Draaiboek landelijke wedstrijden RG seizoen Pagina 1

Transcriptie

1 201 8 Draaiboek landelijke wedstrijden RG seizoen Pagina 1

2 [DRAAIBOEK LANDELIJKE WEDSTRIJDEN RITMISCHE GYMNASTIEK] INHOUD Inleiding Wedstrijdvoorschriften Draaiboek Bijlagen Draaiboek landelijke wedstrijden RG seizoen Pagina 2

3 INLEIDING Dit draaiboek is ontwikkeld ter ondersteuning van de organisatie van de landelijke wedstrijden Ritmische Gymnastiek. Voor de landelijke finale-wedstrijden is een aparte paragraaf toegevoegd voor de specifieke zaken daar omtrent. De wedstrijden worden georganiseerd onder eindverantwoordelijkheid van de Landelijke Technische Commissie Ritmische Gymnastiek van de KNGU(LTC RG). De werkgroep wedstrijdzaken levert voor iedere wedstrijd een wedstrijdcoördinator die dient als vraagbaak voor de organiserende vereniging en tegelijkertijd toeziet op een juiste uitvoering van de wedstrijd. Uiterlijk 2 maanden voor de wedstrijd wordt aan de vereniging bekendgemaakt wie voor de wedstrijd de wedstrijdcoördinator is, zodat de vereniging weet bij wie ze terecht kan voor vragen. De werkgroep wedstrijdzaken ondersteunt de organiserende verenigingen door het aanleveren van dit draaiboek, het telprogramma, de deelnemerslijsten, het programmaboekje en het toekennen van een budget voor het organiseren van de wedstrijd. Van de verenigingen wordt verwacht dat zij zorgen voor voldoende vrijwilligers voor en tijdens de wedstrijd, het reserveren en in orde maken van de zaal en het uitvoeren van de wedstrijd. Dit draaiboek valt uiteen in 2 delen: allereerst worden de wedstrijdvoorschriften beschreven. Daaronder worden de benodigde materialen, inrichting van de zaal en het aantal medewerkers en hun taken verstaan. Vervolgens wordt in een tijdpad beschreven welke activiteiten moeten worden ondernomen om de wedstrijd te kunnen organiseren. In het tijdpad is ruimte gemaakt voor de verenigingen om het tijdpad concreet te maken voor de door hen te organiseren wedstrijd. In de bijlagen zijn relevante documenten opgenomen zoals het concept programmaboekje, de taakomschrijving van de wedstrijdcoördinator en de speakerteksten. Draaiboek landelijke wedstrijden RG seizoen Pagina 3

4 1. WEDSTRIJDVOORSCHRIFTEN In dit hoofdstuk wordt beschreven aan welke voorwaarden de inrichting van de zaal en de organisatie van de wedstrijd, vastgesteld door werkgroep wedstrijdzaken moet voldoen. De organiserende vereniging is hier samen met de wedstrijdcoördinator verantwoordelijk voor. 1.1 Inrichting van de zaal De eisen waaraan de wedstrijdzaal moet voldoen is voor alle niveau s in hoofdlijn gelijk, maar verschilt op een aantal punten. Daar waar de verschilpunten zitten wordt per niveau beschreven waaraan de zaal moet voldoen. Indeling van de zaal: Onderstaand schema geeft de basisindeling van de zaal weer. Opgemerkt moet worden dat de zaal ook in spiegelbeeld kan worden ingericht. De wedstrijdvloer en de inturnruimte dienen door een wand of banken van elkaar gescheiden te zijn. Blauw: (wedstrijdvloer) 13x13m Eerste divisie: wedstrijdvloer van 13x13 meter met kleed en een inturnruimte (evt. met kleed). De zaalhoogte dient minimaal 9 meter te zijn. Tweede divisie: wedstrijdvloer van 13x13 meter (kleed mag wel, maar is niet verplicht) en inturnruimte. Groepswedstrijden eerste divisie: wedstrijdvloer van 13 x 13 meter met kleed en een inturnruimte met een vloer van tenminste 13x13 m en bij voorkeur 2 inturnvloeren van 13x13m Draaiboek landelijke wedstrijden RG seizoen Pagina 4

