UDC 651.718 Enveloppen Formaten, vensters, indeling adreszijde en vouwwijzen van documenten NEN 1025 Envelopes - Sizes, windows, division of addresses and folding methods for documents 1 Onderwerp 1e druk, oktober 1978 Vervangt NEN 538 en NEN 539 Deze norm geeft formaten voor enveloppen en regels voor de indeling van de adreszijde, de afmetingen en de stand van het adresvenster, de wijzen van sluiting, de bestelindicaties en de vouwwijzen van in vensterenveloppen te verzenden stukken. 2 Toepassingsgebied Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. ebruik op een netwerk is alleen. toestaan als een aanvullende licentieovereenkomst voor netwerkgebruik met NEN is afgesloten. This document may only be used on a stand-alone PC. Use in a network is only permitted when a supplementary license agreement for us in a network with NEN has been concluded. Deze norm is van toepassing op enveloppen, met of zonder adresvenster, bestemd voor verzending van brieven, drukwerken, formulieren, tekeningen en dergelijke - vervaardigd uit de papierformaten van de A- of B-reeks volgens NEN 381; - verkregen als losgesneden bladen uit kettingformulieren. 3 Formaten, aanduidingen en toepasbaarheid De formaten van enveloppen, de benamingen daarvoor en de papierformaten (gevouwen of ongevouwen) waarvoor elk der typen geschikt is, zijn in het onderstaande overzicht samengevat. typeaanduiding EN-A3 EN-B4 EN-C4 EN-B5 EN-C5 EN-C5-V EN-B6/C4 1 ) formaat envelop (tolerantie ± 1,5 mm) hoogte mm 312 262 185 125 de nu volgende formaten vallen binnen de grenzen van de 'PTT-standaardpoststukken' 3 ) EN-C6/5 EN-C6/5-V EN-DL EN-DL-V EN-C6 EN-C6-V EN-P EN-P-V EN-PK EN-PK-V 2 ) 2 ) 110 110 i 90 90! 90 I 90 breedte mm 441 371 324 262 324 224 224 220 220 200 200 140 140 papierformaat dat gevouwen (= ) of ongevouwen (= O) in de desbetreffende envelop past >B3 B3 A3 B4 A4 0 B5 2 / 3 A4 A5 I voor ponskaarten (83 mm x 187 mm) en eventuele bijlagen A6 V 3 A4 voor ponskaarten (83 mm x 123 mm) en eventuele bijlagen; tevens kleinste voor postverzending toegelaten formaat ') Zie hoofdstuk 7. 2 ) Bij toepassing van vul- en sluitmachines verdient dit type envelop de voorkeur boven EN-DL en EN-DL-V. Vooroverleg met de machineleverancier is noodzakelijk. 3 ) Zie hiervoor ook hoofdstuk 5 en blz. 8, opmerking 3. Aanduiding voor envelop, hoog mm, breed mm, zonder venster: voor dezelfde envelop met links venster, hoogte 40 mm: envelop NEN 1025-EN-C5 envelop NEN 1025-EN-C5-VL 40 NEN 1025 - blz. 1
Kies voor de verzending van kettingformulieren een passende envelop uit het schema (zie ook hoofdstuk 8, punt 8.4). De grootste breedte van in een envelop te verzenden kettingformulieren bedraagt 430 mm. De hoogte kan variëren van 76 mm (3 inch) tot 305 mm (12 inch). 4 Plaatsing en afmetingen van het adresvenster in vensterenveloppen Bij alle vensterenveloppen heeft het venster een vaste plaats ten opzichte van de linkerbovenhoek van de envelop bij links venster en ten opzichte van de rechterbovenhoek bij rechts venster. De venstergrootte is 110 mm x 40 mm. Het venster kan worden uitgevoerd met rechte of met ronde hoeken. De hoogte van 40 mm is, indien men de in hoofdstuk 8 opgenomen vouwinstructies volgt, voldoende voor maximaal 8 adresregels. De breedte van 110 mm is voldoende voor een adresregellengte van 83 mm indien dit adres begint vanaf de 33 mm-kantlijn. Bij toepassing van de 20 mm-kantlijn is de maximale adresregellengte 96 mm. Voor een rechts geplaatst adres - dat dient te beginnen op 102 mm vanaf de linker papierrand - geldt een maximale adresregellengte van 93 mm. Bij een