemeester en schepenen vast wie zich tijdig en ontvankelijk kandidaat heeft gesteld. Als maar één van de personen, vermeld in het eerste lid, zich tijdig kandidaat heeft gesteld, wordt die persoon bij het verstrijken van de termijn om zich kandidaat te stellen, met behoud van zijn dienstverband, van rechtswege aangesteld als algemeen directeur bij de gemeente. Als twee van de personen, vermeld in het eerste lid, zich tijdig kandidaat stellen, stelt de gemeenteraad uiterlijk op 1 augustus 2018 op basis van een systematische vergelijking van de titels en verdiensten een van hen met behoud van zijn dienstverband aan als algemeen directeur. Als geen van de personen, vermeld in het eerste lid, zich tijdig kandidaat stelt of als de gemeenteraad geen gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid vermeld in het eerste lid, vult de gemeenteraad het ambt in door aanwerving of bevordering. De gemeenteraad stelt de voorwaarden vast voor het ambt van algemeen directeur en stelt daarvoor de selectieprocedure vast. De algemene directeur wordt gekozen in functie van de functiebeschrijving met functieprofiel en competentievereisten en van de toetsing aan de voorwaarden. De algemeen directeur oefent de taken en bevoegdheden uit die overeenkomstig artikel 58 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en artikel 52 van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra of overeenkomstig andere wettelijke of decretale bepalingen aan de gemeentesecretaris en aan de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn worden toevertrouwd. Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 280

11 De algemeen directeur wordt met behoud van zijn geldelijke anciënniteit ingeschaald in de salarisschaal van algemeen directeur, zoals die door de gemeenteraad wordt vastgesteld. De salarisschaal van de algemeen directeur is gelijk aan de salarisschaal van de gemeentesecretaris verhoogd met 30 %. BESLUIT, unaniem : Artikel 1 : De heer Philippe Verraes, gemeentesecretaris, en mevrouw Myriam Deloddere, ocmw-secretaris, op te roepen om zich binnen de dertig dagen kandidaat te stellen voor het ambt van algemeen directeur. De termijn van dertig dagen begint te lopen op het moment van de afgifte tegen ontvangstbewijs van de oproep. Artikel 2 : Aan de kandidaten wordt gevraagd om een curriculum vitae bij hun kandidaatstelling te voegen, opdat de gemeenteraad voor zover er meerdere kandidaten zouden zijn een systematische vergelijking van de titels en verdiensten zou kunnen doen. 5. Financieel directeur - oproep tot kandidaatstelling - goedkeuring. Gelet op de volgende bepalingen, zowel feitelijk als juridisch : Het decreet lokaal bestuur, zoals dit werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 15 februari 2018, regelt de werking van de gemeenten en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Cfr. artikel van dit decreet is er in elke gemeente een financieel directeur die zowel van de gemeente als van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de gemeente bedient, ten dienste staat. Momenteel wordt het ambt van financieel beheerder bij de gemeente bekleed door de heer Stefaan Volckaert, het ambt van financieel beheerder bij het ocmw door de heer Tom Cuvelier. Cfr. artikel van het decreet over het lokaal bestuur kan de gemeenteraad in dit geval de titularissen oproepen om zich binnen dertig dagen kandidaat te stellen voor het ambt van financieel directeur. Na het verstrijken van de termijn stelt het college van burgemeester en schepenen vast wie zich tijdig en ontvankelijk kandidaat heeft gesteld. Als maar één van de personen, vermeld in het eerste lid, zich tijdig kandidaat heeft gesteld, wordt die persoon bij het verstrijken van de termijn om zich kandidaat te stellen, met behoud van zijn dienstverband, van rechtswege aangesteld als financieel directeur bij de gemeente. Als twee van de personen, vermeld in het eerste lid, zich kandidaat stellen, stelt de gemeenteraad uiterlijk op 1 augustus 2018 op basis van een systematische vergelijking van de titels en verdiensten een van hen met behoud van zijn dienstverband aan als financieel directeur. Als geen van de personen, vermeld in het eerste lid, zich tijdig kandidaat stelt of als de gemeenteraad geen gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid vermeld in het eerste lid, vult de gemeenteraad het ambt in door aanwerving of bevordering. De gemeenteraad stelt de voorwaarden vast voor het ambt van financieel directeur en stelt daarvoor de selectieprocedure Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 281

