Bestuursreglement Panta Rhei

Transcriptie

1 Bestuursreglement Panta Rhei Het bestuur van de Stichting voor Voortgezet Onderwijs Amstelveen, gevestigd te Amstelveen, heeft het navolgende bestuursreglement op 23 april 2010 vastgesteld. Het neemt daarbij in aanmerking de statuten van de Stichting die binnenkort gewijzigd zullen worden bij akte, en de Code 'Goed onderwijsbestuur' in het voortgezet onderwijs. De Medezeggenschapsraad heeft op 27 april 2010 met het bestuursreglement ingestemd. Artikel 1 Vaststelling reglement 1.1 Het bestuur stelt binnen drie maanden nadat de statuten van de Stichting zijn gewijzigd, een bestuursreglement vast. 1.2 Alvorens het reglement vast te stellen of te wijzigen stelt het bestuur de medezeggenschapsraad in de gelegenheid advies uit te brengen. 1.3 Het reglement treedt in werking op de dag die volgt op de dag waarop het bestuur het heeft vastgesteld. Als het bestuur het reglement wijzigt, treedt het gewijzigde reglement in werking op de dag die volgt op de dag waarop het bestuur de wijziging of de wijzigingen heeft vastgesteld. Artikel 2 Goed onderwijsbestuur 2.1 Het bestuur is zich bewust van zijn verantwoordelijkheid, zijn maatschappelijke positie en zijn voorbeeldfunctie en zal de reputatie van de Stichting daarom niet schaden. Het bevordert dat ook de medewerkers van de Stichting zich volgens deze norm gedragen. 2.2 Met inachtneming van het advies van de medezeggenschapsraad stelt het bestuur de Code Goed onderwijsbestuur in het voortgezet onderwijs voor Panta Rhei vast en past deze code toe. 2.3 Indien het bestuur op onderdelen van de Code Goed onderwijsbestuur in het voortgezet onderwijs afwijkt, motiveert het waarom het heeft besloten om van de Code af te wijken. Het neemt deze motivering op in het jaarverslag. 2.4 Indien nodig worden bestaande regelingen in overeenstemming gebracht met de inhoud van deze code. Artikel 3 Het bestuur 3.1 De bestuursleden die geen deel uitmaken van het uitvoerend deel van het bestuur, houden intern toezicht op het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt. Met intern toezicht wordt bedoeld het intern toezicht in de Code Goed onderwijsbestuur in het voortgezet onderwijs, en in de wettelijke bepalingen waarin het intern toezicht en het bestuur worden gescheiden. Het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt, vervult de functie van bestuurslid zoals bedoeld in de Code Goed onderwijsbestuur in het voortgezet onderwijs, en in de wettelijke bepalingen waarin de functies intern toezicht en bestuur worden gescheiden. 3.2 Bij het nemen van besluiten neemt het bestuur altijd het advies- en instemmingsrecht van de medezeggenschapsraad in acht. 3.3 Leden van het toezichthoudend deel van het bestuur zijn onafhankelijk, zij opereren onbevangen ten opzichte van elkaar en ten opzichte van het uitvoerend deel van het bestuur. Leden van het toezichthoudend deel van het bestuur nemen zonder ruggespraak deel aan de bestuursvergaderingen. 3.4 De voorzitter van het bestuur is in het bijzonder verantwoordelijk voor de voortgang van de werkzaamheden en het besluitvormingsproces van het bestuur. 3.5 Het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt, legt verantwoording af in overleg met het toezichthoudend deel van het bestuur. 3.6 Ingevolge in een managementstatuut op te nemen regels kan het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt, een deel van zijn taken en bevoegdheden bij Bestuursreglement Panta Rhei 23 april

