Leges burgerzaken Inleiding In het Tarievenboek 2014 is aangegeven dat we eind 2014 ook de leges burgerzaken transparant en op basis van de baten en lasten in de begroting gaan vastleggen. De kosten van het rijbewijs, de reisdocumenten en het huwelijk/geregistreerd partnerschap zijn inmiddels transparant in beeld gebracht en wordt met dit stuk toegevoegd aan het tarievenboek. Planning De producten van Titel 1 van de legestabel, waaronder de producten burgerzaken, zullen gefaseerd worden toegevoegd aan het Tarievenboek. Dit jaar is begonnen met de producten die de meeste opbrengst genereren; huwelijk/geregistreerd partnerschap, rijbewijs en reisdocumenten. De overige producten zullen in de komende jaren worden toegevoegd. De planning hiervan ziet er als volgt uit: December 2013 Huwelijk en geregistreerd partnerschap Paspoorten en Nederlandse identiteitskaart Rijbewijzen December 2014 Loterij- en prijsvraagvergunning Ontheffing op basis van Winkeltijdenwet Vergunning aanwezgheid speelautomaat Vergunning op basis van marktverordening Verklaring omtrent gedrag Waarmerken naturalisatie December 2015 Abonnement raadsvergadering Afschriften kadaster Afschriften van verordeningen Afschriften wkpb-register Nasporing uit gemeentelijk archief Vergunning verhuur leegstaande ruimte Verstrekken begroting December 2016 Gehandicaptenparkeerkaart Kopie en publicatiekosten Melding telecommunicatiewet Ontheffing voertuigreglementen Uittreksel GBA Kostentoerekening Net als bij de andere onderdelen in het Tarievenboek zijn er kosten toegerekend die een directe relatie hebben met de gevraagde dienstverlening. Voor burgerzaken is een onderscheid te maken naar directe kosten (de kosten die direct terug te vinden zijn in de begroting) en indirecte kosten (de overhead).
In de meeste gevallen zijn de directe kosten niet alleen van toepassing op de vijf producten die hiervoor zijn genoemd, maar zijn de van toepassing op alle diensten die burgerzaken verleend. Het gaat hierbij om kosten als automatisering en kosten voor het voeren van de bevolkingsadministratie. Deze kosten zijn naar rato van het totaal aantal diensten dat burgerzaken verleend toegerekend aan de betreffende dienstverlening. Hierbij is een factor 0,5 gebruikt voor diensten die in verhouding weinig tijd kosten. De berekening hiervan en het aantal bezoekers staan in de verdeelsleutels. Bij het huwelijk zijn de kosten van de Trouwzaal toegerekend, dit bedrag is bepaald door het oppervlakte van de Trouwzaal uit te drukken in een percentage van het totale gemeentehuis. Daarnaast worden de kosten van personele activiteiten die rechtstreeks toe te rekenen zijn aan de dienst in beeld gebracht. De activiteiten worden uitgedrukt in een aantal minuten die worden vermenigvuldigd met het uurloon. Het uurloon is inclusief een opslagpercentage voor de overhead. De kostentoerekening per product zijn te vinden op de volgende drie pagina's. Kostendekkendheid In onderstaande overzicht wordt per product de kosten en opbrengsten in beeld gebracht met daarbij de nieuwe tarieven voor 2014: Product Kostprijs Legestarief Kostendekkendheid Aantal 2014 Kosten 2014 Opbrengst 2014 Saldo Paspoorten 43,87 50,75 115,7% 1.788 78.440 90.741-12.301 NIK 41,61 41,60 100,0% 2.563 106.646 106.621 26 NIK<14 25,51 30,95 121,3% 365 9.311 11.297-1.986 Huwelijk 381,29 304,50 79,9% 85 32.410 25.883 6.527 Rijbewijzen 42,55 38,45 90,4% 1.728 73.526 66.442 7.085 Totaal 300.333 300.983-649 100% Het uitgangspunt van de raad voor het tarievenbeleid is 100% kostendekkendheid. De optelsom van deze vijf producten komt hierop uit. Daarbinnen is het legestarief van het rijbewijs verplicht verlaagd naar 38,45. In de begrotingswijziging van 7 november 2013 bent u hiervan op de hoogte gesteld. Het huwelijk hebben we niet op 100% kostendekkendheid willen stellen vanwege de prijsstelling van de buurgemeenten. Voor de overige drie producten, paspoorten en NIK, houdt het dan in dat dezelfde prijsstelling inclusief 1,5% inflatiecorrectie kan worden gehanteerd om 100% kostendekkendheid te realiseren. In de tariefstellingen is de gemeente bevoegd te variëren. Voorwaarde is wel dat de gemeente per titel geen winst mag maken. Europese regelgeving heeft aangegeven dat dit per titel van de legestabel moet worden uitgewerkt. Gelet op dit kader is het dus mogelijk tarieven van paspoorten en NIK neerwaarts bij te stellen. Dit heeft wel invloed op de mate van kostendekkendheid.
