Bijlage C - Programma van Eisen en Wensen Om insecten voor langere tijd te conserveren kunnen ze op twee manieren bewaard worden: droog en in alcohol. Verreweg de meeste insecten worden droog bewaard. Voor de droge opslag geldt dat zodra de insecten geprepareerd zijn (aan een speld geregen en in een bepaalde houding gefixeerd) en voorzien van een etiket, ze in lades (dozen) worden opgeborgen. De huidige insectencollectie van Naturalis is ontstaan uit de recente samenvoeging van de collecties uit Amsterdam, Leiden en van enkele particuliere collecties. Ieder van de samenstellende collecties maakt gebruik van een eigen kastsysteem en bijbehorend formaat lades. De twee belangrijkste lade-systemen zijn het Leidse systeem waarbij binnen de lade, insecten in een aantal bakjes zijn gegroepeerd. Een dergelijk systeem biedt voordelen bij verplaatsingen van insecten maar is alleen bruikbaar voor kleinere insecten (kevers, wespen, wantsen). Het tweede systeem is gebruikt in Amsterdam en voor een deel ook bij de Leidse collecties (met name bij de grotere insecten zoals vlinders en libellen) en hierbij zijn lades voorzien van een vaste bodemplaat waar de insecten in gespeld worden Pagina 1 van 8
Alle lades zijn van hout en bestaan uit twee delen, een bodemgedeelte (met aan de binnenkant wel of geen kunststofschuim bodem) en een deksel. De deksel bestaat uit een frame waarin een glasplaat is gemonteerd. Bodem en deksel sluiten naadloos op elkaar aan. Alhoewel er veel verschillende afmetingen lades binnen Naturalis in omloop zijn moet er in het kader van deze aanbesteding rekening gehouden worden met 4 verschillende maten die in onderstaande tabel zijn gespecificeerd. Alle afmetingen zijn maximale buitenmaten. breedte (b) diepte (d) hoogte (h) handgreep* gewicht** aantal in mm in mm in mm in mm in kg Type 1 305 400 60 20 1,6 38.000 Type 2 485 395 68 15 2,9 45.300 Type 3 485 395 110 15 4,5 1.500 Type 4 515 425 68 20 3,0 5.200 *: de afstand die de greep maximaal uitsteekt buiten de lade **: betreft volle lade d b h handgreep Rondom de samenvoeging van de collectieonderdelen is besloten om bij de aanschaf van nieuwe lades het Leidse formaat (Type 2 uit bovenstaande tabel) als uitgangspunt te nemen. Er worden in de toekomst dus alleen nog Type 2 (en Type 3) lades aangeschaft. Dit zal ertoe leiden dat op (zeer) lange termijn lades Type 1 zullen gaan verdwijnen. Op dit moment zijn de lades (per 5 voor Leiden of 10-11 voor Amsterdam) gegroepeerd opgeborgen in loketten die op hun beurt per 3-5 op elkaar gestapeld in een vaste rijvorm opgesteld zijn in de depots van Naturalis (zie foto). Pagina 2 van 8
Insecten worden volgens hun classificatiesysteem per groep bij elkaar opgeslagen: vlinders bij de vlinders, kevers bij de kevers. Hierbij worden exemplaren van dezelfde soort zoveel mogelijk bij elkaar in dezelfde lade geplaatst. Het aantal lades per groep insecten verschilt enorm en varieert van enkele lades (bijvoorbeeld voor de vlooien) tot meer dan 30,000 lades voor de vlinders. In het laatste geval passen alle lades niet in een ruimte maar zijn meerdere depots nodig. De op dit moment gebruikte opbergsystemen (loketten) zijn het best te omschrijven als een postvaksysteem: een aan drie kanten afgesloten vorm, verdeeld in een aantal doosvormige vakken waarvan de binnenkant aan beide zijden voorzien is van een houten geleider-systeem waar een lade overheen geschoven kan worden. In de meest recent aangeschafte Amsterdamse opbergsystemen worden aluminium strips gebruikt als geleider. Uitgangspunt bij de oprichting van Naturalis Biodiversity Center was en is nog steeds de integratie van de afzonderlijke collectieonderdelen. Een eerste stap op weg naar de (volledige) integratie van de insectencollecties is de introductie van een uniform kastensysteem waar de gehele collectie (ongeacht het formaat lade) in (en bij elkaar) geplaatst kan worden. Binnen afwegingen die te maken hebben met de inrichting van een ruimte neemt het aantal benodigde vierkante meters een steeds belangrijker rol in. Besparingen in vierkante meters kan een organisatie zeker op langere termijn veel geld opleveren. Met dit in gedachte en kennis genomen hebbend van systemen die elders in Europa gebruikt worden is besloten het nieuwe collectiemeubilair niet langer in een vaste opstelling te plaatsen maar in rolkasten. Deze Europese aanbesteding is erop gericht een dergelijk systeem voor de insectencollectie van Naturalis te introduceren. Pagina 3 van 8
