KIESREGLEMENT VOOR DE VERKIEZING VAN PERSONEELSVERTEGENWOORDIGERS EN HUN OPVOLGERS IN HET INRICHTINGSORGAAN VAN DE HOGESCHOOL GENT Artikel 1 HOOFDSTUK 1 Algemene bepalingen Voor de toepassing van dit reglement moet worden verstaan onder: Academiejaar: een periode van één jaar die ten vroegste op 1 september en uiterlijk op 1 oktober begint en eindigt op de dag vóór de start van het volgende academiejaar. Deze periode wordt jaarlijks vastgelegd in de academische kalender. Bijzonder Decreet: bijzonder decreet van 13 juli 2012 houdende regeling van de bestuurlijke organisatie en werking van sommige publiekrechtelijke hogescholen. Codex Hoger Onderwijs: Besluit van de Vlaamse Regering van 11 oktober 2013 tot codificatie van de decretale bepalingen betreffende het hoger onderwijs. Faculteiten: zijnde de faculteiten van de Hogeschool Gent: - Mens en Welzijn; - Natuur en Techniek; - Bedrijf en Organisatie. Referentiedatum: de datum waarop iemand moet voldoen aan de voorgeschreven voorwaarden om tot de kiesgerechtigden te behoren. School of Arts: zijnde de School of Arts KASK-Koninklijk Conservatorium van de Hogeschool Gent. Stemlijst: de lijst met kandidaten die desgevallend kan worden ingedeeld in twee deellijsten, zijnde een lijst met kandidaten van het mannelijk geslacht en een lijst met kandidaten van het vrouwelijk geslacht indien er voor de in te vullen mandaten meerdere kandidaten zijn van verschillend geslacht. Verkiezingskalender: een door het kiesbureau opgemaakt schema dat het chronologisch verloop van de verkiezingen bevat. Verkiezingsronde: het geheel van activiteiten in het kader van een verkiezing dat begint met een oproep tot kandidaatstelling en dat eindigt met een definitief geworden verkiezingsuitslag. Artikel 2 De verkiezingen hebben tot doel de vertegenwoordigers van het personeel in het inrichtingsorgaan te verkiezen in overeenstemming met het organiek reglement van de Hogeschool Gent. 1 BC/B/2017/BEAA/46180 - bijlage 1 - pag. 1/10
Artikel 3 De verkiezingen worden georganiseerd op een datum te bepalen door het kiesbureau. Het kiesbureau legt daartoe de verkiezingskalender vast en bepaalt de periode van de stemverrichtingen. Per academiejaar kunnen er hoogstens twee verkiezingsrondes (1 per semester) worden georganiseerd. Een verkiezingsronde start met de publicatie van een oproep tot kandidaatstelling. Artikel 4 1 Het mandaat van de vertegenwoordigers van het personeel in het inrichtingsorgaan van de Hogeschool Gent duurt vier academiejaren en is hernieuwbaar. 2 Behoudens bij tussentijdse verkiezingen neemt het mandaat een aanvang bij de start van het academiejaar dat volgt op de verkiezingen. 3 De vertegenwoordigers en opvolgers van het personeel die bij tussentijdse verkiezingen worden verkozen, voltooien enkel het mandaat van de initieel verkozen vertegenwoordiger. Zij kunnen hun mandaat aanvatten na de bekendmaking van de uitslag van de tussentijdse verkiezingen. 4 Iedere vertegenwoordiger van het personeel heeft een opvolger (verkiezing per koppel: zie artikel 13, 3) ) die van rechtswege in zijn plaats komt wanneer hij zijn mandaat voortijdig beëindigt of niet langer de hoedanigheid bezit op basis waarvan het mandaat is verleend of niet langer de voorwaarden van kandidaatstelling vervult. Artikel 5 HOOFDSTUK 2 Het kiesbureau 1 Het kiesbureau van de Hogeschool Gent staat in voor de organisatie van de verkiezingen. 2 Het kiesbureau bestaat uit minstens 7 effectieve leden aangeduid door het bestuurscollege. Het bestuurscollege kan ook een aantal plaatsvervangende leden aanduiden. De algemeen directeur is één van de effectieve leden en zit het kiesbureau voor. Bij afwezigheid van de algemeen directeur wordt het kiesbureau voorgezeten door het oudste aanwezige lid. Het kiesbureau duidt binnen of buiten haar leden een secretaris aan. Het kiesbureau vergadert geldig van zodra minstens vijf leden aanwezig zijn. 3 De studentenraad kan vier studenten (2 effectieve en 2 plaatsvervangende leden) voordragen om deel uit te maken van het kiesbureau. De voordracht dient schriftelijk overgemaakt te worden aan het bestuurscollege. 2 BC/B/2017/BEAA/46180 - bijlage 1 - pag. 2/10
