PRIVACYBELEID. 1.Inleiding. Judo is een Japanse verdedigingsport waarbij respect en eerbied

Transcriptie

1 PRIVACYBELEID 1.Inleiding Judo is een Japanse verdedigingsport waarbij respect en eerbied voor de tegenstander centraal staat. Vanuit deze filosofie vinden wij de bescherming van je privacy bijzonder belangrijk. Middels dit privacybeleid, wensen we jullie zo uitvoerig mogelijk te informeren over wat we van iedereen aan gegevens verzamelen, wat we ermee doen, beschermen en vooral hoe je je rechten kan uitoefenen. 1 / 19

2 2.Wie is ASAHI 90 Asahi 90 is een judoclub, aangesloten bij de Vlaamse Judofederatie (VJF) onder clubnummer 4072, sinds 2 oktober De club heeft zijn fysieke locatie op onderstaand adres: Dojo Kruishoutem Woestijnestraat Kruishoutem Tel.: 09/ Het secretariaat en algemeen contactadres is: 2 / 19

3 Rosa Vande Populiere-De Vogelaere Adres: Koningin Astridstraat 64, 9800 Deinze Tel.: 09/ GSM: 0479/ adres: De sportclub richt zich tot iedereen ongeacht geslacht en beperkingen vanaf de leeftijd van 5 jaar. 3.Welke gegevens verzamelen we Asahi 90 bewaart persoonlijke gegevens van de leden en hun ouders/voogd (indien de leden minderjarig zijn). Dit om het lidmaatschap en de bijhorende 3 / 19

4 verplichtingen mbt tot de VJF te kunnen rechtvaardigen. Deze gegevens omvatten: 3.1 Noodzakelijke contactgegevens Naam + Voornaam van het clublid Adres Telefoonnummer of GSM Geboortedatum Voor minderjarige clubleden worden bijkomende gegevens gevraagd 4 / 19

5 van de ouder(s)/voogd: Naam + Voornaam Adres Telefoonnummer of GSM adres 3.2 medische gegevens Deze sport wordt ook in competitievorm beoefend en daarvoor wordt de indeling gemaakt op leeftijd, geslacht en gewicht. Voor clubleden die hieraan vrijblijvend wensen deel te nemen, 5 / 19

6 zijn bijgevolg deze gegevens noodzakelijk. Daarnaast kunnen nog andere medisch gerelateerde aandachtspunten door de leden en/of door hun ouder(s)/voogd zelf meegedeeld worden die een optimale sportbeleving moeten mogelijk maken. Dit kunnen volgende gegevens zijn: medische aandachtspunten van het clublid (bv. ziektes, allergie, aandoeningen, ) psychische en of motorische aandachtspunten van het clublid (bv. ADHD, autisme, ) 6 / 19

7 3.3 Varia Onder deze rubriek vallen alle andere judo gerelateerde gegevens die betrekking hebben op de clubleden: Graad VJF-lidnummer Aanwezigheden tijdens de lessen 4.Minderjarigen 7 / 19

8 Asahi 90 zal enkel gegevens verzamelen over de minderjarige om een lidmaatschap te kunnen regulariseren, indien de ouder(s) / voogd hiervoor de toestemming hebben gegeven. Bij inschrijving middels het initiatie-formulier of via onmiddellijk vast lidmaatschap, zijn de contactgegevens direct noodzakelijk. Dit om ons in regel te kunnen stellen met de wettelijke bepalingen betreffende de verzekering BA voor sportletsels en de verplichtingen tov de VJF. Indien wij niet voor het einde van de initiatie-periode een recht op schrapping hebben ontvangen van de ouder(s) /voogd, worden de gegevens van de minderjarige definitief verwerkt en bewaard zoals verder in dit document aangegeven. Komt er wel een verzoek tot schrapping binnen deze periode, dan zal dit onmiddellijk worden uitgevoerd, maar betekent dat dan echter ook het einde van het lidmaatschap voor deze minderjarige. 8 / 19

9 5.Hoe verzamelen we de gegevens en waarvoor Wij verzamelen deze contactgegevens middels een initiatie-formulier of via directe inschrijving voor alle starters (ongeacht de leeftijd). Dit formulier laat ons toe om uw lidmaatschap in orde te brengen met de bijhorende sportverzekering af. Voor bestaande leden volstaat het om het lidmaatschap te hernieuwen door dit mondeling of schriftelijk mee te delen aan het secretariaat. Alle gegevens opgesomd in punt 3.1, 3.2 en 3.3 worden gebruikt voor volgende zaken: - Regulariseren lidmaatschap in de club 9 / 19

