Algemene verordening gegevensbescherming - AVG Voertuigregistratiesystemen

Transcriptie

1 Algemene verordening gegevensbescherming - AVG Voertuigregistratiesystemen Het pakket bevat geen juridische documenten, het is uitsluitend een richtlijn. Als u op deze informatie wilt afgaan, dient u juridisch advies in te winnen.

2 Introductie De nieuwe Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die in mei 2018 van kracht wordt heeft tot grote verwarring geleid in de industrie met betrekking tot CCTV bij voertuigen en opnamen daarmee. Sommige klanten, die niet precies op de hoogte zijn van de nieuwe wetgeving met betrekking tot gegevensbescherming, zijn overgegaan op het specificeren van voertuigcamera s waarmee geen leden van het publiek kunnen worden geïdentificeerd, vanuit hun bezorgdheid dat anders de privacy van die mensen zou worden geschonden. Dit is nog eens verergerd door enkele fabrikanten van CCTV voor voertuigen die ten onrechte beweren dat hun product voldoet aan de normen van GDPR. En tenslotte is de informatie in de media hooguit algemeen van aard. AVG is de nieuwe verordening van de EU over gegevensbescherming waarin wordt bepaald hoe gegevens moeten worden beschermd en hoe de privacy van mensen moet worden gerespecteerd. In sommige landen van de EU worden deze richtlijnen al gehanteerd, in wezen is het VK dus met een inhaalslag bezig. In essentie betreft AVG de manier waarop u uw gegevens beveiligd houdt, wie er toegang tot die gegevens heeft, hoelang deze bewaard worden en hoe u mensen laat weten dat u hun persoonsgegevens gebruikt en voor welke doel u dat doet. Algemene Verordening Gegevensbescherming Het pakket bevat geen juridische documenten, het is uitsluitend een richtlijn. Als u op deze informatie wilt afgaan, dient u juridisch advies in te winnen.

3 Producten voldoen niet aan AVGnorm Een tastbaar product kan niet voldoen aan GDPR omdat het gaat om de verwerking van gegevens. Klanten moeten wel zoeken naar kenmerken en voordelen waarmee de gebruiker van het product gegevens beveiligd kan houden. Zo heeft de digitale recorder uit de serie MDR-500 van Brigade nieuwe beheerdersrechten waarmee exploitanten toegang tot gegevens kunnen regelen zodat gebruikers met beperkte bevoegdheden alleen de beelden kunnen bekijken maar deze niet kunnen downloaden of bewerken. Zo hebben exploitanten meer greep op gegevens en kunnen zij voldoen aan de AVG-voorschriften. Een ander aspect om rekening mee te houden bij de aanschaf van dergelijke systemen is de vraag of de beelden zijn beschermd. De beelden van de digitale recorder uit de serie MDR-500 van Brigade zijn voorzien van een niet zichtbaar watermerk, zodat bestanden waarmee is geknoeid niet kunnen worden afgespeeld. De recorder beschikt ook over met een wachtwoord beveiligde software en een vergrendelbare harde schijf om toegang tot de gegevens door onbevoegden te voorkomen.

4 Registratie bij ICO Laten we eens kijken hoe een exploitant aan de voorschriften van AVG kan voldoen bij het gebruik van camerasystemen. Bedrijf B besluit een mobiel digitaal opnamesysteem met vier camera s te laten installeren in haar wagenpark. Het schrijft zich netjes in bij het ICO (Information Commissioner s Office, het kantoor van de Information Commissioner) of bij hun regionale onafhankelijke instantie en weet dat schendingen van beveiliging van persoonsgegevens binnen 72 uur moeten worden gemeld. Informeer iedereen Het bedrijf brengt stickers aan in de cabine om bestuurders en passagiers erop te wijzen dat er opnamen worden gemaakt en ook aan de buitenkant van het voertuig om het publiek te waarschuwen, zodat iedereen hiervan op de hoogte is. De berichten zijn specifiek in de trant van Dit voertuig is uitgerust met CCTV-opnameapparatuur teneinde misdaad te voorkomen en de veiligheid van het publiek te bevorderen. Informeer het personeel en breng het beleid in praktijk Bedrijf B zorgt dat het personeel meewerkt door trainingssessies te houden waarin de voordelen van de opnamesystemen worden getoond, bijvoorbeeld hoe ze de bestuurder met bewijsmateriaal kunnen helpen in het geval van een frauduleuze verzekeringsclaim. Bestuurders worden ervan overtuigd dat ze met de nieuwe technologie veiliger en minder kwetsbaar zijn. Personeel krijgt een gedrukt exemplaar uitgereikt van het bedrijfsbeleid met betrekking tot de manier waarop geregistreerde camerabeelden worden opgeslagen en gebruikt. In dit geval kan in het beleid staan dat alleen de Transport Manager toegang heeft tot de beelden bij de beoordeling van verzekeringsclaims, criminele voorvallen en andere zaken die samenhangen met de veiligheid van het publiek. De beelden kunnen daarom niet worden gebruikt om de route van een bestuurder te achterhalen of wanneer hij zijn werkdag begon of eindigde, want dat is niet in het beleid opgenomen.