Artikel 6 1 De leden van het kiesbureau kunnen geen deel uitmaken van het kiesbureau wanneer zijzelf of hun bloed- of aanverwanten tot en met de derde graad kandidaat zijn bij de verkiezingen. Partners die inwonen worden met aanverwanten gelijkgesteld. 2 Leden van het kiesbureau die zich in een onverenigbaarheid bevinden zoals beschreven in het eerste lid, worden voor de duur van de onverenigbaarheid vervangen door een plaatsvervangend lid of bij gebreke hieraan vervangen bij beslissing van de algemeen directeur. Artikel 7 1 Het kiesbureau neemt alle noodzakelijke maatregelen om het regelmatig verloop van de verkiezingen te waarborgen. 2 Het kiesbureau beslist over elk probleem dat zich voordoet naar aanleiding van de toepassing van dit reglement. Artikel 8 De zetel van het kiesbureau bevindt zich op hetzelfde adres als de bestuurszetel van de Hogeschool Gent. Artikel 9 HOOFDSTUK 3 De kiesgerechtigden 1 Voor de verkiezing van zes vertegenwoordigers van het onderwijzend personeel zijn kiesgerechtigd zij die behoren tot de leden van het personeel van deze categorie in de hogeschool. Verder wordt deze categorie kiezersgroep A genoemd. 2 Voor de verkiezing van twee vertegenwoordigers van het administratief en technisch personeel of het meesters-, vak- en dienstpersoneel zijn kiesgerechtigd zij die behoren tot de leden van het personeel van deze categorie in de hogeschool. Verder wordt deze categorie kiezersgroep B genoemd. 3 Elk personeelslid kan slechts kiesgerechtigd zijn in één kiezersgroep. In geval eenzelfde kiezer behoort tot beide kiezersgroepen (A en B), is hij enkel kiesgerechtigd in kiezersgroep A. Artikel 10 HOOFDSTUK 4 De kiezerslijsten 1 Er wordt één kiezerslijst opgemaakt per kiezersgroep. De kiezerslijsten bevatten de naam en het e-mailadres van elk kiesgerechtigd personeelslid. Het kiesbureau bepaalt de referentiedatum van de kiezerslijsten. 3 BC/B/2017/BEAA/46180 - bijlage 1 - pag. 3/10
2 De kiezerslijsten kunnen via het kiesbureau of via de directie Personeel en Organisatie worden geconsulteerd. Onder consultatie moet worden begrepen: het nagaan door een personeelslid of hij/zij voorkomt op de kiezerslijst en bijgevolg kiesgerechtigd is. Op het intranet van de Hogeschool Gent wordt een bericht geplaatst waarin naar de mogelijkheid tot consultatie van deze kiezerslijsten wordt verwezen. 3 Personeelsleden die omwille van een materiële vergissing niet op de kiezerslijst voorkomen, kunnen hieraan worden toegevoegd door het secretariaat van het kiesbureau. Artikel 11 Gemotiveerd bezwaar tegen een kiezerslijst dient binnen de vijf kalenderdagen na bekendmaking van het in artikel 10, 2 bedoelde bericht, ingediend te worden via verkiezingen@hogent.be. Het kiesbureau doet uiterlijk binnen de vijftien kalenderdagen na het einde van de bezwaartermijn hierover uitspraak. De kiezerslijst wordt definitief afgesloten na het einde van de bezwaartermijn of desgevallend na de uitspraak van het kiesbureau over het ingediende bezwaar. Artikel 12 HOOFDSTUK 5 De kandidaten 1 Voor de verkiezing van zes vertegenwoordigers van het onderwijzend personeel en hun opvolgers zijn verkiesbaar: de kiesgerechtigden uit kiezersgroep A, zoals bepaald in artikel 9 1 van het onderhavig reglement, die op het ogenblik van hun kandidaatstelling een opdracht van ten minste 70 % vervullen als lid van het onderwijzend personeel en ten minste twee jaar een opdracht aan de Hogeschool Gent als lid van het onderwijzend personeel hebben uitgeoefend. 