Verkiezingen van de ondernemingsraden 1. Verkiesbaar/kiesgerechtigd? De ondernemingsraad heeft in zijn reglement bepaald hoe lang medewerkers in de onderneming werkzaam moeten zijn geweest voordat zij gebruik kunnen maken van het actief en passief kiesrecht. Bij de start van de verkiezingen zal moeten worden vastgesteld welke medewerkers mogen stemmen en welke medewerkers gekozen mogen worden. De WOR zegt dat personen die gedurende ten minste zes maanden in de onderneming werkzaam zijn geweest kiesgerechtigd zijn. [artikel 6, lid 2 WOR] Verkiesbaar zijn de personen die gedurende ten minste één jaar in de onderneming werkzaam zijn geweest. [artikel 6, lid 3 WOR] Van deze termijnen mag in het reglement van de OR worden afgeweken mits het bevorderlijk is voor een goede toepassing van de wet. Daarvoor is geen toestemming van de bestuurder nodig. In organisaties waar het personeelsverloop bijvoorbeeld groot is, kan ook gekozen worden voor een termijn van drie maanden voor kiesgerechtigdheid en een termijn van zes maanden voor verkiesbaarheid. De OR en de ondernemer kunnen gezamenlijk besluiten om ook medezeggenschapsrechten toe te kennen aan groepen medewerkers die geen aanstelling hebben maar die wel regelmatig in de onderneming arbeid verrichten. 2. Kiesgroepensysteem? Een OR kan kiezen voor een kiesgroepensysteem als de OR denkt dat op die manier de verschillende groepen medewerkers of organisatie-onderdelen beter vertegenwoordigd zullen zijn. De kiesgroepen worden opgenomen in het reglement. Om de belangen van de verschillende groepen medewerkers of onderdelen (afdelingen of vestigingen) zo goed mogelijk te kunnen vertegenwoordigen kan de OR ervoor kiezen een kiesgroepensysteem in te voeren. Het streven daarbij is om iedere herkenbare groep binnen de organisatie vertegenwoordigd te laten zijn in de OR. Zo kunnen verschillende beleidsafdelingen in verschillende kiesgroepen vertegenwoordigd zijn. Of er kan per vestiging een kiesgroep worden ingesteld. Het kandidaatstellen en stemmen vindt vervolgens plaats binnen de verschillende kiesgroepen. De OR bepaalt vooraf hoeveel zetels er aan iedere kiesgroep worden toegekend. Daarbij moet de OR zoveel mogelijk rekening houden met de omvang van de verschillende kiesgroepen. Binnen iedere kiesgroep worden vervolgens verkiezingen gehouden volgens het systeem zoals omschreven in het reglement; dat is het lijstenstelsel of personenstelsel. Ook is het mogelijk te bepalen dat de leden van de OR voor een deel door en uit kiesgroepen worden gekozen en daarnaast voor een deel door en uit het hele personeel. 3. Personenstelsel/lijstenstelsel? De OR bepaalt in zijn reglement welk kiesstelsel zal worden toegepast bij verkiezingen. Aan beide kiesstelsels zitten bepaalde voordelen, maar kleven ook mogelijke nadelen. Op basis van een afweging daarvan moet de OR zijn keuze maken. De OR moet in zijn reglement aangeven welk kiesstelsel, het personenstelsel of het lijstenstelsel, wordt toegepast bij verkiezingen. Bij het personenstelsel is het gebruikelijk dat iedere kiezer evenveel stemmen uitbrengt als er zetels te bezetten zijn in de OR, of bij toepassing van een kiesgroepenstelsel evenveel stemmen als er in de OR zetels te bezetten zijn door de kiesgroep. Het personenstelsel komt het meest in aanmerking voor verkiezingen waarbij de kiezers en de kandidaten elkaar kennen. Dat zal over het algemeen het geval zijn in