links geplaatst adres en bij gebruik van de envelop EN-C5 - waarin het papier een grotere horizontale schuif ruimte heeft - moet bij een ongunstige stand van het papier (uiterst rechts in de envelop aangeschoven) bij de maximale adresregellengten rekening worden gehouden met enige afdekking van adresgegevens aan de rechterzijde (zie ook hoofdstuk 8). Aan de linkerzijde van het adresveld kan bij geen enkele toepassing afdekking van gegevens plaatsvinden. Voor de bepaling van de stand en de afmetingen van het venster is uitgegaan van de plaats van het adres, zoals die is vastgelegd in de norm NEN 1026 (1970): 'Briefpapier, rekeningen e.d.' en NEN 3516 (1976): 'Ontwerpen van formulieren' 1 ). In figuur 1 zijn de stand en de afmetingen voor een links venster weergegeven, in figuur 2 die voor een rechts venster. maten in mm Figuur 1 - Plaatsing en afmetingen voor een links venster Figuur 2 - Plaatsing en afmetingen voor een rechts venster Aanbevolen wordt, ook bij documenten die per computer worden ingevuld, steeds uit te gaan van deze vaste vensterstanden en venstergrootte, waarbij om functionele redenen de voorkeur uitgaat naar een links geplaatst adres. 2 ) Venstergrootte voor documenten met een verkleinde adresveldhoogte Op de hierboven reeds genoemde documenten die per computer worden aangemaakt (factuur, rekeningafschrift, orderbevestiging e.d.) blijft een adres doorgaans beperkt tot 3 à 4 regels. Dit geldt ook voor directmailadressen en dergelijke. Heeft men in een dergelijk geval voor de inhoud van het document behoefte aan een groter nuttig oppervlak, dan kan - met behoud van de ruimte voor het briefhoofd volgens NEN 1026 - een ruimtewinst ter grootte van ca. 3 schrijfmachine- of drukregelafstanden worden verkregen door een verkleining van de adresveldhoogte op het desbetreffende stuk tot 5 regels. Het adresveld wordt daartoe van 35 mm hoogte tot 25 mm hoogte teruggebracht, met handhaving van de hoogte van het briefhoofd en de plaats van de eerste regel van het adres (zie de voorbeelden, in hoofdstuk 8 genummerd met 14, 16, 17, 19, 21, 22, 24, 26 en 28). N.B.: Voor het verkrijgen van meer nuttige ruimte ten koste van het briefhoofd, zie de toelichting bij hoofdstuk 8. 1 ) Deze normen worden bij herziening aangepast aan de bovengenoemde adresregellengten. 2 ) Doelmatige typetechniek + reservering behandelingsruimte (agenda- en circulatiegegevens) aan de rechterzijde. NEN 1025 - blz. 2
Voor het verkleinde adresveld is de venstergrootte 110 mm x 30 mm, waarvan de stand en de afmetingen is weergegeven in de figuren 3 en 4. maten in mm Figuur 3 - Plaatsing en afmetingen voor een links venster met verkleinde hoogte Figuur 4 - Plaatsing en afmetingen vooreen rechts venster met verkleinde hoogte. Opmerkingen 1. Voor de enveloppen EN-P-V en EN-PK-V, ten behoeve van stukken op ponskaartformaat, is de vensterstand en venstergrootte nog niet genormaliseerd, gezien de uiteenlopende plaatsen van de adressen op deze stukken. 2. Voor de verzending per post zijn enveloppen met een open venster niet toegelaten; ook mogen vensters niet worden omgeven door een gedrukte rand of door een gedrukt kader. 