Voorwoord. Ten slotte wil ik mijn moeder bedanken, zonder haar financiële en morele steun was ik nooit geraakt waar ik nu sta.

Transcriptie

1 Voorwoord Toen ik in het begin van dit semester een stageopdracht moest kiezen wist ik al dat ik een opdracht wou uitwerken met SharePoint. Het product van Microsoft kwam in de lessen al beperkt aan bod maar dit kon mijn honger niet stillen. De realisatie van mijn stageopdracht was een leerrijke ervaring waar ik alle aspecten van SharePoint heb leren kennen en gebruiken. Natuurlijk had ik niet alles kunnen verwezenlijken zonder de hulp van enkele personen. Eerst en vooral wil ik mijn stagebegeleider Bart Cosaert bedanken voor zijn uitstekende begeleiding. Vervolgens zou ik ook mijn stagecoach Lies Pinket willen bedanken voor de hulp en tips in verband met mijn stagedossier. Sebastien Deprez en Jeroen Demets, twee werknemers van Savaco, had ik graag willen bedanken voor hun technische ondersteuning. Ten slotte wil ik mijn moeder bedanken, zonder haar financiële en morele steun was ik nooit geraakt waar ik nu sta.

2 Inhoud Voorwoord...i Inhoud... ii Inleiding...1 Projectsamenvatting...2 Projectfiche...4 SAVACO...5 Werkomgeving...6 Hardware...6 HP Blade 45p server...6 Software...7 Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise...7 Microsoft Office SharePoint Designer Microsoft Office 2007 Enterprise...7 Microsoft SQL Server 2005 Enterprise...7 Microsoft Windows Server 2003 R2...7 Microsoft Visual Studio Literatuur...8 Toegang tot de servers...9 Opdrachten Opdracht 1: MOSS verkennen Inleiding Opdracht Werkwijze & documentatie Opdracht 2: SharePoint Search configureren Inleiding Opdracht Technologieën Werkwijze & documentatie Opdracht 3: Klanten site Inleiding Opdracht Technologieën Werkwijze & documentatie... 13

3 Opdracht 4: Technotes implementatie in SharePoint Inleiding Opdracht Technologieën Werkwijze & documentatie Opdracht 5: ToDo lijst implementeren in SharePoint Inleiding Opdracht Technologieën Opdracht 6: Savaco Poll Inleiding Opdracht Technologieën Werkwijze & documentatie Besluit Bijlagen Bijlage 1: Verslagen Verslag week Verslag week Verslag week Verslag week Verslag week Verslag week Verslag week Verslag week Verslag week Verslag week Verslag week Bijlage 2: Handleidingen Handleiding 1: Installatie & configuratie Handleiding 2: Backup & restore Handleiding 3: Search voorontwikkelaars Handleiding 4: Search voor gebruikers Handleiding 5: Klantensite... 53

4 Handleiding 6: Surveys voor ontwikkelaars Handleiding 7: Workflows Handleiding 8: Technotes Bijlage 3: Foutmeldingen en problemen The search request was unable to connect to the Search Service The request failed with HTTP status 401: Unauthorized Exception from HRESULT: 0x80040E Operation aborted (Exception from HRESULT: 0x (E_ABORT)) Unable to complete this operation. Please contact your administrator Overige problemen Figurenlijst Tabellenlijst... 79

5 Inleiding SharePoint is een product van Microsoft dat voornamelijk bedoeld is om informatie te verzamelen op één locatie, bedrijfsprocessen te automatiseren en om teamleden efficiënter te laten samen werken. De opdracht bestond er uit om deze functionaliteiten van SharePoint te implementeren binnen Savaco. Mijn opdrachten en realisaties, maar ook mijn werkomgeving en struikblokken tijdens mijn stage worden in dit dossier besproken. 1

6 Projectsamenvatting Projectfiche Stage Multimedia & Communicatietechnologie Projectmedewerker(s): ProjectID : 796 Naam: Voornaam: Optie Vervoort Kevin OA 2. Begeleiders: Naam bedrijf : Begeleider van het bedrijf : Naam: Voornaam: Coach van MCT: Naam: Voornaam: SAVACO NV Cosaert Bart Pinket Lies 3. Projecttitel: Het opzetten van een SAVACO intranet site gebaseerd op Microsoft SharePoint 2007 Technology 4. Projectopgave: Het aanmaken van een werkende, volledig gedocumenteerde SAVACO intranet site in SharePoint Met extra aandacht voor/onderzoek naar: - de company wide search mogelijkheden van MOSS - de document management & workflow mogelijkheden van MOSS - het offline gebruik van SharePoint documenten - de integratie met Outlook takenlijsten en public folders - de publishing & consolidatiemogelijkheden van InfoPath en Excel formulieren op een SharePoint site 5. Input: Structuur/layout van het SAVACO netwerk. BL45p blade server met VMWare ESX. Lege SQL2005 virtual machine, lege productie- en development SharePoint Server 6. Output: Een werkende, goed gedocumenteerde SAVACO intranet Site in Microsoft Office SharePoint Server

7 7. Criteria om succes te meten: - het terugvinden van documenten op het netwerk en in public folders volgens de geëigende security rollen - een document library voor technote documenten met document management, workflow en offline gebruik - een Internal IT takenlijst, te beheren via SharePoint - integratie van bestaande WebServices in een webpart om info uit het logistiek pakket van SAVACO te lezen - de kennisoverdracht zodat een SAVACO medewerker het werk kan voortzetten. 8. Wat het project niet realiseert: - de volledige integratie van het SAVACO netwerk in de SharePoint omgeving - een kant & klaar intranet 9. Planning: ID Milestones Verantwoordelijk Timing (einddatum) 1 MOSS opzetten, verkenen en implementeren van de verschillende security rollen Backup van MOSS omgeving en Database BVDD 31/mrt 2 Search configureren, met verschillende search scopes, zowel op netwerk als in public folders, volgens geldende security rollen 3 WebPart aanmaken waarin klantengegevens opgehaald worden uit het logistiek pakket van SAVACO 4 Takenlijst, gekoppeld met Outlook taken om ToDo lijst te beheren. Form om taken toe te voegen, te delegeren en aan te passen 5 Technote Document library aanmaken. Document Management, WorkFlow & Offline gebruik configureren. 6 InfoPath Formulier publiceren, resultaten consolideren BVDD SPDR SDPR SDPR SDPR 20/apr 27/apr 16/mei 1/jun 8/jun 7 Kennisoverdracht SDPR 13/jun 3

8 Projectfiche Stages voor laatstejaarsstudenten Multimedia & Communicatie Technologie Academiejaar : Student : KEVIN VERVOORT Rooskenstraat 5, 9052 ZWIJNAARDE kevin.vervoort@howest.be Optie :OA Stagetitel : Het opzetten van een SAVACO intranet site gebaseerd op Microsoft SharePoint 2007 Technology Stageomschrijving : Het aanmaken van een werkende, volledig gedocumenteerde SAVACO intranet site in SharePoint Met extra aandacht voor/onderzoek naar: - De company wide search mogelijkheden van MOSS - De document management & workflow mogelijkheden van MOSS - Het offline gebruik van SharePoint documenten - De integratie met Outlook takenlijsten en public folders - De publishing & consolidatiemogelijkheden van InfoPath en Excel formulieren op een SharePoint site In samenwerking met : SAVACO Kennedypark KORTRIJK Externe stagebegeleider : Bart Cosaert Stagecoach PIH : Lies Pinket 4

9 SAVACO SAVACO is een informaticabedrijf dat 16 jaar geleden werd opgericht en gevestigd is op het Kennedypark te Kortrijk. SAVACO realiseert een jaaromzet van 10 miljoen en beroept zich op de expertise van 50 hooggekwalificeerde en enthousiaste medewerkers. SAVACO heeft meer dan 500 gerenommeerde klanten in de industrie. In 2004 behaalden ze het ISO 9001:2000-kwaliteitslabel. Ze worden als Business Partners erkend door ondermeer HP, Microsoft, Symantec, Check Point, Citrix, CoCreate en PTC. Binnen de categorie van middelgrote bedrijven behoort SAVACO tot één van de snelgroeiers in West-Vlaanderen (Trends Gazellen 2004, 2006 en 2007). SAVACO levert informatica-oplossingen in het domein van informatietechnologie en engineering. Ze helpen met het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen op het vlak van innovatie, productiviteit en communicatie. 5

10 Werkomgeving Hardware HP Blade 45p server Figuur 1 Blade 45p server Hardwarespecificaties CPU Dual-Core AMD Opteron 875 (2.2 GHz) Aantal CPU 2 RAM 6 GB (PC3200) Tabel 1 Blade 45p Hardware specificaties Virtual servers kmosvi23 kmosvi24 ksqlvi22 CPU 1 core 1 core 1 core RAM 1,5 GB 1,5 GB 1,5 GB Diskspace 30 GB 10 GB 150 GB Doel Productie server Development server Database server Tabel 2 Virtual servers specificaties De 3 virtuele servers bevinden zich op de Blade 45p server. Ze gebruiken elk 1 core en 1,5 GB RAM. Diskspace wordt voorzien door de Savaco SAN. kmosvi23 en kmosvi24 gebruiken beide de database server. kmosvi24 is vooral bedoeld voor testen en probeersels. 6