kleinere ondernemingen, of wanneer de verkiezingen per kiesgroep plaatsvinden. Gekozen zijn diegenen die achtereenvolgens de meeste stemmen hebben gekregen. Voordeel van dit stelsel is de eenvoudige procedure en de gemakkelijke wijze waarop in (tussentijdse) vacatures kan worden voorzien. Het lijstenstelsel komt vooral in aanmerking voor grotere ondernemingen, waarbij de kiezers en de kandidaten elkaar in het algemeen niet of onvoldoende persoonlijk kennen. In dit stelsel brengt iedere kiezer één stem uit. Kandidaatstellen verloopt via ingediende lijsten met de namen van een aantal medewerkers. Lijsten kunnen worden ingediend door: a. de vakbonden, na raadpleging van hun leden. b. werknemers in het bedrijf, die met hun handtekening de kandidatenlijst (meestal de vrije lijst genoemd) ondersteunen. Bij de verkiezingen brengt de kiezer één stem uit. De zetels worden toegekend aan de lijst. Daartoe wordt eerst de kiesdeler bepaald, door het aantal geldig uitgebrachte stemmen te delen door het aantal te verdelen zetels. De kiesdeler kan worden beschouwd als het aantal stemmen nodig om één zetel te behalen. Een lijst krijgt zoveel zetels als de kiesdeler gehaald is. De overblijvende stemmen worden reststemmen genoemd. Zetels die op deze wijze niet kunnen worden toegewezen, worden restzetels genoemd. Deze worden toegewezen aan de lijst met het grootste aantal reststemmen. In het OR-reglement dient te worden bepaald, of een lijst die de kiesdeler niet haalt mee mag doen bij de verdeling van restzetels. Meestal wordt aangegeven dat hiervoor een lijst minimaal driekwart van de kiesdeler moet hebben behaald. 4. Wie mogen stemmen; parttime/fulltime contract voor onbepaalde/bepaalde tijd Om te bepalen wie kiesgerechtigd is moet gekeken naar de termijn die daarvoor is vastgelegd in het reglement. In de WOR wordt geen onderscheid gemaakt tussen werknemers met een overeenkomst voor bepaalde tijd of een overeenkomst voor onbepaalde tijd. Evenmin is het aantal uren dat iemand werkt van belang. Het maakt dus niet uit of je parttime of fulltime werkt. Voor de vraag of iemand verkiesbaar is dan wel kiesgerechtigd is dus alleen van belang of iemand voldoet aan de definitie van werknemer en of hij ten minste de door de OR in zijn reglement vastgestelde periode in de onderneming werkzaam is. 5. Stemrecht uitzendkrachten? Uitzendkrachten gaan pas na 24 maanden meetellen als werknemer voor de WOR. Om te mogen stemmen of kandidaat te kunnen zijn, moeten zij, na die 24 maanden, ook voldoen aan de termijnen die de OR daarvoor in zijn reglement heeft vastgelegd. Sinds de inwerkingtreding van de Flexwet op 1 januari 1999 zijn de medezeggenschapsrechten van uitzendkrachten duidelijker in de WOR vastgelegd. Een uitzendkracht die op uitzendbasis aan het werk is bij een onderneming heeft het actief en passief kiesrecht bij het uitzendbureau dat hem in dienst heeft genomen. Hij kan dus stemmen en gekozen worden in de OR van het uitzendbureau. Maar een uitzendkracht kan ook medezeggenschaprechten hebben in de onderneming waar hij op uitzendbasis werkzaam is. Als hij meer dan 24 maanden in een onderneming werkt, wordt hij aangemerkt als een in de onderneming werkzaam persoon. Vanaf dat moment begint de termijn te lopen die binnen de onderneming geldt voor het actief en passief kiesrecht. Als je binnen de onderneming één jaar in dienst moet zijn wil je gekozen kunnen worden dan geldt dus voor de uitzendkracht dat hij 24 maanden en één jaar werkzaam moet zijn binnen de onderneming wil hij gekozen kunnen worden. Het is maar de vraag hoeveel uitzendkrachten aan deze vereisten voldoen.
