BIJLAGE C 2. Betreft: Voorstel voor Werkplan Ongewenste omgangsvormen voor KNRB en Lidverenigingen

Transcriptie

1 . BIJLAGE C 2 Aan: Algemene vergadering KNRB, 26 juli 2011 Van: KNRB Bestuur Datum: 13 juli 2011 Betreft: Voorstel voor voor KNRB en Lidverenigingen Leeswijzer: De tekst van dit vergaderstuk is gelijk aan de tekst van het werkplan ongewenste omgangvormen, zoals die ten behoeve van de Algemene Vergadering van 1 juli 2011 aan de Lidverenigingen is voorgelegd, behoudens de correctie op onderdeel A, punt 2, omdat in die tekst abusievelijk een onjuiste omschrijving van het begrip ongewenste omgangsvormen was opgenomen. 1

2 Werkplan Ongewenste omgangsvormen voor KNRB en verenigingen 1. Te nemen besluiten: De Algemene vergadering, bijeen op 1 juli 2011, heeft het besluit genomen gericht op het opnemen van een generieke tekst over seksuele intimidatie en ongewenste omgangsvormen in het Tuchtreglement van de KNRB. Lidverenigingen worden door de Algemene vergadering verplicht zich te onderwerpen aan het beleid voor ongewenste omgangsvormen. Dit beleid geldt ook voor de KNRB zelf, gericht op KNRB activiteiten en de KNRB als werkgever (personeel, leden van de equipe). 2. Hoofdlijnen van het werkplan De Algemene vergadering vindt het van belang dat de in 2010 en 2011 ingezette discussie over het regelen van zaken betreffende het verwezenlijken en behouden van een schone sportomgeving binnen de Nederlandse roeigemeenschap wordt voortgezet. Tijdens de Algemene vergadering van 5 maart 2011 is het Beleidsdocument Ongewenste omgangsvormen besproken, waarna aan de informele Algemene vergadering van 23 april 2011 een Notitie met discussiepunten betreffende Ongewenste omgangsvormen is voorgelegd, onder andere gericht op het opstellen van een werkplan Ongewenste omgangsvormen , gericht op vaststelling door de Algemene vergadering van 1 juli Dit werkplan is in dit document aangepast en verder verwoord. 2.1 Code Ongewenste Omgangsvormen Voor het integraal regelen van alle zaken die binnen het thema ongewenste omgangsvormen kunnen worden verstaan is het noodzakelijk dat voor alle Lidverenigingen voorzien is in een regeling voor het tegengaan van en omgaan met ongewenste omgangsvormen. Zo een regeling is in beginsel vormvrij. De Algemene vergadering van de KNRB heeft een Code Ongewenste Omgangsvormen vastgesteld, die het karakter heeft van een modelcode. Als de regelingen doeltreffend willen zijn, dienen de volgende punten erin te zijn opgenomen: a. Beginselverklaring over een veilige en gezonde sportomgeving binnen de vereniging; b. Definitie van ongewenste omgangsvormen; c. Beleidsverklaring van het bestuur; d. Rol en taken van de vertrouwenspersoon; e. Positie van klager en aangeklaagde; f. Sancties en beroepsmogelijkheid; g. Verantwoording naar bestuur en Algemene vergadering. In bijlage 1 bij dit werkplan is de concept- Code Ongewenste Omgangsvormen bijgevoegd. Het bestuur van de KNRB is bereid om met verenigingen over hun concepttekst te overleggen om de beoogde kwaliteit van de regeling en van de te regelen zaken te bereiken. De Code Ongewenste Omgangsvormen bestaat uit twee onderdelen. Onderdeel A is niet van toepassing op een Lidvereniging indien de desbetreffende Lidvereniging voor of na 1 januari 2013 een eigen Verenigingsreglement Ongewenste Omgangsvormen (eveneens zoals bedoeld in Artikel 1 lid 2 sub (iv) van het KNRB Tuchtreglement) heeft vastgesteld waarin de in Onderdeel A opgenomen onderdelen zijn geregeld en welk Verenigingsreglement Ongewenste Omgangsvormen aan de KNRB is toegestuurd. Onderdeel B is een sterke aanbeveling