Brussel, 4 maart 2003 FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN Directie-generaal Instellingen en Bevolking Aan het College van Burgemeester en Schepenen Rijksregister Ter informatie: - Aan de Dames en Heren Provinciegouverneurs; Behandelend ambtenaar : - Aan de Dames en Heren Voorzitters van de L. COPPENS (02/210.21.74) kieskring- en provinciehoofdbureaus en de collegehoofdbureaus; - Aan de informaticafirma s. Uw brief van Uw refertes Onze refertes Bijlagen III/32/1.707/03 2 Betreft : Verkiezing voor de federale Wetgevende Kamers van 18 mei 2003. BESTELLING VAN DE KIEZERSLIJSTEN. Mevrouwen, Mijne Heren, U vindt hierna de onderrichtingen voor het opmaken van de kiezerslijsten door het Rijksregister voor de hierboven vermelde verkiezingen. De bestelbon, waarvan model als bijlage 1, moet vóór 1 april 2003 op het Rijksregister toekomen. Eventuele wijzigingen in het stratenbestand, alsmede betreffende de indeling in kieswijken, moeten eveneens voor die datum meegedeeld worden. De dienst Externe Betrekkingen van het Rijksregister stuurt binnen vijf dagen na ontvangst van de bestelbon een ontvangstmelding. Gelieve deze dienst te contacteren mocht u de ontvangstmelding niet toegestuurd krijgen (tel. : 02/210.21.74 fax : 02/210.69.31). Rijksadministratief Centrum - Financiëntoren Pachecolaan 19, bus 20-1010 Brussel - Tel. (02) 210 21 21 - Fax (02) 210 21 86 Openingsuren : van 09u00 tot 12u00 of volgens afspraak
A. DE KIEZERSLIJSTEN. 1. De officiële kiezerslijst voor de Belgen in België wordt opgemaakt op 8 april 2003. Op de kiezerslijst worden opgenomen, de Belgen ingeschreven in de bevolkingsregisters van een Belgische gemeente op 8 april 2003 (= 40 ste dag vóór de stemming), die op de datum van de verkiezingen de volle leeftijd van 18 jaar bereikt hebben en die op de datum van de verkiezingen niet uit hun stemrecht ontzet zijn krachtens de artikelen 6 en 7 van het Kieswetboek. De extracties zullen door het Rijksregister uitgevoerd worden in het weekend van 12-13 april 2003. Het is absoluut noodzakelijk dat de gegevens betreffende de inwoners van uw gemeente bijgewerkt zijn ten laatste op vrijdag 11 april 2003, om 17u30. Bijzondere aandacht moet besteed worden aan de gegevens omtrent: de wijzigingen van hoofdverblijfplaats of adres; de ontzetting uit of schorsing van het stemrecht; het overlijden; de naturalisaties die de voorbije maanden werden verleend; het IT 132 voor de registratie van het stemrecht en de wijze van stemmen van de Belgen in het buitenland. 2. Officieuze kiezerslijst voor de Belgen in het buitenland. a) Ten einde hun voorbereidende taken te kunnen opstarten zal een officieuze kiezerslijst van de Belgische kiezers in het buitenland worden opgemaakt op 8 april 2003 ten behoeve van de voorzitters van de kieskring- en provinciehoofdbureaus. Deze lijst wordt gerangschikt volgens de vijf mogelijke wijzen van stemmen. 