Procesbeschrij vi ng Omwi ssel en Buit enl ands Rij bewij s
I nhoudsopgave 1 Proces model Omwi ssel en Buit enl. Rij bewij s... 3 1. 1... 3 2 Processtruct uur... 4 3 Processche ma' s... 5 3. 1 Omwi ssel en buit enl. rij bewij s... 5 3. 1. 1... 6 3. 1. 2 Acti vit eit en en Subprocessen... 7 3. 1. 3 Appli cati es... 7 3. 1. 4 Dat a behorende bij Omwi ssel en buit enl. rij bewij s... 8 3. 1. 4. 1 Docu ment en... 8 3. 2 Aanvr. o mwi s. buit. rij bewij s... 11 3. 2. 1... 12 3. 2. 2 Acti vit eit en en Subprocessen... 12 3. 2. 3 Tri ggers... 18 3. 2. 4 Toest anden... 18 3. 2. 5 Buff ers... 18 3. 2. 6 en... 18 3. 3 Vastst elli ng i dentit eit... 20 3. 3. 1... 21 3. 3. 2 Acti vit eit en en Subprocessen... 21 3. 3. 3 Toest anden... 22 3. 3. 4 en... 22 3. 4 Ver werki ng i n backoffi ce... 23 3. 4. 1... 24 3. 4. 2 Acti vit eit en en Subprocessen... 24 3. 4. 3 Tri ggers... 25 3. 4. 4 Buff ers... 26 3. 4. 5 en... 26 2
1 Proces model Omwi ssel en Buit enl. Rij bewij s 1. 1 Dit subproces beschrijft de door de gemeente te verrichten handelingen vanaf het moment van de aanvraag voor omwisseling van een buitenlands rijbewijs tot het moment dat de aanvraag wordt afgesloten, het aanvraagformulier met pasfoto en handtekening is aangemaakt en verwerkt in de backoffice in het Backoffice station en de de aanvraag met bijbehorende stukken is verzonden naar de RDW. Belangrijke onderdelen van dit subproces zijn het vaststellen van identiteit, het controleren van gegevens waaronder bestendigheid en maatregelen in GBA en het CRB, het controleren van stukken en het aanmaken van het aanvraagformulier. Buitenlandse rijbewijzen afgegeven door de autoriteiten van de EU, EER of Zwitserland en de autoriteiten van de Nederlandse Antillen en Aruba de autoriteiten van door de minister aangewezen landen / landsdelen komen voor omwisseling in aanmerking indien de houder woonachtig is in Nederland. Andere buitenlandse rijbewijzen komen niet voor omwisseling in aanmerking, tenzij het geprivilegieerden betreft Indien ingeschreven in de GBA, anders rechtstreeks naar de RDW het NAVO militairen betreft de 30% regeling van toepassing is het buitenlandse rijbewijs verkregen is op grond van een Nederlands rijbewijs, afgegeven na 30-6-1985. Zie voor de geldende wet- en regelgeving de Wegenverkeerswet 1994 en het Reglement Rijbewijzen. Een aanvraag kan pas worden geaccepteerd nadat de vereiste leges zijn voldaan. Voor de omwisseling van een buitenlands rijbewijs geldt dat het inbrengen van de rijvaardigheidsgegevens op basis van de informatie op het buitenlandse rijbewijs en de beslissing over het al dan niet afgeven van een Nederlands rijbewijs geschiedt door de Unit rijbewijzen van de RDW. Het CRB brengt de VVG gegevens in voor zover dit relevant is. De gemeentelijke taken betreffen het vaststellen van de identiteit van de aanvrager, het verzamelen van alle relevante stukken inclusief het buitenlandse rijbewijs, het aanmaken en scannen van het aanvraagformulier, het verzenden van de relevante stukken naar de RDW en uiteindelijk ontvangen, inklaren, opslaan en uitreiken van het rijbewijs. Het ontvangen, inklaren, opslaan en uitreiken van het rijbewijs staat beschreven in het hoofdproces. Een spoedafhandeling is niet mogelijk. Geldigheid buitenlandse rijbewijzen. Voor EU/EER/Zwitserland rijbewijzen 10 jaar rijden vanaf datum afgifte rijbewijs. Als EU/EER/Zwitserland rijbewijzen ouder is dan 9 jaar dan 1 jaar rijden vanaf datum woonachtig in Nederland. Andere buitenlands rijbewijzen 185 dagen vanaf datum woonachtig in Nederland. Na deze periode dient het buitenlands rijbewijs omgewisseld te zijn!! 3
Processtruct uur Omwisselen buitenl. rijbewijs Aanvr. omwis. buit. rijbewijs Vaststelling identiteit Verwerking in backoffice 4
2 Processche ma' s 2. 1 Omwi ssel en buit enl. rij bewij s Aanvr. omwis. buit. rijbewijs Verwerking in backoffice 5
