bronnenboek, deel 1 basisberoepsgerichte leerweg kaderberoepsgerichte leerweg gemengde leerweg

Transcriptie

1 administratie bronnenboek, deel 1 basisberoepsgerichte leerweg kaderberoepsgerichte leerweg gemengde leerweg Annie Bosma Paul F.C. Croese Maarten van Esch Hans Kamerbeek Maarten van der Steeg

2 colofon Uitgeverij: Auteurs: Redactie: Inhoudelijke redactie: Vormgeving: Edu Actief b.v. Meppel A. Bosma, P.F.C. Croese, M. van Esch, H. Kamerbeek, J.M. van der Steeg Edu Actief b.v. Meppel J.M. van der Steeg Ontwerpbureau Voltage, Nijmegen Bosma, A. Tendens Administratie, bronnenboek deel 1 ISBN: NUR: 161 Trefwoord: Leermiddelen; vmbo Copyright 2005 Uitgeverij Edu'Actief b.v. Meppel Postbus KB Meppel Tel.: Fax: info@edu-actief.nl Internet: Eerste druk/eerste oplage Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, microfilm, fotokopie of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means, without written permission from the publisher. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikelen 16h t/m 16m Auteurswet 1912 jo. Besluit van 27 november 2002, Stb. 575, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoeding te voldoen aan de Stichting Reprorecht te Hoofddorp (Postbus 3060, 2130 KB) of contact op te nemen met de uitgever voor het treffen van een rechtstreekse regeling in de zin van art. 16l, vijfde lid, Auteurswet De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.

3 inhoud Thema Oriëntatie op de Administratie 5 Taak 1 Kennismaken met Tendens 7 Taak 2 Kennismaken met de administratie 9 Taak 3 Werken in de administratie 11 Taak 4 Indeling van bedrijven 15 Taak 5 Kennismaken met Top Center 16 Taak 6 Arbeidsomstandigheden 18 Taak 7 Milieubewust handelen 24 Taak 8 Technologische vernieuwingen 26 Taak 9 Correct taalgebruik 29 Taak 10 Ondernemingsvormen 33 Begrippenlijst 42 Afdeling Receptie 45 Taak 1 Inleiding op de receptie 47 Taak 2 Telefoneren en faxen 49 Taak 3 Het telefoonalfabet 53 Taak 4 Informatiebronnen 57 Taak 5 Kantoorhulpmiddelen 60 Taak 6 Postverwerking 64 Taak 7 Sorteren en coderen 69 Taak 8 Archiveren 73 Begrippenlijst 75 3 Afdeling Inkoop 79 Taak 1 De afdeling inkoop 81 Taak 2 Inkopen, dat doe je zo 73 Taak 3 Administratie en archiveren 95 Taak 4 Vreemd geld 98 Taak 5 Betalingsverkeer 106 Begrippenlijst 113 Afdeling Verkoop 115 Taak 1 De afdeling Verkoop 117 Taak 2 De afdeling Verkoop aan het werk 118 Taak 3 Soorten offertes 127 Taak 4 Service 130 Taak 5 Klachtenafhandeling 132 Begrippenlijst 135 Afdeling Debiteurenadministratie 137 Taak 1 Inleiding op de Debiteurenadministratie 139 Taak 2 Wat de Debiteurenadministratie doet 142 Begrippenlijst 150