Aantal Uurtari per jaar Gem. tijd (min.) Totale tijd (min) ef Reisdocumenten Gemengde activiteit Toerekening Verhaalbare kosten Kosten per reisdocument Activiteit Kosten Toelichting Telefonie Vraag beantwoord reisd. 1.361 4,00 5.443,2 45,35 4.114,15 Nee 100% 4.114,15 Afspraak incl. info. 1.373 4,00 5.491,2 45,35 4.150,43 Nee 100% 4.150,43 Notitie reisdoc. 19 8,00 153,6 45,35 116,10 Nee 100% 116,10 Belt terug reisdoc. 67 2,00 134,4 45,35 101,58 Nee 100% 101,58 Doorverbonden reisdoc. 398 3,00 1.195,2 45,35 903,37 Nee 100% 903,37 9.385,64 1,99 Balie/KCC Aanvraag van A tot Z aan balie incl. betaling. 4.297 10 45,35 7,56 Nee 100% 7,56 Uitreiken aan klant 4.297 3 45,35 2,27 Nee 100% 2,27 Melden receptie/ klantenzuil, 2 x aanvragen en ophalen 8.594 1,5 45,35 1,13 Nee 100% 1,13 Tijd is schatting Scannen aanvraag naar Morpho 4.297 0,5 45,35 0,38 Nee 100% 0,38 Tijd is schatting Opruimen aanvraagformulier 4.297 0,17 45,35 0,13 Nee 100% 0,13 Tijd is schatting Opruimen in dagkluis 4.297 0,33 45,35 0,25 Nee 100% 0,25 Tijd is schatting 11,72 11,72 11,72 Verstrekken telefonische informatie KCC/BZ 166 3 498 45,35 376,41 Nee 100% 376,41 Tijd is schatting Verstrekken inform. aan loket/ terugsturen/nieuwe afspraak.30 3 90 45,35 68,03 Nee 100% 68,03 Tijd is schatting Bijzondere aanvragen, omwisselingen etc. 10 60 600 45,35 453,50 Nee 100% 453,50 Tijd is schatting 897,93 897,93 0,19 Backoffice Aanpassen kassasysteem 2 30 60 82,6 82,60 Nee 100% 82,60 Tijd is schatting 0,02 Inklaren reisdocument (BZ) 4.297 1 55,7 0,93 Nee 100% 0,93 Tijd is schatting 0,93 Kapitaallasten Biometrie Paspoorten 8.796,00 Nee 100% 8.796,00 1,87 Automatisering Paspoort Ja 3.062,22 Obv bezoekers naar product 1,71 Identiteitskaart Ja 3.482,13 Obv bezoekers naar product 1,19 Personele kosten backoffice Paspoort Ja 11.564,37 Obv bezoekers naar product 6,47 Identiteitskaart Ja 13.150,13 Obv bezoekers naar product 4,49 Kosten voeren bevolkingsadministratie Paspoort Ja 2.892,51 Obv bezoekers naar product 1,62 Identiteitskaart Ja 3.289,15 Obv bezoekers naar product 1,12 Midoffice Paspoort Ja 3.603,44 Obv bezoekers naar product 2,02 Identiteitskaart Ja 4.097,57 Obv bezoekers naar product 1,40 Rijksleges 2013 Paspoorten 15,35 NIK 20,80 NIK <14 5,30 Totale kosten: Paspoorten 43,87 NIK 41,61 NIK <14 25,51
Rijbewijs Aantal Uurtari Gemengde Toe- Verhaalbare Kosten per Activiteit per jaar Gem. tijd (min.) Totale tijd (min) ef Kosten activiteit rekening kosten Toelichting rijbewijs Telefonie 2,4 Vraag beantwoord rijbew. 1.085 3,20 3471,36 45,35 2.623,77 Nee 100% 2.623,77 Afspraak incl. info rijbew. 782 3,50 2738,4 45,35 2.069,77 Nee 100% 2.069,77 Notitie rijbew. 19 5,00 96 45,35 72,56 Nee 100% 72,56 Belt terug rijbew. 62 3,70 230,88 45,35 174,51 Nee 100% 174,51 Doorverbonden rijbew. 370 5,40 1995,84 45,35 1.508,52 Nee 100% 1.508,52 6.449,13 3,73 Balie/KCC Aanvraag van A tot Z aan balie incl. betaling. 