van de Algemene vergadering en het bestuur van de KNRB aan de Lidverenigingen in die zin, dat wordt aanbevolen om ook de daarin opgenomen punten te regelen in een Verenigingsreglement Ongewenste Omgangsvormen. Indien een Lidvereniging niet voor 1 januari 2013 een Verenigingsreglement Ongewenste Omgangsvormen heeft vastgesteld en toegestuurd aan de KNRB is onderdeel A van de Code Ongewenste Omgangsvormen van toepassing voor die Lidvereniging en leidt een handeling in strijd daarmee tot een mogelijke overtreding zoals gedefinieerd in artikel 1 lid 2 (iii) van het KNRB Tuchtreglement (zulks totdat de lidvereniging alsnog ná 1 januari 2013 een Verenigingsreglement Ongewenste Omgangsvormen heeft vastgesteld en toegezonden aan de KNRB). Ter verduidelijking geldt voor nieuwe Lidverenigingen, dat zij binnen 2 jaar na toetreding tot de KNRB bovengenoemde bepalingen in hun verenigingsrecht en regelingen moeten hebben opgenomen. 2

3 2.2. Hoofdlijnen van het werkplan Inleiding Tijdens de Algemene Vergadering van 5 maart 2011 is het Beleidsdocument Ongewenste Omgangsvormen besproken. Dit document is opgesteld door een ad-hoc commissie die door het KNRB-bestuur in samenspraak met de Algemene Vergadering van november 2010 is gevormd. In het Beleidsdocument is allereerst de aanleiding tot het opstellen van dit document uitgelegd (maatschappelijk relevant onderwerp en verplichtingen vanuit NOC*NSF), zijn de ontwikkelingen binnen het thema in de afgelopen jaren beschreven, is een nadere omschrijving van de begrippen die tot het thema behoren verwoord, is de nadruk op preventie uitgelegd, en tot slot zijn er beleidsuitgangspunten geformuleerd en is op de uitvoering van het komende beleid ingegaan. De aanwezigen op de Algemene Vergadering onderschreven het belang van het formuleren van beleid en het vormgeven van uitvoeringsregels om te bereiken dat binnen de roeiwereld een sociaal veilige sportomgeving aanwezig is en blijft. In het document is onderscheid gemaakt in beleid van en uitvoering binnen verenigingen én beleid van en uitvoering binnen de KNRB. Voor de KNRB is dit beleidsdocument het vertrekpunt voor het formuleren van uitvoeringstaken binnen verengingen en binnen de bond. In dit werkplan komen achtereenvolgens aan bod: De uitgangspunten voor het beleid (zie ook Beleidsdocument Ongewenste omgangsvormen, maart 2011); Inhoudelijke thema s voor invulling van het beleid bij verenigingen en KNRB, met toelichting. A. Uitgangspunten De bond vindt een doeltreffende regelgeving voor ongewenste omgangsvormen, in het bijzonder seksuele intimidatie, een absolute voorwaarde voor het goed kunnen functioneren van alle deelnemers in de roeigemeenschap in Nederland. Het is belangrijk dat alle leden van de Lidverenigingen van de roeibond, inclusief vrijwilligers en personeel, zijn/haar activiteiten in het roeien in een fysiek en mentaal veilige omgeving kunnen uitoefenen. De bond verwacht door duidelijk verantwoordelijkheid voor dit onderwerp te nemen dat het onderwerp in de roeigemeenschap naar een hoger niveau van belangstelling, bestuurlijke aandacht en collectief besef wordt gebracht. Seksuele intimidatie is dus een onderwerp dat in Onderdeel A van Code Ongewenste Omgangsvormen is opgenomen. Niet alle (kleine) verenigingen binnen de KNRB hebben zelf de capaciteit om het eigen beleid handen en voeten te geven. De KNRB-organisatie kan, indien gewenst, uitvoeringstaken van deze verenigingen overnemen, maar alleen dan als deze verenigingen zelf een Verenigingsreglement Ongewenste Omgangsvormen hebben vastgesteld (zie hierboven). Het KNRB-bestuur zal in