Privacyreglement Sociaal team Zuidplas Corsanummer: A14.003145
Overwegende dat: 1. Het Rijk aan gemeenten meer taken en verantwoordelijkheden geeft op de terreinen: a. jeugdzorg; b. werk, participatie en inkomen; c. persoonlijk begeleiding en verzorging. 2. Gemeenten daardoor een grote verantwoordelijkheid en zeggenschap krijgen in het sociale domein. 3. De rijksoverheid als vertrekpunt heeft dat burgers in staat zijn zelfstandig hun leven te leiden, hun eigen problemen kunnen oplossen en een bijdrage leveren aan de samenleving. 4. De gemeente Zuidplas streeft naar integrale hulpverlening, gericht op het vergroten van de zelfredzaamheid van de burger. 5. Één huishouden, één plan, één regisseur het uitgangspunt is in de samenwerking. 6. Indien een cliënt en de aan het Sociaal team deelnemende partners zich committeren aan een gezinsplan, dat ook een inspanningsverplichting impliceert van de cliënt en al die afzonderlijke partners rekening houdend met de werkwijze en doelstelling van de afzonderlijke partners. 7. De gemeente Zuidplas kiest voor een samenhangende aanpak voor het hele sociale domein en de professionele zorg, - ondersteuning en dienstverlening dicht bij de burgers wil organiseren. De gemeente hanteert vanaf 1 januari 2015 de uitgangspunten uit het visiedocument Sociaal Domein en de nota gebundelde krachten. 8. Het Sociaal team een belangrijke schakel is binnen de totale aanpak in het sociale domein. In het Sociaal team werken diverse zorg- en welzijnspartijen samen. Doel is inwoners van de gemeente Zuidplas goede zorg te bieden en die zorg beter op elkaar af te stemmen. Het voor dit doel noodzakelijk is om persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, van cliënten en de leden van het gezin te verwerken, gelet op de: Wet bescherming persoonsgegevens; Algemene wet bijzondere ziektekosten; Wet basisregistratie personen; Wet maatschappelijke ondersteuning 2015; Jeugdwet; Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst; Wet publieke gezondheidszorg; Wet op de Beroepen in de individuele gezondheidszorg; en de: Beroepscode voor Maatschappelijk Werkers van de NVMW; Gedragscode van de Nederlandse Vereniging van Onderwijskundigen en Pedagogen; Gedragscode van het Nederlands Instituut voor Psychologen; Handreiking Bemoeizorg van KNMG, GGD Nederland, en GGZ Nederland; De privacyreglementen van de partners. Stellen het volgende reglement vast voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van hun samenwerking. 2
I. ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Begripsbepalingen Beheerder Bestand Betrokkene Bronregistratie Buitenkantinformatie Bijzonder persoonsgegeven Casusoverleg Sociaal team Client Cliëntdossier Derde Gezin Ondersteuning de functionaris die, onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zuidplas, is belast met de dagelijkse zorg voor de persoonsgegevens die in het bestand zijn opgenomen, waaronder de zorg voor het invoeren, bewaren en verstrekken van persoonsgegevens op basis van de bepalingen van dit reglement, zijnde de coördinator van het Sociaal team; het gestructureerd geheel van persoonsgegevens van cliënten en van de leden van hun systeem, ingericht door de partners ten behoeve van hun samenwerking in het bieden van hulp, niet zijnde de cliëntdossiers van de individuele partners; degene op wie een persoonsgegeven dat op grond van dit reglement door een partner wordt verwerkt, betrekking heeft; het oorspronkelijke cliëntdossier of bestand van een partner waaruit de gegevens afkomstig zijn; persoonsgegevens over een betrokkene houdende: of hij bekend is bij een partner, of er momenteel contacten zijn met de cliënt, wanneer deze contacten zijn begonnen, wanneer de contacten eventueel tussentijds zijn afgebroken dan wel zijn afgesloten; elk persoonsgegeven betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging, alsmede elk strafrechtelijk persoonsgegeven en elk persoonsgegeven over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dit gedrag; structureel overleg tussen een aantal partners en eventueel andere instellingen, dat in Sociaal teamverband wordt gehouden en dat tot doel heeft het vaststellen en/of volgen van een gezinsplan; inwoner van