Controleprotocol financiële verslaglegging politieregio's 1998 Datum 22 februari 1999 Aan De korpsbeheerders van de politieregio's ;.. i.a.a. De korpschefs De hoofden Financieel Economische Bedrijfsvoering van de politieregio's Afkomstig van : Directie Politie Ons kenmerk : EA99/U54416 Bijlage (n) : een Doelstelling : Bekendmaking van beleid/verzoek om medewerking Juridische : Artikel 5, lid 2 van het Besluit financiën regionale grondslag politiekorpsen Relatie met : EA98/U889 van 6 maart 1998 en EA98/01062 van 26 maart andere circulaires 1998. Ingangsdatum : 1 januari 1999 Geldig tot : 31 december 2000 Inlichtingen : N. Kessel/R. de Bruyn tel : 070 3026911/3027480
Geachte dames en heren, Bijgaand ontvangt u een geactualiseerd "Controleprotocol financiële verslaglegging politieregio's 1998". I de opzet en systematiek zijn ten opzichte van het controleprotocol 1996 geen wijzigingen aangebracht. Zoals aangegeven in eerdere protocollen is het de bedoeling dat een protocol voor meerdere jaren kan gaa gelden en dat, als dit noodzakelijk is, volstaan kan worden met het bekend maken van de aanpassingen. Een aantal wijzigingen in het protocol 1998 zijn onderstaand toegelicht omdat dit gevolgen heeft voor de rapportage van de accountant. Doel van de wijziging is het vergroten van het inzicht voor de gebruikers v de accountantsverklaring en accountantsverslag bij de beoordeling van de jaarrekening. Rekening is gehouden met de aanbevelingen uit het rapport "Financieel beheer politieregio's" van de Algemene Rekenkamer. Het gaat daarbij enerzijds om het toezicht op de naleving van de comptabele voorschriften e anderzijds om de rapportage van de accountant. In dit laatste geval gaat het erom dat de accountant in zijn verslag ingaat op de door hem verrichte specifieke werkzaamheden, de daaruit geformuleerde oordelen en rapportages per aandachtspunt van de bijzondere- en procedurele aandacht uit het controleprotocol. Teven is toegevoegd dat de accountant na moet gaan, voor zover voorgeschreven bij de betreffende bijzondere- e aanvullende bijdrage, of naast financiële informatie ook niet-financiële en kwalitatieve informatie ingedien is. Ik verzoek u dit protocol ter beschikking te willen stellen aan de accountant en er op toe te willen zien dat accountant in zijn verslag een volledige en inhoudelijke rapportage opneemt van de aandachtspunten uit he controleprotocol. Een afschrift van deze brief en het controleprotocol heb ik toegezonden aan de korpschefs en aan de hoofden Financieel Economische Bedrijfsvoering van de politieregio's.
CONTROLEPROTOCOL FINANCIËLE VERSLAGLEGGING POLITIEREGIO'S 1998 1. INLEIDING...1 1.1. Algemeen l 1.2. Verantwoordingsjaar 1998...l 2. DEFINITIES...1 2.1. De accountant:...1 2.2. De jaarrekening:...1 2.3. Het verslag:...l 2.4. De accountantsverklaring:...2 2.5. Het accountantsverslag:...2 2.6. Stelsel van baten en lasten:...2 2.7. Rijksbijdragen:...2 2.8. Relevante regelgeving en stukken:...2 3. ACCOUNTANTSCONTROLE...3 3.1. Reikwijdte...3 3.1.1. Getrouwheid...3 3.1.2. Rechtmatigheid...3 3.1.3. Doelmatigheid...4 3.2. Mate van zekerheid 4. MATE VAN AANDACHT/DIEPGANG 4.1. Algemeen 4.2. Onderwerpen voor bijzondere aandacht...4 4.2.1. Voorwaarden bij een bijzondere- of aanvullende bijdrage...4 4.2.2. De formatie en feitelijke bezetting...5 4.2.3. Prestatiegegevens...5 4.2.4. Reserves...5 4.2.5. Voorzieningen...5 4.2.6. Vergoeding invoeringskosten regionalisatie politie...6 4.2.7. Overige baten...6 4.2.8. Preventief toezicht...6 4.2.9. Regeling uitkering voor Functioneel LeeftijdsOntslag...6 4.2.10. Politiële handhaving milieuregelgeving...6 4.2.11. Reservering éénmalige premierestitutie in 1997 vanuit het FAOP (Fonds Arbeidsongeschiktheidsverzekering Overheidspersoneel)...6 4.3. Onderwerpen voor procedurele toetsing 7 4.3.1. Doelmatigheid...7 4.3.2. Beleidsplan...7 4.3.3. Rwantitatieve en kwalitatieve informatieverstrekking...7 4.3.4. Maatregelen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik...7 4. 