Reglement Verantwoordingsorgaan

Transcriptie

1 Reglement Verantwoordingsorgaan Artikel 1 Begripsomschrijvingen In dit reglement hebben de gebezigde woorden en begrippen dezelfde betekenis als in de statuten en het pensioenreglement (eindloonversie) van Stichting Pensioenfonds Chemours Nederland, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld. Bij strijdigheid van enige bepaling van dit reglement met de statuten of het pensioenreglement prevaleren de bepalingen van de statuten of het pensioenreglement. Artikel 2 Aantal zetels en zetelverdeling 1. Het verantwoordingsorgaan bestaat uit zes leden die pensioenaanspraken en -rechten hebben uit hoofde van de pensioenregeling van DuPont Nederland, twee leden die pensioenaanspraken en -rechten hebben uit hoofde van de pensioenregeling van Genencor International en één lid dat wordt aangewezen door de werkgever. 2. In het verantwoordingsorgaan worden de zetels van de genoemde zes leden (de "DuPontleden") tussen de deelnemers en de pensioengerechtigden evenredig op basis van onderlinge getalsverhoudingen verdeeld. De twee overige zetels worden bezet door een deelnemer die pensioenaanspraken opbouwt uit hoofde van de pensioenregeling van Genencor International, en een pensioengerechtigde die ingevolge deze regeling pensioenrechten heeft (de "Genencor-leden"). 3. Ten aanzien van de DuPont-leden stelt het bestuur in 2014 en vervolgens steeds na vier jaren vast hoe de zetelverdeling tussen de deelnemers en de pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan zal zijn. Het aantal deelnemers en het aantal pensioengerechtigden worden daartoe uitgedrukt in twee percentages die gezamenlijk honderd bedragen. Dit percentage vermenigvuldigd met het aantal beschikbare zetels bepaalt, rekenkundig afgerond, de zetelverdeling tussen de deelnemers en de pensioengerechtigden van de DuPont-leden. Artikel 3 Kiescommissie 1. Het bestuur van het pensioenfonds benoemt een kiescommissie. De kiescommissie is belast met de uitvoering en handhaving van de in dit reglement opgenomen bepalingen. 2. De kiescommissie bestaat uit drie natuurlijke personen waarvan twee leden van het bestuur van het pensioenfonds. Een lid wordt door het bestuur van het pensioenfonds aangezocht. 3. Een lid van het bestuur van het pensioenfonds is voorzitter van de kiescommissie. 4. Het bestuur van het pensioenfonds benoemt voor elk van de leden van de kiescommissie een plaatsvervangend lid. Ingeval de kiescommissie niet voltallig is, behoudt de kiescommissie haar volledige bevoegdheden. Baanhoekweg 22 1 Pensioenfonds@Chemours.com

2 Artikel 4 Verkiezing en benoeming leden van het verantwoordingsorgaan 1. De vertegenwoordigers van de deelnemers aan de pensioenregeling van DuPont Nederland, worden door en uit de deelnemers aan de pensioenregeling van DuPont Nederland gekozen. De vertegenwoordigers van pensioengerechtigden van de pensioenregeling van DuPont Nederland worden door en uit de pensioengerechtigden van de pensioenregeling van DuPont Nederland gekozen. De vertegenwoordiger van de deelnemers aan de pensioenregeling van Genencor International, worden door en uit de deelnemers aan de pensioenregeling van Genencor International gekozen. De vertegenwoordiger van pensioengerechtigden van de pensioenregeling van Genencor International worden door en uit de pensioengerechtigden van de pensioenregeling van Genencor International gekozen. Hiertoe worden door en onder verantwoordelijkheid van het bestuur van het pensioenfonds voor elk van deze groepen verkiezingen georganiseerd. Het bestuur baseert zich voor de vaststelling van de status van deelnemer of van pensioengerechtigde, zowel voor de verkiezingen als voor de kandidaatstelling en de zetelverdeling, op de situatie geldend aan het eind van de maand voorafgaand aan het moment van vaststelling van de datum van de verkiezingen. De status van een deeltijdpensioengerechtigde is gelijk aan die van een voltijdspensioengerechtigde. De werkgever benoemt zijn vertegenwoordiger in het verantwoordingsorgaan. 