12 vast. De financieel directeur wordt gekozen in functie van de functiebeschrijving met functieprofiel en competentievereisten en van de toetsing aan de voorwaarden. De financieel directeur oefent de taken uit die door of krachtens de wet of het decreet aan de gemeenteontvanger, aan de financieel beheerder van de gemeente, aan de ontvanger van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn zijn toevertrouwd?. De financieel directeur wordt met behoud van zijn geldelijke anciënniteit ingeschaald in de salarisschaal van financieel directeur, zoals die door de gemeenteraad wordt vastgesteld. De salarisschaal van de financieel directeur is gelijk aan de salarisschaal van de financieel beheerder van de gemeente verhoogd met 30 %. BESLUIT, unaniem : Artikel 1 : De heer Stefaan Volckaert, financieel beheerder van de gemeente, en de heer Tom Cuvelier, financieel beheerder van het ocmw, op te roepen om zich binnen de dertig dagen kandidaat te stellen voor het ambt van financieel directeur. De termijn van dertig dagen begint te lopen op het moment van de afgifte tegen ontvangstbewijs van de oproep. Artikel 2 : Aan de kandidaten wordt gevraagd om een curriculum vitae bij hun kandidaatstelling te voegen, opdat de gemeenteraad voor zover er meerdere kandidaten zijn een systematische vergelijking van hun titels en verdiensten zou kunnen doen. 6. Algemeen directeur - functiebeschrijving - goedkeuring. Gelet op de volgende overwegingen, zowel feitelijk als juridisch : Cfr. het decreet over het lokaal bestuur, zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 15 februari 2018, houden de ambten van gemeentesecretaris en ocmw-secretaris uiterlijk op 1 augustus 2018 op te bestaan en worden zij vervangen door één algemeen directeur voor de gemeente en het ocmw. De taken van de algemeen directeur worden vermeld in dit lokaal decreet onder de artikels 170 tot en met 173. Het behoort tot de bevoegdheden van de gemeenteraad om de functiebeschrijving van de algemeen directeur goed te keuren. BESLUIT, unaniem : De functiebeschrijving, met inbegrip van de vereiste competenties, voor de algemeen directeur als volgt vast te leggen : ALGEMEEN DIRECTEUR Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 282

13 Decretale graad FUNCTIEBESCHRIJVING Functie-inhoud : Doel van de functie : Leiden (plannen, organiseren, opvolgen, coördineren en evalueren) van de activiteiten van de organisaties en instellingen van de gemeente en het ocmw, teneinde het gemeente- en ocmw-bestuur te ondersteunen bij het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen en een adequate individuele en collectieve dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. Resultaatgebieden : Organisatie en werkingsprocessen Binnen het door het college van burgemeester en schepenen en de raad voor maatschappelijk welzijn goedgekeurde organogram en, in overleg met het managementteam, het organiseren van een ambtelijke werking, het uittekenen en onderhouden van efficiënte werkingsprocessen, inclusief het opzetten en opvolgen van interne controlesystemen, teneinde het realiseren van de doelstellingen van het bestuur te bevorderen en een kwalitatieve dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. Staat in voor de algemene leiding van de diensten van de gemeente en van de diensten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Staat in voor de werking van de diensten van de gemeente en van de diensten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn bij de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid. Gedraagt zich naar de onderrichtingen die hem worden gegeven door de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de burgemeester, de raad voor maatschappelijk welzijn, de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau, de voorzitter van het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst en de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst, al naargelang van hun respectieve bevoegdheden, tenzij het anders bepaald is in de afsprakennota, die ten minste na iedere volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt afgesloten. Staat in voor het organisatiebeheersingssysteem. Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men : 1 de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico s om deze te bereiken kent en beheerst; 2 wetgeving en procedures naleeft; 3 over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt; 4 op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet; 5 de activa beschermt en fraude voorkomt. Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn. Het organisatiesysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten. Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad zijn Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 283

