Recente uitspraken over privacy van werknemers

Transcriptie

1 Strenger optreden tegen datalekken Scherpere privacyregels Hogere boetes Recente uitspraken over privacy van werknemers 1

2 Waar liggen de grenzen? Sollicitaties 2

3 Je mag als (toekomstige) werkgever geen BSN opvragen van je sollicitant. Enige uitzondering als hij/zij valt onder de doelgroep van Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten. Identiteit mag gecontroleerd worden; maar er mag geen kopie van het identiteitsbewijs worden bewaard. Toekomstige werkgever mag geen vragen stellen over gezondheid van de sollicitant of over het ziekteverzuim in het verleden Enige uitzondering is natuurlijk een functie waarin gezondheid doorslaggevend is (hartproblemen bij een profvoetballer) Een eventueel medische keuring moet ruimschoots van tevoren worden aangekondigd 3

4 Een toekomstig werkneemster is niet verplicht iets over haar zwangerschap te zeggen. Sterker nog: de antwoorden die zij daarover geeft mogen gelogen zijn. En bekend bij de meesten: zwanger zijn of zwanger willen worden is geen reden voor afwijzing van een kandidaat. 4

5 Sollicitatiegegevens (waaronder de sollicitatiebrief) mogen maar maximaal 4 weken worden aangehouden. Alleen met actieve (!) toestemming van de sollicitant om in de portefeuille te mogen blijven. Na één jaar is die termijn ook voorbij (en moeten de gegevens echt worden weggegooid). Personeelsdossier 5

6 Hoofdregel is dat werkgever alleen die gegevens mag opnemen die noodzakelijk zijn voor doel van personeelsdossier. Denk hierbij aan de arbeidsovereenkomst, de loonbelastingverklaring en gemaakte afspraken. Gegevens waarmee demotie/ontslag kan worden onderbouwd. 6

7 Wat dan allemaal precies: - Klachten - Waarschuwingen - Verzuimfrequentie - Burgerservicenummer - Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken Werknemer informeren waarom hun gegevens worden verzameld. Wat als onderneming stopt/fuseert/wordt overgenomen? - De overdracht/fusie moet duidelijk worden aangekondigd voor het personeel - Werkgever moet personeelsdossier opschonen (alle oude en niet-relevante gegevens verwijderen) - Werknemer krijgt mogelijkheid zijn/haar dossier in te zien en heeft de mogelijkheid om gegevens te laten verwijderen. 7

8 Ziekte Wat mag je als werkgever vragen als de werknemer zich ziekmeldt? - Hoe te bereiken en op welke locatie ben je tijdens je verzuim? - Wat is de vermoedelijke duur van het verzuim? - Wat doen we met de lopende afspraken en werkzaamheden? - Hangt het samen met een arbeidsongeval? - Is sprake van een verkeersongeval? 8

9 Werkgever mag niet informeren naar aard en oorzaak ziekte. Wat heb je precies en hoe komt dat zo? Werknemer mag wel vrijwillig gegevens over ziekte doorgeven werkgever mag dit opslaan in personeelsdossier Uitzondering: als collega s moeten weten hoe te handelen bij ziekte (zoals epilepsie of diabetes) Internet en 9

10 De jurisprudentie is volop in ontwikkeling. In het internetreglement mag bijvoorbeeld niet staan: Privégebruik is verboden. Wel is uiteraard toegestaan: Pornografisch materiaal verspreiden is verboden Wat zijn de grenzen van het recht op privacy? Wat mag u als (toekomstig) werkgever allemaal wel doen? - s controleren als de werknemer daarvoor toestemming geeft of onmiskenbaar daarvan op de hoogte is gesteld - De inbreuk op privacy moet in verhouding staan tot het belang van de werkgever 10

11 - Bij vermoedens van fraude, intimidaties en doorspelen informatie aan de concurrent - Internetgebruik monitoren mag zolang de medewerkers geïnformeerd zijn; - Steekproefsgewijs; - Mogelijkheid tot inzien; - En de data sterk beveiligd is. Advies aan (toekomstige werkgevers): stel een internetreglement op! - Verbieden downloaden films/muziek/software - Vastleggen dat kortstondig privégebruik wel is toegestaan (privé even bekijken) - Dataverkeer monitoren (zeker met gebruikers van smartphone) - Laten blokkeren websites zoals Facebook, Youtube en Instagram. 11

12 Bedankt voor uw aandacht! 12