HUISHOUDELIJK REGLEMENT TURN4U UTRECHT VASTGESTELD 6 MEI 2014 Artikel 1. Doel Turn4U tracht het in artikel 4 van de statuten omschreven doel te bereiken door: 1. regelmatig in overleg te treden met haar leden over wat wenselijk en noodzakelijk is om het gezamenlijk sporten in de turnhal Utrecht mogelijk te maken; 2. namens haar leden het overleg te voeren met de gemeente Utrecht over de huur van de turnhal; 3. het verzorgen van activiteiten in gymnastiek, alsmede in alle sport- en/of recreatieve activiteiten, die door de KNGU en door de vereniging worden bevorderd; 4. het organiseren van wedstrijden, uitvoeringen, demonstraties en dergelijke op het gebied van de onder 3 genoemde activiteiten; 5. het bevorderen van deelname aan door of namens de KNGU georganiseerde wedstrijden, uitvoeringen, demonstraties, proeven, instuiven, trainingen, kampen en dergelijke op het gebied van de onder 3 genoemde activiteiten; 6. het stimuleren van de deelname door de technische leiding aan door of namens de KNGU georganiseerde opleidingen, instructieve bijeenkomsten en dergelijke op het gebied van de onder 3 genoemde activiteiten; 7. alle andere ten dienste staande middelen, die aan het doel bevorderlijk kunnen zijn. Artikel 2. Activiteiten 1. Het bestuur stelt, op voorstel van de leden en commissies de activiteiten vast. 2. Tot de vaste jaarlijkse activiteiten behoren (a) de evaluatie van de financiële verrekeningssystematiek van de bijdragen van de leden-rechtspersonen (b) de evaluatie van het gebruikersrooster van de turnzaal, waaronder het overleg hierover met de gemeente en (c) overleg tussen bestuur en trainers over de doelstellingen en sportieve ambities van de vereniging. Huishoudelijk reglement Turn4U - vastgesteld 06-05-2014 1
Artikel 3. Leden 1. De vereniging bestaat uit: - natuurlijke leden, waaronder sportende leden, trainers, assistenten, bestuursleden, juryleden en andere vrijwilligers - rechtspersonen 2. Rechtspersonen zijn organisaties met rechtspersoonlijkheid die de doelstelling van de vereniging onderschrijven en verklaren tot samenwerking bereid te zijn. 3. Ten behoeve van de indeling in lessen, trainingen en/of activiteiten en het daarbij te hanteren onderscheid in contributies en inschrijfgelden worden de leden onderverdeeld in categorieën. Artikel 4. Verkrijging van het lidmaatschap 1. De aanmelding als lid dient te geschieden door invulling en ondertekening van een daartoe door het bestuur vastgesteld formulier (het aanmeldingsformulier). 2. Op het aanmeldingsformulier dienen de volgende gegevens door het kandidaat-lid (of door de wettelijke vertegenwoordiger) te worden verstrekt en door ondertekening te worden bekrachtigd: a. de door de vereniging verlangde persoons- en verenigingsgegevens, nodig voor de verenigingsregistratie b. dat het lid overeenkomstig de statuten en het huishoudelijk reglement zal handelen en zich daaraan zal onderwerpen. 3. De algemene vergadering bepaalt over de toelating van een nieuw lid-rechtspersoon.. 4. Het bestuur bepaalt over de toelating van een nieuw lid-natuurlijk persoon en vraagt zonodig advies van de trainers. Leden-natuurlijk personen kunnen zijn sportende leden (junioren en senioren), trainers, assistente, juryleden, bestuursleden en andere vrijwilligers. 5. Aanvragen van het lidmaatschap door natuurlijke personen die op dat moment lid zijn van een lid-rechtspersoon krijgen voorrang boven aanvragen van het lidmaatschap door overige personen. 6. Bij toelating geeft het bestuur daarvan schriftelijk kennis aan het kandidaat-lid of diens wettelijke vertegenwoordiger, onder opgave van de verschuldigde financiële bijdrage en de eerste betalingstermijn. 