Centraal Bureau Fondsenwerving Handleiding ten behoeve van het CBF-Keur

Centraal Bureau Fondsenwerving Handleiding ten behoeve van het CBF-Keur Het CBF is ingeschreven in het register van de Raad voor Accreditatie onder

Inhoudsopgave Pagina 1. Inleiding... 3 2. Toelichting op Artikel 4: Keurmerkcriteria... 4 2.1 Lid 1: Bestuur... 5 2.1.1 Lid 1.A Toezicht houden, besturen en uitvoeren... 5 2.1.2 Lid 1.B Het bestuur... 8 2.1.3 Lid 1.C Het toezichthoudend orgaan... 16 2.1.4 Lid 1.D De directie... 21 2.1.5 Lid 1.E Verstrengeling van belangen... 24 2.2 Lid 2: Beleid... 28 2.3 Lid 3: Fondsenwerving, voorlichting en communicatie... 38 2.4 Lid 4: Besteding van de middelen... 47 2.5 Lid 5: Verantwoording... 59 2.5.1 Lid 5.1 Verslaggeving... 59 2.5.2 Lid 5.2 Omgaan met belanghebbenden... 63 2.5.3 Lid 5.3 Klachten... 65 2.6 Lid 6: Aanvullende eisen met betrekking tot inzamelen van bruikbare kleding... 67 3. Handreikingen voor implementatie... 68 4. Toetsen van uw organisatie door het CBF ten behoeve van het CBF-Keur... 69 5. Relatie van het CBF-Keur met andere kwaliteitssystemen...73 Bijlagen: 1. Voorbeeld 1 Klachtenprocedure... 74 2: Voorbeeld 2 Klachtenprocedure... 78 Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 2

1. Inleiding Een handleiding bij het CBF-Keur; is dit wel noodzakelijk? De tekst zou toch voor zich moeten spreken? Natuurlijk heeft het CBF er alles aan gedaan om de tekst van het reglement zo toegankelijk mogelijk te maken. Maar uit de praktijk is gebleken dat het gebruik van de handleiding misverstanden kan voorkomen, zodat de administratieve lasten voor de keurmerkhouders beperkt kunnen blijven. Belangrijke wijzigingen ten opzichte van het vorige Reglement CBF-Keur komen voort uit de vervlechting met de Code Goed Bestuur (Code Wijffels). Er zijn drie principes in het CBF-Keur opgenomen: - Binnen de instelling dient de functie toezicht houden (vaststellen of goedkeuren van plannen, en het kritisch volgen van de organisatie en haar resultaten) duidelijk te zijn gescheiden van het besturen dan wel van de uitvoering. - De instelling dient continu te werken aan een optimale besteding van middelen, zodat effectief en doelmatig gewerkt wordt aan het realiseren van de doelstelling. - De instelling streeft naar optimale relaties met belanghebbenden, met gerichte aandacht voor de informatieverschaffing en de inname en verwerking van wensen, vragen en klachten. Voor het principe van functiescheiding tussen uitvoeren, besturen en toezicht houden is niet gekozen voor een verplicht organisatiemodel. Van belang is dat instellingen de functies scheiden, maar elke instelling kan hierbij de organisatievorm kiezen die het best aansluit bij de eigen instelling. Het principe van bestedingscontrole was al aanwezig in een aantal bestaande criteria maar is nu beter verankerd met behulp van de begrippen effectiviteit en efficiëntie. Het derde principe dat extra aandacht krijgt is de omgang met de belanghebbenden van de goede doelen instelling. De handleiding is als volgt opgebouwd. Na de inleiding wordt in hoofdstuk twee een systematische uitleg gegeven over de keurmerkcriteria uit artikel 4 van het Reglement CBF-Keur. Het derde hoofdstuk biedt u handreikingen bij de implementatie en het vierde hoofdstuk geeft u informatie over de toetsingsprocedure. Als bijlage bij de handleiding zijn twee voorbeelden van klachtenprocedures opgenomen. Mocht u naar aanleiding van de handleiding nog specifieke vragen hebben betreffende uw eigen instelling, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. drs. A. Kemps, directeur CBF Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 3

2. Toelichting op Artikel 4: Keurmerkcriteria De regelgeving met betrekking tot het CBF-Keur is vastgelegd in het Reglement CBF- Keur. In artikel 4 van dit reglement staan de keurmerkcriteria beschreven. In hoofdstuk 2 van deze handleiding wordt een toelichting gegeven op elk lid van dit artikel. Dit is niet alleen van nut voor aanvragers van het CBF-Keur. De praktijk leert dat ook medewerkers van instellingen die reeds over het CBF-Keur beschikken, met name wanneer zij zich voor het eerst met het CBF-Keur materie bezig houden, nog al eens met vragen zitten over de reglementsbepalingen. In deze toelichting komen een of meer van de volgende elementen aan bod: de letterlijke tekst van het onderdeel van het artikel en van eventuele van toepassing zijnde toetsingsvragen; een uitleg wat de achterliggende gedachte is van elk artikelonderdeel; een toelichting op sommige begrippen die in de criteria en de vragen aan de orde komen; een verduidelijking hoe bepaalde criteria en vragen geïnterpreteerd dienen te worden. Verantwoordingsverklaring De keurmerkhouders worden geacht om in het kader van het CBF-Keur een verantwoordingsverklaring op te stellen. Deze verklaring heeft betrekking op drie centrale principes. Zowel de principes als de eisen die aan de verantwoordingsverklaring zijn gesteld komen aan de orde in de paragrafen 2.1.1, 2.4 en 2.5. Toetsingsvragen In deze handleiding zijn de toetsingsvragen uit bijlage 3 van het reglement verwerkt en toegelicht onder het sublid waarop ze van toepassing zijn. De toetsingsvragen worden alleen gebruikt voor de initiële toetsing van nieuwe keurmerkhouders. Bij de tussentijdse toetsingen en hertoetsingen hoeft u deze vragenlijst niet in te vullen. Bij de hertoetsingen zal het CBF u specifieke vragen voorleggen om de hertoetsing te kunnen afronden. Per vraag wordt een korte toelichting gegeven: hoe de betreffende vraag geïnterpreteerd dient te worden; op welke wijze de betreffende vraag beantwoord kan worden; en indien van toepassing op welke documenten deze vraag betrekking heeft. NB: De handleiding maakt geen onderdeel uit van het Reglement. Aan de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend. Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 4

