Specificatie werkwijze Ter Hoeven & Partners Specialisten in ICT-reiniging Versie d.d. 24.06.2009 Pagina 1 van 12
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 - Werkwijze 1.1. Inventarisatie 1.2. Onderhoudsplan 1.3. Uitvoering 1.4. Materialen 1.5. Milieu Hoofdstuk 2 - Medewerkers 2.1. Technische bekwaamheid 2.2. Certificering 2.3. Legitimatie 2.4. Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) Hoofdstuk 3 - Algemeen 3.1. De werkplek 3.2. Print-, fax- en kopieerapparatuur 3.3. Tijdsduur Hoofdstuk 4 - Specificatie werkzaamheden 4.1. Beeldscherm 4.2. Toetsenbord 4.3. Computermuis 4.4. CPU-kast 4.4.1. - Externe reiniging CPU-kast 4.4.2. - Interne reiniging CPU-kast 4.5. Notebook 4.6. Server-/dataroom 4.7. Telefoon 4.8. Printers 4.8.1. - Reiniging printer 4.8.2. - Technisch onderhoud binnenzijde printer Hoofdstuk 5 - Kabelmanagement 5.1. Werkwijze 5.2. Uitvoering 5.3. Voordelen Hoofdstuk 6 - Reparatieservice BIJLAGE - Product-informatie antibacteriële coating Versie d.d. 24.06.2009 Pagina 2 van 12
Hoofdstuk 1 - Werkwijze 1.1. Inventarisatie Ter Hoeven & Partners levert maatwerk. Uw wensen en een zorgvuldige inventarisatie van uw automatiseringsapparatuur zijn de basis. Daarbij controleren wij tevens de status van uw kantoorautomatisering: welke apparaten hebt u in gebruik en in welke mate zijn deze vervuild? 1.2. Onderhoudsplan Op basis van deze inventarisatie stellen wij een advies voor het onderhoudsplan op, voorzien van een overzichtelijke offerte. 1.3. Uitvoering Na goedkeuring plannen wij onze komst in overleg met uw contactpersoon. Deze afspraak wordt schriftelijk bevestigd. Het reinigen vindt meestal plaats op locatie. Voor aanvang van de werkzaamheden zullen onze medewerkers zich bij u melden om eventuele bijzonderheden door te spreken. Het spreekt voor zich dat zij zich aanpassen aan de in uw bedrijf geldende huisregels. Ook zorgen zij ervoor dat uw medewerkers zo weinig mogelijk hinder ondervinden van de reinigingswerkzaamheden. Uw medewerkers worden tijdig geïnformeerd dat zij korte tijd niet kunnen werken met de betreffende apparatuur. Indien gewenst kunnen de werkzaamheden ook 's avonds of in het weekend uitgevoerd worden. Alle verrichtingen worden omschreven op een onderhoudsbon. Deze ontvangt u na afloop. Zo heeft u een volledig overzicht van de door ons uitgevoerde werkzaamheden en eventuele bijzonderheden. 1.4. Materialen Onze medewerkers beschikken over een moderne uitrusting voor het efficiënt en volledig reinigen van uw automatiseringsapparatuur. Uiteraard worden alle maatregelen in acht genomen, die nodig zijn voor een optimale en antistatische reiniging van uw elektronische apparatuur. 1.5. Milieu Wij gebruiken uitsluitend professionele reinigingsmiddelen en materialen die het milieu zo weinig mogelijk belasten. Reinigingsproducten zijn op waterbasis en volledig biologisch afbreekbaar. Doeken worden verantwoord gewassen en hergebruikt. Het ontstane afval nemen wij mee om gescheiden te laten verwerken. Versie d.d. 24.06.2009 Pagina 3 van 12
