Shiatsu Vereniging Nederland juli 2017 INHOUD 1. Richtlijnen ten behoeve van de therapeut (praktijkvoering). 2. Richtlijnen ten behoeve van de cliënt.
1. Richtlijnen ten behoeve van de therapeut (praktijkvoering) Praktijkinrichting Bij de inrichting van je praktijk ben je gehouden aan de bouw- en veiligheidsvoorschriften die de gemeente stelt waar je gevestigd bent. Deze gemeentelijke voorschriften gelden voor de bouw, indeling en inrichting van de wachtkamer, garderobe en toiletten en spreek- en behandelkamer en zijn ook van toepassing op de eisen voor toegankelijkheid en veiligheid. In openbare ruimtes geldt een rookverbod. Wachtruimte Bij de praktijkruimte behoort een wachtruimte voor cliënten aanwezig te zijn, behalve als er tussen de afspraken van de praktijkhouder voldoende tussenruimte is en er geen wachttijden gelden. In de wachtruimte behoren voldoende zitmogelijkheden te zijn. Wat in de spreekkamer wordt besproken, mag niet verstaanbaar zijn in de wachtruimte. Garderobe en toiletten Er is voldoende mogelijkheid aanwezig om (natte) kleding, paraplu s en dergelijke op te bergen. In de onmiddellijke nabijheid van de spreek- of wachtkamer is een toilet dat voor cliënten gemakkelijk bereikbaar is. In of bij het toilet is een wastafel met stromend water. Spreek-/behandelkamer De ruimte is qua grootte in overeenstemming met de aard van de praktijkvoering. De plaats van de ruimte is zodanig dat geluiden niet doordringen tot andere (aangrenzende) ruimtes en omgekeerd. Als je in je praktijk een aantal cliënten individueel tegelijkertijd behandelt, moet je dat in gescheiden ruimten doen. In of in de nabijheid van de ruimte is een wastafel aanwezig. De ruimte, de eventuele onderzoekstafel en de apparatuur behandel en onderhoudt je volgens hygiënische maatstaven. (zie ook Infectiepreventie in de huisartsenpraktijk - http://www.wip.nl). In de praktijk zijn een verbanddoos B en een blusmiddel voorhanden. Wat de laatste betreft volgens de richtlijnen van de gemeentelijke brandweer. Toegankelijkheid De praktijk is duidelijk herkenbaar. Als de cliënt vanwege enige handicap niet in staat is de praktijkruimte te betreden, zorg je voor een adequate behandelingsmogelijkheid in een andere setting. Verlichting en ventilatie Zorg dat praktijk- en wachtruimte voorzien zijn van een veilige elektrische verlichting en daglicht als dat mogelijk is. Ook dienen er ventilatiemogelijkheden aanwezig te zijn.
Cliënten administratie Van iedere cliënt is een cliënten kaart aanwezig met daarop vermeld: naam, adres, tel.nummer, geboortedatum, BSN-nummer en voorts de gegevens van diagnostische en therapeutische aard. Houd de cliënten kaart en bijbehorende dossiers compleet en actueel. Bewaar de cliënten kaarten en dossiers bij elkaar in een daartoe bestemd, afgesloten en niet voor derden toegankelijk opbergsysteem. De cliënten kaarten- en dossiers bewaar je 15 jaar. Na 15 jaar dient de behandelaar de gegevens te vernietigen. Als een therapeut stopt of als een therapeut overleden is, gaan de dossiers over naar de therapeut die de praktijk overneemt. Een dossier mag niet overgedragen worden aan de nabestaande i.v.m. de privacy die rust op het dossier. Een beroepsvereniging gaat niet over de dossiers: deze verantwoordelijkheid ligt bij de therapeuten. Maak je gebruik van een elektronische cliënten kaart, zorg dan dat de gegevens beschermd zijn door een wachtwoord. Als anderen gebruik maken van je gevoerde cliënten administratie, houd dan de bepalingen van de WPR (Wet Persoons Registratie) aan. Financiële administratie Zorg dat je je cliënt de juiste informatie geeft over tarieven. Het declaratieformulier moet voldoen aan de richtlijnen van de Shiatsu Vereniging Nederland in samenwerking met