1 De persoonlijke stemming in een Belgische gemeente (code 1) 2 De stemming bij volmacht in een Belgische gemeente (code 2) 3 De persoonlijke stemming in de Belgische diplomatieke of consulaire beroepspost waarin de betrokkene is ingeschreven (code 3) 4 De stemming bij volmacht in de genoemde post (code 4) 5 De stemming per briefwisseling (code 5) - De voorzitters van de kieskring- en provinciehoofdbureaus ontvangen deze kiezerslijst voor hun volledige kieskring voor de stemwijzen 3 (persoonlijk stemmen in de diplomatieke of consulaire beroepspost), 4 (stemmen bij volmacht in de diplomatieke of consulaire beroepspost) en 5 (stemmen per briefwisseling). Het opgemaakte bestand van de Belgen in het buitenland die als kiezer ingeschreven zijn, laat toe om verschillende vormen van sortering uit te voeren, bijvoorbeeld per diplomatieke post, per code, enz. - De voorzitters van de kieskring- en collegehoofdbureaus ontvangen eveneens een omzendbrief betreffende de aanmaak en de verzending van de stembiljetten voor de Belgen in het buitenland (stemwijzen 3, 4 en 5). 2
- Alhoewel de voorzitters van de kieshoofdbureaus van het Rijksregister de officieuze en de officiële kiezerslijst van de Belgen in het buitenland voor de stemwijzen van de gehele kieskring als praktisch werkinstrument bekomen, moeten de gemeenten de officiële kiezerslijst van bij hun ingeschreven Belgische kiezers volgens de stemwijzen 3, 4, 5 eveneens toesturen aan de voorzitters van de kieskring- en provinciehoofdbureaus, alsmede aan de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken en dit overeenkomstig de bepalingen van artikel 180bis, 4 en 6 van het Kieswetboek. Immers bij een beslissing van het al of niet kiezer zijn, is steeds de officiële kiezerslijst van de gemeente doorslaggevend. b) De Belgische kiezers in het buitenland die gekozen hebben voor de stemwijzen 1 en 2, worden opgenomen in de Belgische kiesbureaus volgens de gekozen indeling in kieswijken en stembureaus door de gemeente voor de Belgische kiezers in België. Dit betekent dat de Belgische kiezer in het buitenland, die gekozen heeft voor de persoonlijke stemming in België (stemwijze 1) wordt toegewezen aan een stembureau in de gemeente overeenkomstig de gekozen optie van de gemeente (deze kiezer heeft immers geen woonplaats in de gemeente). De gemeente is vrij om een apart stembureau in te richten wanneer er voldoende kiezers op deze wijze stemmen om een apart stembureau (of meerdere) te verantwoorden. Is dit laatste niet het geval, is het aangewezen deze kiezers nuttig te verspreiden over de verschillende stembureaus. Dit betekent dat de Belgische kiezer in het buitenland die gekozen heeft voor de stemming in België bij volmacht (stemwijze 2) wordt ingedeeld in het stembureau waar de gevolmachtigde moet stemmen, zodat de gevolmachtigde niet naar 2 verschillende stembureaus in de gemeente moet gaan (= zelfde oplossing als voor gezinsleden op éénzelfde adres; is mogelijk door de structuur van het IT 132/code 2 met nationaal nummer van de gevolmachtigde). c) Timing van de extractie van de kiezerslijsten Extractie I Extractie II Extractie II Extractie III Doel Bestemmeling Uitvoering Officiële kiezerslijst gemeenten Weekend Belgen (in België) firma's 12-13 april Officieuze gemeenten Na extractie I kiezerslijst Belgen in firma s het buitenland stemwijze 1 en 2 Officieuze kiezerslijst Belgen in het buitenland stemwijze 3, 4 en 5 Officiële kiezerslijst Belgen in het buitenland - stemwijze 1, 2, 3, 4 en 5 kieskringhoofdbureaus firma's FOD BuZa gemeenten (alle stemwijzen) firma s kieskringhoofdbureau en FOD BuZa (stemwijzen 3, 4 en 5) Na extractie I Weekend 3-4 mei 3
