Afsprakenlijst. Made, maart 2014 REF.: AFSPRAKENLIJST VALS ALARM.DOCX

Transcriptie

1 Afsprakenlijst Made, maart 2014 REF.: AFSPRAKENLIJST VALS ALARM.DOCX

2 INHOUDSOPGAVE 1 HET BESTUUR ALGEMEEN SAMENSTELLING EN VERKIEZING FINANCIËN ALGEMEEN KASCONTROLE VERZEKERINGEN CONTRIBUTIE OPTREDENS ALGEMEEN MUZIKAAL LEIDER TURFLIJST EN ACTIVITEITENOVERZICHT KLEDING MUZIEKCOMMISSIE (MUCO) ALGEMEEN REPERTOIRE / MUZIEKKEUZE NIEUWE NUMMERS EN TE VERVALLEN NUMMERS ARRANGEMENT EN AANGEKOCHTE MUZIEK ALGEMEEN ALGEMEEN COMMISSIES LEDEN FEESTAVOND REPETITIES FESTIVALSALARM FAMILIEDAG CADEAUS/ATTENTIES BIJ DIVERSE GEBEURTENISSEN Pagina 2 van 14

3 1 Het bestuur 1.1 Algemeen Beslissingen aangaande Vals Alarm worden genomen door het bestuur, al dan niet na raadpleging van de leden. Het bestuur staat altijd open voor vragen/opmerkingen van de leden van Vals Alarm. 1.2 Samenstelling en verkiezing Het streven van de vereniging is het bestuur te laten bestaan uit drie(3) personen: 1 voorzitter / optredenscoördinator 2 penningmeester 3 secretaris / pr-functionaris Benoeming van bestuursleden vindt plaats in de ledenvergadering. Een benoeming geldt voor een periode van drie jaar. Indien een bestuurslid zich na deze periode niet meer herkiesbaar stelt, dan treedt hij af na de ledenvergadering Kandidaten en tegenkandidaten voor bestuursfuncties dienen zich voor aanvang van de ledenvergadering aan te melden bij het bestuur. In geval van tegenkandidaten vinden bestuursverkiezingen schriftelijk plaats Schema van aftreden Voor het eerst Functie aftredend in jaar (=n) Daarna in jaar (n+3) Voorzitter / optredenscoördinator , 2021, Penningmeester , 2020, Secretaris / pr-functionaris , 2019, Pagina 3 van 14

4 2 Financiën 2.1 Algemeen Alle originelen van aangeschafte muziek liggen centraal opgeslagen. Alle nieuwe muziek wordt gedigitaliseerd opgeslagen Bij voldoende financiële middelen zal er eenmaal per jaar een activiteit worden georganiseerd voor de gezinsleden van Vals Alarm (niet te verwarren met de onder punt 5.7 genoemde Familiedag ) Indien leden op afspraak aankopen doen voor Vals Alarm, altijd om een (kassa)bon vragen ter overlegging aan de penningmeester Indien aan een van de leden een betaling/schenking wordt gedaan ten bate van Vals Alarm, dan bij overhandiging van dit bedrag aan de penningmeester een briefje bijvoegen met daarop vermeld naam betaler, naam ontvanger, bedrag en reden. 2.2 Kascontrole Elk jaar zal een kascontrole plaatsvinden door twee leden van Vals Alarm, die geen deel uitmaken van het bestuur. Het daarop volgend jaar dient minimaal één van de leden van het voorafgaande jaar vertegenwoordigd te zijn in deze kascontrolecommissie. De commissie rapporteert haar bevindingen tijdens de ledenvergadering. 2.3 Verzekeringen Door Vals Alarm is een collectieve verzekering afgesloten voor alle instrumenten. Deze is gebaseerd op een opgestelde inventarislijst. Instrumenten en onderdelen daarvan kunnen slechts dan op de inventarislijst worden geplaatst indien een aankoopbewijs (rekening) kan worden overlegd. Ook wijzigingen dienen gepaard te gaan met een geldig aankoopbewijs Er is een collectieve verzekering met beperkte aansprakelijkheid afgesloten voor de gehele vereniging. Deze geldt voor de optredens en enkele festiviteiten zoals het FestiValsAlarm. 2.4 Contributie De contributie zal jaarlijks worden vastgesteld Het contributiejaar loop van januari tot januari. Pagina 4 van 14