2. Om in aanmerking te komen voor het lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan moeten kandidaten voldoen aan de profielschets die van te voren door het bestuur is vastgelegd. 3. Het bestuur van het pensioenfonds bepaalt de datum van de verkiezingen en doet daarvan mededeling aan de deelnemers en de pensioengerechtigden en nodigt hen uit zich kandidaat te stellen met inachtneming van het bepaalde in lid Tot uiterlijk vijf weken voor de verkiezingsdatum kunnen deelnemers en pensioengerechtigden zich schriftelijk verkiesbaar stellen als vertegenwoordiger van de groep waartoe zij behoren. Tot de groep waartoe zij behoren wordt in dit lid verstaan: de onderneming waar de deelnemers respectievelijk de pensioengerechtigden werkzaam zijn respectievelijk werkzaam zijn geweest en die jegens het pensioenfonds aanspraken dan wel rechten ontlenen. De kandidaat dient te voldoen aan de vereisten voor verkiesbaarheid zoals vermeld in artikel Kandidaten worden door het bestuur uitgenodigd voor een gesprek waarin het bestuur van het pensioenfonds een toelichting geeft op de rechten, plichten en bevoegdheden van het verantwoordingsorgaan en diens werkwijze en eventuele vragen beantwoordt. Deelname van kandidaten aan dit gesprek is verplicht. De kandidaten voor de zetel(s) van de deelnemers en de pensioengerechtigden worden uiterlijk twee weken voor de verkiezingsdatum door het bestuur van het pensioenfonds schriftelijk bekend gemaakt aan de deelnemers respectievelijk aan de pensioengerechtigden. 6. Indien het aantal zetels voor een groep even groot is als het aantal kandidaten voor deze zetel(s) wordt deze kandidaat c.q. worden deze kandidaten zonder verdere stemming geacht te zijn gekozen. Baanhoekweg 22 2 Pensioenfonds@Chemours.com

3 7. Kiesgerechtigd zijn alle deelnemers en pensioengerechtigden. De stemming vindt plaats bij geheime schriftelijke en/of elektronische stemming. De keuze hiervoor is aan de kiescommissie in overleg met het bestuur van het pensioenfonds. Stemgerechtigden van wie bij de verkiezingscommissie geen adres bekend is worden altijd in de gelegenheid gesteld schriftelijk hun stem uit te brengen. 8. Schriftelijke stemming vindt plaats door middel van een ongetekend en gewaarmerkt stemformulier, dat uiterlijk twee weken voor de verkiezingsdatum aan de deelnemers respectievelijk de pensioengerechtigden wordt toegezonden. Blanco, niet originele of onjuist ingevulde stemformulieren zijn ongeldig. Uiterlijk op de verkiezingsdatum dient het ingevulde stemformulier in het bezit van het bestuur te zijn. 9. Ingeval van elektronische stemming geschiedt de stemmingsoproep middels elektronische postverzending ( ) naar het mailadres van de betreffende kiesgerechtigde deelnemer. In dit bericht staat de inlogcode vermeld om toegang te verkrijgen tot de verkiezingssite en de stem uit te brengen. Met behulp van de in het bericht vermelde inlogcode kan vanaf het moment van openstelling van de verkiezingssite via het intranet/internet de stem worden uitgebracht op de kandidaat naar keuze. Per inlogcode kan slechts eenmaal worden gestemd, dit behoudens machtigingen. De inlogcode is persoonlijk en kan niet worden overgedragen. Uiterlijk uur op de laatste verkiezingsdag moet de stem zijn uitgebracht. 10. Gekozen zijn de kandidaten die per groep achtereenvolgens het hoogste aantal stemmen op zich verenigd hebben. Indien voor de laatste te bezetten zetel meerdere kandidaten beschikbaar zijn die een gelijk aantal stemmen op zich verenigd hebben, beslist tussen hen het lot. 11. De telling van de stemmen wordt verricht door een door het bestuur van het pensioenfonds te benoemen stembureau bestaande uit ten hoogste drie leden, niet zijnde toekomstige kandidaten, bestuursleden of leden van de kiescommissie. 