Digitaliseren in museumland

Digitaliseren in museumland Vak: Opleiding: Projectgroep: Integratiemodule Culturele informatiewetenschap Faculteit Geesteswetenschappen Universiteit van Amsterdam Roy Brandt Nicole Dekker Bas van Haastrecht Vikenti Kumanikin Hilde Oosterwoud Bas Veerman Begeleiding: dr. H.J. Voorbij mr. dr. T. Schiphof Datum: Juni 2012

Inhoudsopgave 1. Inleiding... 5 1.1 Verantwoording van selectie van de musea... 6 2. Speelveld... 10 2.1 Europeana... 10 2.2 Digitale Collectie van Nederland in Europeana... 11 2.3 Digitaal Erfgoed Nederland (DEN)... 12 2.4 Verenigingen, stichtingen en conferenties... 12 3. Literatuur... 14 3.1 Verantwoording zoekgedrag literatuur... 14 3.2 Musea in Nederland... 14 3.2.1 Het museum en zijn taken... 14 3.2.2 Aantal musea... 15 3.3 De collectie van Nederlandse musea... 15 3.3.1 Samenstelling van de museumcollectie... 15 3.3.2 Virtueel tentoonstellen... 16 3.3.3 De rol van de museum informatieprofessional... 17 3.4 Het digitaliseringsproces en de kosten... 18 3.4.1 Digitalisering van de Nederlandse museumcollectie... 18 3.4.2 ICT gebruik in Nederlandse musea... 20 3.4.3 Digitalisering in Europa... 22 3.5 De registratie en ontsluiting van objecten... 22 3.5.1 Objectregistratie... 22 3.5.2 Ontsluiting van objecten... 24 3.5.3 Innovatieve manier van ontsluiten... 26 3.6 De museumwebsite... 27 3.6.1 Het tonen van de collectie via de website... 27 3.6.2 Van digitale brochure naar een virtuele tentoonstelling... 29 3.7 De museumwebsitebezoeker... 30 3.7.1 Het profiel van de bezoeker... 30 3.7.2 Wensen en verwachtingen van de museumwebsitebezoeker... 31 3.7.3 Redesign van de museumwebsite... 32 3.8 De toekomst van de digitale collectie... 34 3.8.1 De veranderende rol van collecties... 34 3.8.2 User generated content en persoonlijke collectie... 35 4. Jaarverslagenanalyse... 38 4.1 Verantwoording... 38 4.2 Resultaten... 38 4.2.1 Beleid... 38 4.2.2 Registratie en digitalisering... 39 4.2.3 Ontsluiting van collecties... 40 4.2.4 Gebruik van online collecties... 40 5. Websiteanalyse... 42 5.1 Verantwoording... 42 5.2 Resultaten... 44 5.2.1 Algemene kenmerken... 44 5.2.2 Type digitale objecten... 45 5.2.3 Presentatievorm van de collectie... 46 2

5.2.4 Toegankelijkheid van de collectie... 47 5.2.5 Zoekmogelijkheden... 49 4.2.6 Presentatie van resultaten... 51 5.2.7 Web 2.0 / User generated content... 53 5.3 Conclusie... 54 6. Interviews... 55 6.1 Verantwoording... 55 6.2 De definitie van digitaliseren en de doelstellingen... 55 6.3 Het museum en de collectie... 57 6.3.1 Samenwerking... 57 6.3.2 Bezuinigingen in de cultuursector... 57 6.4 Objectregistratie... 57 6.4.1 Het begin van het digitaliseren... 57 6.4.2 Het proces... 58 6.4.3 Metadata en het registreren van een object... 59 6.4.4 Thesaurus... 60 6.4.5 Kosten... 60 6.5 Het tonen van de collectie via de website... 61 6.5.1 De collectie online... 61 6.5.2 Links tussen collecties en objecten... 61 6.5.3 Auteursrecht... 62 6.6 De museumwebsite bezoeker... 63 6.6.1 Wie is de bezoeker van de website?... 63 6.6.2 Wat doet de bezoeker op de website?... 64 6.7 User generated content... 64 6.8 Lessons learned... 65 7 Conclusies... 66 7.1 Organisaties, beleid en financiële aspecten... 66 7.2 Collectiebeleid, registratie en het digitaliseringsproces... 67 7.3 Online ontsluiting, presentatie en eindgebruikers... 68 7.4 Tot slot... 69 Literatuur... 70 Bijlage 1. Interviewverslagen... 81 1.1 Teylers Museum... 81 1.2 Fries Scheepvaartmuseum... 91 1.3 Rijksmuseum voor Volkenkunde... 99 1.4 Naturalis... 104 Is de digitale collectie beschikbaar voor publiek? Op natuurcollectie.nl? Voor verschillende... 105 1.5 Amsterdam Museum... 109 1.6 Fries Museum... 113 1.7 Het Nationaal Glasmuseum Leerdam... 121 Bijlage 2. Interviewscript... 126 Collectie algemeen... 126 Collectie totstandkoming... 126 Kosten... 126 Afsluiting... 127 Bijlage 3. Checklist Digitale Collecties... 128 Algemeen... 128 3

Toegankelijkheid van collectie... 128 Zoekmogelijkheden... 129 Presentatie van de zoekresultaten... 129 User generated Content... 129 Andere opvallendheden... 130 Bijlage 4. Resultatenmatrix Websiteanalyse... 131 4

1. Inleiding Slechts tien jaar geleden waren museumwebsites nog vooral pagina s met informatie over waar het museum gevestigd was, wanneer het geopend was en welke tentoonstellingen er te zien waren. Heel soms was een gedeelte van de collectie online te bekijken, maar niet zelden betrof dit slechts een zeer summiere selectie van bijvoorbeeld de topstukken. Tegenwoordig is dit helemaal anders. Vele musea presenteren een grote selectie of zelfs hun volledige collectie op hun website. Via diverse websites heeft de internetter eenvoudig toegang tot de digitale collecties die op elk moment van de dag klaar staan om bekeken of doorzocht te worden. In veel gevallen een unieke mogelijkheid om toch stukken te bekijken die normaal gesproken niet te zien zijn, bijvoorbeeld omdat ze zijn opgeborgen in een depot waar de normale museumbezoeker geen toegang tot heeft. Deze ontwikkelingen zijn voor geïnteresseerden in de museale collecties erg interessant. Vanuit het oogpunt van het vakgebied van de culturele informatiewetenschap zijn er bij deze digitale collecties diverse vragen te stellen. Voordat deze vragen gesteld kunnen worden is het goed om een goede definitie van een digitale collectie vast te stellen. In dit rapport wordt met een digitale collectie een via een website van een museum of overkoepelend internetportaal benaderbare collectie, bestaande uit representaties, zoals afbeeldingen, van de collectiestukken bedoeld. Bij deze digitale collecties zijn dus diverse vragen stellen. Ten eerste lijkt het er bij een korte inventarisatie van online collecties op dat veel musea op hun eigen manier te werk gaan bij de presentatie van hun collectie. Ook interessant is hoe het met de duurzaamheid van de systemen staat en in welke vorm een museum zijn collectie online beschikbaar stelt. De digitale collecties zijn daarnaast wel erg mooi om te zien, maar worden ze ook daadwerkelijk gebruikt? Het werkveld is in ontwikkeling: er wordt nog steeds gewerkt aan nieuwe projecten en bestaande projecten maken progressie. Een onderzoek naar de huidige situatie rondom digitale collecties zal dus zeker geen definitief beeld kunnen geven, maar kan wel een algemene indruk geven van wat er op dit gebied speelt in de Nederlandse museumsector. Dit is de uiteindelijke aanleiding voor het onderzoek dat heeft geleid tot dit rapport. Het onderzoek is uitgevoerd door zes studenten van de masteropleiding Culturele Informatiewetenschap van de Universiteit van Amsterdam in het kader van de integratiemodule. Deze studenten hadden hierbij ondersteuning van twee begeleiders. Voor het onderzoek is een viertal vragen opgesteld die we in dit onderzoek trachten te beantwoorden. Hierbij is bewust gekozen om de vragen zo te stellen dat alleen de situatie in Nederland in kaart wordt gebracht. Er gebeurt op dit gebied heel veel in Nederland. Wanneer bij het onderzoek ook buitenlandse organisaties betrokken zouden worden, zou dat betekenen dat een 5

