Informatieverplichting bij het verzamelen

Transcriptie

1 Stand: Informatieverplichting bij het verzamelen gegevens Privacybeleid voor klanten, leveranciers, partners, opdrachtgevers, bezoekers en geïnteresseerden Met dit privacybeleid informeren wij u over op welke wijze uw persoonlijke gegevens door ons worden verwerkt en welke rechten u in deze context door de wet inzake gegevensbescherming worden verleend. De individuele persoonlijke gegevens die van u verwerkt en de omvang van de verwerking worden bepaald door de wettelijke richtlijnen en de inhoud van de contractuele relatie die met u is overeengekomen. Het is daarom mogelijk dat niet alle delen van dit privacybeleid op u van toepassing zijn. I. Verantwoordelijke voor gegevensverwerking Verantwoordelijk is: J. WAGNER GmbH Otto-Lilienthal-Str Markdorf Telefoon: +49 (0) / Fax: +49 (0) / wagner@wagner-group.com U kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via: Datenschutz.Deutschland@wagner-group.com Telefoon: +49 (0) / Fax: +49 (0) / II. Verwerkte gegevens en hun oorsprong Eerst en vooral verwerken we de persoonlijke gegevens die we van betrokkenen in het kader van de zakelijke of klantrelatie hebben ontvangen of verzameld. Ook gegevens die zijn verstrekt op basis van vragen / bezoeken / aanmeldingen (bijvoorbeeld webshop), toestemming (bijvoorbeeld verzenden van een nieuwsbrief) etc., verwerken wij binnen het wettelijk toegestane kader. Bovendien verwerken we ook persoonlijke gegevens die ons ter beschikking zijn gesteld in het kader van de orderverwerking, evenals gegevens uit openbare bronnen (zoals pers, internet), voor zover dit voor de betreffende doeleinden noodzakelijk en toegestaan is. We verwerken ook persoonlijke gegevens die door andere bedrijven van de Wagner-groep of door derden aan ons worden doorgegeven (bijvoorbeeld kredietverzekeringen, claimbeheer, indicaties van strafbare handelingen). De persoonlijke gegevens die door ons in deze context worden verwerkt, bestaan uit persoonlijke gegevens / identificatiegegevens (naam, adres, contactgegevens, gebruikers-id, etc.), gegevens afkomstig van de nakoming van onze contractuele verplichtingen (bankgegevens, geschiedenis, machtigingen, etc.), gegevens die ons beschikbaar zijn gesteld in het kader van toestemmingen en andere gegevens die vergelijkbaar zijn met de bovengenoemde categorieën

2 III. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrondslagen De persoonlijke gegevens worden door ons verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van de EU en de Duitse federale wet inzake de bescherming van persoonlijke gegevens (BDSG) op basis van de volgende wettelijke grondslagen: 1e a) Voor de uitvoering van een contract (artikel 6, par. 1, lid b AVG) De verwerking van persoonlijke gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract waarvan de partij de betrokkene is of voor de uitvoering van eventuele precontractuele maatregelen die op verzoek van de betrokkene zijn genomen. Als u gebruikmaakt van aanvullende diensten, worden uw gegevens verwerkt voor zover nodig om deze aanvullende diensten te bieden. b) Als onderdeel van de orderverwerking (artikel 28 AVG) De verwerking van persoonlijke gegevens in de order vindt alleen plaats volgens instructies in het kader van de wettelijke voorschriften. 