28.12.98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 406/55 VERSLAG over de financiële staten van het Europees Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (BHIM-Alicante) betreffende het per 31 december 1997 afgesloten boekjaar, vergezeld van het antwoord van het Bureau (98/C 406/10) 1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 137, lid 2, van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad ( 1 ) aan het begrotingscomité van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt gericht. BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET BUREAU VOOR HARMONISATIE BINNEN DE INTERNE MARKT VOOR HET PER 31 DECEMBER 1997 AFGESLOTEN BEGRO- TINGSJAAR 1.2. De Kamer heeft de financiële staten van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt betreffende het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 119, lid 2, onder c), van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het Bureau uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de financiële staten ( 2 ) overeenkomstig de in artikel 138 van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad voorgeschreven interne financiële regels. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken. Boekhoudprogrammatuur 1.5. Hoewel het Bureau in 1997 voor het vierde begrotingsjaar actief is en drie volledige begrotingsjaren achter zich heeft, wordt de begrotingsboekhouding nog steeds met behulp van een spreadsheet en niet met een daartoe geëigend geautomatiseerd boekhoudprogramma gevoerd. Op het gebruik van een spreadsheet heeft de Kamer in haar verslag over de voorgaande begrotingsjaren reeds kritiek geleverd ( 3 ). Bovendien zou het Bureau een analytisch boekhoudsysteem moeten invoeren om zicht te krijgen op de reële kosten van de diensten die het verleent. 1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de boekhoudkundige stukken gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel. Overige opmerkingen 1.6. De betalingen ten bedrage van 26 Mio ECU belopen slechts 48 % van de kredieten van het begrotingsjaar (54,0 Mio ECU na de vaststelling van de derde gewijzigde en aanvullende begroting); 48,5 % (ofwel 26,2 Mio ECU) van deze kredieten is van rechtswege overgedragen naar het begrotingsjaar 1998 en 3,5 % (ofwel 1,8 Mio ECU) is geannuleerd. 1.4. Afgezien van het in paragraaf 1.11 bedoelde feit heeft de Kamer aan de hand van deze controle redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn. ( 1 ) PB L 11 van 14.1.1994, blz. 33. ( 2 ) Zoals voorgeschreven in artikel 137, lid 1, van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 1997 opgesteld op 21 januari 1998, waarna ze zijn toegezonden aan de Raad van bestuur van het Bureau, aan het Europees Parlement, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 27 januari 1998. De financiële staten zijn verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag. 1.7. De hoogte van de overgedragen kredieten wordt voornamelijk veroorzaakt door de door het Bureau gevolgde boekhoudpraktijk, die erin bestaat betalingsverplichtingen voor de totale uitgaven in verband met elke binnenkomende aanvraag om merkenregistratie direct bij vaststelling van de desbetreffende ontvangsten aan te gaan. Deze benadering houdt in dat het saldo van deze betalingsverplichtingen aan het eind van het begrotingsjaar van rechtswege wordt overgedragen naar het volgende begrotingsjaar, ongeacht de werkelijke datum waarop opdracht tot de werken voor rekening van het Bureau (onderzoek, vertaling, publicatie, enz.) werd gegeven: vóór het einde van het begrotingsjaar of pas in de loop van het daarop volgende begrotingsjaar. Deze prak- ( 3 ) PB C 393 van 29.12.1997, blz. 47.
C 406/56 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 28.12.98 tijk vormt een interpretatie van de verordening waarmee de begrotingsbeginselen van jaarperiodiciteit en universaliteit niet strikt worden nageleefd. 1.8. Over de overgedragen kredieten van het begrotingsjaar 1996 (14,5 Mio ECU) valt te constateren dat 27,6 % daarvan (ofwel 4 Mio ECU) moest worden geannuleerd. Een groot aandeel van de annuleringen (88 %) betreft uitgaven voor vertaling, frankeerkosten en publicatie. Indien tegenover de overdrachten nauwkeuriger betalingsverplichtingen hadden gestaan, waren deze annuleringen niet nodig geweest. 1.9. Artikel 13 van het financieel reglement van het Bureau bepaalt dat de begroting in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen wordt bekendgemaakt. Dit is alleen gebeurd met de derde gewijzigde en aanvullende begroting. 1.10. Een deel van de kasmiddelen (0,35 Mio ECU van de 42,50 Mio ECU) is pas bij afsluiting van de rekeningen in de algemene boekhouding opgevoerd. De inningen worden in eerste instantie namelijk geregistreerd in het computerprogramma voor merkenbeheer Euromarc, terwijl deze pas in de algemene boekhouding worden geboekt nadat de betaler is geïdentificeerd. Hoofdkantoor 1.11. Met het oog op de bouw van zijn toekomstige hoofdkantoor heeft het Bureau in 1997 een contract gesloten met de Cosoami, het bemiddelingsbureau van de Spaanse regering. Indien het Bureau te weinig aanvragen om merkenregistratie ontvangt, zal de bouw slechts met een subsidie uit de algemene begroting kunnen worden voltooid. Derhalve had het Bureau, afgezien van de toestemming van het begrotingscomité om deze operatie te starten, tevens om toestemming van de Commissie moeten vragen alvorens het contract met de Cosoami te sluiten. Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 29 oktober 1998. Voor de Rekenkamer Bernhard FRIEDMANN Voorzitter