7. Bij niet-toelating geeft het bestuur daarvan schriftelijk kennis aan het kandidaat-lid of diens wettelijke vertegenwoordiger onder opgave van redenen. Daarbij wordt tevens vermeld binnen welke termijn en hoe in beroep kan worden gegaan bij de algemene vergadering. Artikel 5. Rechten van de leden Elk lid heeft, op basis van zijn geaccepteerde opgave en met inachtname van de regels, als gesteld in de wet, de statuten, het huishoudelijk reglement, de besluiten van de algemene vergadering en van het bestuur van de vereniging de volgende rechten: a. deelname aan de beraadslagingen en besluitvormingen van de vereniging; b. het doen van voorstellen voor respectievelijk op de algemene vergadering; c. het aanmelden respectievelijk verkiesbaar stellen van een vertegenwoordiger voor een functie in de organen van de vereniging; d. het stellen van kandidaten voor de organen van de vereniging; e. het aantekenen van beroep tegen maatregelen en/of besluiten, die niet volgens de Huishoudelijk reglement Turn4U - vastgesteld 06-05-2014 2
daartoe gestelde regels of normen tot stand zijn gekomen, bij het bestuur en de algemene vergadering van de vereniging. Artikel 6. Contributie en Financiële bijdragen 1. De algemene vergadering stelt de financiële bijdragen vast die de leden-rechtspersonen aan de vereniging betalen. De financiële bijdragen worden berekend volgens een met de penningmeesters van de leden-rechtspersonen afgesproken betalingssystematiek. Deze bijdrage is gebaseerd op het aantal leden van de leden-rechtspersonen dat gebruikmaakt van de turnhal en het aantal uren dat gebruikgemaakt wordt van de turnhal. 2. Twee keer per jaar wordt de hoogte van de financiële bijdragen van de leden-rechtspersonen opnieuw beoordeeld en indien wenselijk aangepast op basis van het actuele aantal leden van de leden-rechtspersonen die gebruik maken van de turnhal en het actuele aantal trainingsuren per lid-rechtspersoon. 3. De leden-rechtspersonen betalen op iedere eerste dag van de maand hun financiële bijdrage. Betaling geschiedt in twaalf termijnen op basis van voorschotfacturen. 4. De algemene vergadering stelt jaarlijks de contributies en het inschrijfgeld vast voor de onderscheiden categorieën van natuurlijke leden, als vastgelegd in artikel 2. van dit reglement. 5. De contributie is verschuldigd bij de aanvang van het verenigingsjaar. Wie lid wordt tijdens het verenigingsjaar moet naar tijdsgelang contributie betalen. 6. Het lidmaatschap kan 2 maal per verenigingsjaar worden beëindigd, per 30 juni en per 31 december. Bij beëindiging van het lidmaatschap op andere momenten vindt er geen restitutie van de contributie plaats. 7. Het bestuur stelt de wijze van inning van de verenigingscontributies en de bondscontributies vast. De minimum bijdrage voor donateurs wordt jaarlijks vastgesteld door het bestuur. Artikel 7. Kleding 1. Het bestuur stelt de kleding vast voor deelname aan wedstrijden, demonstraties en overige naar buiten tredende activiteiten van de vereniging. 2. Het bestuur bepaalt, na overleg met de technische leiding, welk kleding bij bepaalde gebeurtenissen moet worden gedragen. Artikel 8. Bestuur Het bestuur kent ten minste de volgende functies: a. voorzitter; b. secretaris; c. penningmeester. Artikel 9. Benoeming en benoembaarheid 1. Het bestuur kan voor elk te benoemen bestuurslid een kandidaat stellen. 2. Voorts kunnen een lid-rechtspersoon of ten minste vijf leden-natuurlijke personen samen in Huishoudelijk reglement Turn4U - vastgesteld 06-05-2014 3
