IBP-rollen en functies: functionaris gegevensbescherming (FG) Magdalena Magala en Job Vos

Transcriptie

1 IBP-rollen en functies: functionaris gegevensbescherming (FG) Magdalena Magala en Job Vos

2 Programma 1. Kennismaking 2. Rollen en functies: de FG en de Aanpak IBP (Job Vos) 3. Wat moet een FG, en hoe kom je aan zo n FG? 4. De FG (Magdalena Magala): Waarom een FG? Wat doet de FG? Wat heeft de FG nodig? Waar loop je tegenaan? De praktijk Deze presentatie wordt gedeeld. Vragen tijdens de presentatie van Magdalena Magala. 2

3 Kennismaking 3

4 Rollen en functies: IBP doe je niet alleen Schoolbestuur: vaststellen beleid en reglementen aanwijzen en samenstellen wie IBP gaat regelen (IBP-team) aanwijzen FG uitdragen dat IBP belangrijk is (iedereen gaat veilig en verantwoord om met gegevens) IBP-team: voorbereiden en uitvoeren risico-inventarisatie (evt DPIA s); dataclassificatie dataregister en autorisatie(matrix) maatregelen nemen en implementeren (datalekken, wachtwoorden, etc) (voorbereiden) voorlichting (communicatie naar leerlingen, ouders en medewerkers) voorbereiden en toetsen verwerkersovereenkomsten Privacy officer: intern verantwoordelijk voor uitvoeren en implementeren privacy; vraagbaak FG: interne toezichthouder (toezicht toepassing en naleving AVG) vraagbaak en geven van voorlichting adviseren schoolbestuur; optreden bij incidenten 4

5 Waar staat wat een FG doet en moet? Handreiking FG po/vo: Aanpak IBP ( - hoofdzakelijk kernactiviteiten op grote schaal volgen van betrokkenen (leerlingen) - géén criteria voor omvang van de organisatie, maar type verwerkingen Aanwijzen door schoolbestuur: geen rol maar functie Interne toezichthouder: - onafhankelijk (ontslagbescherming) - interne medewerker / externe medewerker - advies over IBP - voorlichting en vraagbaak Let op: - (G)MR: aanwijzen (G)MR instemmingsplichtig, maar niet de persoon van de FG - aanmelden FG bij AP 5

6 Hoe vind ik een FG? Intern: FG ad interim of privacy officer Werk samen met andere schoolbesturen Zoek samenwerking met samenwerkingsverband(en) passend onderwijs IBP plein: SIVON: aanbesteding FG-as-a-service 6

7 Waarom een FG? - je wilt als organisatie zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van leerlingen en medewerkers - je wilt grip krijgen op je informatiestromen en waar nodig ingrijpen - FG is je sparringpartner - FG helpt je om de privacy binnen de organisatie te borgen - FG helpt je om hoge boetes en reputatieschade te voorkomen 7

8 Wat doet een FG? - Toezicht houden - Informeren en adviseren over de toepassing en naleving van de AVG - Let op: FG is een sparringpartner! - Belangrijke bijdrage leveren aan de bewustwording binnen de organisatie - Betrokken bij de invoering van nieuwe digitale systemen (uitvoeren van risicoanalyses) - Contactpersoon intern én extern - Contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens 8

9 Wat heeft de FG nodig? - Voldoende tijd om werkzaamheden uit te voeren - Onafhankelijkheid - Eigen budget - Mandaat en middelen om eigen onderzoek uit te laten voeren - Toegang tot alle informatie die hij/zij nodig heeft - Ontslagbescherming - Rechtstreeks rapporteren aan hoogste management 9

10 Waar loop je tegenaan in de praktijk? - Niet echt onafhankelijk - (heel veel) Weerstand - Mensen denken dat ze niets meer mogen doen met persoonsgegevens - Als er vragen zijn over privacy, dan wijst iedereen naar de FG (FG doet het niet alleen!) - FG staat er vaak alleen voor als het gaat om kennis over privacy - De taken en verantwoordelijkheden van de FG eisen een persoonlijkheid die stevig in zijn/haar schoenen staat 10

11 Stelling 1 Mag een leraar van groep 8 alle persoonsgegevens zien van alle groepen? 11

12 Stelling 2 Mogen leraren zomaar persoonslijsten ophangen in de lerarenkamer? 12

13 Stelling 3 Als de school foto s wil laten maken van leerlingen, is het vragen van toestemming voldoende? 13

14 Met dank voor uw aandacht Aanpak IBP