De OR en de ondernemer hebben de mogelijkheid om met elkaar af te spreken dat ook groepen uitzendkrachten die korter dan 24 maanden in de onderneming werken medezeggenschaprechten toekomen. [artikel 6, lid 4 WOR] 6. Voordracht van de bonden? Als vakbonden voldoen aan bepaalde voorwaarden kunnen zij als eerste kandidaten stellen voor de OR-verkiezingen. De vakbond moet bij de OR-verkiezingen in de gelegenheid worden gesteld als eerste kandidaten voor te dragen. Deze kandidaten kunnen vakbondslid zijn maar dit is niet noodzakelijk. Vereisten waaraan een vakbond volgens de WOR moet voldoen om partij te kunnen zijn bij de OR-verkiezingen: [artikel 9, lid 2a WOR] 1. De vakbond heeft in de onderneming kiesgerechtigde leden. 2. De vakbond behartigt de belangen van zijn leden in de betrokken onderneming of bedrijfstak. 3. De vakbond heeft ten minste twee jaar volledige rechtsbevoegdheid. In de overheid zijn dat in principe de vakbonden die ook toegelaten zijn tot het georganiseerd overleg. De vakbond pleegt met zijn leden in de onderneming overleg over de samenstelling van de kandidatenlijst. Bij de verkiezing voor de OR moeten de vakbonden als eerste in de gelegenheid worden gesteld om kandidatenlijsten in de dienen. Deze kandidaten kunnen vakbondslid zijn maar dit is niet noodzakelijk. Pas als de termijn waarop de vakbonden hun lijsten hadden kunnen indienen is verstreken, kunnen de zogenaamde vrije lijsten worden ingediend. De vakorganisatie moet in ieder geval leden in de organisatie hebben die kiesgerechtigd zijn. Om als OR dus bij de verkiezingen te beoordelen welke vakbonden moeten worden aangeschreven is het van belang om na te gaan welke medewerkers lid zijn van een vakbond. 7. Aantal handtekeningen kandidatenlijsten/indienen lijsten? Zogenaamde vrije lijsten kunnen worden ingediend als zij een lijst met handtekeningen kunnen overleggen die voldoet aan de numerieke eisen: ten minste een derde van de werknemers die geen lid zijn van een vakbond die al een lijst heeft ingediend, met een maximum van dertig. Vakbonden kunnen kandidatenlijsten indienen wanneer zij voldoen aan de in de WOR aangegeven vereisten. [artikel 9, lid 2a WOR] Kiesgerechtigde werknemers die geen lid zijn van een vakorganisatie of die lid zijn van een vakorganisatie die geen kandidatenlijst heeft ingediend, kunnen een zogenaamde vrije lijst indienen. [artikel 9, lid 2b WOR] Zo n vrije lijst moet worden ondersteund door ten minste een derde gedeelte van de kiesgerechtigde werknemers, die geen lid zijn van een vakorganisatie die een kandidatenlijst heeft ingediend, echter met een maximum van dertig kiesgerechtigde werknemers. In een organisatie waar 600 mensen werken en er 240 lid zijn van een vakbond die een lijst heeft ingediend, wordt voor de berekening niet uitgegaan van een derde van 360 = 120, maar kan dus volstaan worden met 30 handtekeningen. Uit de jurisprudentie blijkt echter dat in ondernemingen met minder dan 100 werknemers volstaan kan worden met de handtekeningen van tien gerechtigde medewerkers. 8. Elektronisch stemmen? De OR kan in zijn reglement bepalen dat de stemming elektronisch zal verlopen. Er is een aantal manieren waarop het stemmen tijdens de verkiezingen georganiseerd kan worden. Traditioneel vinden de verkiezingen van de OR plaats per stembiljet dat in een stembus wordt gedaan dan wel per post wordt ingestuurd. De wijze waarop medewerkers hun stem kunnen uitbrengen moet vastgelegd zijn in het reglement. Verkiezingen dienen altijd plaats te vinden bij geheime schriftelijke stemming. De laatste jaren komt het steeds vaker voor dat medewerkers elektronisch hun stem kunnen uitbrengen.