de algemene vergadering kandidaten voor het bestuurslidmaatschap stellen. Deze kandidaatstelling dient, met inachtneming van een termijn van ten minste zeven dagen, schriftelijk aan de secretaris te geschieden. De kandidaatstelling dient vergezeld te gaan van een verklaring van de kandidaat, dat deze een eventuele benoeming zal aanvaarden. 3. Het bestuur kan besluiten een kandidaatstelling te aanvaarden waarbij de termijn van ten minste zeven dagen niet is aangehouden indien: a. een kandidaat zich binnen deze periode terugtrekt; b. er binnen de gestelde termijn nog geen kandidaat is aangemeld. 4. Reglementair aftredende bestuursleden worden geacht kandidaat te zijn, tenzij zij ten minste vier weken vóór de algemene vergadering aan het bestuur mededelen, dat zij niet voor herbenoeming in aanmerking wensen te komen. 5. De algemene vergadering kiest de nieuwe bestuursleden. 6. Gekozen bestuursleden treden in functie op de dag volgend op die waarop de algemene vergadering is gehouden. Bij een tussentijdse benoeming treedt de benoemde in functie op de dag, volgend op die van zijn benoeming. In de eerste daaropvolgende algemene vergadering wordt deze benoeming bekrachtigd. 7. Afgetreden bestuursleden worden geacht te zijn afgetreden aan het eind van de dag waarop de algemene vergadering is gehouden. Bij tussentijds aftreden treedt het bestuurslid uit functie, op de dag volgend op de aftreding. 8. Gestreefd wordt naar een goede vertegenwoordiging in het bestuur van de ledenrechtspersonen en van de natuurlijke leden. Artikel 10. Bestuursvergaderingen 1. Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of twee andere bestuursleden dit nodig achten, maar ten minste eenmaal per 6 maanden. 2. Het bestuur kan alleen rechtsgeldige besluiten nemen als ten minste twee/derde gedeelte van het aantal bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is. 3. Alle besluiten worden genomen met gewone meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen. Blanco stemmen worden geacht ongeldig te zijn. Indien de stemmen staken heropent de voorzitter de discussie; als de stemmen daarna weer staken, beslist de voorzitter. 4. Over alle voorstellen wordt afzonderlijk en mondeling gestemd tenzij één van de bestuursleden anders wenst. 5. Het door de voorzitter uitgesproken oordeel dat een besluit is genomen, is beslissend. Dit geldt tevens voor de inhoud van het besluit voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. Indien onmiddellijk na het uitspreken van dit oordeel de juistheid daarvan wordt betwist, wordt zonodig het te nemen besluit schriftelijk vastgelegd en vindt een nieuwe stemming plaats. Door deze stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming. 6. Van de bestuursvergaderingen worden verslagen gemaakt, die binnen twee weken na de vergadering ter kennisgeving worden verstuurd aan de contactpersonen van de ledenrechtspersonen zoals bedoeld in artikel 8.5 van de statuten. Leden-natuurlijk personen kunnen de verslagen op verzoek ontvangen. Huishoudelijk reglement Turn4U - vastgesteld 06-05-2014 4
Artikel 11. Kascommissie 1. De kascommissie is belast met de controle van en het toezicht op het geldelijk beheer van de penningmeester en brengt hiervan schriftelijk verslag uit aan het bestuur. 2. Dit rapport wordt aan de algemene vergadering aangeboden en zal strekken tot het al of niet goedkeuren van het door de penningmeester gevoerde beleid en tot decharge van het bestuur. 3. Indien onregelmatigheden worden geconstateerd of vermoed wordt onmiddellijk verslag uitgebracht aan het bestuur. 4. De kascommissie bestaat uit minimaal twee personen uit twee verschillende ledenrechtspersonen 5. Leden van een kascommissie mogen in principe niet meer dan twee jaar achter elkaar de kascontrole uitvoeren. Indien hiervan wordt afgeweken, wordt dit besloten in de algemene vergadering. Artikel 12. Overige commissies 1. De algemene vergadering of het bestuur kunnen vaste of tijdelijke commissies instellen, waarvoor zij ook de leden benoemt. 