KLOKKENLUIDERREGELING COOP HOLDING BV

Transcriptie

1 KLOKKENLUIDERREGELING COOP HOLDING BV Goedgekeurd en vastgesteld door de Raad van Commissarissen en Directie op 19 april De bepalingen van deze regeling zijn besproken met de Ondernemingsraad en de Ondernemingsraad heeft ingestemd met de regeling op 11 april Hoofdstuk 1. Definities Artikel 1. Definities In deze klokkenluiderregeling wordt verstaan onder: - Betrokkene: degene die, al dan niet in dienst, werkzaam is ten behoeve van de Vennootschap; - De Vennootschap: Coop Holding B.V. en haar dochterondernemingen; - Raad van Commissarissen: Raad van Commissarissen van de Vennootschap; - Ondernemingsraad: Ondernemingsraad van de Vennootschap; - Directie: Directie van de Vennootschap; - Financieel directeur: financieel directeur van de Vennootschap; - De leidinggevende: degene die binnen de Vennootschap direct leiding geeft aan betrokkene; - Een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de vennootschap, waar betrokkene werkzaam is, en waarbij een maatschappelijk belang in het geding is, in verband met: a. een (dreigend) strafbaar feit; b. een (dreigende) schending van regels; c. een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; d. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen; e. een (dreigende) verspilling van overheidsgeld; f. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten..

2 pagina 2 Hoofdstuk 2. Interne procedure Artikel 2. Melding aan leidinggevende of financieel directeur 1. Een betrokkene meldt een vermoeden van een misstand in eerste instantie bij zijn leidinggevende, tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 5 lid 2. Melding aan de leidinggevende leidt er toe dat eventuele misstanden zoveel mogelijk worden voorkomen en klachten het snelst afgehandeld kunnen worden. 2. Indien de betrokkene een melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht, dan meldt hij een vermoeden van een misstand, tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 5 lid 2 bij de financieel directeur van de vennootschap onder vermelding van de inmiddels door hem ondernomen stappen. 3. De betrokkene dient elke vorm van externe of interne publiciteit te vermijden. Artikel 3. procedure na de melding 1. De leidinggevende of de financieel directeur legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de betrokkene, die daarvan een gewaarmerkt afschrift ontvangt. 2. De leidinggevende of de financieel directeur, draagt er zorg voor dat de directie onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is. Daarnaast draagt de leidinggevende of de financieel directeur er zorg voor dat de directie een afschrift van de vastlegging ontvangt. 3. Onverwijld na de melding van een vermoeden van een misstand wordt door de directie een onderzoek gestart. 4. De Directie stuurt een ontvangstbevestiging aan de betrokkene die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding. 5. De Directie zal alle meldingen zoveel mogelijk vertrouwelijk en met inachtneming van de eisen van zorgvuldigheid behandelen.

3 pagina 3 Artikel 4. Standpunt 1. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de betrokkene door of namens de Directie schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt van de Directie omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. 2. Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de betrokkene door of namens de Directie hiervan in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien. Hoofdstuk 3. Raad van Commissarissen Artikel 5. Melding aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen 1. Betrokkene kan het vermoeden van een misstand melden bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen indien: a. hij het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 4; b. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de vereiste termijn, bedoeld in het eerste en tweede lid van artikel 4; c. de termijn, bedoeld in het tweede lid van artikel 4, gelet op alle omstandigheden onredelijk lang is en betrokkene hiertegen bezwaar heeft gemaakt bij de Directie doch deze daarop niet een kortere, redelijke termijn heeft aangegeven; d. het vermoeden van een misstand een lid betreft van de Directie van de Vennootschap, of e. sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in het volgende lid. 2. Een uitzonderingsgrond als bedoeld in het vorige lid onder e doet zich voor, indien sprake is van: a. een situatie waarin betrokkene in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding; b. een eerdere interne melding conform de procedure aan de leidinggevende of de financieel directeur van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen.

4 pagina 4 3. Betrokkene dient elke vorm van externe of interne publiciteit te vermijden. Artikel 6. procedure na de melding 1. De voorzitter van de Raad van Commissarissen legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de betrokkene, die daarvan een gewaarmerkt afschrift ontvangt. Tevens overhandigt de voorzitter van de Raad van Commissarissen een kopie van het gewaarmerkte afschrift aan de Directie, tenzij het bepaalde in artikel 5 lid 1 onder "d" van toepassing is, in welk geval de overige leden van de Directie een gewaarmerkt afschrift onder strikte geheimhouding en vertrouwelijkheid ontvangen. 2. De voorzitter van de Raad van Commissarissen stuurt een ontvangstbevestiging aan de betrokkene die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. Als de betrokkene het vermoeden van een misstand al eerder heeft gemeld, dan wordt in de ontvangstbevestiging gerefereerd aan de oorspronkelijke melding. 3. Onverwijld na de melding van een vermoeden van een misstand wordt door de voorzitter van de Raad van Commissarissen een onderzoek gestart. 4. De voorzitter van de Raad van Commissarissen zal alle meldingen zoveel mogelijk vertrouwelijk en met inachtneming van de eisen van zorgvuldigheid behandelen. Artikel 7. Standpunt 1. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt betrokkene door of namens de voorzitter van de Raad van Commissarissen schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt van de Raad van Commissarissen omtrent het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. Een kopie van het voormelde wordt door de voorzitter van de Raad van Commissarissen overhandigd aan de Directie. 2. Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt betrokkene door of namens de voorzitter van de Raad van Commissarissen hiervan in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien.

5 pagina 5 Hoofdstuk 4. Rechtsbescherming en onjuiste melding Artikel 10. rechtsbescherming betrokkene 1. Betrokkene die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het melden. Betrokkene kan niet vanwege de melding worden ontslagen, gedegradeerd, geschorst of bedreigd dan wel benadeeld worden in zijn arbeidsvoorwaarden respectievelijk zijn rechtspositie. 2. De Vennootschap zal niet toestaan dat bedreigingen worden geuit of represailles of andere acties worden ondernomen tegen een betrokkene die een melding heeft gedaan. Indien bedreigingen, represailles of acties desondanks plaatsvinden dan dient de betrokkene dit onverwijld te melden bij de Directie of bij de Raad van Commissarissen van de Vennootschap. Artikel 11. gevolgen onjuiste melding 1. De Vennootschap aanvaardt niet dat een betrokkene een melding doet waarvan hij weet, of redelijkerwijs kan weten dat die onjuist is. Een dergelijke onjuiste melding heeft negatieve (arbeidsrechtelijke) gevolgen voor de betreffende betrokkene, die bovendien aansprakelijk gesteld zal worden voor de schade die door een dergelijke onjuiste melding is geleden of zal worden geleden door de Vennootschap of door een persoon die door de onjuiste melding getroffen wordt. Hoofdstuk 5. Inwerkingtreding en duur Artikel 12. inwerkingtreding en duur 1. Deze regeling is in werking getreden op 19 april 2006 na goedkeuring van de Raad van Commissarissen en na instemming van de OR en kan van tijd tot tijd door de Directie van de Vennootschap gewijzigd worden na instemming van de OR en de Raad van Commissarissen. 2. Tenzij door de Directie van de Vennootschap na evaluatie tot de conclusie wordt gekomen dat deze regeling dient te worden gewijzigd of beëindigd, geldt deze in beginsel voor onbepaalde tijd.