Aanvraagformulier voor een subsidie infrastructuurwerken Truiense VZW s 1 voor niet-stedelijke infrastructuur Wanneer kan je een subsidieaanvraag indienen? Uiterlijk tot 1 oktober van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarop de werken van start gaan. Aan wie bezorg je deze subsidieaanvraag? Je drukt dit aanvraagformulier af, vult het in en stuurt het aangetekend met bijlagen en ondertekend naar: Administratief centrum T.a.v. het college van burgemeester en schepenen Kazernestraat 13 3800 Sint-Truiden. Informatie over de subsidieaanvrager Vul hieronder alle gevraagde gegevens in: Naam vereniging:... Naam en voornaam verantwoordelijke:... Functie:... Straat en nummer:... Postnummer en gemeente:... Telefoonnummer of gsm:... Faxnummer:... E-mail:... Rekeningnummer op naam van de vereniging:... Juridisch statuut van de vereniging: 0 VZW sinds Ondernemingsnummer:... Adres maatschappelijke zetel:... 1 Zie subsidiereglement en bijlage 1 O aankruisen, indien van toepassing december 2013 1
... Voeg de statuten en/of inwendig reglement in bijlage 0 feitelijke vereniging 2 sinds Adres:...... Lid van stedelijke adviesraad sinds:... Indien de aanvraag uitgaat van verschillende verenigingen, lever dan van elke vereniging bovenstaande informatie aan. Informatie over de onroerende goederen waaraan de geplande werken worden uitgevoerd Vul hieronder alle gevraagde gegevens in: Straat en nummer:... Postnummer en gemeente:... Eigenaar:... Op welke basis heeft de vereniging het gebouw in gebruik? (Voeg een kopie van de authentieke akte of de geregistreerde huurovereenkomst toe) O Volle eigendom O Erfpacht O Recht van opstal O Vruchtgebruik O Huur Informatie over de geplande investeringen en kosten Vermeld of het gaat om: O Een bouw, grondige verbouwing, renovatie of uitbreiding O Herstellingswerken, die ingrijpend en noodzakelijk zijn voor de instandhouding van het onroerend goed O Investeringen, die de beveiliging tegen zowel brand als inbraak aanzienlijk verbeteren 2 Zie subsidiereglement en bijlage 1 O aankruisen, indien van toepassing december 2013 2
O Kosten van de architect O Kosten met betrekking tot het verkrijgen van de keuringsbewijzen voor gas-, elektriciteitsen veiligheidsinstallaties. De investeringen dienen investeringen met een onroerend karakter te zijn. Duid aan in onderstaande niet-limitatieve lijst of het om (één van) de opgesomde werken gaat: O Kosten ruwbouw; O Afbraakkosten van het gebouw of een gedeelte van het gebouw en de afvalverwijdering gekoppeld aan de werken; O Verwijdering, behandeling en/of vervanging van asbesthoudend materiaal; O Stabiliteitswerken; O Herstelling van water- en winddichting om instandhouding gebouw te verzekeren; O Isolatiewerken; O Dubbele beglazing/hoogrendementsglas; O Levering en plaatsing centrale verwarming of airconditioning, daaronder begrepen de branders, de reservoirs en de regel- en controletoestellen verbonden aan de ketels of aan de radiatoren; O Elektrische installatie van een gebouw, met uitzondering van toestellen voor de verlichting en van lampen; O Levering en plaatsing elektrische belinstallatie, van brandalarmtoestellen, van alarmtoestellen tegen diefstal en van een huistelefoon; O Installatie en aansluiting gasleidingen; O Installatie en aansluiting waterleidingen; O Binnenschrijnwerk; O Stukadoorswerken muren en plafonds; O Installatie van vaste toestellen voor sanitair of hygiënisch gebruik met name gootstenen, gootsteenkasten en meubels met ingebouwde gootsteen, wastafels en meubels met ingebouwde wasbak, zuigkappen, ventilators en luchtverversers waarmee een keuken of badkamer is uitgerust; O Installatie van luiken, rolluiken en rolgordijnen die aan de buitenkant van het gebouw worden geplaatst O Directe omgevingswerken aan de infrastructuur (o.a. aanleg speeloppervlak, bijv. gras of asfalt). Onderzoek eerst mogelijke goedkopere alternatieven, zoals samenwerking met andere partijen / VZW s en/of rationeler gebruik van de bestaande infrastructuur en/of beperking van de investering, O aankruisen, indien van toepassing december 2013 3
