Vastgesteld 27 september 2005, revisie op 3 september 2008 Kinderdagpaleis La Luna verzorgt kinderopvang. De directie, bestaande uit mw. M. Schulp-Van der Voort en dhr. H. Schulp, is samen met de teamleidsters verantwoordelijk voor het beleid dat in het Kinderdagpaleis gevoerd wordt. De directie wil binnen het Kinderdagpaleis een open sfeer tot stand brengen waarin iedereen zich thuis voelt. 1. Begripsomschrijving Organisatie: Kinderdagpaleis La Luna, bestaande uit kinderdagverblijven en centra voor buitenschoolse opvang. Ouder: Ouder en/of verzorger van kinderen die van een werkeenheid van de organisatie gebruik maakt. Vestiging: Een kinderdagverblijf of centrum voor buitenschoolse opvang. Werkeenheid: Een kindgroep binnen een vestiging. Adviesrecht: Het recht om advies uit te brengen over de beleidsontwikkeling en uitvoering van het beleid binnen de organisatie, voor zover het beleid van invloed is op de kinderen en/of ouders. Ouderraad Centrale commissie bestaande uit afgevaardigden (ouders) van de afzonderlijke vestigingsraden. (Overlegt met directie). Vestigingsraad Commissie per vestiging met ouders van kinderen van de betreffende werkeenheden van die vestiging. (Overlegt met teamleidster). Activiteitencommissie Commissie bestaande uit leidsters en ouders van een vestiging. Ondersteunt leidsters bij de organisatie van diverse activiteiten. Vormt geen onderdeel van de ouderraad. Dit huishoudelijk reglement is daarop niet van toepassing. Redactie Kroontjespen Ouders uit de verschillende vestigingen die er voor zorgen dat drie keer per jaar de Kroontjespen verschijnt. Een blad door en voor ouders. Dit huishoudelijk reglement is niet op hen van toepassing. Handboek Kwaliteit Kinderdagpaleis La Luna Pagina: 1 van 11
2. Doelstelling De ouderraad en de vestigingsraad stellen zich ten doel: o De belangen van de kinderen en ouders zo goed mogelijk te behartigen en de ouders te vertegenwoordigen naar de directie c.q. teamleidster; o De communicatie te bevorderen tussen ouders en personeel van de vestiging en tussen ouders onderling; o Een bijdrage te leveren aan het kwaliteitsbeleid van de organisatie. 3. Bevoegdheden en taken 3.1 Bevoegdheden en taken van de ouderraad Verzwaard adviesrecht ouderraad 1) De directie stelt de ouderraad conform Wk art 60 lid 1 in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit dat de organisatie betreft, inzake: a) De uitvoering van het algemene kwaliteitsbeleid van de organisatie met betrekking tot: - aantal kinderen per leidster - groepsgrootte - opleidingseisen beroepskrachten - inzetbaarheid beroepskrachten in opleiding b) Algemeen pedagogisch beleidsplan van de organisatie; c) Het algemene voedingsbeleid van de organisatie; d) Openingstijden; e) Risico inventarisatie veiligheid en gezondheid; f) Vaststelling of wijziging van een klachtenregeling en het aanwijzen van de leden van de klachtencommissie conform de Wet Klachtrecht; g) Wijzigingen van de prijs; h) Indien één of meerdere van de punten a t/m g voor een bepaalde vestiging afwijken van het algemene beleid van de kinderopvangorganisatie, dan moet de teamleidster advies vragen aan de vestigingsraad van de betreffende vestiging (bijvoorbeeld een specifiek pedagogisch werkplan, een specifiek voedingsbeleid, een specifieke prijsstijging). 2) Eén maal per jaar wordt het jaarplan besproken door de ouderraad en de directie. 3) Op verzoek kan de mandatering door de vestigingsraad besproken worden. Zowel de ouderraad, als de vestigingsraden kunnen voorstellen doen welke onderwerpen voor mandatering aan de ouderraad in aanmerking komen. De vestigingsraden zijn degene die hierover stemmen. Er wordt besloten bij meerderheid van stemmen, in een vergadering waar een meerderheid van het aantal vestigingsraden aanwezig is. De stemming kan ook schriftelijk plaatsvinden, waarbij per vestigingsraad één stem is toegekend. 4) Bij besluiten die grote gevolgen hebben voor de kwaliteit van de opvang van de kinderen kan de ouderraad, binnen de gestelde adviestermijn, een achterbanraadpleging houden onder alle vestigingsraden van de kindercentra, alvorens een advies uit te brengen. Handboek Kwaliteit Kinderdagpaleis La Luna Pagina: 2 van 11