5 Groepswedstrijden tweede divisie: wedstrijdvloer van 13 x 13 meter (kleed mag wel, maar is niet verplicht) en een inturnruimte met een vloer van tenminste 13 x13 m en bij voorkeur 2 inturnvloeren van 13 x13 m Rood: jurytafels en stoelen: Er zijn altijd minimaal 16 juryleden en 2 jurycoördinatoren. De jury kan naast elkaar in 1 rij of achter elkaar in 2 rijen worden geplaatst. De achterste rij dient dan op een podium te zitten. De jurycoördinatoren zitten bij voorkeur apart van de juryleden, bv naast de teltafel. De sterren zijn de plaatsen voor de lijnrechters. Op beide sterren 2 stoelen voor een lijnrechter en tijdwaarnemer. Groen : tafels en voldoende stoelen voor 6-8 zitplaatsen voor de telcommissie, coördinator, speaker en muziek. Oranje: rond: tafel en stoelen voor de EHBO vierkant: plaats van het scherm en de beamer Tafels voor materiaalcontrole en stoelen voor jurymeisjes kunnen naar eigen inzicht worden geplaatst. De indeling van de wedstrijdvloer is afhankelijk van de zaal en de positie van de tribunes. Belangrijk is dat de teltafel en de jury haaks op elkaar zitten. De teltafel mag niet met de rug naar het publiek worden opgesteld. De opstelling zal in overleg met de wedstrijdcoördinator worden gekozen. De vereniging is verantwoordelijk voor de aanwezigheid van een kleed of vloerrollen. Indien gebruik wordt gemaakt van een kleed dient de volledige lengte van de naden met dubbelzijdig plakband aan de ondergrond te worden vast gemaakt. De thermostaat van de zaal dient bij aanvang het inturnen minimaal op 22 graden te staan. Uitwerking per onderdeel: Geluid & Muziek De vereniging zorgt voor een goed werkende geluidsinstallatie ( cd-speler, boxen en microfoon), passend bij de grootte van de zaal. De vereniging zorgt ook dat er een reserve installatie voorhanden is. Daarnaast zorgt de vereniging voor de opmarsmuziek. De vereniging zorgt ook voor een laptop die kan worden aangesloten op de geluidsinstallatie ten behoeve van de afspeellijst van de digitale muziek. De WGWZ verzamelt aan het begin van het wedstrijdseizoen alle muziek van de gymnastes en stelt deze beschikbaar aan de vereniging. De vereniging maakt op basis van de werkvolgorde de playlist. Draaiboek landelijke wedstrijden RG seizoen Pagina 5

6 Jury Er dient een aparte, afgeschermde ruimte beschikbaar te zijn ten behoeve van de juryvergadering vóór aanvang van de wedstrijd èn in de pauze voor de lunch van de juryleden. De vereniging zorgt voor een kleine attentie voor de juryleden. Kleedruimte Voor de deelnemers dienen minimaal 4 kleedruimtes beschikbaar te zijn. Per kleedruimte dient duidelijk aangegeven te zijn welke vereniging gebruik van deze ruimte maakt. Materiaalcontrole Bij wedstrijden 1 ste divisie individueel vindt voor senioren en junioren materiaalcontrole plaats van alle in de wedstrijd gebruikte materialen. Een speciale tafel is hiervoor beschikbaar, de wedstrijdcoördinator zorgt dat deze in de hal aanwezig is. Teltafel Op de teltafel dient aanwezig te zijn: - 2 laptops (windows besturingssysteem) met Score Express; - het telprogramma wordt door de werkgroep beschikbaar gesteld. Het vooraf testen van pc s, beamer en printer is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van wedstrijdcoördinator en vereniging. - printer, die verbonden is met één van de pc s - rekenmachine, nietmachine + nietjes en schrijfwaren. Beamer en scherm De werkgroep wedstrijdzaken stelt een scherm en beamer beschikbaar voor het projecteren van de scores van de gymnastes gedurende de wedstrijd. Verenigingen kunnen het gebruik afstemmen met de wedstrijdcoördinator. 1.2 Communicatie rondom de wedstrijd - Programmaboekje De wedstrijdcoördinator maakt het wedstrijdboekje met daarin het programma en de werkvolgorde. De vereniging stuurt uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd het voorwoord, het adres en een routebeschrijving via de mail naar de wedstrijdcoördinator. De vereniging kan in overleg advertenties in het programmaboekje plaatsen. - publiciteit De vereniging is zelf verantwoordelijk voor eventuele plaatselijke publiciteit. - website KNGU Als het programmaboekje af is, wordt het via de wedstrijdcoördinator aangeleverd voor plaatsing op de website van de KNGU. Na afloop van de wedstrijd geeft de wedstrijdcoördinator de uitslagen door voor publicatie. Draaiboek landelijke wedstrijden RG seizoen Pagina 6