4 Afdeling Crediteurenadministratie 151 Taak 1 Inleiding op de Crediteurenadministratie 153 Taak 2 Wat doet de Crediteurenadministratie? 156 Begrippenlijst 164 Afdeling Magazijn en expeditie 165 Taak 1 Inleiding op de afdeling magazijn en expeditie 167 Taak 2 Artikelen en voorraad 169 Taak 3 De artikelen komen binnen 174 Taak 4 Uitgaande goederen 177 Taak 5 Vormen van vervoer 186 Begrippenlijst 193 Afdeling Facturering 197 Taak 1 De afdeling facturering 199 Taak 2 Factureren 200 Taak 3 BTW 210 Begrippenlijst Afdeling Personeelszaken 217 Taak 1 Inleiding op de afdeling Personeelszaken 219 Taak 2 Handmatige en geautomatiseerde personeelsadministratie 221 Taak 3 Personeelsoverzichten maken 223 Taak 4 Privacybescherming 225 Taak 5 Aan- en afwezigheid van personeelsleden 227 Taak 6 Informatie verstrekken aan personeelsleden 231 Begrippenlijst 233 Afdeling Boekhouding 235 Taak 1 De balans 237 Taak 2 Veranderingen op de balans van Top Center 246 Taak 3 De grootboekrekening 249 Taak 4 Veranderingen in het grootboek: inkopen 252 Taak 5 Veranderingen in het grootboek: verkopen 264 Taak 6 Nog meer veranderingen 279 Taak 7 Alles door elkaar 286 Taak 8 Afsluiten grootboek, maken eindbalans 297 Begrippenlijst 308 Artikelbestanden 311 Artikelbestand Top Center 312 Prijslijst Igorel NV 317 Prijslijst Kompas 320 Prijslijst Nickant BV 322 Prijslijst Tielhelden BV 324 Prijslijst Smith 326 Leveranciers/Crediteuren 327 Klanten/Debiteuren 327 Index 329

5 thema oriëntatie op de administratie

6 6

7 kennismaken met tendens taak 1 Instructie-/werkboek Instructies Opdrachten Verwijzingen naar teksten in het bronnenboek Verwijzingen naar internetopdrachten Verwijzingen naar cd-rom Bronnenboek Teksten Plaatjes Schema s Begrippenlijsten Begrippenindex Informatie Top Center Portfoliomap Internet Cd-rom Hier bewaar je uitgeprinte Opdrachten opdrachten en Internetopdrachten Filmpjes werkstukken in Games Werkpleksimulatie Kennismaking met de verschillende afdelingen en de werkzaamheden die er voorkomen Ook werken met simulatieprogramma SimSoft Open Simulatie Open Simulatie: echt handelen met andere bedrijven 7 Automatisering Toetsenbordvaardigheid, Windows, Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook en Tekstverwerken 2 (alleen voor kaderberoepsgerichte leerweg) De afdelingen Je begint met de Oriëntatie op de Administratie. Daarna werk je steeds op afdelingen binnen het bedrijf Top Center. Die afdelingen komen in het instructie-/werkboek en in het bronnenboek terug. Je komt ze ook tegen bij de simulatie.

8 De afdelingen zien er dus steeds zo uit. Als voorbeeld de afdeling Receptie. Afdeling Receptie Werkpleksimulatie: kennismaking met de belangrijkste formulieren en werkzaamheden op de afdeling Receptie. Werken met het programma SimSoft op de afdeling Receptie. Je werkt hier als medewerker en voert alle werkzaamheden van een receptiemedewerker achter de computer uit. Instructie-/werkboek en bronnenboek: Hier krijg je nog meer opdrachten over de afdeling Receptie. Het kan gaan over de formulieren die ook in de simulatie voorkomen, maar ook andere onderwerpen kunnen aan bod komen. Cd-rom: Filmpjes, opdrachten en spelletjes. Internet: Ook hier opdrachten en informatie over de afdeling Receptie. Open Simulatie: Ook hier werk je op de afdeling Receptie, nu samen met andere simulatiebedrijven in het land. 8 De receptioniste van Top Center.