3. De officiële kiezerslijst voor de Belgen in het buitenland wordt opgemaakt op 3 mei 2003 (= 15 de dag vóór de stemming). De extracties zullen door het Rijksregister uitgevoerd worden in het weekend van 3-4 mei 2003. Het is absoluut noodzakelijk dat de gegevens betreffende deze kiezers bijgewerkt zijn ten laatste op vrijdag 2 mei 2003, om 17u30. De officiële kiezerslijst is de officieuze kiezerslijst van 8 april 2003 met de nodige aanvullingen en verbeteringen. OPMERKING : De algemene inschrijvingsperiode van de Belgen in het buitenland als kiezer geschiedt door de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken tot 1 april 2003. Dit wil echter niet zeggen dat inschrijvingen als kiezer van Belgen in het buitenland die na 1 april 2003 in de gemeente toekomen niet meer moeten worden ingevoerd. Deze inschrijvingen als kiezer van Belgen in het buitenland dienen te worden uitgevoerd tot de opmaak van de officiële kiezerslijst op 3 mei 2003 (= zelfde regeling als voor de opmaak van de Belgische kiezerslijst in België). 4. Oproepingsbrieven. a. - Het model van oproepingsbrief is geregeld door het koninklijk besluit van 11 april 1999 tot vaststelling van het model van oproepingsbrieven voor de kiezer (zie bijlage 10 Belgisch Staatsblad van 30 april 1999). - Een uitgewerkt model van oproepingsbrief voor de stemming in de traditionele stembureaus en een uitgewerkt model voor de stemming in de geautomatiseerde stembureaus bevindt zich op onze website : www.verkiezingen.fgov.be. - De Belg in het buitenland die als kiezer ingeschreven is in een gemeente waar traditioneel gestemd wordt, ontvangt het model van oproepingsbrief voor de traditionele stemming indien hij gekozen heeft om te stemmen volgens wijze 1 of 3. - De Belg in het buitenland die als kiezer ingeschreven is in een gemeente waar op geautomatiseerde wijze gestemd wordt, ontvangt het model van oproepingsbrief voor de traditionele stemming indien hij gekozen heeft om te stemmen volgens wijze 3. - De Belg in het buitenland die als kiezer ingeschreven is in een gemeente waar op geautomatiseerde wijze gestemd wordt, ontvangt het model van oproepingsbrief voor de geautomatiseerde stemming indien hij gekozen heeft om te stemmen volgens wijze 1. b. Verzending van de oproepingsbrieven - De verzending van de oproepingsbrieven voor de Belgische kiezers in België gebeurt zoals bij de vorige verkiezingen en uiterlijk de vijftiende dag vóór de stemming (Artikel 107 Kieswetboek). - De oproepingsbrieven voor de Belgische kiezers in het buitenland dienen uiterlijk op de tiende dag vóór de stemming te worden verzonden naar de kiezer via de diplomatieke of consulaire post (Artikel 180bis, 6, laatste lid Kieswetboek). 4
- Om een tijdige toezending van de oproepingsbrieven bij de kiezers in het buitenland te verzekeren zal iedere gemeente deze oproepingsbrieven klasseren in pakjes volgens de diplomatieke of consulaire beroepspost (en met vermelding van de naam van de beroepspost op het pakje) en deze sturen naar de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken te Brussel die het verdere transport naar het buitenland verzekert. N.B. : Binnenkort publiceert de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken op zijn website de lijst van de diplomatieke en consulaire posten met hun adressen, alsook de diplomatieke en consulaire beroepsposten met adressen waar kan worden gestemd (www.diplobel.be). - Documenten volgens wijze van stemmen : 1 Persoonlijke stemming in België oproepingsbrief. 