De U.S.H.C. Utrechtse Studenten Hockey Club versie 1, 23 maart Privacy Policy U.S.H.C.

Transcriptie

1 Privacy Policy U.S.H.C.

2 De Utrechtse Studenten Hockeyclub, hierna te noemen U.S.H.C. of de vereniging, vindt het belangrijk om helder en transparant weer te geven hoe wij omgaan met persoonsgegevens. De U.S.H.C. hecht namelijk veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De U.S.H.C. houdt zich aan de wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat de vereniging verantwoordelijk is voor het verwerken van persoonsgegevens van haar gebruikers. In deze privacyverklaring lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Dit houdt in ieder geval in dat wij: - Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy policy; - De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; - Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; - Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; bijvoorbeeld naar de KNHB; - Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. - Wij alle vrijwilligers wijzen op het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. De U.S.H.C. is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy policy vragen heeft, kan je altijd contact met ons op nemen (privacy@ushc.nl).

3 Verwerking van persoonsgegevens van leden De persoonsgegevens van leden worden door de vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): - Administratieve doeleinden; - Communicatie over verenigingsactiviteiten en/of uitnodigingen (door bestuur en commissies); - Indelen van teams. Grondslag voor deze persoonsgegevens is: - Het lidmaatschap; Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de vereniging de volgende persoonsgegevens van u vragen: - naam en voornamen, voorletter(s); - adres; - geboortejaar en geboortedatum; - telefoonnummer; - adres; - studierichting; - onderwijsinstelling; - scheidsrechtersnummer; - bankrekeningnummer; - bondsnummer; - hockeyervaring; - geslacht. Deze gegevens worden verwerkt met verwerkers, waaronder; KNHB, LISA, Olympos, Twinfield en Jod form. Uw persoonsgegevens worden door de vereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: - Gedurende de looptijd van het lidmaatschap; - Daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar; - Na toestemming de naam en voornamen, voorletter(s) en het adres in het Alumnibestand voor maximaal 5 jaar (verlenging mogelijk na toestemming).

4 Verwerking van persoonsgegevens van partners Persoonsgegevens van partners worden door de vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): - Uitvoering geven aan de afspraken tussen de vereniging en de partner. Grondslag voor deze persoonsgegevens is: - De partner- of sponsorovereenkomst. Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de vereniging de volgende persoonsgegevens van u vragen: - Bedrijfsgegevens; - Nummer Kamer van Koophandel; - Telefoonnummer; - adres; - Bankgegevens; - Voornaam contactperso(o)n(en); - Tussenvoegsel contactperso(o)n(en); - Achternaam contactperso(o)n(en); - Telefoonnummer contactperso(o)n(en); - adres contactperso(o)n(en). Uw persoonsgegevens worden door de vereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: - Gedurende de periode welke staat omschreven in de partner- of sponsorovereenkomst.

5 berichtgeving De vereniging gebruikt je naam (voor- en achter) en adres om je de nieuwsbrief (de stickpraet) en s met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie over het lidmaatschap te sturen. De doelstelling van deze mailing is het informeren van leden. Door akkoord te gaan met een lidmaatschap wordt impliciet toestemming gegeven met verzending van nieuwsbrieven en andere mailing. Afmelding voor de nieuwsbrief is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de nieuwsbrief. Verstrekking aan leden De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: - Het verzorgen van de (financiële) administratie; - Het verzorgen van communicatie en informatieverstrekking; - Het verzorgen van hockeyactiviteiten; - Het ontvangen van subsidies. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Geanonimiseerde gegevens kunnen wel worden doorgestuurd naar andere partijen. Minderjarigen Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Bewaartermijn De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Slechts indien toestemming is gegeven, worden persoonsgegevens voor maximaal 5 jaar opgeslagen in het alumnibestand. De persoonsgegevens worden volgens de handleiding vernietiging persoonsgegevens vernietigd.

6 Beveiliging Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; - Alle personen die namens de vereniging van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. - We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; - We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; - Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; - We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen; - Onze vrijwilligers/commissieleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Rechten omtrent uw gegevens U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Klachten Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met het bestuur op te nemen via privacy@ushc.nl. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Vragen Als u naar aanleiding van ons Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op. Beeldmateriaal Tijdens de trainingen, wedstrijden, (hockey gerelateerde) activiteiten van de vereniging kunnen foto s en beeldmateriaal genomen worden. Deze beelden kunnen op de communicatiekanalen van de vereniging gepubliceerd worden. Indien hiertegen bezwaren bestaan dient dit via privacy@ushc.nl kenbaar te worden gemaakt. Deze opt - out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop gebruiker niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.

7 Contactgegevens Utrechtse Studenten Hockey Club T.a.v. het bestuur Uppsalalaan CT privacy@ushc.nl