5 2.4.3 Als een lid stopt, wordt de reeds te veel betaalde contributie voor het lopende contributiejaar terugbetaald Als een lid langer dan drie maanden wegens ziekte niet aan de repetitie kan deelnemen, stopt na drie maanden de contributiebetaling. Vanaf het moment dat betreffend lid weer aan de repetities deelneemt, is contributie verschuldigd. Pagina 5 van 14

6 3 Optredens 3.1 Algemeen Alle contacten met (potentiële) klanten lopen via de optredenscoördinator. Indien leden benaderd worden voor een optreden, zal men altijd doorverwijzen naar de optredenscoördinator Leden zullen nooit prijsindicaties afgeven omdat dan geen onderhandeling meer mogelijk is Het bestuur maakt een keuze uit optredens die worden aangeboden. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen: - commerciële optredens in en buiten de regio Onder een commercieel optreden wordt o.a. verstaan een optreden voor een theaterbureau, een winkeliers-/sportvereniging, bruiloft etc. - niet commerciële optredens Onder een niet commercieel optreden wordt o.a. verstaan een optreden in de regio voor scholen, non-profit organisaties, kapellenfestivals, 50-jarig huwelijksfeest voor ouders van een lid, 100-jarige inwoner van Made In geval van vragen/problemen die verband houden met een optreden, zal de situatie op dat moment door de aanwezige bestuursleden worden bekeken om ter plekke eventuele maatregelen te nemen Bij aanvang van een optreden wordt er van de leden verwacht dat zij tijdig klaar staan. Ook tijdens een optreden dient iedereen alert te blijven zodat men klaar staat voor een volgend nummer. Lange stiltes tussen twee opeenvolgende nummers dienen voorkomen te worden Als we ons van de ene naar de andere locatie verplaatsen, blijven we bij elkaar omdat we tenslotte als club op stap zijn. Onderweg zal niemand voor zich zomaar wat gaan spelen. Dit geldt ook na afloop van optredens Als iemand tijdens een optreden naar huis gaat omdat men zich niet lekker voelt of door andere dringende omstandigheden, dan meldt men zich af bij de muzikaal leider. Ook dient men zich af te melden bij degene die de drankbeurt heeft Indien de leden geld uitleggen voor drank kan ook de aanhang meedoen. Voor hen geldt hetzelfde bedrag. De aanhang wordt dan meegenomen in de drankvoorziening. Indien men er de voorkeur aan geeft tijdens een optreden drank te nuttigen die duurder is dan een gebruikelijke consumptie, dan zal betreffende lid hiervoor een extra bijdrage geven. Pagina 6 van 14

7 3.1.9 Als er bij een optreden consumptiebonnen worden aangeboden, deze altijd doorgeven aan de optredenscoördinator i.v.m. zijn administratie. Vervolgens zal hij deze afgeven aan degenen die de drankbeurt hebben. Worden bonnen gegeven onder de nadrukkelijke voorwaarde dat deze alleen voor de leden zijn, kan de aanhang zelf bepalen wat te doen tenzij er door de leden ook nog wordt uitgelegd. Dan kan de aanhang natuurlijk gewoon mee uitleggen Voor optredens buiten de regio (voor de afstand boven 25 km) kan door de chauffeur aan de penningmeester om een kilometervergoeding worden gevraagd. Uitgangspunt hierbij is dat er zo veel mogelijk met volle wagens wordt gereden Tijdens een optreden wordt getracht andere uitgaven dan de drank (bijv. voor eten) steeds zo laag mogelijk te houden. 3.2 Muzikaal leider De muzikaal leider wordt gekozen tijdens de ledenvergadering voor een periode van drie jaar Tijdens optredens geeft de muzikaal leider aan wat, waar en hoe er gespeeld wordt. Elke discussie dient te worden voorkomen. De muzikaal leider bepaalt welke nummers te spelen, eventueel in overleg met de optredenscoördinator, om te kijken of degene die ons geboekt heeft speciale wensen heeft De muzikaal leider overlegt met de repetitor wat er gespeeld wordt Indien prijzen, onderscheidingen e.d. worden uitgereikt, zal de muzikaal leider deze in ontvangst nemen tenzij nadrukkelijk om een van de andere leden wordt gevraagd. Indien de muzikaal leider van mening is dat deze prijs een van de andere leden toekomt, kan hij betreffend lid verzoeken de prijs in ontvangst te nemen De muzikaal leider - is het aanspreekpunt voor zowel het bestuur als de repetitor, - is tussenpersoon voor de leden en de repetitor voor tips en opmerkingen met betrekking tot de muziek en - draagt er zorg voor dat informatie bij de overige leden van de MuCo bekend is. Pagina 7 van 14