Depots De beoogde ruimtes waar de rolkasten geplaatst gaan worden bevinden zich in de collectietoren van Naturalis. De toren bestaat uit 20 verdiepingen waarbij op elke verdieping 2 collectieruimten aanwezig zijn, depots genoemd. Alle depots hebben dezelfde maatvoering. Voor meer details over de afmetingen zie bijlage H. Eis 1 De lades moeten in maximaal 7 depots opgeslagen worden. Wens 1 Eis 2 Eis 3 Eis 4 Eis 5 Eis 6 Eis 7 Naturalis streeft ernaar om binnen de randvoorwaarden die voor de depots gelden zoveel mogelijk lades per m 2 op te slaan. Indien mogelijk wil Naturalis 90.000 lades in 6 depots op kunnen slaan. Inschrijver dient een ontwerp aan te leveren hoe deze denkt zoveel mogelijk lades per m 2 binnen de gestelde eisen op te kunnen slaan. De Inschrijver met het laagste aantal m 2 krijgt het maximaal aantal punten. Inschrijvers die meer m 2 krijgen naar rato minder punten toegekend. Als een Inschrijver 10% meer m 2 nodig heeft krijgt deze ook 10% minder punten. Nb. Depots zullen altijd volledig gevuld worden met rolkasten. Indien niet een volledig depot nodig is zal de resterende ruimte worden opgevuld met extra rolkasten. In één depot moeten ongeveer 350 lades type 3 en 2.500 lades type 4 in rolkasten kunnen worden geplaatst. In een tweede depot moeten ongeveer 1.150 lades type 3 in rolkasten worden geplaatst. In een derde depot moeten ongeveer 2.500 lades type 4 in rolkasten worden geplaatst. In de resterende vakken in de rolkasten in deze drie depots moeten type lade 1 en 2 door elkaar heen kunnen worden geplaatst. De definitieve aantallen worden tijdens de looptijd van de raamovereenkomst vastgesteld. In de overige depots moeten type lades 1 en 2 in alle rolkasten door elkaar heen kunnen worden geplaatst. Gangpaden tussen de rolkasten moeten minimaal 75cm en maximaal 80cm breed zijn. In ieder depot moet aan de voorzijde (kopse kant) van het depot een ruimte van minimaal 250cm en maximaal 280cm vrijgelaten worden ten behoeve van een werkplek in het depot. De afstand is gemeten vanaf de muur met daarin de toegangsdeur. Er moet één gangpad in de lengterichting van het depot zijn, van toegangsdeur naar nooddeur. De breedte van dit gangpad dient minimaal 90cm en maximaal 100 cm breed te zijn. Er moeten 3 gangpaden tussen de rolkasten per depot aanwezig zijn die op elke plek tussen de rolkasten mogelijk moeten zijn. Er mag niet gewerkt worden met vaste blokken. Eis 8 Het is mogelijk om de totale breedte van de 3 gangpaden toe te wijzen aan 1 gangpad of aan de voorzijde van het depot. Een gangpad krijgt hierdoor een breedte van minimaal 225cm en maximaal 240 cm of deze ruimte extra ruimte wordt gecreëerd aan de voorzijde van het depot. Eis 1-8, Wens 1 Eis 9 Inschrijver geeft een ontwerp voor de inrichting van de depots op basis van bovenstaande eisen en wens. Voor het ontwerp kan gebruik gemaakt worden van de tekening in bijlage I. De vloeren van de depots zijn niet volledig vlak. Inschrijver dient de depots te voorzien van een (uitvul)vloer, waardoor de vloer drempelloos is. Er mag alleen een oprit bij de toegang van het depot zijn. Bij het opvoeren van de kosten voor het systeem worden de kosten voor het gebruiksklaar maken van de vloer apart genoemd. 50 pt Pagina 4 van 8