zorgverzekeraars. Bewaar een kopie van iedere rekening volgens de eisen van de fiscus. Zorg dat je een professionele boekhouding voert volgens de eisen van de belastingdienst. Zorgverzekeraars en declaraties Zonder de juiste gegevens op de nota volgt geen vergoeding aan je cliënt. De gegevens die je in ieder geval vermeldt, zijn: Praktijknaam. Naam licentiehouder. Licentienummer Shiatsu Vereniging Nederland. Adresgegevens. Zorgverlenersnummer en praktijkcode (AGB-codes). RBCZ-registratienummer. BIG-registratienummer, indien van toepassing. Bankrekeningnummer, BTW nummer (indien van toepassing) en KvK nummer. Registratienummer van de Autoriteit Persoonsgegevens. Shiatsu Vereniging Nederland- en RBCZ-logo, eventueel eigen logo/afbeelding. Naam behandelaar, licentienummer en zorgverlenersnummer. Vermeld altijd de omschrijving: shiatsu behandeling. Overige omschrijvingen zijn niet toegestaan omdat zorgverzekeraars de declaratie/nota dan niet zullen vergoeden. Het uurtarief of de prijs per behandeling (moet voor alle cliënten gelijk zijn). Het totaalbedrag. Vermelding van: "In het contact met mijn cliënten gelden de bepalingen, beroepscode en Klacht- en tuchtregeling van de Shiatsu Vereniging Nederland en de RBCZ".
Bereikbaarheid en vervanging Je bent goed bereikbaar voor de cliënten en je draagt zorg voor continuïteit van de therapie. Tref een adequate waarnemingsregeling voor het geval je voor langere tijd afwezig bent. Het gaat hierbij om de continuïteit te waarborgen voor de cliënten die onder behandeling zijn. Bij vervanging neem je de privacyregelingen (Wet Bescherming Persoonsgegevens) in acht. Er is goede informatie aanwezig over de organisatie van de praktijk, (telefonische) spreekuurtijden, bereikbaarheid en waarnemingsregelingen. Geef op antwoordapparaat, voicemail of op je website aan wanneer je wel/niet te bereiken bent. Verwijzingen Het is de bedoeling dat je in voorkomende gevallen op een adequate wijze samenwerkt en overleg pleegt met andere disciplines in de gezondheidszorg. Je mag op geen enkele wijze de medicatie veranderen die een behandelend arts de cliënt heeft voorgeschreven. De behandelend arts kan wel na overleg met de cliënt (en eventueel met jou) de medicatie wijzigen. Als een cliënt uit eigen beweging veranderingen in de medicatie aanbrengt ben jij daarvoor niet verantwoordelijk. Wel wordt in dit geval sterk geadviseerd de cliënt te vragen contact op te nemen met zijn/haar reguliere arts. Evt. breng je een behandelend arts op de hoogte van je behandeling(en). Beveiliging gegevens Als je een persoonsregistratie voert, ben je als praktijkhouder verplicht deze te beveiligen. Deze verplichting betekent dat je maatregelen treft die bescherming bieden tegen onzorgvuldig en onbevoegd gebruik van de persoonsgegevens. Je voorkomt dat onbevoegde personen kennis kunnen nemen van de gegevens, gegevens kunnen wijzigen of verwijderen. De wet verplicht je om hiertoe de nodige technische en organisatorische voorzieningen te treffen. Autoriteit Persoonsgegevens en Wet Bescherming Persoonsgegevens De Autoriteit Persoonsgegevens heeft de wettelijke bevoegdheid te controleren of je organisatie de nodige voorzorgsmaatregelen heeft getroffen. Elk lid die een cliënten administratie voert, meldt zich aan bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Aanmelding kan via het Wbp-meldingsprogramma dat je hier kan downloaden: http://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/melden/melden-verwerking-persoonsgegevens Hoe persoonlijke gegevens beveiligd dienen te zijn is vastgelegd in de Wet Bescherming Persoonsgegevens. De belangrijkste bepalingen uit de Wbp over het rechtmatig omgaan met persoonsgegevens zijn als volgt samen te vatten: a. Persoonsgegevens mogen alleen in overeenstemming met de wet en op een behoorlijke en zorgvuldige manier worden verwerkt. b. Persoonsgegevens mogen alleen voor welbepaalde, vooraf uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld. En vervolgens alleen verder worden verwerkt voor doeleinden die daarmee verenigbaar zijn. c. Degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt (de betrokkene genoemd), moet ten minste op de hoogte zijn van de identiteit van de organisatie of persoon die