11 Software Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise MOSS 2007 Enterprise is de compleetste versie van MOSS Ze bevat alle mogelijke features. De reden hiervoor is omdat de uitvoering van de opdrachten niet belemmerd zou worden door het gebrek aan mogelijkheden in SharePoint zelf. Microsoft Office SharePoint Designer 2007 SharePoint Designer is de nieuwe FrontPage voor SharePoint. Het laat toe om gemakkelijk aanpassingen te maken aan de GUI en om geavanceerde Workflows aan te maken. Microsoft Office 2007 Enterprise Om volledig gebruik te kunnen maken van de Office integratie in SharePoint. De nieuwe Office 2007 laat toe om lijsten, document libraries en zelfs discussies offline te synchroniseren in Outlook. Microsoft SQL Server 2005 Enterprise SharePoint 2007 werkt met een database om content, configuraties en index informatie bij te houden. Microsoft Windows Server 2003 R2 SharePoint gebruikt Windows Server 2003 als operating system. Microsoft Visual Studio 2005 VS.Net 2005 laat toe om geavanceerde custom Web Parts, Lists, Sites, Workflows, aan te maken. 7

12 Literatuur Microsoft office SharePoint server 2007 Administrator s Companion. Een handig boek voor SharePoint Administratorsmet informatie over installatie, configuratie en beheer. De auteur is Bill English, een MVP op vlak van SharePoint. 8

13 Toegang tot de servers Figuur 2 Citrix Log in scherm Het Citrix log in scherm. Hier moest ik mijn gebruikersnaam invullen. Mijn wachtwoord. En als passcode mijn pincode en SecurID-code. 9

14 De applications lijst. Van hieruit kon ik aan outlook, office applicaties, MOSS en DB server, Figuur 3 Citrix applicatie lijst De MOSS en DB virtuele servers. Figuur 4 MOSS en DB server toegang 10

15 Opdrachten Opdracht 1: MOSS verkennen Inleiding Mijn kennis van SharePoint was beperkt. Tijdens de lessen ben ik oppervlakkig in contact gekomen met WSS 3.0, de gratis versie van SharePoint. Tijdens mijn projectweken heb ik vooral bijgeleerd over Web Parts. De server was gebruiksklaar. De installatie van MOSS 2007 mocht ik zelf doen. Hier kreeg ik wat tijd om MOSS te leren kennen. Opdracht Security rollen onderzoeken en implementeren Savaco heeft een Active Directory en grote file server. De rechten op deze file server per gebruiker zijn heel belangrijk en moeten gerespecteerd worden, ook in MOSS Mijn eerste taak was om deze te implementeren. Backup en restore onderzoeken Aangezien ik veel onderzoek zal doen is de kans groot dat ik iets verkeerd doe. Daarom was backup en restore van MOSS een belangrijk onderdeel van de opdracht. Werkwijze & documentatie Een handleiding voor installatie en configuratie MOSS aangemaakt. Deze bevindt zich als bijlage in dit dossier. 11

16 Opdracht 2: SharePoint Search configureren Inleiding De file en mail server van Savaco is 100-en gigabytes groot en bevat meer dan 1,2 miljoen bestanden. Als een werknemer een mail of een bepaald bestand terug zoekt kan die veel tijd verliezen. De zoekfunctionaliteit van Windows XP is heel traag en zoekt niet in de inhoud van documenten. Opdracht Een search site aanmaken waar Savaco werknemers gemakkelijk en snel documenten op kunnen terug vinden. Dezelfde documentrechten moeten gebruikt worden zodat een gebruiker geen document kan zien of openen waar hij geen toegang tot heeft. Technologieën SharePoint Search SharePoint Search is vergelijkbaar met Google. Een razendsnelle zoekrobot die gebruikers toelaat om op een gemakkelijke manier bestanden en s te zoeken op de file en mail server van Savaco. Dit met dezelfde security rechten zoals deze op de mappen en public folders zijn ingesteld. SharePoint Security SharePoint beschikt over krachtige security mogelijkheden. Werkwijze & documentatie Een handleiding voor gebruikers en een handleiding voor ontwikkelaars werd aangemaakt. Deze bevindt zich als bijlage in dit dossier. 12

17 Opdracht 3: Klanten site Inleiding Informatie over de klanten is verspreid over file server, mail server en het intern ERP pakket INFO De opdracht bestaat eruit om deze informatie per klant te verzamelen op hun eigen webpagina. Opdracht Klantengegevens uit INFO 2000 kon ik opvragen via een webservice. Om deze opdracht te realiseren heb ik zelf custom Web Parts gemaakt. Zo kon ik de webservice aanspreken en resultaten weergeven. Technologieën SharePoint Web Parts Web Parts zijn aanpasbare, herbruikbare software componenten die specifieke informatie tonen. SharePoint bevat een groot aantal aan Web Parts maar je kunt er ook zelf maken met VS.Net INFO 2000 webservice Een webservice maakt het mogelijk om van op afstand vanaf een cliënt een dienst op te vragen aan een server. In dit geval klanten informatie uit een Oracle database. Werkwijze & documentatie Een document met gedetailleerde informatie bevindt zich als bijlage in dit dossier. 13

18 Opdracht 4: Technotes implementatie in SharePoint Inleiding Technotes zijn documenten die gebruikte technologie binnen Savaco beschrijven. Dit zijn bijvoorbeeld installatie- en configuratie documenten van servers of programma s. Deze documenten hebben een codenaam. Als een werknemer een document zoekt moet dit via een Excel bestand gebeuren waar de codes met hun volledige titel in staan. Opdracht Een site aanmaken met een technotes document library. Gebruik maken van Workflows. Technologieën Document Library Document Library is een functionaliteit in SharePoint om documenten te beheren en te verzamelen. Deze libraries zijn gemakkelijk te doorzoeken met SharePoint Search en ze hebben ook de mogelijkheid om offline gesynchroniseerd te worden met Outlook Workflows Een set van acties die moeten worden uitgevoerd bij een bepaalde gebeurtenis. Werkwijze & documentatie Handleiding en informatie over de huidige Workflows bevindt zich als bijlage in dit dossier. 14

19 Opdracht 5: ToDo lijst implementeren in SharePoint Inleiding Binnen Savaco bestaat er voor interne IT een ToDo lijst. Dit is een lijst met alle taken die nog moeten voltooid worden. Elk puntje is aangewezen aan een werknemer. Dit gebeurt nu met een MS Office Word document dat elke week wordt aangepast tijdens een vergadering. Opdracht De ToDo lijst implementeren in een SharePoint Task list. Technologieën SharePoint Task List Task List is een functionaliteit van SharePoint die toelaat om taken te beheren. Zo kan je taken voltooien, aanpassen, verwijderen,... Ook is het mogelijk om een taak toe te wijzen aan een gebruiker en om de takenlijst te importeren in Outlook One Note 2007 One Note 2007 is een programma van het MS Office 2007 pakket. Je kunt er snel taken mee toevoegen en toewijzen. Het laat ook toe om de huidige Word documenten te blijven gebruiken. 15

20 Opdracht 6: Savaco Poll Inleiding De werknemers van Savaco krijgen regelmatig een poll/enquête voorgeschoteld. Dit werd gedaan d.m.v. een Excel document dat naar iedereen g d werd, ingevuld en terug gestuurd werd naar Carl Sabbe. Hij verzamelde dan manueel de gegevens. Opdracht Een enquête die alle gegevens automatisch verzamelt aanmaken. Mogelijkheid om te exporteren naar Excel Duidelijke weergave van de antwoorden. Anonimiteit tussen werknemers. Technologieën SharePoint Survey Survey is een functionaliteit van SharePoint om enquêtes aan te maken. Deze implementeert ook alle security rollen en is heel flexibel in te stellen met een grote mogelijkheid aan vraagtypes. Werkwijze & documentatie Een handleiding voor surveys voor ontwikkelaars bevindt zich als bijlage in dit dossier. 16

21 Besluit Mijn tijd ging vooral uit naar onderzoek en opzoeken van informatie. Mijn kennis was beperkt tot het maken van Web Parts in Visual Studio.Net. Tijdens mijn stage heb ik SharePoint vooral leren kennen door de ogen van een administrator. Ik heb vooral geleerd dat er soms meer tijd wordt besteed om aan de wensen van een opdrachtgever te voldoen dan aan het maken van de opdracht zelf. Ik weet nog hoe ik enthousiast mijn eerste opdracht al na twee weken ging tonen aan Bart Cosaert. Pas een maand later kon deze opdracht écht in gebruik genomen worden. Mijn opdracht is geslaagd en ik ben blij dat mijn realisaties ook echt gebruikt worden door de werknemers. Ik denk dat het hoofddoel om een gemakkelijke werkomgeving te creëren zeker bereikt is. Er is meer en meer vraag naar SharePoint en dat verbaast mij niet. Ik ben zeker van plan om mij verder te specialiseren in dit product. 17