8 3.3 Turflijst en activiteitenoverzicht Op het moment dat het bestuur heeft besloten dat de optredenscoördinator een nieuw optreden op de turflijst kan zetten, wordt dit via naar alle leden gecommuniceerd. Bij voldoende invulling van deze turflijst wordt afspraak definitief gemaakt en kunnen er door de optredenscoördinator verdere afspraken gemaakt worden Zodra een optreden rond is, komt dit op het activiteitenoverzicht te staan Elk lid heeft zelf de verantwoording om, indien men niet aanwezig kan zijn op de repetitie voorafgaand aan een optreden, de optredenscoördinator te benaderen om te horen of er eventueel wijzigingen zijn met betrekking tot het komend optreden Als door een dringende omstandigheid een aanwezigheid voor een optreden gewijzigd wordt in een niet aanwezigheid dient men dit rechtstreeks bij de optredenscoördinator te melden (dus niet via de turflijst) In geval van verhindering voor een optreden door dringende omstandigheid dient men dit rechtstreeks bij de optredenscoördinator te melden Voor elk optreden geldt dat hiervoor binnen het bestuur op voorhand toetsing plaatsvindt. 3.4 Kleding De kledingcommissie is samengesteld uit minimaal 3 personen. Vanuit de kledingcommissie wordt contact onderhouden met het bestuur en met alle andere leden van Vals Alarm Indien het bestuur besluit om nieuwe kleding voor Vals Alarm aan te schaffen en er voldoende financiële middelen zijn, dan wordt deze betaald door de vereniging. De mogelijkheid van sponsoring wordt altijd bekeken Aan kleding die eigendom is van Vals Alarm mogen zonder overleg met het bestuur geen veranderingen worden aangebracht Als een lid stopt, wordt de kleding die eigendom is van Vals Alarm terug gegeven Reservekleding ligt opgeslagen op één adres (indien mogelijk bij de optredenscoördinator). Pagina 8 van 14

9 4 Muziekcommissie (MuCo) 4.1 Algemeen Taak Muziekcommissie (MuCo) De MuCo heeft als taak te zorgen dat er een keuze wordt gemaakt voor het repertoire rekening houdend met ten eerste het aanbod van nieuwe nummers vanuit de leden en ten tweede de muziekkeuze vanuit de MuCo zelf. De MuCo is belast met het uitwerken van ideeën en het doen van voorstellen aan de leden inzake het verhogen van de muzikaliteit en het amusementsniveau van Vals Alarm. Grote veranderingen worden altijd besproken met het bestuur en/of de leden Leden De leden in de MuCo dienen, bij voorkeur een afspiegeling te zijn de bezetting van Vals Alarm. Het aantal leden is ongeveer 5 (bij voorkeur oneven i.v.m. stemmen) Roulatieschema Elk MuCo-lid is na 3 jaar aftreedbaar en mag zich herkiesbaar stellen. In het jaar dat de Muzikaal leider aftreedt, treedt geen ander MuCo-lid af (zie onderstaand schema). MuCo-lid 1 MuCo-lid 2 MuCo-lid 3 MuCo-lid 4 MuCo-lid Jan Cees Sabine Ad Rien Reserve muzikaal leider Een reserve muzikaal leider neemt de verantwoordelijkheid over van de muzikaal leider als deze niet aanwezig is. De reserve muzikaal leider hoeft geen lid te zijn van de MuCo en wordt elk jaar tijdens de algemene ledenvergadering gekozen voor de periode van een(1) jaar. 4.2 Repertoire / Muziekkeuze Samenstelling muziekboekje / muzieklijst Het aantal nummers in het actieve repertoire bedraagt 24; Het muziekboekje / de Muzieklijst bestaat uit 40 bladen / nummers, 20 aan elke kant van het boekje; Aanvullend zijn enkele speciale nummers opgenomen op de nummers 36 t/m 40; Tijdelijke nummers, bijv. St. Nicolaas of Kerstmis, worden, zo veel als mogelijk, opgenomen in de vrije nummers voor nummer 36. Pagina 9 van 14