zodoende dat redelijkerwijze kan geconcludeerd worden dat de alternatieven niet tot het beoogde resultaat kunnen leiden. Omschrijf het nut, de reden en de noodzakelijkheid van de werken en kader ze binnen het garanderen of verbeteren van de veiligheid en/of het efficiënter beheer van de infrastructuur. Uit het aanvraagdossier moet duidelijk blijken dat de investeringen noodzakelijk zijn om de werking van de vereniging of VZW of deze van de gehuisveste vereniging(en) in stand te houden of grondig te verbeteren. Voeg een gedetailleerde technische beschrijving van de werken, eventueel vergezeld van een plan opgemaakt door een architect / aannemer. Geef een tijdsplanning voor de uitvoering van de werken. Financiële informatie Voeg bij de subsidieaanvraag: O Een kostenraming bestaande uit / opgesplitst als volgt: a) Een raming van de materiaalkosten op basis van drie offertes van leveranciers, voor de werken die men zelf zal uitvoeren; b) Een raming van de materiaalkosten op basis van drie offertes van leveranciers of drie offertes van aannemers, voor de werken die men door een aannemer zal laten uitvoeren alsook c) Voor de werken die men door een aannemer zal laten uitvoeren, een raming van de kostprijs voor de uitvoering van de werken zelf op basis van de drie offertes van aannemers; O Bij nieuwbouw volstaat een gedetailleerde raming / meetstaat van de architect, waarbij die raming / meetstaat opgesplitst wordt conform punt 1, a) tot en met c). Om voor enige subsidie in aanmerking te komen, dient de minimale investering 7.500,00 EUR inclusief BTW te bedragen. Voeg een overzicht van de financieringsbronnen toe: O aankruisen, indien van toepassing december 2013 4
Indien voor (bepaalde onderdelen van) de werken subsidies kunnen worden aangevraagd bij andere instanties zoals de Provincie, de gewestelijke overheden en de federale overheid, worden deze uitdrukkelijk vermeld in het aanvraagdossier en het financieel plan. Bijlagen: Kruis alle bewijsstukken aan die bij het aanvraagformulier gevoegd zijn: O Kopie van de statuten en/of het inwendig reglement VZW O Ledenlijst van het huidig werkjaar met aanduiding van de Truiense leden O Kopie van de authentieke akte (volle eigendom, recht van opstal, erfpacht, vruchtgebruik) of de geregistreerde huurovereenkomst O Schriftelijke goedkeuring en akkoord van de eigenaar met de uitvoering van de werken O Ingeval van huur: modelformulier ter verlenging van de huurovereenkomst na beëindiging van de werken O Kopie van schetsen of plannen van de werken O Foto s van de situatie voor de aanvang van de werken O De gedetailleerde kostenraming O Bewijs van subsidiëring van andere overheden (kopie aanvraagformulier) O De tijdsplanning voor de uitvoering van de werken Akkoord met het reglement Ik verklaar kennis genomen te hebben van het subsidiereglement infrastructuurwerken door VZW s voor niet-stedelijke infrastructuur en akkoord te gaan met alle bepalingen erin opgenomen, waaronder artikel 13. O aankruisen, indien van toepassing december 2013 5
Ondertekening Ik bevestig dat alle gegevens in dit formulier naar waarheid ingevuld zijn. Ik bevestig dat ik het stadsbestuur Sint-Truiden op de hoogte zal brengen van elke wijziging die betrekking heeft op deze subsidieaanvraag. Ik bevestig dat ik op de hoogte ben van het feit dat ik moet voldoen aan alle wettelijke vereisten en verplichtingen (stedenbouwkundige vergunningen, attesten,..) Naam en voornaam:... Functie:... Datum:... (dag/maand/jaar) Handtekening Hoe gaat het verder met uw subsidieaanvraag? De subsidies worden toegekend in volgorde van aanvraag. Indien een aanvraag onvolledig wordt ingediend, wordt aan de indiener de kans geboden om de aanvraag te vervolledigen, doch in dat geval geldt enkel de datum waarop de aanvraag volledig is om de volgorde te bepalen. Een onvolledige aanvraag kan nooit in aanmerking worden genomen voor het bepalen van de volgorde. Als de aanvraag tijdig en volledig is ingediend, wordt