deze persoonsgegevens verwerkt (de zogeheten verantwoordelijke) en van het doel van de gegevensverwerking. d. De gegevensverwerking moeten op een passende manier worden beveiligd. Voor bijzondere gegevens, zoals over ras, gezondheid en geloofsovertuiging, gelden extra strenge regels. https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/wetten/wet-bescherming-persoonsgegevens
2. Richtlijnen ten behoeve van de cliënt Vergoeding van de therapie Niet alle zorgverzekeraars vergoeden behandelingen. Informeer altijd zelf vooraf aan het bezoek aan uw therapeut bij uw zorgverzekeraar of deze de kosten (gedeeltelijk) vergoedt. Stuur ontvangen declaraties altijd in (bewaar een kopie voor uzelf). Zie erop toe dat uw behandelaar op zijn/haar declaraties altijd zijn/haar licentienummer, AGB-code, RBCZ-code en KvK-inschrijving vermeldt. Ook moeten de logo s van de RBCZ en de Shiatsu Vereniging Nederland op de nota staan afgedrukt. Afspraken behandelingen/consulten Vooraf dient de patiënt/cliënt geïnformeerd te worden over de kosten per behandeling. De kosten van de therapie bedragen afhankelijk van opleiding 50 tot 150 per behandeling. Dit is een richtlijn. De kosten van de behandeling dienen na ontvangst van de declaratie binnen 14 dagen te zijn voldaan. Bij het niet nakomen van deze afspraak kan de behandelaar de wettelijke rente in rekening brengen. De therapie is opgebouwd uit een aantal behandelingen, waaraan telkens vooraf een gesprek plaatsvindt. Tijdens deze gesprekken wordt steeds in overleg besloten of de behandeling een vervolg zal krijgen. Nabesprekingen duren zolang als nodig is met een maximum van 15 minuten. Bij verhindering zal de patiënt/cliënt minimaal 24 uur van tevoren afzeggen (eventueel door een bericht op antwoordapparaat, voicemail of telefonisch) anders wordt de volledige behandeling in rekening gebracht. Verhindering behandelaar Als de therapeut door ziekte of andere oorzaken voor een periode langer dan vier weken niet in staat is zelf de consulten, behandelingen of sessies te voeren, kan zij/hij voorstellen een collega-therapeut in haar/zijn plaats in te schakelen die de behandeling overneemt. Telefonisch spreekuur Als er gedurende de periode van therapie vragen c.q. opmerkingen zijn die de patiënt/cliënt (telefonisch) wenst te bespreken, heeft behandelaar hiervoor een spreekuur. Voor gesprekken van meer dan 15 minuten zal 20,00 in rekening worden gebracht. Vertrouwelijkheid van de consulten/therapie De behandelaar is gehouden aan de beroepscode. De behandelaar stelt de belangen van de patiënt/cliënt centraal in de therapie. Inhoudelijke informatie vanuit de therapie wordt alleen dan naar buiten gebracht als patiënt/cliënt daarvoor expliciet toestemming heeft gegeven. De behandelaar dient de patiënt/cliënt te informeren als tijdens de behandeling gebruik wordt gemaakt van video, recorders etc. De opnamen zijn en blijven wel eigendom van de behandelaar. De hierdoor verkregen gegevens worden max. vijf jaar bewaard na de opnamedatum. Indien nodig kan de patiënt/cliënt gevraagd worden om toestemming te geven om vooraf, tijdens of na de behandelingsperiode bij de volgende personen/instanties informatie in te winnen of aan hen te verstrekken: huisarts, specialist, collega therapeuten etc.