Hoofdstuk 2 - Medewerkers 2.1. Technische bekwaamheid Ter Hoeven & Partners werkt met vakbekwame onderhoudsteams. Het reinigen van de apparatuur wordt uitgevoerd door ervaren medewerkers, die allen technisch geschoold zijn. We houden de kennis van onze medewerkers actueel met gerichte bijscholing. 2.2. Certificering Onze medewerkers zijn: - NEN 3140 gecertificeerd (keuring en inspectie zwakstroom installaties) - ESD gecertificeerd (Electrostatic Discharge) - VCA gecertificeerd (Veiligheid-, gezondheid- en milieu-checklist Aannemers) 2.3. Legitimatie Voor aanvang van de werkzaamheden zullen onze medewerkers zich eerst bij u of uw contactpersoon melden om eventuele bijzonderheden door te spreken. De medewerkers van Ter Hoeven & Partners zijn herkenbaar aan uniforme bedrijfskleding en kunnen zich te allen tijde legitimeren. 2.4. Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) Onze medewerkers verrichten ook werkzaamheden bij instanties waar screening vereist is. Ter Hoeven & Partners conformeert zich aan eventuele kosten die hieruit voortvloeien. Indien gewenst kan voor medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de werkzaamheden een Verklaring Omtrent het Gedrag worden aangevraagd. Versie d.d. 24.06.2009 Pagina 4 van 12
Hoofdstuk 3 - Algemeen 3.1. De werkplek Onder een 'werkplek' verstaan wij de volgende ICT-apparatuur: - beeldscherm (inclusief voorzetscherm, indien aanwezig) - toetsenbord - computermuis - CPU-kast - telefoon Of: - notebook - eventueel los beeldscherm (inclusief voorzetscherm, indien aanwezig) - eventueel los toetsenbord - eventuele computermuis - eventueel dockingstation - telefoon 3.2. Print-, fax- en kopieerapparatuur Print-, fax- en kopieerapparatuur worden niet tot de werkplek gerekend. 3.3. Tijdsduur Het reinigen van een werkplek duurt gemiddeld twintig minuten. Doordat Ter Hoeven & Partners in principe met twee onderhoudsmedewerkers tegelijk werkt, kan een medewerker gedurende maximaal tien minuten geen gebruik maken van zijn of haar werkplek. De tijdsduur van het reinigen van print-, fax- en kopieerapparatuur is mede afhankelijk van het soort apparaat. Versie d.d. 24.06.2009 Pagina 5 van 12
Hoofdstuk 4 - Specificatie werkzaamheden 4.1. Beeldscherm De reiniging van een beeldscherm houdt in: - verwijderen voorzetscherm (indien aanwezig) - stofvrij maken beeldscherm - reinigen beeldscherm met een reinigingsmiddel - reinigen van de overgang tussen beeldscherm en kunststofbehuizing - reinigen voorzetscherm (indien aanwezig) met een reinigingsmiddel - reinigen van de kunststof behuizing met een reinigingsmiddel - behandeling van de kunststof behuizing, het beeldscherm en eventueel voorzetscherm met een antistatisch middel om het aantrekken van stof tegen te gaan - terugplaatsen voorzetscherm (indien van toepassing) 4.2. Toetsenbord De reiniging van een toetsenbord houdt in: - doorblazen toetsenbord met perslucht (voor het verwijderen van vuil onder de toetsen) - reinigen toetsenbord en toetsen met een reinigingsmiddel - verwijderen van vastzittend vuil tussen de toetsen - behandeling van het toetsenbord met een antistatisch middel om het aantrekken van stof tegen te gaan - behandeling van het toetsenbord met een antibacteriële coating (zie bijlage) - controle van het toetsenbord en alle toetsen op een goede werking 4.3. Computermuis De reiniging van een computermuis houdt in: - reinigen computermuis met een reinigingsmiddel - behandeling van de computermuis met een anti-bacteriële coating (zie bijlage) - controle van de computermuis op een goede werking 4.4. CPU-kast 4.4.1. Externe reiniging CPU-kast Dit houdt in: - afsluiten en uitzetten van het systeem - verwijderen beeldscherm wanneer dit op de CPU-kast staat - reinigen buitenkant CPU-kast met een reinigingsmiddel - reinigen van de ruimte onder de CPU-kast - terugplaatsen beeldscherm (indien van toepassing) Na de reinigingsbehandeling wordt het systeem opgestart en gecontroleerd op een goede werking. Versie d.d. 24.06.2009 Pagina 6 van 12