onderzoek in de huidige situatie zeer breed zou worden. Daarnaast was het bij buitenlandse organisaties lastig om deze ook te benaderen voor een interview om zo de situatie bij de musea zelf te bestuderen. Uiteindelijk zijn (met de bovengenoemde vragen in het achterhoofd en de beperking tot musea in Nederland) de volgende vragen opgesteld: Hoe wordt het online aanbieden van museumcollecties in Nederland geconceptualiseerd, georganiseerd en uitgevoerd? Hoe bieden musea hun collecties online aan? Welke resultaten worden door de musea in Nederland bereikt met online aangeboden collecties? Welke lessen of best practices zijn te identificeren met betrekking tot het digitaliseren van museumcollecties in Nederland? Het onderzoek is in een aantal hoofdstukken opgedeeld. De hoofdstukken zijn ingedeeld op basis van de toegepaste onderzoekmethoden en de daarbij gevonden resultaten. Alle resultaten uit de verschillende hoofdstukken komen uiteindelijk samen in de conclusie aan het eind van dit rapport. In het tweede hoofdstuk, samengesteld door Hilde, wordt een rondgang gemaakt langs de instanties die betrokken zijn bij digitale collecties op nationaal niveau. Dit hoofdstuk is voornamelijk door deskresearch tot stand gekomen door actief op zoek te gaan naar organisaties en rapporten die te maken hebben met musea en digitale collecties in Nederland. Het derde hoofdstuk, samengesteld door Roy naar aanleiding van uitgebreid literatuuronderzoek, geeft een overzicht van de informatie die in wetenschappelijke literatuur gevonden is over de diverse onderwerpen die spelen rondom digitale museumcollecties. In de hoofdstukken die hierop volgen wordt ingezoomd op de musea die voor het onderzoek geselecteerd zijn. Het vierde hoofdstuk, samengesteld door Bas van Haastrecht, geeft de situatie weer bij musea rondom digitale collecties. Hiervoor is gebruik gemaakt van jaarverslagen en andere beschikbare publicaties over of van de geselecteerde musea. In het vijfde hoofdstuk, geschreven door Vikenti, worden de digitale collecties van de verschillende musea met elkaar vergeleken in een websiteanalyse. In het zesde hoofdstuk, samengesteld door Nicole worden tenslotte de resultaten verkregen door het bureauonderzoek vergeleken met de praktische toepassing in musea. Hierbij wordt gebruik gemaakt van zeven interviews die door alle schrijvers zijn afgenomen bij een aantal geselecteerde musea. 1.1 Verantwoording van selectie van de musea In het onderzoek zijn 21 musea onder de loep genomen. De shortlist is tot stand gekomen na een algemene inventarisatie van musea in Nederland waarbij aan de hand van de categorieën: land en volkenkundig, historisch, kunst en maritiem zoveel mogelijk musea zijn verzameld. Hierbij werd 6

gebruik gemaakt van de websites museumserver.nl en museum.nl. Er werd grofweg gelet op de omvang van de collectie (meer dan 100.000 objecten) en of de collectie geschikt was voor meerdere doelgroepen (zoals onderzoekers of toeristen). Dit resulteerde in een lijst van circa vijftig musea. Hierna zijn door het projectteam een aantal criteria opgesteld die na overleg met de directeur van stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) Marco de Niet, zijn vastgesteld tot zeven selectiecriteria. Zie hiervoor tabel 1.1. Selectiecriterium Optioneel / vereist 1 De collectie van het museum is geschikt voor wetenschappelijk onderzoek. Vereist 2 Per samenwerkingsverband (m.b.t. digitale collecties) wordt één museum Vereist geïnterviewd. 3 De collectieomvang van het museum valt in de categorie (middel) groot. Optioneel 4 Het museum is in het bezit van een digitale collectie (inclusief afbeeldingen). De Optioneel collectie is raadpleegbaar via de website. 5 De digitale collectie beschikt over geavanceerde zoekmogelijkheden. Optioneel 6 Het museum heeft een actueel Informatieplan. Optioneel 7 Het museum heeft recent (na 2010) niet al een evaluatiegesprek met DEN Optioneel gevoerd, waarbij een evaluatieverslag is gepubliceerd op de website van DEN. Tabel 1.1: Selectiecriteria te benaderen musea Het uitgangspunt van deze criteria is geweest om musea te selecteren die benaderd konden worden voor een interview over de stand van zaken met betrekking tot digitaliseren. Zoals in tabel 1.1 te lezen is, waren de eerste twee selectiecriteria vereist. Voor het eerste criterium is gekozen omdat het relevant werd geacht dat de collectie voor meerdere doelgroepen beschikbaar was, maar voornamelijk voor wetenschappelijk onderzoek. Het tweede criterium één museum per samenwerkingsverband is gekozen om te voorkomen dat dezelfde digitaliseringsactiviteiten worden genoemd in verschillende interviews. De overige vijf criteria zijn als optioneel aangemerkt, waarbij minstens twee van de vijf criteria aanwezig moesten zijn bij het museum, om in aanmerking te komen voor een interview. Zo was het mogelijk dat een museum zonder een digitale collectie of een informatieplan, toch benaderd werd voor een interview. Na het beoordelen van de circa vijftig musea op de longlist, tips van Marco de Niet over innovatieve kleinere musea zoals Het Fries Scheepvaartmuseum en Het Nationaal Glasmuseum en door ervaringen uit de eigen omgeving van het projectteam (Allard Pierson Museum, Affichemuseum) bleven er 21 musea over die in aanmerking kwamen voor het onderzoek. In tabel 2.1 staan de musea op alfabetische volgorde gepresenteerd. Per museum is aangegeven in welke vorm (Analyse Jaarverslag, Analyse Website of Interview) deze terugkomt in het onderzoek. Voor de interviews geldt dat, gezien de beschikbare tijd, niet ieder museum van de shortlist benaderd is. Er is gekozen voor een selectie waarbij in ieder geval elke categorie (land en 7