2.1 Lid 1: Bestuur 2.1.1 Lid 1.A Toezicht houden, besturen en uitvoeren Artikel 4 lid 1.A sub a en b a. De instelling is gehouden het volgende algemeen geldende principe in acht te nemen: Binnen de instelling dient de functie toezicht houden (vaststellen of goedkeuren van plannen, en het kritisch volgen van de organisatie en haar resultaten) duidelijk te zijn gescheiden van het besturen dan wel van de uitvoering. b. De leden van het bestuur (en het eventuele toezichthoudend orgaan) onderschrijven het bovenstaande principe in een verklaring (Bijlage 12). Het bestuur (en het eventuele toezichthoudend orgaan) is gehouden een verantwoordingsverklaring vast te stellen over de onderstaande punten, en een samenvatting van deze verklaring op te nemen in het jaarverslag: hoe intern toezicht op bestuurlijke en/of uitvoerende taken is georganiseerd, en hoe daaraan uitvoering wordt gegeven; hoe er gewerkt wordt aan een optimale samenstelling van het bestuur en een eventueel toezichthoudend orgaan; hoe het functioneren van directie, bestuurders eventuele toezichthouders wordt geëvalueerd. In de toelichting hieronder wordt ingegaan op drie verschillende onderwerpen, namelijk: i. de achtergronden van het hoe en waarom van toezicht houden en besturen; ii. iii. enkele handreikingen hoe het principe kan worden vormgegeven; de wijze waarop de organisatie verantwoording aflegt over dit principe in de verantwoordingsverklaring en in het jaarverslag; i. Achtergronden van het hoe en waarom van toezicht houden en besturen Een belangrijk kenmerk van goed bestuur is de aanwezigheid van adequate checks and balances. Deze checks en balances kunnen in een organisatie gebracht worden door volgende drie functies te scheiden, namelijk: uitvoeren, besturen, en toezicht houden. Uitvoeren: Het uitvoeren van projecten en activiteiten, toekennen en besteden van middelen, monitoren en evalueren, voeren van de administratie,etc. Besturen: Richting geven aan de organisatie, zorgen voor het verwerven van de nodige middelen, het besteden en beheren daarvan, en voor het adequaat functioneren van de organisatie in het algemeen. Toezicht houden: Het toezicht houden heeft twee facetten. Ten eerste het toezichthouden vooraf. Dit betekent dat plannen ter vaststelling of goedkeuring worden voorgelegd. Ten tweede is er het toezicht houden achteraf. Dat betekent dat het functioneren van de organisatie en haar resultaten kritisch gevolgd wordt. Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 5

Het principe van scheiding van functies biedt een waarborg op het gebied van intern toezicht. Scheiding van functies helpt ook om duidelijkheid te creëren over de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het gaat m.a.w. om het vinden van een balans tussen enerzijds de bevoegdheid om te beslissen of uit te voeren en anderzijds de controle op het gebruik van die bevoegdheden. Strikte scheiding van deze functies is niet in alle gevallen reëel. Vaak zijn twee functies in de praktijk vermengd en in handen van een en dezelfde persoon. Dat is op zichzelf niet bezwaarlijk. Het is wel belangrijk dat er binnen de bestuursstructuur ten minste een helder onderscheid bestaat tussen de toezichthoudende functie en de functies waarin feitelijke handelingen plaatsvinden. Organisaties worden door het bovenstaande principe gedwongen om na te denken welke functies van elkaar gescheiden zijn, en of daar heldere afspraken over zijn gemaakt. Organisaties worden er ook toe aangezet om na te denken of er genoeg maatregelen zijn om te voorkomen dat bestuurders/uitvoerders beslissingen nemen of acties ondernemen die niet in het belang zijn van de organisatie. ii. Enkele handreikingen hoe het principe kan worden vormgegeven; De scheiding van functies kan in principe op twee manieren worden vormgegeven: Het onderbrengen van de functies in afzonderlijke organen: o directie, bestuur, en een toezichthoudend orgaan; o directie en bestuur; o bestuur en toezichthoudend orgaan. Scheiding van functies binnen het bestuur, bijvoorbeeld door het onderscheid tussen een algemeen bestuur en een dagelijks bestuur, het instellen van een of meer toezichthoudende commissies. NB: de functie van toezichthoudend orgaan kan ook uitgevoerd worden door de Algemene Ledenvergadering. Als er sprake is van een titulaire directie (deze heeft geen wettelijke bestuurlijke verantwoordelijkheden) dient er ook nog sprake te zijn van een bestuur dat wel de wettelijke bestuurlijke verantwoordelijkheden heeft. Het is duidelijk dat de scheiding van functies in afzonderlijke organen de meest heldere wijze is om beide functies te scheiden. De scheiding van taken tussen het bestuur en een toezichthoudend orgaan is vastgelegd in de statuten. De taakverdeling tussen bestuur en directie kunnen ook in de statuten worden vastgelegd, maar dit kan ook door middel van een directiereglement. Let wel: Indien de taak van de directie in de statuten wordt neergelegd wordt de directie orgaan en heeft als zodanig meer zelfstandige bevoegdheden. Wanneer de taak van de directie in een directiereglement wordt vastgelegd kan het bestuur de verhoudingen tussen bestuur en directie eenzijdig wijzigen. Kleinere organisaties kiezen soms voor een titulaire directie en een bestuur dat zowel bestuurlijke als toezichthoudende verantwoordelijkheden heeft. Bij een combinatie van functies besturen en toezichthouden binnen het bestuur kunnen sneller onduidelijkheden ontstaan over de rollen, verantwoordelijkheden, en bevoegdheden van de diverse betrokkenen. Het bestuur heeft dan een toezichthoudende functie op de directie naast haar bestuurlijke bevoegdheden. Het is daarom zaak dat ook bij die vormen heldere afspraken Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 6

