Wat te doen bij integriteitsschendingen? Aan dit document kan je geen rechten ontlenen. De door het bestuur vastgestelde regelingen en codes zijn leidend. Dit document is alleen bedoeld als handreiking/leeswijzer bij de documenten. Hieronder staan de documenten vermeld die gaan over de integriteit en mogelijke schendingen daarvan. Als deze documenten zijn te vinden op de website van het pensioenfonds (bij Downloads onder het kopje Governance ). Document Definities Gedragscode Incidentenregeling Klokkenluidersregeling Toelichting Hierin worden de veel voorkomende begrippen uit de verschillende documenten toegelicht. Deze code schrijft voor aan welke regels jij je moet houden. Als je iets ontdekt of vermoed dat niet in lijn is met de gedragscode, dan moet je dat melden. De incidentenregeling beschrijft hoe je dat moet doen en wat er met de melding wordt gedaan. Dit is een uitbreiding op de incidentenregeling. Als je bang bent dat de melding die je doet negatieve gevolgen voor jou kan hebben, dan kun je aangeven dat je de melding onder de klokkenluidersregeling doet. De klokkenluidersregeling beschrijft welke bescherming je in dat geval krijgt. In de gedragscode, de incidentenregeling en de klokkenluidersregeling wordt een aantal functie (personen) genoemd die een rol spelen in het proces. Hieronder staat wie bij het pensioenfonds die rollen vervullen (status 21 maart 2017): Compliance officer Onafhankelijke voorzitter van het bestuur Vicevoorzitter van het bestuur Niet-uitvoerende bestuursleden (anders dan de onafhankelijke voorzitter van het bestuur en de vicevoorzitter van het bestuur) Renze Munnik Hans van Horzen Frans van der Horst Joyce van Dorssen Kees de Pee Kitty Roozemond Madeleine Jacobs Mattijs Hooglander Paul Buitenhuis Willy Westerborg 7 pagina s
Ik heb iets vastgesteld, of heb daar een vermoeden van Melden: Waar moet ik een incident of vermoeden daarvan melden? Ik moet dat melden (artikel 3.1). Maar waar meld ik dat? Bij de compliance officer ook als het incident gaat over de onafhankelijk voorzitter van het bestuur. 3.1 3.5 4.1 4.2 Gaat het incident over de compliance officer? Dan meld je dat bij de onafhankelijk voorzitter van het bestuur 3.4 4.2 Gaat het incident over de compliance officer én de onafhankelijk voorzitter, dan meld je het incident bij een van de NUB. Maar niet bij de onafhankelijk voorzitter van het bestuur, en ook niet bij de vicevoorzitter. 3.6 4.2 Als het incident over (onder andere) de onafhankelijk voorzitter gaat, dan neemt de vicevoorzitter van het bestuur de rol van de onafhankelijk voorzitter van het bestuur over in de rest van de afhandeling van het incident. 3.5 4.2 Ik ben van mening dat ik door het melden van (het vermoeden van) het incident gevaar loop voor mijn eigen positie. Wat doe ik dan? Dan meld je het incident onder de klokkenluidersregeling. Geef dit aan bij je melding. 3.7 4.2 Hieronder wordt gesproken over de compliance officer. Als (zoals bij Melden hierboven is beschreven) het incident bij iemand anders is gemeld, dan vervang je compliance officer door degene bij wie je het hebt gemeld. Klokkenluidersregeling Kan ik advies vragen over wat ik moet doen? Kosteloos Je kan kosteloos advies vragen bij: De compliance officer De vertrouwenspersoon Het Huis voor Klokkenluiders (afdeling Advies) Zij kunnen jouw adviseren over het wel of niet doen van een melding, of op welke manier je de melding het beste kunt doen. Ook kunnen zij jou wijzen op de mogelijke implicaties die een melding met zich meebrengt. n.v.t. 6 Mogelijk betaald advies Je kunt er ook voor kiezen naar een zogenaamde raadsman te gaan. Die kan eenzelfde soort advies geven als hierboven is vermeld bij het kosteloze advies. Zo n raadsman moet iemand zijn die vanwege zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft. Bijvoorbeeld een advocaat of een bedrijfsarts. n.v.t. 7 Als er kosten verbonden zijn aan het advies, dan betaal je die zelf. Alleen als de melding terecht is zal het pensioenfonds als de kosten redelijk zijn de kosten vergoeden. Pagina 2