de gemeente Zuidplas aan wie het Sociaal team ondersteuning biedt, of die op ondersteuning door het Sociaal team is aangewezen, waardoor begrepen de personen die deel uitmaken van het gezin van de cliënt en die rechtstreeks betrokken zijn bij deze ondersteuning; de (digitale of papieren) verzameling persoonsgegevens die een partner in zijn eigen instelling vastlegt over de hulp die hij aan een cliënt biedt of heeft geboden; ieder, niet zijnde de cliënt, de betrokkene, de verantwoordelijke, of (de beroepskracht werkzaam voor) de partner; de persoon of de personen met wie de cliënt in gezinsverband leeft of heeft geleefd, waaronder tevens wordt verstaan de persoon of de personen met wie de cliënt in gezinsverband leeft of heeft geleefd, terwijl van dit gezinsverband geen (minderjarige) kinderen deel uitmaken; iedere vorm van hulp of toeleiding geboden door het Sociaal team aan een cliënt in verband met zijn vragen of behoeften op het gebied van zorg, welzijn, wonen en inkomen, waaronder begrepen 3
Partner Persoonsgegeven Regisseur Sociaal team Sociaal teamcoördinator Verantwoordelijke Verwerking van persoonsgegevens Zorgcoördinator het motiveren van een cliënt om de hulp of ondersteuning te aanvaarden die hij dringend behoeft; samenwerkende organisaties in het Sociaal team; elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; het lid van het Sociaal team dat samen met de cliënt zijn vragen en behoeften aan ondersteuning verkent en hem op basis van een gezinsplan ondersteuning biedt; team van beroepskrachten waaraan namens partners wordt deelgenomen; coördinator van het sociaal team; het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zuidplas elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; de persoon die de feitelijke coördinatie heeft van de ondersteuning aan de cliënt, met dien verstande dat de regie bij de regisseur blijft berusten. Artikel 2 Doel van de verwerking van persoonsgegevens 1. Het doel van de verwerking van persoonsgegevens op grond van dit reglement is het bieden van goed toegankelijke, effectieve en passende hulp aan cliënten. 2. Dit doel wordt o.a. bereikt door intensieve samenwerking tussen de partners indien zij gezamenlijk hulp bieden aan cliënten. Afspraken over hun samenwerking op cliëntniveau leggen zij vast in een gezinsplan. Artikel 3 Reikwijdte 1. Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover deze persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van het samenwerken van de partners in het bieden van hulp aan cliënten. 2. Dit reglement betreft iedere vorm van verwerking van de in lid 1 bedoelde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens op papier, elektronisch of door middel van foto, video of audio worden verwerkt. Artikel 4 Verantwoordelijke 1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van dit reglement en voor alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene. 2. De verantwoordelijke treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die voor het in artikel 2 omschreven doel door de partners worden verwerkt. 3. De verantwoordelijke ziet er op toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens van betrokkenen die worden vastgelegd in het bestand afdoende maatregelen worden genomen. Deze maatregelen staan beschreven in het beveiligingsplan van de verantwoordelijke. 4
4. De verantwoordelijke ziet er tevens op toe dat uitsluitend de voor het in artikel 2 omschreven doel noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij niet langer worden verwerkt of bewaard dan voor dit doel noodzakelijk is. Artikel 5 Verantwoordelijkheid van iedere partner 1. Iedere partner volgt bij de verwerking van persoonsgegevens van de cliënt aan wie hij hulp biedt, de wetgeving en de overige in- en externe regelgeving die op hem van toepassing is. 2. Indien een partner samen met een of meer partners hulp biedt aan een cliënt, of indien er sprake is van doorgeleiding of een andere vorm van samenwerking in het bieden van hulp aan een cliënt, volgen de betrokken partners, voor zover toegestaan door de - wetgeving en de overige in - en externe regelgeving, de bepalingen van dit reglement. 