2 Voor de verkiezing van twee vertegenwoordigers van het administratief en technisch personeel of het meesters-, vak- en dienstpersoneel en hun opvolgers zijn verkiesbaar: de kiesgerechtigden uit kiezersgroep B, zoals bepaald in artikel 9 2 van het onderhavige reglement, die op het ogenblik van hun kandidaatstelling een opdracht van ten minste 70 % vervullen als lid van het administratief en technisch personeel of het meesters-, vak- en dienstpersoneel en ten minste twee jaar een opdracht aan de Hogeschool Gent als lid van het administratief en technisch personeel of het meesters-, vak- en dienstpersoneel hebben uitgeoefend. 3 De kandidaatstelling gebeurt per koppel: de kandidaat-vertegenwoordiger stelt zich kandidaat samen met een kandidaat-opvolger. In de kandidaatstelling van de kandidaat-vertegenwoordiger wordt tevens de kandidaat-opvolger aangeduid. De kandidaat-opvolger die in de kandidaatstelling wordt voorgedragen voor een verkozen vertegenwoordiger, is van rechtswege de opvolger van deze vertegenwoordiger. Men kan zich niet gelijktijdig kandidaat stellen als kandidaatvertegenwoordiger en kandidaat-opvolger. De kandidaat-vertegenwoordiger en de kandidaat-opvolger moeten van hetzelfde geslacht zijn. 4 BC/B/2017/BEAA/46180 - bijlage 1 - pag. 4/10
HOOFDSTUK 6 Oproep tot kandidaatstelling Artikel 13 De oproep tot kandidaatstelling voor de verkiezing van de vertegenwoordigers van het personeel in het inrichtingsorgaan wordt naar het HoGent-mailadres van elk personeelslid dat op de kiezerslijst voorkomt, gestuurd. De oproep tot kandidaatstelling wordt eventueel ook via andere interne communicatiemiddelen bekendgemaakt. Het kiesbureau legt de uiterste datum voor het indienen van de kandidaatstellingen vast en bepaalt in functie daarvan hoeveel keer de oproep naar alle personeelsleden wordt verzonden. Artikel 14 1 Er wordt één formele oproep tot kandidaatstelling per kiezersgroep opgemaakt. 2 De oproep bevat een link naar een kandidaatstellingsformulier dat elektronisch kan ingediend worden. 3 De oproep vermeldt minstens: 1 de uiterste datum van indiening van de kandidatuur; 2 de verkiesbaarheidsvoorwaarden voor elk van de onderscheiden kandidaturen; 3 de periode van de stemverrichtingen. 4 Onverminderd 2 kan een papieren kandidaatstellingsformulier worden bekomen op de zetel van het kiesbureau. Dit kandidaatstellingsformulier moet vervolgens binnen de voorgeschreven termijn op de zetel van het kiesbureau worden neergelegd of aangetekend verstuurd worden aan het kiesbureau op het adres van de zetel van het kiesbureau waarbij de postdatum geldt als bewijs. Artikel 15 HOOFDSTUK 7 De kandidatenlijsten 1 Het kiesbureau onderzoekt of de kandidaturen in de voorgeschreven vorm en binnen de voorgeschreven termijn werden ingediend. 2 Indien een kandidatuur niet aan de in de oproep gestelde voorwaarden voldoet, stelt het kiesbureau de kandidaat-vertegenwoordiger en de kandidaat-opvolger hiervan onverwijld per e-mail op de hoogte, met vermelding van de reden. 3 De kandidaat-vertegenwoordiger of de kandidaat-opvolger kan hiertegen, binnen de drie kalenderdagen na ontvangst van de kennisgeving, gemotiveerd bezwaar indienen via verkiezingen@hogent.be. Het kiesbureau beslist binnen de tien kalenderdagen na ontvangst over het bezwaar. 4 Bij ontstentenis van reactie binnen de drie kalenderdagen op de kennisgeving dat hun kandidatuur niet ontvankelijk is, worden de kandidaten geacht de beslissing van het kiesbureau te aanvaarden en worden de niet-ontvankelijke kandidaturen geschrapt van de kandidatenlijst. 5 BC/B/2017/BEAA/46180 - bijlage 1 - pag. 5/10