2e In het kader van belangenafweging (artikel 6 par. 1 lid f AVG) Naast de daadwerkelijke uitvoering van het contract met u verwerken wij uw gegevens voor zover nodig voor de bescherming van onze gerechtvaardigde belangen of de gerechtvaardigde belangen van derden voor zover uw belangen niet de overhand hebben. Voorbeelden: - Interne en externe communicatie - Documentatie - Interne en externe monitoring (ICS-controles of kencijfers) - Interne en externe onderzoeken, veiligheidscontroles - Kredietwaardigheidscontrole om dubieuze debiteuren te voorkomen - Maatregelen voor bedrijfsbeheer en verdere ontwikkeling van diensten en producten - Reclame - Autorisatiebeleid - IT-beveiligingsmaatregelen - Evenementbeheer - Indiening / verdediging van juridische claims, ook bij rechtsgeschillen - Preventie en opsporing van strafbare feiten - Maatregelen voor de veiligheid van gebouwen en installaties (bijvoorbeeld toegangscontrole) - Maatregelen ter verzekering van het huisrecht - Risicobeheer via de Wagner-ondernemingsgroep 3e Op basis van uw toestemming (artikel 6 par. 1 lid a AVG) In zoverre u hebt ingestemd met bepaalde verwerking van uw persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld het versturen van nieuwsbrieven, deelname aan reclame / promoties), vindt de wettige verwerking van uw persoonlijke gegevens op basis van deze toestemming plaats. U kunt uw toestemming op elk moment voor de toekomst herroepen. Dit geldt ook voor toestemmingsverklaringen die u ons hebt gegeven voordat de AVG in werking is getreden, dus vóór 25 mei Aangezien de intrekking van een toestemming voor de toekomst geldt, is deze niet van invloed op de effectiviteit van de verwerking tot het tijdstip van intrekking. 4e Wettelijke of wettelijke vereisten (artikel 6, par. 1, lid c van de AVG) of in het algemeen belang (artikel 6, par. 1, lid e van de AVG) Bovendien zijn er voor ons als bedrijf verschillende wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld belastingwetgeving, wetgeving tegen het witwassen van geld). Hierbij gaat het onder andere om identiteitsverificatie, fraude- en witwaspreventie, het voldoen aan belastingcontrole- en rapportageverplichtingen evenals de evaluatie en beheersing van risico's binnen het bedrijf en de Wagner-groep. IV. Verwerkingsprincipes - 2 -

3 Het bedrijf zorgt voor de implementatie van adequate technische en organisatorische gegevensbeveiligingsmaatregelen door interne regelgeving en - als de gegevens worden verwerkt door een externe dienstaanbieders - door middel van passende contractuele regelingen, zoals het gebruik van EU-standaardcontractbepalingen bij gegevensverwerking buiten de Europese Unie. Regel noodzakelijke wijzigingen in uw gegevens tijdig. U kunt via de relevante afdelingen of de functionaris voor gegevensbescherming antwoord op vragen over uw gegevens krijgen en zowel informatie opvragen als de correctie / verwijdering van onjuiste of niet langer benodigde gegevens regelen. V. Ontvanger van de gegevens In overeenstemming met wettelijke vereisten en bestaande interne voorschriften, krijgen de instanties die uw gegevens nodig hebben om onze contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen, toegang de gegevens. Op dezelfde wijze kunnen dienstaanbieders en plaatsvervangende assistenten (bijvoorbeeld IT-dienstverleners, logistiek, telecommunicatie, incasso, consulting, financiële dienstverleners, marketingbureaus, verzekeringsmaatschappijen...) voor deze doeleinden toegang krijgen tot uw gegevens indien ze met name de vertrouwelijkheid en integriteit van de gegevens in stand houden. Aan ontvangers buiten ons bedrijf geven we alleen persoonlijke gegevens door indien en voor zover dit in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving voor gegevensbescherming nodig is. In principe kunnen wij alleen informatie over u doorgeven indien wettelijke bepalingen dit voorschrijven, als u toestemming hebt gegeven of als we gemachtigd zijn om informatie te verstrekken. Voorbeelden van ontvangers van persoonlijke gegevens: - Voor zakelijke doeleinden - Aan andere ondernemingen van de Wagner-Group - Aan dienstaanbieders / orderverwerkers - Aan klanten, leveranciers, partners - Voor meldings- en openbaarmakingsverplichtingen - Aan autoriteiten en andere instanties (bijvoorbeeld belastingautoriteiten, accountants) - Ter verduidelijking van claims en beschuldigingen - Aan advocaten, wetshandhavers, schuldeisers of liquidateurs - Aan ontvangers die u expliciet hebt genoemd - Aan kredietinstellingen en financiële instellingen Bovendien kunnen uw persoonlijke gegevens worden doorgegeven aan ontvangers voor wie u ons toestemming hebt gegeven. Hetzelfde geldt voor instanties aan wie we op basis van een belangenafweging persoonlijke gegevens mogen doorgeven. VI. Overdracht van gegevens aan derde landen of aan internationale organisaties We geven persoonlijke gegevens aan instanties in landen buiten de Europese Unie (zogenaamde derde landen) door indien - Het wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld belastingverplichtingen) - U toestemming hebt gegeven of - Doorgeven noodzakelijk is om onze gerechtvaardigde belangen te beschermen en uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden om uw persoonlijke gegevens te beschermen niet zwaarder wegen. Bovendien zullen persoonlijke gegevens in de volgende gevallen aan instanties uit derde landen worden doorgegeven: - In individuele gevallen worden persoonlijke gegevens doorgegeven in overeenstemming met het gegevensbeschermingsniveau van de Europese Unie bij toestemming van de betrokken persoon of als gevolg van wettelijke bepalingen ter bestrijding van het witwassen van geld, - 3 -

4 VII. terrorismefinanciering of andere criminele handelingen en op basis van een belangenafweging. Duur van opslag van persoonlijke gegevens Uw persoonlijke gegevens worden alleen door ons opgeslagen of anderszins verwerkt zolang dit voor het bereiken van het betreffende doel nodig is. Als het doel van de verwerking is vervallen (bijvoorbeeld rechtshandeling voltooid), worden de bijbehorende persoonlijke gegevens verwijderd. In de volgende gevallen kan de verwijdering worden uitgesteld: - Voldoen aan wettelijke bewaartermijnen (bijvoorbeeld Duitse handelswet (HGB), Duitse wet kredietwezen (KWG), Duitse wet tegen witwassen (GwG). De bewaartermijnen die hierin worden gespecificeerd, bedragen meestal 6 tot 10 jaar. - Voldoen aan gerechtvaardigde bewaartermijnen (bijvoorbeeld bij klantenservice, aanvragen, logbestanden). - Veiligstellen van bewijs binnen de wettelijke verjaringsvoorschriften. Volgens 195 ff. van het Duitse burgerlijk wetboek (BGB) kunnen deze verjaringstermijnen maximaal 30 jaar bedragen. De reguliere verjaringstermijn is 3 jaar. Als wij of een derde partij uw gegevens verwerken op basis van de bovengenoemde afweging van belangen, zullen wij uw persoonlijke gegevens verwijderen zodra ons gerechtvaardigde belang niet langer bestaat. Ook hierop zijn de bovenstaande uitzonderingen van toepassing. Het verwijderen van gegevens vindt plaats binnen het kader van de verwijderingsroutines die door de procesverantwoordelijken zijn geïmplementeerd. In het geval van toestemming worden de gegevens verwijderd zodra de toestemming voor de toekomst wordt ingetrokken, tenzij een van de bovengenoemde uitzonderingen geldt. VIII. Interne bewaking en onderzoek Ter bescherming tegen de verschillende bedreigingen voor onze IT - bijvoorbeeld malware, hackeraanvallen, spam - en het intellectuele eigendom maken we gebruik van diverse methoden om de uitgewisselde informatie bijvoorbeeld op virussen en de verbindingsgegevens op afwijkingen te onderzoeken. Als er afwijkingen worden ontdekt, kunnen de relevante documenten en verbindingsgegevens worden geanalyseerd. Om te voldoen aan bestaande leverings- en betalingsbeperkingen, bijvoorbeeld voor bedrijven en personen die in verschillende staatlijsten zijn opgenomen, kan er een vergelijking met deze lijst worden gemaakt. Bovendien kunnen in verdachte