2. 1. 1 Dit subproces beschrijft de door de gemeente te verrichten handelingen vanaf het moment van de aanvraag voor omwisseling van een buitenlands rijbewijs tot het moment dat de aanvraag wordt afgesloten, het aanvraagformulier met pasfoto en handtekening is aangemaakt en verwerkt in de backoffice in het Backoffice station en de de aanvraag met bijbehorende stukken is verzonden naar de RDW. Belangrijke onderdelen van dit subproces zijn het vaststellen van identiteit, het controleren van gegevens waaronder bestendigheid en maatregelen in GBA en het CRB, het controleren van stukken en het aanmaken van het aanvraagformulier. Buitenlandse rijbewijzen afgegeven door de autoriteiten van de EU, EER of Zwitserland en de autoriteiten van de Nederlandse Antillen en Aruba de autoriteiten van door de minister aangewezen landen / landsdelen komen voor omwisseling in aanmerking indien de houder woonachtig is in Nederland. Andere buitenlandse rijbewijzen komen niet voor omwisseling in aanmerking, tenzij het geprivilegieerden betreft Indien ingeschreven in de GBA, anders rechtstreeks naar de RDW het NAVO militairen betreft de 30% regeling van toepassing is het buitenlandse rijbewijs verkregen is op grond van een Nederlands rijbewijs, afgegeven na 30-6-1985. Zie voor de geldende wet- en regelgeving de Wegenverkeerswet 1994 en het Reglement Rijbewijzen. Een aanvraag kan pas worden geaccepteerd nadat de vereiste leges zijn voldaan. Voor de omwisseling van een buitenlands rijbewijs geldt dat het inbrengen van de rijvaardigheidsgegevens op basis van de informatie op het buitenlandse rijbewijs en de beslissing over het al dan niet afgeven van een Nederlands rijbewijs geschiedt door de Unit rijbewijzen van de RDW. Het CRB brengt de VVG gegevens in voor zover dit relevant is. De gemeentelijke taken betreffen het vaststellen van de identiteit van de aanvrager, het verzamelen van alle relevante stukken inclusief het buitenlandse rijbewijs, het aanmaken en scannen van het aanvraagformulier, het verzenden van de relevante stukken naar de RDW en uiteindelijk ontvangen, inklaren, opslaan en uitreiken van het rijbewijs. Het ontvangen, inklaren, opslaan en uitreiken van het rijbewijs staat beschreven in het hoofdproces. Een spoedafhandeling is niet mogelijk. Geldigheid buitenlandse rijbewijzen. Voor EU/EER/Zwitserland rijbewijzen 10 jaar rijden vanaf datum afgifte rijbewijs. Als EU/EER/Zwitserland rijbewijzen ouder is dan 9 jaar dan 1 jaar rijden vanaf datum woonachtig in Nederland. De leeftijd op datum afgifte speelt dezelfde rol als bij afgifte Nederlands rijbewijs. Is de houder op datum afgifte 65 jaar of ouder, dan 5 jaar rijden; 60 tot 65 jaar, rijden tot het 70e jaar. Andere buitenlands rijbewijzen 185 dagen vanaf datum woonachtig in Nederland. Na deze periode dient het buitenlands rijbewijs omgewisseld te zijn!! 6
2. 1. 2 Acti vit eit en en Subprocessen Subproces Aanvr. o mwi s. buit. rij bewij s Dit subproces beschrijft de door de gemeente te verrichten handelingen vanaf het moment van de aanvraag voor omwisseling van een buitenlands rijbewijs tot het moment dat de aanvraag wordt afgesloten, het aanvraagformulier met pasfoto en handtekening is aangemaakt en verwerkt in de backoffice in het Backoffice station en de aanvraag met behorende stukken is verzonden naar de RDW. Belangrijke onderdelen van dit subproces zijn het vaststellen van identiteit, het controleren van gegevens waaronder bestendigheid en maatregelen in GBA en het CRB, het controleren van stukken en het aanmaken van het aanvraagformulier. Subproces Ver werki ng i n backoffi ce De ambtenaar in de backoffice doet de feitelijke afgifte door het insturen van de aanvraag naar de RDW t.b.v. het aanmaken van het rijbewijs. Dit subproces beschrijft de backoffice subprocessen vanaf het ontvangen van het aanvraagformulier van de frontoffice tot het moment dat de gegevens van het gescande formulier zijn verzonden naar en bevestigd door de RDW en het formulier met bijlagen fysiek naar de RDW gezonden zijn. 2. 