worden vastgelegd in de statuten of in een bestuursreglement. Voor wat betreft het punt van optimale samenstelling van bestuur en toezichthoudend orgaan kan de instelling denken aan het gebruik van profielschetsen en selectieprocedures. Voor het evalueren van deze organen kan de instelling werken aan een evaluatiebeleid. Normaliter is daarin opgenomen welke eisen de instelling zelf stelt aan haar eigen bestuur en toezichthoudend orgaan, hoe de evaluatie wordt uitgevoerd en wat er vervolgens met de uitkomsten dient te gebeuren. iii. Vastlegging in een verantwoordingsverklaring en samenvatting van deze verklaring in het jaarverslag De vereiste verantwoordingsverklaring is een document waarin de instelling zo duidelijk en concreet mogelijk, en in eigen bewoordingen, aan het CBF uitlegt welke maatregelen de instelling heeft genomen om uitvoering te geven aan dit principe. De omvang van het document is sterk afhankelijk van de maatregelen die de organisatie genomen heeft om te voldoen aan dit principe. Wij adviseren er op te letten dat de maatregelen die de organisatie neemt passend zijn ten aanzien van de omvang, aard en complexiteit van de projecten en de activiteiten. Omdat de verantwoordingsverklaring alleen voor het CBF geschreven wordt, en soms relatief lang is, hoeft deze niet integraal in het jaarverslag te worden opgenomen. Een integrale opname van deze verantwoordingsverklaring komt veelal de leesbaarheid van het jaarverslag niet ten goede. Daarom volstaat in het jaarverslag een samenvatting met daarin de essentie van de verantwoordingsverklaring. Na het aanleveren van de eerste verantwoordingsverklaring dient u jaarlijks een verantwoordingsverklaring bij het CBF aan te leveren ter toetsing. U kunt daarvoor de verantwoordingsverklaring van het voorgaande jaar als basis gebruiken. Daar waar zich veranderingen voorgedaan hebben past u de verantwoordingsverklaring aan. Als het aantal aanpassingen beperkt is, stelt het CBF het zeer op prijs als u in de begeleidende brief aangeeft waar in de verantwoordingsverklaring de aanpassingen gedaan zijn. Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 7

2.1.2 Lid 1.B Het bestuur Artikel 4 lid 1.B Het bestuur bepaalt het beleid, stelt de financiële richtlijnen vast en heeft de eindverantwoordelijkheid voor de dagelijkse leiding. Het bestuur dient aldus te zijn ingericht dat een onafhankelijke taakvervulling van het bestuur en zijn individuele leden is gewaarborgd. Artikel 4 lid 1.B heeft betrekking op het bestuur in de zin der wet. Dit is het orgaan waar de bestuurlijke functies zijn ondergebracht (zie Artikel 4 lid 1.A hierboven). De onderstaande bepalingen hebben ook betrekking op een directie die zowel de dagelijkse leiding als wettelijk gezien de bestuurlijke verantwoordelijkheid heeft. Het bestuur neemt een centrale plaats in bij de realisering van de doelstelling van de rechtspersoon en het beheer en de besteding van de middelen van de rechtspersoon. De samenstelling en het functioneren van het bestuur hebben een grote invloed op het beleid en de begroting, de fondsenwerving, en de besteding en het beheer van de middelen van de instelling. De aanhef van artikel 4.1.B verwoordt de eindverantwoordelijkheid van het bestuur voor het beleid en het beheer van de financiële middelen van de instelling. Deze positie van het bestuur dient in de statutaire verdeling van bevoegdheden tussen de verschillende organen van de instelling helder te worden geformuleerd. In de aanhef wordt ook de eis gesteld dat het bestuur financiële richtlijnen vaststelt. Dit wil zeggen dat duidelijk is gemaakt welke personen of functionarissen binnen de instelling beschikken over een bepaald budget, waarvoor dit budget is bestemd, wat de hoogte is van dit budget, onder welke voorwaarden de gelden ten laste van dit budget kunnen worden vrijgemaakt en aan wie ter zake daarvan verantwoording dient te worden afgelegd. Deze financiële richtlijnen zijn in het kader van transparantie en controle van belang en worden daarom afzonderlijk genoemd. Verder brengt de aanhef van artikel 4.1.B tot uitdrukking dat het bestuur en de individuele leden hun taak onafhankelijk dienen te vervullen. Dat wil zeggen, zoveel mogelijk autonoom en gericht op het belang van de instelling. Het doel van artikel 4.1.B is te bewerkstelligen dat het bestuur van de instelling zo is ingericht dat de bestuursleden onderling en ten opzichte van de rechtspersoon zo min mogelijk in een afhankelijke relatie staan. In de volgende onderdelen van artikel 4.1.B wordt hieraan een nadere uitwerking gegeven. Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 8

Artikel 4 Lid 1.B sub a Het bestuur bestaat uit ten minste vijf natuurlijke personen. Indien sprake is van een bestuur met een statutair vastgelegd toezichthoudend orgaan dan bestaat het bestuur uit ten minste één natuurlijke persoon. Indien sprake is van een statutair vastgelegd toezichthoudend orgaan en een bestuur bestaande uit één natuurlijke persoon zijn de voorschriften onder b, e, en f van dit lid niet van toepassing. De bepalingen uit Lid 1.C sub 1 Auditcommissie zijn dan op de fondsenwervende instelling van toepassing. De eis dat het bestuur dient te bestaan uit natuurlijke personen schept duidelijkheid over welke personen de rechtspersoon mogen vertegenwoordigen. Kerkgenootschappen, alsmede hun zelfstandige rechtspersoonlijkheid bezittende onderdelen, verenigingen, coöperaties, naamloze vennootschappen, besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid en stichtingen mogen als zodanig geen zitting hebben in het bestuur. Het criterium dat het bestuur dient te bestaan uit ten minste vijf personen dient ter bevordering van het bestuurlijk functioneren. Het maakt de instelling minder gevoelig voor situaties waarin bestuurders hun functie (tijdelijk) niet meer kunnen uitoefenen. Bovendien draagt het bij aan het functioneren van het bestuur als forum voor discussie. Het is van belang dat de bestuursleden ook werkelijk hun functie vervullen en allen regelmatig bij de bestuursvergaderingen aanwezig zijn. Wanneer er sprake is van een toezichthoudend orgaan is het vereiste aantal bestuursleden lager (minimaal één). Wel dient er in de situatie dat er één bestuurder is, een auditcommissie te zijn. Op die manier zijn er voldoende waarborgen dat de instelling ook met één bestuurder slechts beperkt afhankelijk is van deze ene persoon. Het criterium verwijst naar een aantal bepalingen die bij één bestuurder niet van toepassing zijn. Deze bepalingen zijn niet relevant omdat ze betrekking hebben op de omgang tussen bestuurders. Artikel 4 lid 1.B sub b Binnen het bestuur mogen geen nauwe familie- of vergelijkbare relaties bestaan. De onafhankelijkheid van bestuurders kan worden beïnvloed door het bestaan van relaties waaruit loyaliteits- of gezagsverhoudingen kunnen voortvloeien. Voorbeelden hiervan zijn familieverhoudingen, maar ook verhoudingen uit een geregistreerd partnerschap, ongehuwd samenwonen of voogdij, curatele of bewind. Het bestaan van dit type verhoudingen binnen het bestuur dient te worden vermeden teneinde werkelijk eigen inbreng van elk van de bestuursleden te bevorderen. In het kader van de toetsing wordt als maatstaf genomen dat een familierelatie tot en met in de derde graad niet toelaatbaar wordt geacht. Geregistreerd partnerschap en ongehuwd samenwonen worden met een huwelijk gelijk gesteld. Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 9