gevallen, bij officiële onderzoeken en ter verdediging tegen claims tegen ons bedrijf een onderzoek en eventueel het verstrekken van gegevens en documenten aan de betrokken personen noodzakelijk zijn. In alle gevallen worden ons interne regels, de wettelijke vereisten en de privacyrechten van de betrokkenen in acht genomen. IX. Rechten van de betrokkene Volgens artikel 15 van de AVG heeft elke betrokkene recht op informatie. Volgens artikel 16 van de AVG kan de betrokkene om correctie van onjuiste persoonlijke gegevens verzoeken. Volgens artikel 17 van de AVG heeft de betrokkene een recht op verwijdering of, volgens artikel 18, een recht op beperking van de verwerking. Eveneens kan de betrokkene onder de voorwaarden van artikel 21 van de AVG bezwaar maken tegen de verwerking van persoonlijke gegevens die op hem of haar betrekking hebben. Volgens artikel 20 van de AVG heeft de betrokkene een recht op gegevensoverdracht. Om gebruik te maken van deze rechten, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming of de betreffende afdeling: - 4 -

5 Bovendien hebt u krachtens artikel 77 AVG in combinatie met 19 BDSG het recht om een klacht in te dienen bij de relevante toezichthoudende instantie voor gegevensbescherming. Een verleende toestemming kan op elk gewenst moment bij ons worden ingetrokken. X. Verplichting om persoonlijke gegevens te verstrekken U bent verplicht om als onderdeel van de met u uit te voeren rechtshandeling de persoonlijke gegevens te verstrekken die nodig zijn voor de uitvoering van de rechtshandeling en voor de nakoming van de daarmee samenhangende contractuele verplichtingen, of voor de verzameling waartoe wij wettelijk verplicht zijn. Als u bepaalde persoonlijke gegevens niet verstrekt, kunt u nadelen ondervinden of kan de rechtshandeling onder bepaalde omstandigheden niet tot stand komen. XI. Geautomatiseerde besluitvorming Geautomatiseerde beslissingen mogen alleen op grond van artikel 22 van de AVG worden genomen als dit noodzakelijk is voor het sluiten of uitvoeren van een contract, of als dit wettelijk is toegestaan of als het met de uitdrukkelijke toestemming van de betrokken persoon wordt gelegitimeerd. Als we dergelijke procedures in individuele gevallen gebruiken, wordt u hiervan en over uw verwante rechten binnen de wettelijke vereisten op de hoogte gebracht. XII. Profilering Uw gegevens worden gedeeltelijk automatisch verwerkt om bepaalde persoonlijke aspecten te evalueren (profilering). We zijn bijvoorbeeld op basis van wet- en regelgeving verplicht om het witwassen van geld, terrorismefinanciering en vermogenscriminaliteit te bestrijden. In deze context worden ook gegevensanalyses uitgevoerd. XIII. Informatie over uw recht op bezwaar krachtens artikel 21 van de AVG 1e Recht op bezwaar in individuele gevallen U hebt het recht om op elk moment, om redenen die uit uw specifieke situatie voortkomen, tegen de verwerking van persoonlijke gegevens die op u betrekking hebben en die plaatsvindt op basis van artikel 6, par. 1 lid e (gegevensverwerking in het openbaar belang) of lid f (gegevensverwerking op basis van een afweging van belangen) bezwaar te maken; dit geldt ook voor profilering op basis van deze bepalingen. Als u bezwaar maakt, zullen wij uw persoonlijke gegevens niet langer verwerken. Iets anders geldt alleen wanneer we overtuigende, legitieme redenen voor verwerking aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of wanneer de verwerking de indiening of uitoefening van, of de verdediging tegen juridische claims dient. 2e Ontvanger van bezwaar Het bezwaar kan in vrije vorm met het onderwerp "Bezwaar" en vermelding van uw naam, adres en eventueel uw contactgegevens worden ingediend en moet aan de functionaris voor gegevensbescherming worden gericht