4.4.2. Interne reiniging CPU-kast* Dit houdt in: - afsluiten, uitzetten en ontkoppelen van het systeem - verwijderen beeldscherm wanneer dit op de CPU-kast staat - openen CPU-kast - verwijderen van stof en vuil in de CPU-kast met behulp van perslucht, stofzuiger en kwast met speciale aandacht voor de ventilator en stof op printplaten - reinigen van de ruimte onder de CPU-kast - terugplaatsen beeldscherm (indien van toepassing) Na de reinigingsbehandeling wordt het systeem aangesloten, opgestart en gecontroleerd op een goede werking. * interne reiniging is een optie, hier wordt een toeslag voor berekend. 4.5. Notebook De reiniging van een notebook houdt in: - afsluiten en uitzetten van het notebook - doorblazen toetsenbord met perslucht (voor het verwijderen van vuil onder de toetsen) - reinigen toetsenbord en toetsen met een reinigingsmiddel - verwijderen van vastzittend vuil tussen de toetsen - stofvrij maken beeldscherm - reinigen beeldscherm met een reinigingsmiddel - reinigen van de overgang tussen beeldscherm en kunststofbehuizing - reinigen van de kunststof behuizing met een reinigingsmiddel - behandeling van de kunststof behuizing, het beeldscherm en het toetsenbord met een antistatisch middel om het aantrekken van stof tegen te gaan - behandeling van het toetsenbord met een antibacteriële coating (zie bijlage) - controle van het toetsenbord en alle toetsen op een goede werking Na de reinigingsbehandeling wordt het notebook opgestart en gecontroleerd op een goede werking. 4.6. Server-/dataroom Het reinigen van server- en datarooms gebeurt volgens vaste procedures. Deze worden tevoren met de opdrachtgever doorgesproken en door de projectmanager nauwlettend in de gaten gehouden. Eerst reinigen we alles wat op de vloer staat. Daarna reinigen we met een speciale stofzuiger de vloer en de ruimte tussen de vloerdelen. Vervolgens wordt het aanwezige vuil onder de vloerdelen verwijderd. Ter afsluiting wordt de vloer gereinigd en behandeld met een antistatisch middel om het aantrekken van stof tegen te gaan. Versie d.d. 24.06.2009 Pagina 7 van 12
4.7. Telefoon Het reinigen van een telefoon houdt in: - stofvrij maken van het toestel - reinigen van het toestel met een reinigingsmiddel - verwijderen van vastzittend vuil - behandeling van het toestel met een antistatisch middel om het aantrekken van stof tegen te gaan - behandeling van het toestel met een anti-bacteriële coating (zie bijlage) - controle van de telefoon op een goede werking 4.8. Printers 4.8.1. Reiniging printer De reinigingswerkzaamheden zijn afhankelijk van het soort printer. Indien van toepassing op de betreffende printer houdt het in- en extern reinigen het volgende in: - configuratiepagina printen - printer uitschakelen, maar niet ontkoppelen - stofvrij maken buitenzijde - alle kleppen openen en reinigen - reinigen buitenzijde printer met een reinigingsmiddel - behandeling van de behuizing met een antistatisch middel om het aantrekken van stof tegen te gaan - behandeling van het bedieningspaneel met een antibacteriële coating (zie bijlage) - locatie, serienummer en eventuele storingen op het configuratieblad vermelden - indien van toepassing: reparatie-advies 4.8.2. Technisch onderhoud binnenzijde printer Eenmaal per jaar vindt technisch onderhoud plaats van de binnenzijde van de printer. Dit onderhoud bestaat uit: - uitzetten en ontkoppelen van de printer - lades