12. Ingeval van elektronische stemming geldt de uitslag zoals deze na sluiting van de verkiezingssite door het systeem wordt gegenereerd. Bij gecombineerde verkiezingen worden de uitslagen van de schriftelijk uitgebrachte stemmen door de kiescommissie opgeteld bij de elektronisch uitgebrachte stemmen. De som van beide uitslagen geldt als verkiezingsuitslag. Artikel 5 Vereisten voor verkiesbaarheid 1. Verkiesbaar als vertegenwoordiger van de deelnemers zijn zij die deelnemer zijn en in Nederland wonen. 2. Verkiesbaar als vertegenwoordiger van de pensioengerechtigden zijn uitsluitend pensioengerechtigden die in Nederland wonen. 3. Verkiesbaar zijn personen, die als kandidaat hebben deelgenomen aan een toelichtingsgesprek met het bestuur en waarvan wordt vastgesteld dat zij aan de gestelde profielschets voldoen. 4. Personen die lid van het bestuur zijn, kunnen geen lid van het verantwoordingsorgaan zijn. Baanhoekweg 22 3 Pensioenfonds@Chemours.com

4 Artikel 6 Zittingsduur, vervroegde verkiezingen, beëindiging lidmaatschap, tussentijdse benoeming en disfunctioneren 1. Behoudens het bepaalde in lid 3 worden leden van het verantwoordingsorgaan gekozen voor een zittingsperiode van vier jaar. Na deze termijn treedt het gehele verantwoordingsorgaan af. De leden kunnen zich terstond herkiesbaar stellen. 2. Indien in enig jaar een collectieve waardeoverdracht plaatsvindt die een significante wijziging in de zetelverdeling tussen deelnemers en gepensioneerden in het verantwoordingsorgaan tot gevolg heeft, en er meer dan een jaar is te gaan voor de beëindiging van de zittingsperiode van het verantwoordingsorgaan, eindigt de zittingsperiode van het verantwoordingsorgaan een half jaar na de datum van de collectieve waardeoverdracht en zullen vervroegde verkiezingen worden georganiseerd. 3. Het individuele lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan eindigt tussentijds: a. indien niet langer wordt voldaan aan de vereisten voor verkiesbaarheid; b. ingeval van pensionering van een vertegenwoordiger van de deelnemers; c. door bedanken (vrijwillig aftreden); d. door overlijden. 4. Indien wegens beëindiging van het individuele lidmaatschap een tussentijdse vacature is ontstaan, wordt hierin zo spoedig mogelijk voorzien door benoeming of verkiezing van een kandidaat uit de groep waarin de vacature is ontstaan. Indien bij de voorafgaande verkiezingen meerdere kandidaten niet zijn gekozen, zal het bestuur deze kandidaten in volgorde van het aantal verkregen stemmen uitnodigen de tussentijdse vacature te vervullen. Indien geen kandidaten beschikbaar zijn, zullen in de desbetreffende groep tussentijdse verkiezingen worden georganiseerd overeenkomstig artikel 2. Geen tussentijdse verkiezingen zullen worden gehouden, indien de vacature minder dan een half jaar voor de beëindiging van de zittingsperiode van het verantwoordingsorgaan is ontstaan. 5. Een tussentijds benoemd dan wel gekozen lid van het verantwoordingsorgaan treedt gelijktijdig af met de andere leden, zodra de zittingsperiode is verstreken. 6. Indien een lid van het verantwoordingsorgaan naar het oordeel van ten minste zes leden disfunctioneert, kan het verantwoordingsorgaan het bestuur verzoeken het betreffende lid te schorsen of te ontslaan. Artikel 7 Bevoegdheden van het verantwoordingsorgaan 1. Het verantwoordingsorgaan heeft de rechten en bevoegdheden die in dit artikel zijn opgenomen. Uit hoofde hiervan legt het bestuur verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan over het beleid en de wijze waarop het is uitgevoerd. 2. Het verantwoordingsorgaan heeft de bevoegdheid een oordeel te geven over het handelen van het bestuur aan de hand van het jaarverslag, de jaarrekening en andere informatie, waaronder de bevindingen van de visitatiecommissie, over het door het bestuur uitgevoerde beleid, evenals over beleidskeuzes voor de toekomst. Dit oordeel wordt, samen met de reactie van het bestuur daarop, bekend gemaakt en in het jaarverslag opgenomen. 3. Het Verantwoordingsorgaan heeft in het kader van de oordeelsvorming recht op overleg met het bestuur, de Visitatiecommissie, de externe accountant en de externe actuaris. Baanhoekweg 22 4 Pensioenfonds@Chemours.com