Mag ik mijn melding ook bij een externe partij doen? Ja, dat mag, maar alleen als het aan alle drie de volgende regels voldoet: 8.3 noemt de situaties waaraan jouw melding moet voldoen. Daarnaast moet je van mening zijn dat je gevaar loopt voor je positie als je het meldt bij de compliance officer, de onafhankelijk voorzitter van het bestuur of een van de niet-uitvoerende bestuursleden terecht kan. n.v.t. 8.1 8.3 En je moet van mening zijn dat het belang van die externe melding zwaarder weegt dan het belang van het pensioenfonds dat er geen externe bekendheid aan de melding wordt gegeven. Je moet bij het kiezen van die externe partij rekening houden met: De kans dat die externe partij kan ingrijpen. Het belang van het pensioenfonds om zo min mogelijk schade te veroorzaken met de externe melding. n.v.t. 8.2 8.4 Je moet de compliance officer meteen informeren over de melding die je aan de externe partij hebt gedaan. n.v.t. 8.5 Welke bescherming krijg ik als ik een incident meld onder de klokkenluidersregeling? Jouw melding wordt vertrouwelijk behandeld en je kan de melding eventueel anoniem doen. Lees daarover het stukje Vertrouwelijkheid en anonimiteit hieronder. Iedereen die in het kader van de regeling betrokken is bij de afhandeling, is gehouden aan geheimhouding. Hier kan alleen vanaf geweken worden wanneer hiervoor een wettelijke verplichting is. 9.1 9.3 9.8 9.8 Voor het onderzoek kan je om aanvullende informatie gevraagd worden. Degene die het onderzoek uitvoert zal jou verzoeken om hieraan mee te werken. Je bent niet verplicht om daaraan mee te werken. 9.2 Je zal op geen enkele wijze in jouw positie worden benadeeld als gevolg van jouw melding. Ook niet als de melding later niet juist blijkt te zijn. Als een verbonden persoon jou toch benadeelt, dan zullen disciplinaire maatregelen genomen worden tegen de betreffende verbonden persoon die dat doet. Je krijgt deze bescherming alleen als je te goeder trouw handelt. Anders kunnen er disciplinaire maatregelen genomen worden. 9.4 9.6 Wat als ik als getuige moet optreden? Het kan zijn dat er een (gerechtelijke) procedure komt. In dat geval word je misschien opgeroepen als getuige. 9.7 Als je verplicht bent aan die oproep te voldoen zal het pensioenfonds ondersteuning bieden in de vorm van juridische bijstand. 9.7 Heb ik ook een geheimhoudingsplicht? Ja, ook jij als melder zal de informatie over de melding (ook de terugkoppeling) geheim moeten houden. Hier kan je alleen van afwijken wanneer hiervoor een wettelijke verplichting is. 9.9 Pagina 3
Vertrouwelijkheid en anonimiteit: Wat gebeurt er met mijn gegevens? Wat gebeurt er met de informatie die ik meld? En wat gebeurt er met mijn (persoons)gegevens? Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld. 9.3 9.3 Jouw identificatiegegevens (naam, telefoonnummer, e-mailadres, etc.) worden niet gedeeld met derden (lees: iemand anders dan de compliance officer). Daar hoef je zelf niet om te vragen. 9.3 Iedereen die in het kader van de regeling betrokken is bij de afhandeling, is gehouden aan geheimhouding. Hier kan alleen vanaf geweken worden wanneer hiervoor een wettelijke verplichting is. 9.4 9.8 Voor het onderzoek kan je om aanvullende informatie gevraagd worden. Degene die het onderzoek uitvoert zal jou verzoeken om hieraan mee te werken. Je bent niet verplicht om daaraan mee te werken. 9.2 9.2 Je kan er ook voor kiezen de melding anoniem te doen. Momenteel is dat mogelijk door een brief aan de compliance officer. Een technische mogelijkheid om anoniem te melden wordt nog onderzocht. Anoniem melden heeft nadelen: Er kan geen extra navraag gedaan worden als er iets onduidelijk is. Dit kan een goed onderzoek benadelen. Je krijgt geen terugkoppeling van het onderzoek, aangezien niet bekend is wie de melding heeft gedaan. Het is lastig om je te beschermen tegen benadeling, omdat niet bekend is wie de melding heeft gedaan. [alleen van toepassing als de melding is gedaan onder de klokkenluidersregeling] 9.1 9.1 Afhandeling: Wat gebeurt er met mijn melding? Wie behandelt mijn melding? Incident gemeld onder de incidentenregeling: De compliance officer handelt het incident verder af. 5 6 n.v.t. Zwaar incident of een incident gemeld onder de klokkenluidersregeling: Een onderzoekscommissie handelt het incident verder af. Onderzoekscommissie: Onderzoek naar zware incidenten en incidenten die onder de klokkenluidersregeling zijn gemeld Hoe en wanneer wordt de onderzoekscommissie vastgesteld? De onafhankelijke voorzitter van het bestuur beslist of er een interne of externe onderzoekscommissie wordt ingesteld. De onafhankelijke voorzitter van het bestuur bepaalt de onderzoeksopdracht voor de onderzoekscommissie. Binnen een week na jouw melding wordt bepaald wie er in de onderzoekscommissie zullen zitten. Pagina 4