5 Toegang tot beelden Wanneer beelden cruciaal zijn in een onderzoek, krijgt de HR manager of krijgen enige andere partijen die officieel een onderzoek uitvoeren toegang tot de bewerkte opnamen of foto s. Verzoeken van andere instanties met wettelijke handhavingsbevoegdheden kunnen ook worden ingewilligd indien ze afdoende gerechtvaardigd zijn. Bedrijf B zorgt dat clausules over het gebruik van opnames zijn opgenomen in arbeidsovereenkomsten die worden ondertekend door medewerkers. Bij naam genoemd bevoegd personeel dient een brief te ondertekenen waarin de verantwoordelijkheid wordt aanvaard voor het gebruik van alle camerabeelden. Een ieder die camerabeelden misbruikt maakt zich in potentie schuldig aan schending van de bepalingen van de AGV. De zaak dient te worden onderzocht overeenkomstig het bedrijfsbeleid inzake disciplinaire maatregelen. Tijdgebonden De gegevens worden 120 dagen lang bewaard omdat bedrijf B dit een geschikte periode acht voor het bewaren van bewijsmateriaal bij verzekeringskwesties. Het is de moeite waard het advies van verzekeringsbedrijven in te winnen over de vereiste periode, zes maanden is waarschijnlijk ruimschoots voldoende. Het is frappant dat er in de HS2-specificatie (voor de aanleg van een tweede lijn voor hoge-snelheidstreinen in Engeland) dat er voor voertuigen die de werkterreinen voor HS2 oprijden voor massale verplaatsingsbewegingen aanvullende manieren nodig zijn voor het digitaal opnemen van de activiteit buiten en rondom het voertuig gedurende ten minste vier weken, voor de levering van digitaal bewijsmateriaal in het geval van aanrijdingen en bijna-aanrijdingen en voor trainingsdoeleinden met het oog op het streven het risico van incidenten te verlagen. De benodigde tijd en de rechtvaardiging daarvoor zijn even belangrijk in een beleidsdocument. Toegang tot persoonsgegevens Onder de nieuwe AVG-voorschriften is het voor een individu mogelijk een schriftelijk verzoek in te dienen voor toegang tot de gemaakte foto s en beelden. In dat geval kan alleen toegang worden verleend aan de persoon die het verzoek indient. Andere individuen dienen onherkenbaar te worden gemaakt (via pixelbewerking bijvoorbeeld).

6 Respecteer privacy Als er een verwachting van privacy is, bijvoorbeeld wanneer de bestuurder rust of slaapt, mag de camera geen opnamen maken of mag de camera niet het gedeelte van de cabine waarin de bestuurder rust bestrijken. Anders houdt dit een schending van de privacy van de bestuurder in. Evenzo zouden audio-opnamen in de cabine moeilijk te rechtvaardigen zijn. Exploitanten die interne camera s aanschaffen dienen te controleren of de specificatie audiofunctionaliteit vermeldt en zo ja, bij zichzelf te rade gaan voor welke doeleinden zij dit nodig achten. Geheime observatie Het ICO vermeldt dat in uitzonderlijke omstandigheden en waar dat gerechtvaardigd is geheime observatie kan worden toegepast. Als een werkgever bijvoorbeeld diefstal door een werknemer vermoedt, dan kan het mogelijk zijn om die medewerker in een zo kort mogelijke tijd te filmen zonder anderen op te nemen of zo weinig mogelijk andere medewerkers als redelijkerwijs haalbaar is daarmee te treffen, maar de werkgever moet eerst andere, minder ingrijpende methoden overwegen. Er wordt sterk aangeraden juridisch advies in te winnen alvorens daartoe over te gaan, want een dergelijke actie kan op verschillende manieren worden uitgelegd. Samenvatting Exploitanten van wagenparken hoeven niet bevreesd te zijn voor het gebruik van camerasystemen en digitale opname-eenheden maar ze moeten goed weten wat hun beleid inhoudt. AVG betreft de verwerking van gegevens en dit heeft meer implicaties dan alleen maar de camerabeelden zelf. Alle bedrijven dienen nu te formaliseren hoe ze met gegevens in wat voor vorm dan ook omgaan en het gebruik van Cameramonitorsystemen en -opnamen is daar slechts een voorbeeld van. Het pakket bevat geen juridische documenten, het is uitsluitend een richtlijn. Als u op deze informatie wilt afgaan, dient u juridisch advies in te winnen.