2.300 10 45,35 7,56 Nee 100% 7,56 Uitreiken aan klant 2.252 3 45,35 2,27 Nee 100% 2,27 Melden receptie/ klantenzuil, 2 x aanvragen en ophalen 4.504 1,5 45,35 1,13 Nee 100% 1,13 Tijd is schatting/ Aantallen uit dashboard Scannen aanvraag naar RDW 2.252 0,5 45,35 0,38 Nee 100% 0,38 Tijd is schatting/ Aantallen uit dashboard Opruimen aanvraagformulier 2.252 0,17 45,35 0,13 Nee 100% 0,13 Tijd is schatting/ Aantallen uit dashboard Opruimen in dagkluis 2.252 0,33 45,35 0,25 Nee 100% 0,25 Tijd is schatting/ Aantallen uit dashboard 11,72 11,72 11,72 Verstrekken telefonische informatie KCC/BZ 384 2 768 45,35 580,48 Nee 100% 580,48 Tijd is schatting/ Aantallen uit dashboard Verstrekken inform. aan loket/ terugsturen/nieuwe afspraak.72 3 216 45,35 163,26 Nee 100% 163,26 Tijd is schatting/ Aantallen uit dashboard Bijzondere aanvragen, omwisselingen etc. 72 10 720 45,35 544,20 Nee 100% 544,20 Tijd is schatting/ Aantallen uit dashboard Eigen verklaring 671 10 6.710 45,35 5.071,64 Nee 100% 5.071,64 Tijd is schatting/ Aantallen uit dashboard 1.287,94 6.359,58 3,68 Backoffice Aanpassen kassasysteem 4,8 30 144 82,6 198,24 Nee 100% 198,24 Tijd is schatting/ Aantallen uit dashboard 0,11 Inklaren rijbewijs (BZ) 2.252 1 55,7 0,93 Nee 100% 0,93 Tijd is schatting/ Aantallen uit dashboard 0,93 Automatisering Rijbewijs 2.680,78 Obv aantal bezoekers naar product Rijbewijs - eigen verklaring 425,25 Obv aantal bezoekers naar product 3.106,03 1,80 Automatisering rijbewijzen Onderhoud logilink RDW Proxy 472,28 Nee 100% 472,28 472,28 472,28 0,27 Personele kosten backoffice Rijbewijs Ja 10.132,58 Obv aantal bezoekers naar product Rijbewijs - eigen verklaring Ja 1.607,32 Obv aantal bezoekers naar product 11.739,90 6,79 Kosten voeren bevolkingsadministratie Rijbewijs Ja 2.532,21 Obv aantal bezoekers naar product Rijbewijs - eigen verklaring Ja 401,68 Obv aantal bezoekers naar product 2.933,89 1,70 Midoffice Rijbewijs Ja 3.154,59 Obv aantal bezoekers naar product Rijbewijs - eigen verklaring Ja 500,41 Obv aantal bezoekers naar product 3.654,99 2,12 Rijksleges 9,70 Totaal kosten Rijbewijs 42,55
Huwelijk/ Geregistreerd partnerschap Aantal Uurta Verhaalbare per jaar Gem. tijd (min.) Totale tijd (min) rief Kosten Gemengde activiteit Toerekening kosten Kosten per huwelijk/ondertou w Activiteit Toelichting Telefonie Vraag beantwoord ondertrouw/huwelijk. 19 4,3 81,7 45,35 61,75 Nee 100% 61,75 Afspraak incl. info ondertrouw/huwelijk. 1 9,9 9,9 45,35 7,48 Nee 100% 7,48 Notitie ondertrouw/huwelijk. 29 5,00 145 45,35 109,60 Nee 100% 109,60 Belt terug ondertrouw/huwelijk. 24 3,70 88,8 45,35 67,12 Nee 100% 67,12 Doorverbonden ondertrouw/huwelijk. 205 3,80 779 45,35 588,79 Nee 100% 588,79 834,74 Alle huwelijken 6,68 Balie/KCC Ondertrouw 134 30 4.020 45,35 3.038,45 Nee/KCC 100% 3.038,45 Kosteloze huwelijken 50 20 1.660 45,35 1.254,68 Ja Kcc/Backoffice 100% 1.254,68 Melden receptie/ klantenzuil 134 2 268 45,35 202,56 Nee KCC 100% 202,56 Verstrekken inform. aan loket/ terugsturen/nieuwe afspraak.10 15 150 45,35 113,38 Nee KCC 100% 113,38 4.609,07 4.609,07 Alle huwelijken 36,87 Werkzaamheden bode 84 60 8.040 45,35 6.076,90 Nee 100% 6.076,90 Testen muziek 50 5 300 45,35 226,75 Nee Backoffice 100% 226,75 Schoonmaak + voorbereiding door bode/gastvrouw 84 10 1.340 45,35 1.012,82 Nee 100% 1.012,82 7.316,47 Betaalde huwelijken 86,08 Backoffice Huwelijksvoltrekking door trouwambtenaar 87,04 100% 87,04 Betaalde huwelijken 87,04 Reiskosten trouwambtenaren 70,00 100% 70,00 Betaalde huwelijken 0,82 Verstrekken telefonische informatie + maken afspraak KCC/BZ 205 10 2.050 55,7 1.903,08 Ja KCC/Backoffice 100% 1.903,08 Voorbereiden/afhandelen