10 - Aansluiting bij de overkoepelende Vlaamse Judofederatie - Interne en/of externe examens voor graadverhoging - Inschrijvingen voor wedstrijden (extern of intern ingericht) - Organiseren van vakantiestages - Contacteren van de leden / ouder(s)-voogd om organisatorische redenen mbt lessen 6.Portretrecht Tijdens de trainingen, stages, wedstrijden, festiviteiten... kunnen de clubleden, ouder(s)/voogd, clubbestuur en trainers gefilmd of gefotografeerd worden door eigen aangestelde fotografen alsook door derden (sympathisanten, pers, TV) De gemaakte beelden/foto s kunnen naargelang de activiteit een pedagogische, sfeervolle 10 / 19

11 of emotionele waarde hebben waarop verder gebouwd wordt binnen de club. Door deelname aan deze activiteiten verklaart het clublid en zijn/haar ouder(s)/voogd zich uitdrukkelijk akkoord dat deze beelden genomen mogen worden. 7.Wie en met welke derde partij verwerken we deze gegevens Binnen de club is het secretariaat diegene die je gegevens verwerkt. Deze persoon is dan ook je aanspreekpunt bij uitstek. Daarnaast beschikken de trainers over de noodzakelijke contactgegevens van de leden en/of ouder(s)/voogd om te verwittigen bij noodgevallen (niet doorgaan/wijzigen van een les, sportongeval) De club-api (aanspreekpunt Integriteit) krijgt eveneens na goedkeuring van het secretariaat, 11 / 19

12 de gegevens van het clublid dat een melding heeft gemaakt! Alle gegevens worden door de club veilig bewaard en een backup ervan staat in de cloud (google-drive). De club gebruikt hiervoor de Microsoft Office-onderdelen voor het verwerken van de gegevens. Voor de wettelijke bepalingen (lidmaatschap VJF, verzekeringen) worden de gegevens overgemaakt aan: 7.1 VJF VJF Warandestraat 1A 9240 Zele Algemeen tel Fax: / 19

13 7.2 Ethias Prins Bisschopssingel Hasselt Tel.: 011/ Fax: 011/ Asahi 90 bevestigt dat het nooit persoonlijke gegevens zal doorgeven of doorverkopen 13 / 19

14 aan derden (behalve vermeld onder 7.1 en 7.2) 7.3 sociale media De club heeft in eigen beheer een website waarop afbeeldingen en info over de leden kunnen voorkomen. Deze afbeeldingen vallen uiteraard onder het eerder beschreven portretrecht en worden alzo behandeld. De bijkomende info omvat verslagen en/of sfeerbeelden van de bijgewoonde activiteiten/wedstrijden en beperken zich tot het vermelden van de naam en voornaam van de betrokken leden. Daarnaast zijn we eveneens op facebook actief waarop dezelfde regels van toepassing zijn. 14 / 19

15 8.Hoe lang houden we je gegevens bij? De club zelf houdt de gegevens niet langer bij dan strikt noodzakelijk (max 10 jaar na stopzetting lidmaatschap). De overkoepelende VJF houdt uw gegevens bij tot 20 jaar na stopzetting van het lidmaatschap. 9.Hoe veilig zijn je gegevens bij ons? Wij nemen technische, administratieve en fysieke maatregelen om de bescherming van jouw gegevens tegen eventuele vernietiging, verlies of wijziging ten volle te garanderen. 15 / 19

16 10.Jouw gegevens en wat kan je ermee doen? U heeft te allen tijde het recht om toegang te krijgen tot de gegevens die wij over u hebben verzameld (recht op inzage), u kan deze laten verbeteren, aanvullen (recht op rectificatie) of wissen (recht op vergetelheid), u kan een beperking van de verwerking van de gegevens vragen of zich verzetten tegen geautomatiseerde besluitvorming. Indien u dit wenst, kan u vragen om uw gegevens over te kunnen dragen aan een 3 e partij (recht op dataportabiliteit). Bovendien heeft u het recht om te allen tijde uw toestemming in te trekken. Indien u gebruik wilt maken van bovenstaande rechten, kan u steeds bij ons terecht (zie punt 11) Tot slot heeft u steeds het recht om klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsauthoriteit, indien u 16 / 19

17 van mening bent dat wij niet voldoende zorgvuldig met uw gegevens omgaan. 11.Hoe ons te contacteren U kan dit doen door eenvoudig naar de club te komen en de zaken te bespreken (op maandag): Dojo Kruishoutem Woestijnestraat Kruishoutem Tel.: 09/ / 19

18 Beter nog is, om dit via een eenvoudig schrijven (brief of mail) te richten aan: Het secretariaat en algemeen contactadres is: Rosa Vande Populiere-De Vogelaere Adres: Koningin Astridstraat 64, 9800 Deinze Tel.: 09/ GSM: 0479/ adres: 12.Wijzigingen in dit privacybeleid Elke wijziging van dit document zal middels berichtgeving op de website vermeld worden en via brief bij de start/einde van een seizoen (indien van toepassing) 18 / 19

19 De huidige versie van het document is Ver.00 21/05/ / 19