22 Bijlagen Bijlage 1: Verslagen 18

23 Verslag week 1 Maandag 12 maart Inleiding Bart Cosaert (Team Manager) gaf me een rondleiding in het bedrijf en toonde de belangrijkste plaatsen. Ik kreeg mijn bureau toegewezen waar ik de komende 12 weken zal werken en ik maakte al kennis met enkele collega s. Hierna vertelde Bart mij meer over het project en wat er van mij verwacht wordt. Ik heb een duidelijke mindmap gekregen waarop elke te realiseren opdracht staat Integratie in het bedrijf Ik kreeg een account in de Active Directory zodat ik kan inloggen op de server waarmee ik moet werken. Dit gebeurt via Citrix(Een soort Remote desktop). Jeroen Demets (een collega) gaf me mijn login stick en meer uitleg over Citrix en hoe ik er mee op de server kon inloggen. Hiermee kan ik ook thuis inloggen en verder werken. Voorbereidend werk De server stond al aangesloten in de server room maar was nog niet klaar voor gebruik. Sebastien Deprez (stagebegeleider) was vandaag niet aanwezig. Hij ging de server morgen (dinsdag 13 maart) installeren en configureren. In afwachting heb ik informatie gezocht over MOSS 2007(Microsoft Office SharePoint Server) en over onderdelen van de opdracht waar ik technisch niet veel van af wist. Dinsdag 13 maart Installatie van de server Sebastien (stagebegeleider) was aanwezig en klaar om de server te installeren. Hij maakte 2 virtual machines aan. Één MOSS 2007 server en één database server. In afwachting heb ik weblogs over MOSS 2007 verzameld en gelezen. Installatie van MOSS 2007 en SQL Server 2005 Toen de virtual machines geïnstalleerd waren kon ik inloggen met mijn account (via Citrix) en SQL Server 2005 installeren op de database server. Hierna heb ik MOSS 2007 geïnstalleerd op de andere server. Woensdag 14 maart Configuratie MOSS 2007 Gisteren was de installatie van MOSS 2007 net klaar toen de werkdag er op zat. Dus mijn taak voor vandaag was de configuratie van SharePoint voltooien. 19

24 Onderzoek van de zoekmogelijkheden binnen MOSS 2007 Na de configuratie begon ik aan het eerste deel van de opdracht: Search in MOSS Na dit geconfigureerd te hebben kon ik nog even informatie opzoeken over de mogelijkheid om via SharePoint bestanden te zoeken die op de file server van Savaco staan. Meer uitleg over de opdracht Om de search functie verder uit te breiden had ik nog wat informatie nodig over de structuur van het file systeem. Bart Cosaert kon mij de informatie verschaffen die ik nodig had. Een map genaamd technotes wordt veel gebruikt door de werknemers omdat deze documenten bevat met uitleg over producten en technologieën. Het zoeken in deze map verloopt moeizaam via een Excel document. Mijn opdracht bestaat erin om deze map gemakkelijk doorzoekbaar te maken in SharePoint. Donderdag 15 maart Onderzoek van de zoekmogelijkheden binnen MOSS 2007 (2) Vandaag kon ik de search pagina aanmaken en aanpassen zodat een gebruiker kan instellen in welke map van de file server hij wil zoeken. Mijn tijd ging vooral uit naar het onderzoeken van gebruikersrechten in functie van geïndexeerde bestanden. SharePoint nam de gebruikersrechten vlekkeloos over. Vrijdag 16 maart Verder uitwerken van de search pagina Nadat de technotes succesvol waren afgewerkt kon ik de andere mappen ook indexeren. Bij het aanmaken van de zoekpagina s kreeg ik echter een foutmelding die ik niet opgelost kreeg. Ik heb dit dan even laten rusten en andere topics onderzocht. Enkele extra instellingen Voor de tijd die mij nog restte heb ik de outgoing mailserver geconfigureerd en getest en mogelijkheden met surveys en persoonlijke sites (MySite) onderzocht. 20

25 Verslag week 2 Maandag 19 maart Extra documentatie Om mij verder te helpen met de opdracht heeft Bart Cosaert vrijdag een boek (MOSS 2007 Administrator s Companion) besteld. Deze morgen was het boek al aangekomen. Het bevat nuttige informatie en uitleg over alle MOSS 2007 features. Herinstallatie MOSS2007 De problemen van vrijdag waren blijkbaar vanzelf opgelost. Om dergelijke scenario s niet meer tegen te komen ben ik dan maar begonnen met het configureren van de back-up mogelijkheid van SharePoint. Door problemen met rechten van SQL Server 2005 kon de back-up niet succesvol afgerond worden en kreeg ik de foutmeldingen dat de search service offline was. Na talloze pogingen (en veel verloren tijd) om deze foutmelding op te lossen heb ik MOSS 2007 opnieuw geïnstalleerd. Meeting over gebruikersrechten Om de bestanden van de file server te indexeren had ik een account nodig met leesrechten op alle mappen. Ook had mijn persoonlijke account meer rechten nodig zodat ik het zoeken in SharePoint kon testen. Dit hebben ikzelf, Bart Cosaert en Bart Vanden Driessche (netwerkbeheerder) besproken in een korte meeting. De account werd aangemaakt en mijn rechten werden aangepast. Herconfiguratie MOSS 2007 Door de herinstallatie moest ik ook de configuratie opnieuw doorlopen. Dit kon op een veel kortere tijd aangezien ik dit proces al eens doorlopen had. Dinsdag 20 maart Opnieuw aanmaken van de search pagina Vannacht heb ik SharePoint de file server laten indexeren. Ik kon beginnen met de zoekpagina s opnieuw aan te maken en in te stellen. Uitbreiden van aantal geïndexeerde bestandstypes Er bevinden zich veel bestanden op de server die SharePoint standaard niet kan indexeren. Dit zijn bijvoorbeeld pdf, zip, rar, chm, rtf en exe bestanden. Om extra bestandstypes te indexeren moet je bepaalde index filters installeren. Ik heb de 6 vermelde bestandstypes geïnstalleerd en geconfigureerd en SharePoint opnieuw laten indexeren. 21

26 De rest van de dag De search pagina was af tot zover deze af kon zijn. Behalve een kleine bug met het pdf icoontje in de zoekresultaten. Deze is vanaf externe computers niet zichtbaar. Ik heb de installatie van extra bestandstypes gedocumenteerd en een verkenning gedaan naar overige SharePoint opties waarvan ik de betekenis nog niet van wist. Woensdag 21 maart Search binnen SharePoint documenteren Omdat de search praktisch klaar was ben ik begonnen met het documenteren van deze opdracht zodat men na mijn stage nog weet hoe ze dit opnieuw moeten configureren of uitbreiden. Opdracht 2: Klantengegevens ophalen via een webservice Vorig jaar heeft MCT student Johan Verpoort een webservice gemaakt die klantengegevens kan ophalen uit de Oracle database. Ik had een afspraak om 14:00 bij Petra Folens (Project Engineer) om mij de structuur van de webservice uit te leggen, en hoe ik deze kon aanspreken. Ik heb het project gekregen zodat ik zelf nog kon kijken hoe de webservice en achterliggende code in elkaar zit. Ik ben onmiddellijk begonnen met de installatie van Visual Studio 2005 (custom Web Parts, webservice project) en een verkenning van het webservice project. Extra rechten op de exchange server Bart Vanden Driessche kwam mij melden dat de index account nu ook rechten heeft op de exchange public folders. Ik heb een scope ingesteld en de crawl gestart. Donderdag 22 maart Search uitbreiden naar public folders De crawl van gisteren was voltooid en ik kon beginnen met de zoekpagina uit te breiden zodat zoeken naar s ook mogelijk werd. Defecte fan De server ging even offline omdat Sebastien Deprez (stagebegeleider) een 3 de processor in de server ging steken. Deze crashte na enkele minuten omdat de server alleen werkt met 1,2 of 4 processors. Na de processor er terug uitgehaald te hebben blijkt de fan defect en wou de server niet meer opstarten. Ik heb mijn verslag afgewerkt tot vandaag, informatie gezocht over de verschillende mogelijkheden om data uit webservices weer te geven in SharePoint en nog wat weblogs gelezen over SharePoint. 22

27 Vrijdag 23 maart Development- en productieserver Ik ben begonnen met het configureren van een 2 de MOSS server. Sebastien Deprez heeft een kloon gemaakt van de huidige. Deze is verbonden met de zelfde databases en het lijkt onmogelijk om deze los te koppelen zonder de database te verwijderen. Ik wil het risico niet nemen dus volgende week maken we snel even een server met een nieuwe MOSS installatie aan. Deze zal dan dienen voor de productie. Mogelijkheden met de webservice Ik heb even geprobeerd om de webservice weer te geven in een InfoPath formulier en dit te integreren in SharePoint. Maar dit bleek achteraf geen goed idee te zijn. Ik ga nog proberen om SharePoint Designer te gebruiken en desnoods een custom Web Part maken. Extra scopes aanmaken Om de search operationeel te maken heb ik nog enkele scopes aangemaakt en de crawl tijdstippen ingesteld. Dit weekend zullen alle content sources volledig geïndexeerd worden. 23

