TOEZICHT WAARDERINGSKAMER RAPPORT ONDERZOEK INTERNE BEHEERSING WET WOZ Samenwerkingsverband: Datum: Gemeentebelastingen en Basisinformatie Drechtsteden (GBD) 19 augustus 2016 (startgesprek) 26 augustus 2016 (onderzoeksdag) Datum rapport: 23 september 2016 (conceptrapport) 1 1 december 2016 (nabespreking eerste conceptrapport) 20 december 2016 (tweede conceptrapport) 2 4 januari 2017 (nabespreking tweede conceptrapport) 3 6 januari 2017 (derde conceptrapport) 13 februari 2017 (definitief rapport) 1 2 3 De laatste documenten die nodig waren om het eerste conceptrapport op te stellen, hebben wij op 14 september 2016 van de GBD ontvangen. Voorafgaand aan de nabespreking van het conceptrapport zijn ook nog een aantal documenten toegestuurd. Dit zijn: 1. Memo objectkenmerken 30 november 2016; 2. Memo ervaringen nieuwe Waarderingsinstructie, GBD-Academie, 30 november 2016; 3. Bevindingen naar aanleidingen van rollenspellen op 9 mei 2016; 4. GBD-Academiedocument "Meer dan een werkzaam leven lang mee"; 5. Een overzicht met daarin de scholingsactiviteiten 2016 op medewerkersniveau. Na de nabespreking van het eerste conceptrapport is op 14 december 2016 een mail over de verwerking van de omgevingsvergunningen gestuurd. Na de verzending van het tweede conceptrapport is er een reactie gestuurd met daarin aantekeningen op het rapport. Inleiding Dit rapport is de weergave van het onderzoek dat de Waarderingskamer heeft uitgevoerd in het kader van het toezicht op de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ). De Waarderingskamer ziet er op toe dat de uitvoeringsprocessen bij samenwerkingsverbanden waarborgen dat WOZ-beschikkingen genomen worden die voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Wij streven ernaar dat samenwerkingsverbanden de uitvoeringsprocessen borgen met interne beheersingsmaatregelen. Het uitgevoerde onderzoek heeft betrekking op onderdelen van de interne beheersing. PAGINA 1 VAN 5
De normen en criteria die de Waarderingskamer bij de beoordeling hanteert zijn vastgelegd in onder andere de Waarderingsinstructie jaarlijkse waardebepaling, in de normatiek die op de site www.waarderingskamer.nl/kwaliteitseisen/ te raadplegen is en in de daaraan ten grondslag liggende wet- en regelgeving. Doelstelling Het doel van ons onderzoek is om inzicht te krijgen in de inrichting, de naleving en het effect van de aanwezige interne beheersingsmaatregelen in het WOZ-proces. Daarvoor beoordelen wij de interne beheersing van minimaal vier onderdelen van het WOZ-proces. Op basis van de conclusie over de interne beheersing bij deze onderdelen geven wij een algemeen oordeel over de interne beheersing van de volledige WOZ-uitvoering door het samenwerkingsband. Leeswijzer In hoofdstuk 1 is de samenvatting opgenomen van de beoordeling en het hieruit afgeleide eindoordeel over de interne beheersing van het WOZ-proces. Tevens zijn in dit hoofdstuk de verbeterpunten benoemd. 2
1. Samenvatting De Waarderingskamer heeft bij de Gemeentebelastingen en Basisinformatie Drechtsteden (GBD) een onderzoek uitgevoerd naar de getroffen interne beheersingsmaatregelen in het WOZ-proces. De GBD is onderdeel van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden en is verantwoordelijk voor de WOZ-uitvoering van de gemeenten Dordrecht, Hendrik-Ido- Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht. De interne beheersingsmaatregelen van het samenwerkingsverband hebben ten doel te waarborgen dat de WOZ-taxaties voldoen aan de door de Waarderingskamer gestelde kwaliteitseisen. Ons onderzoek heeft zich toegespitst op de inrichting, naleving en het effect van de getroffen interne beheersingsmaatregelen. In onderstaande tabel zijn de beoordelingen, die aan het proces zijn gegeven, en het daaruit voortvloeiende eindoordeel weergegeven. PROCES 1. Bijhouding objectkenmerken, verwerking mutaties BEOORDELING INTERNE BEHEERSING Moet op onderdelen Voldoende verbeterd worden Goed 2. Bezwarenafhandeling 3. Vakbekwaamheid 4. Beheersing data kwaliteit en dataintegriteit Eindoordeel Conclusie en adviezen De uitvoering van de Wet WOZ wordt door GBD voldoende geborgd door interne beheersingsmaatregelen. Daarmee valt ons oordeel lager uit dan het oordeel dat wij in 2013 hebben gegeven. Deze lagere beoordeling wordt voornamelijk veroorzaakt doordat een aantal beoordelingscriteria een zwaarder gewicht hebben gekregen. Dit past in het beleid van de Waarderingskamer om meer belang te hechten aan zichtbare verbeterkringen binnen het WOZ-proces (onderzoek, conclusies, maatregelen). Bij de onderwerpen "bijhouding objectkenmerken" en "bezwarenafhandeling" is de situatie die wij tijdens dit onderzoek hebben aangetroffen ongeveer gelijk aan de situatie die wij tijdens het vorige onderzoek naar de interne beheersing van het WOZ-proces in 2013 hebben aangetroffen. Toch is ons beoordeling nu lager. Dit komt zoals gemeld door het zwaardere 3