overleg met enkele (kleine) verenigingen nagaan of door hen van de KNRB-vertrouwenspersoon, van het Tuchtreglement en de KNRB-tuchtcommissie gebruik kan worden gemaakt. B. Invulling van beleid bij verenigingen en KNRB B.1. Verantwoordelijkheden van de verenigingen Het overgrote deel van de roei- en sociale activiteiten van roeiers vindt plaats op de Lidverenigingen. De Algemene Vergadering van de KNRB vindt dan ook, dat waar het om het creëren en continueren van een fysiek en mentaal veilige omgeving gaat, de verantwoordelijkheid primair bij de Lidverenigingen moet blijven liggen. Dat betekent echter wel dat de KNBR van de verenigingen verwacht, dat op het gebied van ongewenste omgangsvormen, het beleid en de beleidsuitvoering effectief worden ingericht. Immers, de KNRB is jegens NOC*NSF en andere instanties aanspreekbaar op deze kwestie. Hiervoor is een Code Ongewenste Omgangsvormen, moeten er heldere gedragsregels worden geformuleerd en wordt dus van verenigingen verwacht dat zij één of bij voorkeur twee vertrouwenspersonen zullen aanstellen. Ook is het noodzakelijk dat personen die regelmatig binnen de vereniging actief zijn, maar geen lid van de betreffende Lidvereniging zijn een vrijwilligersovereenkomst tekenen om te verzekeren dat deze personen onderworpen zijn aan de regelingen ter voorkoming van ongewenste omgangsvormen. De KNRB zal de Lidverenigingen hierbij ondersteunen, onder meer door het formuleren en laten vaststellen van een modelcode: de Code Ongewenste Omgangsvormen, het zoeken en ondersteunen van eigen vertrouwenspersonen (bijlage 3 en 4), een concept vrijwilligersverklaring 3

4 (bijlage 5), het overbrengen van ervaring, het meedenken over het invullen van dit thema in interne instructiedocumenten etc. Veel informatie over deze en andere thema s is te vinden de Toolkit In veilige handen (bijlage 6), zie B.2. Verantwoordelijkheden van de KNRB als overkoepelende organisatie en als werkgever Naast de ondersteunende taak voor verenigingen zal de KNRB zijn eigen beleid verwoorden, gericht op het aanstellen van vertrouwenspersonen voor medewerkers en equiperoeiers, het organiseren van een netwerk van vertrouwenspersonen van verenigingen en de KNRB, het vormgeven van lesblokken in de KNRB-opleidingen, het uitbreiden van de gedragsregels binnen de topsportovereenkomst, het zorgen voor capaciteit binnen het bondsbureau en het aanwijzen van een verantwoordelijk bestuurslid. Deze activiteiten zullen in de jaren , in overleg met de verenigingen, worden ingevuld. Mogelijk is het instellen van een bestuurscommissie Ongewenste omgangsvormen een goed instrument om de lijnen tussen verenigingen en de KNRB-organisatie (bestuur en bureau) kort te houden. B.3. Tuchtcommissie KNRB Voor alle tuchtzaken die binnen de KNRB spelen is in het Tuchtreglement vastgelegd welke zaken aan de KNRB- tuchtcommissie kunnen worden voorgelegd. Voor het onderwerp ongewenste omgangsvormen behandelt de tuchtcommissie alleen klachten van medewerkers, equipeleden en vrijwilligers die actief zijn in het kader van KNRB activiteiten, in zoverre deze niet binnen de Lidverenigingen kunnen worden opgepakt. Ook geschillen tussen Lidverenigingen kunnen bij de tuchtcommissie van de KNRB terecht komen. De tuchtcommissie van de KNRB kan niet door individuele leden van verenigingen ingeschakeld worden en fungeert niet als een mogelijkheid voor een tweede beoordeling als een klacht binnen een vereniging volgens de aldaar geldende procedures is afgerond. Als een lid van een vereniging een klacht heeft kan hij/zij zich in beginsel wenden tot de vertrouwenspersoon van