2 mandaatbesluit laten uitvoeren door functionarissen die onder zijn gezag staan. 3.7 Het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt, kan zich door een ander bestuurslid en door personeelsleden laten informeren over zaken en onderwerpen in het kader van zijn collectieve verantwoordelijkheid voor het bestuur van de Stichting. 3.8 Het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt, is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures voor het tijdig leveren van de relevante, juiste en volledige financiële informatie aan het bestuur. 3.9 Het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt, is verplicht de jaarstukken te archiveren met inachtneming van de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen. Artikel 4 Samenstelling bestuur 4.1 Het bestuur stelt op enig moment vast dat er een vacature is. 4.2 Het bestuur stelt een profielschets op voor toezichthoudende leden van het bestuur en gaat indien nodig na of deze profielschets nog voldoet. Eventueel stelt het bestuur de profielschets dan bij. De profielschets is opgenomen als bijlage bij dit reglement. Als het bestuur nagaat of de profielschets nog voldoet, evalueert het tevens of alle benodigd geachte deskundigheden in het bestuur zijn opgenomen. 4.3 In de profielschets worden de kwaliteiten en eigenschappen opgenomen waarover een lid van het toezichthoudend deel van het bestuur moet beschikken. De profielschets wordt verstrekt aan de medezeggenschapsraad. 4.4 De leden van het toezichthoudend deel van het bestuur worden volgens een vastgestelde procedure geworven en geselecteerd. Deze procedure is opgenomen als bijlage bij dit reglement. 4.5 Het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt, wordt benoemd op basis van een door het bestuur vast te stellen procedure. De medezeggenschapsraad moet instemmen met de procedure en de benoeming. Voor het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt, wordt een aparte profielschets opgesteld. Het bestuur verstrekt deze profielschets aan de medezeggenschapsraad. Artikel 5 Vergaderingen 5.1 Het bestuur stelt uiterlijk in de laatste vergadering van het schooljaar de vergaderdata vast voor de vergaderingen in het daarop volgende schooljaar. 5.2 Voorts komt het bestuur voor een vergadering bijeen indien de voorzitter dit wenst, of indien een ander bestuurslid onder opgave van redenen hiertoe een verzoek richt aan de voorzitter. 5.3 Elk bestuurslid kan onderwerpen agenderen voor een bestuursvergadering. Het bestuurslid dat een onderwerp op de agenda plaatst geeft daarbij een (schriftelijke) toelichting. 5.4 De voorzitter van het bestuur stelt de agenda van de bestuursvergadering vast. Artikel 6 Einde lidmaatschap 6.1 Het bestuur stelt een rooster van aftreden vast. 6.2 Bij het opstellen van het rooster van aftreden zorgt het bestuur voor continuïteit in zijn samenstelling. 6.3 Als het bestuur een herbenoeming overweegt van een bestuurslid dat aan het einde is van zijn termijn, beraadt het zich op het functioneren van het betrokken bestuurslid en past het artikel 4 lid 1 tot en met 4 voor zover nodig toe. Artikel 7 Intern en extern overleg en optreden van het toezichthoudend deel van het bestuur 7.1 Ten minste twee leden van het toezichthoudend deel van het bestuur bezoeken jaarlijks minimaal één overlegvergadering van het uitvoerend deel van het bestuur en de medezeggenschapsraad. Het toezichthoudend deel van het bestuur kan één keer per jaar overleg voeren met de medezeggenschapsraad zonder het uitvoerend deel van het bestuur. Bestuursreglement Panta Rhei 23 april