14 onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn. De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar. Sluit ten minste na iedere volledige vernieuwing van de gemeenteraad mede namens het managementteam een afsprakennota met het college van burgemeester en schepenen, met de burgemeester, met het vast bureau, met de voorzitter van het vast bureau, met het bijzonder comité voor de sociale dienst en met de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst over de wijze waarop de algemeen directeur en de overige leden van het managementteam met het college van burgemeester en schepenen, de burgemeester, het vast bureau, de voorzitter van het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst en de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren, en over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie. Waakt erover dat de dingen in de ganse organisatie efficiënt en effectief gebeuren en daarom werken op organisatie en organisatiestructuren : making things happen. Zorgt in overleg met het managementteam voor de opmaak van : het voorontwerp van het organogram het voorontwerp van de rechtspositieregeling van het personeel het voorontwerp van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering de inventaris. Bewaakt het samenspel tussen voorstellen van de afdelingen/diensten en de evaluatie, de toetsing van de budgetten, het voeren van bilaterale gesprekken met de afdelingshoofden, de informele aftoetsing met het beleid, de bespreking met het managementteam, enz. Staat in voor het opzetten van systemen om de kwaliteit van dienstverlening te bewaken van de afdelingen/diensten (organisatieverbetering). Evalueren en bijsturen van de ontwikkeling van e-governement en stimuleren van het gebruik van informatie- en communicatietechnologie om de efficiëntie te verhogen en de dienstverlening naar de klant te verbeteren. Binnen het kader van de algemene regelgeving, opgesteld door de Vlaamse overheid, instaan voor het uitwerken van een voorstel voor de rechtspositieregeling van het personeel. Al deze voorstellen bespreken met en laten goedkeuren door hetzij de gemeenteraad, hetzij de raad voor maatschappelijk welzijn, hetzij het college van burgemeester en schepenen, hetzij het vast bureau, hetzij het bijzonder comité voor de sociale dienst, en instaan voor de implementatie ervan. Beleidsvoorbereiding : de meerjarenplanning en het budget Op basis van de prioriteiten van het bestuur en, in overleg met het managementteam, opmaken van een voorontwerp voor de strategische nota van de meerjarenplannen en de herziening ervan, de beleidsnota s van de jaarlijkse budgetten en de verklarende nota van de budgetwijzigingen, teneinde voor het bestuur en de administratie een kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de operationele beslissingen en acties. Zorgt voor het voorontwerp van strategische nota van de meerjarenplannen en de herziening ervan in overleg met het managementteam. Zorgt voor de voorontwerpen van beleidsnota van de budgetten en de herziening ervan in overleg met het managementteam. Zorgt voor de verklarende nota s van de budgetwijzigingen en de verklarende nota s van de interne kredietaanpassingen in overleg met het managementteam. Ziet toe op een goede integratie van de voorontwerpen van financiële nota van de meerjarenplannen, budgetten, budgetwijzigingen en interne kredietaanpassingen opgemaakt door de financieel directeur. Deze voorontwerpen van beleidsplannen bespreken met het college/vast bureau en, na eventuele bijsturing, toelichten op de raadscommissies. Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 284

15 Faciliteren en organiseren van de werking van de politieke organen Instaan voor de voorbereiding van alle documenten die aan de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, de burgemeester, de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau en het bijzonder comité voor de sociale dienst worden voorgelegd, rekening houdende met de wettelijke en reglementaire bepalingen en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, teneinde een vlotte en effectieve behandeling en besluitvorming te bevorderen. Woont de vergaderingen bij van de gemeenteraad, van de raad voor maatschappelijk welzijn, van het college van burgemeester en schepenen, van het vast bureau, van het bijzonder comité voor de sociale dienst en staat in voor de notulering. Kan de vergaderingen van de raadscommissies bijwonen. Adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen, de burgemeester, het vast bureau, de voorzitter van het vast bureau en het bijzonder comité voor de sociale dienst op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak. Hij herinnert in voorkomend geval aan de geldende rechtsregels, vermeldt de feitelijke gegevens waarvan hij kennis heeft en zorgt ervoor dat de vermeldingen die de regelgeving voorschrijft in de beslissingen