Artikel 4 lid 1.B sub c De leden van het bestuur treden periodiek af. Benoemingen en eventuele herbenoemingen geschieden voor een periode van maximaal 5 jaar. Ingeval er een statutair vastgelegd toezichthouder is en de bestuurder een dienstverband met de rechtspersoon heeft, kan deze ook voor onbepaalde tijd als bestuurder worden benoemd. De bepaling laat toe dat bestuursleden worden herbenoemd. Het doel is niet bestuurders te verwijderen nadat zij een bepaalde periode van maximaal vijf jaar hebben gediend. Het doel is te voorkomen dat bestuurders te zeer vergroeien met de instelling. Dit kan leiden tot verstarring en daardoor de gewenste bestuurlijke inbreng belemmeren. Deze bepaling dient ertoe dat het bestuurslidmaatschap periodiek wordt heroverwogen en de mogelijkheid te creëren dat nieuwe bestuurders worden benoemd. Het een en ander wordt vastgelegd in een rooster van aftreden en komt aan de orde tijdens de bestuurvergaderingen. Een uitzondering wordt gemaakt voor bestuursleden met een arbeidscontract voor onbepaalde tijd met de rechtspersoon. Dit is mogelijk bij instellingen met een statutair directeur (heeft wettelijke bestuursverantwoordelijkheden) en een statutair vastgelegd toezichthoudend orgaan. Het toezichthoudend orgaan is bevoegd om het arbeidscontact van de bestuurder(s) te ontbinden. Veelal gaat dit samen met de eis tot aftreden als bestuur. Het aftreden als bestuur zal eveneens samen gaan met de eis tot ontbinding van het arbeidscontract. Indien dit niet samenvalt dan kan het toezichthoudend orgaan beroep doen op haar bevoegdheid tot schorsing van bestuursleden. Artikel 4 Lid 1.B sub d De leden van het bestuur ontvangen in die hoedanigheid geen bezoldiging, middellijk noch onmiddellijk. Een redelijke vergoeding voor de door leden van het bestuur ten behoeve van de instelling gemaakte onkosten en door hen verrichte uitvoerende werkzaamheden, alsmede niet bovenmatige vacatiegelden wordt toegestaan. Dit laat onverlet dat bestuurders met een dienstverband in een organisatie met een toezichthoudend orgaan in hun hoedanigheid als werknemer kunnen worden bezoldigd. Deze vergoedingen worden in de jaarrekening zichtbaar gemaakt en nader toegelicht. Het gegeven dat bestuurders, in hun hoedanigheid als bestuurder, een bezoldiging ontvangen impliceert dat hun onafhankelijkheid ten opzichte van de instelling mogelijk in het geding is. Een bepaling van deze aard heeft dan ook vanouds een plaats gehad in het reglement. Het verbod op een bezoldiging is een materieel verbod. Het gaat derhalve niet alleen om bezoldiging in de vorm van een toegekend salaris (onmiddellijk). Ook andere vormen van bezoldiging zijn niet toegestaan (middellijk). Onkostenvergoedingen zijn wel Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 10

toegestaan. Een redelijke vergoeding voor specifieke werkzaamheden ten behoeve van de instelling wordt niet als bezoldiging aangemerkt. Hiervan valt geen afhankelijkheid van de instelling te vrezen. Het gaat hierbij veelal om tijdelijke werkzaamheden, zoals in het kader van een project, of als interim leidinggevende. Vacatiegeld mag overeenkomstig het Vacatiegeldenbesluit 1988 van het Minister van Financiën worden toegekend met dien verstande dat de vergoeding niet meer mag bedragen dan de maximumbedragen opgenomen in de Regeling maximumbedragen vacatiegeld van het Ministerie van Financiën. Deze kaders gelden niet voor bestuurders met een dienstverband, zoals het geval kan zijn bij een statutair directeur in een organisatie met een toezichthoudend orgaan. In het kader van de controle op de naleving van dit voorschrift kan het CBF een nadere specificatie opvragen en zonodig inzage in de declaraties verlangen. Artikel 4 lid 1.B sub e Voor het nemen van besluiten is vereist dat meer dan de helft van het aantal bestuursleden persoonlijk deelneemt aan de vergadering. Ieder bestuurslid heeft één stem. Met de bepaling dat voor het nemen van besluiten vereist is dat meer dan de helft van de bestuursleden aan de besluitvorming deelneemt, wordt voorkomen dat een minderheid van het bestuur de instelling feitelijk kan besturen. In het kader van een evenwichtig bestuur heeft deze zogeheten quorumeis derhalve zijn nut. In het geval dat een verstrengeling van belangen zich voordoet ten aanzien van een bestuurder dient deze zich te onthouden van beraadslaging en besluitvorming. De persoon telt dan niet mee voor de quorumeis. Omdat bestuurders worden benoemd met het oog op hun specifieke kwaliteiten en eigenschappen is de kwaliteit van het bestuurlijk functioneren van de instelling onmiskenbaar gebaat met hun aanwezigheid ter vergadering. Een ongelimiteerde mogelijkheid tot vertegenwoordiging van bestuurders ter vergadering door medebestuurders is dan ook onwenselijk. Daarom wordt als eis gesteld dat ten minste de helft van het aantal bestuursleden persoonlijk deelneemt aan de vergadering. Deelname per telefoon of via internet wordt ook erkend als deelname. Mits aan deze eis is voldaan, verzet het reglement zich er niet tegen dat afwezige bestuurders zich ter vergadering laten vertegenwoordigen. Een volmacht tot vertegenwoordiging in de vergadering mag niet aan derden buiten het bestuur worden verstrekt. Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 11