3. Onverlet de in artikel 4 beschreven verantwoordelijkheden van de verantwoordelijke, is iedere partner op grond van dit reglement ook zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen. Tot een zorgvuldige verwerking behoort in ieder geval dat: - de partners voorzieningen treffen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die worden verwerkt en dat zij daartoe de identiteit van de cliënt zo nodig vaststellen aan de hand van de persoonsgegevens die over hem zijn opgenomen in de gemeentelijke Basisregistratie personen; - de partners afdoende maatregelen nemen voor de beveiliging van het verzenden, ontvangen en opslaan van persoonsgegevens in hun eigen cliëntdossiers en in het bestand dat zij gezamenlijk ten behoeve van hun samenwerking hebben ingericht; - er niet meer persoonsgegevens in het bestand worden vastgelegd of anderszins worden verwerkt dan noodzakelijk is voor het in artikel 2 omschreven doel. II. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS IN HET KADER VAN DE SAMENWERKING TUSSEN DE PARTNERS Artikel 6 Toestemming van de cliënt voor de verwerking van zijn persoonsgegevens 1. Indien een partner hulp biedt aan een cliënt en vaststelt dat het voor het vaststellen of uitvoeren van het gezinsplan noodzakelijk is om persoonsgegevens van deze cliënt te verstrekken aan een andere partner, vraagt de partner, voordat hij tot verstrekking over gaat, schriftelijke ondubbelzinnig toestemming aan de cliënt voor deze verstrekking en de daarop volgende uitwisseling van persoonsgegevens tussen de betrokken partners. 2. Voordat toestemming aan de cliënt wordt gevraagd, informeert de partner de cliënt over het doel van de verwerking en de aard van de gegevens die hij wil verstrekken en hij deelt hem mee aan welke partners de gegevens verstrekt zullen worden. Indien sprake is van zorgcoördinatie informeert hij de cliënt eveneens over de taken van de zorgcoördinator en vraagt hij de cliënt meteen ook om toestemming voor het verstrekken van de noodzakelijke persoonsgegevens aan de partner die in dit geval als zorgcoördinator op zal gaan treden. 3. De samenwerkingspartner laat hiertoe de cliënt het toestemmingsformulier ondertekenen (zie bijlage). 4. Het toestemmingsformulier wordt in het dossier van de cliënt bewaard. 5. De partner maakt van de toestemming die de cliënt gegeven heeft een aantekening in zijn cliëntdossier en in het bestand. 5
Artikel 7 Verwerken van persoonsgegevens ondanks het ontbreken van toestemming 1. Indien de cliënt zijn toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 6 weigert, onderzoekt de partner de redenen van deze weigering en beziet hij of het mogelijk is om de bezwaren van de cliënt tegen de verwerking weg te nemen. 2. Blijft de cliënt bij zijn weigering, dan verstrekt de partner de persoonsgegevens van de cliënt niet. 3. Is de partner echter van mening dat: - de cliënt of een lid van het gezin in een ernstige situatie verkeert waarin hulp dringend is geboden in verband met zijn veiligheid of bescherming, én - hij zelf niet voldoende zorg kan bieden om de cliënt of een lid van het gezin voldoende te beschermen, én - de hulp van een of meer andere partners of andere instellingen noodzakelijk is om de cliënt of een lid van het gezin voldoende te beschermen, én - verstrekking van persoonsgegevens aan de andere partner(s) daarvoor noodzakelijk is, én - de wet- en regelgeving waaraan hij gebonden is verstrekking mogelijk maakt; Dan kan de partner beslissen om, ondanks het ontbreken van toestemming van de cliënt, toch de noodzakelijke gegevens te verstrekken. Hieraan voorafgaand vindt altijd anoniem collegiale consultatie plaats met een ander teamlid en de coördinator van het Sociaal team. Over deze beslissing wordt de cliënt zo spoedig mogelijk schriftelijk geïnformeerd door de beroepskracht betrokken bij de cliënt. 4. Indien in het Sociaal team een vermoeden van kindermishandeling of huiselijk geweld ontstaat, draagt de regisseur van het plan de verantwoordelijkheid voor het zetten van de stappen van de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling die binnen zijn instelling geldt. 