Daarvoor zijn speciale softwarepakketten ontwikkeld die op intranet geïnstalleerd kunnen worden. Een medewerker krijgt dan een wachtwoord waarmee hij anoniem zijn stem kan uitbrengen. Het tellen van de stemmen wordt daarmee ook een stuk gemakkelijker. 9. Te weinig kandidaten, gevolgen voor verkiezingen? Als er minder of evenveel kandidaten als zetels zijn, worden deze kandidaten tot OR-lid benoemd zonder verkiezingen. In de situatie dat er zich minder kandidaten of precies evenveel kandidaten aanmelden als dat er zetels zijn, vinden er geen verkiezingen plaats en worden de gestelde kandidaten geacht te zijn gekozen. Als er precies evenveel kandidaten zijn als zetels kan de OR gewoon van start gaan. Als er minder kandidaten zijn kan de vraag nog aan de orde komen of het quorum wel gehaald kan worden. Een vergadering van de OR kan namelijk slechts plaatsvinden als een meerderheid van de leden aanwezig is. En daarmee wordt een meerderheid van het oorspronkelijke aantal zetels bedoeld. Als dat quorum niet gehaald is, kan de OR dus niet vergaderen en geen besluiten nemen. De situatie dat één of twee zetels niet opgevuld zijn, zal zich vaker voordoen dan dat het quorum niet wordt gehaald. De OR wordt dan in feite meteen geconfronteerd met een vacature en zal moeten blijven proberen die op te vullen. Enige tijd na de verkiezingen kunnen tussentijdse verkiezingen worden uitgeschreven om alsnog te proberen de resterende zetels opgevuld te krijgen. 10. Uitslag verkiezingen? De OR moet ervoor zorgen dat de uitslag van de verkiezingen wordt bekend gemaakt aan de bestuurder, het personeel en vakbonden. Nadat de verkiezingen hebben plaatsgevonden maakt de OR de uitslag bekend aan de ondernemer, het personeel en aan de vakbonden die een kandidatenlijsten hebben ingediend. [artikel 11 WOR] Ook in de periode na de verkiezingen moeten de namen en functies van de leden van de OR blijvend worden vermeld op een plaats die vrij toegankelijk is voor de medewerkers. Dit kan bijvoorbeeld op een prikbord of intranet. Daarmee kunnen huidige medewerkers en nieuwe medewerkers steeds op de hoogte zijn van de samenstelling van de OR. De ondernemer of andere belanghebbenden kunnen bezwaar maken tegen de uitslag van de verkiezingen. [artikel 36, lid 1 WOR] Bezwaar kan gemaakt worden tegen de procedure, niet tegen de kandidaten. 11. Installeren nieuwe OR? Een nieuwe OR hoeft niet officieel te worden geïnstalleerd door de bestuurder wil hij aan het werk kunnen. De oude OR maakt de verkiezingsuitslag bekend waarna belanghebbenden nog een week de tijd hebben om bezwaar te maken tegen de uitslag. Na die week is duidelijk welke personen gekozen zijn en daarmee staat de samenstelling van de OR vast. Een korte tijd daarna geplande installatie-bijeenkomst is natuurlijk wel een mooie gelegenheid voor de bestuurder en de nieuwe OR om kennis met elkaar te maken. 12. Ambtelijk secretaris aanstellen. Wie en waarop letten? Een ambtelijk secretaris is een functionaris die van buiten de OR komt, en die door de OR wordt aangesteld op basis van een taak-/functieomschrijving. De ambtelijk secretaris is belast met alle secretariaatswerkzaamheden en eventueel met beleidsvoorbereiding, advisering en (coördinatie van de) uitvoering. De ambtelijk secretaris legt verantwoording af aan de gehele OR. Daarmee valt de ambtelijk secretaris functioneel onder de OR of het dagelijks bestuur. Hiërarchisch valt hij onder een andere leidinggevende.