3 7.2 Met uitzondering van (toevallige) contacten op informele bijeenkomsten gaan de leden van het toezichthoudend deel van het bestuur geen rechtstreekse contacten binnen of buiten de Stichting aan, als deze betrekking hebben op of verband houden met aangelegenheden van de Stichting of met personen die in dienst zijn van de Stichting. Als een lid van het toezichthoudend deel van het bestuur wordt benaderd door externe relaties of door personen die werkzaam zijn voor de Stichting, over aangelegenheden die betrekking hebben op of verband houden met de Stichting of daarvoor werkzame personen, dan verwijst dit bestuurslid naar het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt. 7.3 Alleen in zeer bijzondere gevallen kan op het vorige lid een uitzondering worden gemaakt. Daarover wordt dan vooraf overleg gepleegd met het uitvoerend deel van het bestuur. Als dit niet mogelijk is, wordt het uitvoerend deel van het bestuur achteraf geïnformeerd. Artikel 8 Werkwijze 8.1 Het toezichthoudend deel van het bestuur kan aandachtsgebieden verdelen naar achtergrond, discipline en deskundigheid van de leden. Een verdeling van aandachtsgebieden laat de verantwoordelijkheid voor het integrale toezicht onverlet. 8.2 In de regel bereidt het uitvoerend deel van het bestuur de bestuursvergaderingen voor in overleg met de voorzitter. Besluiten die het bestuur moet nemen ingevolge de statuten of dit reglement, worden schriftelijk en met redenen omkleed geagendeerd. 8.3 Het uitvoerend deel van het bestuur is verantwoordelijk voor het bestuurssecretariaat en draagt zorg voor adequate archivering van de bestuursbescheiden. Dit archief is voor de bestuursleden altijd toegankelijk. 8.4 Het bestuur legt vast dat: a. Derden op uitnodiging van het bestuur of van de voorzitter aanwezig kunnen zijn bij de vergadering of een gedeelte daarvan; b. Het bestuur werkt met een jaar- en een meerjarenplanning: het vergadert volgens een vast schema waarin de vergaderdata en de te behandelen onderwerpen zijn opgenomen; c. Het bestuur werkt met een agendavoering, waarin agendapunten zijn benoemd als informatief, meningsvormend, besluitvormend, controlerend of evaluatief; d. Het bestuur elk jaar met de accountant het jaarverslag over het voorafgaande jaar bespreekt. e. Het bestuur van zijn vergaderingen een verslag maakt op hoofdpunten met een afsprakenlijst en dat het zijn besluiten en afspraken opneemt in een register; f. Het bestuur in beslotenheid vergadert, hoewel het in het belang van de onderwijsorganisatie of in het daaraan ontleende belang van het bestuur of van personen kan besluiten tot openbaarheid van de beraadslagingen; Artikel 9 Informatievoorziening 9.1 Het bestuur is verantwoordelijk voor zijn informatievoorziening. 9.2 Binnen het kader van het beleidsplan en het jaarplan en met behulp van de jaarplanning bepaalt het toezichthoudend deel van het bestuur welke informatie het wil ontvangen. Het overlegt daarover met het uitvoerend deel van het bestuur en na dit overleg legt het dit verzoek om informatie vast in zijn jaarplanning. 9.3 In het kader van het strategisch meerjarenbeleid en het jaarplan verschaft het uitvoerend deel van het bestuur periodiek informatie aan het toezichthoudend deel van het bestuur over het beleid, de doelrealisaties, de prestaties en de resultaten van de afspraken. In ieder geval betreft dat de resultaatgebieden: - onderwijskundig; - medewerkers; - financiële positie (kosten/baten in balans); - aantallen leerlingen en werving van leerlingen; Bestuursreglement Panta Rhei 23 april

4 - kwaliteitsbeleid; - ouderparticipatie; - leerling-welbevinden. Het uitvoerend deel van het bestuur informeert het toezichthoudend deel op gestandaardiseerde wijze met een planning- en controlcyclus met kengetallen en gegevens uit benchmarkonderzoek(en). 9.4 Het toezichthoudend deel van het bestuur ziet er op toe dat het uitvoerend deel regelmatig rapporteert over: a. Het realiseren van de maatschappelijke functie, de strategie inclusief de daaraan verbonden risico s en mechanismen tot beheersing ervan, de kwaliteit van het onderwijs en de verleende zorg- en dienstverlening, en de omgang met ethische vraagstukken; b. Zijn beoordeling van de interne beheersystemen, waaronder de bestuurlijke informatievoorziening, in relatie tot de doelstelling van de Stichting. c. Het op orde zijn van de bedrijfsprocessen De hoofdzaken van deze rapportage en de bespreking ervan worden opgenomen in het jaarverslag. 