28.12.98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 406/57 Tabel 1 Financiële balans voor de begrotingsjaren 1996 en 1997 (1 000 ECU) Activa 1997 1996 Vastgelegde waarden Installaties en meubilair 737 383 Rollend materieel 58 48 Informaticamateriaal 2 880 1 890 Immateriële vaste activa 241 91 Subtotaal 3 916 2 412 Passiva 1997 1996 Vast kapitaal Eigen vermogen ( 1 ) 3 916 2 412 Saldo van het begrotingsjaar 3 111 (4 318) Passiva op lange termijn 46 Subtotaal 7 027 (1 860) Realiseerbare middelen Subsidie van de Commissie 6 289 Diverse debiteuren 30 42 In te vorderen BTW en belastingen 940 429 Subtotaal 970 6 760 Kasmiddelen Bank 42 492 44 291 Voorschotkas 3 5 Subtotaal 42 495 44 296 Passiva op korte termijn Van rechtswege overgedragen kredieten 26 210 14 517 Kredieten ter herbesteding 41 69 Instellingen 478 Diverse crediteuren 52 35 Saldo subsidie Commissie 6 289 In te vorderen BTW en belastingen 940 429 Voorschotten van cliënten 13 111 33 511 Subtotaal 40 354 55 328 Totaal activa 47 381 53 468 Totaal passiva 47 381 53 468 ( 1 ) Dit bedrag komt overeen met dat van de vastgelegde waarden. Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van het Bureau.
C 406/58 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 28.12.98 Tabel 2 Saldo van de begrotingsjaren 1996 en 1997 (1 000 ECU) 1997 1996 Ontvangsten Van de Commissie ontvangen subsidie 8 291 Diverse ontvangsten 1 905 1 061 Eigen ontvangsten 53 353 12 369 Totaal ontvangsten 55 258 21 721 Uitgaven Personeelsuitgaven titel I Betalingen 14 366 8 903 Overgedragen kredieten 236 402 Gebouwen, materieel, enz. titel II Betalingen 8 796 3 279 Overgedragen kredieten 12 428 8 272 Beleidsuitgaven titel III Betalingen 2 832 89 Overgedragen kredieten 13 546 5 843 Totaal uitgaven 52 204 26 788 Resultaat van het begrotingsjaar 3 054 (5 067) Uit het voorgaande jaar overgedragen resultaat ( 1 ) (3 840) Geannuleerde overgedragen kredieten 4 033 683 Wisselkoersverschillen (136) 66 Saldo van het begrotingsjaar 3 111 (4 318) ( 1 ) Saldo van het begrotingsjaar 1995 478 Saldo van het begrotingsjaar 1996 (4 318) (3 840) Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van het Bureau.
28.12.98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 406/59 ANTWOORD VAN HET HARMONISATIEBUREAU 1.5. Boekhoudprogrammatuur Wat betreft de begrotingsboekhouding was de Commissie in tegenstelling tot haar eigen voorstel niet in staat om de verschillende modules van het programma Sincom II aan de agentschappen ter beschikking te stellen. Het Harmonisatiebureau heeft derhalve vanaf 1 januari 1999 het gebruik van de module van de boekhoudprogrammatuur ISPS moeten voorzien, die door de firma SAP voor rekening van de Commissie ontwikkeld werd. Gezien de reeds in het kader van de algemene begroting uitgevoerde investeringen gaat het hierbij om een relatief gering bedrag. Wat betreft de invoering van de analytische boekhouding werden de werkzaamheden voortgezet. De analytische boekhouding zal eind 1998 operationeel zijn. Op grond van de onverwachte toevloed van 43 000 merkaanvragen in 1996 in plaats van de door deskundigen en de Commissie geschatte 15 000 heeft het Harmonisatiebureau dringend een oplossing moeten vinden en deze enorme hoeveelheid merkaanvragen in volgorde van binnenkomst moeten behandelen. Daardoor was het natuurlijk niet te vermijden dat de verschillende bewerkingsfasen van de merkaanvragen meer tijd in beslag namen, hetgeen eind 1997 belangrijke kredietoverschrijvingen tot gevolg had, die overeenkomstig artikel 6, lid 2 van het financieel reglement werden uitgevoerd. Conclusie: In het licht van de opmerkingen van de Rekenkamer zal het Harmonisatiebureau de noodzakelijke maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat in de toekomst de bewerkingsduur tussen betalingsverplichting voor elke fase in de procedure en daadwerkelijke uitvoering van de betaling zo kort mogelijk is. 1.6. Zie uitleg onder punt 1.7. 