Elk bestuurslid heeft één stem. Bij een gelijk aantal stemmen is het besluit verworpen. Het is dus niet toegestaan dat bijvoorbeeld de voorzitter in een dergelijk geval een doorslaggevende stem heeft. Artikel 4 lid 1.B sub f Een bestuurder is slechts tezamen met één of meer andere bestuursleden bevoegd tot vertegenwoordiging van de instelling. Indien de statuten aan individuele bestuursleden vertegenwoordigingsbevoegdheid toekennen, is deze bevoegdheid in beginsel onbeperkt en onvoorwaardelijk. Een dergelijke bevoegdheid heeft tot gevolg dat individuele bestuursleden over het vermogen van de instelling kunnen beschikken. Dit leidt tot een ongewenst risico voor een verantwoorde besteding van de middelen van de instelling. Het onderhavig criterium sluit daarom uit dat een individuele bestuurder statutair bevoegd kan zijn tot vertegenwoordiging. Deze bepaling laat onverlet de mogelijkheid van vertegenwoordiging op grond van volmacht. De vertegenwoordigingsbevoegde bestuurders of het bestuur kunnen incidenteel een bestuurder een volmacht verlenen. Ook kunnen zij een (titulair) directeur een doorlopende -beperkte- volmacht tot vertegenwoordiging van de instelling verlenen. De statutaire vertegenwoordigingsregeling dient hierbij derhalve in acht te worden genomen. Artikel 4 lid 1.B sub g De leden van het bestuur van de fondsenwervende instelling mogen niet zijn bestuurder, oprichter, aandeelhouder, toezichthouder of werknemer van een entiteit waarmee de fondsenwervende instelling op structurele wijze op geld waardeerbare rechtshandelingen verricht. Het is niet wenselijk dat de besluitvorming van het bestuur beïnvloed wordt door de zakelijke belangen van andere instellingen. Veel fondsenwervende instellingen hebben structurele relaties met zakelijke partners, zoals marketingbedrijven, adviesbureaus, drukkerijen, en dergelijke. Dit zijn entiteiten waarmee op geld waardeerbare rechtshandelingen worden verricht. Dit betekent dat diensten of producten worden geleverd, waarvoor de fondsenwervende instelling betaalt. Het reglement CBF-Keur bepaalt hier dat deze zakelijke partners geen plaats mogen hebben in het bestuur. De statuten dienen hierin te voorzien. De hier bedoelde entiteiten hieronder vallen (Nederlandse) rechtspersonen maar ook (buitenlandse) organisaties en vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid - mogen geen invloed uitoefenen op de samenstelling van het bestuur door benoeming en voordracht tot benoeming van bestuursleden van de fondsenwervende instelling. Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 12

Er zijn twee uitzonderingen: 1) Als er sprake is van consolidatie (Zie 1.B.i) 2) Als er geen sprake is van een structurele relatie, maar een incidentele rechtshandeling (Zie 1.E) Artikel 4 lid 1.B sub h Niet meer dan een derde van het aantal bestuurders mag worden benoemd (of worden voorgedragen voor benoeming) door een entiteit of daaraan statutair- direct of indirect- verbonden entiteit waaraan de fondsenwervende instelling conform haar statutaire doelstelling de door haar ingezamelde gelden middellijk of onmiddellijk geheel of gedeeltelijk afstaat. Niet meer dan een derde van het aantal bestuurders van de fondsenwervende instelling mag bestaan uit bestuurders, oprichters, aandeelhouders, toezichthouders of werknemers van de in de vorige volzin bedoelde entiteiten. Deze bestuurders mogen buiten vertegenwoordiging door deelname aan handelingen van het bestuur de fondsenwervende instelling niet vertegenwoordigen. Naast de zakelijke relaties, zoals die zijn behandeld in 1.B.g, is er bij de meeste fondsenwervende instellingen ook sprake van relaties met ontvangende entiteiten. Die entiteiten zijn in dit criterium gedefinieerd als entiteiten waaraan de fondsenwervende instelling conform haar statutaire doelstelling de door haar ingezamelde gelden middellijk of onmiddellijk afstaat. In de praktijk gaat het om partnerorganisaties in ontwikkelingslanden, onderzoeksinstituten, lokale vrijwilligersorganisaties en dergelijke. Ook deze ontvangende instellingen hebben bepaalde belangen, waardoor het in principe niet gewenst is dat zij invloed hebben op de besluitvorming in het bestuur van de fondsenwervende instelling. Het bestuur en derhalve de individuele bestuursleden dienen hun taak namelijk zoveel mogelijk autonoom en in het belang van de instelling te vervullen. Er zijn echter redenen om met deze relaties soepeler om te gaan dan met de relaties uit sub 1.A.g. Ten eerste is het begrijpelijk dat de fondsenwervende instelling enige controle behoudt op het werk van de operationele instelling via invloed op het bestuur. Ten tweede is er in deze gevallen eerder sprake van belangenverstrengeling dan van tegenstrijdige belangen Het reglement biedt op dit punt daarom een soepeler regeling dan bij instellingen waarmee op geld waardeerbare rechtshandelingen worden verricht. Een derde van de bestuursleden van de fondsenwervende instelling mag ook bestuurder, oprichter, aandeelhouder, toezichthouder of werknemer zijn van een ontvangende entiteit. Daarnaast biedt het reglement hier de mogelijkheid dat de ontvangende entiteit invloed heeft op de benoeming van bestuursleden bij de fondsenwervende instelling. De ontvangende entiteit mag een derde deel van de bestuursleden benoem, of voordragen voor benoeming. Ook is het mogelijk dat deze (voordrachten tot) benoemingen gedaan worden door een andere instelling, statutair verbonden aan de ontvangende entiteit. Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 13

