Zorg voor beweging Jaarmagazine 2016 Handleiding voor voorbereiding, bestellen & gebruik Inhoud: 1. De voordelen op een rij 2. Eigen Special 3. Eigen achterzijde 4. Oplage en verspreiding 5. Kosten en rekenvoorbeelden 6. Bestellen 1. De voordelen op een rij Met het magazine zet u orthopedie op de kaart. Lang niet iedereen weet wat de orthopedisch chirurg doet. U laat zien dat de orthopedie een specialisme in ontwikkeling is. Daarmee benadrukt u dat u vooruit kijkt en u inzet om de kwaliteit van zorg te verbeteren voor een toegenomen kwaliteit van leven voor iedere patiënt. Het magazine mag gezien worden! De omvang, het papier, de fotografie, de inhoud en de inhoudelijke spreiding van de artikelen, kortom de totale uitstraling is van dien aard dat mensen daadwerkelijk ervaren dat u ze een cadeau geeft. Dat levert u op: patiënten voelen zich gezien en gewaardeerd. Mensen krijgen een goed beeld van de orthopedie en van de orthopedisch chirurg als specialist en als mens. Het magazine kan aanleiding geven tot gesprekken, vragen en antwoorden en zo de wederzijdse betrokkenheid tussen de maatschap/vakgroep/kliniek en patiënt, verwijzer, stakeholder vergroten. 2. Eigen Special In Zorg voor beweging Jaarmagazine 2015 introduceerde de NOV de mogelijkheid van een eigen Special. 22 Maatschappen/vakgroepen maakten van deze mogelijkheid gebruik en dat leidde tot 20 Specials. Een groot aantal van deze Specials vindt u als pdf op de website van de NOV [www.orthopeden.org] [Patiënteninformatie] [Campagne info]. Een eigen Special betekent: 4 eigen pagina s in het hart van het magazine. Tekst en beeld bij u op locatie, gemaakt door het Zorg voor beweging productieteam (zie ook het overzicht Goed om te weten op pagina 2). Het artikel/de artikelen bevatten úw inhoud, uw boodschap. De inhoud valt op hoofdlijnen binnen de verantwoordelijkheid van de Zvb-redactie. Communicatieadvies is mogelijk via de NOV. Vermelding van uw Special op de cover met een korte tekst als vervanging van één van de andere artikelvermeldingen en met uw logo (dit kan alleen indien u ook een eigen achterzijde neemt). Welke toegevoegde waarde hebben een eigen Special en een eigen omslag? Het woord eigen draagt de meerwaarde al in zich. Met uw Special (en een eigen omslag) geeft u het magazine uw eigen inhoud mee en daarmee versterkt u het effect van het gehele magazine. Hoe gaan we de Special gevuld krijgen? Hoe gebruiken we de 4 pagina s zo optimaal mogelijk? a. Het advies is om te starten bij de plannen van en de ontwikkelingen binnen uw maatschap/vakgroep/kliniek: Zijn er de afgelopen tijd strategische wijzigingen geweest? 1
Staan er nieuwe ontwikkelingen op stapel? Komt uit patiënttevredenheidsonderzoek naar voren dat u op bepaalde aspecten uitstekend scoort en is besloten om u op dat vlak nader te profileren? Bent u samenwerkingsverbanden aangegaan? Bent u een onderzoekstraject gestart, of zijn er interessante resultaten behaald? Heeft u besloten om met een andere maatschap te fuseren? Gaat u zich nader specialiseren? Heeft u een actief patiëntenpanel waarmee u samenwerkt? Et cetera. b. Vervolgens kijkt u naar de doelen die uw maatschap zich heeft gesteld voor de komende jaren en heel specifiek voor 2016. Op welke manier kan de communicatie met patiënten, het algemeen publiek, verwijzers en in- en externe stakeholders hier een bijdrage aan leveren? Welke rol speelt dit magazine daarbinnen en welke onderwerpen dienen zich dan aan? Bekijk bij alle onderwerpen ook of er misschien een neveneffect kan optreden dat u níet wilt. c. Als u weet welke onderwerpen u aan bod wilt laten komen en met welk doel u een onderwerp wilt bespreken (informeren, activeren, empoweren, sfeer