Verslag Raad van bestuur 16 december 2015 Aanwezig: Carine Leys, voorzitter; Katrien Van de Poel, ondervoorzitter; Katleen Den Roover, Alex Helsen, Door Steyaert, leden directiecomité; Rob Blockx, Gerda Broeckx, Jan Dalemans, Koen De Cock, Jef Eggermont, Annemie Goris, Jos Lodewijckx, Gerda Van Langendonck, Cordula Van Winkel, Zander Vliegen, Luc Vloemans, Juul Vrolix, leden raad van bestuur; Dirk Smets, Elke Tindemans, leden raad van bestuur met raadgevende stem; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur (verslag); Verontschuldigd: Tjerk Sekeris, ondervoorzitter; Frank Geudens, secretaris; Jef Laureyssens, Ariane Van Dooren, Kris Verduyckt, leden directiecomité; Sadia Choukri, Frans De Bont, Johan Dom, Marleen Van den Eynde, Berre Van Deuren, Greet Van Gool, Linda Verlinden, Johan Vermeeren, leden raad van bestuur; Louis Haagen, Michel Meeus, Frans Uytterhoeven, leden raad van bestuur met raadgevende stem; Véronique Maurissen, diensthoofd interne organisatie, onthaal en plechtigheden (verslag). 1. Raad van bestuur: verslag 21 oktober 2015 - goedkeuring Het verslag van de vorige vergaderingen wordt ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 21 van de statuten De besluiten van de raad van bestuur worden genotuleerd en aan de leden van de raad van bestuur toegezonden. Bijlage(n) Verslag 21 oktober 2015 Besluit: met eenparigheid Enig artikel Het verslag van de bijeenkomst van 21 oktober 2015 wordt met eenparigheid van stemmen goedgekeurd.
2. Beleid: Studie Crematoria in Vlaanderen: kenmerken, evolutie en perspectieven toelichting Aan de Raad van Bestuur wordt toelichting gegeven over de resultaten van een studie uitgevoerd door de universiteit van Luik over de invloedsfeer en de evolutie van de crematoria in Vlaanderen. Feiten en context Aansluitend op een gelijkaardig onderzoek dat de universiteit van Luik had uitgevoerd naar de werking van de crematoria in Wallonië heeft de universiteit op verzoek van het VNOC hetzelfde onderzoek uitgebreid naar de werking van de crematoria in Vlaanderen. Artikel 44, alinea 6 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 30, 1 van de statuten De raad van bestuur bereidt jaarlijks een strategie en beleidsplan voor dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering. Bijlage Studierapport universiteit van Luik Motivering De algemeen directeur geeft toelichting bij het studierapport. Vraag Zander Vliegen: Is er ook onderzoek gebeurd naar de verschillen in de kostprijs van een uitvaart. Tom Wustenberghs: Neen, dit onderzoek heeft zich beperkt tot de kostprijs van technische crematies Besluit Enig artikel De Raad van bestuur neemt kennis van de studieresultaten. 3. Dienstverlening: ontwikkeling digitale aangifte van overlijdens (OSIRIS) principiële goedkeuring Raadslid Koen De Cock merkt op dat er 18 euro terug vloeit naar de investeerders waarop de algemeen directeur Tom Wustenberghs meedeelt dat de overige 2 euro naar het reservefonds gaat, waarmee er na 3 jaar nieuwe servers, nieuwe apps en dergelijke kunnen ontwikkeld worden. Een tweede vraag van raadslid De Cock betreft de vraag naar voorziene kost om de structuur te onderhouden in de eerste jaren?