1. 3 Appli cati es Hand mati g GBA Modul e De applicatie die de gemeente gebruikt om de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens te bewerken en bij te houden. Hand mati g Rij bewij s modul e Module voor de frontoffice waarmee: De aanvraag voor een rijbewijs wordt vervaardigd inclusief controle GBA en het CRB alsook berichten naar RDW worden gestuurd naamgebruik, aanvraagnummer. De uitreiking wordt geregistreerd en gemeld aan RDW. De registratie van de ontvangst van oude rijbewijzen geschiedt in dit geval door de RDW. De registratie van de verblijfplaats van ingeleverde of ingenomen s. 7
Hand mati g Backoffi ce st ati on Backoffice Station: Combinatie van hardware en software waarmee de aanvragen worden gescand, de aanvraag als een elektronisch bericht naar de RDW gezonden wordt, 's worden ingeklaard, 's, in bijzondere gevallen, worden heraangevraagd, eventueel andere bijzondere voorraadmutaties worden uitgevoerd. 2. 1. 4 Dat a behorende bij Omwi ssel en buit enl. rij bewij s 2. 1. 4. 1 Docu ment en Best and i n i nt ern Aankondi gi ng zendi ng Elektronisch bericht van de RDW registratie. Hierin wordt een door de producent verstuurde zending aangekondigd. Aanvraag rij bewij s Een voorgeschreven formulier waarop een uniek aanvraagnummer gegenereerd door RDW wordt gedrukt door de rijbewijsmodule, dat alle benodigde gegevens bevat om een beslissing te kunnen nemen op een verzoek tot afgifte van een rijbewijs en dat voor RDW dient als opdracht om een rijbewijs te laten maken. i nt ern Aanvraag vori g rij bewij s Het aanvraagformulier op grond waarvan het vorige rijbewijs is verstrekt. i n uit Af haal bon i n uit i nt ern Bedrijfsi denti- t eitsbewij s Is ID van besteller, uitgereikt door zijn werkgever. Bewij s van ontvangst Het door de burger getekende bewijs dat het rijbewijs door hem in ontvangst is genomen. i n uit I dentit eitsbewij s Een door een bevoegde autoriteit verstrekt bewijs waarmee de identiteit kan worden vastgesteld. 8
i n uit Ni euw rij bewij s Het nieuwe rijbewijs dat naar aanleiding van de aanvraag is vervaardigd. i n uit Ontvangst- bevest. Bewijs van ontvangst, getekend door de ontvangstbevoegde ambtenaar. i n Oud rij bewij s Eerder aan de burger verstrekte rijbewijs. i n Pakket rij bewij zen Pakket met de gepersonaliseerde rijbewijzen. i n Pasf ot o Vereisten volgens de Regeling eisen pasfoto's: Dezelfde eisen gelden als voor de reisdocumenten nieuwe fotomatrix van augustus 2006 Pasfoto in kleur, die een duidelijk en goedgelijkend beeld van de aanvrager moet geven. Het gebruik van reproducties of van eerder gebruikte foto's is niet toegestaan. De grootte van de te bevestigen foto is 35 bij 45 mm. Het gezicht van de aanvrager dient recht van voren, tegen een lichtgrijze, egale achtergrond te zijn gefotografeerd en in de breedte ongeveer 2 cm van de afbeelding in beslag te nemen. Beide ogen dienen zichtbaar te zijn, eventueel achter een bril met doorschijnende glazen. Het dragen van een donkere bril op de foto's is niet toegestaan, tenzij de aanvrager heeft aangetoond dat zulks om medische redenen noodzakelijk is. Het hoofd dient onbedekt te zijn, tenzij de aanvrager heeft aangetoond dat godsdienstige, levensbeschouwelijke of medische oorzaken zich hiertegen verzetten. Indien in dat geval het hoofd wordt bedekt, moet het gezicht wel zichtbaar blijven. i nt ern Post machti gi ng ontvanger Door postbedrijf afgegeven machtiging om rijbewijzen te ontvangen. i n Proces-verbaal van ver mi ssi ng Een door een Nederlandse politie-autoriteit opgemaakt procesverbaal van de door de burger gedane aangifte dat hij of zij niet meer beschikt over het oude rijbewijs. i nt ern Proces-verbaal Intern proces verbaal betreffende geconstateerde gebreken of onregelmatigheden. 9