9.5 Verder wordt het toezichthoudend deel van het bestuur tijdig op gestandaardiseerde wijze geïnformeerd over: a. Interne en externe ontwikkelingen, wet- en regelgeving, ontwikkelingen op het gebied van de positionering, en de strategie van de Stichting; b. De ontwikkeling van aangelegenheden die van belang zijn voor de besluiten die het bestuur moet nemen; c. Problemen en conflicten van enige betekenis in de organisatie; d. Problemen en conflicten van enige betekenis in de relatie met derden, zoals de overheid, de inspectie, en samenwerkingspartners; e. Calamiteiten die zijn gemeld bij de gerechtelijke autoriteiten of de Inspectie, gerechtelijke procedures en claims; f. Kwesties waarvan kan worden verwacht dat ze in de publiciteit komen; g. De ontwikkeling van de financiële situatie; h. De samenstelling, taakverdeling en voortgang van de directie; i. Het inschakelen van externe adviseurs; 9.6 Het toezichthoudend deel van het bestuur wint informatie in a. Door de met het uitvoerend deel van het bestuur overeengekomen informatievoorziening dan wel door de informatieverstrekking door het uitvoerend deel; b. Door de gereguleerde en op wederzijdse informatievoorziening afgestemde contacten met de medezeggenschapsraad; c. Door bezoeken aan de onderwijsinstelling en door aanwezig te zijn bij bijeenkomsten en andere evenementen van de onderwijsorganisatie; d. Bij derden en heeft daarvoor toegang tot de documenten en voorzieningen van de Stichting; e. Door externe deskundigen in te schakelen voor zijn oordeel en advies; Artikel 10 Commissies en opdrachten aan individuele bestuursleden 10.1 Het bestuur kan tijdelijke en permanente commissies instellen, bestaande uit bestuursleden en eventueel externe deskundigen. Daarnaast kan het opdrachten verstrekken aan individuele leden. Artikel 11 Honorering of onkostenvergoeding toezichthoudend deel van het bestuur 11.1 De leden van het toezichthoudend deel van het bestuur hebben recht op vacatiegeld. De hoogte hiervan wordt jaarlijks vastgesteld. Bestuursreglement Panta Rhei 23 april

5 11.2 De Stichting vergoedt de onkosten van de bestuursleden die het toezichthoudend deel van het bestuur vormen in verband met werkzaamheden voor de Stichting De vergoedingen voor de leden van het toezichthoudend deel van het bestuur worden vermeld in de jaarrekening. Artikel 12 Advies 12.1 De bestuursleden die het toezichthoudende deel vormen, staan het uitvoerend deel met advies terzijde. Zij fungeren als klankbord, denken mee, en stellen hun kennis en expertise ter beschikking. Artikel 13 Werkgeverschap 13.1 Op basis van een door het bestuur vastgesteld beoordelingskader en een door het bestuur vastgestelde beoordelingsprocedure voeren jaarlijks ten minste twee bestuursleden van het toezichthoudend deel van het bestuur een functionerings- en beoordelingsgesprek met het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt Het bestuur geeft in een bijlage bij dit reglement aan welke bezoldigings- en rechtspositieregelingen van toepassing zijn op het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt. Betreft specifiek uitvoerend deel/ 14.1 betreft toezichthouders 13.3 Op het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt, en dat tevens is benoemd tot schoolleider, is de CAO VO van toepassing. Artikel 14 Deskundigheid 14.1 Het bestuur zorgt voor voldoende deskundigheden en vaardigheden in het bestuur In het belang van de organisatie zorgt elk