worden opgenomen. Hij organiseert de behandeling van de briefwisseling en het beheer van het archief, waaronder de titels. In overleg met de voorzitters van de ring diverse bestuursorganen van gemeente en ocmw legt hij de agenda s van de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau en het bijzonder comité van de sociale dienst vast. Hij verzekert een adequate voorbereiding van de dossiers die op voormelde bestuursorganen gebracht worden en van de ontwerpen van besluit. Stimuleert de leden van het managementteam om, vanuit de ervaring met de beleidsuitvoering, op hun domein relevante beleidsvoorstellen te formuleren, in lijn met de bestuursakkoorden. Beleidsuitvoering en dienstverlening aan de bevolking Plannen, organiseren, opvolgen en evalueren van de dagelijkse werking van de administratie, teneinde de korte- en lange termijndoelstellingen van het bestuur te helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. Het managementteam leiden (de vergaderingen voorzitten, mee de prioriteiten bepalen, de grote lijnen uitzetten, ; ) De leden van het managementteam en directe medewerkers aansturen. Belangrijke (strategische-, verandering-)projecten opzetten, leiden, faciliteren,. Coördineren van dienstoverschrijdende dossiers, eventueel zelf moeilijke/probleemdossiers oplossen of vooruithelpen. Waakt over de uitvoering van de beslissingen van de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, de burgemeester, het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau en het bijzonder comité van de sociale dienst over de correcte naleving van de vigerende reglementeringen. Stelt een intern communicatieplan op en zorgt dat de interne verslaggeving tijdig verspreid wordt aan alle belang- en rechthebbenden. Zorgt voor de organisatie van de briefwisseling en het gemeentelijk archief. Zorgt en bewaakt de eigen notulering en deze van de diverse bestuursorganen. Zorgt voor de interne organisatie van klachtenbehandeling. Zorgt voor de interne organisatie van de behandeling van de aanvraag van ieder natuurlijk persoon, rechtspersoon of groepering ervan die erom verzoekt de gewenste bestuursdocumenten openbaar te maken door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verstrekken of er een afschrift van te overhandigen. Medeondertekening van de reglementen, verordeningen, beslissingen en akten van de diverse bestuursorganen en alle andere stukken en briefwisseling die hierop betrekking hebben. Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 285

16 Human Resources Management (hoofd van het personeel) Met respect voor het reglementair kader en de beschikbare budgetten, het nemen van initiatieven, opdat de gemeentelijke diensten steeds zouden kunnen beschikken over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers, nodig om haar opdracht en doelstellingen te realiseren. Staat aan het hoofd van het gemeentepersoneel en is bevoegd voor het dagelijks personeelsbeheer. Rapportage aan het college van burgemeester en schepenen over de genomen beslissingen in het kader van het dagelijks personeelsbeheer. Personeelsleden aanwerven en ontslaan, als het college die bevoegdheid aan de algemeen directeur gedelegeerd heeft. Instaan voor het opzetten van adequate HR-processen (selectie & recrutering, vorming & ontwikkeling, beoordeling loopbaanmanagement, evaluatie,.) In overleg met bestuur en managementteam werken aan een geschikte organisatiecultuur (bijvoorbeeld de organisatiewaarden specificeren, promoten en hierbij zelf een voorbeeldfunctie vervullen). Zorgen voor een efficiënte en motiverende delegatie van bevoegdheden naar de leidinggevenden. Afspraken maken, doelstellingen overeenkomen met de diensthoofden/afdelingshoofden, functioneringsgesprekken houden, hen coachen, hun prestaties evalueren,.. In overleg met de vormingsverantwoordelijke zorgen voor de concrete invulling van het vormingsrecht en de vormingsplicht op basis van de vormingsbehoeften. De eigen medewerkers kansen bieden tot vorming en ontwikkeling. Deelnemen aan of voorzitten van het syndicaal overleg (Bijzonder Onderhandelingscomité) en instaan voor een goed sociaal klimaat in de organisatie. Zelf betrokken zijn bij de selectie en werving van (top)functies in de gemeentelijke administratie. Veranderingsprocessen trekken of als sponsor fungeren. Zorg dragen voor goede weersomstandigheden, in het bijzonder de veiligheid op het werk en het welzijn op het werk. Beslissen over de toepassing van de positieve gevolgen en over de toepassing van de negatieve gevolgen van alle evaluaties. Verzekeren dat de leidinggevenden op een goede manier het personeelsbeleid uitvoeren binnen hun diensten. Regelmatig informele contacten met het personeel onderhouden ( management by walking around.) Tuchtprocedures