volkenkundig, historisch, kunst en maritiem) werd gedekt. De eerste zeven musea die mee wilden werken met het onderzoek zijn terug te vinden in tabel 1.2. De shortlist bood naast een overzicht van mogelijke gesprekspartners, ook ruimte voor ander onderzoek. Zo is er geprobeerd om (de meest recente) jaarverslagen van alle musea die op de shortlist te verzamelen en te analyseren. Voor vijftien musea is dit binnen de tijd gelukt. Tot slot is de shortlist uitgangspunt voor de website analyse geweest. Hoewel criterium vier Het museum is in het bezit van een digitale collectie (inclusief afbeeldingen). De collectie is raadpleegbaar via de website optioneel was, had elk museum op de shortlist een digitale collectie. Het Teylers Museum, het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid en het Fries Museum hadden zelfs meerdere websites waarop (een deel van) de digitale collectie te raadplegen was. Naast eigen digitale collecties waren enkele van de musea ook betrokken bij portals, zoals Europeana of Maritiem Digitaal. Er is bewust gekozen om ook deze portals mee te nemen in het onderzoek, gezien het feit dat een portal op een andere manier toegang biedt tot de digitale collectie van één of meerdere musea van de shortlist. Museum Jaarverslag Website Interview 1 Affichemuseum (Hoorn) X 2 Allard Pierson Museum (Amsterdam) X 3 Amsterdam Museum X X X 4 Beeld en Geluid (Hilversum) X (+1) 5 Fries Museum (Leeuwarden) X X (+1) X 6 Groninger Museum (Groningen) X X 7 Het Fries Scheepvaartmuseum (Sneek) X X X 8 Het Nationaal Glasmuseum (Leerdam) X X X 9 Het Scheepvaartmuseum (Amsterdam) X 10 Museon (Den Haag) X X 11 Museum Boijmans van Beuningen (Rotterdam) X X 12 Museum Catharijneconvent (Utrecht) X X 13 Museum Volkenkunde (Leiden) X X 14 Natuurhistorisch Museum Rotterdam (NMR) X X 15 NCB Naturalis (Leiden) X X X 16 Rijksmuseum (Amsterdam) X X 17 Rijksmuseum van Oudheden (RMO) (Leiden) X X 18 Teylers Museum (Haarlem) X X (+2) X 19 Tropenmuseum (Amsterdam) X X 20 Universiteitsmuseum Utrecht X X 21 Wereldmuseum Rotterdam X Totaal aantal jaarverslagen en interviews 15 7 Portals 1 Digitale Museale Collectie Nederland (DiMCON) X 2 Maritiem Digitaal X 8

3 Stichting Volkenkundige Collectie Nederland (SVCN) X 4 Natuurcollectie X 5 Europeana X 6 Het Geheugen van Nederland X Totaal aantal websites 31 Tabel 1.2: Shortlist musea 9

2. Speelveld Musea die er voor kiezen om een collectie online te zetten staan niet alleen: de overheid steunt innovatieve plannen met subsidie en via conferenties blijven musea op de hoogte van de nieuwste technologische ontwikkelingen. Het doel van dit hoofdstuk is niet om een uitputtende lijst met mogelijke betrokken organisaties te geven maar om een beeld te schetsen van het speelveld wanneer het gaat om digitale museale collecties. 2.1 Europeana Op Europees niveau komt beleid met betrekking tot digitalisering van museale collecties voort uit de Digitale Agenda, die is opgesteld voor de periode 2011 tot 2015. Op de agenda staan zeven ICTuitgangspunten die een belangrijkere rol moeten spelen in de digitale markt. Onder het hoofdstuk Bevordering van culturele diversiteit en creatieve inhoud wordt Europeana genoemd: Een andere factor die de digitalisering van een groot deel van Europa s recente culturele erfgoed bemoeilijkt, is het gefragmenteerde en gecompliceerde karakter van het bestaande licentiesysteem. Het is zaak de vereffening van rechten te verbeteren en Europeana de openbare digitale bibliotheek van de EU te versterken. Van overheidswege en in het kader van publiek private initiatieven moet meer geld worden vrijgemaakt voor grootschalige digitalisering, weliswaar met dien verstande dat iedereen daardoor online toegang kan krijgen tot Europa s gemeenschappelijke culturele erfgoed (Europese Commissie, 2010, p.35). Europeana is meer dan alleen een bibliotheek. Op de website staat dat Europeana het mogelijk wil maken om het digitale materiaal van Europese musea, bibliotheken, archieven en audiovisuele collecties te verkennen en Het bevordert het ontdekken en het netwerken in een meertalige omgeving waar gebruikers kunnen deelnemen, delen en geïnspireerd raken door de rijke diversiteit van het culturele en wetenschappelijke erfgoed van Europa (Europeana, 2012). In 2011 heeft de Europese Commissie een aanbeveling van de Digitale Agenda goedgekeurd om het doel voor lidstaten te stellen dat in 2015 30 miljoen objecten in Europeana beschikbaar worden gesteld. In 2011 waren dit 19 miljoen objecten (Europese Commissie, 2011). Naast grote projecten zoals Europeana, steunt de Europese Commissie ook kleinere deelprojecten rondom digitaliseren en toegankelijk maken van cultureel erfgoed. Een voorbeeld hiervan is het project Enumerate, dat loopt tussen 2011 en 2013. Dit project heeft als doel betrouwbare data te creëren over het digitaliseren, het digitaal bewaren en de digitale toegankelijkheid van cultureel erfgoed in Europa. 10