Wat kan ik verwachten van de onderzoekscommissie? De onderzoekscommissie bepaalt welke acties de commissie gaat nemen. Dit bepaalt de commissie binnen twee weken nadat de commissie definitief is vastgesteld. 7.2 5.2 De onderzoekscommissie rapporteert de uitkomsten aan het bestuur. 7.4 7.5 5.2 De onderzoekscommissie adviseert het bestuur. 7.5 5.2 Wie neemt het besluit? Het bestuur beslist, op advies van de onderzoekscommissie, welke gevolgen er worden verbonden aan de uitkomsten van het onderzoek. 7.5 5.2 Bezwaar: Ik ben het niet eens met de uitspraak De compliance officer heeft uitspraak gedaan, maar ik ben het er niet mee eens. Wat nu? Dan kan je bezwaar maken tegen de uitspraak van de compliance officer. Je doet dit bij de onafhankelijk voorzitter van het bestuur. De uitspraak van de compliance officer blijft wel gelden zolang het bezwaar nog niet is afgerond. Als je het niet eens bent met de uitspraak van de onafhankelijk voorzitter van het bestuur op het bezwaar, dan kan je in beroep gaan bij de Commissie van Beroep. Zie daarvoor het reglement interne geschillenprocedure op de website van het pensioenfonds. Het bestuur heeft uitspraak gedaan, maar ik ben het er niet mee eens. Wat nu? Dan kan je in beroep gaan bij de Commissie van Beroep. Zie daarvoor het reglement interne geschillenprocedure op de website van het pensioenfonds. De uitspraak van het bestuur of de onafhankelijk voorzitter van het bestuur blijft wel gelden zolang het beroep nog niet is afgerond. Pagina 5
Er wordt onderzoek naar mij gedaan Het kan voorkomen dat naar aanleiding van een melding onder de incidentenregeling of de klokkenluidersregeling er een (persoonsgericht) onderzoek naar jou wordt ingesteld. Begin van het onderzoek Hoe weet ik dat een onderzoek naar mij wordt gestart? De onafhankelijk voorzitter van het bestuur besluit of een persoonsgericht onderzoek wordt ingesteld. Hij kijkt daarbij of er een redelijk vermoeden is dat jij je schuldig hebt gemaakt aan een (zwaar) incident. 8.1 8.2 5.2 Een persoonsgericht onderzoek wordt uitgevoerd door een interne of externe onderzoekscommissie. 8.1 5.2 Jij wordt direct schriftelijk op de hoogte gesteld van het persoonsgericht onderzoek. 8.1 5.2 Tijdens het onderzoek Wordt er naar mij geluisterd? Jij krijgt de gelegenheid jouw zienswijze kenbaar te maken. 8.3 5.2 Je kan je juridisch laten bijstaan. De kosten hiervoor betaal je zelf. 8.3 5.2 Jouw zienswijze wordt schriftelijk vastgelegd. 8.3 5.2 Veiligstellen zaken en gegevens De compliance officer kan opdracht geven bepaalde gegevens of zaken veilig te stellen. 8.4 5.2 Dat doet hij in overleg met de onafhankelijk voorzitter van het bestuur. 8.4 5.2 Als hij in jouw persoonlijke informatie wil kijken heeft hij hiervoor toestemming nodig van de onafhankelijke voorzitter van het bestuur. 8.4 5.2 Uitkomst van het onderzoek De onderzoekscommissie geeft een advies aan het bestuur. 7.5 5.2 Het bestuur beslist, op advies van de onderzoekscommissie, welke gevolgen er worden verbonden aan de uitkomsten van het onderzoek. 7.5 5.2 Pagina 6
Bezwaar: Ik ben het niet eens met de uitspraak De compliance officer heeft uitspraak gedaan, maar ik ben het er niet mee eens. Wat nu? Dan kan je bezwaar maken tegen de uitspraak van de compliance officer. Je doet dit bij de onafhankelijk voorzitter van het bestuur. De uitspraak van de compliance officer blijft wel gelden zolang het bezwaar nog niet is afgerond. Als je het niet eens bent met de uitspraak van de onafhankelijk voorzitter van het bestuur op het bezwaar, dan kan je in beroep gaan bij de Commissie van Beroep. Zie daarvoor het reglement interne geschillenprocedure op de website van het pensioenfonds. Het bestuur heeft uitspraak gedaan, maar ik ben het er niet mee eens. Wat nu? Dan kan je in beroep gaan bij de Commissie van Beroep. Zie daarvoor het reglement interne geschillenprocedure op de website van het pensioenfonds. De uitspraak van het bestuur of de onafhankelijk voorzitter van het bestuur blijft wel gelden zolang het beroep nog niet is afgerond. Pagina 7