de Lidvereniging en het verenigingsbestuur, of indien passend de politie. De Lidvereniging heeft een eigen Verenigingsreglement Ongewenste Omgangsvormen en klachten- en/of tuchtregeling en legt zelf eventuele sancties ten aanzien van haar leden op. Het bestuur kan besluiten op het gebied van ongewenste omgangsvormen een aparte klachtencommissie en/of een aparte tuchtcommissie in te stellen. Als in bijzondere situaties de vertrouwenspersoon voor de klager niet de persoon is waaraan men zijn klacht kan voorleggen, dan wel de procedure voor de klager niet voldoet aan de beginselen van behoorlijk procesrecht, kan de vertrouwenspersoon van de KNRB worden ingeschakeld. Dit kan ook bij kleine verengingen, als zij (nog) geen vertrouwenspersoon hebben. Voorts wordt voor (kleine) verenigingen bezien of een andere toegang tot de KNRB-tuchtcommissie in de rede ligt (zie hierboven bij Uitgangspunten). Bijlagen Bijlage 1: Code Ongewenste Omgangsvormen (nu bijgevoegd). En ter informatie te raadplegen: Bijlage 2: NOC*NSF, Gedragsreglement Seksuele intimidatie, Bunnik Bijlage 3: Anoniem, Protocol Sociaal Veilige Sportomgeving ten behoeve van Seksuele Intimidatie; (Vertrouwenscontactpersoon (VCP) van Sportvereniging en Sportbond), zonder jaartal. Bijlage 4: NOC*NSF, Functieprofiel vertrouwenscontactpersoon (VCP), Bijlage 5: Anoniem, Vrijwilligersverklaring, zonder jaartal. Bijlage 6: Vereniging NOV, in samenwerking met NOC*NSF, Toolkit In veilige handen, juli

5 Concept-Code Ongewenste omgangsvormen Onderdeel A 1. Veiligheid, gezondheid en respectvolle omgangsvormen Roeivereniging Anoniem rekent de zorg voor de veiligheid, gezondheid en welzijn van leden, coaches en anderen verbonden aan de vereniging tot haar taken. Nota bene: leden van verenigingen nemen op eigen gezag en risico deel aan het bevaren van vaarwater tijdens het roeien en ondernemen als zodanig een zelfstandige vaarreis. Een belangrijk aspect daarvan is het voorkomen van ongewenste omgangsvormen, meer in het bijzonder seksuele intimidatie. Daarbij past een regeling voor het aanstellen van een vertrouwenspersoon (VP). 2. Ongewenste omgangsvormen Onder ongewenste omgangsvormen wordt in dit Onderdeel B van de Code Ongewenste Omgangsvormen verstaan seksuele intimidatie. De vereniging is gehouden dergelijke gedragingen tegen te gaan en te voorkomen, dan wel geven hieraan een nadrukkelijke stimulans. 3. Beleidsverklaring bestuur Het bestuur richt zich op de bevordering van een sfeer binnen de vereniging Anoniem waarin seksuele intimidatie niet voorkomt. Gebeurtenissen die daarop betrekking hebben zullen snel, grondig en met inachtneming van de privacy van betrokkenen worden onderzocht. Als eerste stap worden daarbij de persoon of personen waarop deze gebeurtenissen betrekking hebben geïnformeerd. Wanneer het om vermeende strafbare feiten gaat, worden hetzij betrokkenen gewezen op de mogelijkheid om aangifte bij de politie te doen, hetzij doet het bestuur direct aangifte bij de politie. 4. Vertrouwenspersoon De Vertrouwenspersoon (VP) ongewenste omgangsvormen, zo mogelijk een arts, kan door elk lid dat hiermee te maken krijgt worden ingeschakeld. Na de benoeming door het bestuur wordt zijn/haar naam bekend gemaakt op het mededelingenbord en de website van vereniging Anoniem. De VP draagt zorg voor de opvang van leden die te maken hebben ongewenste omgangsvormen. De VP houdt alleen rekening met de belangen van het betreffende lid en is in principe gehouden aan geheimhouding. De VP doet niets zonder dat het lid dit wil en gaat in vertrouwen met de informatie om. De taken van de VP zijn: - Hulpverlening aan de klager/klaagster; - Samen met de melder analyseren wat er aan de hand is en wat er aan te doen is; - Zoeken naar een informele oplossing, bijvoorbeeld bemiddeling; - Adviseren over het indienen van een formele interne klacht bij de voorzitter van het bestuur; - Nagaan of er een procedure richting tuchtrechtspraak ingezet kan of moet worden; - Eventueel verwijzen naar professionele hulpverlening; - Nazorg geven. Als vertrouwenspersonen voor de vereniging treden op (namen invullen). Hun contactgegevens worden binnen de vereniging Anoniem bekend gemaakt via het mededelingenbord, het verenigingstijdschrift en de (interne) website. Deze personen hebben kennis genomen van het binnen de vereniging vastgestelde Verenigingsreglement Ongewenste Omgangsvormen en overige relevante regelingen en zijn vanaf de bekendmaking voor deze rol beschikbaar voor leden. De voorzitter van de vereniging Anoniem treedt op als hun directe contactpersoon binnen het bestuur. Eenmaal per jaar overlegt het bestuur met de vertrouwenspersoon/personen over hun algemene ervaringen met de omgangsvormen binnen de vereniging Anoniem en over eventueel te nemen preventieve maatregelen. 5. Positie van klager en aangeklaagde, sancties en beroepsmogelijkheid Vanaf het moment dat een klager/klaagster een interne klacht bij het bestuur indient wegens ongewenst gedrag is de potentiële aangeklaagde bekend. De aangeklaagde moet, ongeacht de aard en ernst van de klacht, kunnen rekenen op een zorgvuldige en respectvolle benadering door de vereniging. Vereniging Anoniem hanteert als uitgangspunt dat de klacht snel, grondig en zorgvuldig 5

6 wordt onderzocht, waarbij hoor en wederhoor worden toegepast. Bij schuldig bevinding besluit het bestuur over passende disciplinaire maatregelen. 6. Verantwoording naar bestuur en Algemene ledenvergadering Het bestuur van de Vereniging Anoniem overlegt eenmaal per jaar met de vertrouwenspersoon/personen over hun algemene ervaringen met de omgangsvormen binnen de Vereniging Anoniem en over eventueel te nemen preventieve maatregelen. Het bestuur informeert de Algemene vergadering jaarlijks over de stand van zaken, en over eventueel te wijzigen beleid. De Algemene vergadering bepaalt welke soort besluiten zij wenst te nemen, dan wel welke tot de verantwoordelijkheden van het bestuur behoren. Plaats en datum Ondertekening van het bestuur, dan wel algemene vergadering van Vereniging Anoniem Onderdeel B (uitbreiding op onderdeel A) 1. Veiligheid, gezondheid en respectvolle omgangsvormen Roeivereniging Anoniem rekent de zorg voor de veiligheid, gezondheid en welzijn van leden, coaches en anderen verbonden aan de vereniging tot haar taken. Nota bene: leden van verenigingen nemen op eigen gezag en risico deel aan het bevaren van de vaarwater tijdens het roeien en ondernemen als zodanig een zelfstandige vaarreis. Een belangrijk aspect van welzijn zijn respectvolle omgangsvormen, respectievelijk het voorkomen van ongewenste omgangsvormen. Dat vraagt primair om een gezamenlijke inspanning van alle leden samen, waarbij ieder binnen de vereniging zijn eigen verantwoordelijkheid dient te nemen. Het bestuur is verantwoordelijk voor een gezonde en veilige sportomgeving. Daarbij past een regeling voor het aanstellen van een vertrouwenspersoon (VP). 2. Ongewenste omgangsvormen Onder ongewenste omgangsvormen verstaan wij seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en discriminatie. De vereniging is gehouden dergelijke gedragingen tegen te gaan en te voorkomen, dan wel geven hieraan een nadrukkelijke stimulans. 