2.2 Digitale Collectie van Nederland in Europeana In Nederland speelt de rijksoverheid een grote rol bij digitaliseringsprojecten. Zo is het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) een belangrijke subsidiegever. Een belangrijk programma wat opgezet is met subsidie van het ministerie van OCW is nationale programma Het Geheugen van Nederland. Dit programma liep van eind jaren negentig tot eind 2011 en had als doel: de (verborgen) collecties van archieven, musea en bibliotheken digitaliseren en beschikbaar stellen op Internet, waarbij ook de ontsluiting voor Europeana ingebed was. Het programmabureau was ondergebracht bij de Koninklijke Bibliotheek. De website beschrijft in vogelvlucht de ontwikkeling, waarbij in de periode 2000 2004 de site groeide tot een enorme digitale verzameling van honderdduizenden historische affiches, foto s, schilderijen, geluidsfragmenten, teksten en films. In 2005 kwam een koerswijziging en veranderde de rol van uitvoerder naar meer een infrastructurele en begeleidende rol. Al het digitale materiaal, afbeeldingen, maar ook geluid, bewegend beeld en tekst, is blijvend te bekijken en te beluisteren via de website en wordt beheerd door de Koninklijke Bibliotheek. De reden hiervoor, is dat wanneer gebruikers via een zoekopdracht op Europeana uitkomen bij een object dat deel uitmaakt van het Geheugen van Nederland, deze doorverwezen worden naar de database van het Geheugen van Nederland. Vanwege auteursrechtelijke kwesties is het niet mogelijk dat de objecten direct binnen Europeana getoond worden. (Geheugen van Nederland,2012; Klaver, 2010). Hoewel de subsidie is stopgezet voor Het Geheugen van Nederland, blijft het ministerie van OCW nog steeds het belang van de ontsluiting van de Nederlandse erfgoedcollectie in Europeana inzien. Wat Europeana betreft is het stokje is namelijk overgenomen door de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed die zich sinds 2011 de nationale aggregator voor Europeana noemt. Op de website van de Digitale Museale Collectie Nederland (DiMCoN) worden momenteel twee miljoen objecten ontsloten van circa twintig verschillende Nederlandse musea. Tijdens dit project, dat startte in april 2010, wordt gewerkt aan de centrale ontsluiting van gedigitaliseerde museale collecties. De hiertoe ontwikkelde zoekomgeving is gebaseerd op de open source versie van het Europeana framework. Bovenop de door dit framework geleverde indexerings en zoekfunctionaliteit ontwikkelt de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed eigen, geavanceerde zoektoepassingen voor de erfgoedprofessional (DiMCoN, 2012). Om extra bekendheid te geven aan het delen van de collecties in Europeana, is de promotiecampagne Digitale Collectie in Europeana gestart. De website die ondersteuning geeft voor dit doel, geeft informatie over de technische en organisatorische randvoorwaarden. Het project heeft als doel gehad om in 2011 zoveel mogelijk Nederlandse collecties van erfgoedinstellingen te ontsluiten in Europeana. Partners van het project zijn: Erfgoed Nederland (stopt in juli 2012), DEN, de Koninklijke Bibliotheek, Rijksdienst Cultureel Erfgoed en het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid. Het project is mogelijk gemaakt met een subsidie van het ministerie van OCW (Informatie 11

Professional, 2012; Digitale Collectie, 2012). DEN is binnen het project verantwoordelijk voor het bundelen en verspreiden van de benodigde kennis en technische voorwaarden en blijft ook na het project verantwoordelijk voor de website. 2.3 Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) De Nederlandse overheid speelt dus een belangrijke rol wanneer het gaat om het digitaliseren van museale collecties. Een belangrijke trigger voor musea die iets met de collectie wilden doen was ingebed in de regeling Digitalisering met Beleid. Het toenmalige ministerie van Economische Zaken gaf tot en met 2009 subsidie aan culturele instellingen die het digitaliseringsproces duurzaam wilden inbedden in hun organisatie waarbij het vergroten van de toegankelijkheid van de collecties voorop stond (Agentschap NL, 2011). Stichting DEN zorgt voor de evaluatie van de plannen die zijn voortgekomen uit de subsidieregeling. De evaluatie kwam goed tot zijn recht bij DEN, gezien haar taak als nationaal kenniscentrum voor ICT in het cultureel erfgoed. De taken die DEN onder andere heeft zijn: het bevorderen en bewaken van de kwaliteit van digitalisering en digitale dienstverlening van erfgoedinstellingen, het stimuleren van erfgoedinstellingen om te innoveren en het bewaken van de aansluiting van de Digitale Collectie Nederland op nationale en internationale diensten en voorzieningen (DEN, 2012). Op de website van DEN staan uitgebreide richtlijnen over het goed digitaliseren van culturele collecties en een uitgebreide projectendatabank waar culturele instellingen kennis kunnen delen en opdoen. Ook het secretariaat van de Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid ligt bij DEN. Dit Kennisnetwerk heeft als doel informatie te bundelen over de duurzaamheid van digitale erfgoedcollecties en is ontstaan uit de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (CCDD, 2011). Daarnaast is DEN betrokken bij tal van bijeenkomsten rondom het thema digitaliseren. Een voorbeeld hiervan is de organisatie van de internationale conferentie Digital Strategies for Heritage (DISH) georganiseerd door Erfgoed Nederland en DEN, over digitaal erfgoed en de strategieën die erfgoedinstellingen kunnen inzetten (Ter Woerds, 2011). De conferentie wordt om de twee jaar gehouden. In het andere jaar wordt een nationale conferentie gehouden, genaamd Digitaal Erfgoedconferentie (DE). 2.4 Verenigingen, stichtingen en conferenties Naast hulp van de overheid, verenigen musea zichzelf ook rondom het thema digitaliseren. Zo heeft de Museumvereniging en speciale sectie Informatieverzorging Musea in Nederland (SIMIN) die als doel heeft doelmatige informatieverzorging te bevorderen bij een ten behoeve van Nederlandse musea en verwante instellingen. Onder informatieverzorging wordt hier verstaan het verzamelen, vastleggen, toegankelijk maken en verspreiden van gegevens die ontleend zijn aan collecties (SIMIN, 12

2012). De belangen voor Rijksmusea in Nederland worden behartigd door de vereniging Verzelfstandige Rijksmusea (VRM). Namens de minister van OCW voert de vereniging visitaties uit. In de visitatierapporten is een hoofdstuk over de toegankelijkheid van de digitale collectie opgenomen (VRM, 2012). Een stichting die vooral schakelt tussen landelijk beleid en provinciale musea is geborgen in het Landelijk Contact van Museumconsultenten. Het doel van deze consulenten is kwaliteitsverbetering en vergroting van het publiekbereik te realiseren (Museum Consulenten, 2012). Een voorbeeld van een cursus die betrekking heeft op digitaliseren is: Fotocollecties digitaliseren en beheren Wanneer het om congressen gaat, dient Museum and the Web niet onopgemerkt te blijven. Naast het congres dat jaarlijks plaatsvindt in San Diego, wordt ook actief een website bijgehouden over online cultureel erfgoed (Museumsandtheweb, 2012). Stork (2012) blogger bij Frank Watching beschrijft dat tijdens het congres noviteiten worden getoond van musea op het gebied van internet. Zo wordt er geëxperimenteerd met augmented reality, open data, QR codes, mobiele media en social media. Tot slot is een goed bezochte Europese conferentie Museum Next, waar ook de digitale kant van musea wordt besproken (Museumnext, 2012). 13

