Informatieblad volgens artikel 13 /14 van de basisverordening inzake gegevensbescherming (AVG)

Transcriptie

1 Informatieblad volgens artikel 13 /14 van de basisverordening inzake gegevensbescherming (AVG) JCL AG en dochterondernemingen (hierna "wij", "ons", "onze" genoemd)

2 1 Doelstellingen en rechtsgrondslagen voor gegevensbescherming De bescherming van persoonsgegevens vinden wij bijzonder belangrijk. De verwerking van de persoonsgerelateerde gegevens van onze medewerkers, klanten, leveranciers en zakenpartners gebeurt daarom in overeenstemming met de geldende wettelijke voorschriften voor de bescherming van persoonsgerelateerde gegevens en gegevensbeveiliging. Uiteraard nemen wij ook alle noodzakelijke en passende technische en organisatorische maatregelen om uw rechten en vrijheden te beschermen en onderwerpen deze aan een regelmatige controle. Aangezien het vanzelfsprekend is dat wij de principes van eerlijke en transparante verwerking en onze informatieplicht overeenkomstig de basisverordening inzake gegevensbescherming (AVG) naleven, wordt u in dit informatieblad geïnformeerd over de soorten gebruik en doorgifte van uw persoonsgerelateerde gegevens en over de rechten waarop u recht heeft. 2 Gegevensbeschermingsfunctionaris Mocht u na inzage van onze informatiebrochure nog vragen hebben of andere informatie wensen te ontvangen over de verwerking van uw persoonsgerelateerde gegevens of de uitoefening van uw rechten, dan wijzen wij u erop dat u te allen tijde contact kunt opnemen met de door ons aangewezen functionaris voor gegevensbescherming: Rita Gindlhuber JCL-Logistics Austria GmbH Rotmoosweg 15, 8045 Graz Tel: rita.gindlhuber@jcl-logistics.com 3 Rechtsgronden en verwerkingsdoeleinden 3.1 Rechtsgrond Wij verwerken uw persoonsgerelateerde gegevens uitsluitend voor zover nodig ter uitvoering van het met u gesloten contract volgens artikel 6 lid 1 punt b AVG en/of voor de uitvoering van de door u aangevraagde precontractuele maatregelen volgens artikel 6 lid 1 punt b AVG en/of voor de vervulling van een wettelijke verplichting volgens artikel 6 lid 1 punt c AVG. De verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgerelateerde gegevens gebeurt om de rechten uit te oefenen die voortvloeien uit het arbeidsrecht en de wetgeving inzake sociale zekerheid en sociale bescherming en om te voldoen aan de desbetreffende verplichtingen (artikel 9, lid 2, punt b), van de AVG) en/of ter indiening, uitoefening of verdediging van wettelijke aanspraken (artikel 9 lid 2 punt f AVG). 3.2 Verwerkingsdoeleinden De gegevensverwerking vindt uitsluitend plaats voor de genoemde doeleinden. De gegevens zullen ook niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met deze doeleinden. JCL AG en dochtermaatschappijen Pagina 2 van 6