7 Gestreefd wordt om het wedstrijdboekje 3 weken van tevoren te plaatsen en de uitslagen de dag na de wedstrijd. Doorstroming naar (halve) finales worden uiterlijk een week na de wedstrijd op de site bekend gemaakt. 1.3 Overige wedstrijdzaken Fotograferen: Publiek mag incidenteel vanaf de tribune fotograferen of filmen. Fotografen dienen uiterlijk een week van tevoren een aanvraag in te dienen bij de werkgroep wedstrijdzaken (Wedstrijdzaken@rg.kngu.nl). De wedstrijdcoördinator wordt via het secretariaat op de hoogte gesteld van de aanwezigheid van fotografen. Nabij de wedstrijdvloer wordt een ruimte gereserveerd voor de fotografen. Fotografen krijgen niet automatisch een maaltijd aangeboden, de organiserende vereniging beslist hierin. Financiën Vergoeding KNGU: Voor het organiseren van een landelijke wedstrijd ontvangt de organiserende vereniging een vergoeding van de KNGU. Voor 2017 gelden onderstaande bedragen: Plaatsingswedstrijden 1 e divisie individueel: 875,00 Halve finale en B-finale 1 e divisie individueel: 875,00 Onderdeelfinales 1 ste divisie: 400,00 Landelijke finale 2 de divisie individueel en duo: 750,00 Groepswedstrijden 1 e en 2 e divisie: 650,00 Entreeprijs: de vereniging bepaalt de toegangsprijs met een maximum van 4,00 voor volwassenen en 2,50 voor kinderen. Reiskosten: de organiserende vereniging vergoedt de reiskosten van evt. neutrale juryleden die worden geleverd via de werkgroep juryzaken. Daarnaast worden de reiskosten van vrijwilligers vergoed, indien deze worden geleverd via de werkgroep wedstrijdzaken. Catering De vereniging is vrij om de catering naar eigen inzicht te organiseren. Belangrijk is dat de juryleden en vrijwilligers tijdig voorzien worden van koffie, thee of water. Juryleden en wedstrijdcoördinator ontvangen een lunch. EHBO De vereniging is verplicht te zorgen voor aanwezigheid van EHBO vanaf de start van het inturnen tot einde wedstrijd. 1.4 De wedstrijdcoördinator De wedstrijdcoördinator is een lid van de werkgroep wedstrijdzaken. Zij is, samen met de organiserende vereniging eindverantwoordelijk voor het verloop van de wedstrijd. Vanuit de organiserende vereniging is er iemand aanwezig ter ondersteuning van de wedstrijdcoördinator. De wedstrijdcoördinator vervult geen dubbelrol, zij zal bv niet tegelijkertijd wedstrijdcoördinator zijn en jureren. Draaiboek landelijke wedstrijden RG seizoen Pagina 7