5) Als in een vergadering (zie totstandkoming/beëindiging ouderraad) de ouderraad uit haar functie wordt ontheven, gaat het gemandateerde adviesrecht tijdelijk terug naar de vestigingsraden van de kindercentra, totdat een nieuwe ouderraad is benoemd. Ongevraagd advies De ouderraad is bevoegd de directie ook ongevraagd te adviseren over de onderwerpen waarop de ouderraad adviesrecht heeft (Wk art 60 lid 3). Adviestraject 1) De adviestermijn voor de ouderraad bedraagt zes weken; 2) In overeenstemming tussen de directie en minimaal twee leden van de ouderraad, waaronder de voorzitter, kan voor zeer dringende adviesaanvragen een kortere maximale adviestermijn worden afgesproken; 3) Indien binnen zes weken na het aanvragen van het advies door de directie geen advies aan de directie wordt gegeven, wordt de ouderraad verondersteld positief te adviseren; 4) De directie geeft de ouderraad tijdig en desgevraagd schriftelijk alle informatie die de ouderraad redelijkerwijs voor de vervulling van haar taak nodig heeft (Wk art 60 lid 4). a. Pas vanaf het moment dat aan deze volwaarde is voldaan, gaat de termijn genoemd in dit artikel genoemde lid 1 en lid 3 in, evenals de overeengekomen kortere termijn in lid 2. b. Tenminste één maal per jaar krijgt de ouderraad schriftelijk de algemene gegevens over het beleid dat door de kinderopvangorganisatie het afgelopen jaar gevoerd is en in het komende jaar gevoerd zal worden, inzake het Verzwaard Adviesrecht Centrale Ouderraad lid 1 a t/m h genoemde onderwerpen; 5) De directie mag alleen afwijken van een advies van de ouderraad indien zij schriftelijk en gemotiveerd kan aangeven dat het belang van de kinderopvang zich tegen het advies verzet (Wk art 60 lid 2); 6) De directie geeft maximaal zes weken na het verkrijgen van het advies van de ouderraad schriftelijk aan of het advies van de ouderraad al dan niet gevolgd wordt; 7) Gedurende het adviestraject mag de directie nog niet overgaan tot uitvoering van het besluit. Overige taken en bevoegdheden van de ouderraad De ouderraad: a) heeft de bevoegdheid om op aangeven van leden van een vestigingsraad een lid uit die vestigingsraad te ontslaan of te schorsen; b) fungeert als aanspreekpunt voor de vestigingsraden van de kindercentra; c) voert overleg, binnen de randvoorwaarden van het pedagogisch werkplan en kwaliteitshandboek met de directie van de organisatie over de dagelijkse gang van zaken; d) heeft de bevoegdheid de directie twee keer per jaar, of zoveel vaker als de ouderraad nodig acht, te verzoeken deel te nemen aan (een gedeelte van) de vergadering van de ouderraad; Handboek Kwaliteit Kinderdagpaleis La Luna Pagina: 3 van 11
e) zorgt voor een goede communicatie met de vestigingsraden van de kindercentra; f) voert regelmatig overleg (uitgevoerd door de voorzitter) met de directie over het algemene beleid van de organisatie; g) signaleert wat leeft onder ouders; h) zorgt voor goede en heldere informatieverstrekking aan de vestigingsraden over de activiteiten van de ouderraad. 