3.5. Naleving EG richtlijnen...7 4.3.6. Gebruik derivaten...7 4.3.7. Registratie en afdracht boete- en transactiegelden...8 4.3.8. Beveiligingskader... 8 4.3.9. Fraude...8 4.3.10. Verantwoording ontvangst en besteding van bijzondere bijdragen. 8 4.3.11. Beoordeling beschrijving financiële procedures en naleving daarvan bij de Regionale Criminele Inlichtingendienst (RCID) 5. RAPPORTERING DOOR DE ACCOUNTANT
Controleprotocol financiële verslaglegging politieregio's 1998 1. INLEIDING 1.1. Algemeen Artikel 5 van het Besluit financiën regionale politiekorpsen (BFRP) regelt de verantwoording door de regionale politiekorpsen van de besteding van de rijksbijdragen en overige baten. Tevens is in dat artikel bepaald dat de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties nadere regels kan stellen voor de reikwijdte van de accountantscontrole van de financiële verslaglegging en de inhoud van de accountantsverklaring. In dit controleprotocol worden die nadere regels gegeven. De Accountantsdienst v het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ziet op de naleving van het controleprotoco toe door middel van evaluerende gesprekken met de bij de regio's fungerende accountants. 1.2. Verantwoordingsjaar 1998 Zoals reeds is toegelicht in de brief van 30 december 1993, EA93/U3680, is het controleprotocol zo opgezet dat het in principe voor elk jaar geldt en dat het zo nodig jaarlijks kan worden bijgesteld op grond van de feitelijke ontwikkelingen rond de politieregio' s. De onderstaande aanpassingen volgen onder ande uit de conclusies en aanbevelingen van het rapport van de Algemene Rekenkamer inzake het onderzoek naar het "Financieel beheer politieregio's" (Tweede Kamer, vergaderjaar aar 1998-1999 26 340, nrs. 1-2) In het controleprotocol 1998 zijn ten opzichte van het controleprotocol 1996 van 13 december 1996 (EA96/U4138) en de circulaire van 6 maart 1998 (EA98/U889), de volgende aanpassingen aangebracht: Onder onderwerpen voor bijzondere aandacht: Prestatiegegevens 4.2.3. Reserves 4.2.4. en voorzieningen 4.2.5. Reservering eenmalige premierestitutie in 1997 vanuit het FAOP 54.2.11. Onder rapporterinq door de accountant: De accountant gaat in het accountantsverslag in op de door hem verrichte specifieke werkzaamheden, de daaruit geformuleerde oordelen en rapportages per aandachtspun van de bijzondere- en procedurele aandacht uit het controleprotocol. 2. DEFINITIES n dit protocol wordt verstaan onder: 2.1. De accountant: De deskundige, bedoeld in artikel 393 eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, die is belast met de controle van de financiële verslaglegging van het regiokorps. 2.2. De jaarrekening: De verantwoording die conform artikel 14 van het Besluit comptabele regelgeving regionale politiekorpsen (BCRRP) jaarlijks door de korpsbeheerder wordt opgesteld en door het regionale college wordt vastgesteld en waarin verantwoording wordt afgelegd over de besteding van de rijksbijdragen en overige baten over het afgesloten begrotingsjaar. 2.3. het verslag: Het door de korpsbeheerder opgemaakte verslag ter verantwoording van het gevoerde beheer dat conform artikel 14, derde lid, van het BCRRP bij de jaarrekening is geveegd. 2.4. De accountantsverklaring: De verklaring die door de bij de regio fungerend accountant wordt afgegeven bij de jaarrekening en die ee oordeel inhoudt omtrent de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van het verantwoorde financiële beheer.