bestuurslid voor ruim voldoende kennis en vaardigheden voor een adequate functievervulling. Elk bestuurslid laat zich daarop aanspreken door andere bestuursleden Wanneer een bestuurslid in specifieke gevallen kennis en ervaring mist om adequaat te handelen in het belang van de organisatie, kan het zich laten bijstaan door de overige bestuursleden. Artikel 15 Evaluatie 15.1 Het bestuur evalueert elk jaar zijn strategie en zijn beleid vanuit de in het beleidsplan en het jaarplan vastgestelde onderwijsdoelen. Voorts toetst het zijn resultaten en prestaties aan de aspecten doelgerichtheid, doelmatigheid, rechtmatigheid, effectiviteit en efficiency Buiten aanwezigheid van het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt, evalueren de bestuursleden die het toezichthoudend deel van het bestuur vormen, onderling het functioneren en de samenstelling van het uitvoerend deel van het bestuur, alsmede de relatie tussen het toezichthoudend deel en het uitvoerend deel van het bestuur. Het toezichthoudend deel van het bestuur bespreekt de uitkomst van zijn evaluatie met het bestuurslid dat het uitvoerend deel vormt Buiten aanwezigheid van het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt, evalueren de bestuursleden die het toezichthoudend deel van het bestuur vormen, jaarlijks onderling hun eigen functioneren als toezichthoudend deel van het bestuur. Het bestuur bespreekt het resultaat. Artikel 16 Verantwoording 16.1 In het jaarverslag van de Stichting verantwoordt het bestuur zich naar belanghebbenden. Het toezichthoudend deel van het bestuur geeft daarin tevens inzicht in hoe de Stichting voldoet aan de Code Goed onderwijsbestuur in het voortgezet onderwijs Het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt, draagt er zorg voor dat de activiteiten van de Stichting en van de aan de Stichting gelieerde instellingen bestuurlijk, juridisch, organisatorisch en financieel goed worden geregeld. Tevens draagt dit bestuurslid Bestuursreglement Panta Rhei 23 april

6 er zorg voor dat deze activiteiten inzichtelijk zijn en kunnen worden verantwoord Het uitvoerend deel van het bestuur legt hierover verantwoording af aan het toezichthoudend deel van het bestuur. Een samenvatting van deze verantwoording wordt opgenomen in het jaarverslag en de jaarrekening Uitgaande van het belang van de Stichting streeft het bestuur naar voldoende draagvlak bij de medewerkers Het bestuur waardeert de medezeggenschapsraad als een functioneel element in de organisatie en benut het overleg met dit orgaan ten volle. Het bestuur neemt de vigerende wet- en regelgeving ter zake in acht, bevordert de totstandkoming van de benodigde reglementen en handelt conform deze reglementen. Het uitvoerend deel van het bestuur voert geregeld overleg met de medezeggenschapsraad Het bestuur biedt openheid over het beleid, het onderwijs, de zorg- en dienstverlening en de prestaties van de Stichting. Het bestuur legt verantwoording af aan degenen die het aangaat en staat bij de beleidsvoorbereiding en -uitvoering open voor de opvattingen van belanghebbenden. Het bestuur bevordert informatieverstrekking, verantwoording en beleidsbeïnvloeding Het bestuur onderzoekt periodiek hoe de ouders, de leerlingen en het personeel het functioneren van de instelling beoordelen. Bij het onderzoek naar het functioneren van de instelling wordt onder meer gekeken naar de kwaliteit van het onderwijs en het werk- en pedagogisch klimaat. Het bestuur maakt de resultaten van het onderzoek openbaar Het bestuur overlegt periodiek met de adviesraad van Panta Rhei, waarin vertegenwoordigers uit de lokale en regionale samenleving zijn vertegenwoordigd. Artikel 17 Belangenverstrengeling en openbaarheid Belangenverstrengeling voorzitter 17.1 