3. Beleidsverklaring bestuur Het bestuur richt zich op de bevordering van een sfeer binnen de vereniging waarin ongewenste omgangsvormen niet voorkomen. Gebeurtenissen die daarop betrekking hebben zullen snel, grondig en met inachtneming van de privacy van betrokkenen worden onderzocht. Als eerste stap worden daarbij de persoon of personen waarop deze gebeurtenissen betrekking hebben geïnformeerd. Wanneer het om vermeende strafbare feiten gaat, worden hetzij de betrokkenen gewezen op de mogelijkheid om aangifte bij de politie te doen, hetzij doet het bestuur direct aangifte bij de politie. 4. Vertrouwenspersoon De Vertrouwenspersoon (VP) ongewenste omgangsvormen, zo mogelijk een arts, kan door elk lid dat hiermee te maken krijgt worden ingeschakeld. Na de benoeming door het bestuur wordt zijn/haar naam bekend gemaakt op het mededelingenbord en de website van vereniging Anoniem. De VP draagt zorg voor de opvang van leden die te maken hebben ongewenste omgangsvormen. De VP houdt alleen rekening met de belangen van het betreffende lid en is in principe gehouden aan geheimhouding. De VP doet niets zonder dat het lid dit wil en gaat in vertrouwen met de informatie om. De taken van de VP zijn: - Hulpverlening aan de klager/klaagster; - Samen met de melder analyseren wat er aan de hand is en wat er aan te doen is; - Zoeken naar een informele oplossing, bijvoorbeeld bemiddeling; - Adviseren over het indienen van een formele interne klacht bij de voorzitter van het bestuur; - Nagaan of er een procedure richting tuchtrechtspraak ingezet kan of moet worden; - Eventueel verwijzen naar professionele hulpverlening; - Nazorg geven. 6

7 Als vertrouwenspersonen voor de vereniging treden op (namen invullen). Hun contactgegevens worden binnen de vereniging bekend gemaakt via het mededelingenbord, het verenigingstijdschrift en de (interne) website. Deze personen hebben kennis genomen van de binnen de vereniging vastgestelde Gedragscode en overige relevante regelingen en zijn vanaf de bekendmaking voor deze rol beschikbaar voor leden. De voorzitter van de vereniging treedt op als hun directe contactpersoon binnen het bestuur. Eenmaal per jaar overlegt het bestuur met de vertrouwenspersoon/personen over hun algemene ervaringen met de omgangsvormen binnen de vereniging en over eventueel te nemen preventieve maatregelen. 5. Positie van klager en aangeklaagde, sancties en beroepsmogelijkheid Vanaf het moment dat een klager/klaagster een interne klacht bij het bestuur indient wegens ongewenst gedrag is de potentiële aangeklaagde bekend. De aangeklaagde moet, ongeacht de aard en ernst van de klacht, kunnen rekenen op een zorgvuldige en respectvolle benadering door de vereniging. Vereniging Anoniem hanteert als uitgangspunt dat de klacht snel, grondig en zorgvuldig wordt onderzocht, waarbij hoor en wederhoor worden toegepast. Bij schuldig bevinding besluit het bestuur over passende corrigerende disciplinaire maatregelen, in het zwaarste geval royement. 6. Verantwoording naar bestuur en Algemene ledenvergadering Het bestuur van de vereniging overlegt eenmaal per jaar met de vertrouwenspersoon/personen over hun algemene ervaringen met de omgangsvormen binnen de vereniging en over eventueel te nemen preventieve maatregelen. Het bestuur informeert de Algemene vergadering jaarlijks over de stand van zaken, en over eventueel te wijzigen beleid. De Algemene vergadering bepaalt welke soort besluiten zij wenst te nemen, dan wel welke tot de verantwoordelijkheden van het bestuur behoren. Plaats en datum Ondertekening van het bestuur, dan wel algemene vergadering van vereniging Anoniem. 7