5 4. De stichting stelt het verantwoordingsorgaan in de gelegenheid advies uit te brengen over: het beleid inzake beloningen; de vorm en inrichting van het intern toezicht; het vaststellen en wijzigen van een interne- klachten- en geschillenprocedure; het vaststellen en wijzigen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid; gehele of gedeeltelijke overdracht van verplichtingen door het pensioenfonds; liquidatie, fusie of splitsing van de stichting; het sluiten, wijzigen of beëindigen van een uitvoeringsovereenkomst; het omzetten van het pensioenfonds in een andere rechtsvorm, bedoeld in artikel 18 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; en samenvoeging van pensioenfondsen als bedoeld in de definitie van ondernemingspensioenfonds in artikel 1 van de Pensioenwet; de samenstelling van de feitelijke premie en de hoogte van de premiecomponenten. 5. Bovenop de wettelijke adviesrechten en het adviesrecht als bedoel in het vierde lid, wordt het verantwoordingsorgaan in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over het voorgenomen besluit tot: het terugstorten van premie of geven van premiekorting; het vaststellen en wijzigen van het toeslagbeleid; het opstellen van een herstelplan; de korting van pensioenaanspraken en pensioenrechten; wijziging van de statuten van de stichting; vaststelling van het jaarverslag en de jaarrekening. 6. Het bestuur is verplicht het advies van het verantwoordingsorgaan op een zodanig tijdstip te vragen dat het van wezenlijke invloed kan zijn op de in leden 4 en 5 bedoelde besluiten. Bij het vragen van advies wordt aan het verantwoordingsorgaan een overzicht verstrekt van de beweegredenen voor het besluit, alsmede van de gevolgen die het besluit naar te verwachten valt voor de deelnemers, pensioengerechtigden en gewezen deelnemers zal hebben. 7. Het bestuur is verplicht desgevraagd aan het verantwoordingsorgaan tijdig alle inlichtingen en gegevens te verstrekken, die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijze nodig heeft. De inlichtingen worden desgevraagd schriftelijk verstrekt. 8. Het bestuur deelt het verantwoordingsorgaan zo spoedig mogelijk schriftelijk mee of het een ontvangen advies inzake de in lid 1 bedoelde aangelegenheden niet of niet geheel volgt, waarbij tevens wordt meegedeeld waarom van het advies of van een daarin vervat minderheidsadvies wordt afgeweken. 9. Het verantwoordingsorgaan beschikt over een beroepsrecht bij de Ondernemingskamer van het Gerechtshof te Amsterdam ten aanzien waarvan de te volgen procedures zijn vastgelegd in de artikelen 217 en 218 van de Pensioenwet. 10. De kosten van het voeren van rechtsgedingen door het verantwoordingsorgaan komen ten laste van de stichting indien zij redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van het verantwoordingsorgaan en de stichting van de hoogte van de kosten vooraf door het verantwoordingsorgaan in kennis is gesteld. In dit kader verstrekt het verantwoordingsorgaan de stichting een door hun raadsman opgestelde kostenprognose. 11. In rechtsgedingen tussen de stichting en het verantwoordingsorgaan kan het verantwoordingsorgaan niet in de proceskosten worden veroordeeld. Baanhoekweg 22 5 Pensioenfonds@Chemours.com