2 Stemming in België bij volmacht volmachtgever ontvangt niets en volmachtdrager ontvangt zijn oproepingsbrief + kopie van het volmachtformulier. 3 Persoonlijke stemming in diplomatieke post oproepingsbrief. 4 Stemming in diplomatieke post bij volmacht volmachtgever ontvangt niets en volmachtdrager ontvangt oproepingsbrief + kopie van het volmachtformulier. 5 Stemming per briefwisseling kiezer ontvangt geen oproepingsbrief, maar een kiesomslag van het kieskring- en provinciehoofdbureau met stembiljetten en onderrichtingen. N.B. : Om de precieze adressen van de stembureaus in de diplomatieke posten op de oproepingsbrieven voor de stemwijzen 3 en 4 te kunnen vermelden zal er een fusie van het bestand Rijksregister ter zake met het bestand BUZA terzake geschieden. B. INFORMATIEDRAGER EN AANTAL EXEMPLAREN. Op papier: - op gewoon wit papier formaat A4, gesneden, recto-verso druk; - 100 kiezers per blad; - 1 tot 25 exemplaren; - alfabetische of geografische rangschikking (met of zonder kieswijken). Op magneetband : In gedecodeerde of gecodeerde vorm volgens standaardformaat, waarvan de recordbeschrijving op aanvraag verkrijgbaar is. De magneetbanden dienen door de aanvrager geleverd te worden bij de bestelling. De banden zijn leverbaar met een dichtheid van 1600 of van 6250 bpi. Op cassette: De standaard van de cassetten is 3.480 IBM. Er bestaan 4 verschillende formaten: 18 kanalen gecomprimeerd / niet-gecomprimeerd; 36 kanalen gecomprimeerd / niet-gecomprimeerd. 5
OPMERKINGEN : 1) De mogelijkheid bestaat dat de bestanden afgeleverd worden op cd-rom ; de voorbereidende testen worden momenteel uitgevoerd op het Rijksregister. De firma s die de kiezerslijsten verwerken worden verzocht het e-mailadres te vermelden van hun contactpersoon ten einde afspraken in de toekomst te kunnen vergemakkelijken. 2) De recordbeschrijving van het formaat waarin de gegevens van de Belgische kiezers in België worden afgeleverd, verandert niet ten opzichte van de vroegere verkiezingen. Voor de kiezerslijsten van de Belgen in het buitenland wordt een nieuwe lay-out opgemaakt. Een afschrift van deze lay-out gaat als bijlage 2. De testen zijn momenteel aan de gang. Een testbestand wordt afgeleverd op schriftelijke aanvraag bij de dienst Externe Betrekkingen. C. INDELING IN STEMBUREAUS (gratis). Berekeningsbasis : maximum 540, 600 of 780 kiezers per bureau ingeval van traditionele stemming. Ingeval van geautomatiseerde stemming, maximum 900 kiezers per sectie. N.B. : Het aantal kiezers dat toegelaten wordt om te stemmen per stembureau in de kieskantons en de gemeenten waar er geautomatiseerd gestemd wordt bedraagt 900, op basis van de norm van 5 stemmachines per stemafdeling en 180 kiezers per stemmachine. In de kantons en gemeenten van het administratief arrondissement Brussel-Hoofdstad, bedraagt dit aantal 800, op basis van de norm van 5 stemmachines per stembureau en 160 kiezers per stemmachine. Om rekening te houden met het specifiek karakter van bepaalde gemeenten, kan het aantal kiezers dat toegelaten wordt om te stemmen in eenzelfde stembureau tot ten hoogste 1.300 gebracht worden. D. LIJST EN ETIKETTEN VAN DE BIJZITTERS (facultatief). Ingeval van traditionele stemming, 24 kandidaat-bijzitters per stembureau. Een lijst wordt opgemaakt alsmede een kleefetiket per bijzitter. Voor de gemeenten van het administratief arrondissement Brussel-Hoofdstad geeft een asterisk, geplaatst voor de naam van de kandidaat-bijzitter, aan dat deze Franstalig is, twee asterisken geven aan dat hij Nederlandstalig is. Voor de gemeenten met bijzonder taalstelsel geeft een asterisk, geplaatst voor de naam, aan dat de kandidaat-bijzitter van het ander taalstelsel dan dit van de gemeente is. Ingeval van geautomatiseerde stemming, is het aantal kandidaat-bijzitters vastgesteld op 30 per stembureau. 6