28 Verslag week 3 Maandag 26 maart Klanten subsite Vandaag ben ik begonnen aan het 2 de deel van de stageopdracht, namelijk de klanten subsite. Ik dacht dat een webpart die klantengegevens toont snel zou geprogrammeerd zijn maar niets was minder waar. Door een probleem met de authenticatie konden de klanten niet opgehaald worden uit de webservice. Elke klant heeft ook extra bestanden op de file server staan maar deze waren ook niet toegankelijk. Na lang zoeken heb ik eindelijk een oplossing gevonden (impersonation) die effectief was maar niet zo veilig. Bezoek stagecoach Om 14u kwam mijn stagecoach Lies Pinket op bezoek. Tijdens een kopje koffie bespraken we de opdracht en toonden we wat er al gerealiseerd was. Hierna heb ik nog even verder gewerkt aan de klanten subsite. Dinsdag 27 maart Vandaag was de jobhappening op het PIH. Ik moest niet komen werken. Woensdag 28 maart Aangezien het mijn laatste dag was voor de paasvakantie heb ik de rest van milestone 1 afgewerkt. Namelijk backup en restore van SP en uitbreiden van de search functionaliteit. Backup & restore Wegens vorige problemen toen ik backup en restore configureerde, met als gevolg een herinstallatie van SP, begon ik hier met schrik aan. Na een dubbele controle of alle instellingen en rechten goed ingesteld waren startte ik de backup. Deze wou niet starten. Na opzoeken is dit blijkbaar een bug in SP sinds de uurverandering. De backup start nu altijd 1 uur nadat je op start gedrukt hebt. Ik heb er nog geen oplossing voor gevonden. Het probleem is nog maar nieuw dus ik denk dat er na de paasvakantie wel een patch of iets dergelijks voor zal komen. Search site De search site zal de komende 2 weken gebruikt worden door enkele SAVACO werknemers. Ik heb SP hierop voorbereid door bepaalde testpagina s te verbergen en de search scopes nog wat uit te breiden. Na het instellen van alle index updates ging ik nog even bij Bart Cosaert langs ter controle. Klanten subsite Voor de tijd die mij nog restte ben ik bij Petra Folens gegaan om nog enkele aanpassingen te maken aan de webservice. Deze toonde namelijk messageboxen bij elke fout die voorkwam. Dit gaf problemen bij mij omdat SP een website is, deze messageboxen dus niet ondersteunt en er zelfs foutmeldingen op geeft. Verder heb ik nog een webpart gemaakt waarmee je klanten kan zoeken. Donderdag 29 en vrijdag 30 maart Vandaag vertrok ik naar San Francisco, USA 24

29 Verslag week 4 Maandag 16 april Licentieproblemen Na 2 weken vakantie kon het werk terug hervat worden, dacht ik. De triallicentie van VMware was verlopen op 8 april en ik kon daardoor niet meer inloggen op de server. Gelukkig was dit probleem snel opgelost. VMware is een programma dat het mogelijk maakt om meerdere virtuele machines op 1 server te plaatsen. Op die manier kan ik een aparte database server en 2 MOSS servers hebben op 1 fysieke server. De deadline van milestone 1 is pas vrijdag en de search site was op enkele details na af. Dus ik besloot om beurtelings te werken aan milestone 1 en milestone 2 (Klanten site) Search finetunen Nog enkele dingen moesten afgewerkt worden zodat werknemers alleen maar op de search pagina kunnen surfen (enkele menuknoppen weg). Ook heeft Jeroen Demets een URL aangemaakt die gemakkelijk te onthouden is en automatisch redirect naar de search pagina. De search site is nu volledig af! Klanten Web Parts Ik was er al voor een deel aan begonnen maar ze zijn nog lang niet af. De tijd die mij restte heb ik besteed aan het afwerken van deze Web Part. Dinsdag 17 april Nog meer klanten Web Parts Nog enkele Web Parts moesten aangemaakt worden om bestanden van de klant te tonen. De webpart zoekt a.d.h.v. de klant ID de bestanden op de file server en als ze aanwezig zijn komen ze in een lijstje terecht. Dit moest gebeuren voor de netwerklay-out en de ToDo lijst Klanten en hun Public Folder De klanten site is pas nuttig/compleet als de werknemer niet alleen de klantgegevens en bestanden ziet maar ook de public folder van elke klant. Het probleem is dat mijn Web Parts werken met een querystring om gegevens op te halen. Dit is voordelig omdat we dan maar 1 pagina moeten aanmaken voor de honderden klanten. Nu is het probleem dat de outlook webpart niet kan werken met querystrings. De klanten site is zonder deze webpart niet zo interessant meer dus staken we de ontwikkeling ervan. Ook al worden de gemaakte Web Parts niet gebruikt, het was een leerrijke ervaring om ze te ontwikkelen. 25

30 Woensdag 18 april Licentieproblemen (2) Na de licentie problemen van maandag bleek de licentie van VirtualCenter ook verlopen te zijn. Dit is een programma van VMware om virtuele machines te beheren. Nieuwe development server Nadat de licentie in orde werd gebracht kon Jeroen een 2 de server aanmaken. Er was al een 2 de server voor development maar dit was een exacte kopie van de 1 ste server en dat zorgde voor problemen. SharePoint gebruikt namelijk databases voor de configuratie, websites, search, De 2 de server gebruikte dezelfde databases. Als ik dus een site verwijderde op server 1, was die pagina ook niet meer beschikbaar op server 2 en omgekeerd. De tijd die mij nog restte heb ik besteed aan informatie opzoeken. Donderdag 19 april Configuratie development server De server die gisteren werd aangemaakt door Jeroen was nu klaar voor gebruik. Ik ben onmiddellijk begonnen met de installatie van SharePoint op deze server. De eerste server zal nu gebruikt worden als productie server waarop de werknemers van SAVACO kunnen zoeken naar bestanden. Technotes subsite Het volgende onderdeel van mijn stageopdracht is het aanmaken van een document workspace voor technotes. Dit zijn documenten, aangemaakt met een sjabloon, over producten en hun problemen, installatie procedure. Elke werknemer kan een dergelijk document aanmaken. En elke 6 maanden moet dit document gecontroleerd worden door zijn auteur. De features van SharePoint, meer bepaald check in en check out van documenten, offline gebruik, alerts en Workflows komen hier aan bod. Uitbreiding search scopes Morgen zal de Search functionaliteit voorgesteld worden op een kwartaal meeting. Nog enkele afdelingen binnen SAVACO kunnen nog niet zoeken in hun eigen filesysteem op de file server. Ik heb deze scopes even aangemaakt en de index account laten crawlen. 26

31 Vrijdag 20 april SharePoint Designer 2007 Na enig onderzoek naar oplossingen voor de opdracht kwam ik tot de conclusie dat de standaard Workflow mogelijkheden van SharePoint zelf niet volstaan. Ze zijn heel basic. SharePoint Designer 2007 is een soort FrontPage voor SharePoint. Je kunt er heel diepgaande veranderingen mee aanbrengen in SharePoint. Gaande van Asp.NET code tot CSS. Zo zijn ook de Workflow mogelijkheden veel groter. Of deze groot genoeg zijn heb ik vandaag onderzocht. Workflows in SharePoint Designer 2007 Met de Workflows in SharePoint zelf kan je een mail verzenden na een bepaalde tijd. Het probleem is dat we een dynamisch tijdstip hebben waarop dit moet gebeuren. Namelijk de laatst aangepaste datum + zes maanden. SharePoint Designer laat toe om complexere Workflows te creëren. Uitgebreide details zullen niet besproken worden in dit verslag. Na de installatie en verkenning van SharePoint Designer bleek dat ik hier ook geen Workflow kan aanmaken die het voorgenoemde probleem oplost. Voorstelling SharePoint Search aan de werknemers s Avonds vond de kwartaal meeting van SAVACO plaats. Hier toonde Bart Cosaert aan alle werknemers hoe de Search werkt. 27

32 Verslag week 5 Maandag 23 april Workflows De standaard Workflow functionaliteit in SharePoint en SharePoint Designer kunnen geen Workflow aanmaken die een mail verstuurt naar de auteur van een document dat 6 maanden lang niet gecontroleerd is. Met Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation kan ik Workflows programmeren in Visual Studio. Deze bieden nog meer mogelijkheden dan SharePoint Designer. Informatie opzoeken De rest van de dag heb ik informatie opgezocht over het programmeren van Workflows. Dinsdag 24 april Document Library functionaliteiten Vandaag heb ik enkele functionaliteiten van document libraries uitgetest en geïmplementeerd. Zo heb ik onder andere de check in en check out functie van documenten getest, alerts ( verwittiging) op verschillende events en de standaard Workflows van SharePoint en SharePoint Designer. Nog een functionaliteit is de offline beschikbaarheid van de library waarvan ik de werking onderzocht heb. Workflows Voor de rest van de tijd heb ik nog even gezocht naar informatie over het programmeren van Workflows Woensdag 25 april Programmeren van Workflows Veel informatie heb ik niet gevonden om Workflows automatisch te laten starten na een bepaalde tijd. Er zat niets anders op dan trial en foutmelding. De last modified date ophalen van een document ging vlot maar een Workflow vanzelf laten starten op een bepaald moment lijkt bijna onmogelijk. Ik heb dit uiteindelijk ook moeten opgeven. Donderdag 26 april Documentatie aanmaken Vandaag bestond vooral uit documentatie aanmaken over SharePoint, het verslag afwerken en algemene informatie opzoeken over SharePoint op enkele interessante weblogs. 28