laten ervaren, de veelzijdigheid of juist de specialisatie uitstralen, et cetera), dan kunt u de indeling van de 4 pagina s bepalen. Hierbij is het streven om toe te werken naar 4 pagina s die de lezer als eenheid ervaart. Dat kan het beste door één of een beperkt aantal onderwerpen in 1 artikel van 4 pagina s uit te werken. Dat kan bijvoorbeeld via één lange doorlopende tekst met een aantal foto s, maar het kan bijvoorbeeld ook door een thema te kiezen waarbinnen verschillende onderwerpen aan bod komen die van elkaar verschillen in presentatie: doorlopende tekst, kadertekst, quote, overzichtsfoto, portretfoto, detailfoto, infographic. NB Uw Special maakt deel uit van Zorg voor beweging Jaarmagazine en krijgt op hoofdlijnen dezelfde uitstraling in vormgeving, in tekst en in beeld. Ook in deze journalistieke benadering kunnen (moeten!) uw eigen kernwaarden doorklinken, zonder dat het geheel de sfeer krijgt van een advertentie of een advertorial. NB2 U kunt bij de NOV terecht voor advies over de optimale invulling van uw Special. Goed om te weten a. Inhoud Special - U bepaalt zelf de inhoud van uw artikel(en). - Advies kunt u inwinnen bij de NOV (bijvoorbeeld betreffende strategische profilering en aansluiting bij uw overige communicatie). b. Interne afstemming - Het advies is dat u binnen uw maatschap/vakgroep goede afspraken maakt over wat u met de Special wilt bereiken en hoe u de Special wilt invullen. - Zorg voor één coördinator die alles regelt: intern en met het productieteam. Deze contactpersoon organiseert de input vanuit de maatschap richting het productieteam. Na de tekstproductie zorgt de contactpersoon voor inhoudelijke verifiëring en accordering van de tekstconcepten, de fotografie en de opmaak. c. Tekst - Het productieteam verzorgt in overleg met u de tekst: de tekstproductie behelst één inputgesprek op locatie, het uitwerken van de tekst, het voorleggen van de tekst aan de maatschap en één tekstcorrectie. Het uitgangspunt hierbij is dat de tekstproductie binnen maximaal één werkdag van 8 2
uren kan worden verricht. Dit biedt de mogelijkheid voor de productie van één inhoudelijk verhaal dat doorloopt over meerdere pagina's en één kader-artikel. Ook is het mogelijk één inhoudelijk verhaal over meer pagina's te maken in combinatie met een spreadfoto met tekstblokjes. Bij een andere keuze wordt bekeken of die binnen de basisofferte kan worden uitgevoerd, of dat meerwerk moet worden berekend. - Indien uw wensen leiden tot meer werk voor de redacteur, dan wordt dit meerwerk doorberekend (uurtarief: 80,00 excl. btw). d. Beeld - Het productieteam verzorgt in overleg met u het beeld: fotografie en/of grafische weergaven. De fotograaf is maximaal een halve dag (4 uur) op locatie. Binnen die tijd kan ook de foto voor de eigen achterzijde worden gemaakt. - Indien uw wensen leiden tot meer werk voor de fotograaf, dan wordt dit meerwerk doorberekend (uurtarief: 80,00 excl. btw). e. Vormgeving - Het productieteam verzorgt in overleg met u de vormgeving: het opmaken van de 4 pagina s, inclusief enkele eenvoudige tabellen/grafieken of infographics, aanlevering proef in LR PDF, 1 correctieronde, en aanlevering HR-PDF aan drukker. De Special past binnen Zorg voor beweging Jaarmagazine en krijgt door tekst en beeld een maatschaps/vakgroepeigen gezicht. - Indien u ook een eigen achterzijde heeft, dan verzorgt het productieteam ook de vermelding van uw special op de voorzijde, de cover. Dit betreft een korte tekst als vervanging van één van de andere artikelvermeldingen en uw logo. f. Redactionele verantwoordelijkheid - De Special is maatschaps/vakgroepeigen maar maakt deel uit van Zorg voor