3. Literatuur 3.1 Verantwoording zoekgedrag literatuur E zijn verschillende methoden gebruikt om te zoeken naar literatuur. De gemakkelijkste manier was het zoeken met relevante trefwoorden (digitale collectie, musea Nederland) in Google, maar dit bleek niet de meest effectieve. Via de website van DEN, waar in het kader van dit onderzoek ook een fysiek bezoek is geweest, werden relevante rapporten gevonden, waar via de sneeuwbalmethode weer andere interessante stukken aan het licht kwamen. Deze methode werd ook gebruikt bij de SCPrapporten, waarbij in de publicatielijst werd gespeurd naar artikelen die te maken hadden met de erfgoedsector. Daarnaast is gezocht binnen het tijdschrift Museum management and curatorship, waarbij vooral werd gelet op recentelijk verschenen artikelen (maximaal vijf jaar oud), gezien de snelheid waarmee het vakgebied zich ontwikkelt. Ook in de Universiteitsbibliotheek van de UvA is gezocht naar artikelen, waarbij gebruik werd gemaakt van de databanken voor informatiewetenschap. Via die methode werd weer de sneeuwbaltechniek gebruikt en werd ook gezocht in Web of Science naar de artikelen die werden aangehaald in de stukken. 3.2 Musea in Nederland Voordat er gekeken wordt naar de digitaliseringactiviteiten bij musea, start deze paragraaf met een beschrijving van wat in dit onderzoek onder een museum wordt verstaan. 3.2.1 Het museum en zijn taken Het International Council of Museums (ICOM) houdt een definitie van een museum aan, die door Wikipedia (2012) als volgt is vertaald: Een museum is een permanente instelling, zonder winstbejag, ten dienste van de gemeenschap en van haar ontwikkeling, toegankelijk voor het publiek, die de materiële en immateriële getuigenissen van de mens en zijn omgeving verzamelt, bewaart, onderzoekt en tentoonstelt en hierover informatie verstrekt voor studie, educatie en recreatie. Het is dus een instelling die geen winst maakt en bepaalde publieke taken heeft. De Haan noemt vijf taken van musea: het bewaren en het verzamelen van ons cultureel erfgoed, onderzoek doen en informatie verstrekken. De vijfde kan met behulp van het internet en de digitalisering worden volbracht: het presenteren van de verzameling aan het publiek. De digitale collecties kunnen op zichzelf weer de eerste vier genoemde taken ondersteunen (De Haan 2006, p. 43). 14

3.2.2 Aantal musea Nederland telt in 2009 volgens het Centraal Bureau van de Statistiek (CBS) 810 musea (CBS, 2012). Op de website museum.nl (2012) is een overzicht van musea in Nederland te vinden, wat samengesteld is door de stichting Museumkaart. Het is niet mogelijk om een overzicht van het totaal aantal musea uit het systeem te halen, maar per provincie kan wel een overzicht worden gemaakt. Met een optelsom blijkt dat meer dan 815 musea zijn. Dat er geen nauwkeurig getal kan worden gegenereerd komt omdat in de provincie Noord Holland en Zuid Holland meer dan 250 musea zijn, en dat is het maximale wat getoond kan worden met een zoekopdracht. In feite zijn er dus meer dan 815 musea in Nederland. Toch komt het getal redelijk goed overeen met het onderzoek uit 2009 van het CBS. De oorzaak van het verschil kan komen doordat het CBS en museum.nl een andere definitie van musea hanteren. Museum.nl heeft de musea gecategoriseerd in tien rubrieken: Archeologie/historie, Astronomie, Beeldende Kunst, Cultuur Historisch, Maritiem/Scheepvaart, Natuurhistorie, Overig, Techniek, Transport/Techniek en Volkenkunde. 3.3 De collectie van Nederlandse musea Nu de hoeveelheid en type musea bekend zijn, is het logische vervolg om in te zoomen op de collectie. Wat hebben musea in huis? 3.3.1 Samenstelling van de museumcollectie Lucas Veeger heeft in opdracht van Instituut Collectie Nederland een onderzoek uitgevoerd naar de stand van zaken van museumcollecties in Nederland. In de inleiding van zijn rapport noemt Veeger de kern van het onderzoek: 'Het grote belang dat wij aan onze erfgoedcollecties toekennen, staat in schril contrast met het totaaloverzicht van deze collecties zelf. Uit hoeveel objecten bestaat onze gezamenlijke museumcollectie? In welke staat verkeert ons culturele erfgoed? Welk deel van de Collectie Nederland is eigenlijk zichtbaar voor het publiek?' (Veeger 2008, p. 7). Kortom, veel informatie was er tot dan toe niet bekend over de museumcollecties in Nederland. Veeger heeft in zijn onderzoek door middel van kwalitatief en kwantitatief onderzoek informatie over de aard, omvang en gebruik van museumcollecties in kaart gebracht om aan het gebrek aan kennis van de museumcollectie in Nederland iets te doen. Er is onderzoek gedaan naar bijna 700 instellingen. Met het eerdere gegeven dat Nederland rond de 810 musea telt, kan gezegd worden dat de resultaten van het onderzoek een betrouwbaar beeld geven over de museumcollectie van Nederland. De samenstelling van de collectie is door de onderzoekers weergegeven in een overzichtelijk diagram, hier toegevoegd als figuur 3.1 15

Figuur 3.1: Samenstelling museale collectie Nederland (Veeger, 2008) Uit het diagram blijkt dat de collectie beeldmateriaal de grootste omvang heeft met achttien miljoen objecten. Onder beeldmateriaal vallen schilderijen, foto s en prenten. Vervolgens is de natuurhistorische en geologische collectie in Nederland erg omvangrijk (12 miljoen objecten), hieronder vallen opgezette dieren en insectenverzamelingen (Veeger 2008, p. 9). De vraag uit de inleiding van Veeger: Welk deel van de Collectie Nederland is eigenlijk zichtbaar voor het publiek? is interessant om te onderzoeken. Want de omvangrijke hoeveelheden objecten die in figuur 3.1 beschreven staan, passen nooit allemaal tegelijkertijd in een tentoonstellingszaal. Een nieuwsbericht van Trouw kopte eens Musea zetten kunst uit de kelder in de etalage (de Lange 2011), waarbij als voorbeeld de collectie van Boijmans van Beuningen werd genoemd. Deze collectie bestaat uit 140.000 werken en ongeveer vijf procent daarvan is permanent te zien in de eigen museumzalen. Naast de werken die uitgeleend zijn naar andere musea, kan geconcludeerd worden dat een grote schare aan objecten in het depot liggen. 3.3.2 Virtueel tentoonstellen Digitaliseren en online toegankelijk maken zou een mogelijkheid kunnen zijn om de grote museale collectie van Nederland aan het publiek te kunnen tonen. Er zijn al een tal van initiatieven op dit gebied, zoals het Geheugen van Nederland of Europeana. Toch constateerde Veeger in 2008 dat het digitaliseren van museumvoorwerpen meer aandacht verdient. Van alle musea die bij het onderzoek betrokken waren, heeft veertig procent minder dan een vijfde van de collectie gedigitaliseerd. Een citaat uit het rapport is: Dankzij de opkomst van moderne informatietechnologie en het Internet hebben musea evenwel een aanvullende mogelijkheid gekregen om hun collecties aan het publiek te 16