8 Het doel van deze functie is het borgen van de kwaliteit en het niveau van de verschillende wedstrijden en het versterken van de continuïteit in de reeks van wedstrijden die wordt georganiseerd. Taken van de wedstrijdcoördinator Voor de wedstrijd: - vraagbaak voor de vereniging - maken van het programmaboekje in samenspraak met de vereniging - tijdig doorgeven wedstrijdgegevens voor de site van de KNGU - brengt tafelrokken, reservemateriaal, beamer en scherm en materiaalcontrole tafel mee naar de wedstrijdzaal. - verwerken van dispensatieverzoeken op de dag van de wedstrijd Tijdens de wedstrijddag - Samen met vereniging checken of alles aanwezig is en controle van de wedstrijdvloer. - Volgorde van het programma aanpassen bij uitvallers. - Jurytafels klaarmaken: neerzetten van jurylampjes en in overleg met de jurycoördinator neerleggen van juryblocks. - Instructie jurymeisjes, tijdwaarnemers, lijnrechters - Startsein voor de juryvergadering geven - Tijdbewaking; zo nodig ingrijpen - Aansturen van de speaker. - Oplossen van voorkomende problemen Na de wedstrijd - Binnen 24 uur uitslagen doorgeven voor plaatsing op de website van de KNGU - Doorstroming naar (halve) finales wordt door 3 werkgroepleden gecontroleerd en binnen 1 week doorgegeven naar de website. De wedstrijdcoördinator heeft een krat met wedstrijdbenodigdheden dat zij meeneemt naar de wedstrijden. De verenigingen hoeven voor deze materialen niet te zorgen. Het krat bevat: - juryblocks - haspel - jurylampjes - rode pennen + fluorescerende stiften - stopwatch - KNGU-tape - meetlint - weegschaal - blokjes en instructie voor lijnrechters & - dispensatieformulieren tijdwaarnemer - evaluatieformulier - instructie jurymeisjes - tafelindeling jury - Draaiboek vd wedstrijd - Programmaboekje vd wedstrijd (10x) - dubbelzijdig plakband voor het kleed - jury-indeling (4x) Draaiboek landelijke wedstrijden RG seizoen Pagina 8

9 Specifieke bepalingen voor een Finalewedstrijd Tijdens een finalewedstrijd gelden specifieke bepalingen voor wat betreft de prijsuitreikingen en genodigden. Prijsuitreiking Van tevoren is afgesproken wie de prijsuitreikingen zal doen. Voor wat betreft de finales van de 2 de divisie mag de vereniging bepalen wie dit zal doen. Voor het Nederlands Kampioenschap bepaalt de werkgroep wedstrijdzaken wie de medailles uitreiken. Dit kunnen oud kampioenen zijn of leden van de commissie RG of de werkgroep wedstrijdzaken. Medailles De werkgroep wedstrijdzaken levert de medailles voor ALLE finales, inclusief de onderdeelfinale 1 ste divisie. Draaiboek landelijke wedstrijden RG seizoen Pagina 9

10 2. DRAAIBOEK In dit hoofdstuk wordt op basis van een tijdlijn het draaiboek weergegeven. Het bevat de belangrijkste items die nodig zijn om een wedstrijd succesvol te kunnen organiseren. Het is zo gemaakt dat verenigingen zelf andere items, data, verantwoordelijke personen en vrijwilligers kunnen toevoegen en het draaiboek zo op een eenvoudige wijze geschikt kunnen maken voor de wedstrijd die zij organiseert. In de bijlagen zijn een kort overzicht van het gemiddeld aantal vrijwilligers dat nodig is voor een wedstrijd en een voorbeeld speakertekst opgenomen. Deze zijn door de verenigingen naar eigen inzicht te gebruiken. 2.1 Voorbereiding Zodra de vereniging de toezegging heeft gekregen dat zij een wedstrijd zal organiseren, wordt de zaal vastgelegd. 3 maanden voor de wedstrijd: Datum actie verantwoordelijke gerealiseerd Sponsors benaderen & vastleggen (moet voldoen aan HR en TR) Vrijwilligers benaderen en taken vastleggen Organisatieovereenkomst KNGU vastleggen Begroting maken 1 e contact wedstrijdcoördinator Indien nodig: kleed regelen (1 e divisie) 2 maanden voor de wedstrijd: Datum actie verantwoordelijke gerealiseerd Materialen bestellen (bv stoelen, tafels, medailles, diploma s,) Erepodium regelen 1 maand voor de wedstrijd: Datum actie verantwoordelijke gerealiseerd Draaiboek voor de wedstrijddag invullen Catering vastleggen EHBO vastleggen Vervoer kleed regelen (indien nodig) Aanleveren gegevens voor het programmaboekje bij de wedstrijdcoördinator Draaiboek landelijke wedstrijden RG seizoen Pagina 1

11 1 week voor de wedstrijd: Datum actie verantwoordelijke gerealiseerd Vergadering vrijwilligers: bespreken draaiboek en taken Met beheerder van de zaal het draaiboek bespreken wat betreft temperatuur, lunches, consumpties, vrijwilligers catering ed 1 dag voor de wedstrijd/wedstrijddag: Datum actie verantwoordelijke gerealiseerd Controleren of al het materiaal aanwezig is Controleren lijst vrijwilligers (afzeggingen!) Regelen consumpties Indien mogelijk zaal vast inrichten (zie actie 1 draaiboek wedstrijddag) Check of het telprogramma, de beamer en de printer werken met de pc s die op de wedstrijd worden gebruikt LET OP: geen draadloze printer gebruiken Draaiboek landelijke wedstrijden RG seizoen