6 12. De kosten voor het inschakelen van externe adviseurs worden door de stichting vergoed indien zij redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van het verantwoordingsorgaan en het verantwoordingsorgaan de stichting vooraf omtrent de hoogte van de kosten heeft ingelicht. In dit kader verstrekt het verantwoordingsorgaan de stichting een door de externe adviseur opgestelde kostenprognose. Artikel 8 Werkwijze van het verantwoordingsorgaan 1. Het verantwoordingsorgaan kiest uit zijn midden een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter en een secretaris. Indien de voorzitter een deelnemer is, is de secretaris een pensioengerechtigde. Indien de voorzitter een pensioengerechtigde is, is de secretaris een deelnemer. 2. Het bestuur en het verantwoordingsorgaan komen tenminste tweemaal per kalenderjaar gezamenlijk in vergadering bijeen. In overleg kunnen de voorzitter van het verantwoordingsorgaan en de voorzitter van het bestuur besluiten om een extra vergadering bijeen te roepen. De oproep geschiedt op een termijn van tenminste tien werkdagen. De gezamenlijke vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter van het bestuur of zijn plaatsvervanger. Tijdens deze vergaderingen worden de aangelegenheden aan de orde gesteld waarover het bestuur of het verantwoordingsorgaan overleg wenselijk acht. 3. Voorts worden vergaderingen van het verantwoordingsorgaan gehouden op verzoek van de voorzitter van het verantwoordingsorgaan dan wel tenminste drie leden van het verantwoordingsorgaan. De voorzitter bepaalt in dit geval, in overleg met de secretaris, tijd en plaats van de vergadering. Een vergadering op verzoek van leden van het verantwoordingsorgaan wordt gehouden binnen zes weken nadat het verzoek daartoe door de voorzitter is ontvangen. 4. De bijeenroeping geschiedt door de secretaris door verzending van brieven of s aan ieder lid. De oproep geschiedt op een termijn van tenminste twaalf kalenderdagen en vermeldt plaats en tijdstip van de vergadering alsmede de tijdens de vergadering te behandelen onderwerpen. 5. Bij afwezigheid van de voorzitter en diens plaatsvervanger kiest het verantwoordingsorgaan uit de aanwezigen een voorzitter voor de vergadering. 6. De secretaris houdt de notulen van de vergadering. Bij afwezigheid van de secretaris wijst het verantwoordingsorgaan een secretaris aan die de notulen van de vergadering houdt. 7. De notulen van een vergadering worden vastgesteld en ten blijke daarvan getekend door de voorzitter en de secretaris van de desbetreffende vergadering dan wel vastgesteld door een volgende vergadering en alsdan ten blijke van de vaststelling door de voorzitter en de secretaris van die volgende vergadering ondertekend. 8. Ieder lid van het verantwoordingsorgaan heeft recht op het uitbrengen van één stem. Een vergadering kan alleen besluiten nemen, indien een meerderheid van de vertegenwoordigers van zowel de deelnemers als de pensioengerechtigden aanwezig is. Vacante zetels worden daarbij niet meegeteld. 9. Indien er geen meerderheid als genoemd in het vorige lid aanwezig is tijdens een vergadering, zullen de voorgenomen besluiten schriftelijk of per worden voorgelegd aan alle leden van het verantwoordingsorgaan. Baanhoekweg 22 6 Pensioenfonds@Chemours.com

7 10. Het verantwoordingsorgaan besluit bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen komt geen besluit tot stand. Blanco en ongeldige stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht. 11. Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd, tenzij het verantwoordingsorgaan in een bepaald geval anders besluit. 