Eis 10 Eis 10 Eis 11 Eis 12 Eis 12 De maximale statische vloerbelasting van de depots bedraagt 720 kg per m². Deze vloerbelasting mag door de rolkasten met maximale gewicht van lades niet overschreden worden. Inschrijver geeft de vloerbelasting en bijbehorende berekening van een depot aan. Bij plaatsing van de rolkasten wordt rekeningen gehouden met ARBO en veiligheid wetgeving die voor deze ruimten van kracht zijn. Hierbij valt te denken aan de minimale hoogte onder het plafond van 25cm die vrijgehouden moet worden voor de werking van rookmelders en nooduitgangen. Per depot is er 1 groep van 230 Volt en 16 Ampère. De elektrische systemen van de rolkasten mogen deze waarden niet overschrijden. Inschrijver geeft het benodigde voltage en ampèrage aan. Toegang (autorisatie) Eis 13 Eis 14 Eis 14 Wens 2 Wens 3 Een gangpad moet binnen maximaal 30 seconden toegankelijk zijn na het activeren van de kast. Er moet op gangpadniveau met toegangsautorisatie gewerkt kunnen worden. Dit moet middels pincode, barcode of badge kunnen gebeuren. Inschrijver geeft aan hoe omgegaan wordt met toegangsautorisatie. Inschrijver doet een voorstel voor het loggen van gebruik van de rolkasten. De gegevens moeten in een office programma op te vragen zijn. Mogelijkheid tot loggen is 100% van maximaal aantal punten. Geen mogelijkheid tot loggen is 0% van maximaal aantal punten. Na scannen van een unieke barcode wordt automatisch het bijbehorende gangpad geopend. Mogelijkheid tot automatisch openen is 100% van maximaal aantal punten. Geen mogelijkheid tot automatisch openen is 0% van maximaal aantal punten. 10 pt 10 pt Rolkasten Eis 15 Eis 15 Eis 16 Rolkasten moeten lades van hout kunnen bevatten. De lades moeten soepel in- en uitgeschoven kunnen worden zonder dat ze klemmen en er gewrikt moet worden. Lades moeten met minimale weerstand in of uit de rolkast geschoven kunnen worden. Op de lades zit aan voorkant een handgreep waaraan de lade in- en uitgeschoven wordt. De afmetingen voor de diepte van een lade in bovenstaande tabel zijn exclusief de handgreep. De maximale diepte voor bijvoorbeeld een Type 1 lade, inclusief de handgreep, is dus 420 mm. De (maximale) afmetingen van de lades zijn in bovenstaande tabel vermeld. Rolkasten mogen kwetsbare objecten niet beschadigen door schokken. Rolkasten moeten gedempt starten en stoppen en mogen niet botsen. Inschrijver dient aan te geven hoe deze er voor gaat zorgen dat de kwetsbare objecten niet zullen beschadigen. Op de kopse kanten van de rolkasten moet ruimte zijn voor twee houders voor A4 formaat. (portrait) Pagina 5 van 8
Eis 17 Op dit moment maakt Naturalis gebruik van een standplaatsregistratiesysteem: alle lades zijn aan de voorkant voorzien van een uniek barcode-etiket, dat correspondeert met een uniek barcode-etiket op de plank waarop de lade geschoven wordt. Hierdoor is ten allen tijden bekend waar (gebouw, verdieping, depot, rij, positie etc.) iedere lade zich bevindt. Naturalis wenst een dergelijk systeem te blijven gebruiken ook na de introductie van rolkasten. Eis 18 Eis 19 Eis 20 Eis 21 Eis 15-21 Eis 22 Inschrijver moet duidelijk maken hoe het standplaatsregistratiesysteem gecombineerd kan worden met een rolkastsysteem. De afmetingen van de barcode etiketen die op de plank worden geplakt zijn: 26 x 8 mm. Lades moeten gestopt worden zodat deze niet aan de voor- en achterkant van de rolkast eruit kunnen vallen of andere lades eruit kunnen drukken. Lades moeten horizontaal in de kasten geplaatst worden en de voorkant met greep van de lades moet de voorkant blijven. De grepen mogen niet andere rolkasten raken. Per kolom van een rolkast moet een uitschuifbare legplank beschikbaar zijn op ongeveer 1,2 meter hoogte, waarop 2 lades gestapeld moeten kunnen worden zonder dat de legplank doorbuigt. Rolkasten moeten ruggelings tegen elkaar aanstaan, waardoor één gangpad aan weerszijde toegankelijke rolkasten heeft. Inschrijver dient een ontwerp van de rolkasten toe te voegen dat voldoet aan de eisen 15 tot en met 21. Materialen van rolkasten, toebehoren en uitvulvloer en andere noodzakelijke onderdelen moeten inert zijn en mogen geen week- of oplosmiddelen bevatten of gassen afstaan. Pagina 6 van 8