9 kennismaken met de administratie taak 2 Inleiding Je hebt gekozen voor de richting Administratie. Wat houdt administratie eigenlijk in? Wat kun je ermee? Werken er veel mensen in de administratie? Wat voor mensen zijn dat dan? En wat voor opleiding hebben ze gehad? En natuurlijk, hoe leuk is het om daar te werken? Wat is administratie? Wat bedoelen we eigenlijk met administratie? Je hoort het woord heel vaak. Veel mensen in Nederland werken op de administratie. Elk bedrijf heeft een administratie. Bij sommige bedrijven is dat een kleine afdeling, bij andere bedrijven werken heel veel mensen op de afdeling Administratie. Wat er precies op de afdeling Administratie gebeurt, is bij elk bedrijf verschillend. Daarom beschrijven we van een paar bedrijven wat de afdeling Administratie doet. Een bouwbedrijf Een bouwbedrijf bouwt allerlei gebouwen, bijvoorbeeld huizen. De afdeling Administratie houdt bij hoeveel huizen er gebouwd worden, wat de kosten daarvan zijn, hoeveel mensen eraan werken, of de huizen al betaald zijn en of de materialen al betaald zijn. Daarvoor krijgt de afdeling Administratie allerlei gegevens van de bouwvakkers, van de inkoper (die materialen inkoopt) en van de verkopers (die opdrachten krijgen van klanten om een huis te laten bouwen). Al die gegevens worden verwerkt door de afdeling Administratie. Die zorgt ervoor dat alles duidelijk op een rij komt te staan. Een taxibedrijf Een taxibedrijf vervoert personen. Daar krijgt het bedrijf geld voor. De afdeling Administratie houdt bij hoeveel mensen er vervoerd zijn. Dit krijgt de afdeling te horen van de chauffeurs. De administratie kan dan uitrekenen hoeveel geld er is binnengekomen. Dat geld krijgen ze ook van de chauffeurs. Dat gaat naar de bankrekening van het bedrijf. De afdeling Administratie houdt bij hoeveel geld er op de bankrekening staat. De afdeling Administratie houdt bij hoelang de taxi s meegaan. En wat ze gekost hebben. Ze houden bij hoeveel benzine (of diesel) er gekocht is. En wat de medewerkers verdienen. Als ze alles op een rij zetten kunnen ze zien hoeveel geld er overblijft. Dit is de winst. 9

10 De taxichauffeur houdt in een eigen administratie precies bij hoeveel mensen hij vervoert, waar naartoe en hoeveel geld hij ervoor krijgt. 10 Een bank Het geld van je bijbaantje komt binnen op je bankrekening. Jij haalt het er weer af als je ergens geld voor nodig hebt. Wie houdt er bij hoeveel geld er nog op je bankrekening staat? Of hoeveel je rood staat? Dat doet de afdeling Administratie van de bank. En niet alleen voor jou, bijna elk gezin in Nederland heeft wel een bankrekening. Er zijn dus veel mensen nodig op de administratie. Ze krijgen alle gegevens over het geld van de mensen die een rekening bij de bank hebben. Hiervan worden overzichten gemaakt. Dit zijn de bankafschriften die je krijgt. Een uitzendbureau Als je vakantiewerk zoekt kun je je inschrijven bij een uitzendbureau. Je schrijft je naam, adres en andere gegevens op. Het uitzendbureau houdt die gegevens bij in de administratie. Het uitzendbureau houdt ook gegevens bij van bedrijven die mensen zoeken. Zo kan het uitzendbureau snel zien wie er het beste bij welk bedrijf kan werken. Bij een uitzendbureau houden de intercedenten in de administratie de gegevens van de uitzendkrachten bij.

11 werken in de administratie taak 3 Inleiding Je hebt gekozen voor de richting Administratie. Er is dus een grote kans dat je later een baan in de administratie zult krijgen. Sommige administratieve beroepen zijn helemaal gericht op administratie. Voor veel beroepen is het een onderdeel ervan. Toch is er iets wat voor alle administratieve beroepen gelijk is. Dit is namelijk het vastleggen van gegevens. Dat kunnen allerlei gegevens zijn. De administratie van die gegevens is steeds hetzelfde: verzamelen van gegevens bewerken van gegevens controleren van gegevens conclusies trekken uit die gegevens iets doen met die conclusie. Kijk eens goed naar het volgende schema. Als de baas van de kledingzaak zijn administratie niet goed voor elkaar heeft, zal hij misschien verkeerde beslissingen nemen. Als hij niet weet dat een bepaald kledingstuk hem verlies oplevert, zou hij te lang door kunnen gaan met de verkoop van het artikel dat hem nog meer verlies oplevert. Een goede administratie is dus van levensbelang voor een bedrijf. VERZAMELEN: Er worden gegevens verzameld over alle verkochte kleren. BEWERKEN: Van die verkochte kleren wordt op een rij gezet hoeveel er per soort zijn verkocht, wat het gekost heeft om die kleren in te kopen en ze te vervoeren, hoeveel er nog niet verkocht zijn. CONTROLEREN: Sommige gegevens worden gecontroleerd om zeker te weten dat ze kloppen. 11 CONCLUSIE: Er wordt per kledingsoort gekeken wat die uiteindelijk opgebracht heeft. Van sommige kledingstukken zal worden geconcludeerd dat ze weinig of niets hebben opgebracht. Of voor verlies hebben gezorgd. Het controleren en bewerken van gegevens. IETS DOEN MET DIE CONCLUSIE: De kleding die verlies oplevert wordt uit het assortiment gehaald.