i n uit Transport bon Door transporteur opgesteld begeleidingsdocument van de zending. i nt ern Verblijfs- vergunni ng Het vreemdelingendocument waaruit de verblijfsstatus van de burger blijkt. i n uit Verzendbri ef Door producent opgemaakte specificatie van geleverde rijbewijzen. Wei geri ngs- besl uit Het door de bevoegde autoriteit genomen besluit tot weigering van afgifte van een rijbewijs. i n uit i n uit Buit enl ands rij bewij s Een door een buitenlandse autoriteit afgegeven rijbewijs. Verkl buit enl aut orit eit Een door buitenlandse autoriteit afgegeven verklaring afgifte rijbewijs. 10
2. 2 Aanvr. o mwi s. buit. rij bewij s Burger Ontvangen aanvraag Vaststelling identiteit akkoord Controleren GBA RDW niet akkoord gegevens correct Onderzoeken gegevens Bepalen verkl geschiktheid akkoord Controleren stukken niet akkoord akkoord Bepalen vervolgstappen Registreren aanvraag Aanmaken aanvraagformulier Innen leges Afsluiten aanvraag Aanvraagform versturen Archief 11
2. 2. 1 Dit subproces beschrijft de door de gemeente te verrichten handelingen vanaf het moment van de aanvraag voor omwisseling van een buitenlands rijbewijs tot het moment dat de aanvraag wordt afgesloten, het aanvraagformulier met pasfoto en handtekening is aangemaakt en verwerkt in de backoffice en de aanvraag met behorende stukken is verzonden naar de RDW. Belangrijke onderdelen van dit subproces zijn het vaststellen van identiteit, het controleren van gegevens waaronder bestendigheid en maatregelen in GBA en het CRB, het controleren van stukken en het aanmaken van het aanvraagformulier. 2. 2. 2 Acti vit eit en en Subprocessen Ontvangen aanvraag De burger komt bij de frontoffice en geeft aan dat hij komt voor de omwisseling van zijn buitenlands rijbewijs. Subproces Vastst elli ng i dentit eit Dit subproces beschrijft de wijze waarop de identiteit van de aanvrager moet worden vastgesteld. Voorgeschreven is dat de aanvrager in persoon moet verschijnen. 12
Machti gen Control eren GBA RDWgegevens Controle persoonsgegevens GBA Aan de hand van de GBA wordt gecontroleerd of de persoonsgegevens onderzocht dienen te worden. Dit is het geval wanneer twijfel bestaat over de juistheid van de op de PL opgenomen gegevens. Controle wonen in NL, nationaliteit en verblijfstitel Betrokkene moet in de GBA ingeschreven zijn en als het een vreemdeling betreft, een verblijfsrecht hebben. Voor buitenlandse rijbewijzen die niet zijn uitgeven in de EU, de EER of Zwitserland, geldt ook nog de eis dat het rijbewijs afgegeven moet zijn in een periode van een jaar waarbij betrokkene ten minste 185 dagen in het land van afgifte woonde ten tijde van afgifte van het buitenlandse rijbewijs. Dit is niet van toepassing op categorieën die betrokkene al heeft gehad op een Nederlands rijbewijs.. Verblijfstitel Indien in het GBA sprake is van een code 30, 31, 32, 33, 34 of 98 en de aanvrager heeft niet de nationaliteit van een EU/EER Lidstaat of Zwitserland, dan kan men betrokkene adviseren geen aanvraag omwisseling in te dienen, omdat omwisseling niet mogelijk is. Selecteren persoon in het CRB. Bepaal de juiste persoon in het het CRB. Bij dubbel of geen A-nummer is het nummer van het oude rijbewijs het identificerend gegeven. Controle persoonsgegevens in het CRB t.o.v. GBA De gemeente controleert of de persoonsgegevens met name naam en geboortegegevens in het CRB overeenkomen met die in de GBA. Aangezien de GBA leidend is, kan het proces niet verder gaan als er verschillen zijn in de gegevens die op het rijbewijs komen. Als de ambtenaar constateert dat het verschil het gevolg is van een nog niet verwerkte GBA-mutatie, dan gelden de GBA gegevens. Als dat niet het geval is, kan de aanvraag niet door gaan en wordt contact opgenomen met RDW. Controle rijbewijsrelevante gegevens Het CRB controleert of er geen belemmeringen zijn om een rijbewijs af te geven en geeft een signaal voor akkoord met bijbehorende redenen. Voorwaarden waaraan voldaan moet worden: Persoon heeft niet al een aanvraag gedaan 'shoppen'. Er is een ontzegging rijbevoegdheid of andere maatregel van kracht. Afgifte van een nieuw rijbewijs is niet mogelijk als vanuit RDW melding is ontvangen dat het oude rijbewijs op grond van een strafmaatregel is ingevorderd, ingehouden, of ingeleverd, of als er een actuele ontzegging is. Als volgens de gegevens geen aanvraag kan worden ingediend, dan stopt het proces. Als de burger persisteert wordt er toch een aanvraag aangemaakt. De RDW zorgt voor een weigeringsbesluit. Appli cati e Omwi ssel en buit enl. rij bewij s. GBA Modul e 13