verwijderen en reinigen - reinigen van naden en kieren - toner en papierstof in papierbaan verwijderen - tijdelijk verwijderen van de tonercartridge of inktpatronen - reinigen van de primaire coronadraad (indien van toepassing) - reinigen van de printerkop (indien van toepassing) - reinigen van het binnenwerk van de printer - doorvoerrollen en pick-up roller reinigen en opruwen - controle van de fuseereenheid - het smeren van draaiende delen met een siliconenhoudend smeermiddel - indien van toepassing: reparatie-advies Indien vooraf afgesproken en tegen meerprijs: - vervanging fuseereenheid - vervanging doorvoerrollen Versie d.d. 24.06.2009 Pagina 8 van 12
Hoofdstuk 5 - Kabelmanagement Elke werkplek met automatiseringsapparatuur heeft een grote hoeveelheid kabels op, rond en onder het bureau. Losliggende snoeren kunnen gevaarlijke situaties veroorzaken. Ook uit oogpunt van hygiëne en representativiteit is het aan te bevelen kabels zorgvuldig weg te werken. Ter Hoeven & Partners lost dit probleem graag voor u op met kabelmanagement. 5.1. Werkwijze Onze werkwijze is als bij het reinigen van ICT-apparatuur. Na een zorgvuldige inventarisatie van uw wensen en de betreffende werkplekken, stellen wij een bekabelingsadvies op voorzien van een overzichtelijke offerte. Na goedkeuring plannen wij onze komst in overleg met uw contactpersoon. Deze afspraak wordt schriftelijk bevestigd. Voor aanvang van de werkzaamheden zullen onze medewerkers zich bij u melden om eventuele bijzonderheden door te spreken. 5.2. Uitvoering Per werkplek wordt de bestaande bekabeling verwijderd. Vervolgens wordt de volledige werkplek herbekabeld, waarbij we gebruik maken van onder andere kabelgoten en cable grips. Om de werkplek nog veiliger, schoner en gezonder te maken én te houden, adviseren we tevens om waar nodig en mogelijk CPU-houders en schermstatieven toe te passen. 5.3. Voordelen De voordelen van kabelmanagement zijn onder andere: - een geordende en overzichtelijke werkplek - een veiliger werkplek (minder brand- en struikelgevaar) - verbetering van de kwaliteit en prestaties van uw netwerk en randapparatuur - een makkelijker schoon te houden werkplek c.q. verlaging van de schoonmaakkosten Bovendien kunnen eventuele toekomstige verhuisbewegingen efficiënter worden uitgevoerd. Versie d.d. 24.06.2009 Pagina 9 van 12
Hoofdstuk 6 - Reparatieservice Voor het verhelpen van storingen aan print-, fax- en kopieerapparatuur of het uitvoeren van reparaties kunt u eveneens bij ons terecht. Voor het melden van een storing of reparatie kunt u eventueel gebruik maken van ons digitale meldingsformulier (zie www.thp.nl). Wij streven naar een reparatieduur van maximaal één werkdag. Als de storing wordt veroorzaakt door vervuiling, dan brengen wij voorrijkosten en reinigingskosten in rekening. Bij een storing van technische aard berekenen wij voorrijkosten, onderdelen en arbeidsloon. Kunnen we de storing niet direct oplossen, dan leveren wij tijdelijk een vervangende printer. Ter Hoeven & Partners is tevens leverancier van print-, fax- en kopieerapparaten. Kijk op www.thp.nl of bel 0313 69 61 61 voor meer informatie. Versie d.d. 24.06.2009 Pagina 10 van 12