2.5. Het accountantsverslag: Het verslag van de accountant dat conform artikel 14, vijfde lid, van het BCRRP, bevindingen bevat over de vraag of de administratie en het beheer voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid en d te samen met de jaarrekening en de accountantsverklaring, aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt verstrekt. 2.6. Stelsel van baten en lasten: De jaarrekening wordt opgemaakt op basis van het stelsel van baten en lasten. Dit impliceert dat in de jaarrekening worden verantwoord baten en lasten onverschillig of ze in het betrokken jaar tot ontvangsten of uitgaven hebben geleid. 2.7. Rijksbijdragen: Onder rijksbijdragen worden verstaan de algemene bijdrage, de bijzondere bijdragen en de aanvullende bijdrage, bedoeld in de artikelen 2, 3 en 4 van het BFRP. 2.8. Relevante regelgeving en stukken: Politiewet 1993 (PW 1993; Stb. 1994, 145); Besluit Comptabele regelgeving regionale politiekorpsen(bcrrp, Stb. 1994, 264); Besluit Financiën regionale politiekorpsen (BFRP, Stb. 1994, 263); Besluit Beheer regionale politiekorpsen (BBRP, Stb. 1994, 224); Artikel 88 van het Besluit algemene rechtspositie politie (Stb. 296 van 13 april 1994); Circulaire EA96/U1514 van 8 juli 1996 over de uniformering toepassing CRRP; Regeling uitkering wegens functioneel leeftijdsontslag (FLO, Stb. 1966, 286 laatstelijk gewijzigd op 16 december 1993, Stb. 1993, 683); Regeling functioneel leeftijdsontslag administratief-technische functies (Ministeriële regeling nr. EA94/Ulll van 20 april 1994, Stb. 82, 1994); Voor de regio's geldende circulaires over algemene- en bijzondere bijdragen; Transactiebesluit 1994 (Stb. 390, 14 juni 1994); Circulaire van 1 februari 1996, nummer EA96/282, met toetspunten financiële procedures bij de Regionale Criminele Inlichtingendienst (RCID); Voor individuele regio's geldende brieven, waarbij gelden worden toegekend en/of bestedingsvoorwaarden worden gesteld, waaronder brieven aan regio's die onder preventief toezicht zij gesteld met de goedkeuring van de begroting en de daarop betrekking hebbende wijzigingen, waarbij toestemming is gegeven tot het doen van uitgaven; Rapport van de Algemene Rekenkamer inzake het onderzoek naar het "Financieel beheer politieregio's (Tweede Kamer, vergaderjaar 1998-1999 26 340, nrs. 1-2); Brief met definitieve vaststelling van de rijksbijdragen over voorafgaand boekjaar; Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving.
3. ACCOUNTANTSCONTROLE Dit controleprotocol beoogt niet een aanpak van de accountantscontrole voor te schrijven. Veelal zal de accountant zich immers bij zijn controle baseren op een (risico)analyse van de administratieve organisatie en de interne controle bij de regio en op basis daarvan komen tot een optimale afweging van de in te zette controlemiddelen. Aangezien deze aanpak leidt tot maatwerk per regio is het voorschrijven van een aanpa ook niet mogelijk. De dossiervorming dient evenwel zodanig te zijn dat op efficiënte wijze een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de grondslagen, de uitvoering en de resultaten van de controle en heeft mede betrekking op bij derden uitgevoerde onderzoeken. 3.1. Reikwijdte De accountantscontrole, die is gericht op het afgeven van een accountantsverklaring en een accountantsverslag, reikt tot de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid in volle omvang va het daarin verantwoorde beheer. Daarbij wordt tevens betrokken het verslag van de korpsbeheerder ter verantwoording van het gevoerde beheer. Daarnaast richt de accountantscontrole zich op de doelmatigheid van de administratie en het beheer. 3.1.1. Getronwheid Ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening wordt aangesloten bij hetgeen maatschappelijk en in het accountantsberoep gebruikelijk is. De normen en beginselen die op het gebied van de externe financiël verslaggeving in het maatschappelijk verkeer als aanvaard worden beschouwd, zijn van overeenkomstige toepassing op de financiële informatievoorziening van de regionale politie, waarbij het BCRRP (met bijlagen) bepalend is. (N.B. De indeling naar kostendragers volgens bijlage 2 van het BCRRP is nog niet van toepassing, omda voor de toerekening van kostensoorten aan kostendragers nog nadere regels moeten worden gesteld.) 