5. Van het vragen van toestemming, van overleg met de cliënt hierover en/of van het informeren van de cliënt over een beslissing tot verwerking van zijn gegevens, kan worden afgezien: - In verband met de veiligheid van de cliënt, van een lid van het gezin, van de beroepskracht, of van een ander, of - Indien redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de cliënt de contacten met de partner zal verbreken indien hem om toestemming wordt gevraagd of daarover met hem wordt overlegd en deze contacten noodzakelijk zijn om de cliënt of een lid van het gezin te beschermen. 6. Een beslissing zoals bedoeld in lid 3 en lid 4 wordt genomen door de beroepskracht in het Sociaal Team die verantwoordelijk is voor de hulp aan de cliënt. Deze beroepskracht neemt deze beslissing pas na intern overleg conform de voorschriften die daarvoor binnen zijn instelling gelden. 7. De beslissing om zonder toestemming van de cliënt informatie te verstrekken en/of om overleg te voeren wordt vastgelegd in het cliëntdossier, met vermelding van de redenen voor deze beslissing en de functionaris(sen) die vooraf over dit besluit is of zijn geraadpleegd. Artikel 8 Meldingen van vermoedens van kindermishandeling en huiselijk geweld Indien bij een partner een vermoeden ontstaat dat er bij een cliënt sprake zou kunnen zijn van betrokkenheid bij kindermishandeling of huiselijk geweld, volgt de partner, ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens van de betrokkenen, de stappen van de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling die binnen zijn instelling is vastgesteld. 6
Artikel 9 Verwerken van persoonsgegevens van een cliënt die door een andere partner zijn verstrekt of die aan een andere partner zijn verstrekt 1. Indien de partners persoonsgegevens van cliënten, die zij op grond van dit reglement van een andere partner ontvangen, vastleggen in het cliëntdossier, vermelden zij daarbij de naam van de partner die de gegevens heeft verstrekt en de datum van deze verstrekking. 2. De partners maken een aantekening in het cliëntdossier indien zij, op grond van dit reglement, persoonsgegevens van een cliënt verstrekken aan een andere partner. Zij vermelden daarbij de redenen van de verstrekking, de naam of namen van de partner(s) aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt en zij omschrijven welke persoonsgegevens zijn verstrekt. 3. De partners maken eveneens een aantekening in het cliëntdossier van het vastleggen van persoonsgegevens in het bestand, met daarbij een omschrijving welke gegevens in het bestand zijn vastgelegd. III. HET BESTAND Artikel 10 De gegevens die in het bestand worden opgenomen 1. De partners richten een bestand in ten behoeve van het gezamenlijk bieden van hulp aan cliënten en de leden van hun gezin. In dit bestand worden niet meer gegevens opgenomen dan noodzakelijk is voor de samenwerking tussen de partners in het bieden van hulp. 2. Indien en voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van de informatie- en adviesfunctie worden de volgende gegevens vastgelegd: - de naam, het adres, de woonplaats en de contactgegevens van de cliënt en, voor zover noodzakelijk, van een of meer leden van zijn gezin; - de hulpvraag van de cliënt; - de actie(s) die in verband met de informatie- en adviesfunctie zijn ondernomen naar aanleiding van deze hulpvraag en de uitkomsten daarvan. 3. Indien en voor zover noodzakelijk voor het vaststellen, uitvoeren en volgen van een gezinsplan worden de volgende gegevens vastgelegd: - de naam, het adres, de woonplaats en de contactgegevens van de cliënt en voor zover noodzakelijk van de leden van zijn systeem aan wie ook hulp wordt geboden in het kader van het gezinsplan; - de wijze waarop de cliënt en de leden van zijn gezin aan wie ook hulp wordt geboden zijn betrokken bij het vaststellen van het gezinsplan, en of zij met dit plan instemmen; - het gezinsplan met daarin in ieder geval opgenomen welke partners de verschillende onderdelen van het plan uitvoeren en de namen en contactgegevens van de beroepskrachten die deze onderdelen namens de partners feitelijk uitvoeren; - de partner die optreedt als regisseur met daarbij de contactgegevens van de beroepskracht die deze taak namens de partner zal uitvoeren; - wijzigingen van het gezinsplan; - de voortgang en mogelijke stagnaties in de uitvoering van het gezinsplan; - interventies van de regisseur in verband met stagnaties in de totstandkoming en uitvoering van het gezinsplan; - de afronding van de uitvoering van het gezinsplan. 4. Bij het vastleggen van gegevens in het bestand beperken de partners zich zoveel mogelijk tot buitenkantinformatie 1. Gegevens omtrent de inhoud van de hulp leggen zij alleen in het bestand vast 1 Naam, adres en woonplaats jongere, naam van de betrokken instelling, naam, e-mailadres en telefoonnummer van de betrokken professional en naam, e-mailadres en telefoonnummer van de betrokken zorgcoördinator 7