2. Deze commissies werken onder verantwoordelijkheid van het bestuur en rapporteren aan het bestuur. 3. Deze commissies leggen jaarlijks verantwoording af aan de algemene vergadering. Artikel 13. Technische leiding 1. De vereniging kan één of meer technische leiders in vaste of tijdelijke dienst nemen tegen nader met deze technische leiders overeen te komen arbeidsvoorwaarden. 2. Daarnaast kan de vereniging gebruik maken van diensten van zelfstandige technische leiders (volgens B-contract), als omschreven door de KNGU. Artikel 14. Algemene vergaderingen 1. Leden of hun vertegenwoordigers hebben op de algemene vergadering het recht het woord te voeren. Daarnaast kan de voorzitter het woorden verlenen aan derden. 2. De voorzitter kan, ter wille van de goede vergaderorde, de volgende maatregelen treffen: a. een maximum aantal spreekronden per onderwerp bepalen; b. de maximum spreektijd per spreker beperken; c. een spreker het woord ontnemen indien deze zich niet beperkt tot het ter bespreking staande onderwerp of zich niet aan de ingestelde spreektijd houdt; d. besluiten een ter vergadering ingediend voorstel te behandelen of aan te houden. De vergadering kan, indien de voorzitter tot aanhouden besluit en indien het voorstel betrekking heeft op in behandeling zijnde agendapunten, alsnog tot behandeling besluiten; e. stemming bij acclamatie voor een stemming over personen voorstellen. Indien één van de aanwezige stemgerechtigden hiertegen bezwaar maakt volgt alsnog een schriftelijke Huishoudelijk reglement Turn4U - vastgesteld 06-05-2014 5
stemming. 3. Voorstellen, die ten minste twee weken voor de algemene vergadering schriftelijk ter kennis van het bestuur zijn gesteld, en door ten minste één stemgerechtigde worden ondersteund, worden op de agenda geplaatst. Daarnaast hebben stemgerechtigden het recht staande de vergadering voorstellen in te dienen. Artikel 15. Besluitvorming algemene vergadering (zie artikel 25 Statuut) 3. Ieder lid-natuurlijk persoon dat niet geschorst is, heeft één stem. Ieder lid-rechtspersoon dat niet geschorst is, heeft in een verenigingsjaar een zodanig aantal stemmen als wordt bepaald op basis van de volgende uitgangspunten: - de leden-rechtspersonen hebben tezamen evenveel stemmen als het aantal ledennatuurlijk personen naar de stand per één januari van het betreffende jaar; - aan ieder lid-rechtspersoon komt een evenredig aantal van de door de ledenrechtspersonen tezamen uit te brengen stemmen toe; - ieder lid-rechtspersoon kan de hem toekomende stemmen zelfstandig uitbrengen; - bij het eindigen van het lidmaatschap van een lid-rechtspersoon tijdens het verenigingsjaar worden diens stemmen evenredig verdeeld over de nog resterende leden-rechtspersoon 4. De stem van een lid-natuurlijk persoon dat de leeftijd van zestien jaar nog niet heeft bereikt, wordt namens dat lid uitgebracht door diens wettelijk vertegenwoordiger. 5. Alle besluiten worden genomen met gewone meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen, tenzij in de statuten anders is bepaald. 4. De algemene vergadering kan alleen maar rechtsgeldig besluiten nemen als in een algemene vergadering een zodanig aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd is als gerechtigd is tot het uitbrengen van ten minste 50% (vijftig procent) van het totale aantal in een algemene vergadering uit te brengen stemmen. 5. Stemmingen over personen moeten schriftelijk plaatsvinden, maar als geen van de leden zich daartegen verzet, mag de vergadering haar besluit bij acclamatie nemen. 6. Bij staken van stemmen over personen anders dan bij verkiezingen, volgt een herstemming; als dan weer de stemmen staken, is het voorstel verworpen. 