Patiënt/cliënt geeft toestemming tot informatie aan een eventuele waarnemer van de therapeut tijdens afwezigheid. Reguliere Zorg en medicatie verandering De therapeut mag op geen enkele wijze de medicatie veranderen die behandelende arts(en) de cliënt hebben voorgeschreven. De behandelend arts(en) kunnen wel na overleg met cliënt en eventueel met de therapeut de medicatie wijzigen. Als een cliënt uit eigen beweging veranderingen in de medicatie aanbrengt is de therapeut daarvoor niet verantwoordelijk. Wel wordt sterk geadviseerd de cliënt te vragen contact op te nemen met zijn reguliere arts. Privacy De cliënt heeft recht op privacy. De zorgverlener moet deze privacy verlenen. Dat betekent dat een behandeling alleen mag worden uitgevoerd als niemand anders dit kan zien of horen, tenzij de cliënt hier toestemming voor geeft, zoals in het geval van een familielid of partner. Het medisch dossier is alleen bestemd voor de zorgverlener. De zorgverlener mag geen informatie doorgeven aan derden, ook niet aan de directe familie. De cliënt moet hier eerst uitdrukkelijk toestemming voor geven. De WGBO legt zaken vast die in de praktijk vaak al gewoon zijn. Veel rechten en plichten komen voort uit ongeschreven regels over het respectvol omgaan met elkaar. De WGBO legt hiervoor de spelregels vast, maar is tegelijk ook dwingend: zorgverlener en cliënt mogen geen afspraken maken die in strijd zijn met de WGBO. De WGBO is geen complexe wet en een goede hulpverlener moet hem wel kennen. Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) De therapeut meldt de cliënt wat hij/zij met de verzamelde gegevens doet. De therapeut mag alleen die gegevens verzamelen en verwerken die noodzakelijk zijn voor de behandeling. De cliënt heeft het recht de geregistreerde gegevens die op hem betrekking hebben in te zien en zo nodig te corrigeren. Behandeling van minderjarige kinderen en jeugd: Therapeuten die minderjarigen in therapie hebben, krijgen in toenemende mate te maken met gescheiden ouders. In de praktijk komt het veelvuldig voor dat e eń ouder met het kind komt, waarbij het onduidelijk is of deze ouder alleen het ouderlijk gezag draagt voor het minderjarige kind. Zowel voor het sluiten van de overeenkomst a ls voor het nakomen van de verplichtingen uit die overeenkomst door de therapeut, is het van belang te weten wie het gezag heeft. Minderjarigen staan volgens het Nederlandse recht tot aan hun 18e verjaardag onder gezag. Het gezag kan worden uitgeoefend door de ouders gezamenlijk (ook na een echtscheiding), door e e n ouder of door een ander dan de ouder (een voogd). Ouders met gezag hebben recht op inzage, informatie etc. om informed consent te kunnen geven. Ook de overige rechten van de cliënt komen aan beide ouders met gezag toe, zolang zij zich als goed vertegenwoordiger van hun jonge kind gedragen (dit houdt in dat zij de belangen van hun kind dienen te behartigen). Als niet duidelijk is wie het gezag over het kind heeft, kan de therapeut het gezagsregister raadplegen. Iedere therapeut kan een uittreksel uit het gezagsregister opvragen. Wel dient hiertoe een verzoek ingediend te worden bij de griffier van de rechtbank. Voor het uittreksel wordt een vergoeding gevraagd. Voor kinderen die in het buitenland zijn geboren kan een verzoek bij
de griffier van de rechtbank Amsterdam worden ingediend. Blijkt dat slechts e eń van beide ouders het gezag heeft, dan treedt de andere ouder niet (langer) op als wettelijk vertegenwoordiger. Deze ouder heeft in dat geval geen beslissingsbevoegdheid over de af te sluiten behandelovereenkomst en de daarop volgende behandeling. De kindertherapeut is niet wettelijk verplicht een behandelovereenkomst af te sluiten. Maar hij heeft wel bij wet de toestemming van de ouders nodig om het kind te kunnen behandelen, daarom het advies om een behandelovereenkomst af te sluiten. Aansprakelijkheid De therapeut heeft een Collectieve beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en een rechtsbijstandverzekering. Iedere aansprakelijkheid van de therapeut is beperkt tot een bedrag dat in voorkomend geval wordt uitgekeerd door de verzekeraar. Bij geschillen met de therapeut: als een direct contact met de therapeut dat niet heeft Kunnen oplossen, kunt u omtrent het verdere verloop contact opnemen met het secretariaat van de Shiatsu Vereniging Nederland. De medewerkers van het secretariaat kunnen u verder helpen en indien gewenst in contact brengen met de klachtenfunctionaris. Mocht ook de klachtenfunctionaris geen oplossing bieden, dan zijn de geschilleninstantie en eventueel het Tuchtrecht Complementaire Zorg (TCZ) nog andere opties. De klachtenfunctionaris kan u hierover informeren.