Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. Gebruik op een netwerk is alleen.

Transcriptie

1 Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. Gebruik op een netwerk is alleen. toestaan als een aanvullende licentieovereenkomst voor netwerkgebruik met NEN is afgesloten. This document may only be used on a stand-alone PC. Use in a network is only permitted when a supplementary license agreement for us in a network with NEN has been concluded. PRAKTIJKGIDS De implementatie van MVO Praktijkcases en tools voor ISO Pierre Hupperts Hans Kröder Normalisatie: de wereld op één lijn.

2 De implementatie van MVO Tools 1

3 De implementatie van MVO Praktijkcases en tools voor ISO Nederlands Normalisatie-instituut, Delft, 2011

4 Colofon Auteurs Pierre Hupperts Hans Kröder Met medewerking van de volgende organisaties: Aa en Maas, Ahrend, Alliander, CSU, Dijkhuis Aannemersbedrijf, Van Houtum, De Meerlanden, Nijhuis Pompen en PWN. Zie voor een gedetailleerd overzicht bijlage 6. BECO (als begeleider van CSU): Carolien Gadella-van Wersch NEN Managementsystemen: Ingeborg Boon Dick Hortensius Vormgeving Kade 05, Eindhoven Eerste druk: 2011 ISBN NUR 950 UIT 62 ICS Nederlands Normalisatie-instituut, Delft, 2011 Auteursrecht voorbehouden. Behoudens uitzondering door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van het Nederlands Normalisatie-instituut niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van fotokopie, microfilm, opslag in computerbestanden of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking. Het Nederlands Normalisatie-instituut is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor verveelvoudiging te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden, voor zover deze bevoegdheid niet is overgedragen c.q. rechtens toekomt aan de Stichting Reprorecht. Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen fouten en onvolledigheden niet geheel worden uitgesloten. Het Nederlands Normalisatie-instituut, de auteur(s) en/of de deelnemende organisaties aanvaarden derhalve geen enkele aansprakelijkheid, ook niet voor directe of indirecte schade, ontstaan door of verband houdend met toepassing van door het Nederlands Normalisatie-instituut gepubliceerde uitgaven. Nederlands Normalisatie-instituut Vlinderweg 6, Postbus 5059, 2600 GB Delft Telefoon (015) , Fax (015)

5 Voorwoord Het idee van dit boek ontstond al voordat ISO 26000, de internationale richtlijn voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties, in november 2010 verscheen. Als lid van de NEN-normcommissie MVO kwamen we al snel tot de conclusie dat de grote uitdaging in de toepassing van de richtlijn lag. Hoe zou deze richtlijn in de praktijk werken? Wat zouden de voordelen van ISO zijn voor organisaties? Welke belemmeringen zouden er zijn bij de toepassing? De hoofdlijnen en meeste details van de richtlijn waren toen al bekend. We wilden graag zo snel mogelijk ervaring opdoen met de toepassing ervan. We besloten op zoek te gaan naar organisaties die bereid waren ISO toe te passen op een manier die aansloot bij het gedachtegoed en de essentie van de richtlijn. En zo gingen we bij negen zeer uiteenlopende organisaties van start met de toepassing van ISO We zetten een programma op volgens een bepaalde aanpak en gebaseerd op een aantal uitgangspunten. Dat programma noemden we het Championship Programma ISO Dit boek is tot stand gekomen door de inzet van veel mensen. De teksten van de negen cases zijn geschreven in nauwe samenwerking met de organisaties zelf. We danken hen voor hun betrokkenheid, tijd en inzet. Voor de deelnemers was het een uitdaging om als eerste in hun branche met ISO aan de slag te gaan. We kunnen hen dan ook met recht champions noemen. 5

6 Voor ons was het schrijven van deze gids ook een grote uitdaging. We wisten van tevoren niet welke resultaten en leerpunten het Championship Programma zou opleveren en of dit voldoende interessant was voor een gids. We hoopten hierbij uiteraard op positieve uitkomsten, maar het eindresultaat heeft ons zelfs verrast en is de inspanning meer dan waard gebleken. We hebben de deelnemende organisaties kunnen begeleiden in het omgaan met ISO in de praktijk en kunnen zien wat dat voor hen betekent. We willen u met deze gids praktische handvatten en tools aanreiken, zodat u een succesvolle toepassing van ISO kunt bewerkstelligen. We wensen u daarbij veel succes! Delft, oktober 2011 Pierre Hupperts Hans Kröder 6