Aan het benoemen van een ambtelijk secretaris zitten aspecten die de OR vooraf met de bestuurder moet doornemen: de bestuurder zal bereid moeten zijn de loonkosten voor zijn rekening te nemen; de rechtspositie van de ambtelijk secretaris dient arbeidsrechtelijk vastgelegd te worden; het benoemen van een ambtelijk secretaris mag niet in strijd zijn met het OR-reglement; er dienen goede afspraken gemaakt te worden over de functievervulling van de ambtelijk secretaris. Daarnaast moet de taakafbakening helder zijn tussen de gekozen secretaris en de ambtelijk secretaris. 13. Inhoud functie ambtelijk secretaris? De OR bepaalt in eerste instantie naar wat voor soort ambtelijk secretaris de voorkeur uitgaat. Omdat de bestuurder zo n secretaris moet toevoegen, wordt dat in overleg gedaan. Een ambtelijk secretaris kan aan de OR worden toegevoegd ter ondersteuning van de werkzaamheden van de OR. De ambtelijk secretaris wordt niet gekozen door het personeel maar wordt voor die functie aangesteld. Dit in tegenstelling tot de gekozen secretaris die onderdeel is van de OR. Het aanstellen van een ambtelijk secretaris is niet in de WOR vastgelegd maar kan worden afgeleid uit de bepalingen over de voorzieningen die de OR ter beschikking moeten worden gesteld. [artikel 17 WOR] De functie van ambtelijk secretaris kan zeer divers worden ingevuld. Dit varieert van administratief tot beleidsmatig. Het is aan de OR hierin een keuze te maken. De VASMO (Vereniging van Ambtelijk Secretarissen) heeft drie voorbeeld-beschrijvingen gemaakt van de functies aankomend ambtelijk secretaris, ambtelijk secretaris-gezel en ambtelijke secretaris-meester. De aankomend ambtelijk secretaris levert voornamelijk secretariële ondersteuning terwijl de ambtelijk secretaris-meester zich ook bezighoudt met beleidsvoorbereiding en het opstellen van nota s. 14. Het instellen van commissies door de OR De OR kan door middel van een instellingsbesluit een vaste commissie, onderdeelcommissie of voorbereidingscommissie instellen. De OR kan, rekening houdend met de wettelijke mogelijkheden, bevoegdheden overdragen aan een formeel ingestelde vaste of onderdeelscommissie. Het staat de ondernemingsraad vrij om allerlei werkgroepen en commissies in te stellen. De begrenzing ligt in de faciliteiten die de ondernemer ter beschikking stelt. De wet biedt mogelijkheden om drie soorten commissies in te stellen. In die commissies kunnen ook niet-or-leden deelnemen. Wel vragen deze commissies om een wat zwaardere procedure. Het heeft tot voordeel dat die commissies over eigen middelen beschikken. En alleen aan officiële commissies mag de ondernemingsraad bevoegdheden overdragen. Slechts de bevoegdheid tot het voeren van gerechtelijke procedures kan de ondernemingsraad niet overdragen aan een commissie. De ondernemingsraad moet dat allemaal regelen in zijn instellingsbesluit. Het voornemen tot het instellen moet de ondernemingsraad aan de ondernemer voorleggen. Maakt deze bezwaar, dan mag de ondernemingsraad die commissies alleen instellen nadat de kantonrechter hem in het gelijk heeft gesteld. Vaste commissie De eerste is de zogenaamde vaste commissie die wordt ingesteld om bepaalde onderwerpen te behandelen. Aan zo n commissie kan de ondernemingsraad bevoegdheden geheel of gedeeltelijk overdragen. Doet de ondernemingsraad dat niet, dan heeft de commissie een adviserend karakter. Het overdragen van bevoegdheden gebeurt vaak voor arbeidsomstandigheden. Bij een gedeeltelijke overdracht bepaalt de ondernemingsraad bijvoorbeeld dat het instemmen met de risico-inventarisatie, het plan van aanpak en het contract met de arbodienst bij de ondernemingsraad blijft en dat alle andere wettelijke bevoegdheden worden overgedragen. De commissie moet voor ten minste de helft uit OR-leden bestaan. De minderheid hoeft geen OR-lid te zijn. Dat