3.1.2. Rechtmatigheid Onder de controle op de rechtmatigheid van het verantwoorde beheer wordt verstaan de controle of het beheer en de verantwoording daarover tot stand zijn gekomen overeenkomstig de relevante regelgeving e voorts of het beheer ordelijk en controleerbaar is. De volgende drie vormen van rechtmatigheid zijn te onderkennen: Begrotingsrechtmatigheid houdt in, dat de baten (ontvangsten) en lasten (uitgaven) in overeenstemmin zijn met de door het regionaal college vastgestelde en, in het geval van preventief toezicht (zie ook 4.2.8.), met door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties goedgekeurde begrotin (artikel 7, lid 2 van het BCRRP). Beheersrechtmatigheid houdt in, handelen in overeenstemming met de interne regelgeving, bevoegdheden en voorschriften. Bestuursrechtmatigheid houdt in, handelen in overeenstemming met de overige wettelijke regelingen, waaronder met name de regelgeving die de bestedingsrichting van en de voorwaarden met betrekking t de rijksbijdragen bepaalt. Voorts dient de verantwoording te zijn opgesteld overeenkomstig de vigerende inrichtingsvoorschriften d in de wet en de daarbij behorende (interne) inrichtingsvoorschriften zijn vastgelegd. Indien de verantwoorde baten (ontvangsten) en lasten (uitgaven) zijn gebaseerd op de gegevens van derden dient de regio deze gegevens te controleren (zie ook 4.3.4. M&O-beleid). Deze derden dienen op de hoogte te zijn van de eisen die in dit controleprotocol worden gesteld. Indien de bij de regio fungerend accountant voor zijn oordeelsvorming gebruik maakt van de verklaringen van andere accountants, dient hij zich er door het uitvoeren van een review of door het voeren van een collegiaal evaluerend gesprek van te vergewissen dat hij gebruik kan maken
van de werkzaamheden van de andere accountant. Er wordt uitgegaan van een ongedeelde verantwoordelijkheid. 3.1.3. Doelmatigheid Het onderzoek van de accountant richt zich op de opzet en de werking van de door de regio getroffen maatregelen ter bevordering van een efficiënt beheer. In de toelichting op artikel 14 van het BCRRP worden daarvoor de volgende maatregelen genoemd: a.het management-control-systeem (de planning, budgettering en managementinformatie); b.de maatregelen die gericht zijn op een economisch verantwoorde middelenverwerving (procedures bij de inkoop, financiering en personeelwerving). In veel regio's is met name het management-control-systeem nog in ontwikkeling. Bij die gevallen zal de accountantscontrole zich in dit stadium in eerste instantie richten op de inspanningen die worden gepleegd om tot een adequaat management-control-systeem te komen en op de voortgang daarbij. Indien de accountant constateert dat evidente inefficiënties niet in de verslaglegging aan het regionaal college tot uitdrukking komen, maakt hij daarvan melding in zijn accountantsverslag (zie voor de strekking van het doelmatigheidsonderzoek de toelichting op artikel 14 van het BCRRP). 3.2. Mate van zekerheid Bij zijn oordeelsvorming streeft de accountant naar een "hoge mate van zekerheid". Indien dit begrip ten behoeve van het gebruik van statistische technieken moet worden gekwantificeerd, moet worden uitgegaa van een betrouwbaarheid van 95%. 4. MATE VAN AANDACHT/DIEPGANG 4.1. Algemeen De jaarverslaggeving dient met normale aandacht te worden gecontroleerd, met uitzondering van de in dit protocol opgenomen onderwerpen die bijzondere dan wel procedurele aandacht vereisen. De controle wordt verricht in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlegrondslagen. Onder bijzondere aandacht wordt verstaan de controle waarbij nadrukkelijk wordt bezien of de desbetreffende voorschriften zijn nageleefd. In dat geval meet dus verder worden gegaan dan bij de controle die normaal bij de jaarrekening wordt uitgeoefend. Indien wordt geconstateerd dat niet aan de gestelde eisen is voldaan, wordt daarvan melding gemaakt in de accountantsverklaring en wordt een nade uiteenzetting gegeven in het accountantsverslag. Onder procedurele aandacht wordt verstaan de controle waarbij wordt nagegaan in hoeverre er procedure zijn ontwikkeld die moeten waarborgen dat aan de desbetreffende voorschriften wordt voldaan en in hoeverre die procedures ook daadwerkelijk worden gevolgd. Bij procedurele toetsing wordt geen inhoudelijke toetsing gevraagd. 