7 Inhoud Inleiding De richtlijn ISO Historie Doel en uitgangspunten van ISO Doelgroep Betrokkenheid van stakeholders Toegevoegde waarde van ISO Zelfverklaring volgens NPR ISO en OESO Opzet en inhoud ISO Kernaanpak en uitgangspunten Inleiding Uitgangspunten Kernaanpak Aanvullende aanpak Projectaanpak Tools Onderwerpenmatrix Stakeholdercommunicatiematrix Implementatiematrix Quickscan

8 4 Praktijkcases Inleiding Aa en Maas Ahrend Alliander CSU Dijkhuis Aannemersbedrijf Van Houtum De Meerlanden Nijhuis Pompen PWN Resultaten en leerpunten Resultaten Leerpunten en tips Conclusies Bijlagen 1 Overzicht van deelnemende landen en liaisonorganisaties VN Global Compact principes en ISO Stappenplan zelfverklaring NPR Toelichting op de zeven MVO-kernthema s van ISO Overzicht van de zeven kernthema s en 37 MVO-onderwerpen Championship deelnemers Over de auteurs Ook interessant voor u!

9 Inleiding In dit boek staat de toepassing van ISO 26000, de internationale richtlijn voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties, in negen Nederlandse organisaties centraal. Voorafgaand aan deze negen cases worden de gehanteerde aanpak en tools beschreven. Daarna volgt een reflectie; we geven aan welke resultaten de deelnemende organisaties hebben behaald en wat de leerpunten zijn. Tot slot geven we onze conclusies op de vraag of ISO waarde toevoegt voor organisaties op het gebied van MVO. Deze combinatie van praktijkcases en reflectie is een bewuste keuze. We willen laten zien wat ISO voor een organisatie kan betekenen, hoe deze richtlijn in de praktijk wordt toegepast en op welke manier andere organisaties met deze ervaringen aan de slag kunnen met ISO Selectie van organisaties De naam van het Championship Programma hebben we gekozen, omdat we organisaties wilden selecteren die de ambitie hadden om op het terrein van MVO en ISO een stimulerende rol te vervullen naar andere organisaties in hun branche en daarbuiten. Ook wilden we een goede spreiding en diversiteit van organisaties in grootte en profit en non-profit. Opvallend in onze zoektocht naar deelnemers was de moeite die het kostte om een NGO (niet-gouvernementele organisatie) te vinden die wilde deelnemen. Helaas is dat net niet op tijd gelukt. Alle champions zijn inmiddels een tot twee jaar actief met het toepassen van ISO Inleiding 9

10 De negen deelnemende organisaties zijn: Organisatie Branche Aa en Maas Ahrend Alliander CSU Dijkhuis Aannemersbedrijf Van Houtum De Meerlanden Nijhuis Pompen PWN Waterzuivering en beheer Kantoorinrichting Energienetbeheer Schoonmaak Bouw- en Aannemerij Hygiënepapier en washroom solutions Beheer afval en openbare ruimten Productie van pompen Drinkwatervoorziening en natuurbeheer Van deze negen organisaties hebben we van acht zelf de begeleiding en toepassing van ISO gedaan. Adviesbureau BECO (lid van de NEN-normcommissie MVO) heeft de begeleiding van CSU verzorgd. Opzet boek In hoofdstuk 1 vindt u een beknopte beschrijving van de inhoud van ISO 26000, de internationale richtlijn voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties. In hoofdstuk 2 komt onze aanpak voor implementatie aan de orde. Uit dit hoofdstuk blijkt dat we gaandeweg de toepassing van ISO verder hebben verfijnd en uitgewerkt. Ook zijn we met nieuwe tools gekomen om de toepassing te vergemakkelijken. In hoofdstuk 3 gaan we uitvoerig in op de tools die we hebben gebruikt in de verschillende organisaties. Met deze tools konden belangrijke aspecten van ISO 26000, zoals prioriteitstelling, relatie met stakeholders en communicatie, makkelijker worden toegepast. Hoofdstuk 4 bevat een beschrijving van de negen praktijkcases aan de hand van een vaste indeling. We beschrijven kort de case en geven basisinformatie over het bedrijf, zijn missie, visie en MVO-beleid. Vervolgens gaan we in op ISO Waarom koos het bedrijf voor ISO 26000? Hoe is het toepassen van ISO aangepakt? Wat zijn de resultaten en l eerpunten voor de organisatie? 10 Inleiding