gewicht aan het herkenbaar zijn van een systematische verbeterkring en het feit dat de tijdens het onderzoek in 2013 gedane suggesties nog niet geleid hebben tot een optimalisering van deze verbeterkringen Naar aanleiding van de conclusies van dit onderzoek heeft het management van de GBD de ambitie uitgesproken om de beheersing van het WOZ-proces de komende jaren verder te willen optimaliseren. Daarbij zal in het bijzonder aandacht worden besteed aan de hierboven genoemde twee onderwerpen. Deze optimalisering moet uiteindelijk leiden tot een oordeel "goed" (vier of vijf sterren) van de Waarderingskamer. Wij zullen dit met belangstelling volgen. Voor wat betreft het onderwerp "bijhouding objectkenmerken" beschouwen wij het jaarlijks vormen van een eigen oordeel over de mate waarin geregistreerde objectkenmerken overeen komen met de werkelijkheid als het belangrijkste verbeterpunt dat uit dit onderzoek naar voren is gekomen. Juiste objectkenmerken zijn essentieel voor een kwalitatief goede WOZuitvoering en het is alleen mogelijk om de kwaliteit van objectkenmerken te beheersen als er inzicht is in de kwaliteit van de gegevens. Het is ons duidelijk geworden dat de GBD veel inspanningen verricht om ervoor te zorgen dat mutaties goed worden verwerkt in de WOZadministratie en dat de signalen uit makelaarsadvertenties worden gebruikt om de objectkenmerken te actualiseren. Om te beoordelen of deze inspanningen ook leiden tot het gewenste resultaat moet de organisatie ten minste een keer per jaar een aantoonbaar eigen onderzoek hiernaar doen en indien nodig maatregelen nemen. Alleen dan is er sprake van een werkende verbeterkring. Bij de afhandeling van de WOZ-bezwaarschriften trekken wij overwegend dezelfde conclusie als met betrekking tot de objectkenmerken, maar brengen wij wel een nuance aan waardoor we voor dit onderdeel het oordeel "voldoende" kunnen geven. Ook bij de bezwarenafhandeling doet de GBD geen eigen onderzoek naar de resultaten en wij beschouwen dit als een noodzakelijk verbeterpunt. Anders dan bij het onderwerp "objectkenmerken" is er wel een impliciete verbeterkring in het werkproces opgenomen. Bezwarenafhandelaars registreren de zwakke punten die ze gedurende het jaar tegenkomen. Deze lijstjes met "zwakke punten" worden voorafgaand aan de herwaardering in een periodiek multidisciplinair overleg besproken. Onze conclusie is wel dat deze beheersingsmaatregel nog kan worden verbeterd. Wellicht biedt het feit dat de GBD sinds enige tijd geo-informatie specialisten in dienst heeft, mogelijkheden om invulling te geven aan dit verbeterpunt. Ten slotte hebben wij gezien dat de GBD door middel van een uitgebreide set aan queries die periodiek worden "gedraaid" de data consistentie en de data-integriteit borgt. Dit vinden wij een werkwijze die goed past in het kader van de beheersing van het WOZ-proces. Wij adviseren de GBD om deze werkwijze voort te zetten en als daar mogelijkheden voor zijn, uit te bouwen. 4
Reactie Gemeentebelastingen en Basisinformatie Drechtsteden (GBD) Algemeen Het MT en de medewerkers hebben de ambitie om zo snel als mogelijk weer het oordeel "goed" te verwerven. Inhoudelijk Wij volgen daarbij de volgorde van de 4 beoordeelde WOZ-deelprocessen. 1. Bijhouding objectkenmerken, verwerking mutaties Met ingang van 2017 zullen wij gaan werken met en uitvoering geven aan de beoordelingsprotocollen uit de Nieuwe Waarderingsinstructie. Daarmee geven wij invulling aan een systematisch uitgevoerde en zichtbare PDCA-IMWR-verbetercyclus. 2. Bezwaarafhandeling Wij nemen ons de adviezen zeer ter harte met een nuancering bij de inzet van geo-informatiespecialisten. Met ingang van 2017 zullen wij gaan werken met en uitvoering geven aan de beoordelingsprotocollen uit de Nieuwe Waarderingsinstructie. Daarmee geven wij invulling aan een systematisch uitgevoerde en zichtbare PDCA-IMWR-verbetercyclus. Geo-informatie-specialisten zullen wij vooral inzetten bij het proces bijhouding objectkenmerken. 3. Vakbekwaamheid Het valt op dat dit als goed beoordeelde onderdeel in beschrijvende zin in de samenvatting ontbreekt. Temeer omdat medewerkers zijn gecomplimenteerd met de opzet en de activiteiten van de GBD-Academie. Wij vinden het daarom spijtig dat de samenvatting slechts gericht is op beheersing en controle van processen en dat niet zichtbaar aandacht wordt besteed aan het stimuleren van het vakmanschap van medewerkers en aan het stimuleren van de medewerkers. 4. Beheersing datakwaliteit en data-integriteit Het verheugt ons dat de werking van onze query-set als goed is beoordeeld. Het spreekt voor zich dat wij de werkwijze zullen voortzetten en de set actualiseren als daartoe aanleiding bestaat. Dat past in een systematisch uitgevoerde en zichtbare PDCA-IMWR-verbetercyclus. 5