beweging Jaarmagazine. Derhalve valt de Special onder de redactionele verantwoordelijkheid van de Zorg voor beweging-redactie. De redactie beoordeelt op: * inhoud (niet strijdig met richtlijnen, noch met NOV normen en waarden); * beeldgebruik (niet strijdig met richtlijnen en hygiëneprotocollen). g. Gebruiksrecht - U kunt de teksten en foto s van de maatschapseigen Special hergebruiken, op voorwaarde van bronvermelding: Zorg voor beweging Jaarmagazine 2016. NB Niet gebruikte foto's kunnen na bewerking (op basis van uurtarief: 80,00 excl. btw) worden aangeleverd. 3. Eigen achterzijde De achterzijde van Zorg voor beweging Jaarmagazine is de aangewezen plek voor uw contactgegevens. Standaard is de achterzijde voorzien van een foto die Orthopedie houdt Nederland in beweging representeert, met daaronder een witte ruimte voor uw adressticker. Veel mooier en praktischer is het als u geen stickers hoeft te plakken: Optie 1: U levert een eigen foto aan, met een bijpassend bijschrift. Als u een Special maakt, kan de fotograaf direct een foto voor de achterzijde maken. 3
Twee voorbeelden: Optie 2: U levert een geheel eigen achterzijde aan, aansluitend bij uw huisstijl. Twee voorbeelden: Meer inspiratie ontleent u aan de voorbeelden op de website. NB Levert u een eigen foto of een eigen achterzijde aan, let dan op de specificaties die vermeld staan in het hoofdstuk over kosten en op het bestelformulier. Optie 3: U laat uw naam, adres- en andere contactgegevens meedrukken onder de standaard foto. Als voorbeeld ziet u de NOV-achterzijde uit 2015: 4
4. Oplage en verspreiding Hoe zet u het magazine in en hoeveel exemplaren heeft u nodig? Ons advies is: zet op een rij aan wie u een (of meerdere exemplaren) Zorg voor beweging Jaarmagazine wilt aanbieden - en met welk beoogd effect. Bijvoorbeeld: 1. Patiënten: elke patiënt, of een selectie patiënten. Indien dit laatste: wie wel en wie niet en waarom? Met welk beoogd effect? Bijvoorbeeld: het magazine als cadeau van de orthopedisch chirurg. De patiënt voelt zich gewaardeerd en heeft via het magazine een goed beeld van wat orthopedie is. Dit draagt bij aan het vertrouwen en tevredenheid. Bovendien is de kans groot dat patiënten het blad thuis bewaren en ook aan anderen laten zien. Voorbeeldkeuze: We zorgen dat er exemplaren in de wachtkamer liggen en we geven het magazine mee aan iedere nieuwe patiënt. => Hoeveel patiënten zijn dat op jaarbasis? Stel: 4000 stuks. 2. Algemeen publiek: zijn er open dagen, consumentenbeurzen, voorlichtingsbijeenkomsten et cetera waar de maatschap/vakgroep/kliniek aanwezig zal zijn? Daar kan het magazine de beeldvorming van de maatschap ondersteunen. => Hoeveel bijeenkomsten zijn er gemiddeld op jaarbasis en hoeveel mensen wilt u daar bereiken? Voorbeeldkeuze: Er zijn dit jaar twee bijeenkomsten/evenementen waar wij aanwezig zijn: de open dag in het ziekenhuis (500 bezoekers verwacht bij orthopedie); bij de regionale tweedaagse voorjaarsbeurs Zorg is ons ziekenhuis aanwezig en wij overleggen met de afdeling voorlichting dat ze ons magazine uitreiken aan mensen die een orthopedisch probleem hebben (schatting: 1000 mensen). Totaal: 1500 stuks. 3. Verwijzers, bijvoorbeeld huisartsen en fysiotherapeuten. Voorbeeldkeuze: We sturen iedere huisarts/huisartsenpost/gezondheidscentrum/ fysiotherapiepraktijk een magazine met een begeleidende brief. Zo brengen we de orthopedie en onze maatschap weer onder de aandacht van deze verwijzers. We bieden ook een wachtkamerpakket aan: een belletje/mailtje en we sturen 5 stuks toe. Zo komen we ook bij hun patiënten onder de aandacht, ook als deze mensen zelf nog geen orthopedische klachten hebben. We overwegen om deze strategie ook toe te passen bij andere oefentherapeuten en bij fitnesscentra. => in totaal versturen we 750 stuks en we verwachten 50 aanvragen voor een wachtkamerpakket van 5 stuks. Totaal: 1000 stuks. 