11 In hoofdstuk 5 worden de resultaten en leerpunten van de negen cases verwoord en in hoofdstuk 6, ten slotte, geven we onze algemene conclusies met betrekking tot de vraag of ISO waarde toevoegt aan organisaties op het gebied van MVO. 1 De bijlagen van deze praktijkgids bevatten aanvullende informatie over de MVO-kernthema s en -onderwerpen uit ISO en over de praktijkrichtlijn NPR Ook zijn in de bijlagen een overzicht van deelnemende landen aan de totstandkoming van ISO en een overzicht van alle deelnemers aan het Championship Programma opgenomen. Inleiding 11

12 12 De richtlijn ISO 26000

13 1 De richtlijn ISO Op 1 november 2010 is de langverwachte richtlijn ISO Guidance on social responsibility gepubliceerd. De richtlijn is in Nederland aanvaard als NEN-ISO 26000:2010 Richtlijn voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties. Dit hoofdstuk belicht de achtergrond en inhoud van ISO en de betekenis ervan voor de toepassing van MVO. 1.1 Historie In 2001 vroeg het consumentenplatform van ISO, ISO-COPOLCO, voor het eerst aandacht voor het onderwerp Corporate Social Responsibility. Wereldwijd wilden consumenten steeds vaker weten waar producten vandaan kwamen, onder welke milieu- en sociale omstandigheden ze werden gemaakt en in welke mate zij bedrijven konden aanspreken op hun maatschappelijke verantwoordelijkheid. Na een studiefase organiseerde ISO in 2004 een groot multistakeholdercongres over dit onderwerp met als resultaat dat wereldwijd draagvlak werd verkregen om een internationale MVO-standaard te ontwikkelen. ISO is ontwikkeld in een multistakeholderproces. Duizenden experts uit 99 landen en 42 internationale organisaties (zie bijlage 1) zijn bijna zes jaar direct en indirect betrokken geweest bij de ontwikkeling van deze internationale richtlijn voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties (MVO). Daarbij waren belangrijke internationale en gezaghebbende intergouvernementele organisaties vertegenwoordigd die al richtlijnen, conventies en instrumenten over MVO hadden ontwikkeld, zoals VN Global Compact, ILO (International Labour Organization), OESO (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling) en GRI (Global Reporting Initiative). De richtlijn ISO

14 Box I ISO ISO staat voor International Organization for Standardization. Deze organisatie telt 163 leden afkomstig uit alle regio s in de wereld. Per land kan één normalisatie-instituut lid zijn van ISO. NEN is het officiële Nederlandse lid, van bijvoorbeeld Duitsland is dat DIN, van het Verenigd Koninkrijk BSI en van Frankrijk AFNOR. ISO ontwikkelt officiële, vrijwillige, internationale normen en richtlijnen die bijdragen aan het efficiënter, veiliger en duurzamer maken van processen en producten (goederen en diensten). Tot nu toe zijn er zo n normen en richtlijnen in ISO-verband opgesteld over allerlei onderwerpen. ISO-normen en richtlijnen komen tot stand met inbreng van alle ledenlanden van ISO. Afgevaardigde vakexperts, belanghebbenden en ervaringsdeskundigen stellen in werkgroepen concepten voor normen en richtlijnen op, die ver volgens via diverse stem- en commentaarrondes onder de ISO-leden leiden tot definitieve internationale normen, richtlijnen of andere ISO-publicaties. Als lid van ISO kan NEN participeren in alle internationale normalisatieactiviteiten die voor Nederland van belang zijn. Dat geldt zeker ook voor het onderwerp MVO. Via NEN kunnen Nederlandse belanghebbende partijen invloed uitoefenen op de totstandkoming van bijvoorbeeld ISO Dit kan door zitting te nemen in de nationale normcommissie MVO, die de Nederlandse standpunten ten aanzien van ontwikkelingen in ISO vaststelt. Deze normcommissie bepaalt ook de Nederlandse delegatie naar internationale ISO-vergaderingen. Na een formele consultatieronde is begin 2005 een speciale werkgroep in het leven geroepen om ISO te ontwikkelen. De normalisatie-instituten van Brazilië en Zweden hebben gezamenlijk leiding gegeven aan deze werkgroep. Het opstellen van de richtlijn vond plaats op basis van argumenten en consensus. Het kostte dan ook de nodige tijd om tot overeenstemming te komen over de inhoud van de richtlijn. 14 De richtlijn ISO 26000