12 12 In de administratie zijn heel veel verschillende beroepen. We zullen eens kijken wat voor soort werk dat is. We kunnen natuurlijk niet alle soorten werk noemen. Daarvoor zijn er te veel verschillen. Maar veel werk lijkt ook wel weer op elkaar. Werken in de financiële administratie Financiën betekent geld. In de financiële administratie wordt alles bijgehouden wat met geld te maken heeft. Elk bedrijf heeft een financiële administratie. Laten we eens kijken naar een handelsbedrijf. Een handelsbedrijf is een bedrijf dat artikelen inkoopt en ze later weer duurder doorverkoopt. In de tabel onderaan deze bladzijde staat welke afdeling iets bijhoudt wat met administratie van geld te maken heeft. Let op: het zijn maar voorbeelden, ze doen nog veel meer. Werken in de automatisering Vroeger gebeurde de hele administratie met de hand. Alles werd opgeschreven. En uit het hoofd uitgerekend. Nu gaat bijna alles via de computer. Daar worden de gegevens ingevoerd en de computer rekent alles uit. Dat gaat natuurlijk niet vanzelf. Een computerprogramma voor de boekhouding moet worden bedacht, geschreven, verkocht en op de computer gezet (geïnstalleerd). De boekhouders moeten worden opgeleid om ermee te kunnen werken. Beroep: Bedrijfsadministratief medewerker Hoofdtaken: invoeren van data verzorgen van inkooporders en bestellingen controleren van inkoopfacturen vastleggen van inkoopfacturen verzorgen van facturering verwerken van declaraties tekstverwerken verrichten van archiefwerkzaamheden. Functie-eisen: kennis en vaardigheid in het gebruik van boekhoud-, spreadsheet- en tekstverwerkingspakketten nauwkeurig en onder tijdsdruk kunnen werken cijfermatig inzicht. Bron: ECABO. Binnen het bedrijf is iemand nodig die het programma op de computer kan installeren en problemen daarmee kan oplossen. De administratie gaat nu wel veel sneller dan met pen en papier. Maar er zijn ook heel veel mensen aan het werk in de automatisering. Met automatisering bedoelen we het gebruiken van computers voor allerlei onderdelen van het werk. Afdeling Inkoop Verkoop Debiteurenadministratie Boekhouding Wat houden ze bij? voor hoeveel euro er is ingekocht voor hoeveel euro er is verkocht hoeveel geld er nog van klanten komt verzamelt alle gegevens en kijkt hoeveel er overblijft: dat is de winst