indien het voor het gezinsplan noodzakelijk is dat de andere bij deze gezamenlijke aanpak betrokken partners daarvan kennis nemen. 5. Persoonsgegevens die ten behoeve van beleidsvorming, beleidsevaluatie of onderzoek in het bestand worden opgenomen, worden ontdaan van hun identificerende kenmerken (geanonimiseerd) voordat zij worden vastgelegd en verwerkt. 6. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens opgenomen in het bestand, tenzij het vastleggen van deze gegevens noodzakelijk is voor het vaststellen of uitvoeren van het gezinsplan en de wet maatschappelijke ondersteuning of dit reglement het vastleggen en anderszins verwerken van deze bijzondere persoonsgegevens uitdrukkelijk toestaat. Artikel 11 Toegang tot de persoonsgegevens in het bestand 1. Voor zover noodzakelijk voor hun taakuitoefening hebben toegang tot het bestand: - de verantwoordelijke; - de coördinator Sociaal team, tevens beheerder van het bestand; - de Sociaal teamleden; - de beroepskracht die rechtstreeks is betrokken bij het vaststellen of uitvoeren van het gezinsplan; - De cliënt voor zover het betreft de gegevens van het gezinsplan, voor de overige gegevens in het bestand die op hem betrekking hebben, komen hem de rechten toe zoals omschreven in artikel 16, 17 en 18. 2. De functionaris die op grond van lid 1 toegang heeft tot persoonsgegevens in het bestand is ook bevoegd deze gegevens te wijzigen of aan te vullen voor zover het in verband met het vaststellen, uitvoeren of volgen van het gezinsplan naar zijn oordeel noodzakelijk is dat de partners die direct betrokken zijn bij het gezinsplan van deze gegevens kennis kunnen nemen. 3. De bepaling van lid 2 is niet van toepassing op de cliënt. Artikel 12 Verstrekken van gegevens uit het bestand 1. Voor zover noodzakelijk voor het vaststellen, uitvoeren en volgen van het gezinsplan kan de beheerder gegevens uit het bestand verstrekken aan instellingen en zelfstandig werkende beroepskrachten die geen partner zijn maar die wel rechtstreeks zijn betrokken bij de uitvoering van het gezinsplan. De beheerder vraagt in dit geval, door tussenkomst van de regisseur van het plan, vooraf schriftelijk toestemming voor deze verstrekking aan de cliënt en/of aan de leden van het gezin. Hierbij worden doel en de soort informatie die verstrekt wordt beschreven. De bepalingen van artikel 6 en 7 zijn daarbij van toepassing. 2. In andere dan de in lid 1 genoemde gevallen worden geen gegevens uit het bestand verstrekt, tenzij de cliënt en de partner die de te verstrekken gegevens in het bestand heeft vastgelegd, daarvoor hun toestemming hebben gegeven, dan wel een wettelijke plicht tot verstrekking noodzaakt. 3. Van de verstrekking van gegevens uit het bestand zoals bedoeld in lid 1 en 2 maakt de beheerder een aantekening in het bestand. Artikel 13 Bewaren van de persoonsgegevens in het bestand 1. De persoonsgegevens die in verband met het uitoefenen van de informatie- en adviesfunctie zijn vastgelegd, worden niet langer dan één jaar bewaard, te rekenen vanaf het eerste kalenderjaar waarin geen nieuwe persoonsgegevens meer zijn vastgelegd met betrekking tot de cliënt en de leden van zijn gezin. 2. De persoonsgegevens die in verband met het vaststellen, uitvoeren en volgen van een gezinsplan zijn vastgelegd, worden niet langer dan vijf jaar bewaard, te rekenen vanaf het eerste kalenderjaar waarin 8