10 4.2.2 Muzieklijst De MuCo zorgt dat de leden altijd over een actueel overzicht van de Muzieklijst kunnen beschikken. De Muzieklijst is bereikbaar via het leden-deel van de web-site. De leden zijn verplicht om hun muziekboekje identiek aan de laatste Muzieklijst in te delen. Tijdens Carnaval hebben we een aangepast repertoire Verdeling van de partijen Voor alle secties geldt: - de meest gunstige verdeling van partijen wordt aangehouden zodanig dat het nagenoeg altijd mogelijk is dat, tijdens een optreden, de eerste partij altijd de boventoon te voeren; - een tweede partij is ondersteunend en niet leidend (dus ingetogen spelen); - indien een sectie uit een(1) instrument bestaat dan dient de arrangeur, indien mogelijk, de partij gelijk te houden/maken aan de partij uit een andere sectie. 4.3 Nieuwe nummers en te vervallen nummers Nieuwe nummers Periodiek wordt aan alle leden van Vals Alarm gevraagd om nieuwe nummers in te brengen. Om een keuze te kunnen maken dienen de nummers het liefst te worden aangeleverd via de daarvoor beschikbare sjabloon en middels een link naar een internet-site (bijv. of waar het nummer te beluisteren is. Suggesties vanuit de leden die betrekking hebben op de muziekkeuze en de samenstelling van het repertoire zijn van harte welkom. Hiervoor kun je altijd een lid van de MuCo benaderen Instuderen De MuCo beslist na enkele opeenvolgende repetities over een nummer dat we aan het instuderen zijn of we er mee doorgaan, of er aanpassingen moeten komen of dat we er mee stoppen Te vervallen nummers Ook wordt periodiek aan de leden gevraagd om een opgave te doen van nummers, die in hun ogen, uit het boekje (=muzieklijst) mogen. Met de voorkeur van de leden wordt serieus rekening gehouden bij het stemmen door de MuCo-leden tijdens een MuCovergadering Selectie-proces De manier waarop de MuCo tot een keuze komt is als volgt: 1. ieder lid van de MuCo brengt zijn/haar nummers in; 2. deze lijst wordt aangevuld met de ingebrachte nummers vanuit de leden; 3. hieruit worden uiteindelijk enkele nieuwe nummers gekozen; 4. op deze manier zou het mogelijk moeten zijn om meerdere nieuwe nummers per jaar toe te voegen aan ons repertoire; Pagina 10 van 14

11 5. de volgende activiteiten worden door de MuCo(-leden) achtereenvolgens uitgevoerd om tot een verantwoorde keuze te komen: a. de lijst dient door alle leden elektronisch te zijn aangeleverd; b. alle ingeleverde lijsten worden samengevoegd tot een(1) lijst en deze wordt verspreid onder de MuCo-leden; c. van de ingebrachte nummers wordt door elk MuCo-lid de bijbehorende muziek beluisterd en elk nummer wordt afzonderlijk beoordeeld; d. de ingediende stemming wordt vervolgens getotaliseerd en daarna verspreid onder de MuCo-leden; e. de definitieve keuze wordt vastgesteld in een MuCo-vergadering. 6. tijdens de jaarlijkse Algemene LedenVergadering (in het voorjaar) doet de MuCo verslag van a. de door de leden ingebrachte nummers waar de MuCo een keuze uit heeft gemaakt; b. de nummers die zijn vervallen in het afgelopen jaar. 4.4 Arrangement en aangekochte muziek Met arrangeurs wordt zo veel mogelijk geprobeerd om een set met partijen voor een volledige bezetting te leveren. ( b.v. in de toekomst hebben we wellicht wel een tweede partij nodig of een partij voor een ander instrumenten, bijv. klarinet). Pagina 11 van 14