3.2 Bevoegdheden en taken van de vestigingsraad Verzwaard Adviesrecht vestigingsraad 1) De directie stelt de vestigingsraden conform Wk art 60 lid 1 in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit dat de organisatie betreft, inzake: a) De uitvoering van het kwaliteitsbeleid door de directie met betrekking tot: a. aantal kinderen per leidster b. groepsgrootte c. inzetbaarheid beroepskrachten in opleiding b) Pedagogisch beleidsplan; c) Voedingsaangelegenheden; d) Risico inventarisatie veiligheid en gezondheid; 2) Eén maal per jaar wordt het jaarplan besproken door de vestigingsraad met de teamleidster. Ongevraagd advies De vestigingsraad is bevoegd de directie ook ongevraagd te adviseren over de onderwerpen waarop de vestigingsraad adviesrecht heeft (Wk art 60 lid 3). Mandatering aan ouderraad 1) De vestigingsraad geeft de ouderraad onder voorbehoud van goed functioneren, mandaat het adviesrecht over te nemen van de vestigingsraad van het kindercentrum met betrekking tot de volgende punten: a) De uitvoering van het algemene kwaliteitsbeleid van de organisatie met betrekking tot: aantal kinderen per leidster groepsgrootte opleidingseisen beroepskrachten inzetbaarheid beroepskrachten in opleiding b) Algemeen pedagogisch beleidsplan van de organisatie; c) Het algemene voedingsbeleid van de organisatie; d) Vaststelling of wijziging van een klachtenregeling en het aanwijzen van de leden van de klachtencommissie conform de Wet Klachtrecht; e) Wijzigingen van de prijs; f) Wijzigingen van openingstijden; g) Indien één of meerdere van de punten a t/m f voor een bepaald kindercentrum afwijken van het algemene beleid van de kinderopvangorganisatie, dan behoudt de vestigingsraad van het betreffende kindercentrum het adviesrecht daarover Handboek Kwaliteit Kinderdagpaleis La Luna Pagina: 4 van 11
(bijvoorbeeld een specifiek pedagogisch werkplan, een specifiek voedingsbeleid, een specifieke prijsstijging). 2) Op verzoek kan de mandatering door de vestigingsraad besproken worden. Zowel de ouderraad, als de vestigingsraden kunnen voorstellen doen welke onderwerpen voor mandatering aan de ouderraad in aanmerking komen. De vestigingsraden zijn degene die hierover stemmen. Er wordt besloten bij meerderheid van stemmen, in een vergadering waar een meerderheid van het aantal vestigingsraden aanwezig is. De stemming kan ook schriftelijk plaatsvinden, waarbij per vestigingsraad één stem is toegekend. 3) Bij besluiten die grote gevolgen hebben voor de kwaliteit van de opvang van de kinderen, kan de ouderraad een achterbanraadpleging houden onder alle vestigingsraden, alvorens een advies uit te brengen. 4) Als in een vergadering (zie totstandkoming/beëindiging ouderraad) de ouderraad uit haar functie wordt ontheven, gaat het gemandateerde adviesrecht tijdelijk terug naar de vestigingsraden, totdat een nieuwe ouderraad is benoemd. Adviestraject 1) De adviestermijn voor de vestigingsraad bedraagt zes weken. 2) In overeenstemming tussen de directie en minimaal twee leden van de vestigingsraad, waaronder de voorzitter, kan voor zeer dringende adviesaanvragen een kortere maximale adviestermijn worden afgesproken; 3) Indien binnen de adviestermijn geen advies aan de directie wordt gegeven, wordt de vestigingsraad verondersteld positief te adviseren; 4) De directie geeft de vestigingsraad tijdig en desgevraagd schriftelijk alle informatie die de vestigingsraad redelijkerwijs voor de vervulling van haar taak nodig heeft (Wk art 60 lid 4). a. Pas vanaf het moment dat aan deze volwaarde is voldaan, gaat de termijn genoemd in punt 1 en 2 in. b. Tenminste één maal per jaar krijgt de vestigingsraad schriftelijk de algemene gegevens over het beleid dat op het kindercentrum het afgelopen jaar gevoerd is en in het komende jaar gevoerd zal worden, inzake de inzake Verzwaard Adviesrecht Vestigingsraad lid a t/m g genoemde onderwerpen, met uitzondering van de onderwerpen waarvan het adviesrecht is gemandateerd aan de ouderraad; 5) De