4.2. Onderwerpen voor bijzondere aandacht 4.2.1. Voorwaarden bij een bijzondere- of aanvullende bijdrage De accountant gaat per bijzondere- en aanvullende bijdrage na of bij de besteding voldaan is aan de aan de bijdrage verbonden voorwaarden en, voorzover voorgeschreven, een (beleids)inhoudelijk verslag is ingediend bij het ministerie. Eventuele overschotten uit voorgaande jaren van genoemde bijdragen worden op eenzelfde wijze beoordeeld (zie bijvoorbeeld de vergoeding invoeringskosten regionalisatie politie en politiële handhaving milieuregelgeving). Wanneer over het verslagjaar bijzondere- en aanvullende bijdragen toegekend zijn, staan deze vermeld in het jaaroverzicht van verstrekte voorschotten. De bestedingsvoorwaarden en, indien voorgeschreven, de indiening van een inhoudelijk verslag
staan vermeld in de toekenningsbrief. Indien van een bijzondere- of aanvullende bijdrage de daaraan verbonden voorwaarden niet of niet geheel zijn nagekomen, maakt de accountant daarvan melding in zijn accountantsverslag. 4. 2. 2. De formatie en feitelijke bezetting De accountant gaat na of de feitelijke bezetting van de leiding van het korps overeenkomt met de door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op grond van artikel 25, derde lid, van de PW 1993 vastgestelde maximale formatie. Tevens gaat de accountant na of het overzicht van de formatie en feitelijke bezetting van het personeel bij de jaarrekening op dezelfde wijze wordt gepresenteerd als bij de begroting en de opgegeven aantallen overeenstemmen met de vastgestelde formatie en de personeels- en salarisadministratie. Zowel bij de formatie als de feitelijke bezetting wordt per schaal afzonderlijk aangegeven, het personeel aangesteld voor de uitvoering van de politietaak (executieve ambtenaren) en he personeel aangesteld voor de uitvoering van technische, administratieve en andere taken ten diepste van d politie (AT-personeel). De opgegeven aantallen worden uitgedrukt in bezette arbeidsplaatsen (fte's) met al peildatum 31 december van het verslagjaar. De aspirant-agenten, aspirant-surveillanten en het post-actief personeel (b.v. FLO-ers) worden als een afzonderlijke categorie vermeld. (zie artikel 3 en 45 tweede lid, van de Politiewet en de toelichting op artikel 5 BCRRP). 4. 2. 3. Prestatiegagevens Voor zover in de jaarrekening prestatiegegevens zijn opgenomen gaat de accountant na in hoeverre die in overeenstemming zijn met de gegevens in de begroting en of eventuele afwijkingen zijn voorzien van een analyse. Daarbij wordt tevens aandacht besteed aan hetgeen daarover in het verslag van de korpsbeheerde is opgemerkt. Indien er bij de regio's nog sprake is van een ontwikkelingsproces bij het gebruik van prestatiegagevens geeft de accountant aan welke inspanningen de regio op dit gebied verricht. 4. 2.4. Reserves De accountant beoordeelt de hoogte van en mutaties in de reserves, de vrije besteedbaarheid van de reserves, de aanvaardbaarheid van de door het regionaal college gevormde bestemmingsreserves en de toereikendheid van de toelichting in de jaarrekening. 4. 2. 5. Voorzieningen Nagegaan dient te worden of de voorzieningen voldoen aan de omschrijving in artikel 12, tweede lid 2, va het BCRRP. De accountant beoordeelt daarbij de hoogte van en de mutaties in de voorzieningen, de (blijvende) aanvaardbaarheid van de voorwaarden die de grondslag vormen voor de gevormde voorzieningen en de toereikendheid van de toelichting in de jaarrekening. 