15 Box II Bedrijfsleven en ontwikkeling ISO In overleg met stakeholders uit de gehele wereld heeft ISO besloten dat de eerste stap in wereldwijde normalisatie op het terrein van maatschappelijke verantwoordelijkheid de vorm moest hebben van een praktische richtlijn (en dus geen eisenstellende norm). Dit was ook een duidelijke randvoorwaarde van vooral het westerse bedrijfsleven aan het begin van het normontwikkelingsproces van ISO Hierin heeft zeker meegespeeld dat er soms twijfels zijn over de toegevoegde waarde van certificatieprocessen zoals die bestaan voor kwaliteitsmanagement (ISO 9001) en milieumanagement (ISO 14001). Maar ook de opvatting dat MVO (nog) niet kan worden vastgelegd in wereldwijd en voor alle organisaties geldende uniforme eisen. Het wereldwijd eens worden over wat MVO is en welke principes en kernthema s daarbij horen, was al een redelijk complex proces. Voor een eisenstellende norm was het nog lastiger geweest om consensus te vinden. 1.2 Doel en uitgangspunten van ISO Het doel van ISO is het ondersteunen van organisaties die invulling willen geven aan hun maatschappelijke verantwoordelijkheid en zo een bijdrage willen leveren aan duurzame ontwikkeling. Daarbij geeft ISO praktische handvatten voor het opzetten en invoeren van MVO. ISO helpt organisaties een helder beeld te krijgen van het wat en hoe van MVO. Box III Duurzame ontwikkeling Duurzame ontwikkeling houdt in dat bij het vervullen van de behoefte van de huidige generatie van de mensheid ervoor wordt gezorgd dat ook toekomstige generaties in hun behoeften kunnen voorzien. Kortom, het gaat om de houdbaarheid van de maatschappij en de aarde. We moeten zorgvuldig omgaan met schaarse grondstoffen en energie, maar ook zorgen voor eerlijke verdeling van de welvaart. Duurzame ontwikkeling betekent zoeken naar een goede balans tussen People, Planet en Profit. Het is vandaag de dag de maatschappelijke verantwoordelijkheid van elke organisatie om bij te dragen aan duurzame ontwikkeling, dus economische ontwikkeling met aandacht voor mens en milieu. ISO geeft handvatten voor het invullen van deze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Daarmee is het voor organisaties een hulpmiddel om hun steentje bij te dragen aan duurzame ontwikkeling van de maatschappij en de aarde. De richtlijn ISO

16 Bestelformulier Stuur naar: NEN Standards Products & Services t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer WB Delft NEN Standards Products & Services Postbus GB Delft Vlinderweg AX Delft Ja, ik bestel ex. UIT 62:2011 nl Praktijkgids De implementatie van MVO - Praktijkcases en tools voor ISO T (015) F (015) Wilt u deze norm in PDF-formaat? Deze bestelt u eenvoudig via Gratis nieuwsbrieven Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van normen, normalisatie en regelgeving? Neem dan een gratis abonnement op een van onze nieuwsbrieven. Gegevens Bedrijf / Instelling T.a.v. O M O V Klantnummer NEN Uw ordernummer BTW nummer Postbus / Adres Postcode Plaats Telefoon Fax Factuuradres (indien dit afwijkt van bovenstaand adres) Postbus / Adres Postcode Plaats Datum Handtekening Retourneren Fax: klantenservice@nen.nl Post: NEN Standards Products & Services, t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer 10214, 2600 WB Delft (geen postzegel nodig). Voorwaarden De prijzen zijn geldig tot 31 december 2018, tenzij anders aangegeven. Alle prijzen zijn excl. btw, verzend- en handelingskosten en onder voorbehoud bij o.m. ISO- en IEC-normen. Bestelt u via de normshop een pdf, dan betaalt u geen handeling en verzendkosten. Meer informatie: telefoon , dagelijks van 8.30 tot uur. Wijzigingen en typefouten in teksten en prijsinformatie voorbehouden. U kunt onze algemene voorwaarden terugvinden op: LEREN, WERKEN EN GROEIEN MET NEN preview