directie mag alleen afwijken van een advies van de vestigingsraad indien hij schriftelijk en gemotiveerd kan aangeven dat het belang van de kinderopvang zich tegen het advies verzet (Wk art 60 lid 2); 6) De directie geeft maximaal vier weken na het verkrijgen van het advies van de vestigingsraad schriftelijk aan of het advies van de vestigingsraad al dan niet gevolgd wordt. Overige taken en bevoegdheden van de vestigingsraad De vestigingsraad: a) heeft de bevoegdheid minimaal 1 en maximaal 2 ouders uit de vestigingsraad aan te wijzen als afgevaardigde voor de ouderraad. Handboek Kwaliteit Kinderdagpaleis La Luna Pagina: 5 van 11
b) fungeert als aanspreekpunt voor ouders (voor zover niet ingebed in de klachtenprocedure); c) heeft de bevoegdheid de teamleidster te verzoeken deel te nemen aan de vergadering van de vestigingsraad; d) kan het GGD inspectierapport opvragen bij de teamleidster; e) voert regelmatig overleg met de teamleidster over het interne beleid (pedagogisch werkplan en kwaliteitshandboek) van de opvang binnen de randvoorwaarden van de kinderopvangorganisatie; f) zorgt voor een goede communicatie en informatieverstrekking met de ouderraad en de ouders van de vestiging; g) levert op verzoek een inbreng op ouderavonden; h) heeft de bevoegdheid, samen met minimaal 25% van het totaal aantal vestigingsraden, een bijzondere vergadering bijeen te roepen, om het functioneren van de ouderraad aan de orde te stellen. Klachten Indien een houder en oudercommissie het niet met elkaar eens worden over de manier waarop invulling aan het adviesrecht wordt gegeven, kan de oudercommissie de kwestie voorleggen aan een onafhankelijke klachtencommissie (zie hiervoor het klachtenreglement van La Luna). De toezichthouder baseert zijn oordeel in dit geval op de uitspraak van de klachtencommissie. Wanneer de rapportage wordt afgerond voordat er een uitspraak van de klachtencommissie is, en de toezichthouder nog niet tot een definitief oordeel kan komen, geeft hij toezichthouder vooralsnog geen oordeel. De uitslag wordt dan op een later tijdstip meegenomen in een nader of volgend onderzoek. 4. Samenstelling 4.1 Samenstelling van de ouderraad 1) Uitsluitend ouders, zoals omschreven in artikel 1 van dit reglement, kunnen lid zijn van de ouderraad (Wk art 58 lid 2). 2) Maximaal 1 ouder per huishouden kan lid zijn van de ouderraad. 3) Personeelsleden en leden van de directie kunnen geen lid zijn van de ouderraad, ook niet indien zij ouder zijn van een kind dat de kinderopvang bezoekt (Wk art 58 lid 3). 4) De ouderraad bestaat bij voorkeur uit 1 (maximaal 2) afgevaardigde per vestigingsraad. De ouderraad bestaat uit gemiddeld 1,5 lid per vestiging. 5) Bij de samenstelling wordt erop toegezien dat alle opvangvormen en zoveel mogelijk verschillende locaties in de ouderraad vertegenwoordigd worden. 6) De voorzitter is belast met de leiding van de ouderraad. De voorzitter is bevoegd de leiding over te dragen aan een ander lid van de ouderraad. De voorzitter roept de leden van de ouderraad tenminste tweemaal per jaar bijeen. De voorzitter is verplicht een vergadering te beleggen, wanneer ten minste drie leden dit schriftelijk verzoeken. Deze bijeenkomst moet binnen dertig dagen na het verzoek plaatsvinden. De voorzitter vertegenwoordigt de ouderraad in de omgang met andere organen. De voorzitter ziet toe op naleving van het reglement van de ouderraad. Handboek Kwaliteit Kinderdagpaleis La Luna Pagina: 6 van 11