Artikel 16 1 Ingeval het aantal kandidaten per kiezersgroep kleiner is dan of gelijk aan het aantal te begeven mandaten, dan worden die kandidaten zonder meer door het kiesbureau verkozen verklaard, waarbij rekening wordt gehouden met het in het organiek reglement bepaalde quorum inzake gelijkwaardige vertegenwoordiging van beide geslachten. De kandidaten kunnen evenwel niet verkozen worden verklaard als hierdoor het bovenvermelde quorum zou worden overschreden. In het geval dat er meer kandidaten zijn dan in te vullen mandaten, worden alsnog verkiezingen georganiseerd maar dan alleen voor de mandaten die overeenkomstig het vastgelegde quorum effectief ingevuld kunnen worden. 2 Onverminderd 1 kan voor wat betreft de vertegenwoordiging van het onderwijzend personeel, zoals bedoeld in artikel 13, 1, een kandidaat-vertegenwoordiger niet verkozen worden verklaard als dit tot gevolg zou hebben dat er meer dan twee effectieve vertegenwoordigers zouden zetelen die behoren tot dezelfde functionele entiteit. Indien meer dan twee kandidaat-vertegenwoordigers behoren tot dezelfde functionele entiteit dan wordt door het kiesbureau van deze kandidaatvertegenwoordigers een rangorde opgemaakt waarbij rekening wordt gehouden met volgende criteria: o in hoofdorde heeft de kandidaat-vertegenwoordiger van het geslacht dat binnen de vertegenwoordiging van het onderwijzend personeel het minst vertegenwoordigd is, voorrang op de kandidaat-vertegenwoordiger van het o andere geslacht; in subsidiaire orde gaat de jongere kandidaat-vertegenwoordiger in leeftijd voor op de oudere kandidaat-vertegenwoordiger. De op basis van deze rangorde hoogst gerangschikte kandidaten worden verkozen verklaard en dit overeenkomstig de effectief in te vullen mandaten. 3 Er is sprake van een niet in te vullen mandaat wanneer de opname van het mandaat door een kandidaat tot gevolg zou hebben dat het in het organiek reglement bepaalde quorum inzake gelijkwaardige vertegenwoordiging van beide geslachten zou worden overschreden. Eveneens is er sprake van een niet in te vullen mandaat wanneer de opname van het mandaat door een kandidaat tot gevolg zou hebben dat meer dan twee vertegenwoordigers van het onderwijzend personeel zouden behoren tot dezelfde functionele entiteit. Ingeval op het einde van een verkiezingsronde wordt vastgesteld dat één of meerdere mandaten niet konden worden ingevuld, dan kan het kiesbureau eventueel besluiten tot het organiseren van tussentijdse verkiezingen die in het daaropvolgend semester zullen plaatsvinden. Artikel 17 1 Indien er meer kandidaten zijn voor de te begeven of in te vullen mandaten van vertegenwoordiger van het personeel en diens opvolger in het inrichtingsorgaan, maakt het kiesbureau een stemlijst op van alle aanvaarde kandidaten en hun opvolgers met vermelding van hun naam en voornaam. De kandidaten worden op de stemlijst alfabetisch gerangschikt. 6 BC/B/2017/BEAA/46180 - bijlage 1 - pag. 6/10
2 Indien er mannelijke en vrouwelijke kandidaten deelnemen aan de verkiezingen wordt de stemlijst opgedeeld in twee deellijsten. De eerste deellijst bevat de alfabetisch gerangschikte kandidaten van het mannelijke geslacht en de tweede deellijst bevat de alfabetisch gerangschikte kandidaten van het vrouwelijke geslacht. Artikel 18 Het kiesbureau stuurt de definitieve kandidatenlijst naar alle kandidaat-vertegenwoordigers en hun opvolgers. De kandidatenlijst wordt via interne communicatiemiddelen bekendgemaakt aan alle personeelsleden die behoren tot de desbetreffende kiezersgroep. Artikel 19 1 Er is geen stemplicht. 