4.2.6. Vergoeding invoeringskosten regionalisatie politie Artikel 11 van het BFRP is de formele basis voor de toekenning van deze bijzondere bijdrage, die tot en met 1996 is verstrekt. In de circulaire van 25 januari 1995, EA94/U4339, over de reorganisatiebijdrage 1995 is onder punt 4. "Verantwoordingaprocedure 1994" aangegeven, dat de verantwoording over de besteding van de reorganisatiebijdrage met ingang van het begrotingsjaar 1994 expliciet dient te worden opgenomen in de jaarrekening en dat verantwoording moet worden afgelegd volgens de procedure zoals die is vastgelegd in het BFRP. Om de aansluiting met voorgaande jaren niet te verliezen meet de informatie over de besteding van de reorganisatiebijdrage in een bijlage bij de jaarrekening worden gespecificeerd, overeenkomstig de modelle zoals die zijn gevoegd bij de circulaire Reorganisatiekosten PRP91/U167 van 1 juli 1991. De bijlage valt onder de accountantsverklaring bij de jaarrekening. Wanneer de rijksbijdrage ultimo 1998 nog niet volled besteed is dient het overschot op een zichtbare wijze gereserveerd te blijven voor reorganisatiekosten in 1999 en volgende jaren. 4.2.7. Overige baten De accountant beoordeelt de juistheid en volledigheid van de in de administratie en verantwoording opgenomen baten anders dan die voortvloeiend uit de rijksbijdragen.
4.2.8. Preventief toezicht Indien een regio in het desbetreffende jaar onder preventief toezicht heeft gestaan, gaat de accountant na o de daarbij geldende voorschriften en voorwaarden in acht zijn genomen, of en in hoeverre de begroting en de daarop betrekking hebbende begrotingswijzigingen zijn goedgekeurd door de minister van Binnenland Zaken en Koninkrijksrelaties en indien van toepassing, toestemming is gevraagd voor het doen van uitgaven. 4.2.9. Regeling uitkering voor Functioneel leeftijdsontslag De accountant gaat na of de betrokkenen voldeden aan de voorwaarden voor een uitkering FLO, de uitkeringen juist zijn vastgesteld, eventuele neveninkomsten op de wettelijk voorgeschreven wijze verrekend zijn en de uitkeringen ook daadwerkelijk aan de betrokkenen zijn uitbetaald (zie ook 4.3.4). Vastgesteld wordt dat alleen kosten van FLO-uitkeringen opgenomen zijn, toegekend aan voormalige personeelsleden die voor 1 april 1937 geboren zijn. Door de invoering van een gecombineerde FLO/FPU-uitkering, waarvan de uitvoering opgedragen is aan het ABP, komen FLO-uitkeringen die ingegaan zijn vanaf 1 mei 1977 (geldt voor degene die op of na 1 april 1937 geboren zijn) niet meer ten laste van de regio's. Zie hiervoor verder ook de circulaires EA97/U702 van 7 maart 1997 en EA98/U601 van 6 maart 1998. De kosten van FLO dienen op zichtbare wijze te zijn op genomen in de staat van baten en lasten of in de toelichting daarop. 4.2.10. Politiële handhaving milieuregelgeving Gedurende de periode 1995 tot en met 1997 ontvingen de regio's een bijzondere bijdrage voor de politiële handhaving van de milieuregelgeving. Wanneer de Rijksbijdrage ultimo 1998 nog niet volledig besteed is dient het overschot op een zichtbare wijze gereserveerd te blijven voor politiële handhaving van de milieuregelgeving in 1999 en volgende jaren. 4.2.11. Reservering eenmalige premierestitutie in 1997 vanuit het FAOP (Fonds Arbeidsongeschiktheidsverzekering Overheidspersoneel) Stel vast of het restant van de in 1997 ontvangen premierestitutie FAOP in de jaarrekening 1998 op een zichtbare wijze gereserveerd is gebleven. In bijlage 6 van de circulaire van 27 oktober 1997 nr. EA98/U052987 is het restant van het te reserveren bedrag voor FAOP-premie opgenomen. Aan de overige in 1997 gevormde reserveringen, ontstaan door diverse premiemutaties en voor de ongevallen verzekering/functiewaardering ATHpersoneel, is in 1998 een bestemming gegeven. Na aanwending zijn deze reserveringen derhalve vervallen. 4.3. Onderwerpen voor procedurele toetsing Bij de procedurele toetsing gaat de accountant na of er interne procedures of richtlijnen zijn die er mede voor moeten zorgen dat een aantal zaken of documenten op een verantwoorde wijze worden uitgevoerd o tot stand komen. 4.3.1. Doelmatigheid De accountant beoordeelt de aanwezigheid, opzet en werking van een stelsel van maatregelen dat gericht i op het bevorderen van de doelmatigheid, waaronder een management-control-systeem en maatregelen vo een economisch verantwoorde middelenverwerving (zie ook 3.1.3.). 4.3.2. Beleidsplan De accountant beoordeelt de aanwezigheid, opzet en werking van systemen en procedures voor de totstandkoming van het jaarlijkse beleidsplan en de daarmee samenhangende begroting en voor de analys van de verschillen tussen de realisaties en de prognoses. 4.3.3. Kwantitatieve en kwalitatieve informatieverstrekking De accountant beoordeelt aanwezigheid, opzet en werking van systemen en procedures die een betrouwbare en adequate informatieverstrekking aan derden moeten waarborgen. Zo dient bijvoorbeeld d