4. Opleidingen geneeskunde, gezondheid/beweging/leefstijl. Voorbeeldkeuze: Studenten MBO, HBO en WO zijn potentiële toekomstige collega s, potentiële toekomstige verwijzers én potentiële patiënten (bijvoorbeeld de studenten lichamelijke opvoeding of dans). Het magazine met aanbiedingsbrief kan de opleidingen attent maken op de expertise die de maatschap in huis heeft. Met die aanbiedingsbrief sturen we aan op een gastcollege orthopedie en op de verwijsfunctie die een opleiding heeft: wij zijn er voor geblesseerde studenten. We reserveren hiervoor 100 exemplaren. Totaal: 100 stuks. Denk verder nog aan: Zorgverzekeraars, gezondheidscentra, dansscholen, muziekscholen, fitnesscentra, relevante sportverenigingen, patiëntenorganisaties, organisaties voor ouderen (ANBOregio s), de lokale overheid, GGD, regionale welzijnsorganisaties, de openbare bibliotheek (inkijkexemplaren), et cetera. 5
Interne stakeholders: Raad van bestuur, collega-specialisten, iedereen met wie de afdeling samenwerkt (radiologie, gipsafdeling, OK, ), afdeling voorlichting en communicatie, de gastvrouwen, vrijwilligers, et cetera. Overzicht van het gegeven voorbeeld: Wie Waarom Hoe Hoeveel 1. Patiënten Goede relatie Iedere nieuwe patiënt krijgt 4000 persoonlijk een magazine uitgereikt 2. Algemeen Reputatie en kennis Open dag en tweedaagse 1500 publiek van orthopedie beurs 3. Verwijzers Verstevigen onderlinge band + wachtkamerinfo Per post met aanbiedingsbrief en bestelmogelijkheid wachtkamerexemplaren 1000 4. Opleidingen en studenten Potentiële - collega s - verwijzers - patiënten Eerst contact opleiding, dan naar studenten 5, 6, 7, 400 100 Totaal 7.000 stuks Om de impact van het magazine voor uw maatschap/vakgroep/kliniek te vergroten, kiest u voor een eigen achterzijde en een eigen Special. 5. Kosten en rekenvoorbeelden 1. Basis: Zorg voor beweging Jaarmagazine 2016, 68 pagina s (inclusief omslag) Kosten (excl. btw) Tot 600 stuks 0,00 Per 200 stuks extra 200,00 Afleverkosten (onafhankelijk van oplage) 42,00 2. Kosten eigen achterzijde De mogelijkheden om de achterzijde van Zorg voor beweging Jaarmagazine maatschaps/vakgroepeigen te maken, zijn gelijk gebleven. U kiest uit deze 5 opties: Extra kosten (excl. btw) A. Standaard achterzijde met ruimte 0,00 adressticker B. Standaard achterzijde met eigen 950,00 adresgegevens C. Achterzijde met uw eigen foto en 950,00 adresgegevens D. Achterzijde met uw eigen vormgeving 950,00 E. Achterzijde met een exacte herplaatsing 750,00 van uw achterzijde van editie 2013, 2014 of 2015 F. geheel eigen vormgeving, geproduceerd Offerte op maat door Zorg voor beweging productieteam NB Deze kosten zijn inclusief: vormgeving (waar relevant), technische controle digitale bestanden (geen inhoudelijke controle), handling, extra drukkosten (= plaatwissel bij drukker) 6
Dit zijn de bijbehorende benodigde acties van uw kant: A. Standaard achterzijde met ruimte adressticker B. Standaard achterzijde met eigen adresgegevens Is standaard; geen nadere actie nodig U levert aan: uw adresgegevens in een separaat Word-doc. U ontvangt ter controle een pdf-proef. C. Achterzijde met uw eigen foto en adresgegevens U levert aan: 1. Aanleverspecificaties foto: Formaat foto (hxb) zonder bijschrift: 195x190 mm; Formaat foto (hxb) met bijschrift 170x190 mm; Resolutie: 300 dpi. 2. Aanleverspecificaties tekst: bijschrift (maximaal 25 woorden); adresgegevens. 3. Aanleveren logo: Resolutie 300 dpi op plaatsingsgrootte; in.eps formaat. U ontvangt ter controle een pdf-proef. D. Achterzijde met uw eigen vormgeving U levert aan: 1. Aanleverspecificaties: Bladspiegel (hxb): 280x210 mm; Formaat: certified HR.PDF,.TIF of.eps; Resolutie 300 dpi; Modus: CMYK; minimaal 3 mm afloop rondom + snijtekens. U ontvangt ter controle een pdf-proef. E. Achterzijde met een exacte herplaatsing van uw achterzijde van editie 2013, 2014 of 2015 Exacte herplaatsing van eerder gebruikte achterzijde. U ontvangt ter controle een pdf-proef. 7