Een bestuurslid voorkomt strijdigheid tussen zijn persoonlijke belangen en die van de Stichting. Ook vermijdt een bestuurslid elke schijn van belangenverstrengeling tussen hem of haar en de Stichting Indien een bestuurslid voorziet dat er een (schijn van) belangenverstrengeling kan optreden of dat er anderszins een tegenstrijdig belang met de Stichting kan ontstaan, stelt het de voorzitter daarvan in kennis. Als de voorzitter vindt dat er sprake is van een incidentele belangenverstrengeling, dan werkt dit bestuurslid mee aan een tijdelijke oplossing. Indien de voorzitter vindt dat er sprake is van een structurele belangenverstrengeling, dan zorgt dit bestuurslid er voor dat de belangenverstrengeling wordt opgeheven of treedt het af Indien de voorzitter van het bestuur voorziet dat er een (schijn van) belangenverstrengeling kan optreden of dat er anderszins een tegenstrijdig belang met de Stichting kan ontstaan, stelt hij het bestuur daarvan in kennis. Als het bestuur vindt dat er sprake is van een incidentele onverenigbaarheid, dan werkt de voorzitter mee aan een tijdelijke oplossing. Indien het bestuur vindt dat er sprake is van een structurele belangenverstrengeling, dan zorgt de voorzitter er voor dat de onverenigbaarheid wordt opgeheven of treedt hij af Als een of meer bestuursleden en de Stichting volgens het bestuur een tegenstrijdig belang hebben bij een onderwerp, neemt dit bestuurslid of nemen deze bestuursleden niet deel aan de discussie en de besluitvorming over dit onderwerp Structurele belangenverstrengeling van een bestuurslid is niet toegestaan Als een bestuurslid namens de Stichting transacties aangaat of andere handelingen verricht, mogen deze geen persoonlijke voordelen of zakelijke kansen opleveren. Evenmin mag een bestuurslid oneigenlijke voordelen verstrekken aan personen met wie hij transacties aangaat namens de Stichting. Voorts mag een bestuurslid geen substantiële schenkingen aanvaarden Bestuursleden van de Stichting betrachten openheid over hun eventuele nevenfuncties, voor zover deze van belang zijn voor of invloed kunnen hebben op hun functioneren als bestuurslid. Deze nevenfuncties worden opgenomen in het jaarverslag Het bestuurslid dat het uitvoerend deel van het bestuur vormt, aanvaardt geen nevenfuncties dan na voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur. Bestuursreglement Panta Rhei 23 april

7 Artikel 18 Geheimhouding 18.1 Een bestuurslid neemt over alle informatie en documentatie die het als bestuurslid heeft verkregen, discretie in acht. Over vertrouwelijke informatie neemt het geheimhouding in acht. Bestuursleden en oud-bestuursleden brengen vertrouwelijke informatie niet naar buiten, tenzij het bestuur van de Stichting deze informatie openbaar heeft gemaakt of heeft vastgesteld dat ze reeds bekend is bij het publiek. Artikel 19 Slot 19.1 Het bestuur kan dit reglement wijzigen met inachtneming van artikel 12 van de statuten In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur met inachtneming van de wettelijke bepalingen en de statuten Het bestuur gaat in de jaarlijkse evaluatie van zijn functioneren na of dit reglement nog voldoet Dit reglement dient als aanvulling op de statuten van de Stichting en op de regels die op grond van Nederlands recht van toepassing zijn. Als dit reglement in strijd is met Nederlands recht of met de statuten, moet het Nederlands recht of moeten de statuten worden toegepast Indien een bepaling uit dit reglement niet of niet meer geldig is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. In dat geval vervangt het bestuur de ongeldige bepalingen door geldige bepalingen die zoveel mogelijk hetzelfde effect hebben als de ongeldige bepalingen. Bestuursreglement Panta Rhei 23 april