relatie met de personeelsgegevens die de regio aanlevert naar de stand per 31 december voor het Beleidsinformatie Systeem (POLBIS) te worden getoetst aan de aantallen die per die datum zijn opgenomen in de jaarrekening. 4.3.4. Maatregelen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik Uitgaven en ontvangsten zijn gevoelig voor Misbruik en Oneigenlijk (M&O) gebruik, als de aanspraak o en de hoogte van een uitkering of de hoogte van een heffing afhangt van gegevens die verstrekt worden door de belanghebbende. Door een samenhangend stelsel van maatregelen op te zetten (waaronder controlebeleid, sanctiebeleid, fraudebeleid, voorlichting e.d.) dient het M&O zoveel mogelijk te worden beperkt. Concrete aandachtspunten zijn onder meer het naleven van de verplichting tot het melden van genoten neveninkomsten, het tijdig vergelijken van de door belanghebbenden verstrekte informatie met d beschikbare gegevens bij andere instellingen, het toepassen van fiscale recherche of de verstrekte informa ook juist en volledig is geweest, en het uitwerken en beschikbaar hebben van een stelsel van sanctiemogelijkheden als blijkt dat niet gehandeld is in overeenstemming met de geldende regelgeving etc De accountant beoordeelt in hoeverre door de regio een toereikend beleid is opgezet en uitgevoerd ter voorkoming van M&O. 4.3. 5. Naleving EG richtlijnen De accountant beoordeelt de mate waarin de Europese richtlijnen voor aanbestedingen van overheidsopdrachten door de regio in de administratieve organisatie zijn opgenomen en in concrete gevallen zijn toegepast. 4.3.6. Gebruik derivaten Voor zover van toepassing beoordeelt de accountant de wijze waarop door de regio's wordt omgegaan me het gebruik van financiële derivaten in het treasurybeleid, mede in relatie tot de daarover aan de regio's verstuurd circulaire van het ministerie van Financiën van 15 februari 1995, BGW95/48-M. (Stb. 34 van 16 februari 1995). 4.3.7. Registratie en afdracht boete- en transactiegelden De accountant beoordeelt de administratieve organisatie en interne controle voor de juiste en volledige registratie en afdracht van de boete en transactiegelden. De Accountantsdienst van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zal dit punt in haar review meenemen ten behoeve van het ministerie van Justitie. 4.3.8. Beveligingskader De accountant beoordeelt de beveiliging van de informatie en van de informatiestructuur (zie bijvoorbeeld het rapport Beveiligingskader van het beleidsadviescollege politiële informatievoorziening, van september 1993 ISBN: 90 399 0756 0 en de reactie hierop van de ministers van Binnenlandse Zaken en Justitie hierop van 7 juli 1995, gericht aan de Tweede Kamer 23 900 VI en VII, nr. 39 en de Regeling informatiebeveiliging politie van 17 maart 1997, 4.3.9. Fraude De accountant hanteert bij zijn controle de verordening op de fraudemelding zoals die is vastgesteld in de ledenvergadering van het Koninklijk Nederlands Instituut voor Registeraccountants op 21 juni 1994 en i gepubliceerd in de Staatscourant van 15 september 1994, nr. 177 4.3.10. Verantwoording ontvangst en besteding van bijzondere bijdrage In de toelichting op of in een bijlage bij de jaarrekening dient voor elke aan de regio verstrekte bijzondere bijdrage de ontvangst en de besteding van de bijdrage op zichtbare wijze te zijn aangegeven. Hierbij word nagegaan of eventuele niet vastgestelde rijksbijdragen uit aan het verslagjaar voorafgaande jaren op een zichtbare wijze in de toelichting opgenomen zijn. De niet vastgestelde rijksbijdragen staan vermeld in de vastellingsbrief van de Rijksbijdragen.