het dossier onderzocht door een subsidiecommissie. Deze formuleert binnen de 60 dagen haar advies aan het college van burgemeester en schepenen, ter goedkeuring. Hoe wordt het subsidiebedrag berekend? Het bedrag dat voor subsidie in aanmerking komt, is gelijk aan de totale waarde inclusief BTW van de investeringen en overige kosten die overeenkomstig artikel 5 en 6 van dit reglement voor subsidie in aanmerking komen. Het totaal bedrag van de subsidie is maximaal 30.000 euro, tenzij een aanvraagdossier wordt ingediend door minstens vijf verenigingen, waarbij de indiener een vzw is, voor infrastructuur die ze gemeenschappelijk gebruiken, dan bedraagt het totaal bedrag van de subsidie maximaal 50.000 euro. Het voorlopig subsidiebedrag zal gelijk zijn aan: O aankruisen, indien van toepassing december 2013 6
70% van de weerhouden materiaalkosten, indien de VZW de werken zelf uitvoert; 70% van de weerhouden raming voor de kosten als bedoeld in artikel 6; 50% van de weerhouden raming voor de uitvoering van de werken door een aannemer; Het percentage van de subsidie wordt verhoogd tot 80% voor elk van de drie voorafgaande rubrieken, indien het onroerend goed door minstens drie verenigingen, waarvan minstens één VZW, gezamenlijk wordt gebruikt Het percentage van de subsidie wordt verhoogd tot 80% voor werken die betrekking hebben op het verhogen van de toegankelijkheid van het onroerend goed, ongeacht of ze zelf worden uitgevoerd of niet. Deze werken dienen dan ook apart vermeld te worden in de offertes. Het definitief subsidiebedrag wordt vastgesteld op basis van de toepassing van de hiervoor vermelde percentages op de werkelijke facturatie doch kan nooit hoger zijn dan het voorlopig subsidiebedrag. Er kunnen meerdere redenen zijn waarom het definitief subsidiebedrag lager ligt dan het voorlopig subsidiebedrag, zoals: De aanvrager slaagt erin extra kortingen bij zijn leveranciers te bekomen; De aanvrager slaagt er voor bepaalde uitgaven niet in een factuur bij te brengen; De aanvrager voert bepaalde werken zelf uit in plaats van beroep te doen op een aannemer. Kastickets, bestelbons en dergelijke worden niet aanvaard. Voor elke uitgave dient een factuur als verantwoordingsstuk voorhanden te zijn. Hoe ontvangt u uw subsidie? U wordt per brief op de hoogte gebracht van de beslissing van het schepencollege inzake uw subsidieaanvraag. Is de beslissing positief dan bericht u ons per brief over de start van de werken. De uitbetaling van de subsidie verloopt als volgt: 25% van de voorlopige subsidie wordt zo spoedig mogelijk na de aanvang van de werken uitbetaald. Indien vergunningen of toelatingen noodzakelijk zijn om de werken te mogen uitvoeren, zal de uitbetaling pas gebeuren na het voorleggen van deze toelatingen. Wanneer de werken voor de helft zijn uitgevoerd, worden alle facturen met de betalingsbewijzen tot dat moment ingediend en wordt - na controle van de werken ter plaatse door de coördinator en minstens 1 lid van de subsidiecommissie en na controle van de ingediende facturen en betalingsbewijzen bijkomend 50% van de voorlopige subsidie uitbetaald. De betaling van de tweede schijf kan geheel of gedeeltelijk opgeschort worden indien onregelmatigheden worden vastgesteld en/of wordt vastgesteld dat de verklaringen in het aanvraagdossier sterk afwijken van de realiteit. O aankruisen, indien van toepassing december 2013 7
Wanneer de werken zijn voltooid of max. 3 jaar na de indiening van het aanvraagdossier worden alle volgende facturen met de betalingsbewijzen ingediend en wordt - na controle van de werken ter plaatse en na controle van de ingediende facturen en betalingsbewijzen door de coördinator en minstens 1 lid van de subsidiecommissie - een verslag opgemaakt voor de subsidiecommissie. Vervolgens formuleert laatste een gemotiveerd advies aan het schepencollege ter kennisname van het subsidiedossier en het definitief subsidiebedrag en ter goedkeuring van de laatste verrekening van de subsidie. O aankruisen, indien van toepassing december 2013 8