Om een risico verbonden aan de verstrengeling van belangen ten aanzien van de besteding van de middelen te beperken, mogen de hier bedoelde bestuurders als zodanig de instelling niet vertegenwoordigen. Ook dit dient in de statuten te worden geregeld. Hiertoe zullen de desbetreffende bestuursleden in de statuten als zodanig dienen te worden aangeduid. Deze bepaling sluit niet uit dat de desbetreffende bestuurders aan vertegenwoordigingshandelingen die worden verricht door het voltallige bestuur kunnen deelnemen. Voor zover een bestuursbesluit is gericht op het bewerkstelligen van een rechtshandeling, zoals het verstrekken van een volmacht, mogen de hier bedoelde bestuurders niet de meerderheid van de ter vergadering aanwezige bestuursleden uitmaken. Ook dergelijke besluiten zijn vertegenwoordigingshandelingen zoals hier bedoeld. Om de onafhankelijkheid van het bestuur genoemd in de aanhef van dit artikel 4.1.B te waarborgen dient in de statutaire regeling te zijn opgenomen dat de afhankelijke bestuursleden niet in de positie zijn dat zij feitelijk de besluitvorming in het bestuur kunnen bepalen of kunnen blokkeren. Dit impliceert dat zij geen vetorecht toegekend kunnen krijgen, zelfs niet wanneer voor besluitvorming in bestuurlijke aangelegenheden unanimiteit is vereist. Voor de goede orde zij opgemerkt dat de hier aan de orde zijnde bepalingen gericht op het vermijden of althans beperken van de gevolgen van tegenstrijdig-belangsituaties met een structureel karakter, los staan van het bepaalde in artikel 4.1.E van het reglement dat betrekking heeft op concrete incidentele tegenstrijdig-belangsituaties. Artikel 4 lid 1.B sub i Het hierboven onder sub g en h bepaalde geldt niet: a) indien en voor zover ten aanzien van de fondsenwervende instelling en de bedoelde entiteit sprake is van consolidatie zoals bedoeld in de Richtlijn Verslaggeving Fondsenwervende Instellingen. b) indien de bestuurder is benoemd door of met instemming van het statutair vastgelegd toezichthoudend orgaan van de fondsenwervende instelling, of indien de instelling een vereniging is, door of met instemming van de algemene vergadering, tot bestuurder of toezichthouder van de ontvangende entiteit als bedoeld in sub h van dit lid. Op rechtshandelingen met de ontvangende entiteit is het bepaalde in lid 1.E van overeenkomstige toepassing. Indien en voor zover sprake is van consolidatie heeft het CBF tegen het bestaan van de onder letters g. en h. genoemde verbanden geen zwaarwegende bezwaren. De desbetreffende instellingen worden dan hoewel zij strikt genomen afzonderlijke rechtspersonen zijn aangemerkt als één organisatie. Met consolidatie wordt in dit verband bedoeld dat van deze rechtspersonen, die organisatorisch met elkaar zijn verbonden en die een zodanige onderlinge relatie hebben dat ze als één economische Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 14

eenheid moeten worden beschouwd, de activa, passiva, baten en lasten worden samengevoegd. Het CBF heeft bij het bestaan van de onder letters g. en h. genoemde verbanden geen bezwaar tegen benoeming van een bestuurder of toezichthouder wanneer dit geschiedt door het toezichthoudend orgaan van de instelling of de ALV. In dat geval gaat het CBF er namelijk vanuit dat het toezichthoudend orgaan of de ALV ervoor waakt dat de belangen van de fondsenwervende instelling voldoende zullen worden behartigd. Ingeval van rechtshandelingen met tegenstrijdige belangen is art.2.1.5 lid 1 E van toepassing. Artikel 4 lid 1.B sub j De hierboven onder sub a. tot en met i. opgenomen criteria dienen in de statuten van de fondsenwervende instelling tot uitdrukking te zijn gebracht. Het vastleggen van de hier genoemde criteria in de statuten dient enerzijds tot verankering van de criteria in de structuur van de instelling en anderzijds tot toetsing door het CBF of aan de criteria is voldaan. Bij de beoordeling van een aanvraag tot erkenning, bij controles, toetsingen en herbeoordelingen, wordt op conformiteit met deze criteria getoetst. Ten behoeve van deze toetsing en ter ondersteuning van degenen die met het ontwerpen van eventueel benodigde aanpassingen van de statuten van een instelling zijn belast, zijn modelbepalingen opgesteld. U vindt deze modelbepalingen achter het laatste tabblad. Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 15

2.1.3 Lid 1.C Het toezichthoudend orgaan Een aantal fondsenwervende instellingen kennen een zogenaamde Raad van Toezicht structuur. Deze instellingen kennen een toezichthoudend orgaan, veelal raad van toezicht genoemd en daarnaast een bestuur. Niet zelden ontvangen de bestuurders dan een salaris voor hun werkzaamheden als bestuurder. Ter beoordeling van instellingen met een dergelijke structuur worden in dit verband een aantal aanvullende criteria gehanteerd. Een aantal van de onderstaande artikelen komen sterk overeen met die van Lid 1.B. Voor de uitleg hiervan wordt naar het voorgaande verwezen. Daar waar een toelichting wordt gegeven gaat het om afwijkende bepalingen. Artikel 4 lid 1.C sub a Het toezichthoudend orgaan houdt toezicht op het bestuur. Het bestuur bestuurt de fondsenwervende instelling en heeft de eindverantwoordelijkheid over de (dagelijkse) leiding en de uitvoering van haar programma s en activiteiten. Tussen het bestuur en het toezichthoudend orgaan bestaat een verdeling van bevoegdheden betreffende de vaststelling van het algemeen beleid en de financiële richtlijnen. De verdeling van taken en bevoegdheden binnen de instelling dient in de statuten helder te zijn vastgelegd. In relatie tot het bestuurlijk functioneren zijn vooral de bevoegdheden omtrent de vaststelling van het algemeen beleid en de financiële richtlijnen van groot belang. Een onduidelijke verdeling van taken en bevoegdheden leidt tot onduidelijkheid met betrekking tot welk orgaan in een concrete situatie bevoegd is. Dit kan leiden tot bestuurlijke impasses. De verhouding tussen het toezichthoudend orgaan en het bestuur is een verhouding die zorgvuldig dient te worden ingevuld omdat op dit punt een adequate wettelijke regeling ontbreekt. Op een vereniging is artikel 4 lid 1.C alleen van toepassing indien er een apart statutair vastgelegd toezichthoudend orgaan is ingesteld. Indien een vereniging geen apart statutair vastgelegd toezichthoudend orgaan heeft zijn uiteraard wel de wettelijk vastgelegde goedkeurende bevoegdheden van de algemene vergadering van toepassing. Deze zijn voor de volledigheid ook opgenomen in artikel 4 lid 1.C sub k om duidelijk te maken dat, indien er zowel sprake is van een apart statutair vastgelegd toezichthoudend orgaan als een algemene vergadering, de bevoegdheden zoals beschreven onder artikel 4 lid 1.C sub k altijd bij de algemene vergadering liggen. Artikel 4 lid 1.C sub b Het toezichthoudend orgaan dient te bestaan uit ten minste drie natuurlijke personen Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 16