4.3.11. Beoordeling beschrijving financiële procedures en naleving daarvan bij de Regionale Criminele Inlichtingendienst (RCID) De accountant gaat na of de beschrijving alsmede de naleving van de door de korpsleiding vastgestelde procedures, voorzover deze betrekking hebben op de financiële procedures, voldoen aan de volgende criteria: 1. Zijn de procedures op adequate wijze in de administratieve organisatie (AO) beschreven. 2. Wordt door de RCID gwerkt langs de lijnen van de vastgestelde AO. 3. Vindt er een toets plaats op de juistheid en volledigheid van de baten en de lasten. 5. RAPPORTERING DOOR DE ACCOUNTANT De accountant rapporteert over de uitkomst van zijn controle door middel van de accountantsverklaring en het accountantsverlag. De accountantsverklaring houdt een oordeel in over de vraag of het beheer en de verantwoording daarover voldoen aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid. Bij de formulering van de accountantsverklaring wordt aangesloten bij de daarvoor geldende voorschriften en bij hetgeen in het maatschappelijk verkeer gebruikelijk is. Indien de accountant tot de conclusie komt dat de meest waarschijnlijke fout (goedkeuringstolerantie) met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van het daarin opgenomen beheer groter is dan 1% van het totaal van de Rijksbijdragen onder aftrek van de daaraan toe te rekenen baten, wordt dit in de accountantsverklaring uiteengezet onder vermelding van de hogere schatting. Opgemerkt wordt dat fouten in absolute zin moeten worden opgevat, zodat saldering van fouten niet is toegestaan. In de praktijk zal dit er waarschijnlijk toe leiden dat voor de gehele jaarrekening deze tolerantie wordt gehanteerd. Er is van afgezien toleranties voor de beoordeling van de vermogenscomponenten vast te stellen. Beoordeling van de standen/mutaties vindt plaats aan de hand van de informatie in de jaarrekening en voorts via de bijzondere aandacht. Geconstateerde opzettelijke fouten in de gehele jaarrekening worden -ook indien de invloed op het totaal van de bestedingen minder is dan 1% - in de acccountantsverklaring vermeld. Fouten in de samenstelling van het eigen vermogen inclusief de voorzieningen worden vermeld, onafhankelijk van het percentage. Voor zover voorwaarden zijn verbonden aan bijzondere- of aanvullende bijdragen wordt de wijze waarop de naleving heeft plaatsgevonden in het accountantsverslag vermeld. In de accountantsverklaring wordt vermeld dat de controle heeft plaatsgevonden met inachtneming van het controleprotocol en dat, mits daaraan voldaan is, de verslaglegging in overeenstemming is met het BCRRP. Het accountantsverslag bevat bevindingen over de vraag of de administatie en het beheer voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid en strekt zich ook uit tot de financiële beheersdaden van de korpsbeheerder. Voorts wordt daarin opgenomen al hetgeen dat, naar het oordeel van de accountant, van belang is voor de definitieve vaststelling van de Rijksbijdrage. Indien de accountant van oordeel is dat de in het verslag opgenomen informatie niet toereikend is voor een verantwoorde oordeelsvorming, neemt hij dit op in het accountantsverslag met vermelding van de toereikende informatie. De accountant gaat in het accountantsverlag in op de door hem verrichte specifieke werkzaamheden, de daaruit geformuleerde oordelen en rappotages per aandachtspunt van de bijzondere- en procedurele aandacht uit het controleprotocol.