Onderzoeken gegevens Afhankelijk van het resultaat van de controle is nader onderzoek nodig: Twijfel over GBA gegevens: gemeente start onderzoek GBA gegevens. Bij problemen met de VVG, gegevens die in een aantal gevallen zijn vereist, neem contact op met het CBR. Twijfel over rijvaardigheidsgegevens is in deze voor het gemeentelijke proces niet relevant omdat deze, bij deze bijzondere aanvraag in principe niet in het CRB zijn geregistreerd. Bepal en verkl geschi kt hei d Bij een aanvraag om omwisseling van een buiten de EU/EER of Zwitserland afgegeven rijbewijs dient altijd een Verklaring van geschiktheid geregistreerd te zijn in het CRB. Is het om te wisselen rijbewijs afgegeven in EU/EER of Zwitserland dan moet worden nagegaan of voor aanvrager een Verklaring van geschiktheid in het CRB geregistreerd moet zijn. Er moet een Verklaring van geschiktheid worden overgelegd indien: de aanvrager 70 jaar of ouder is; de aanvrager ouder dan 65 jaar is, en het om te wisselen rijbewijs verloopt op of na zijn 70e jaar; het om te wisselen rijbewijs heeft meer categorieën dan A, B en of BE; het om te wisselen rijbewijs is afgegeven met een beperkte geldigheidsduur; op het buitenlandse rijbewijs beperkende aantekeningen voorkomen, die niet zijn aangeduid met de geharmoniseerde codes van de EU; er een rijbewijs wordt aangevraagd voor een of meer categorieën, die niet op het om te wisselen rijbewijs staan. Indien een verklaring van geschiktheid vereist is en blijkens de gegevens in het CRB niet is geregistreerd, dan moet aan de aanvrager geadviseerd worden eerst een verklaring van geschiktheid aan te vragen. - Indien de aanvrager persisteert in de aanvraag dan gaat het proces verder. Aan de aanvrager moet worden medegedeeld dat de aanvraag door de RDW kan worden afgewezen. 14
Machti gen Control eren st ukken Controleren of alle vereiste documenten en de foto overhandigd zijn en inderdaad betrekking hebben op de aanvrager. Omdat alle relevante gegevens al zijn vastgelegd in GBA en het CRB, hoeft de aanvrager geen document van het CBR te overleggen. Wel moet hij zich uiteraard kunnen identificeren. De volgende documenten dienen aanwezig te zijn: In alle gevallen: Eén goed gelijkende pasfoto. Geldig buitenlands rijbewijs Bij vermissing van een EU/EER, Zwitsers, Antilliaans of Arubaans rijbewijs kan niet worden volstaan met een verklaring van de afgevende autoriteit. Vermiste rijbewijzen uit andere landen kunnen dus niet omgewisseld worden. In dit geval dient tevens een proces verbaal van de Nederlandse politie worden overgelegd. Is het een EU/EER, Zwitsers rijbewijs dat verlopen is, dan kan worden volstaan met een verklaring van de afgevende autoriteit. Verlopen rijbewijzen uit andere landen kunnen dus niet omgewisseld worden Uitzondering voor 30% regeling. Aan personen die voor de Nederlandse economie van essentieel belang vastgesteld door ministerie van Financiën zijn en hun gezinsleden, wordt de mogelijkheid geboden elk geldig buitenlands rijbewijs om te wisselen. Voor gezinsleden geldt dat een uittreksel uit de basisadministratie persoonsgegevens wordt meegezonden waaruit blijkt dat zij tot het gezin behoren van degene op wie de 30%-regeling van toepassing is. Er moet een kopie van de verklaring van het Ministerie van Financiën worden overgelegd waaruit blijkt dat betrokkene onder de 30% regeling valt. Deze verklaring wordt afgegeven door de inspecteur der belastingen te Heerlen. Uitzondering voor eerder aan de aanvrager afgegeven