5 Indeling adreszijde Voor de enveloppen die in hoofdstuk 3 als 'PTT-standaardpoststukken' zijn aangeduid, worden ten aanzien van de indeling van de adreszijde de volgende eisen door de PTT gesteld: a. Het adres van de geadresseerde dient zich te bevinden aan de voorzijde van de envelop (dit is de zijde die niet is voorzien van plaknaden of van een sluitklep) en wel in zijn geheel in een rechthoekige zone die zich bevindt op een minimumafstand van: - 40 mm van de bovenrand van de envelop (met een tolerantie van ± 2 mm); - 15 mm van de overige randen van de envelop. De 15 mm-marges moeten geheel onbedrukt blijven. In deze 'adresseer'-zone behoren de adresgegevens steeds evenwijdig aan de lange zijde van de envelop te worden vermeld in de volgorde: - naam geadresseerde - straat en huisnummer (indien aanwezig te vervangen door de vermelding postbus...) - postcode en woonplaats (eventueel gevolgd door land van bestemming); b. Naam en adres van de afzender dienen - indien deze gegevens niet op de achterzijde van de envelop zijn vermeld - te worden aangebracht in de linkerbovenhoek van de adreszijde van de envelop (afzenderzone). Deze hoek is mede bestemd voor het aanbrengen van PTT-dienstaanwijzingen en -dienstetiketten; с In de rechterbovenhoek van de envelop dient een rechthoekige zone te worden vrijgehouden voor het opplakken van postzegels dan wel voor het aanbrengen van andere frankeeraanduidingen. Deze frankeerzone moet 40 mm hoog zijn, (met een tolerantie van ± 2 mm), gemeten vanaf de bovenkant en (minimaal) 74 mm breed zijn, gemeten vanaf de rechterzijde van de envelop. 6 Plaats en vorm van de sluitklep Enveloppen van het formaat 185 mm x 262 mm (type EN-B5) en groter hebben in de regel de klep aan een van de korte zijden. Kleinere enveloppen hebben de klep in het algemeen aan een van de lange zijden (veelal aan de bovenzijde), zulks met het oog op de eisen van machinale vulling en sluiting, respectievelijk mechanische/automatische postverwerking, Indien echter de voorkeur uitgaat naar een envelop met een klep aan een van de korte zijden, dient men hiervoor die korte zijde te kiezen welke zich bevindt aan de linkerkant van de adreszijde van de envelop. Indien enveloppen bestemd zijn om te worden verzonden met een gesloten (b.v. dichtgeplakte of ingevouwen) klep moet het sluiten plaatsvinden aan de zijde waar zich de plaknaden van de envelop bevinden. De feitelijke vormgeving van de klep moet, afhankelijk van de wijze van vullen en sluiten, in overleg tussen besteller en fabrikant worden vastgesteld. 7 Aanduiding In de tabel in hoofdstuk 3 betekent in de kolom 'type-aanduiding': - EN: envelop. Ter voorkoming van misverstand met de oude normaanduidingen is de letter N toegevoegd; - P: voor ponskaart groot; - PK: voor ponskaart klein; - V: met venster. NEN 1025 - blz. 3
Bij bestelling moet worden opgegeven of het venster links (VL) of het venster rechts (VR) wordt verlangd. Ook dient de verlangde vensterhoogte (40 mm of 30 mm) te worden opgegeven. en: 10 000 stuks EN-DL 10 000 stuks EN-C5-VL 40 (= links geplaatst venster van 40 mm hoogte) Tevens moet aan de aanduiding 'NEN 1025' worden toegevoegd. 8 Schuifruimten en vouwwijzen bij gebruik van vensterenveloppen Bij een onjuist aangegeven, of toevallig gekozen, vouwwijze voor een in een vensterenvelop te verzenden stuk zouden gedeelten van het adres kunnen verdwijnen achter de begrenzing van het venster, terwijl er anderzijds de kans bestaat dat niet-gewenste gedeelten van het briefhoofd of van de inhoud van het stuk in het venster zichtbaar worden. Bij toepassing van de vouwwijzen volgens de hierna opgenomen figuren, rekening houdend met de in hoofdstuk 4 vermelde maximale adresregellengten, wordt voorkomen dat door verschuiving van de inhoud in de envelop de onderste (woonplaats-) regel c.q. de meest rechts geplaatste adresgegevens (bij voorbeeld het huisnummer) worden afgedekt. Een uitzondering hierop vormt de envelop EN-C5-V indien hierin een enkel stuk wordt verzonden. Daar deze envelop echter bestemd is voor