eis 22 Eis 23 eis 23 Optie 1 optie 1 Inschrijver geeft een overzicht van de gebruikte materialen. Op het tarievenblad wordt dit separaat vermeld. Er moet een veiligheidssysteem zijn, waardoor mensen en objecten niet bekneld kunnen raken tussen rolkasten of als er iets op de rails ligt. Inschrijver geeft aan hoe het veiligheidssysteem werkt. Inschrijver doet een aanbieding voor geïntegreerde verlichting in of op de rolkasten. Deze verlichting dient verspreide verlichting en is afdoende om de labels te kunnen lezen. Inschrijver geeft aan met welk soort verlichting gewerkt gaat worden en waar deze geplaatst wordt. Op het tarievenblad wordt deze optie separaat vermeld. Transportkarren Lades worden met enige regelmaat om allerlei redenen verplaatst, zowel binnen een depot als ook daarbuiten. Om dit transport, met name binnen een depotruimte te faciliteren, worden op dit moment handkarren gebruikt. Met de komst van het nieuwe collectiemeubilair wil Naturalis ook transportkarren gaan gebruiken die op maat ontwikkeld zijn voor het transport van insectenlades van Naturalis en daarvoor dus optimaal inzetbaar zijn. Per depot is behoefte aan 2 transportkarren. Optie 2 Per depot moeten 2 transportkarren beschikbaar zijn Eis 24 - De transportkarren geven ieder ruimte voor transport van 10 lades - Alle type lades in het betreffende depot moeten in de transportkarren passen; - De transportkarren zijn zo klein mogelijk; - De transportkarren zijn bij het hanteren te allen tijde stabiel; - De bovenkant van de transportkarren ka gebruikt worden als werkoppervlak en moeten dus volledig vlak zijn; - De transportkarren zijn voorzien van 2 zwenk- en 2 bokwielen waarbij de bokwielen eenvoudig moeten kunnen worden vervangen door zwenkwielen; - De wielen zijn voorzien van luchtbanden om trillingen te minimaliseren; - De wielen moeten voldoende groot zijn en geluidsarm; - De transportkarren hebben een horizontale duw/trekstang; - De transportkarren moeten afsluitbaar zijn, zodat lades er niet ongewenst uitgepakt kunnen worden; - Lades moeten er aan de kopse kant in- en uitgeschoven worden. eis 24 Inschrijver voegt een ontwerp bij van de optionele transportkarren. Op het tarievenblad wordt deze optie separaat vermeld. Installatie van rolkasten Eis 25 De rolkasten worden per depot afgeroepen en door inschrijver geïnstalleerd en volledig afgemonteerd, klaar voor gebruik door Naturalis. Eis 26 Het eerste depot dient uiterlijk binnen 16 weken na bestelling te worden opgeleverd. Pagina 7 van 8
Eis 27 Eis 28 Oplevering van achtereenvolgende depot geschiedt met 2-3 maanden tussentijd. Na gunning komen partijen een definitieve planning van de installaties van de depots overeen. Voor installatie moeten de rolkasten dan wel de rolkasten in onderdelen vervoerd worden via een goederenlift, waarvan de afmetingen vermeld zijn in de tekening in bijlage I. De maximale belasting van de lift is 1800 kg. Onderhoud Eis 29 Inschrijver onderhoudt de rolkasten gedurende de eerste 5 jaar en verzorgt eventuele wettelijk verplichte inspecties. eis 29 Eis 30 Eis 31 Inschrijver beschrijft het benodigde onderhoud gedurende 5 jaar. Inschrijver garandeert dat reserveonderdelen gedurende minimaal 20 jaar leverbaar zijn. Bij storing heeft inschrijver een serviceorganisatie beschikbaar. Na melding van een storing is inschrijver binnen 1 werkdag ter plaatse en wordt vervolgens de storing binnen 1 werkdag verholpen Garantie Eis 32 Inschrijver geeft een garantie van 5 jaar af. Voor zover niet te wijten aan onkundig gebruik zijn binnen deze termijn alle kosten voor correctief en preventief onderhoud voor rekening van inschrijver. Betaling Eis 33 Eis 34 Inschrijver krijgt per depot (nadere overeenkomst) volgens onderstaand overzicht betaald. - Verlening opdracht voor depot 30%; - Start installatie depot 30%; - Oplevering depot 20%; - Acceptatie depot door Naturalis 20%. Inschrijver stuurt per betaling een factuur naar crediteuren@naturalis.nl Op het factuur dient te worden vermeld dat het een levering in het kader van FES + 035101 betreft. Pagina 8 van 8