12 2.2 Draaiboek wedstrijddag: Dit deel van het draaiboek is zo gemaakt dat het voor iedere afzonderlijke wedstrijd kan worden ingevuld. In de eerste kolom kan de daadwerkelijke tijd worden ingevuld. De reeds ingevulde tijden zijn vastgesteld door de werkgroep. Wat betreft de lunch voor de jury is 13 uur de streeftijd, maar kan naar gelang de duur van de wedstrijd iets worden afgeweken. In de kolom vrijwilligers kunnen de verenigingen namen invullen, zo wordt duidelijk welke vrijwilligers waar worden ingezet. tijd actie Let op vrijwilligers eindverantwoordelijk Uur voor aanvang -Zaal inrichten: -Vloer afmeten / kleed Helpen met opbouwen: - en vereniging inturnen neerleggen en vastplakken -Tafels en stoelen neer zetten / -Teltafel inrichten - Geluidsinstallatie neerzetten - Kassatafel neerzetten - Formulieren middagwedstrijd verzamelen (indien van toepassing) / -Formulieren ochtendwedstrijd op de jurytafel leggen (indien van toepassing) Check geluidsinstallatie en PC s Vereniging Controle kassatafel (wisselgeld Vereniging en stempel of kaarten) Start inturnen en vereniging Juryvergadering Start kaartverkoop Kassier: Vereniging Opmars * Geluid: Openingswoord speaker: Afmars Start wedstrijd * Teltafel: diploma s:

13 tijd actie Let op vrijwilligers eindverantwoordelijk (zie ook de bijlage speakerteksten ) jurymeisjes: Catering: EHBO: Opmars* Prijsuitreiking* Afmars Start wedstrijd * - Eerst podium neerzetten! - uitslagen gereed - Podiumblokken verwijderen Podium: Geluid: speaker: Prijsuitreiking door: Jurymeisjes en lijnrechters helpen bij dragen vd medailles en evt. uitreiken van bloemen. De diploma s zullen via de trainsters worden uitgedeeld. Teltafel: diploma s: jurymeisjes: Catering: EHBO: Lunch Jury Opmars* - Eerst podium neerzetten! - uitslagen en diploma s gereed Podium: Geluid: speaker: en vereninging Draaiboek landelijke wedstrijden RG seizoen 2018 Pagina 13

14 Prijsuitreiking* Prijsuitreiking door: Jurymeisjes en lijnrechters helpen bij dragen vd medailles en evt. uitreiken van bloemen. De diploma s zullen via de trainsters worden uitgedeeld. afmars Podiumblokken tijd actie Let op vrijwilligers eindverantwoordelijk verwijderen Start wedstrijd * Opmars* - Eerst podium neerzetten! - uitslagen en diploma s gereed prijsuitreiking Afmars Afsluiting wedstrijd Podiumblokken verwijderen Teltafel: diploma s: jurymeisjes: Catering: EHBO: Podium: Geluid: speaker: Prijsuitreiking door: Jurymeisjes en lijnrechters helpen bij dragen vd medailles en evt. uitreiken van bloemen. De diploma s zullen via de trainsters worden uitgedeeld. en vereniging Draaiboek landelijke wedstrijden RG seizoen Pagina 14

15 - Opruimen van de zaal: -Tafels en stoelen - Wedstrijdvloer/ kleed opruimen -Geluidsinstallatie afbreken - PC s afsluiten / inpakken Vereniging * Op deze plaats kan de betreffende leeftijdsklasse van de wedstrijd worden ingevuld. Na de wedstrijddag: Evaluatie van de wedstrijd met de wedstrijdcoördinator. Zie hiervoor het evaluatieformulier in de bijlagen. Indien nodig het kleed terug brengen. Draaiboek landelijke wedstrijden RG seizoen 2018 Pagina 15

16 BIJLAGEN 1. Overzicht vrijwilligers 2. Speakerteksten 3. Wedstrijdboekje (nog niet ingevuld) 4. Evaluatieformulier 5. Voorbeeld persbericht