Artikel 4 lid 1.C sub c Binnen het toezichthoudend orgaan en tussen de leden van het toezichthoudend orgaan en de leden van het bestuur, mogen geen nauwe familie- of vergelijkbare relaties bestaan. Artikel 4 lid 1.C sub d De leden van het toezichthoudend orgaan treden periodiek af. Benoemingen en eventuele herbenoemingen geschieden voor een periode van maximaal 5 jaar. Artikel 4 lid 1.C sub e De leden van het toezichthoudend orgaan ontvangen in die hoedanigheid geen bezoldiging, middellijk noch onmiddellijk. Een redelijke vergoeding voor de door hen ten behoeve van de fondsenwervende instelling gemaakte kosten en door hen verrichte uitvoerende werkzaamheden (niet in de hoedanigheid als toezichthouder) wordt toegestaan alsmede niet bovenmatige vacatiegelden wordt toegestaan. Deze vergoedingen worden in de jaarrekening zichtbaar gemaakt en nader toegelicht. Artikel 4 lid 1.C sub f Voor het nemen van besluiten is vereist dat meer dan de helft van het aantal leden van het toezichthoudend orgaan persoonlijk deelneemt aan de vergadering. Ieder lid van het toezichthoudende orgaan heeft één stem. Artikel 4 lid 1.C sub g De leden van het toezichthoudend orgaan van een fondsenwervende instelling mogen niet zijn bestuurder of werknemer van de fondsenwervende instelling. De leden van het toezichthoudend orgaan van een fondsenwervende instelling mogen voorts niet zijn bestuurder, oprichter, aandeelhouder, toezichthouder of werknemer van een entiteit waarmee de fondsenwervende instelling op structurele wijze op geld waardeerbare rechtshandelingen verricht. Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 17

Artikel 4 lid 1.C sub h Niet meer dan een derde van het aantal leden van het toezichthoudend orgaan mag worden benoemd (of worden voorgedragen voor benoeming) door een entiteit of daaraan statutair- direct of indirect- verbonden entiteit waaraan de fondsenwervende instelling conform haar statutaire doelstelling de door haar ingezamelde gelden middellijk of onmiddellijk geheel of gedeeltelijk afstaat. Niet meer dan een derde van het aantal leden van het toezichthoudend orgaan van de fondsenwervende instelling mag bestaan uit bestuurders, oprichters, aandeelhouders, toezichthouders of werknemers van de in de vorige volzin bedoelde entiteiten. Artikel 4 lid 1.C sub i Het hierboven in sub g en h bepaalde geldt niet indien en voor zover ten aanzien van de fondsenwervende instelling en de bedoelde entiteit sprake is van consolidatie zoals bedoeld in de Richtlijn Verslaggeving Fondsenwervende Instellingen. Artikel 4 lid 1.C sub j Het toezichthoudend orgaan houdt toezicht op de algemene gang van zaken binnen de rechtspersoon en de daarmee verbonden organisatie en is voorts belast met de taken en bevoegdheden die hem bij de statuten zijn toegekend, waaronder de bevoegdheid tot schorsing van de bestuurders van de instelling. Artikel 4 lid 1.C sub k Ingeval de fondsenwervende instelling een vereniging is, worden de volgende besluiten genomen door de ALV: - statutenwijziging; - ontbinding van de rechtspersoon; - het aangaan van een juridische fusie of splitsing; - benoemen en ontslaan van de accountant van de rechtspersoon; - goedkeuren van de jaarrekening en jaarverslag. Ingeval de fondsenwervende instelling een stichting is, worden deze besluiten genomen door het toezichthoudend orgaan, dan wel door het bestuur met goedkeuring van het toezichthoudend orgaan. Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 18

Artikel 4 lid 1.C sub l Aan de goedkeuring van het toezichthoudend orgaan dan wel de algemene vergadering zijn onderworpen de besluiten (van het bestuur) omtrent: - het meerjarenbeleidsplan en de financiële meerjarenraming; - de begroting en het jaarplan; - het aanstellen en ontslaan van de directie; - het wijzigen van bankrelaties van de rechtspersoon en het ter leen verstrekken van gelden, alsmede het ter leen opnemen van gelden, waaronder niet is begrepen het doen van opnamen ten laste van een aan de rechtspersoon verleend krediet dat door het toezichthoudend orgaan is goedgekeurd; - het toekennen, wijzigen of intrekken van een procuratie; - het aanvragen van het faillissement van de rechtspersoon of surseance van betaling van de rechtspersoon; - het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking, indien die van strategisch grote betekenis is voor de organisatie; deelneming van een aanzienlijke omvang en/of strategisch grote betekenis voor de organisatie of beëindigen daarvan; - het doen van aanmerkelijke uitgaven, die niet of niet volledig in de begroting zijn opgenomen en een jaarlijks door het toezichthoudend orgaan vast te stellen bedrag te boven gaan; - alle andere duidelijk omschreven en aan het bestuur bekend gemaakte bestuursbesluiten ten aanzien waarvan het toezichthoudend orgaan heeft besloten dat deze aan goedkeuring van het toezichthoudend orgaan onderworpen zijn. Artikel 4 lid 1.C sub m Indien in de statuten van de rechtspersoon wordt voorzien in een bevoegdheid zoals onder 1 en/of 2 benoemd, dienen deze besluiten aan de goedkeuring van het toezichthoudend orgaan dan wel de algemene vergadering te zijn onderworpen. 1. Besluiten van het bestuur omtrent het sluiten van overeenkomsten tot het verkijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen, eventueel boven een door de organisatie nader te bepalen bedrag of op een andere door de organisatie bepaalde wijze gelimiteerd. 2. Het sluiten van overeenkomsten waarbij de rechtspersoon zich als borg of hoofdelijke medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een derde verbindt. Van de bestuursbevoegdheid wordt door de wet (artikel 2:44 lid 2 en 2:291 lid 2 BW) het sluiten van overeenkomsten zoals onder 1 en 2 uitdrukkelijk uitgesloten. De bevoegdheid van het bestuur tot het verrichten van deze rechtshandelingen dient (expliciet) in de statuten tot uitdrukking te worden gebracht, al dan niet onder voorwaarden. Indien uit de Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 19