3 4 Welke persoonsgerelateerde gegevens worden verwerkt? De volgende categorieën van persoonsgerelateerde gegevens worden door ons verwerkt: naam, adres, adres, telefoonnummer Bij contractuele partners bovendien: bankgegevens, btw-nummers Bij medewerkers bovendien: verzekeringsnummer, geboortedatum (evt. gezondheidsgegevens in geval van arbeidsongevallen) 5 Doorgifte persoonsgerelateerde gegevens Daarmee wij de bovengenoemde doeleinden op adequate wijze kunnen nakomen, dragen wij uw persoonsgerelateerde gegevens aan de volgende categorieën van ontvangers over: expediteurs, banken, belastingdienst, accountants, belastingadviseurs, overheden 5.1 Doorgifte aan derde landen Onder de in punt 5 genoemde ontvangers bevinden zich ook ontvangers die in een derde land gevestigd zijn. Voor de volgende derde landen is een besluit van de Europese Commissie tot vaststelling van een passend beschermingsniveau aanwezig. Dit betekent dat er in de genoemde landen een adequaat niveau van gegevensbescherming bestaat. Zwitserland 6 Bewaartermijn van persoonlijke gegevens Wij volgen vanzelfsprekend onder andere ook het principe van de opslagbeperking. Dit betekent dat wij uw persoonsgerelateerde gegevens in principe slechts zo lang opslaan als nodig is voor de verwerkingsdoeleinden of wegens wettelijke vereisten. Daarnaast slaan wij uw persoonsgerelateerde gegevens op in het kader van onze wettelijke bewaarplicht. Uw rechten 6.1 Informatierecht Indien u dat wenst, kunt u op elk moment informatie opvragen over de herkomst, de categorieën, de bewaartermijn, de ontvangers, het doel van de door ons verwerkte gegevens over u en de aard van de verwerking. 6.2 Recht op rectificatie/vervollediging Mochten wij uw gegevens door bepaalde omstandigheden onjuist of onvolledig verwerken, dan kunt u van ons verlangen dat wij deze gegevens corrigeren of aanvullen. 6.3 Recht op verwijdering ("recht om te worden vergeten") Onder bepaalde omstandigheden kunt u als betrokkene ons verzoeken om uw persoonsgerelateerde gegevens onmiddellijk te verwijderen. Deze voorwaarden zijn: De persoonsgerelateerde gegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld. U heeft uw toestemming ingetrokken. Uw persoonsgerelateerde gegevens zijn onrechtmatig verwerkt. JCL AG en dochtermaatschappijen Pagina 3 van 6

4 Op grond van een wettelijke verplichting volgens het unierecht of het Oostenrijkse recht moet een verwijdering worden uitgevoerd. 6.4 Recht op beperking van de verwerking Als betrokkene kunt u onder de volgende voorwaarden eisen dat wij de verwerking beperken: Als u de juistheid van de door ons verwerkte persoonsgerelateerde gegevens betwist. Aangezien we 3 weken nodig hebben voor de controle van de juistheid, is de verwerking beperkt voor deze periode. Indien de verwerking van uw persoonlijke gegevens onrechtmatig is, u geweigerd heeft de gegevens te laten verwijderen en in plaats daarvan een beperking van het gebruik wenst te zien. Als wij uw persoonsgerelateerde gegevens niet langer nodig hebben om het doel te bereiken, maar u deze gegevens nodig heeft om uw wettelijke aanspraken te doen gelden, uit te oefenen of te verdedigen. Indien u op grond van artikel 21, lid 1 van de AVG bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking. Maar alleen totdat is vastgesteld dat onze legitieme belangen bij de verwerking zwaarder wegen dan uw belangen. Wij zullen de redenen die u heeft opgegeven voor de beperking opnieuw controleren. Indien hieruit zou blijken dat de voorwaarden voor een beperking niet (meer) aanwezig zijn, dan hebben wij het recht deze beperking op te heffen. Uiteraard zullen wij u over deze opheffing informeren. 6.5 Recht op gegevensoverdraagbaarheid Bovendien hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens aan een andere verantwoordelijke over te dragen. Voor zover dit voor ons technisch mogelijk is, kunt u ons ook opdracht geven om uw gegevens rechtstreeks aan een andere verantwoordelijke door te geven. 6.6 Recht van bezwaar De door ons uitgevoerde verwerking van uw persoonsgerelateerde gegevens is noodzakelijk vanwege onze legitieme belangen (zie punt 3.1). Om redenen die voortvloeien uit uw specifieke situatie, kunt u te allen tijde bezwaar maken tegen een dergelijke verwerking. Wij wijzen u erop dat een bezwaar de volgende effecten heeft op onze dienstverlening: Wij kunnen geen verdere contracten met u aangaan. Houd er ook rekening mee dat dit niet als een contractuele niet-nakoming van onze kant geldt. Het bezwaar moet naar het volgende adres worden gezonden: Rita Gindlhuber JCL-Logistics Austria GmbH Rotmoosweg 15, 8045 Graz Tel: rita.gindlhuber@jcl-logistics.com 6.7 Herroeping van de toestemming voor gegevensverwerking Als betrokkene heeft u te allen tijde het recht uw aan ons gegeven toestemming in te trekken. Houd er echter rekening mee dat deze herroeping geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming tot aan de herroeping en dat wij het recht of de verplichting kunnen hebben om in voorkomende gevallen bepaalde persoonsgerelateerde gegevens op basis van wettelijke of collectieve overeenkomsten voor een langere periode dan tot aan het tijdstip van de herroeping te verwerken. JCL AG en dochtermaatschappijen Pagina 4 van 6