2 Stemmen bij volmacht is uitgesloten. HOOFDSTUK 8 De stemverrichtingen 3 Het stemmen gebeurt elektronisch en uitsluitend via de daarvoor ter beschikking gestelde verkiezingsapplicatie. De stemverrichtingen vinden plaats gedurende een doorlopende periode van minstens 24 uur. Artikel 20 Het kiesbureau is verantwoordelijk voor het goede verloop van de stemverrichtingen en het neemt alle maatregelen die nodig zijn om de geheime stemming te verzekeren. Artikel 21 1 De kiesgerechtigde ontvangt uiterlijk drie kalenderdagen vóór het begin van de periode van de stemverrichtingen een oproepingsmail via zijn HoGent-mailaccount. 2 De oproepingsmail vermeldt minstens: 1 de verkiezingen waarvoor men wordt uitgenodigd om te stemmen; 2 het elektronisch adres van de verkiezingsapplicatie; 3 de periode dat men kan stemmen, met inbegrip van het begin- en einduur; 4 de unieke code die toegang verleent tot de verkiezingsapplicatie. 3 De kiesgerechtigde heeft geen toegang tot de verkiezingsapplicatie vóór of na de door het kiesbureau vastgelegde periode van de stemverrichtingen. 4 Bij onvoorziene problemen waardoor de verkiezingsapplicatie tijdelijk onbeschikbaar is, kan de voorzitter van het kiesbureau gemotiveerd beslissen om de periode van de elektronische stemming te verlengen. De kiesgerechtigden worden via mail op de hoogte gebracht van de bijkomende periode van stemverrichtingen. 7 BC/B/2017/BEAA/46180 - bijlage 1 - pag. 7/10
Artikel 22 1 Om toegang te hebben tot de verkiezingsapplicatie moet de kiesgerechtigde in het bezit zijn van zijn persoonlijk HoGent-mailaccount en de in de oproepingsmail vermelde unieke code. 2 De kiesgerechtigde brengt geldig zijn stem uit door per stemlijst één kandidaat aan te klikken of ingeval van deellijsten één kandidaat aan te klikken op één van beide deellijsten. Eenmaal de kiesgerechtigde zijn stem heeft bevestigd, wordt de unieke code van de kiesgerechtigde geblokkeerd waardoor het onmogelijk is om opnieuw te stemmen. 3 Ongeldig stemmen is door het elektronisch systeem uitgesloten. 4 Ingeval van meerdere stemlijsten tijdens eenzelfde verkiezingsperiode wordt de mogelijkheid geboden om per stemlijst blanco te stemmen. Artikel 23 HOOFDSTUK 9 De stemopneming Onmiddellijk na het afsluiten van de stemming wordt onder toezicht van het kiesbureau overgegaan tot de telling van het aantal uitgebrachte stemmen. Artikel 24 1 De stemmen worden geteld per kiezersgroep en desgevallend per deellijst. 2 De rangschikking per kiezersgroep en desgevallend per deellijst wordt opgemaakt volgens het aantal uitgebrachte stemmen. Bij gelijkheid van stemmen gaat de jongere kandidaat-vertegenwoordiger voor op de oudere kandidaatvertegenwoordiger. 3 De hoogst gerangschikte kandidaten zijn verkozen en dit overeenkomstig de te begeven of in te vullen mandaten, rekening houdende met het in het organiek reglement bepaalde quorum inzake gelijkwaardige vertegenwoordiging van beide geslachten. Ingeval de stemlijst is opgedeeld in twee deellijsten worden eerst de mandaten toegekend aan de kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald, ongeacht de deellijst waartoe zij behoren en dit totdat het bovenvermelde quorum wordt bereikt. Ingeval een mandaat niet kan worden toegekend aan een kandidaat van een deellijst zonder het bovenvermelde quorum te overschrijden, dan wordt dit mandaat toegekend aan de hoogst gerangschikte kandidaat van de andere deellijst aan wie nog geen mandaat werd toegekend. 4 Voor wat betreft de vertegenwoordiging van het onderwijzend personeel kunnen ten hoogste twee vertegenwoordigers behorende tot dezelfde functionele entiteit effectief zetelen. Ingeval de eventuele opname van het mandaat tot gevolg zou hebben dat dit quorum wordt overschreden dan wordt het mandaat toegekend aan de 8 BC/B/2017/BEAA/46180 - bijlage 1 - pag. 8/10