Nederlands rijbewijs. Omwisseling is tevens mogelijk voor die buitenlandse rijbewijzen welke zijn afgegeven op basis van een eerder aan de aanvrager afgegeven Nederlands rijbewijs. Let wel op dat omwisseling slechts mogelijk is voor die categorieën waarvoor het eerder afgegeven Nederlandse rijbewijs geldig was. Bepalend daarbij is in ieder geval dat het eerder afgegeven Nederlandse rijbewijs zijn geldigheid niet mag hebben verloren vóór 30 juni 1985 artikel 183 Reglement Rijbewijzen. Heeft de houder van het buitenlandse rijbewijs in het land van afgifte aanvullende categorieën verkregen dan zijn deze niet omwisselbaar naar een gelijkwaardige Nederlandse categorieën. Praktisch komt het er dan op neer dat het eerder aan de aanvrager afgegeven Nederlandse rijbewijs moet zijn te traceren. Is dit niet het geval dan dient de aanvrager een verklaring van de afgevende autoriteiten van het rijbewijs te overleggen waaruit de omwisseling van een Nederlands rijbewijs blijkt. Aanvullend zal door de RDW dan nog een onderzoek moeten worden gedaan naar de geldigheid van het eerder aan de aanvrager afgegeven Nederlandse rijbewijs, immers duidelijk moet worden of dat rijbewijs nog geldig was ná 30 juni 1985. Vertaling rijbewijs Als aan de hand van het rijbewijs niet kan worden vastgesteld om welke 15
persoon het gaat denk hierbij aan landen als China, Japan, Griekenland dan moet een vertaling worden overgelegd van een beëdigd tolk/vertaler, of van de ambassade of consulaat van het land van afgifte van het rijbewijs. Als er aantekeningen op een EU/EER of Zwitsers rijbewijs zijn vermeld die niet te ontcijferen zijn, kan in voorkomend geval ook een vertaling door de RDW worden opgevraagd. Bepal en vervol gst appen De gemeenteambtenaar informeert de aanvrager welke stukken bij de aanvraag ontbreken volledigheidscheck. Regi streren aanvraag Aanvullende gegevens zijn de persoonsgegevens die niet uit het CRB konden worden verkregen. Dat betreft naamgebruik, burgerlijke staat, naam partner, titel en predikaat. Gemeente stuurt bericht aan RDW met alle gegevens van de aanvraag. Naamgebruik, titel en predikaat De aanvrager kan aangeven hoe zijn naam, titel en predikaat op het rijbewijs dient te komen. De ambtenaar vraagt de aanvrager naar zijn keuze en legt dit vast in de rijbewijs module. Deze keuze wordt dan gebruikt bij het aanmaken van het rijbewijs. Het CRB maakt een uniek aanvraagnummer en registreert de aanvraaggegevens. Aanvraagnummer wordt naar gemeente gecommuniceerd. 16
Aan maken aan- vraagf or muli er Het aanvraagformulier dient als feitelijke aanvraag van het rijbewijs, wordt getekend door aanvrager en geparafeerd door de gemeenteambtenaar frontoffice. Vervolgens wordt dit formulier door de backoffice verder verwerkt. Het aanvraagformulier bevat alle relevante persoonsgegevens en in sommige gevallen de VVG gegevens. Bij de verwerking in de backoffice wordt echter alleen het aanvraagnummer, de pasfoto, de handtekening van de aanvrager en de paraaf van de frontoffice medewerker feitelijk 'gelezen' via de scanningsapplicatie. De overige gegevens zijn al aanwezig in het CRB. Er wordt gebruik gemaakt van een aanvraagformulier dat wordt geprint met de rijbewijsmodule. Het aanvraagnummer wordt hier op geprint door de rijbewijs module, in zodanige vorm dat het in het Backoffice station leesbaar is. Als er geen belemmeringen voor afgifte zijn worden vanuit het CRB alle gegevens verzameld die op het nieuwe rijbewijs zullen worden vermeld: Persoonsgegevens van de aanvrager. In sommige gevallen de eventuele beperkingen. De pasfoto wordt na controle op de daarvoor bestemde plaats bevestigd. Aanvrager controleert en ondertekent de aanvraag tot verstrekking van een rijbewijs. Appli cati e Omwi ssel en buit enl. rij bewij s. GBA Modul e I nnen l eges Innen verschuldigde leges Bepaal de hoogte van de leges spoedprocedure is bij deze aanvraag voor omwisseling in verband met een buitenlands rijbewijs niet mogelijk. Maak een vordering aan t.b.v. de financiële administratie. Reken af met aanvrager. Maak betaling aan voor financiële administratie. Als aanvrager niet ter plekke kan betalen zal de aanvraag hier gestaakt worden en zal aanvrager gevraagd moeten worden de middelen alsnog ter betaling aan te bieden zodat de aanvraag verder afgehandeld kan worden. De aanvraag wordt niet in behandeling genomen als betrokkene de leges niet kan of wil betalen. 17