7 Controlelijst AVG: wel doen en niet doen

8 Controlelijst - Doen Zoek producten voor digitale opnamen met functies waarmee u gegevens kunt beheersen en deze kunt beveiligen. Bijvoorbeeld: Beheerdersrechten met beperkte toegang voor selecte gebruikers, zodat deze beelden alleen kunnen bekijken en deze niet kunnen downloaden of bewerken. Beelden zijn beschermd met een niet zichtbaar watermerk, zodat bestanden waarmee is geknoeid niet kunnen worden afgespeeld. Toegang tot opnamen alleen mogelijk met behulp van software die met een wachtwoord is beveiligd Vergrendelbare harde schijf om toegang tot de gegevens door onbevoegden te voorkomen. Zorg dat iedereen zich bewust is van het feit dat u opnamen maakt Breng stickers in de cabine aan om bestuurders en passagiers te waarschuwen Breng stickers op de buitenkant van het voertuig aan om het publiek te waarschuwen. Berichten moeten specifiek zijn, in de trant van Dit voertuig is uitgerust met CCTV-opnameapparatuur teneinde misdaad te voorkomen en de veiligheid van het publiek te bevorderen.

9 Controlelijst - Doen Zorg dat het personeel bekend is met het beleid en dit ook begrijpt Houd trainingssessies waarin de voordelen van de opnamesystemen worden getoond en hoe de bestuurder zich daarmee veiliger kunnen voelen. Geef personeel een gedrukt exemplaar van het bedrijfsbeleid met betrekking tot de manier waarop geregistreerde camerabeelden worden opgeslagen en gebruikt. Bijvoorbeeld de afhandeling van verzekeringsclaims, criminele incidenten en andere zaken die samenhangen met de veiligheid van het publiek. Er moeten clausules over het gebruik van opnames worden opgenomen in arbeidsovereenkomsten die worden ondertekend door medewerkers. Bij naam genoemd bevoegd personeel dient een brief te ondertekenen waarin de verantwoordelijkheid wordt aanvaard voor het gebruik van alle camerabeelden. Een ieder die CMS-beelden misbruikt maakt zich in potentie schuldig aan schending van de bepalingen van de AGV. De zaak dient te worden onderzocht overeenkomstig het bedrijfsbeleid inzake disciplinaire maatregelen.

10 Controlelijst - Doen Toegang bieden voor onderzoeksdoeleinden Instanties die een officieel onderzoek uitvoeren toegang verlenen tot bewerkte opnamen of foto s. Verzoeken van instanties met wettelijke handhavingsbevoegdheden kunnen ook worden ingewilligd indien dat afdoende is gerechtvaardigd. Verschaf de beelden als een persoon daarom schriftelijk verzoekt. Andere individuen dienen onherkenbaar te worden gemaakt (via pixelbewerking bijvoorbeeld). Inschrijving bij een toezichthoudend orgaan. Eventuele schendingen van bescherming van persoonsgegevens moeten binnen 72 uur worden gemeld.

11 Controlelijst - Niet doen Beelden gebruiken voor iets dat niet in uw bedrijfsbeleid is gespecificeerd. Beelden langer bewaren dan gerechtvaardigd is Neem contact op met verzekeringsbedrijven over de vereiste periode, zes maanden is waarschijnlijk voldoende. Schending van privacy Als er een verwachting van privacy is, bijvoorbeeld wanneer de bestuurder rust of slaapt, mag de camera geen opnamen maken of mag de camera niet het gedeelte van de cabine waarin de bestuurder rust bestrijken. Audio-opnamen in de cabine zijn moeilijk te rechtvaardigen. Exploitanten die interne camera s aanschaffen dienen te controleren of de specificatie audiofunctionaliteit vermeldt en zo ja, bij zichzelf te rade gaan voor welke doeleinden zij dit nodig achten. Geheime observatie uitvoeren - tenzij er uitzonderlijke omstandigheden zijn die dit rechtvaardigen Als een werkgever bijvoorbeeld diefstal door een werknemer vermoedt, dan kan het mogelijk zijn om die medewerker in een zo kort mogelijke tijd te filmen zonder anderen op te nemen of zo weinig mogelijk andere medewerkers als redelijkerwijs haalbaar is. De werkgever moet eerst andere, minder ingrijpende methoden overwegen. Er wordt sterk aangeraden juridisch advies in te winnen alvorens daartoe over te gaan, want een dergelijke actie kan op verschillende manieren worden uitgelegd.

12 Brigade Electronics Group Plc Brigade House, The Mills Station Road, South Darenth Kent, DA4 9BD UK Brigade Electronics BV Hinmanweg 9A 7575 BE Oldenzall The Netherlands Het pakket bevat geen juridische documenten, het is uitsluitend een richtlijn. Als u op deze informatie wilt afgaan, dient u juridisch advies in te winnen.