12. Leden van het verantwoordingsorgaan a. delen geen kennis, informatie of beelden die vertrouwelijk is/zijn en/of privacygevoelige informatie bevat/bevatten, die de reputatie van het verantwoordingsorgaan of de stichting schaadt of zou kunnen schaden. b. zijn verplicht, ook na hun aftreden, tot geheimhouding van alle zaken betreffende de stichting, indien en voor zover voor deze aangelegenheden geheimhouding is opgelegd of in redelijkheid begrepen kan worden dat geheimhouding geboden is en c. houden zich aan de mediacode aangaande zaken, die het verantwoordingsorgaan en/of de stichting betreffen. De mediacode is als bijlage bij dit reglement gevoegd. 13. Het verantwoordingsorgaan brengt jaarlijks verslag uit van zijn werkzaamheden over het afgelopen jaar. 14. Op regelmatige basis wordt door het bestuur aan alle deelnemers en pensioengerechtigden een pensioenkrant gezonden. Het verantwoordingsorgaan heeft de mogelijkheid om in overleg met het bestuur informatie over zijn werkzaamheden dan wel een bepaald onderwerp aan die pensioenkrant toe te voegen. Artikel 9 Bezoldiging, onkostenvergoeding 1. De leden van het verantwoordingsorgaan genieten als zodanig geen bezoldiging met uitzondering van de leden die geen werknemer zijn bij een van de aangesloten ondernemingen. Deze leden ontvangen een door het bestuur vastgestelde vergoeding per vergadering met een maximum van 8 vergaderingen per kalenderjaar. 2. Het verantwoordingsorgaan en de leden van het verantwoordingsorgaan hebben wel recht op vergoeding van de door hen in functie gemaakte onkosten, een en ander na goedkeuring van het bestuur. 3. Het Verantwoordingsorgaan is zelf verantwoordelijk voor het onderhouden van de geschiktheid die nodig is om zijn functie te kunnen uitoefenen. Tussen het bestuur en het Verantwoordingsorgaan worden afspraken gemaakt over eventueel te volgen opleidingen en de kosten daarvan. Artikel 10 Vaststelling, inwerkingtreding en wijziging 1. Dit reglement is in werking getreden per 27 januari 2015 en laatstelijk gewijzigd op 29 november Het bestuur kan dit reglement wijzigen na raadpleging van het verantwoordingsorgaan. 3. In alle gevallen waarin dit reglement of de wet niet voorziet, beslist het bestuur. Baanhoekweg 22 7 Pensioenfonds@Chemours.com

8 Bijlage Mediacode Verantwoordingsorgaan aangaande zaken die het Verantwoordingsorgaan en/of de Stichting betreffen Alle contacten met media, hieronder begrepen contacten via sociale media, en/of derden, lopen via de zittende voorzitter van het verantwoordingsorgaan. Indien media en/of derden (individuele) leden van het verantwoordingsorgaan benaderen, dan worden deze verwezen naar de zittende voorzitter zonder dat (individuele) leden van het verantwoordingsorgaan zelf inhoudelijk reageren. Indien (individuele) leden van het verantwoordingsorgaan zelf media en/of derden willen benaderen, dan gebeurt dit via dan wel in samenspraak met de zittende voorzitter. Indien (individuele) leden van het verantwoordingsorgaan voornemens zijn een publicatie te doen uitgaan, in welke vorm dan ook, dan zoeken zij contact met de zittende voorzitter, indien de voorgenomen publicatie raakvlakken heeft - hoe gering ook - met het verantwoordingsorgaan en/of de stichting, Leden van het verantwoordingsorgaan dienen geen vertrouwelijke informatie betreffende het verantwoordingsorgaan dan wel de stichting te publiceren of anderszins met media en/of derden te delen. Ter bescherming van de privacy van leden van het verantwoordingsorgaan en leden van het bestuur van de stichting, haar adviseurs en haar medewerkers, wordt door leden van het verantwoordingsorgaan geen informatie verstrekt aan de media en/of derden over hen en hun handelen. Bij verschil van mening met betrekking tot (uitleg van) deze mediacode tussen één of meer (gewezen) leden van het verantwoordingsorgaan en de zittende voorzitter, dan wordt dit gedurende de eerstvolgende vergadering van het verantwoordingsorgaan ter discussie voorgelegd. De betrokken personen zijn allen bij de discussie aanwezig. Baanhoekweg 22 8 Pensioenfonds@Chemours.com