33 Vrijdag 27 april Documentatie aanmaken Ik ben de dag begonnen met nog wat documentatie af te werken. Crawling bug Een van de mappen op de file server werd niet geïndexeerd. Dit betekende dus dat een afdeling van SAVACO nog niet veel had aan de Search site. Ik dacht dat dit probleem lag aan de security rechten van de index account op de file server. Na overleg met Bart Vanden Driessche bleken de rechten goed te staan. Na enig zoekwerk op internet en op de lokale servers had ik het probleem gevonden: de harde schijf van de database server was vol. Hierdoor bleef het crawlproces maar verdergaan zonder stoppen en werden er tegelijk geen extra bestanden geïndexeerd. SharePoint voorziet blijkbaar geen foutmeldingen voor dit soort problemen. Na toewijzing van extra schijfruimte (20 GB) aan de database server door Jeroen Demets kon ik opzoeken hoe ik het veiligste de databases verplaatste. Ik startte met de grootste database (SharePoint_Search_DB). De crawl bug was nu opgelost en ik kon de service terug stoppen en starten. Na controle van de crawl log kon ik zien dat de mappen op de file server nu wel worden geïndexeerd. Volgende week zal iedereen in SAVACO eindelijk kunnen zoeken via SharePoint! 29

34 Verslag week 6 Maandag 30 april & dinsdag 1 mei Feest van de arbeid. Woensdag 2 mei Diskspace problemen De crawls van alle mappen zouden succesvol zijn afgerond. Na controle bleek dat de C partitie weer vol was. Ditmaal door de tempdb, een systeem database die gebruikt word door SQL Server om tijdelijke tabellen in op te slaan. Na uitgevist te hebben hoe ik tempdb kan verplaatsen heb ik deze ook op de extra 20 GB partitie gezet. Het duurde niet lang of deze stond ook vol. Vandaag is er niemand aanwezig die me kan verder helpen dus ik vraag morgen meer schijfruimte. Het blijkt mogelijk om de tempdb te verkleinen met een dagelijkse job (een functie in SQL Server) maar dit wordt afgeraden op verschillende forums. Ook stijgt de grootte van de tempdb razend snel. Na enkele minuten is deze al 5 GB groot (maximum door de diskspace). Documentatie Voor de tijd die mij nog restte heb ik wat verslagen afgewerkt. Donderdag 3 mei Diskspace problemen (2) Sebastien Deprez kon nog een extra schijf van 20 GB aanmaken. Nadat deze was aangemaakt kon ik de tempdb ernaar verplaatsen. In geen tijd was de tempdb al 20 GB groot. Deze namiddag zoeken we hiervoor naar oplossingen. Volgende opdracht In afwachting op het diskspace probleem ging ik bij Bart Cosaert om de volgende opdracht te bespreken. Een meeting workspace voor een bepaalde vergadering. Deze opdracht maakt gebruik van Task Lists. Ik moet het huidige bedrijfsproces nabootsen en automatiseren met SharePoint. Verder zoek ik nog uit hoe de Survey functionaliteit van SharePoint werkt en tot hoever de security in te stellen is. Surveys zijn een soort enquêtes waarop alle werknemers via SharePoint kunnen antwoorden. Diskspace problemen (3) Na tevergeefs lang zoeken op internet hebben we besloten om naar Bart Vanden Driessche te gaan. Met de hoop dat we een grote harde schijf (100GB) ter beschikking kregen om onze database op te plaatsen. Nadat we de partitie ingesteld hadden en de database configuratie hadden aangepast, was de dag voorbij. Morgen zullen we zien of deze schijf al dan niet vol is. 30

35 Vrijdag 4 mei Discspace problemen opgelost Mijn eerste taak was het controleren van de databases. Onze tempdb database was in totaal 33 GB groot en bleef ook voor de rest van de dag hetzelfde. De 100GB harde schijf was dus meer dan voldoende De performantie van SQL Server 2005 was wel nog altijd heel slecht. Ik besloot om SP2 voor SQL Server 2005 eens te installeren en dit bleek gelukkig te helpen. Volgende opdracht Nadat alle problemen opgelost waren, kon ik beginnen aan het onderzoek naar de functionaliteit van SharePoint. Ik wou weten of het voldoet aan de opdracht die ik gisteren kreeg. 31

36 Verslag week 7 Maandag 7 mei Controle Search index De problemen van de search index waren normaal gezien vorige week opgelost. Voor de zekerheid controleerde ik toch nog even de diskspace en de crawl status. Alles was nog normaal. Survey opdracht Ik ben begonnen met de aanmaak van de survey. De vragen waren te lang en de lay-out paste zich niet aan. Dit is een foutje in SharePoint. Ik heb het probleem onderzocht en naar alternatieven gezocht om deze vragen weer te geven. Dinsdag 8 mei Survey probleem opgelost Het probleem met de lay-out heb ik kunnen oplossen met SharePoint Designer door in de css code enkele aanpassingen te doen. Afspraak met Carl Sabbe De survey was klaar en ik toonde hem aan Carl Sabbe. Hij had nog enkele opmerkingen en deze heb ik dan ook aangepast achteraf. Bespreken volgende opdracht Na de aanpassingen ben ik aan Bart Cosaert de uiteindelijke versie gaan tonen. We hebben ondertussen ook de volgende opdracht besproken. Woensdag 9, donderdag 10 & vrijdag 11 mei Afwezig wegens ziekte. 32

37 Verslag week 8 Maandag 14 mei Afwerken survey Ik heb op iedere pagina een kleine uitleg gezet, nadat Bart Cosaert me dat vroeg. Verder heb ik nog een handleiding gemaakt voor ontwikkelaars. Dinsdag 15 mei Documentatie afwerken Voor mijn project dossier heb ik nog enkele documenten afgewerkt. Ook heb ik nog de functionaliteiten van offline document libraries besproken met Bart Cosaert. Woensdag 16 mei Documentatie afwerken Vandaag heb ik nog wat documentatie afgewerkt en functionaliteiten van document libraries onderzocht Donderdag 17 & vrijdag 18 mei O.L.H.-Hemelvaart 33

38 Verslag week 9 Maandag 21 mei Documentatie Vandaag begon ik aan het documenteren van mijn opdrachten, om deze dan toe te voegen aan mijn projectdossier. Dinsdag 22 mei Development server problemen Het was niet meer mogelijk om sites of lijsten aan te maken of te wijzigen op de development server. Ik heb hier uiteindelijk de oplossing gevonden. De harde schijf van de database server was vol. Ik heb dit probleem al eerder gehad maar ik kreeg deze keer een andere foutmelding. Bespreking opdracht Ik ben nog eens bij Bart Cosaert geweest om verder te praten over de opdracht en hoe het geheel er uiteindelijk moet uitzien. Case uitwerken Om te zien of de huidige opdracht wel genoeg meerwaarde biedt, werk ik een case uit van een takenlijst voor de interne IT afdeling Woensdag 23 mei Case verder afwerken Ik heb vandaag de opdracht afgewerkt waar ik gisteren aan begonnen was. Toen ik klaar was, riep ik Bart erbij om hem mijn prestatie te tonen. We hebben terwijl ook de incoming mail functionaliteit van SharePoint besproken. Ik ga dit de komende dagen configureren. Donderdag 24 Incoming mail Om documenten aan een document library toe te voegen is het niet noodzakelijk om naar de SharePoint website te surfen. Je kunt ook gewoon een mail zenden met het document als bijlage. Hierover heb ik wat informatie gezocht en geprobeerd om dit te configureren. Tutorials bekijken Terwijl ik zocht naar informatie over incoming mail kwam ik videotutorials tegen over SharePoint Designer Leergierig als ik ben, heb ik dit ook even bekeken. 34

39 Vrijdag 25 mei Nieuwe opdracht Ik heb veel meer gedaan dan alleen wat er op de SharePoint portal te vinden is. Daarom kreeg ik van Bart Cosaert om mijn opgedane kennis of onderzochte functionaliteiten te verzamelen op een site. Zo kan o.a. Carl Sabbe zien wat ik allemaal gedaan heb de voorbije weken. Voor de rest van de dag heb ik aan deze opdracht gewerkt. 35

40 Verslag week 10 Maandag 28 mei Pinkstermaandag Dinsdag 29 mei Technotes site Vandaag heb ik een site gemaakt om technotes te verzamelen en te beheren. Dit zijn Word documenten die informatie bevatten over producten, installatieprocedures, Ik was al eerder aan deze opdracht begonnen maar dat bleef bij onderzoeken naar mogelijkheden en werd dus nooit concreet uitgewerkt. Woensdag 30 mei Klanten site Ik heb snel de klanten site opnieuw aangemaakt zodat ik mijn gemaakte Web Parts kon tonen. Documentatie Verder heb ik nog documentatie aangemaakt over de hard- en software die ik ter beschikking kreeg van Savaco. Donderdag 31 Bespreking opdracht De klanten en technotes site waren grotendeels af dus ging ik bij Bart Cosaert om verdere details te bespreken. Ik kreeg de opdracht om nog een Workflow aanmaken voor de technotes document library. Klanten Public Folders De klanten opdracht was grotendeels afgelast omdat we de public folder van een klant niet konden weergeven. Tijdens het zoeken naar informatie kwam ik toevallig een mogelijke oplossing tegen voor dit probleem. Voor de rest van de dag heb ik dit verder uitgezocht. Vrijdag 1 juni Public folder Web Part Vandaag heb ik geprobeerd om een Web Part te maken die de public folder van een klant kan weergeven. Met behulp van een iframe, de webservice en Outlook Web Access. 36