laten zien. Toch maken musea hier momenteel maar mondjesmaat gebruik van. Vrijwel alle musea hebben tegenwoordig weliswaar een website, maar die is meestal een marketingmiddel dat het publiek tot een museumbezoek moet verleiden. Informatie over de collectie blijft vaak beperkt tot algemene omschrijvingen of een beperkte selectie representatieve voorwerpen en topstukken (Veeger 2008, p. 34). Uit het citaat van Veeger blijkt dat er nog veel te halen valt voor musea als het gaat om het digitaal tentoonstellen van hun collecties. Meer over dit onderwerp in paragraaf 3.6. 3.3.3 De rol van de museum informatieprofessional Onderzoeken in Nederland omtrent de museum informatieprofessional zijn schaars, maar internationaal zijn wel een aantal grootschalige onderzoeken verricht. In een Canadees onderzoek uit 2010 is getracht een beeld te scheppen van wie de museum informatieprofessional is. Dit hebben zij gedaan door 179 mensen te interviewen die tussen 1970 en 2007 een master opleiding museum studies aan de Universiteit van Toronto hebben gevolgd (Cherry, Duff en Sheffield 2010, p. 361). Als eerste komt naar voren dat afgestudeerden moeite hebben om een baan te vinden in een museum en dat zij eerst onbetaald werk moeten verrichten voordat ze worden aangenomen. Ook recent afgestudeerden bleken vaak niet in een museum te werken, maar in het onderwijs of voor de overheid. Er wordt aanbevolen om binnen de opleiding meer te doen aan vaardigheden die niet direct met het onderwerp te maken hebben. De respondenten gaven namelijk aan dat niet alleen onderwerpkennis en begrip van museumfunctionaliteiten, maar ook vaardigheden als management, verbale communicatie en werken in groepsverband belangrijk zijn(cherry, Duff en Sheffield 2010, p. 378). Ook ging een stem op om tijdens de opleiding de studenten meer kennis te laten maken met mensen die al werkzaam zijn in musea en hen aan te moedigen om vrijwilligerswerk te doen. Ten slotte brachten de respondenten de noodzaak naar voren van continue educatie: een museumprofessional houdt nooit op met leren en zou bijvoorbeeld er voor kunnen kiezen te gaan promoveren (Cherry, Duff en Sheffield 2010, p. 379). In een onderzoek van Marty uit 2006 werden semi gestructureerde interviews gehouden met 21 museuminformatieprofessionals om de informatie geletterdheid van hen te onderzoeken. (Marty 2006, p. 317). Marty beweert dat het lastig is voor informatieprofessionals hun vaardigheden te verkrijgen, omdat de problemen steeds veranderen. Daarbij concludeert hij dat het hebben van ICTkennis niet genoeg is(marty 2006, p. 327). Hij definieert het hebben van informatievaardigheden als volgt: Having information literacy skills in museums means having the ability to identify and assess an information need, and then develop and implement an appropriate solution that will successfully meet that need within the boundaries of the unique information environment of the museum (Marty 2006, p. 327). 17

Het gaat dus allereerst om het identificeren en het beoordelen van een informatiebehoefte waarvoor een oplossing gezocht moet worden binnen de grenzen van de informatie omgeving van het museum. Juist omdat de informatiebehoeften in musea continu veranderen, moeten informatieprofessionals de vaardigheden leren die nodig zijn in de toekomst. Marty noemt dit ook wel de vaardigheid om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen. Helaas voor musea zijn daar niet altijd de middelen voor, zeker niet in de kleinere musea (Marty 2006, p. 327). Als oplossing hiervoor worden samenwerkingsverbanden tussen musea en musea en andere culturele erfgoed instellingen genoemd door Marty. Ook het inhuren van informatieprofessionals met verschillende achtergronden wordt aangemoedigd (Marty 2006, p.329 330). De waarde van (digitale) informatiebronnen binnen musea worden vaak over het hoofd gezien. Er wordt steeds vaker informatie op het internet gezocht in plaats van in de museumbronnen. De musea falen in het publiceren van hun informatie op het internet. Zij doen namelijk niet mee met digitale ontsluiting en dit komt hoofdzakelijk doordat er geen medewerkers beschikbaar zijn die kunnen meewerken aan de digitale ontsluiting van objecten. Educatie kan een oplossing vormen voor dit probleem. Door informatieprofessionals zo op te leiden dat er sprake is van een klassieke informatiewetenschappelijke achtergrond in combinatie met nieuwe technieken ontstaat een nieuwe generatie informatieprofessionals (Ray 2009, p. 357). Ray ziet dat culturele erfgoedinstellingen getransformeerd moeten worden, juist om de eerder genoemde problemen. Deze omslag kan worden verwezenlijkt door de verbeterde educatie van een nieuwe generatie informatieprofessionals en door een betere samenwerking van musea met archieven en bibliotheken (Ray 2009, p. 367). Zo ontstijgt de nieuwe generatie de eigen traditionele waarden van hun betreffende discipline. Deze nieuwe generatie informatieprofessionals werken voornamelijk in teams. Deze teams bevatten ook medewerkers met andere achtergronden zoals computerwetenschappen en domeinspecialisten. Op deze manier worden diverse achtergronden bij elkaar getrokken en wordt de digitalisering van informatie in een heel ander daglicht gezet (Ray 2009, p. 357). 3.4 Het digitaliseringsproces en de kosten In deze paragraaf staat centraal op welke manier ICT en digitalisering is ingebed in musea in Nederland, en op Europees niveau. 3.4.1 Digitalisering van de Nederlandse museumcollectie In 2009 is de publicatie De Digitale Kunstkamer. Cultureel Erfgoed & Crossmedia verschenen in de Cell Cahier reeks van het Lectoraat Crossmedia Content van Hogeschool Utrecht. In deze reeks worden actuele en relevante discussies en ontwikkelingen in een specifiek professioneel domein belicht 18

vanuit een onderzoeksperspectief dat zich onder andere baseert op literatuuronderzoek, en het verzamelen van good practices (Van Vliet 2009, p. 7). In de inleiding beschrijft Van Vliet dat het cultureel erfgoedveld in een beslissende overgangsfase zit die wordt gekenmerkt door culturele erfgoedinstellingen en haar bezoekers die nieuwe media gaan gebruiken. Volgens Van Vliet ligt er een kans voor meer publieksbereik door middel van digitalisering. Zo kan een nieuwe publieksgroep worden bereikt door middel van een digitale presentatie van de collectie. De digitalisering wordt ook uitgebreid in functionaliteiten: niet alleen is er aandacht voor basisdigitalisering (inscannen en conserveren) maar ook bijvoorbeeld het ontdekken en doorzoeken van collecties en digitale ondersteuning van bezoekers (Van Vliet 2009, p. 12). Van Vliet refereert aan de Taskforce Archieven en het onderzoeksprogramma Continuous Access to Cultural Heritage (CATCH) wanneer hij stelt dat het toekomstbeeld dat met alle digitale inspanningen voor ogen staat, het realiseren van een Virtuele Collectie Nederland is. In deze collectie komen dan alle gedigitaliseerde objecten, registraties en weergaven van het gehele Nederlandse culturele erfgoed samen. Hierbij gaat het dus om monumenten, museaobjecten, archieven, bibliotheek en archeologiecollecties (Van Vliet 2009, p. 17). Het toekomstbeeld klinkt mooi maar Van Vliet heeft zijn twijfels: de doorzoekbaarheid van de gedigitaliseerde objecten is geen grote opgave, maar semantische zoekstrategieën en interoperabiliteit zijn lastiger vraagstukken (Van Vliet 2009, p. 17). Van Vliet geeft aan dat een mogelijke reden voor de beperkte digitaliseringsactiviteiten bij musea ligt in een gebrek aan visie. In 2002 wordt door Velthausz & Bruinma gesteld dat er vrijwel geen visie is binnen de erfgoedsector als het gaat om het verder ontwikkelen van het gebruik van ICT. Uit diverse onderzoeken komt naar voren dat het hebben van een ICT beleidsplan een uitzondering is. Er is nog maar weinig merkbaar van de subsidieregeling ter bevordering van digitaliseringsbeleid, 'Digitalisering met Beleid' genaamd. De reden die hiervoor die in 2008 wordt gegeven is dat musea worden afgerekend op het aantal fysieke bezoekers (Van Vliet 2009, p. 21). Van Vliet stelt dat uit eerder onderzoek is gebleken dat een virtuele presentatie geen bedreiging is voor de fysieke presentatie maar dat de stimulans ontbreekt bij musea omdat ze het niet terug zien in de budgettering. De conclusie van Veeger die wordt aangehaald is dan ook treffend: Eigenlijk moeten het bedrijfsmodel en beleidsmodel enigszins herzien worden. Deze herziening houdt in dat we niet alles meer zetten op de kaart van de fysieke tentoonstelling en de via de voordeur binnenkomende bezoeker (Van Vliet 2009, p. 22). Kortom, meer aandacht voor de virtuele bezoeker. In opdracht van het ministerie van OCW heeft de stichting DEN in 2009 onderzoek gedaan naar de digitalisering van het cultureel erfgoed in Nederland, waar het rapport De Digitale Feiten 19