E. TARIEVEN. 1) Lijst van de kiezers op A4 papier recto verso 0,06 EUR/kiezer - minimumprijs 12,39 EUR - bijkomende kopie (max. 25) 0,05 EUR/blad 2) Lijst van de kiezers op magneetband : - gedecodeerde informatie 0,10 EUR/kiezer minimumprijs per gemeente 247,89 EUR maximumprijs per gemeente 3.718,40 EUR - gecodeerde informatie 0,04 EUR/kiezer minimumprijs per gemeente 74,37 EUR maximumprijs per gemeente 3.718,40 EUR 3) Lijst van de kiezers op kleefetiketten 0,05 EUR/kiezer - minimumprijs 24,79 EUR 4) Lijst en kleefetiketten kandidaat-bijzitters 0,11 EUR/kand. 5) De werkelijke verzendingskosten worden toegevoegd aan voornoemde tarieven. F. OPMERKINGEN. 1) De bepalingen van de artikelen 109 tot 111 van de Nieuwe Gemeentewet zijn van toepassing voor wat de ondertekening van de bestelbon betreft. 2) Vele toelichtingen inzake de verkiezingen vindt U op onze website : www.verkiezingen.fgov.be Vele toelichtingen inzake Rijksregister vindt U op onze website : www.rijksregister.fgov.be Namens de Minister van Binnenlandse Zaken : De Directeur-generaal, L. VANNESTE. 7
VERKIEZING VOOR DE FEDERALE WETGEVENDE KAMERS VAN 18 MEI 2003. BESTELBON GEMEENTE : DATUM : NIS-CODE : TE ZENDEN AAN : (vóór 1 april 2003) BEVOLKING : RIJKSREGISTER RIJKSADMINISTRATIEF CENTRUM GERAAMD AANTAL KIEZERS : PACHECOLAAN 19 - BUS 20 1010 BRUSSEL STEMTYPE : traditioneel - geautomatiseerd (2) GEMEENTELIJKE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE KIESZAKEN. NAAM : TEL NR. : 1. Informatiedrager (1) Lijst op papier A4- formaat Aantal (max. 25): (Etiketten voor de oproepingsbrieven der kiezers inbegrepen) Magneetband / cassette (2) Gecodeerd Niet gecodeerd Naam van de firma / instelling :. 2. Indeling in kieswijken (1) NEEN JA aantal : (samenstelling bijvoegen indien wijziging). 3. Klassering (1). Geografisch Alfabetisch 4. Indeling der stembureaus (1) Verdeelsleutel (kiezers per bureau): 540 600 780 5. Lijst der kandidaat-bijzitters per stembureau (1). JA (etiketten inbegrepen) aantal : 24 per bureau 30 per bureau (uitsluitend geautomatiseerd stemmen) NEEN 6. Lijst der kandidaat-voorzitters van de stem- en stemopnemingsbureaus (1) en kandidaat-bijzitters der stemopnemingsbureaus (2) JA NEEN 7. Machtiging (1). Het College van Burgemeester en Schepenen machtigt : - een afgevaardigde van zijn bestuur - een afgevaardigde van bovengenoemde firma of instelling de magneetband die de lijst der kiezers bevat en de andere gevraagde documenten rechtstreeks op het rijksregister af te halen. 8. Iedere onvolledige of onjuist ingevulde bestelbon wordt aan de gemeente teruggestuurd. De uitvoering van de werken zal erdoor vertraagd worden. 9. Magneetbanden worden geleverd zonder etiketten voor de oproepingsbrieven der kiezers. VOOR HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN : DE SECRETARIS, GEMEENTEZEGEL DE BURGEMEESTER, (1) Een kruisje zetten in het desbetreffende vakje. (2) schrappen wat niet past. 8