3. Kosten eigen Special Bij een eigen Special zijn de extra kosten: a. Eigen Special * Vier pagina s tekst en beeld * Indien gewenst een extra foto voor uw eigen achterzijde * Vermelding van de Special op de cover Zorg voor beweging Jaarmagazine (met een korte tekst als vervanging van één van de andere artikelvermeldingen en met uw logo) Extra kosten (excl. btw) Tekst, foto s en vormgeving: 1980,00 Drukkosten: 300,00 ------------- Totaal extra kosten Eigen Special: 2280,00 NB (Zie ook de informatie Goed om te weten in het hoofdstuk over de Special.) NB2 Bekijk de voorbeelden van de Specials in 2015 op de NOV website [www.orthopeden.org][patiënteninformatie] [Campagne info]. 4. Prijsvoorbeelden U vraagt zich wellicht af op welke kosten u moet rekenen als u Zorg voor beweging Jaarmagazine tot uw eigen magazine maakt: mét een eigen achterzijde, mét een eigen Special in het hart van het magazine en mét een vermelding van die Special op de cover. Dit zijn drie prijsvoorbeelden: a. 1000 stuks, met eigen achterzijde, eigen Special van 4 pagina s en een eigen cover: * 600 gratis + 400 stuks = 2 x 200,- 400,00 * eigen achterzijde 950,00 * eigen Special (incl. tekst, beeld, vormgeving én incl. 2280,00 foto voor achterzijde en tekst op cover; incl. drukkosten zie Goed om te weten) Totaal 3630,00 Per stuk 3,63 excl. afleverkosten ( 42,00) en excl. btw b. 2000 stuks, met eigen achterzijde, eigen Special van 4 pagina s en een eigen cover: * 600 gratis + 1400 stuks = 7 x 200,- 1400,00 * eigen achterzijde 950,00 * eigen Special (incl. tekst, beeld, vormgeving én incl. 2280,00 foto voor achterzijde en tekst op cover; incl. drukkosten zie Goed om te weten) Totaal 4630,00 Per stuk 2,32 excl. afleverkosten ( 42,00) en excl. btw 8
c. 7000 stuks, met eigen achterzijde, eigen Special van 4 pagina s en een eigen cover: * 600 gratis + 6400 stuks = 32 x 200,- 6400,00 * eigen achterzijde 950,00 * eigen Special (incl. tekst, beeld, vormgeving én incl. 2280,00 foto voor achterzijde en tekst op cover; incl. drukkosten zie Goed om te weten) Totaal 9630,00 Per stuk 1,38 excl. afleverkosten ( 42,00) en excl. btw 6. Bestellen - Wenst u advies vanuit de NOV over de toegevoegde waarde van een Special voor uw maatschap/vakgroep/kliniek of over de optimale invulling van de 4 pagina s: mail naar NOV@orthopeden.org voor het plannen van een telefonisch overleg. - Weet u wat uw inhoudelijke wensen zijn, dan kunt u uw magazine met Special bestellen via het bestelformulier. - Neemt u geen Special, maar wel een eigen achterzijde, plan dan de benodigde fotografie en/of vormgeving. Zorg dat u uiterlijk eind september 2015 uw achterzijde gereed heeft en bestel uw magazines via het bestelformulier. Bestellen Zorg voor beweging Jaarmagazine 2016 Uw bestelling plaatst u via het online-bestelformulier of u print de pdf en stuurt deze ingevuld terug; zie de informatie op de NOV-website: [www.orthopeden.org][patiënteninformatie] [Campagne info]. NB De deadline voor het bestellen van Zorg voor beweging Jaarmagazine 2016, voor het aanleveren van het materiaal voor de eigen achterzijde en voor het bestellen van een eigen Special is 9 oktober 2015. De levering vindt plaats in januari 2016. 9