hetverzenden van méér stukken, is in dat geval de kans datdoorverschuiven adresgegevens worden afgedekt te verwaarlozen. Voor verzending van een enkel stuk kan beter de envelop EN-DL-V of EN-C6/5-V worden gebruikt. De drie hierboven genoemde enveloppen zijn ook geschikt voor verzending van kettingformulieren van 210 mm breed, alsmede voor bredere kettingformulieren die tot een breedte van 210 mm zijn gevouwen (zie de voorbeelden 30 en 31 ). De horizontale vouwwijzen zijn daarbij afhankelijk van de feitelijke bladhoogten. Verkleining van het briefhoofd ien gunste van het nuttig oppervlak In NEN 1026 is uitgegaan van een hoogte van 50 mm voor het briefhoofd. De onderste 5 mm hiervan moeten onbedrukt blijven ten behoeve van de schuifruimte. Heeft men op een stuk - bij voorbeeld een factuur of een vragenlijst - méér ruimte nodig dan bij gebruik van het genormaliseerde briefhoofd beschikbaar is, dan kan men dit briefhoofd desgewenst verkleinen tot 35 mm hoogte voor het papierformaat A4 (waarvan de onderste 5 mm weer onbedrukt moeten blijven) en een speciale vouwwijze toepassen. Voor het formaat 2/3 A4 bedraagt de verkleining 12 of 18 mm, zoals blijkt uit de tekeningen op bladzijde 5. Hetadresveld kan aldus 12, 15 of 18 mm hoger worden geplaatst, waardoor het produktieve oppervlak van het papier met deze grootte toeneemt. Voor voorbeelden van het verkleinde briefhoofd zie de nrs. 2, 5,7, 10 en 12. Door het verkleinde briefhoofd te combineren met het gebruik van een verkleind venster (zie hoofdstuk 4) is voor speciale gevallen nog verdere ruimtewinst mogelijk. Men dient in die gevallen wel rekening te houden met een mogelijk wat minder representatief briefhoofd en er zeker van te zijn dat de adreshoogte van 5 regels niet zal worden overschreden. Voor voorbeelden van de combinatie verkleind briefhoofd + verkleind adresveld zie de nrs. 15, 18, 20, 23, 25 en 29.
Bestelformulier Stuur naar: NEN Standards Products & Services t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer 10214 2600 WB Delft Ja, ik bestel NEN Standards Products & Services Postbus 5059 2600 B Delft Vlinderweg 6 2623 AX Delft T (015) 2 690 390 F (015) 2 690 271 www.nen.nl/normshop ex. NEN 1025:1978 nl Enveloppen - Formaten, vensters, indeling adreszijde en vouwwijzen van documenten 24.20 Wilt u deze norm in PDF-formaat? Deze bestelt u eenvoudig via www.nen.nl/normshop ratis e-mailnieuwsbrieven Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van normen, normalisatie en regelgeving? Neem dan een gratis abonnement op een van onze e-mailnieuwsbrieven. www.nen.nl/nieuwsbrieven egevens Bedrijf / Instelling T.a.v. O M O V E-mail Klantnummer NEN Uw ordernummer BTW nummer Postbus / Adres Postcode Plaats Telefoon Fax Factuuradres (indien dit afwijkt van bovenstaand adres) Postbus / Adres Postcode Plaats Datum Handtekening Retourneren Fax: (015) 2 690 271 E-mail: klantenservice@nen.nl Post: NEN Standards Products & Services, t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer 10214, 2600 WB Delft (geen postzegel nodig). Voorwaarden De prijzen zijn geldig tot 31 december 2016, tenzij anders aangegeven. Alle prijzen zijn excl. btw, verzend- en handelingskosten en onder voorbehoud bij o.m. ISO- en IEC-normen. Bestelt u via de normshop een pdf, dan betaalt u geen handeling en verzendkosten. Meer informatie: telefoon (015) 2 690 391, dagelijks van 8.30 tot 17.00 uur. Wijzigingen en typefouten in teksten en prijsinformatie voorbehouden. U kunt onze algemene voorwaarden terugvinden op: www.nen.nl/leveringsvoorwaarden. Normalisatie: de wereld op één lijn. preview - 2016