12 5 Algemeen 5.1 Algemeen Elk lid dient een standaard voor op zijn instrument aan te schaffen voor het muziekboekje Ieder lid van Vals Alarm is zelf verantwoordelijk voor de aanschaf c.q. huur van zijn instrument. Een uitzondering hierop zijn de bekkens, tamboerijn, sambaballen en bellen die door Vals Alarm zijn aangeschaft en vervolgens in bruikleen zijn gegeven Spullen van Vals Alarm kunnen aan de leden in bruikleen worden gegeven. Bij beschadigingen zullen de kosten worden verhaald op de persoon in kwestie. Alle spullen liggen opgeslagen op een(1) adres. 5.2 Commissies Alle activiteiten in en rondom Vals Alarm dienen door het bestuur te worden uitgevoerd of per activiteit aan een door het bestuur te benoemen commissie. Elke commissie rapporteert regelmatig de voortgang aan het bestuur De voorzitter kan leden vragen in een bepaalde commissie zitting te nemen. Bij niet voldoende aanmeldingen kan de voorzitter leden aanwijzen. De voorzitter mag ten alle tijden bij een commissievergadering aanwezig zijn. Bij verschil van inzicht tussen de commissie en de voorzitter zal de voorzitter de koers bepalen. 5.3 Leden Het toelaten van nieuwe leden is afhankelijk van het instrument dat door het nieuwe lid wordt bespeeld. Het nieuwe lid moet een meerwaarde zijn voor Vals Alarm. Er dient binnen de vereniging een duidelijke behoefte te bestaan aan een dergelijk instrument. Een nieuw lid zal voorzien van een gemotiveerde voordracht door het bestuur bij de leden worden aangemeld. Indien het bestuur besluit een aanmelding niet voor te dragen aan de leden, dan zal dit ook aan de leden worden gemeld. Indien er op voorhand geen bezwaren worden uitgesproken tegen een nieuw lid, dan geldt voor nieuwe leden een proeftijd van maximaal drie(3) maanden. Aan het eind van de proeftijd vraagt de voorzitter de andere leden eventuele bezwaren te melden bij het bestuur. Zijn er geen bezwaren, dan wordt het nieuwe lid automatisch gekozen en gaat vanaf dat moment contributie betalen. Indien een van de leden tegen stemt, dan dient daarvoor een gegronde reden aanwezig te zijn, die bij het bestuur kenbaar gemaakt moet worden. Pagina 12 van 14

13 5.3.2 Een lid dat besluit Vals Alarm te verlaten, dient dit zo spoedig mogelijk kenbaar te maken zodat er kan worden uitgekeken naar vervanging teneinde de bezetting te kunnen aanvullen. Een ideale situatie zou zijn als het lid nog een half jaar zou kunnen blijven. In deze periode kan dan gezocht worden naar gepaste vervanging. 5.4 Feestavond De jaarlijkse feestavond vindt plaats op de laatste zaterdag van maart of op een datum die zo dicht mogelijk hierbij ligt tenzij een activiteit gedurende het kalenderjaar als vervanging kan worden gezien. 5.5 Repetities Indien men verhinderd is een repetitieavond bij te wonen, dient dit zo spoedig mogelijk te worden doorgegeven aan de Optredenscoördinator. M.b.t. repetities gedurende de vakantieperiode worden jaarlijks afspraken gemaakt. 5.6 FestiValsAlarm Traditiegetrouw zal er elk jaar een FestiValsAlarm worden gehouden. Dit festival wordt gehouden op zaterdagavond, vier weken voor Carnaval. 5.7 Familiedag Bij voldoende financiële middelen wordt er om de drie jaar een dag georganiseerd, bij voorkeur in het najaar, voor familieleden, vrienden, kennissen, fans etc. 5.8 Cadeaus/attenties bij diverse gebeurtenissen Vals Alarm stelt een bedrag beschikbaar bij onderstaande gebeurtenissen: - huwelijk lid 25, en 40-jarig huwelijksfeest lid 25,-- - geboorte/adoptie bij lid 12,-- - aftreden (bestuurs)lid 10,-- - ziekenhuisopname > 1 week bloemen/fruitmandje - ziekenhuisopname < 1 week kaart - langdurig ziek thuis ter beoordeling bestuur - overlijden lid of diens gezinslid bloemstuk 50,-- - overlijden vader/moeder lid kaart Pagina 13 van 14

14 Als de leden van Vals Alarm persoonlijk worden uitgenodigd voor een feest bij een van de leden, wordt er in principe gezamenlijk uitgelegd. Dit staat los van het cadeau dat Vals Alarm verzorgt (zie bovenstaand). _. _ Pagina 14 van 14