Deze wordt nu opgebouwd in de voorfinanciering en er is ook een veiligheid ingebouwd in het financieel model verduidelijkt de algemeen directeur. Een bezorgdheid van raadslid Vloemans is dat de bijkomende kost door de uitvaartondernemers gaat aangerekend worden aan de klanten. De algemeen directeur deelt mee dat er 20 euro zal aangerekend worden, maar dat de uitvaartondernemer ook bespaartop verplaatsingskosten en personeelskosten. Aan de raad van bestuur wordt toelichting gegeven bij een voorstel van project dat de digitalisering beoogt van de overlijdensaangifte. Met het project kan een belangrijke administratieve vereenvoudiging en efficiëntiewinst gerealiseerd worden voor verschillende actoren in de uitvaartsector. Feiten en context Aan de hand van een presentatie geeft de algemeen directeur toelichting bij een voorstel van project, genaamd OSIRIS, dat moet leiden tot de digitale aangifte van een overlijden. Dankzij dit project zal de overlijdensaangifte sterk vereenvoudigd kunnen worden en digitaal kunnen verlopen waardoor er voor de verschillende actoren in de uitvaartsector naast een administratieve vereenvoudiging ook belangrijke efficiëntiewinsten kunnen worden gerealiseerd. De toelichting verduidelijkt: de aanleiding tot en het ontstaan van het project; de betrokken partijen en actoren; de voorstelling van het proces; de financiële impact van het project; de timing; het communicatietraject. Artikel 22, 3, 3, 6 en 11 van de statuten De raad van bestuur is bevoegd voor het vaststellen van de beleidsdoelstellingen, het budget en de wijzigingen ervan. Tevens beslist de raad van bestuur over het afsluiten van samenwerkingsovereenkomsten en de toekenning van toelagen aan derden. Motivering Uit de toelichting over het project digitalisering van de overlijdensaangifte blijkt dat V-ICT-OR de coördinatie van dit project voor haar rekening neemt en verantwoordelijk is voor de voortgang van het project. De nadere afspraken betreffende de samenwerking met V-ICT-OR zullen nader uitgewerkt worden in een samenwerkingsovereenkomst, waarvan de goedkeuring nog aan PONTES zal worden voorgelegd. De samenwerking houdt ondermeer in dat PONTES een deel van de voorfinanciering voor haar rekening neemt en een bedrag van 150.000,- ter beschikking stelt van V-ICT-OR om de kosten
tijdens de opstartfase te helpen financieren. In de toelichting is ook duidelijk aangegeven op welke wijze deze middelen zullen terugvloeien naar PONTES. Aangezien deze uitgave echter niet voorzien is in het budget voor het dienstjaar 2016 moet het budget 2016 op dit punt worden aangepast door middel van een budgetwijziging waarvoor de raad van bestuur bevoegd is. Besluit: met eenparigheid Artikel 1 De raad van bestuur neemt kennis van het voorstel van project OSIRIS. Artikel 2 De uitvoering van het project en de samenwerking met V-ICT-OR volgens een nader uit te werken samenwerkingsovereenkomst wordt goedgekeurd. Artikel 3 De bijdrage van 150.000,- ter voorfinanciering van het project wordt goedgekeurd en zal mee worden opgenomen bij de eerstvolgende budgetwijziging. Artikel 4 Het directiecomité wordt belast met de uitvoering van dit besluit, de goedkeuring en de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst. 4. Mededelingen kennisgeving 4.1. Statistieken: maanden oktober en november 2015 kennisgeving De Raad van bestuur neemt kennis van de statistieken van de maanden oktober en november 2015. 4.2. Financiën: dossier vennootschapsbelasting (stand van zaken) kennisgeving 4.3. Bestuur: vergaderkalender 2015-2016 kennisgeving 4.4. Uitbreiding aula Turnhout Raadslid Luc Vloemans geeft mee dat er vragen zijn vanuit de gemeente Lille of er plannen zijn om de aula in Turnhout uit te breiden. Concreet zijn er niet echt plannen om deze uit te breiden, volgens de algemeen directeur Er spelen een aantal factoren een rol. Met de crematorium van Lommel kan er een verschuiving komen in het aantal plechtigheden. Ook zijn er een aantal uitvaartondernemers die zelf aula s aan het bouwen zijn en dat een terugloop kan betekenen in het aantal. Er zijn maar een aantal keren dat de aula echt te klein is, dus moet er gekeken worden of het financieel rendabel is om deze zware kosten te gaan doen. 4.5. Toegang van de pers tot de aula Turnhout
De heer Vloemans deelt mee dat het crematorium is gisteren in de pers geweest met een dienst in Turnhout. Men beklaagde er zich over dat de pers het zich kan permitteren om een dienst te filmen zonder toestemming van de familie? Kan hierover geen code worden voor opgesteld worden? De algemeen directeur verduidelijkt dat RTV had tot nu altijd de gewoonte om Pontes te contacteren waarbij wij hen verwijzen naar de uitvaartondernemer. Tot nu toe hebben we hier geen problemen mee gehad dat men de afspraken respecteren. In de toekomst zullen we hier ook meer zelf op letten en vooraf aan de plechtigheid, dit extra met de uitvaartondernemer af te toetsen.