13 administratie Werken in het bank- en verzekeringswezen Met het verzekeringswezen bedoelen we alle bedrijven die iets te maken hebben met verzekeringen. Dat zijn er nogal wat. Je kunt je tegen veel risico's verzekeren. Zo heb je schadeverzekeringen, ziektekostenverzekeringen, opstalverzekeringen (voor je huis), brommerverzekeringen enzovoort. Bij banken en in het verzekeringswezen zijn heel veel mensen die administratief werk doen. En er zijn computerprogramma s bedacht die administratief werk van mensen kunnen overnemen. Denk bijvoorbeeld maar aan je eigen bankrekening. Wie houdt er bij hoeveel erop staat, wie regelt de overschrijvingen? En dat niet alleen voor jouw rekening. Ook voor die van honderdduizenden andere rekeninghouders. Probeer je eens voor te stellen hoeveel werk dat is. Allemaal administratief werk. Een bank doet nog veel meer. Mensen kunnen er geld lenen. Ook dat wordt bijgehouden. Je kunt via een bank aandelen kopen. Ook daarvan wordt nauwkeurig bijgehouden voor hoeveel geld je aandelen hebt gekocht, wat die aandelen nu waard zijn enzovoort. Bij een verzekeringsmaatschappij kun je verzekeringen afsluiten. Sommige soorten verzekeringen zijn verplicht, zoals de ziektekostenverzekering. Iedere Nederlander heeft zo n verzekering. Stel je eens voor hoeveel administratief werk dat oplevert. Gelukkig gaat dat ook allemaal via de computer, maar dan nog zijn er veel mensen nodig om de gegevens in te voeren en veranderingen bij te houden. Beroep: Secretaresse Hoofdtaken: verzorgen en uitwerken van correspondentie, verslagen en rapporten beheren van de agenda bijhouden van de agenda en maken van afspraken aanleggen en bijhouden van dossiers ontvangen en informeren van bezoekers notuleren en uitwerken van vergaderingen verzorgen van uitgaande en binnenkomende post inrichten en beheren van archieven. Functievereisten: goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal goede mondelinge en schriftelijke beheersing van moderne vreemde talen kennis en vaardigheid in het gebruik van boekhoud-, spreadsheet- en tekstverwerkingspakketten dienstverlenende en resultaatgerichte instelling goede communicatieve vaardigheden representatief, stressbestendig en collegiaal zelfstandigheid in het plannen en coördineren. 13 Een medewerkster van een bank legt aan een klant iets uit. Bron: ECABO.

14 14 Administratie bij de overheid De overheid houdt ook heel veel gegevens bij. Iedereen die in Nederland woont staat ingeschreven bij de gemeentelijke basisadministratie. Daarin zijn gegevens opgenomen zoals naam, geboortedatum, geslacht (man of vrouw), adres, geboorteplaats en woonplaats. Voor alle inwoners van Nederland wordt dat bijgehouden. Dit levert veel administratief werk op. De overheid houdt ook bij hoeveel belasting je moet betalen. Als je werkloos bent, houdt de overheid bij hoeveel uitkering je krijgt. Andere zaken die de overheid bijhoudt zijn: van wie is de grond waar je huis op staat en hoe groot is dat stuk grond precies. En dan hebben we het alleen nog maar over zaken die de gemeentelijke overheid doet. Er is ook een provinciale overheid en een landelijke overheid. Beveiliging Je kunt met een administratieve opleiding ook heel goed in de beveiliging aan het werk. Je moet dan denken aan het beveiligen van bedrijfspanden of andere gebouwen. Tot je taken behoren dan onder andere surveilleren in en rond gebouwen, uitvoeren van toegangscontroles, overzicht houden in een wachtpost, indien nodig alarmeren van politie, Beroep: Commercieel administratief medewerker Hoofdtaken: verwerken van orders en/of facturen plaatsen van bestellingen bewaken van de levertijd bijhouden van leveranciersbestanden aanvragen en vergelijken van offertes bijhouden van de verkoopadministratie te woord staan van afnemers en leveranciers plegen van overleg met de afdeling magazijn of distributie. Functie-eisen: goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal goede mondelinge en schriftelijke beheersing van moderne vreemde talen commerciële instelling klantgericht goede contactuele eigenschappen enthousiast functioneren in teamverband kennis en vaardigheden op het gebied van geautomatiseerde systemen. Bron: ECABO. brandweer of ambulance. In dit type beroep ben je veel minder 'administratief' bezig dan in de andere beroepen die je met een opleiding in de Administratie kunt doen. Werken als beveiliger. Met een goede administratieve opleiding kun je dus in vele beroepen terecht!