eerstvolgende kandidaat die het meest aantal stemmen heeft behaald en die behoort tot een andere functionele entiteit, rekening houdende met het in het organiek reglement bepaalde quorum inzake gelijkwaardige vertegenwoordiging van beide geslachten. Indien geen enkele van de volgende kandidaten in aanmerking komt om het mandaat in te vullen dan wordt dit mandaat beschouwd als een niet in te vullen mandaat overeenkomstig artikel 16, 3. Artikel 25 1 De uitslag van de verkiezingen met de namen van de verkozen vertegenwoordigers en hun opvolgers, en het aantal behaalde stemmen, worden vermeld in een procesverbaal. 2 De leden van het kiesbureau ondertekenen het proces-verbaal van verkiezing, waarvan het origineel opgenomen wordt in het archief van de hogeschool. 3 Binnen de drie kalenderdagen na de ondertekening van het proces-verbaal, wordt de uitslag van de verkiezingen bekendgemaakt en een afschrift ervan wordt onmiddellijk aan elke kandidaat toegestuurd. Artikel 26 HOOFDSTUK 10 Intern beroep 1 Intern beroep tegen de verkiezingsuitslag, moet op straffe van nietigheid binnen de vijf kalenderdagen na bekendmaking van de uitslag per aangetekende brief worden ingediend bij de beroepskamer op het adres van de bestuurszetel van de hogeschool ter attentie van de voorzitter van het kiesbureau. 2 Bij ontstentenis van bezwaar wordt de uitslag, zoals bekendgemaakt, definitief. Artikel 27 De beroepskamer voor de verkiezingen bestaat uit drie leden: één voorzitter, magistraat, emeritus-magistraat of ere-magistraat en twee leden met ruime juridische expertise en/of vertrouwdheid met het hoger onderwijs, aan te duiden door het bestuurscollege van de Hogeschool Gent. Het bestuurscollege kan daarbij ook één of meerdere plaatsvervangende leden aanduiden. Artikel 28 1 De beroepskamer onderzoekt het beroep en doet, binnen de vijfenveertig kalenderdagen na de ontvangst van het beroep, uitspraak. 2 Indien een klacht gegrond wordt bevonden door de beroepskamer, wordt de betreffende verkiezing vernietigd en wordt er overgegaan tot een nieuwe verkiezing voor de betreffende kiesgroep. 9 BC/B/2017/BEAA/46180 - bijlage 1 - pag. 9/10
3 De nieuwe stemverrichtingen vinden plaats uiterlijk dertig kalenderdagen na de uitspraak behoudens andersluidende beslissing van de beroepskamer. Deze verkiezing wordt georganiseerd door het kiesbureau. Daartoe doet het een nieuwe oproep tot de kiesgerechtigden met vermelding van de dag, elektronisch adres van de verkiezingsapplicatie, begin- en einduur van de stemverrichtingen. De nieuwe oproep gebeurt via e-mail aan elke kiesgerechtigden. Artikel 29 HOOFDSTUK 11 Tussentijdse verkiezingen 1 Indien na een verkiezingsronde wordt vastgesteld dat er mandaten niet werden ingevuld, dan kunnen nieuwe, tussentijdse verkiezingen worden georganiseerd op een datum te bepalen door het kiesbureau. 2 In de loop van de eerste maand van elk semester wordt op initiatief van de voorzitter van het kiesbureau nagegaan of er openstaande mandaten zijn. Indien er openstaande mandaten zouden zijn, dan kunnen er uiterlijk voor het einde van het semester tussentijdse verkiezingen worden georganiseerd op een datum te bepalen door het kiesbureau. 3 In hetzelfde semester waarin de verkiezingen voor de algehele vernieuwing van alle mandaten plaatsvinden, kunnen geen tussentijdse verkiezingen worden georganiseerd. 4 Bij tussentijdse verkiezingen kunnen enkel die personeelsleden zich kandidaat stellen die gelet op artikel 16, 3 het mandaat ook effectief kunnen invullen. Artikel 30 Bij tussentijdse verkiezingen wordt verder dezelfde procedure gevolgd zoals omschreven in het onderhavige reglement. 10 BC/B/2017/BEAA/46180 - bijlage 1 - pag. 10/10