Afsl uit en aanvraag De aanvraag wordt geaccordeerd door de frontoffice ambtenaar paraaf en daarmee tevens afgesloten. De RDW informeert betrokkene en gemeente wanneer het rijbewijs afgehaald kan worden. De gegevens in het frontoffice systeem worden niet elektronisch naar de backoffice gezonden. De enige 'interface' is het fysieke aanvraagformulier. Appli cati e Omwi ssel en buit enl. rij bewij s. GBA Modul e Omwi ssel en buit enl. rij bewij s. Backoffi ce st ati on Logi sti ek Aanvraagf or mverst uren De aanvraag moet naar de backoffice gezonden worden. 2. 2. 3 Tri ggers Mens Burger De burger die een aanvraag wil indienen voor de omwisseling van zijn buitenlands rijbewijs. 2. 2. 4 Toest anden Toest and Toest and 2. 2. 5 Buff ers Buff er Archi ef 2. 2. 6 en akkoord Control eren GBA RDWgegevens 18
ni et akkoord Control eren GBA RDWgegevens Onderzoeken gegevens akkoord Bepal en vervol gst appen gegevens correct Onderzoeken gegevens ni et akkoord Control eren st ukken Bepal en vervol gst appen akkoord Control eren st ukken 19
2. 3 Vastst elli ng i dentit eit Vaststellen identiteit wel id-bewijs Vaststellen met identiteitsbewijs geen id-bewijs niet akkoord niet akkoord Vaststellen zonder akkoord Procesvoortgang weigeren Identiteit vastgesteld 20
2. 3. 1 Dit subproces beschrijft de wijze waarop de identiteit van de aanvrager moet worden vastgesteld. Voorgeschreven is dat de aanvrager in persoon moet verschijnen. 2. 3. 2 Acti vit eit en en Subprocessen Vastst ell en i dentit eit Er dient vastgesteld te worden of de burger inderdaad is degene die hij beweert te zijn. De aanvrager moet in persoon verschijnen. Vastst ell en zonder i d-bewij s De burger dient eerst een ID bewijs aan te vragen. Verplichte legitimatie op grond van artikel 111, lid 2 Wegenverkeerswet en art 49 Reglement Rijbewijzen. Vastst ell en met i dentit eitsbewij s De identiteit van de burger dient te worden vastgesteld aan de hand van het overhandigde identiteitsbewijs conform de Wegenverkeerswet 1994, namelijk: Geldig reisdocument Geldige verblijfsvergunning Rijbewijs afgegeven na 1 okt 1996 Controleer of het juiste document wordt ingeleverd; let op het nummer en de persoonsgegevens en vergelijk de foto met de aanvrager. Stel daarnaast altijd enkele identificerende vragen, zoals: meisjesachternaam van moeder, geboortedata ouders, oude adressen et cetera. Let erop dat de aanvrager de vragen zelf beantwoordt. Wijzigingen per 1 oktober 2006 rijbewijzen, afgegeven voor 1 oktober 1996 gelden niet als identiteitsbewijs buitenlandse rijbewijzen gelden niet als identiteitsbewijs. Appli cati e Omwi ssel en buit enl. rij bewij s. GBA Modul e Procesvoort gang wei geren Indien identiteit onvoldoende vastgesteld kan worden wordt het proces beëindigd en zullen afhankelijk van de situatie vervolghandelingen worden bepaald, bijvoorbeeld nader onderzoek naar juistheid en/of rechtmatigheid van het identiteitsdocument. Zonodig aanvraag officieel afwijzen door middel van weigeringsbesluit; zie voor werkwijze PUN, voor regelgeving de wegenverkeerswet en/of WRR. 21
2. 3. 3 Toest anden Toest and Toest and I dentit eit vast gest el d 2. 3. 4 en akkoord Vastst ell en met i dentit eitsbewij s I dentit eit vast gest el d ni et akkoord Vastst ell en zonder i d-bewij s ni et akkoord Vastst ell en met i dentit eitsbewij s wel i d-bewij s Vastst ell en i dentit eit Vastst ell en met i dentit eitsbewij s geen i d-bewij s Vastst ell en i dentit eit Vastst ell en zonder i d-bewij s 22