41 Verslag week 11 Maandag 4 juni Uitbreiding van de webservice Vandaag ging ik bij Petra Folens(Project Engineer) voor een uitbreiding van de webservice. In de database worden namelijk de public folder URL s bijgehouden. Ik heb deze informatie nodig voor mijn Web Part maar de webservice haalt deze informatie nog niet op. Petra Folens ging deze morgen aanpassen. Afwerking Public Folder Web Part In afwachting werkte ik de public folder al zo ver mogelijk af. Het enige wat nu nog moest gebeuren is de juiste URL opvragen via de webservice. Dinsdag 5 juni Documentatie Om de dag te starten heb ik een Workflows handleiding gemaakt. Deze legt uit wat Workflows zijn, hoe je ze aanmaakt en wat de huidige Workflows in SharePoint doen. Savaco Poll Carl Sabbe (bedrijfsleider) had nog graag zelf gezien hoe de gebruikersrechten geïmplementeerd zijn op de Savaco Poll. Ik heb hem daarvoor even zijn admin rechten afgenomen. Na de test kon de Savaco Poll eindelijk in gebruik genomen worden. Carl Sabbe stuurde een mail met alle uitleg naar de werknemers. Uitbreiding web service De webservice was af. Na enkele aanpassingen kon mijn klanten site nu ook de public folder per klant weergeven. Woensdag 6 juni Documentatie Vandaag heb ik een handleiding aangemaakt over de technotes document library en de klanten site. Bespreken documentatie en incoming mail Ik heb even samen gezeten met Sebastien Deprez om mijn handleidingen te bekijken. Daarna hebben we incoming mail besproken. Deze functionaliteit moet nog geconfigureerd worden in de Exchange server. Donderdag 7 juni Documentatie Vandaag installatie & configuratie SharePoint en backup & restore documentatie aangemaakt. Vrijdag 8 juni Projectdossier Het grootste deel van mijn tijd heb ik besteed aan het afwerken van mijn project dossier. 37

42 Bijlage 2: Handleidingen Handleiding 1: Installatie & configuratie 38

43 Installatie MOSS 2007 Voorbereiding.Net Framework 3.0 SharePoint 2007 werkt met het.net framework 3.0 (voor o.a. Workflows). Download: ASP.Net enablen Op een verse Windows Server 2003 installatie moet je eerst ASP.Net en IIS enablen. Doe dit als volgt: 1. Open het Manage Your Server configuratie scherm. (Start Administrative Tools Manage Your Server). 2. Klik op. Figuur 5 Configure Your Server Wizard 3. Selecteer Application server en klik op Next. 4. Klik nog eens op Next en de installatie is voltooid. 39

44 Configuratie wizard Na de voorbereiding kan je de SharePoint installatie starten. Vul een serial number in. Let erop dat de serial number zal beslissen welke versie van SharePoint je installeert. 1. Kies de Advanced installatie. 2. Kies dan voor Complete om SharePoint te installeren met een aparte database server. 3. Druk op Install now. Na de installatie kom je in de configuratie wizard terecht. Klik op Next Kies voor No, I want to create a new server farm. Klik opnieuw op Next. Je komt op het onderstaande scherm terecht. Stel deze in zoals op de screenshot. Figuur 6 Configuration DB Settings Klik nu enkele keren op Next en wacht tot de configuration tasks compleet zijn. 40

45 Central Administration configuratie Start de Central Administration als die nog niet gestart is Search configureren 1. Central Administration Operations Services on Server 2. klik op Start in de Action kolom in de rij 'Office SharePoint Server Search' 3. Vink de 2 eerste opties aan. Stel de rest in naar keuze Figuur 7 Search service opties Opmerking: verplicht domeinnaam bij Service Account Username (DMSVCKOR\mossadmin) Create New Web Application 1. Central Administration > Application Management > Create or Extend Web Application > Create New Web Application 2. new IIS web site 3. Allow Anonymous: naar wens,dit is later nog aanpasbaar 4. new application pool: configurable aanklikken Site collection aanmaken De applicatie is aangemaakt in IIS. Nu moeten we nog een Site Collection aanmaken als volgt: 1. Central Administration > Application Management > Create Site Collection Shared Services aanmaken Deze service neemt o.a. search, indexing en user profiles voor zijn rekening. Maak hem als volgt aan: 1. Central Administration > Application Management > Manage this Farm's Shared Services > New Shared Services Provider 41

46 Publishing activeren Om nieuwe sites te kunnen aanmaken moet je eerst publishing activeren. Ga als volgt te werk: 1. Ga naar Site Actions Site Settings Site Collection Features (op SharePoint portal) 2. Klik op de Activate knop. Figuur 8 Site Collection Features 3. Ga dan naar Site Actions Site Settings Site Features 4. Klik op de Activate knop Figuur 9 Site Features 42

47 Handleiding 2: Backup & restore 43

48 SharePoint Backup & Restore Voorbereiding Eerst moeten we een shared map aanmaken om de backup in op te slaan. Ken aan de volgende gebruikers full rechten toe op deze map. 1. mossadmin 2. mossindex 3. KSQLVI22 4. SQLAgentCmdExec 5. SQLExecutiveCmdExec Backup 1. Open de Central Administration pagina 2. Klik op Operations 3. Klik op Perform a Backup Figuur 10 Backup & Restore menu 4. Vink de onderdelen aan waarvan je een backup wil nemen en klik dan op Continue to Backup Options. 5. Kies voor een Full of een Differential" Backup. 6. Stel het pad in en druk op OK (Zorg dat je genoeg plaats over hebt op de partitie). Restore & History opvragen Klik op Backup and restore history of Restore from backup Het enige wat je hier moet doen is het pad instellen naar de backup en op OK klikken. 44

49 Handleiding 3: Search voorontwikkelaars 45

50 SharePoint Search voor ontwikkelaars Voorbereiding Dit deel van het document behandelt het activeren van de search functie in SharePoint. Deze informatie kan handig zijn na een nieuwe installatie van MOSS Search service starten Search binnen SharePoint is standaard niet enabled. Eerst moeten we de search services starten. Dit doe je als volgt: 1. Start de Central Administration pagina (Start Programs Microsoft Office Server SharePoint 3.0 Central Administration) 2. Ga naar Central Administration Operations Services on Server 3. Klik op start in de action kolom ter hoogte van de Office SharePoint Server Search rij 4. Onder Query and Indexing vink je de 2 opties aan. a. Use this server for indexing content b. Use this server for serving search queries 5. Verder vullen we nog een account in die read toegang heeft op de file server om te indexeren. In het formaat <domein>\<account>. 6. Laat de rest default staan. Configuratie van content sources en scopes Een Content Source bevat 1 of meerdere paden of links die geïndexeerd zullen worden door SharePoint. Een Scope kan je instellen op de search pagina om je zoekresultaten te beperken. Een Scope kan 1 of meerdere Content Sources bevatten. Als je al Scopes en Content Sources aangemaakt hebt kan je deze stap overslaan. Content Sources instellen We moeten SharePoint nog configureren om bepaalde mappen, websites of public folders te indexeren. Hiervoor maken we Content Sources aan op de volgende locatie: 1. Start de Central Administration pagina 2. Klik in het menu op de Shared Service. Als dit niet in het menu staat kan je dit bereiken via Application Management a. Klik onder Office SharePoint Server Shared Services op Create or configure this farm's shared services b. Klik nu op de shared service en de configuratie pagina verschijnt 3. Klik op Search Settings 4. Klik op Content sources and crawl schedules New content source 5. Geef de source een naam en kies een content type. Zorg dat de index account rechten heeft op je gewenste File Share of Public Folder. 6. Maak nieuwe schedules aan voor een full en incremental crawl 7. Als je Start full crawl of this content source aanvinkt zal SharePoint onmiddellijk beginnen met indexeren als je op OK drukt. 46

51 Create Scope Om de Content Source beschikbaar te maken voor de search pagina moeten we nog een Scope aanmaken. Dit doe je als volgt: 1. Ga naar de Shared Services administratie pagina 2. Klik op Search Settings 3. Klik onder Scopes op View Scopes en dan op New Scope. Kies een duidelijke naam want deze wordt getoond aan de gebruikers. 4. Klik op OK en de Scope is aangemaakt Nu kom je terug op de View Scopes pagina en gaan we onze Content Source verbinden met de nieuwe Scope. 1. Klik op Add rules ter hoogte van de nieuwe scope rij (in de Update status kolom) Figuur 11 Shared search scopes tabel 2. Selecteer Content Source en een lijst met Content Sources komt tevoorschijn. Selecteer de source die we daarnet aangemaakt hebben. Als je meerdere Content Sources wil verbinden voeg je gewoon nieuwe rules toe. Search site aanmaken Als je al een search site hebt kan je deze stap overslaan. Volg deze stappen om een search site aan te maken waar gebruikers terecht kunnen om naar bestanden te zoeken: 1. Zorg dat je op de homepagina bent (anders wordt de subsite aangemaakt onder de subsite) 2. Klik op Site Actions Create Site 3. Selecteer het tabblad Enterprise en dan de Search Center keuze 4. Vul de overige gegevens naar wens in en klik op OK 47