1.8. Annulering van kredieten 1.7. Overdracht kredieten Bij de kosten van de inschrijvingsprocedure van een merk gaat het, vanaf de datum van indiening van de merkaanvraag, op grond van de verplichtingen ten laste van het Harmonisatiebureau overeenkomstig de VGM, om vaste uitgaven. Een gedeelte van deze dienstverlening, zoals vertalingen, nationale onderzoeksverslagen en publicaties, wordt extern uitgevoerd, waarbij het Harmonisatiebureau niet over de keuze van de externe instantie beslist. Derhalve heeft het Harmonisatiebureau het juist geacht om onmiddellijk na ontvangst van de bij indiening van de aanvraag te betalen taksen de betalingsverplichtingen voor de desbetreffende uitgaven op zich te nemen. Het Harmonisatiebureau is van mening dat deze handelwijze, gebaseerd op automatische overdracht van kredieten, beantwoordt aan de volgende beginselen: jaarperiodiciteit alsmede in het financieel reglement voorziene uitzonderingen, waardoor automatische overdracht van kredieten mogelijk is, en universaliteit, in die zin dat geen enkele uitgave gebonden is aan een bepaalde ontvangst. Bovendien correspondeert deze handelwijze met de bijzonderheid van het Harmonisatiebureau, dat een bureau voor industriële eigendom is en dat als zodanig uitsluitend taksen ontvangt in ruil voor de verlening van diensten aan gebruikers. Het belangrijke volume annuleringen in 1997 van uit begrotingsjaar 1996 overgedragen kredieten (4 miljoen ECU) berust hoofdzakelijk op een daling van de kosten voor vertaling en publicatie waarover het Harmonisatiebureau geen controle heeft. De daling van deze uitgaven hangt met name samen met het voor elke merkaanvraag gemiddelde aantal vertaalde en gepubliceerde bladzijden, hetgeen is verminderd tot 3 en 1 in plaats van het oorspronkelijk voorziene aantal 4,5 en 3. Bovendien zijn de geconstateerde annuleringen van kredieten terug te voeren op de uitzonderlijke omstandigheden in verband met de opname van de activiteiten van het Harmonisatiebureau in 1996. De ontwikkeling van de in punt 1.7 beschreven situatie heeft ertoe geleid dat een gedeelte van de uit het begrotingsjaar 1996 naar 1997 overgedragen kredieten niet gebruikt kon worden. 1.9. Publicatie van de begroting Op grond van het door de VGM terzake voorgeschreven tijdschema, werd de begroting van het Harmonisatiebureau voor 1997 eind 1995 voorbereid op basis van ramingen van het activiteitenniveau van het Harmonisatiebureau, die vanaf 1996 volledig achterhaald bleken. Bovendien had het BHIM aan het begin van het begrotingsjaar 1997 besloten om een gewijzigde aanvullende begroting voor 1997 in te dienen, die een totale herziening van de algemene begroting inhield. Deze GAB, die beter met de realiteit correspondeerde en waarin rekening gehouden werd met de gevolgen van het aantal daadwer-
C 406/60 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 28.12.98 kelijk in 1996 ontvangen merkaanvragen, is gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen. De begroting voor 1998 werd inderdaad gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen (PB L 64 van 5 maart 1998). De publicatie van de eerste GAB voor 1998 is in voorbereiding en zal eveneens verschijnen in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen. 1.10. Boeking van afzonderlijke betalingen Teneinde de boekingstermijnen voor de ontvangen betalingen zo kort mogelijk te houden, geeft het Harmonisatiebureau voorrang aan de identificatie van de rekeningen van cliënten en spant zich in om de termijnen voor de boeking van inningen in het boekhoudsysteem R-3 van SAP tot een minimum te reduceren (drie à vier dagen). 1.11. Hoofdkantoor van het Harmonisatiebureau Deze overeenkomst werd ondertekend door het BHIM en het consortium Cosoami, dat door de Spaanse autoriteiten (ministerie van Industrie, Generalitat van Valencia, Diputación van de provincie Alicante en de stad Alicante) werd opgericht in het kader van de in 1994 door de Spaanse regering en de Commissie gesloten overeenkomst die voorziet in het gratis ter beschikking stellen door Spanje van een voorlopig hoofdkantoor voor het Harmonisatiebureau en de verwerving van een definitief hoofdkantoor voor het Harmonisatiebureau. 2. Verwerving van het gebouw voor het hoofdkantoor De financiering van de bouw wordt gedekt door de inkomsten van het Harmonisatiebureau op basis van een jaarlijks aantal merkaanvragen van 27 000 à 30 000, en door eventueel terug te grijpen op de voor dit doel bestemde kredieten voor 1998. Zou het jaarlijkse aantal merkaanvragen tot 25 000 dalen over een periode die meerdere opeenvolgende begrotingsjaren bestrijkt, dan zou het Harmonisatiebureau, na uitputting van de kredieten, moeten verzoeken om toekenning van een communautaire subsidie, eventueel vanaf eind 2003 of begin 2004. 1. Procedure die geleid heeft tot de ondertekening van de overeenkomst tussen het Harmonisatiebureau en Cosoami 3. Overleg met de Commissie De Commissie is lid van de Raad van bestuur en van de begrotingscommissie van het Harmonisatiebureau. Dientengevolge werd zij in elke fase van de procedure voor de bouw van een hoofdkantoor van het Harmonisatiebureau betrokken.