7) De secretaris is belast met de correspondentie, het opstellen van de agenda en het maken van de notulen van de vergadering van de ouderraad en het verspreiden hiervan en het beheer van het archief van de ouderraad. 4.2 Samenstelling van de vestigingsraad 1) Uitsluitend ouders, zoals omschreven in artikel 1 van dit reglement, kunnen lid zijn van de vestigingsraad (Wk art 58 lid 2). 2) Maximaal 1 ouder per huishouden kan lid zijn van de vestigingsraad. 3) Personeelsleden en leden van de directie kunnen geen lid zijn van de vestigingsraad, ook niet indien zij ouder zijn van een kind dat de kinderopvang bezoekt (Wk art 58 lid 3). 4) De vestigingsraad bestaat uit 1 (maximaal 2) ouder (s) per werkeenheid. 5. Totstandkoming en beëindiging lidmaatschap 5.1 Totstandkoming en beëindiging lidmaatschap van de ouderraad 1) Indien er vacatures zijn in de ouderraad dan roept de ouderraad de leden van de vestigingsraad op zich kandidaat te stellen; 2) De secretaris van de ouderraad voorziet de kandidaat van de benodigde informatie; 3) Indien het aantal kandidaten het aantal beschikbare zetels niet overtreft, worden alle kandidaten op de eerstvolgende vergadering van de ouderraad benoemd; 4) Indien zich meer kandidaten melden dan er zetels beschikbaar zijn, organiseert de ouderraad een verkiezing; 5) De leden van de ouderraad worden tijdig geïnformeerd over de verkiezing en de kandidaatstelling. Stemming mag ook schriftelijk. Besluitvorming vindt plaats bij meerderheid van stemmen (Wk art 59 lid 4), daarbij dient de helft plus 1 van het aantal leden aanwezig te zijn; 6) Het lidmaatschap van de ouderraad beëindigt, bij beëindiging van het lidmaatschap van de vestigingsraad, bij periodiek aftreden, bij bedanken, bij ontslag door de ouderraad, bij overlijden en wanneer de ouder geen kind meer heeft dat gebruik maakt van kinderopvang van de betreffende organisatie met een uitloop van 6 maanden; 7) De kandidaat wordt voor een periode van twee jaar gekozen, waarna de vestigingsraad een andere afgevaardigde kiest (hernoeming is mogelijk); 8) De ouderraad treedt in zijn geheel af wanneer tijdens een avond waarbij de meerderheid van de ouderraad aanwezig is en een meerderheid van de aanwezige leden hun vertrouwen in de ouderraad opzegt. Een dergelijk besluit kan alleen worden genomen als het aftreden van de leden van de ouderraad is opgevoerd op de van tevoren opgestelde agenda. 5.2 Totstandkoming en beëindiging lidmaatschap van de vestigingsraad 1) Indien er vacatures zijn in de vestigingsraad dan roept deze de ouders op zich kandidaat te stellen; 2) Indien het aantal kandidaten het aantal beschikbare zetels niet overtreft, worden alle kandidaten op de eerstvolgende vergadering van de vestigingsraad benoemd; 3) Indien zich meer kandidaten melden dan er zetels beschikbaar zijn, organiseert de vestigingsraad een verkiezing; Handboek Kwaliteit Kinderdagpaleis La Luna Pagina: 7 van 11
4) De ouders worden minimaal 4 weken voor de verkiezing geïnformeerd over de verkiezing en de kandidaatstelling. Stemming mag ook schriftelijk via een stembus, de ouders krijgen hiervoor een stembiljet uitgereikt. Besluitvorming vindt plaats bij meerderheid van stemmen (Wk art 59 lid 4), daarbij dient de helft plus 1 van het aantal leden aanwezig te zijn; 5) De kandidaat wordt voor een periode van twee jaar gekozen, waarna de ouders een andere afgevaardigde kiezen (hernoeming is onbeperkt mogelijk); 6) Het lidmaatschap van de vestigingsraad beëindigt, bij beëindiging van het lidmaatschap van de vestigingsraad, bij periodiek aftreden, bij bedanken, bij ontslag door de ouderraad, bij overlijden en wanneer de ouder geen kind meer heeft dat gebruik maakt van kinderopvang van de betreffende organisatie met een uitloop van 6 maanden; 7) Tenminste eenderde deel van de ouders kan de vestigingsraad verzoeken om binnen twee weken een ouderavond te organiseren, waarbij ze het recht hebben om zelf onderwerpen op de agenda te plaatsen. Tijdens een dergelijke avond moet(en) de