huwelijken backoffice 134 40 5.360 55,7 4.975,87 Nee Backoffice 100% 4.975,87 Getuigen gemeenten 20 15 300 55,7 278,50 100% 278,50 Verwerken annuleringen 4 30 120 55,7 111,40 100% 111,40 7.268,85 Alle huwelijken 58,15 Aanpassen kassasysteem/backoffice 1 10 10 55,7 9,28 Nee Backoffice 100% 9,28 Contact trouwambtenaren 200 5 670 55,7 621,98 Nee Backoffice 100% 621,98 Aanwijzen alternatieve locatie 3 120 360 55,7 334,20 Nee P en O 100% 334,20 Uitbetalen trouwambtenaren P en O 12 30 360 55,7 334,20 100% 334,20 1.299,67 Betaalde huwelijken 15,29 Automatisering Ja, toerekening op basis van aantal bezoekers naar product 130,35 Alle huwelijken 1,04 Personele kosten backoffice Ja, toerekening op basis van aantal bezoekers naar product 492,70 Alle huwelijken 3,94 Kosten voeren bevolkingsadministratie Ja, toerekening op basis van aantal bezoekers naar product 123,13 Alle huwelijken 0,99 Midoffice Ja, toerekening op basis van aantal bezoekers naar product 153,39 Alle huwelijken 1,23 Kosten trouwzaal 706.907,00 De Trouwzaal is 63m 2, het hele gemeentehuis is 6.348m 2. 1% 7.069,07 Betaalde huwelijken 83,17 Totaal kosten ondertrouw/huwelijk 381,29
Verdeelsleutels Directe kosten en berekening naar product Bezoekers naar product 2012 Factor tijd Percentage Afschriften burgerlijke stand 19 0,5 0,08% Attestatie de vita 39 0,5 0,16% Burgerzaken - backoffice 44 1 0,37% Burgerzaken algemeen 167 0,5 0,70% Erkenning (ongeboren) kind 157 1 1,32% GBA uittreksel 545 0,5 2,29% Geboorteaangifte 51 1 0,43% Huwelijk 122 1 1,03% Identiteitskaart 3.259 1 27,41% Legalisatie handtekening 6 1 0,05% Overige burgerzaken 74 0,5 0,31% Overlijdensaangifte 118 1 0,99% Paspoort 2.866 1 24,10% Rijbewijs 2.509 1 21,10% Rijbewijs - eigen verklaring 398 1 3,35% Uittreksels burgerzaken 40 0,5 0,17% Verhuizing 673 1 5,66% Verklaring omtrent gedrag 715 0,5 3,01% Verklaring van in leven zijn 88 0,5 0,37% 11.890 Toe te rekenen uren backoffice OMSCHRIJVING Uurtarief AANTAL_UUR Totaalbedrag Applicatiebeheer tbv kwaliteitstoetsing 82,6 200 16.520,00 Applicatiebeheer tbv produktverstrekking 82,6 200 16.520,00 Informatiebeveiliging 82,6 36 2.973,60 Mobiele aanvraag reisdoc 82,6 0,5 41,30 Ondersteuning frontoffice 55,7 36 2.005,20 Ondersteuning frontoffice 55,7 36 2.005,20 Opstellen legestarieventabel 82,6 36 2.973,60 Opstellen legestarieventabel 55,7 36 2.005,20 Opstellen verordeningen/processen 82,6 36 2.973,60 48.017,70 Automatisering Kosten Gedeelde activiteit Toerekening Toerekenbaar Opmerking Melodys classic assurance 2.877,53 2/3 deel voor burgerzaken66,67% 1.918,35 Inschatting door automatisering Onderhoud Software derden; geen UP 500,44 100,00% 500,44 Onderhoud IBM Cognos 8 1.345,43 1/4 deel voor burgerzaken25,00% 336,36 Inschatting door automatisering Melodies Upgrade protection Key2BZ 22.652,94 100,00% 22.652,94 Kapitaallasten clientresponse systeem 7.200,00 zit in algemene overhead Totaal automatisering burgerzaken 27.376,34 25.408,09 50% toe te rekenen aan de producten en 50% GBA, ingezetenschap 12.704,05
Kosten voeren bevolkingsadministratie Begroting 2014 Bankkosten 2.500,00 Formulieren 4.000,00 Onderhoudskosten 1.500,00 Extra openingstijden 4.000,00 12.000,00 Midoffice Webnext 4.389,40 Hosting 5.852,57 K2GBAV 772,89 JCC 8K 467,50 KCC 8k 3.467,03 14.949,39