IV geen nieuwe persoonsgegevens meer in het bestand zijn vastgelegd met betrekking tot de hulp aan de cliënt en de leden van zijn gezin. 3. In verband met beleidsvorming, beleidsevaluatie of onderzoek kunnen de gegevens die zijn opgenomen in het bestand langer worden bewaard dan de in lid 1 en lid 2 genoemde bewaartermijnen, voor zover deze gegevens worden ontdaan van hun identificerende kenmerken. 4. HET VOEREN VAN CASUSOVERLEG Artikel 14 De verwerking van persoonsgegevens in het casusoverleg Sociaal team 1. Doel van het casusoverleg Sociaal team dat de partners voeren, is het analyseren van de vragen en problemen van de cliënt, het vaststellen van een gezinsplan en het aanwijzen van een regisseur. 2. De partners die deelnemen aan het casusoverleg Sociaal team volgen ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens in dit casusoverleg de bepalingen van dit reglement. 3. Na de aanmelding van een cliënt voor een casusoverleg beoordeelt de voorzitter in overleg met de aanmelder of het, gelet op het doel van het casusoverleg, mogelijk is om de cliënt uit te nodigen bij dit overleg aanwezig te zijn. V RECHTEN VAN BETROKKENEN MET BETREKKING TOT DE GEGEVENS DIE IN HET BESTAND ZIJN OPGENOMEN Artikel 15 Reikwijdte van de uitoefening van de rechten op basis van dit reglement 1. De rechten van betrokkenen zoals omschreven in dit reglement, hebben betrekking op de persoonsgegevens die op basis van dit reglement in het bestand zijn opgenomen. 2. Voordat de verantwoordelijke beslist over een verzoek op grond van artikel 16, 17 of 18 pleegt hij overleg met de partners die de gegevens waarop de uitoefening van rechten zich richt in het bestand hebben vastgelegd. 3. De taken van de verantwoordelijke in verband met de uitoefening van de rechten zoals beschreven in de artikelen 17, 18 en 19 kunnen worden uitgeoefend door de beheerder. 4. Rechten ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens door een partner in verband met de hulp die hij biedt, oefenen betrokkenen uit bij de betreffende partner, op basis van de wet- en regelgeving die op deze partner van toepassing is. Artikel 16 Recht op informatie en inzage 1. Iedere betrokkene heeft het recht zich schriftelijk tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mede te delen of persoonsgegevens die op hem betrekking hebben in het bestand zijn opgenomen en of deze gegevens anderszins zijn verwerkt. 2. De verantwoordelijke deelt de betrokkene binnen vier weken kosteloos mee of persoonsgegevens die op hem betrekking hebben in het bestand zijn opgenomen. 3. Indien dit het geval is bevat de mededeling een volledig overzicht van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand, het doel daarvan, alsmede een overzicht van de personen en instellingen aan wie de verantwoordelijke persoonsgegevens van de betrokkene heeft verstrekt en het doel van deze verstrekking(en). 4. Iedere betrokkene heeft het recht zich schriftelijk tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek zijn dossier in te zien. 5. De verantwoordelijke geeft de betrokkene binnen vier weken kosteloos inzage in zijn dossier. 6. Het informatierecht zoals in dit artikel omschreven kan onderbouwd worden geweigerd in het belang van: 9
- de veiligheid van de Staat; - het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten; - gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en van andere openbare lichamen; - het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de hierboven bedoelde belangen; - de bescherming van de betrokkene, of van de rechten en vrijheden van anderen. 7. De verantwoordelijke deelt de betrokkene zijn afwijzing op het verzoek binnen vier weken schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing mede. Artikel 17 Correctierecht 1. Nadat de betrokkene op grond van artikel 11 lid 1 of op grond van artikel 16 kennis heeft genomen van de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan hij de verantwoordelijke verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking. 2. Is de betrokkene het niet eens met een oordeel over hem dat in het bestand is opgenomen, dan kan hij de verantwoordelijke verzoeken zijn eigen verklaring omtrent dit oordeel aan het bestand toe te voegen. 3. De verantwoordelijke reageert binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en gemotiveerd op verzoeken zoals bedoeld in lid 1 en 2. 