2. 4 Ver werki ng i n backoffi ce Aanvraag Ontvangen aanvraag Scannen aanvragen akkoord Accorderen scan akkoord Accorderen data niet akkoord niet akkoord niet akkoord Bepalen vervolg 1 Bepalen vervolg 2 Bepalen vervolg 3 Archiveren documenten Verzenden documenten Archief 23
2. 4. 1 De ambtenaar in de backoffice doet de feitelijke afgifte door het insturen van de aanvraag naar de RDW t.b.v. het aanmaken van het rijbewijs. Dit subproces beschrijft de backoffice subprocessen vanaf het ontvangen van het aanvraagformulier van de frontoffice tot het moment dat de gegevens van het gescande formulier zijn verzonden naar en bevestigd door de RDW en het formulier met bijlagen fysiek naar de RDW gezonden zijn. 2. 4. 2 Acti vit eit en en Subprocessen Ontvangen aanvraag Het aanvraagformulier dat is opgemaakt door de frontoffice, wordt door de backoffice ontvangen en beheerd voor verwerking. Opmerking: de aanvraagnummers vormen geen oplopende reeks, omdat ze refereren aan het aanvraagnummer in het CRB. Scannen aanvragen Het aanvraagformulier wordt gescand met behulp van de scanapplicatie op het Backoffice station. Deze applicatie 'leest' het aanvraagnummer en scant pasfoto, handtekening burger en paraaf frontoffice ambtenaar. Het resultaat wordt zichtbaar gemaakt op het scherm. Appli cati e Omwi ssel en buit enl. rij bewij s. Backoffi ce st ati on Bepal en vervol g 1 Vervolgstappen uitvoeren afhankelijk van de aangegeven foutsituatie bij het scannen. Bepalen wat nodig is om opnieuw te kunnen scannen. Appli cati e Omwi ssel en buit enl. rij bewij s. Backoffi ce st ati on Machti gen Accorderen scan Er vindt visuele controle plaats m.b.t. de beeldkwaliteit van de aanvraag. Getoond worden: De gescande pasfoto. De gescande handtekening. De gescande paraaf. Het aanvraagnummer. De backoffice medewerker geeft aan of de scan akkoord is. Appli cati e Omwi ssel en buit enl. rij bewij s. Backoffi ce st ati on 24
Bepal en vervol g 2 Vervolgstappen uitvoeren naar aanleiding van de geconstateerde gebreken, b.v. foto rechtzetten en opnieuw scannen. Machti gen Accorderen dat a Het gescande aanvraagnummer wordt als deel van het elektronisch bericht naar de RDW verzonden. Het CRB stuurt een bericht terug met de gegevens van deze aanvraag. De ambtenaar controleert of bij de RDW de juiste persoon gekoppeld is aan de aanvraag en eventueel de VVG gegevens en of de gegevens op het aanvraagformulier overeenkomen met de gegevens van de RDW. Als alles in orde is geeft de backoffice ambtenaar zijn finale akkoord. Hierbij worden de gescande gegevens pasfoto, handtekening aanvrager, paraaf van de frontoffice ambtenaar in een elektronisch bericht naar de RDW gezonden. Dit bericht wordt versleuteld en digitaal ondertekend met behulp van het certificaat van de backoffice ambtenaar. De gegevens worden vastgelegd bij de aanvraag en er wordt een opdracht tot productie van een rijbewijs aangemaakt. Appli cati e Omwi ssel en buit enl. rij bewij s. Backoffi ce st ati on Bepal en vervol g 3 Er is sprake van een foutsituatie indien de RDW niet alle persoons en eventuele VVG gegevens in haar registratie blijkt te hebben. Dit zou niet mogen voorkomen en is ook niet in gemeente oplosbaar. Contact opnemen met RDW. Archi veren docu ment en Voor zover van toepassing, archiveren van: kopie van aanvraagformulier. kopie verklaring van afgevende autoriteit. kopie buitenlands rijbewijs overige documenten. Logi sti ek Verzenden docu ment en Het buitenlandse rijbewijs of de verklaring van de afgevende autoriteit wordt altijd samen met het ingevulde en ondertekende aanvraagformulier opgestuurd naar de RDW. 2. 4. 3 Tri ggers Post Aanvraag 25
2. 4. 4 Buff ers Buff er Archi ef 2. 4. 5 en ni et akkoord Accorderen scan Bepal en vervol g 2 ni et akkoord Scannen aanvragen Bepal en vervol g 1 akkoord Scannen aanvragen Accorderen scan akkoord Accorderen scan Accorderen dat a ni et akkoord Accorderen dat a Bepal en vervol g 3 26