biedt de mogelijkheid andere personeelsleden in het medezeggenschapswerk te betrekken en gebruik te maken van specifieke deskundigheid van personeelsleden. Zo n commissie wordt ingesteld voor onbeperkte duur. Onderdeelcommissie De tweede is de zogenaamde onderdeelcommissie. Dat is als het ware een kleine ondernemingsraad voor een onderdeel van de onderneming. Een onderdeel kan een afzonderlijke vestiging zijn of een grote afdeling. De onderdeelcommissie behandelt alle aangelegenheden die het onderdeel aangaan. De ondernemingsraad kan de onderdeelcommissie bevoegd maken tot het voeren van overleg met degene die de leiding heeft over het onderdeel. In die situatie zijn wettelijke bepalingen voor wat betreft faciliteiten, regels voor het overleg, de verschillende bevoegdheden van de ondernemingsraad en de informatiebepalingen van overeenkomstige toepassing. [artikel 23c WOR] Om te bepalen wie de overlegpartner voor de onderdeelcommissie is, kunnen de criteria voor bestuurder op het betreffende onderdeel worden toegepast. Als de ondernemingsraad besluit aan de onderdeelcommissie de bevoegdheid tot het voeren van overleg over te dragen, gaan zijn rechten en bevoegdheden over naar de onderdeelcommissie. Wel kan de ondernemingsraad op elk moment besluiten een onderwerp dat het onderdeel betreft zelf te gaan behandelen. Op dat moment houdt de bevoegdheid van de onderdeelcommissie voor dat onderwerp op. In een onderdeelcommissie moet de ondernemingsraad ten minste één OR-lid aanwijzen. De andere leden moeten in het betrokken onderdeel werkzaam zijn (het OR-lid hoeft dat niet). Die andere leden worden of door de ondernemingsraad benoemd of verkozen door en uit het personeel van het onderdeel. De onderdeelcommissie is in principe permanent. Voorbereidingscommissie De derde, de voorbereidingscommissie, is de meest lichte. Deze commissie wordt ingesteld om een inhoudelijk onderwerp voor te bereiden. Bevoegdheden kan deze commissie niet krijgen. De samenstelling regelt de ondernemingsraad zelf. Er zit ten minste één OR-lid in. Deze commissie wordt voor een van tevoren bepaalde tijd ingesteld. 15. Keuze soort commissie/werkgroep? De keuze tussen een vaste of een voorbereidingscommissie wordt voornamelijk bepaald door het al dan niet tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Een onderdeelcommissie wordt specifiek ingesteld voor een onderdeel van de onderneming. Daarbij is de vraag of zo n onderdeel ook een eigen herkenbare positie heeft in de totale onderneming en of er, gezien de eigen bevoegdheden van het onderdeelsmanagement, ook tot een betekenisvolle medezeggenschapsagenda kan worden gekomen. Het voordeel van het oprichten van commissies is dat daarmee de werkzaamheden door meer personen kunnen worden verricht waardoor de werkdruk positief kan worden beïnvloed. Het instellen van een commissie en daarin medewerkers opnemen die geen OR-lid zijn, geeft ook de mogelijkheid om meer mensen te interesseren en te betrekken bij medezeggenschap. Wellicht willen zij bij volgende verkiezingen zich kandidaat stellen. 16. Uitbreiden/verminderen aantal zetels OR? De OR kan, met toestemming van de bestuurder, afwijken van de in de WOR genoemde aantallen zetels in de OR. De grootte van een OR wordt bepaald door het aantal in de onderneming werkzame personen. [artikel 6 lid 1 WOR] Een OR bestaat uit minimaal drie personen bij minder dan 50 werknemers. Een OR kan uit maximaal 25 personen bestaan. De OR kan met toestemming van de bestuurder van deze bepaling afwijken en uitgaan van
een hoger of juist lager aantal zetels. In het reglement wordt uiteindelijk vastgelegd uit hoeveel leden de OR bestaat. Als tijdens de zittingsperiode het aantal in de onderneming werkzame personen verandert, dus toe- of afneemt, heeft dat geen invloed op het aantal leden van de OR. Het aantal zetels blijft gedurende de gehele zittingsperiode ongewijzigd [artikel 6 lid 6 WOR] 17. Hoe om te gaan met vacatures in de OR? Het OR-reglement bevat bepalingen over de wijze waarop vacatures moeten worden vervuld. Als er geen kandidaten meer zijn om vacatures in te vullen, moet de OR nieuwe verkiezingen uitschrijven, tenzij de reguliere verkiezingsdatum op korte termijn (zes maanden) zal zijn. Er kunnen op twee manieren vacatures in de OR