BIJLAGE: Product-informatie antibacteriële coating Environ-X Uw garantie voor een gezonde veilige werkplek Om het effect van de reiniging van uw ICT-apparatuur te verlengen brengt Ter Hoeven & Partners een unieke antibacteriële coating aan op toetsenborden, computermuizen en telefoons. Na behandeling is uw apparatuur bacterievrij tot de volgende onderhoudsbeurt. De productnaam van deze antibacteriële coating is Environ-X. Wat is Environ-X? Environ X is een onzichtbare, reukloze en niet giftige coating. De coating doodt 99,9% van alle schadelijke bacteriën, virussen en schimmels. Het product heeft tevens een luchtzuiverende werking. Hoe werkt het? Environ-X is een op waterbasis geproduceerde hydro-synthetic photocatalyst. Hydro-synthetic wil zeggen dat de coating uitsluitend bestaat uit vloeistoffen vermengd met water. Hieraan worden vloeibare nano-materialen en titanium dioxide toegevoegd. Dit mengsel wordt via verneveling op de apparatuur aangebracht. Onder invloed van UV-licht (zon- of kunstlicht) ontstaat een chemische reactie, waarbij hydroxyl vrijkomt. Dit heeft sterk oxiderende eigenschappen en doodt voor 99,9% de bacteriën, virussen en schimmels op de behandelde oppervlakken. Environ-X absorbeert licht, waardoor de coating ook in het donker werkt. De voordelen van Environ-X op een rij: - eenvoudige verwerking - doodt 99,9% van bacteriën, virussen en schimmels (o.a. MRSA, SARS, vogelgriep) - breekt alle organische vervuiling af (o.a. VOC s, NOx, fijnstof) - maakt desinfectanten overbodig (kostenbesparend) - beschermt oppervlakken tegen stof en luchtvervuiling - absorbeert UV-stralingen en beschermt oppervlakken tegen UV-schade Bron: Bureau de Wit Almere (NEN ISO 17025 geaccrediteerd microbiologisch laboratorium) maart 2009 testmethode: NEN ISO 13681 swab voor oppervlakten (m2) Versie d.d. 24.06.2009 Pagina 11 van 12
Technische specificatie Environ-X Product-omschrijving Environ-X is een op waterbasis geproduceerde hydro-synthetic photocatalist met een antibacteriële werking. Het is toepasbaar op alle ondergronden en in alle ruimtes. Importeur NanoServices BV, Nunspeet Registraties: Werkzame stof: titanium dioxide CAS NO. 13464-67-7 EINECS 236-675-5 TSCA (USA) registered AICS (Australia) registered CEPA (Canada) registered MITI (Japan) 1-558 ECL (Korea) registered Het product is onschadelijk in overeenstemming met de Richtlijn 67/548 en 99/45/EC van de EEG. Alle componenten van de coating voldoen aan de verordeningen van de Toxic Substances Control Act (TSCA) van de Verenigde Staten van Amerika. Classificatie schadelijke stoffen: Schadelijkheid: geen Giftigheid: niet giftig Milieueffect: geen Vlampunt: geen (niet vlambaar) Explosiegevaar: geen Stabiliteit: stabiel Acute giftigheid: geen (niet giftig) Irritatie: geen Applicatie Environ-X wordt door verneveling aangebracht. Bij normale applicatie is geen specifieke persoonlijke bescherming nodig (bij intensieve industriële toepassingen gelden andere normen). Eerste hulp: Contact met ogen of huid: reinigen met water Inademing/inneming: gorgelen met water en doorslikken of uitspugen Veiligheid Environ-X is in verschillende landen uitvoerig getest op veiligheid. Hierbij is in het bijzonder gekeken naar de aanwezige nano-deeltjes. Nano-materialen worden in veel producten (verf, kunststoffen, lakken, crèmes) toegepast om de eigenschappen te verbeteren. Nano is de aanduiding van de afmeting. Eén nanometer is één miljardste meter. Ter vergelijking: een menselijke haar is ongeveer tachtigduizend nanometer dik. Uit onafhankelijk onderzoek blijkt dat deze deeltjes in Environ-X dermate in de vloeistof zijn ingekapseld dat ze onmogelijk kunnen vrijkomen. Er zijn dus geen milieu- of gezondheidsrisico's bij blootstelling aan Environ-X. Versie d.d. 24.06.2009 Pagina 12 van 12