statuten blijkt dat het bestuur over deze bevoegdheden beschikt zijn besluiten op dit punt onderworpen aan de goedkeuring van het toezichthoudend orgaan. Deze wettelijke beperking van de bestuursbevoegdheid heeft werking ten opzichte van derden. Artikel 4 lid 1.C sub n De hierboven onder sub a tot en met m opgenomen criteria dienen in de statuten van de fondsenwervende instelling tot uitdrukking te zijn gebracht. Artikel 4 lid 1.C sub 1 Indien de statuten voorzien in een apart toezichthoudend orgaan, kan in de statuten worden bepaald dat de fondsenwervende instelling een bestuur kent dat bestaat uit één natuurlijk persoon, mits tevens is voldaan aan de hierna genoemde voorschriften die in de statuten van de fondsenwervende instelling tot uitdrukking dienen te worden gebracht. a. De rechtspersoon kent statutair een financiële auditcommissie als vaste commissie van het toezichthoudende orgaan, bestaande (in meerderheid) uit leden van het toezichthoudend orgaan. b. De financiële auditcommissie is, onder verantwoordelijkheid van het toezichthoudend orgaan, belast met het houden van toezicht op de financiële gang van zaken binnen de rechtspersoon in het algemeen en voorts met de toetsing van de werking van de interne administratieve organisatie controle, in het bijzonder de betalingsorganisatie. c. De samenstelling en werkwijze van de financiële auditcommissie wordt nader geregeld in een reglement dat door het toezichthoudend orgaan wordt vastgesteld, gewijzigd en aangevuld. In vervolg op artikel 4 lid 1.C is een bepaling opgenomen die het instellen van een auditcommissie verplicht stelt indien het bestuur bestaat uit één natuurlijke persoon. Het bestaan van de auditcommissie dient in de statuten van de instelling te worden opgenomen. De uitwerking (samenstelling, werkwijze) van de auditcommissie kan worden geregeld in een reglement. Dit Reglement dient in ieder geval de volgende elementen te bevatten: - De auditcommissie dient te beschikken over relevante kennis op financieel administratief/accounting terrein. - Leden van de auditcommissie dienen onafhankelijk te zijn in de zin van artikel 4 lid 1 van het Reglement CBF-Keur - Taken en bevoegdheden van de auditcommissie - De frequentie van overleg tussen de auditcommissie en het bestuur - Rapportage aan het toezichthoudend orgaan - Contact met de externe accountant Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 20

2.1.4 Lid 1.D De directie De hierna volgende bepalingen gelden zowel voor de titulaire als de statutaire directie. Ze hebben betrekking op de statutaire directie in haar hoedanigheid als werknemer van de instelling. Daarnaast zijn de bepalingen uit Lid 1.B van toepassing voor wat betreft haar hoedanigheid als bestuurder. Artikel 4 lid 1.D sub a Het functioneren van (de leden van) de directie worden jaarlijks geëvalueerd door het orgaan dat hen benoemt, schorst en ontslaat en/of dat toezicht houdt op hun functioneren. Het is belangrijk dat het functioneren van de directieleden regelmatig tegen het licht wordt gehouden. Deze evaluatie dient uitgevoerd te worden door het orgaan dat verantwoordelijk is voor of toezicht houdt op het functioneren van (leden van) de directie. In het geval van een titulaire directie is dit het bestuur. In het geval van een statutaire directie is dit het toezichthoudend orgaan, raad van toezicht of (een vertegenwoordiging) van de ALV. Het CBF kan gewaarmerkte notulen opvragen van de vergadering waarin de evaluatie is besproken. Artikel 4 lid 1.D sub b De fondsenwervende instelling verantwoordt zich publiekelijk over de bezoldiging van de directeur(-en). De instelling benoemt tevens op welke grondslag de beloning is vastgesteld. De bezoldiging van de directie dient in een redelijke verhouding te staan tot de omvang van de organisatie en de aard van de werkzaamheden. Een deel van het publiek maakt zich zorgen over de hoogte van directiesalarissen in de goede doelen sector. Ook in de media is dit een onderwerp dat telkens weer aandacht krijgt. Fondsenwervende instellingen dienen dan ook op een verantwoorde wijze met dit onderwerp om te gaan, om te voorkomen dat het publieksvertrouwen geschaad wordt. Een verantwoorde benadering houdt aan de ene kant in dat de beloningen niet buitengewoon hoog mogen zijn, en aan de andere kant dat de instellingen met informatie over de beloningen naar buiten willen treden. De instelling dient in het jaarverslag de hoogte van de beloning aan de directeur(en) aan te geven, inclusief bonussen en vergoedingen. De meest voor de hand liggende grondslag is de VFI-adviesregeling beloning directeuren. Een gelijksoortige systematiek is ook een optie. Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 21

Artikel 4 lid 1.D sub c Als sprake is van een meerhoofdige directie, wordt vastgelegd wie welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft en hoe men als collectief werkt. Een meerhoofdige directie kan alleen efficiënt en effectief opereren als de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden onderling duidelijk zijn verdeeld. Deze verdeling dient schriftelijk vastgelegd te worden. Artikel 4 lid 1.D sub d Elk lid van de directie meldt elke nevenfunctie aan het orgaan dat hem benoemt en ontslaat en/of het orgaan dat toezicht houdt op zijn functioneren. Voor het aanvaarden of continueren van een betaalde of onbetaalde nevenfunctie die een zodanige werkbelasting met zich meebrengt dat het afbreuk kan doen aan zijn functioneren voor de organisatie of die anderszins strijdig kan zijn met de belangen van de organisatie, behoeft het lid van de directie de goedkeuring van dat orgaan. Een meldingsplicht is één van de meest voor de hand liggende maatregelen voor nevenfuncties van de directie. Daar waar de directie zelf denkt dat een nevenfunctie een significante werkbelasting met zich meebrengt of strijdig zou kunnen zijn met de belangen van de organisatie gaan de regels nog een stap verder, en dient zij goedkeuring te vragen aan haar toezichthouder. Het al of niet goedkeuren van de nevenfunctie past bij de taak van toezicht houden op het functioneren van de directie. Artikel 4 lid 1.D sub e De hierboven onder de letters a t/m d opgenomen criteria dienen in een directiereglement tot uitdrukking te zijn gebracht, dat de vaststelling of goedkeuring behoeft van het orgaan dat de directeuren benoemt en ontslaat en/of toezicht houdt op hun functioneren. Artikel 4 lid 1.D sub f De onder 1.C sub j, k, en l opgenomen taken kunnen, indien er geen ALV dan wel toezichthoudend orgaan is en deze tot de bevoegdheden van het bestuur behoren, niet worden gemandateerd aan de titulaire directie. Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 22

Bij sommige fondsenwervende instellingen is er sprake van een titulaire directie met een bestuur. Een toezichthoudend orgaan of ALV zijn niet aanwezig. In dat geval heeft het bestuur zowel toezichthoudende als bestuurlijke taken. Van de bestuurlijke taken en bevoegdheden heeft zij er een aantal aan de titulaire directie gedelegeerd. Een aantal van de taken en bevoegdheden die dit bestuur niet aan de titulaire directie mag delegeren zijn 1.C sub j, k, en l opgenomen. Deze zijn van dusdanig groot belang voor de organisatie dat deze bij het bestuur moeten liggen of zijn van toezichthoudende aard. Gebaseerd op Reglement CBF-Keur, versienummer 15. Uitgiftedatum november 2007. 23