vestigingsraad aftreden als de meerderheid (tweederde) van de ouders aanwezig is en de meerderheid van de aanwezige ouders hun vertrouwen in de vestigingsraad opzegt. Een dergelijk besluit kan alleen genomen worden als het is opgevoerd op de van tevoren opgestelde agenda. Ontslag kan alleen indien een lid van de vestigingsraad het functioneren van de vestigingsraad belemmert; 8) Bij aftreden van alle leden van de vestigingsraad draagt de directie zorg voor de verkiezing van een nieuwe vestigingsraad; 9) Na opheffing van de vestigingsraad wordt door het hoofd van de vestiging jaarlijks een ouderavond belegd, waarvoor alle ouders schriftelijk worden uitgenodigd. Voor deze ouderavond wordt in ieder geval het besluit geagendeerd om (weer) een vestigingsraad conform dit reglement in te stellen. Deze procedure wordt ieder jaar herhaald tot het moment dat er weer een vestigingsraad is gevormd; 10) Wanneer het aantal vestigingsleden, tussen twee verkiezingen in, onder het minimum van 1 lid per werkeenheid zakt, maakt de ouderraad de naam/namen van aspirantleden aan alle ouders van de vestiging bekend. Ouders hebben het recht om hier binnen 14 dagen op te reageren of de namen van tegenkandidaten door te geven. Indien er tegenkandidaten zijn, worden er verkiezingen gehouden volgens procedure. Zo niet, dan heeft de vestigingsraad de bevoegdheid de aspirantleden als lid te benoemen; 11) Na elke verkiezing wordt een afgevaardigde voor de ouderraad gekozen. 6. Vergaderingen en besluitvorming 6.1 Vergaderingen van de ouderraad en besluitvorming 1) De ouderraad vergadert minimaal twee keer per jaar en zo vaak als de voorzitter of drie van de leden dit nodig acht, dan wel op verzoek van de directie. De directie woont minimaal twee ouderraadvergaderingen bij. Bij het nemen van een beslissing over het te verstrekken advies is de aanwezigheid van 2/3 van de ouderraad noodzakelijk. De ouderraad besluit bij gewone meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Handboek Kwaliteit Kinderdagpaleis La Luna Pagina: 8 van 11
2) De ouderraad draagt er zorg voor dat de agenda en datum van vergadering minimaal een week van tevoren aan alle ouders kenbaar wordt gemaakt. 3) De notulen worden verzonden naar de leden van de ouderraad. Binnen 6 weken kan men reageren. Indien men niet reageert binnen deze termijn gaat men akkoord met de notulen. 4) De goedgekeurde notulen zijn voor alle ouders op aanvraag verkrijgbaar en worden ter inzage gelegd. Voor zover vertrouwelijke informatie is besproken wordt dit buiten de notulen gehouden, zulks ter beoordeling van de ouderraad. 5) Indien de directie een besluit neemt dat afwijkend is van een schriftelijk advies uitgebracht door de ouderraad dan dient daarover (voor zover redelijkerwijs mogeljk is) tenminste eenmaal overleg te worden gepleegd met de ouderraad onder opgaaf van redenen. Tenzij het gaat om wettelijke bepalingen. 6.2 Vergaderingen van de vestigingsraad De vestigingsraad vergadert minimaal twee keer per jaar en zo vaak als één der leden dit nodig acht, dan wel op verzoek van de teamleidster. De teamleidster woont minimaal één vestigingsraadsvergadering bij. De vestigingsraad draagt er zorg voor dat de agenda en datum van vergadering minimaal een week van tevoren aan de ouders van de vestiging kenbaar wordt gemaakt en zorgt voor een goede terugkoppeling. 7. Contacten met ouders 7.1 Contacten met ouders vanuit ouderraad a) Alle ouders worden door middel van een aankondiging op het prikbord van ieder locatie minimaal 7 dagen van te voren op de hoogte gebracht van de vergadering van de ouderraad; b) De goedgekeurde notulen worden verspreid onder de vestigingsraden. De notulen zijn voor iedere ouder op aanvraag verkrijgbaar en worden op een duidelijke zichtbare plaats ter inzage gelegd; c) Het staat de ouderraad vrij om ook andere mededelingen onder de aandacht van de ouders te brengen via het prikbord van iedere locatie. 