(DEN 2009) uit voort is gekomen. Het project had enerzijds als doelstelling om een methode te ontwikkelen om productiecijfers van het digitale erfgoed structureel vast te leggen en te gebruiken en anderzijds als doel het opleveren van kengetallen van het huidig beschikbare digitale erfgoed. Tijdens het onderzoek is deskresearch gedaan naar honderd Nederlandse erfgoedinstellingen (DEN 2009, p. 7). Verder geven de respondenten uit het Digitale Feiten onderzoek aan dat 26% van hun collecties al is gedigitaliseerd, 42% nog moet gebeuren en 32% niet hoeft (DEN 2009, p. 29). Dit percentage ligt lager dan het gemiddelde van 37% dat uit het onderzoek van Veeger (2008, p. 33) naar voren kwam. In hoofdstuk 2.5 over de registratie van objecten, komt dit onderzoek verder aan bod. Daarnaast blijkt uit het onderzoek dat musea digitaliseren voor intern gebruik, om bijvoorbeeld een tentoonstelling voor te bereiden. Van het digitaal erfgoed dat wel digitaal beschikbaar is, is driekwart gratis raadpleegbaar (DEN 2009, p. 41). Uit bezoek onze site, een SCP rapport uit 2006, komt naar voren dat de meeste respondenten (er werden interviews gehouden met mensen die werkzaam waren in de culturele erfgoedsector) niet de woordenboek definitie van digitalisering gebruiken, die luidt: '(informatie) omzetten van analoog materiaal naar binaire getallen' (De Haan 2006, p. 13). Zo werd gesteld dat bij digitalisering ook het keuzeproces vooraf en de nabewerking (zoals toevoegen van metadata) erbij hoorden. (De Haan 2006, p. 13). Als reden voor de digitalisering werden promotie, vermindering van het gebruik van originelen, gebruik en hergebruik voor onderwijsdoeleinden en de wetenschappelijke waarde van de collectie gegeven (De Haan 2006, p. 14). Ook nieuwe problemen werden gevonden bij de digitalisering van de collectie, te weten: problemen met auteursrechten, extra werk in de vorm van het toevoegen van metadata, de vraag hoe men het materiaal vindbaar kon maken, de vraag hoe men de informatie duurzaam toegankelijk kon maken en financiële aspecten (De Haan 2006, p. 15 18). Bij het laatste geldt ook nog eens dat digitalisering vaak op projectbasis gefinancierd wordt, en er dus allerlei 'potjes' zijn. Voor sommige aspecten die komen kijken bij een digitale collectie (het bijhouden van de website bijvoorbeeld) geldt dat hier op de lange termijn geld beschikbaar moet zijn. Omdat wordt gewerkt in 'potjes' kan het dus zijn dat hierdoor geld uit een ander 'potje' wordt gehaald, wat weer kan leiden tot vermindering van de kwaliteit van het museum (De Haan 2006, p. 49). 3.4.2 ICT gebruik in Nederlandse musea Net als alle andere organisaties ontkomen ook musea niet aan het gebruik van ICT. Dat is op zichzelf dan ook geen reden om hier een onderzoek aan te wijden. De mate waarin en waarop ICT wordt toegepast is echter wel interessant. Uit eerder gepubliceerd onderzoek van Veeger en Reekx advies blijkt namelijk dat musea geen koplopers zijn wanneer het gaat om ICT gebruik. Zo wordt in 2008 20

door Reekx advies geconcludeerd dat de toepassing van ICT niet ingebed is binnen museale organisaties (Reekx advies 2008, p. 1). Gezegd kan worden dat ICT een meerwaarde kan bieden voor musea. Niet alleen is een geautomatiseerd collectiesysteem efficiënter dan papieren kaartenbakken, ook de presentatie van de collectie kan geoptimaliseerd worden door ICT. Denk hierbij aan het presenteren van de collectie op de website, audiotours of de plaatsing van touchscreens naast schilderijen. Dat de overheid ook de relevantie van ICT activiteiten bij musea van belang acht, blijkt uit de subsidieregeling digitaliseren met beleid. Deze regeling was opgezet door het ministerie van Economische Zaken (Agentschap NL, 2012) met als doel het digitaliseringsproces langzaam in te bedden in de organisatie in het beleid en in de werkprocessen van culturele erfgoedinstellingen. Stichting Digitaal Erfgoed Nederland zorgt voor de evaluatie van de digitaliseringsprojecten die onder de subsidieregeling gevallen. Tot en met 2009 kon subsidie worden aangevraagd. Een ander onderzoek dat zich toespitste op het gebruik van ICT in musea is het onderzoek van informatieadviesbureau Reekx. In 2008 is het ICT gebruik in Nederlandse musea onder de loep genomen. Aan de hand van enquêtes is onderzocht op welke manier ICT wordt gebruikt in musea. In totaal zijn 143 enquêtes ingevuld door verschillende musea (Reekx 2008, p. 1). Uit het onderzoek van Reekx komt naar voren dat musea tussen de 1% en 5 % van hun jaarbudget aan ICT besteden. Dit komt overeen met andere bedrijfstakken. Van het beschikbare ICTbudget wordt het meest besteed aan hardware en de website (Reekx 2008, p. 21). Het laatste belangrijke gegeven uit het onderzoek van Reekx betreft de knelpunten die de musea op het gebied van ICT ervaren. Dit kwam tot de volgende resultaten: 'te weinig budget (70%), te weinig ICT medewerkers (69%), te weinig structurele inbedding in beleid en jaarbudget (47%), te weinig algemene ICT kennis (46%), te weinig kennis van systeembeheer (40%), te grote achterstanden (39%), te weinig kennis van applicatiebeheer (38%), te weinig kennis van internet en webontwikkelingen (35%), te weinig kennis van digitaliseren (29%), beperkingen als onderdeel van grotere organisatie (11%) en overige (1%) (Reekx 2008, p. 18). Een belangrijke conclusie uit het onderzoek van De Digitale Feiten was dat meer dan de helft van de instellingen aangeeft een informatieplan te hebben (DEN 2009, p. 28). Hiermee wordt bevestigd dat deze instellingen de digitalisering beleidsmatig hebben ingebed. Hiermee is het onderzoek van de Digitale Feiten positiever over de mate waarin ICT is ingebed binnen de museale organisatie dan dat staat beschreven in het onderzoek van Reekx. Dit onderzoek was een jaar eerder uitgevoerd en concludeerde dat bij het overgrote merendeel van de musea geen informatie of digitaliseringsplan aanwezig was. Daarnaast was de toepassing van ICT niet ingebed in de hogere niveaus (beleid of organisatie) van de musea. Het ICT beleid werd, zo stelde Reekx, toegevoegd aan het takenpakket van deskundige medewerkers of uitbesteed (Reekx 2008, p. 1). 21