voorbereiden. Financieel management Conform de decretale bevoegdheden en de afspraken met het college en het vast bureau optreden als budgethouder voor het dagelijks bestuur teneinde de wettelijkheid en de regelmatigheid van de uitgaven te verzekeren. Het budgethouderschap en de verantwoordelijkheid hiermee gepaard gaande delegeren aan onderliggende functies. Minstens éénmaal per jaar aan het college en het vast bureau over de uitvoering van het budgethouderschap rapporteren. Beslissen om, na advies van de financieel directeur, bepaalde budgethouders of personeelsleden een provisie ter beschikking te stellen voor de betaling van geringe exploitatieuitgaven van dagelijks bestuur en beslissen om, na advies van de financieel directeur, bepaalde personeelsleden te belasten met de inning van de geringe dagontvangsten. Bevestigen van de wettelijkheid en regelmatigheid van uitgaven bij de betaalopdracht (eerste handtekening) door medeondertekening van de betalingsopdracht aan de financiële instelling. Na advies van de financieel directeur, opdracht geven aan andere personeelsleden om de kasverrichtingen uit te voeren. Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 286

17 Rapporteren aan het college van burgemeester en schepenen over de eigen uitvoering van het budgethouderschap en van de door hem met het budgethouderschap belaste personeelsleden. Medeondertekening van het proces-verbaal van verificatie van de boekhouding door de externe auditcommissie naar aanleiding van het einde van het ambt van de algemeen directeur en het in ontvangst nemen van dat proces-verbaal en van het eventuele rapport met aanbevelingen indien een onjuistheid of onvolledigheid werd vastgesteld. Beoordelen of de kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat van mandatarissen en die noodzakelijk zijn voldoen aan de voorwaarden vermeld in artikel 42 1 en artikel 43 2 (BVLR statuut lokale mandatarissen). Ontwikkelen van een geïntegreerd beleid voor het beheer van materiële activa met inbegrip van hergebruik, in eigen beheer of via onderaanneming. Ontwikkelen van een efficiënt, kosteneffectief, planmatig en duurzaam onderhoud van gebouwen, kantoren, voertuigen en meubilair. Interne contacten de rol van toediener van olie in het raderwerk Afstemmen van de werking van de gemeentelijke administratie met de verschillende politieke en andere actoren teneinde, door een goede communicatie en het nastreven van consensus, een effectieve en efficiënte politiek en ambtelijk bestuur te bevorderen. Optreden als de scharnierfunctie tussen het politieke en ambtelijke apparaat. De besprekingen en beslissingen van de bestuursorganen terugkoppelen naar de administratie (en omgekeerd). Bepaalde voorstellen op voorhand bilateraal aftoetsen. Waken over de scheiding tussen politiek en administratie, het respecteren van elkaars rol en de optimale ruimte creëren voor een samenwerking tussen deze twee werelden in het belang van een kwaliteitsvolle dienstverlening aan de burger. Conflicten tussen partijen oplossen. Interne overlegvergaderingen of commissies voorzitten of bijwonen. Instaan voor een adequate interne communicatie. De informatiedoorstroming en uitwisseling tussen alle actoren bevorderen, stimuleren. Externe contacten Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties en de organisatie vertegenwoordigen, teneinde de werking van het gemeentebestuur te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen. Goede contacten verzekeren met de toezichthoudende overheid (afstemming, informatieuitwisseling, verkrijgen van advies). Goede contacten onderhouden met collegae van andere gemeenten; formeel (intergemeentelijke samenwerkingsverbanden) of informeel (uitwisseling van ervaring, advies,.) Het beleid mee vorm en bekendheid geven. Zelf of via de medewerkers contacten onderhouden met externe experten (advocaten, projectontwikkelaars, studiebureaus, consultants,.) In het algemeen, netwerken uitbouwen met actoren die bij de werking van de gemeentelijke overheid (kunnen) betrokken zijn, bijvoorbeeld VDAB Instaan voor een adequate externe communicatie en public relations Het lokaal bestuur of de lokale administratie vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora,.. Verzelfstandigde organisaties Het lokaal bestuur ondersteunen bij het aansturen van de verzelfstandigde organisaties, teneinde een effectieve en efficiënte (samen)werking (met) van deze organisaties te verzekeren. Het lokaal bestuur ondersteunen bij het aansturen van de gemeentelijke verzelfstandigde organisaties, de kerkfabrieken of het centraal kerkbestuur, etc. (voorstel van de beheersovereenkomsten, afstemming met, adviesverlening, opvolging, toezicht en controle, ) Gemeenteraad 6 maart 2018 Pagina 287