5 6.8 Recht van beroep Hoewel wij alles in het werk stellen om de privacy en integriteit van uw gegevens te beschermen, kunnen er meningsverschillen ontstaan over de manier waarop wij uw gegevens gebruiken. Indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgerelateerde gegevens in strijd is met de voorschriften inzake gegevensbescherming, kunt u onverminderd andere administratieve of gerechtelijke rechtsmiddelen een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In Oostenrijk moet de klacht worden ingediend bij de Oostenrijkse autoriteit voor gegevensbescherming. Het adres is als volgt: Österreichische Datenschutzbehörde Wickenburggase Wenen 7 Verplichting om persoonsgerelateerde gegevens te verstrekken Wij wijzen u erop dat het verstrekken van uw persoonsgerelateerde gegevens noodzakelijk is voor het afsluiten van een overeenkomst. 8 Gegevensbronnen De u betreffende persoonsgerelateerde gegevens hebben wij uit de volgende gegevensbronnen verzameld: Door u verstrekte gegevens voor de uitvoering van de overeenkomst. 9 Geautomatiseerde beslissingen in individuele gevallen Houd er rekening mee dat we ook gebruik maken van geautomatiseerde besluitvorming. Dit zal ons de volgende informatie opleveren: Bevrachtingsbeurzen voor het vinden van vrije capaciteit Kredietcontrole voor de aanvaarding van de opdracht. Dit heeft de volgende consequenties voor u persoonlijk: Zekerstelling van een correcte en doelgerichte afwikkeling van het contract. 10 Begripsbepalingen Persoonsgerelateerde gegevens: informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Verwerking: Elke bewerking of elk reeks van bewerkingen, al dan niet met behulp van geautomatiseerde processen in verband met persoonsgerelateerde gegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, organiseren, ordenen, opslaan, aanpassen of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door overdracht, verspreiding of een andere wijze van ter beschikking stellen, het afstemmen of met elkaar in verband brengen, het beperken, verwijderen of vernietigen. JCL AG en dochtermaatschappijen Pagina 5 van 6

6 Profilering: Elke soort geautomatiseerde verwerking van persoonsgerelateerde gegevens die bestaat uit het gebruik van dergelijke persoonsgerelateerde gegevens om bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijke persoon te beoordelen, met name om aspecten van de arbeidsprestaties, de economische situatie, de gezondheid, de persoonlijke voorkeuren, interesses, de betrouwbaarheid, het gedrag, de verblijfplaats of verplaatsingen van deze natuurlijke persoon te analyseren of te voorspellen. Verantwoordelijke: Een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of andere instantie die alleen of samen met anderen beslist over het doel van en de middelen van de verwerking van persoonsgerelateerde gegevens. Taakverwerker: Een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of andere instantie die in opdracht van de verantwoordelijke persoonsgerelateerde gegevens verwerkt. Speciale categorieën persoonsgerelateerde gegevens: Informatie over ras of etnische afkomst, politieke overtuiging, religie of levensbeschouwing, vakbondslidmaatschap, gezondheidstoestand of seksleven, genetische of biometrische gegevens. 11 Contact JCL AG Baarerstrasse Zug Zwitserland JCL AG en dochtermaatschappijen Pagina 6 van 6