3.4.3 Digitalisering in Europa Ook op Europees niveau wordt onderzoek gedaan naar de stand van zaken op het gebied van digitalisering van de collecties van culturele erfgoedinstellingen. Een voorbeeld daarvan is Enumerate, een internationaal onderzoek dat loopt in de periode 2011 tot en met 2013 en dat wordt gefinancierd door de Europese Commissie. Het onderzoek heeft als doel de stand van zaken te inventariseren rondom digitaliseren van collecties, kosten van digitaliseren, toegang tot digitale erfgoedcollecties en de duurzaamheid van digitaal erfgoed materiaal. De onderzoekgegevens worden onder de noemer van Open Data beschikbaar gemaakt. De onderzoeksmethode is een online enquête. De verwachting is dat duizend culturele instellingen in Europa de vragenlijst invullen (Enumerate, 2012). Voorafgaande aan Enumerate liep het tussen 2007 en 2009 onderzoek Numeric uitgevoerd door de Chartered Institute of Public Finance and Accountancy (CIPFA). Het doel van dit onderzoek was om een raamwerk te creëren om te kijken of het digitaliseren van Europees cultureel erfgoed kon worden gemeten in statistische termen. Zo werden de kosten van digitaliseren in kaart gebracht, werd gekeken naar de omvang en groei van digitale bronnen (gerelateerd aan de analoge collectie van het erfgoedinstituut) en naar het resultaat van digitaliseren. Een van de conclusies was dat ongeveer 1.1% van het jaarlijkse budget van een culturele instelling werd gebruikt voor digitaliseren, terwijl maar 48% van de respondenten aangaf dat ze überhaupt een budget hadden voor de digitalisering. Daarbij geven ze aan dat het overgrote deel van de kosten voor de eigen rekening was en ongeveer 30% door de overheid werd betaald. Medewerkers spendeerden 2,5% van de tijd aan digitaliseringswerkzaamheden. Van alle culturele instellingen waren de musea het meest vergevorderd met het digitaliseren van de collectie (CIPFA 2009, p. 2 4). 3.5 De registratie en ontsluiting van objecten Objectregistratie maakt ontsluiting van de collectie mogelijk. Naast de stand van zaken van registratie bij musea, worden ook twee innovatieve ontsluitingstechnieken beschreven in deze paragraaf. 3.5.1 Objectregistratie Onder de paragraaf registratie van objectinformatie beschrijft Veeger de ontwikkelingen met betrekking tot het registreren van musea objecten, waarin hij stelt dat het registreren van de collectie de basis is van het collectiebeheer en het collectiebeleid en het het museum tegelijkertijd in staat stelt de collectie aan anderen beschikbaar te stellen en verantwoording af te leggen. Het is dan ook een voorwaarde om opgenomen te worden in het Nederlands Museumregister om de collectieregistratie in orde te hebben (Veeger 2008, p. 27). Het Museumregister Nederland (2012) heeft als doel het zichtbaar maken, bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de Nederlandse musea en daarmee het verantwoord beheer van het culturele erfgoed in Nederland. Het register bestaat veertien jaar. Musea die aangesloten zijn bij het register moeten zich houden aan de 22

Museumnorm (2011). De Museumnorm zegt het volgende over de registratie van objecten: Alle objecten dienen geregistreerd te zijn middels een registratiesysteem volgens de minimale standaard: naam van de instelling, inventarisnummer, objectnaam, verwervingsgegevens (aankoop, schenking of bruikleen, van wie en wanneer) en standplaats. De registratie kan handmatig of geautomatiseerd zijn. Het wordt aanbevolen om SPECTRUM te gebruiken bij de registratieprocedure. De museumnorm heeft dus standaardisatie voor ogen om op die manier te kunnen controleren of kwaliteit van de registratie van objecten van musea voldoende is. Veeger geeft aan dat het percentage objecten dat geregistreerd is en aan de minimumnormen voldoet tussen de 47% 67% is. Dit houdt in dat in 2008 (toen het onderzoek van Veeger verscheen) nog zo'n 14,7 tot 23,7 miljoen objecten nog niet geregistreerd waren of dat de registratie ervan niet aan de minimumnormen voldeed. Als ervan uitgegaan wordt dat één object vijftien minuten in beslag neemt om geregistreerd te worden dan ligt er nog 460.000 tot 742.000 dagen aan werk in de Nederlandse musea. Wel registreren negen van de tien musea digitaal de objecten met een geautomatiseerd systeem. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen registreren en beschrijven: slechts 28% van de musea hebben grotendeels hun collectie beschreven in een geautomatiseerd systeem. 34% tot 54% van de Nederlandse museumcollectie is geautomatiseerd beschreven (20,8 tot 29,9 miljoen objecten moeten nog beschreven worden). Dit ligt ten dele aan het de achterstand in registratie. Als de achterstand wordt weggewerkt zal de automatiseringsgraad ook toenemen (Veeger, 2008. p. 29 31). Het onderzoek van Reekx uit 2008 zegt over het gebruik van een geautomatiseerd collectieregistratiesysteem dat twee derde van de musea museaspecifieke software gebruiken zoals Adlib (Reekx 2008, p. 1). Op de productpagina voor museumsystemen zegt Adlib (2012) het volgende: Optioneel binnen Adlib Museum is de Adlib Internet Server. Daarmee maakt u uw collectie via een browser toegankelijk voor collega s of online bezoekers. De zoekoptie en weergave van zoekresultaten kunt u zelf definiëren. Bovendien heeft u volledige controle over de toegankelijkheid van data voor het publiek. Het is dus mogelijk om het collectieregistratiesysteem op internet te presenteren. Het onderzoek van Reekx maakt het onderscheid geregistreerd, geautomatiseerd en gedigitaliseerd. In tabel 3.1 staat een uitleg van de begrippen en de stand van zaken met betrekking tot de collecties van de musea die deelnamen aan het onderzoek. 23