52 SharePoint portal instellingen Dit deel behandelt de laatste stappen in de instellingen voor SharePoint. Deze instellingen gebeuren op de portal zelf Site Settings De scope wordt standaard nog niet gebruikt in SharePoint. Dit configureren we als volgt. 1. Ga naar de SharePoint site en log in met een account met administrator rechten 2. Klik op Site Actions Site Settings Modify All Site Settings 3. In de laatste kolom klik je op Search Scopes Figuur 12 Site Collection Administration opties 4. Klik op New Display Group als je een nieuwe verzameling scopes wilt maken die bij elkaar horen (bijvoorbeeld een File System Display Group die meerdere scopes bevat van shared folders) 5. Klik op de display groep naam om scopes aan deze groep toe te voegen De eerder gemaakte scope moet normaal gezien in de lijst staan Nieuwe tab op de search pagina We maken een apart tabblad aan op onze search site om te zoeken in onze nieuwe display group. We voeren hiervoor de volgende stappen uit. Voorbereiding 1. Ga naar de search site 2. Maak 3 pagina s aan. Een zoekpagina, een results pagina en een advanced pagina. Gebruik een duidelijke naamgeving. a. Klik op Site Action Create Page 3. Zorg dat je je terug op de search site bevindt 4. Klik op Site Settings Edit Page 5. Voeg een tabblad toe door op Add New Tab te klikken. a. Vul een titel in en de zoekpagina URL die we daarnet aangemaakt hebben. Search pagina instellingen 1. Ga naar de nieuwe pagina (Klik bijvoorbeeld op de nieuwe tab) 2. Klik op Site Settings Edit Page 3. Klik op Edit Modify Shared Web Part in de Search webpart a. Kies Scopes Dropdown en stel in of je naast het search tekstvak een scopekeuze wil b. Kies Miscellaneous en stel de advanced en results pagina in (die je net gemaakt hebt) 48

53 De advanced en results pagina instellingen Stel op dezelfde manier de opties aan op deze pagina s Bij de advanced pagina opties kan je instellen om een scopekeuze weer te geven Nieuwe file types toevoegen Dit onderdeel beschrijft hoe je de indexer kan instellen om extra file types te indexeren. Adobe PDF bestanden worden bijvoorbeeld niet standaard geïndexeerd. IFilter installeren IFilters laten de indexer toe om bepaalde bestanden te indexeren. Volg deze stappen om een IFilter te installeren. 1. Zoek de IFilter voor je gewenste bestandstype op Google en installeer het. 2. Zoek een icoontje in.gif formaat. Afmetingen: 16x Kopieer het in deze map: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\12\template\images\ic<extensie>.gif 4. Open het volgende bestand: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\60\template\xml\docicons.xml 5. Voeg deze regel toe: <Mapping Key="<extensie>" Value="ic<extensie>.gif"/> 6. Voeg het filetype toe op de central administration pagina. a. Ga naar de SharedServices pagina. b. Klik op Search Settings. c. Klik op File types. d. Klik op Add file type. 7. Doe een iisreset.exe /noforce in cmd. 8. Start een full crawl op je content sources De bestanden met het nieuwe file type zijn nu ook geïndexeerd. Opmerking: Let er op dat de domein users read access hebben op het icoontje en dat de juiste naamgeving gebruikt is. 49

54 Handleiding 4: Search voor gebruikers 50

55 SharePoint Search voor gebruikers Welke bestanden kan je zoeken Met SharePoint Search kan je zoeken op de file server en exchange public folders in SAVACO. De search pagina is bereikbaar via deze URL: De meeste bestandstypes zijn ondersteund. De belangrijkste types: pdf, MS Office documenten, zip, rar, txt, rtf, chm, msg, eml,... File System Om specifiek op de file server te zoeken kan je op het tabblad File System klikken. Door uit de dropdownlist een scope te kiezen kan je de zoekresultaten nog verder verfijnen Figuur 13 Tabblad File System en de scopes Elke scope staat voor een map in de file server op het volgende pad: \\savaco.be\dfs\pcdir\ Public Folders Figuur 14 Tabblad Public Folders en de scopes Elke scope staat voor een public folder in exchange. Er kan niet worden gezocht naar tekst in bijlagen van s Algemeen Figuur 15 Algemene zoekbalk Hier kan je zoeken binnen alle scopes van de file server en de pulic folders. 51

56 Advanced Search Figuur 16 Advanced Search voor File System Door op Advanced Search te klikken naast het vergrootglas kom je op deze pagina terecht. Dit is vooral handig om in bijvoorbeeld 2 of meerdere scopes te zoeken. Tips & weetjes SharePoint kent net zoals Google enkele handige search properties die je zoekresultaten kunnen verfijnen. Property Beschrijving filetype:pdf typ dit samen met je zoektermen in de balk om alleen pdf documenten te zoeken. Dit werkt voor elk bestandstype author:kevin (of author:kevin Om bestanden te vinden die om het even welke kevin gemaakt vervoort) heeft (of specifiek Kevin Vervoort) zoekterm1 +zoekterm2 zoekterm1 EN zoekterm2 (geen spatie tussen + en de zoekterm) zoekterm1 zoekterm2 zoekterm2 mag niet aanwezig zijn in de resultaten zoekterm1 zoekterm2 zoekterm3 zoekterm1 OF zoekterm2 OF zoekterm3 Tabel 3 Tips & weetjes voor SharePoint Search 52

57 Handleiding 5: Klantensite 53

58 Klanten Web Parts Hoofdpagina Klantenlijst Deze Web Part bevindt zich op de hoofdpagina. Van hieruit wordt er door verwezen naar een andere pagina op de volgende manier voor klant abc: Figuur 17 Klantenlijst Web Part Deze Web Part is oorspronkelijk bedoeld als test, om te onderzoeken hoe ik de webservice kon implementeren, hoe ik de file server kon ondervragen en hoe ik querystrings kon aanmaken en opvragen. Deze lijst vraagt de klanten mappen op van de file server. Deze mappen hebben een 3-lettercode. Met deze code vraagt de Web Part via de webservice de volledige naam van het bedrijf op. De URL verwijst naar een pagina met andere custom Web Parts op. Afhankelijk van welke klant is aangeklikt wordt er een querystring aangemaakt. Klantgegevens pagina Elke Web Part op deze pagina maakt gebruik van de meegegeven querystring en de webservice. Gegevens van de klant Figuur 18 Enkele gegevens van een klant Deze Web Part is bedoeld om informatie van een klant weer te geven. 54

59 Alle klanten documenten op de file server Figuur 19 Alle documenten op de file server van een klant Grotendeels een test Web Part om bestanden van een bepaalde klant weer te geven. Belangrijke documenten Figuur 20 De 2 belangrijkste documenten van een klant Gelijkaardig aan de voorgaande Web Part. Deze Web Part geeft alleen de klant zijn ToDo document en netwerklay-out weer. De documenten openen bij het klikken op de link. Public folder van een klant Bijna elke klant heeft zijn eigen public folder. Om deze weer te geven is er ook een custom Web Part aangemaakt. De URL voor deze public folder wordt ook opgevraagd uit de webservice. Figuur 21 Foutmelding wanneer de klant geen public folder heeft Figuur 22 public folder van een klant Web Parts aanpassen of aanmaken De custom Web Parts broncode bevindt zich op de kmosvi23 server in de map C:\vsnet projects. Deze zijn gemakkelijk aan te passen(of aan te maken) met VS.Net 2005 (al geïnstalleerd). 55

60 Deploy van een Web Part RMC op je project. Klik dan op Deploy. Als de deploy succesvol was kan je deze nu terug vinden en gebruiken in SharePoint. Figuur 23 VS.Net project menu Toevoegen van de webservice Volg dezelfde stappen als het voorgaande puntje. Klik deze keer op Add Web Reference. Het volgende scherm komt tevoorschijn: Figuur 24 Add Web Reference scherm 56

61 Gebruik van de webservice Gebruik de volgende code om de webservice aan te spreken. kwebvi18.service ws = new kwebvi18.service(); ws.credentials = System.Net.CredentialCache.DefaultCredentials; Impersonation gebruiken Als je content wil aanspreken waarvoor een log in nodig is kan je dit in de code doen met impersonation. Ga als volgt te werk: 1. Voeg de impersonation class toe aan je project. (bevindt zich in de C:\vsnet projects map) 2. Maak een instantie aan van de klasse en geef de nodige informatie mee Impersonator i = null; i = new Impersonator("gebruiker", "domein", "wachtwoord"); i.impersonate(); De webpart zal nu toegang hebben met dezelfde mogelijkheden als de gebruikte account. 57

62 Handleiding 6: Surveys voor ontwikkelaars 58

63 Surveys voor ontwikkelaars Inleiding Surveys zijn enquêtes met de krachtige security en functionaliteiten van SharePoint zoals anoniem stemmen, RSS, alerts, export to Excel, Workflows,... Nieuwe survey aanmaken Ga naar de site waar je de survey wilt aanmaken. Klik op View all site content in het linker menu Figuur 25 SharePoint Hoofdmenu Nu zie je alle subsites, lists, document libraries van deze site. Klik op linksboven. in het menu Nu kan je Survey selecteren in de middelste kolom Tracking. Figuur 26 Tracking opties Na de selectie zal een nieuwe form verschijnen. Vul hier de titel in en stel de opties in naar keuze. Klik op next. De survey is nu aangemaakt. Ga naar de volgende stap om vragen toe te voegen. 59

64 Vragen toevoegen Hiervoor moet je naar de Add Questions pagina. Je komt hier automatisch op terecht na het beëindigen van de vorige stap. Je kunt hier achteraf als volgt naar surfen: Selecteer de gewenste Survey. Dit kan via View all site content of door selectie in het linker menu. Klik nu op Settings Add Questions in het horizontale menu Figuur 27 Add questions Security Survey security Security instellingen op de survey zelf zijn uitgebreid en nuttig. Ga naar de instellingspagina als volgt: Figuur 28 Survey settings Klik op Advanced settings Figuur 29 General settings 60