7.2 Contacten met ouders vanuit de vestigingsraad a) De leden van de vestigingsraad stellen nieuwe ouders op de hoogte van het bestaan van de vestigingsraad; b) Een lijst met de namen van de leden, waarop vermeld de wijze waarop men contact kan opnemen met hen, is duidelijk zichtbaar opgehangen op een centrale plaats per locatie; c) Alle ouders worden door middel van een aankondiging op het prikbord minimaal 7 dagen van te voren op de hoogte gebracht van de vergadering van de vestigingsraad; d) De goedgekeurde notulen zijn voor iedereen op aanvraag verkrijgbaar en worden op een duidelijke zichtbare, centrale plaats ter inzage gelegd; Handboek Kwaliteit Kinderdagpaleis La Luna Pagina: 9 van 11
e) Eenmaal per jaar brengt de vestigingsraad tijdens een ouderavond verslag uit over haar activiteiten. 8. Facilitering De directie faciliteert de raden via: - het beschikbaar stellen van vergaderruimte incl. koffie/thee - het beschikbaar stellen van kantoorartikelen en kopieerfaciliteiten - het vergoeden van het lidmaatschap van de belangenvereniging Op verzoek: - het (mede) organiseren van 1 ouderavond per jaar - het bezoeken van een congres - het kunnen deelnemen aan een specifieke training voor de vestigingsdanwel ouderraad - (vanuit ouderraad) het kunnen raadplegen van een adviseur in geval van ingewikkelde adviesaanvragen waar specifieke kennis voor nodig is 9. Vertrouwelijkheid De ouderraad en de vestigingsraden hebben recht op informatie die relevant is om tot advisering te komen. De leden van de vestigingsraden en de ouderraad hebben in beginsel geen geheimhoudingsplicht. Een geheimhouding bestaat wel in de hieronder beschreven situaties: d) Informatie en stukken kunnen alleen aangeduid worden als vertrouwelijk, wanneer het gegevens van privé-personen betreft of wanneer het gegevens betreft die het economisch belang van de kinderopvangorganisatie kunnen schaden (Wet bescherming persoonsgegevens). e) Ook de vestigingsraad kan verzoeken om geheimhouding van informatie of inlichtingen die schriftelijk of anderszins ter kennis van de directie worden gebracht. Verzoeken tot geheimhouding dienen te worden gemotiveerd. Waar mogelijk geeft de directie of de ouderraad/vestigingsraad aan welke tijdsduur aan de geheimhouding is verbonden. 10. Kosten van ouderraad en/of vestigingsraden Indien sprake zal zijn van financiële uitgaven door de ouderraad cq vestigingsraden is vooraf toestemming van de directie cq hoofd van de vestiging vereist. 11. Wijziging van reglement van de ouderraad (Wk art 59 lid 2) Het besluit tot wijziging van het reglement kan alleen genomen worden bij besluit van tweederde meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen, waarbij tenminste tweederde van de leden van de ouderraad aanwezig zijn. De leden van de ouderraad dienen vooraf met de overige vestigingsraadsleden te overleggen. Het voornemen voor het besluit tot wijziging van het reglement van de ouderraad wordt uiterlijk vier weken van tevoren schriftelijk aan alle ouders medegedeeld onder vermelding van het voorstel. Het reglement van de ouderraad ligt ter inzage voor alle ouders. Handboek Kwaliteit Kinderdagpaleis La Luna Pagina: 10 van 11
Alle wijzigingen moeten worden voorgelegd en bekrachtigd door de directie van de organisatie. 12. Wijziging van reglement van de vestigingsraad (Wk art 59 lid 5) Zie wijziging van reglement van de ouderraad. 13. Bijzondere situaties In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de directie. Handboek Kwaliteit Kinderdagpaleis La Luna Pagina: 11 van 11