7. Het stemmen over personen bij verkiezingen moet gebeuren met een absolute meerderheid van stemmen; verwerft niemand over wie gestemd wordt de absolute meerderheid, dan moet herstemming plaatsvinden tussen de personen die de meeste stemmen behaalden en wel zo, dat het aantal personen over wie dan gestemd wordt altijd één meer bedraagt dan het aantal te vervullen vacatures; bij deze herstemming is de gewone meerderheid van stemmen beslissend. 8. Stemmingen over zaken gebeuren mondeling, tenzij het bestuur of de vergadering tot schriftelijke stemming besluit. 9. Bij staken van stemmen over zaken is het voorstel verworpen. Huishoudelijk reglement Turn4U - vastgesteld 06-05-2014 6
10. Blanco stemmen en ongeldige stemmen tellen voor de besluitvorming niet mee. 11. Alle schriftelijke stemmingen moeten gebeuren met ongetekende, gesloten briefjes 12. Bij een schriftelijke stemming zijn ongeldig de biljetten die: a. niet zijn ingevuld; b. een persoon niet duidelijk aanwijzen; c. meer bevatten dan hetgeen strekt tot duidelijke aanwijzing van de persoon, personen of zaken die zijn bedoeld; d. ondertekend of op andere manier zijn gekenmerkt; e. namen bevatten van personen die niet verkiesbaar zijn; f. onleesbaar zijn. Artikel 16. Opleggen van straffen 1. Indien het bestuur termen aanwezig acht tot het opleggen van een straf wordt, alvorens de straf definitief op te leggen, de beschuldigde eenmalig in de gelegenheid gesteld zich mondeling in een bestuursvergadering te verweren. Deze vergadering vindt plaats op een datum en tijdstip door het bestuur te bepalen, echter niet later dan vier weken nadat de beschuldiging ter kennis van de beschuldigde is gebracht. 2. Ingeval van verhindering om dringende redenen van de beschuldigde kan het bestuur besluiten andermaal de gelegenheid tot verweer te bieden in een nieuwe vergadering, die binnen tien dagen na de eerste wordt belegd. 3. Het bestuur is gerechtigd uitspraak te doen, ongeacht de aanwezigheid van de beschuldigde. 4. Dit recht van verweer is niet van toepassing op hen, die zijn tekortgeschoten in hun financiële verplichtingen. 5. Ingeval van schorsing blijft het natuurlijke lid of de (vertegenwoordiger van de) ledenrechtspersonen geschorst hangende het verweer en een volgens de statuten ingesteld beroep. Artikel 17. Verenigingsorgaan 1. Bij besluit van de algemene vergadering kan een verenigingsorgaan worden ingesteld, dat op geregelde tijden onder de leden wordt verspreid. 2. Voor de redactie zal, indien nodig, door het bestuur een redacteur worden benoemd. 3. In het bedrag van de jaarlijkse contributie van natuurlijke leden of financiële bijdrage van de leden-rechtspersonen kan een financiële bijdrage worden opgenomen ter bestrijding van de kosten van het vervaardigen en het verspreiden van het verenigingsorgaan. Onder deze kosten worden ook begrepen de kosten voor het onderhouden van een website. Artikel 18. Wijziging van het huishoudelijk reglement Dit reglement kan alleen worden gewijzigd door een besluit van de algemene vergadering, genomen met een meerderheid van ten minste twee derde van de uitgebrachte geldige stemmen. Een voorstel tot wijziging van dit reglement moet ten minste twee weken voor de datum van de algemene vergadering op de gebruikelijke wijze aan de leden zijn bekendgemaakt. Dit reglement en/of wijzigingen treden in werking met ingang van de dag, volgend op die waarin de Huishoudelijk reglement Turn4U - vastgesteld 06-05-2014 7
algemene vergadering het besluit daartoe heeft genomen. Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van 6 mei 2014 Het bestuur: Pien van den Eijnden, voorzitter Lynn van Triest-Desse, secretaris Claudia Frakking-van Dijk, penningmeester Vivianne Bouman-Zeestraten, lid technische zaken Huishoudelijk reglement Turn4U - vastgesteld 06-05-2014 8