bestaan. In de eerste situatie is de OR van de start af aan niet compleet, omdat zich onvoldoende medewerkers kandidaat hebben gesteld. In de tweede situatie ontstaan er tijdens de zittingstermijn vacatures omdat zittende OR-leden de dienst verlaten of hun OR-zetel opgeven. In de eerste situatie is het natuurlijk van belang om hoeveel vacatures het gaat. De OR wordt immers in zijn functioneren kwetsbaarder als het werk met minder leden moet gebeuren. De voorkeur geniet om na verloop van tijd voor die vacatures nieuwe, tussentijdse verkiezingen uit te schrijven. Het is in zo n geval verstandig om tevoren, in overleg met de bestuurder, te onderzoeken om welke redenen er te weinig OR-kandidaten te vinden zijn. Eventueel zijn dan de oorzaken weg te nemen. Bijvoorbeeld als medewerkers denken onvoldoende tijd te zullen krijgen voor het OR-werk, kunnen de bestaande faciliteiten worden uitgebreid en beter over het voetlicht worden gebracht. Voor de tweede situatie dient de OR in zijn reglement te bepalen hoe tussentijdse vacatures zullen worden vervuld. [artikel 10 WOR] De wijze van vervulling hangt af van het gekozen kiessysteem. Bij toepassing van het personenstelsel (iedere kiezer brengt evenveel stemmen uit als er zetels in de OR zijn) zal in een tussentijdse vacature worden voorzien door de kandidaat die bij de OR-verkiezingen na de laatstgekozen kandidaat de meeste stemmen heeft gekregen. Bij toepassing van het lijstenstelsel (iedere kiezer brengt één stem uit op een persoon van een bepaalde lijst) zal worden bepaald dat de vacature bezet wordt door die kandidaat die voor een OR-zetel in aanmerking zou zijn gekomen als zijn lijst bij de verkiezingen een zetel meer had gehaald. Als tussentijdse vacatures niet meer te vervullen zijn omdat alle nog benoembare kandidaten al zitting hebben in de OR of om andere redenen niet meer in aanmerking (willen) komen, dan gelden de bepalingen hierover die de OR in zijn reglement heeft opgenomen. De meeste OR en zullen daarvoor bepaald hebben dat er tussentijdse verkiezingen nodig zijn, tenzij er binnen een afzienbare termijn, meestal zes maanden, algemene verkiezingen zullen plaatsvinden. Ook hier geldt dat nieuwe verkiezingen de voorkeur verdienen, maar dat er soms pragmatische redenen kunnen zijn om daarvan af te zien. Als een OR is gekozen op basis van een lijstenstelsel kan ook nog een rol spelen dat tussentijdse verkiezingen de verhoudingen tussen de verschillende lijsten kunnen beïnvloeden. Bijvoorbeeld als een vertegenwoordiger van een kleine lijst zich heeft teruggetrokken en alle lijsten weer meedoen, is de kans groot dat er een extra vertegenwoordiger gekozen zal worden van een grote lijst.
Soms kiezen ondernemingsraden er om praktische redenen voor geen verkiezingen uit te schrijven, maar een of meer geïnteresseerden, zonder verkiezingen, tot de OR toe te laten. Bedacht moet worden dat zulke mensen dat formeel geen echte OR-leden zijn. Zoals gezegd, verdient het organiseren van nieuwe verkiezingen de voorkeur. Kiest een OR toch voor de andere constructie, dan moeten in ieder geval de volgende dingen gebeuren: Het voornemen bepaalde medewerkers te benoemen als OR-lid moet open aan het personeel worden voorgelegd met de vraag of iemand er bezwaren tegen heeft. Zodra er medewerkers bezwaar maken, moeten er alsnog verkiezingen worden uitgeschreven. Met de bestuurder moeten goede afspraken gemaakt worden dat deze nieuwe OR-leden in alle opzichten door de bestuurder behandeld zullen worden als volwaardige OR-leden. 18. Tussentijdse verkiezingen (moet je dan weer de hele verkiezingsprocedure starten)? De WOR gaat uit van het vervullen van vacatures via democratische verkiezingen en het OR-reglement moet daarvoor een procedure aangeven. Als vacatures onvervulbaar zijn moeten er dus tussentijdse verkiezingen worden georganiseerd, tenzij de algemene verkiezingen op een korte termijn, meestal zes maanden, zullen plaatsvinden. Voor tussentijdse verkiezingen moet de gehele verkiezingsprocedure, die zo'n dertien weken beslaat, worden doorlopen.