4. Mocht het verzoek om correctie leiden tot aanpassing van de gegevens, dan draagt de verantwoordelijke er zorg voor dat deze aanpassing ook bekend wordt gemaakt aan de partners en aan derden die op grond van dit reglement kennis hebben genomen van deze persoonsgegevens. Artikel 18 Recht van verzet 1. De betrokkene die heeft vastgesteld dat op grond van dit reglement persoonsgegevens over hem in het bestand zijn opgenomen, kan te allen tijde schriftelijk verzet aantekenen tegen deze verwerking in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. 2. De verantwoordelijke beoordeelt het verzet binnen vier weken na ontvangst daarvan. Hij weegt daarbij de belangen die worden gediend met de verwerking van de persoonsgegevens af tegen de belangen die de betrokkene in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden heeft bij beëindiging van de verwerking. Hij betrekt bij zijn afweging met name ook de belangen van de minderjarige leden van het gezin van de betrokkene. Acht de verantwoordelijke het verzet gerechtvaardigd, dan beëindigt hij terstond de verwerking. Acht hij het verzet niet gerechtvaardigd, dan deelt hij dit de betrokkene schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing mede. Artikel 19 Uitoefenen van rechten door de (wettelijk) vertegenwoordiger 1. De rechten op grond van dit reglement worden uitgeoefend: - door de wettelijke vertegenwoordiger indien de betrokkene nog geen 12 jaar oud is; - door de wettelijke vertegenwoordiger en de betrokkene beiden indien de betrokkene al wel 12 maar nog geen 16 jaar oud is; - door de betrokkene zelf indien hij 16 jaar of ouder is. 2. In geval van wilsonbekwaamheid van een betrokkene van 16 jaar of ouder, worden zijn rechten uitgeoefend door zijn wettelijke vertegenwoordiger. 10
3. De leeftijdsgrenzen van lid 1 en lid 2 zijn eveneens van toepassing indien aan de cliënt toestemming moet worden gevraagd voor het verstrekken van zijn gegevens en indien hij daarover behoort te worden geïnformeerd. 4. Indien het voor het voeren van overleg en het komen tot een gezinsplan noodzakelijk is dat ook gegevens worden verstrekt van leden van het gezin van de cliënt wordt ook aan hen toestemming gevraagd voor de verstrekking van hun persoonsgegevens. Lid 1 en 2 zijn daarbij van toepassing. 5. De uitoefening van rechten door de wettelijke vertegenwoordiger op grond van dit artikel, kan worden geweigerd of worden beperkt indien deze uitoefening, naar het oordeel van de verantwoordelijke, in strijd komt met zwaarwegende belangen van de cliënt namens wie de wettelijke vertegenwoordiger optreedt. Artikel 20 Geheimhouding Een ieder die op grond van dit reglement kennis neemt van persoonsgegevens van een betrokkene, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet, dit reglement of zijn taakuitoefening hem noodzaakt tot verstrekking van persoonsgegevens. Artikel 21 Toezicht Het College Bescherming Persoonsgegevens (art 51 ev Wet bescherming persoonsgegevens) is belast met toezicht op de verwerking van persoonsgegevens. De verantwoordelijke draagt zorg voor de melding van deze gegevensverwerking(en) bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Artikel 22 Toetreding 1. Dit reglement staat open voor toetreding door een nieuwe organisatie die de in het reglement geformuleerde doelstellingen onderschrijft en gerechtigd is tot informatie-uitwisseling binnen de gestelde wettelijke kaders. 2. De organisatie die tot het Sociaal Team wil toetreden, kan daartoe een aanvraag indienen bij de coördinator van het Sociaal team. 3. De Sociaal teamcoördinator legt een verzoek tot toetreding door een nieuwe organisatie ter instemming voor aan de verantwoordelijke. Na instemming vindt toetreding tot het reglement plaats door middel van ondertekening van het reglement. Artikel 23 Slotbepalingen 1. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2015. 2. Dit reglement wordt aangehaald als 3. Uiterlijk twee jaar na de inwerkingtreding van dit reglement evalueren de partners de werking van dit reglement en bezien zij of dit reglement, op basis van de uitkomsten van hun evaluatie of in verband met nieuwe wetgeving of nieuwe beleidsvorming, bijstelling behoeft. Zo nodig passen zij de tekst van dit reglement aan, met inachtneming van lid 3. 11