65 Security instellingen wijzen zich uit. Figuur 30 Security settings Group permissions Een manier om security in te stellen op gebruikersniveau. Zo kan je bijvoorbeeld bepaalde groups geen toegang geven aan de survey. Ga naar de settings van de survey en klik op Permissions for this survey. Figuur 31 Group permissions & management Klik dan op Actions Edit User Permissions om group permissions aan te passen. Figuur 32 Edit permissions Klik op OK. De rechten zullen nu niet langer meer over genomen worden van de hoofd site. 61

66 Figuur 33 Messagebox: unique permissions Verdere instellingen naar keuze. Branching Branching is een techniek waarbij er meer of minder vragen verschijnen naargelang het gekozen antwoord. Configuratie 1. Ga naar de survey settings pagina. 2. Klik op de hoofdvraag waar je branching wil op toepassen 3. Kies onder branching logic de gewenste vragen, en wanneer deze zichtbaar moet worden 62

67 Handleiding 7: Workflows 63

68 Workflows in SharePoint Workflows aanmaken SharePoint Workflows Er zijn diverse mogelijkheden om binnen SharePoint zelf Workflows aan te maken. Om een Workflow aan te maken ga je als volgt te werk. 1. Ga naar de document library settings pagina. 2. Klik op Workflow Settings. Hier kan je verdere instellingen maken naar keuze. De mogelijkheden zijn te uitgebreid om hier te bespreken maar de meeste opties wijzen zichzelf uit. SharePoint Designer Workflows 1. RMC op de folder list. 2. Selecteer New SharePoint Content Figuur 34 New SharePoint Content menu 3. Er verschijnt nu een scherm. 4. Ga naar het SharePoint Content tabblad. 5. Klik op Workflow Blank Workflow. klik op OK. 6. Kies de gewenste lijst en stel in wanneer je de Workflow wil laten starten. Overige instellingen zijn veel te uitgebreid om hier te bespreken. Meestal wijzen ze zichzelf ook uit door hun naam. 64

69 Workflows op de technote document library Approval Workflow Deze Workflow werd aangemaakt binnen SharePoint. Het onderstaande schema zal de bedoeling van deze Workflow verduidelijken. Schema Figuur 35 Approval Workflow schema 65

70 Uitleg 1. Als een document aangemaakt is, wordt er een mail verzonden naar de auteur en approver. a. De auteur wordt gewaarschuwd dat de Workflow is gestart. b. De approver krijgt een mail met de vraag om het document te lezen en goed te keuren. 2. Bij goedkeuring zal het document in Approved status komen. a. De auteur wordt gewaarschuwd dat het document is goedgekeurd. 3. Bij afkeuring zal het document in Rejected status komen. a. De auteur wordt gewaarschuwd dat het document is afgekeurd. 4. Bij request change zal de auteur gevraagd worden om het document aan te passen. a. De approver wordt gewaarschuwd dat het document is aangepast; b. Een nieuwe aanvraag tot goedkeuring wordt verzonden. 66

71 Request revision Workflow Request revision Workflow werd aangemaakt met SharePoint Designer De bedoeling hiervan is om manueel een mail te laten verzenden met de vraag om het document te controleren. Schema Figuur 36 Request revision Workflow schema Uitleg Een approver kan deze Workflow manueel starten. 1. Eens gestart wordt er een mail verzonden naar de auteur van een document met aanvraag tot controle. 2. Als het document is gecontroleerd en op geslaan wordt er een mail verzonden naar de approver met het bericht dat het document is gecontroleerd. 67

72 Handleiding 8: Technotes 68

73 Technotes document library Nieuw content type aanmaken Document libraries kunnen op verschillende manieren aangepast worden. Ook kan je bijvoorbeeld zelf kiezen welke documenten er in aangemaakt kunnen worden. Een voorbeeld hiervan is de technote library. Figuur 37 New Technote menu Stappenplan Custom content type aanmaken 1. Navigeer naar All Site Settings op de SharePoint portal. 2. Klik op Site content types onder de Galleries column Figuur 38 Galleries menu 3. Nu zie je alle content types van deze site. Klik op. 4. Stel de opties in. Kies bijvoorbeeld de volgende opties om een document type aan te maken. 5. Klik op OK en je komt nu op de settings pagina terecht. 6. Klik op advanced settings om een sjabloon voor je content type te kiezen. 7. Onder Columns kan je extra velden aanmaken die ingevuld moeten worden tijdens het aanmaken van je nieuw document. 69

74 Document library aanmaken en configureren De content type is nu aangemaakt. De volgende stap is om een document library aan te maken met ons nieuw content type. 1. Maak een nieuwe document library aan. (View All Site Content Create Document Library) 2. Kies als document template voorlopig None. Stel alle andere opties in naar keuze. 3. Klik op Settings Document Library Settings. 4. Klik op Advanced Settings en zet Allow management of content types? op yes. 5. Klik op OK. 6. Er is nu een nieuwe kolom Content Types bij gekomen. Figuur 39 Content types menu 7. Klik op Add from existing site content types. 8. Selecteer nu je zelf gemaakte content type. Je kan ook meerdere content types selecteren. Je custom document library is nu af. 70

75 Bijlage 3: Foutmeldingen en problemen The search request was unable to connect to the Search Service. Probleem Search Service is offline. Foutmelding doet zich voor bij het uitvoeren van een zoekactie. Oorzaak Restore van SharePoint zonder de databases toen ik back-up wou testen Oplossing In cmd: "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\12\BIN\STSADM.EXE" -o spsearch -action stop Dan de search database verwijderen (WSS_search_KMOSVI23) (close existing connection aanvinken) In cmd: "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\12\BIN\STSADM.EXE" -o spsearch -action start Central Administration Manage Content Database Settings search server instellen Deze voorgaande fout deed zich voor op maandagnamiddag 19-3 met een herinstallatie van SharePoint tot gevolg. Bron: 71

76 The request failed with HTTP status 401: Unauthorized Probleem 1 Alleen met mossadmin krijg ik toegang tot de webservice. Oorzaak Verkeerde user of geen toegang met huidige user Oplossing If you use an authentication on your webservice like Integrated Windows Authentication, you may have to pre-authenticate before using your webservice: WebService.webClass mywc= new WebService.webClass(); mywc.preauthenticate = true; mywc.credentials = System.Net.CredentialCache.DefaultCredentials; Bron: Probleem 2 Impersonate werkt niet. Mappen op de file server niet toegankelijk. Oorzaak Logon modus stond op Network en moest op Interactive staan. Bron: Oplossing Code aanpassen in de impersonate class. 72

77 Exception from HRESULT: 0x80040E14 Probleem Foutmelding wanneer de gebruiker de volgende acties uitvoert: Listitems aanpassen Excel bestand importeren Keuzes toevoegen aan een keuzeveld Oorzaak Content databases worden niet correct geüpdate Bron: Gevonden oorzaak: Harde schijf vol. Oplossing Plaats vrijmaken op de harde schijf of de database verplaatsen naar een grotere harde schijf. Gewone database verplaatsen 1. Alle services stoppen (IIS en WSS) 2. DB detachen 3. DB verplaatsen 4. DB attachen System database verplaatsen Voer de volgende T-SQL code uit binnen SQL Server 2005 use master go Alter database tempdb modify file (name = tempdev, filename = 'D:\SQL data\tempdb.mdf') go Alter database tempdb modify file (name = templog, filename = 'D:\SQL data\templog.ldf') Go 73

78 Operation aborted (Exception from HRESULT: 0x (E_ABORT)) Unable to complete this operation. Please contact your administrator Probleem Bij aanmaak of aanpassen van een pagina. Oorzaak Niet gevonden Oplossing Deze 2 voorgaande fouten deden zich voor op vrijdag Op maandag 19-3 waren deze foutmeldingen weg zonder enige aanpassingen. 74

79 Overige problemen Survey lay-out probleem Probleem Grote vragen bij rating scale geven het volgende resultaat. Figuur 40 Originele Survey Layout 75

80 Oplossing In core.css : Figuur 41 CSS code origineel gridt1 = kolom waar de vragen instaan, standaard beperkt tot 190px gridcol = kolom waar de rating radiobuttons in staan. Staat ook vast op 90px Aanpassing: Figuur 42 CSS code aangepast 76

81 Resultaat Figuur 43 Aangepast Survey lay-out Bron: Icoon van nieuw search content type niet zichtbaar Probleem Bij het zoeken naar pdf bestanden werd het icoontje van de pdf niet weer gegeven. Alle stappen werden nochtans correct uitgevoerd. Bron: Oplossing Bestandsnaam moet in het formaat ic<extensie>.gif zijn (bijvoorbeeld icpdf.gif ). Indexer stopt niet met crawlen Probleem Index database kan niet meer groeien door gebrek aan schijfruimte. Indexer stopt niet met crawlen Oplossing Default index location veranderen 1. Start Run cmd 2. Cd C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\12\bin 3. Stsadm.exe o editssp title SharedServices indexlocation <new path> Opmerking: Niet rechtstreeks op een partitie zetten (D:\ vb.) 77