Algemene voorwaarden dienstverlening ProVitale Opmaak: 18 september 2014 Door: ProVitale ProVitale Adres: Wilhelminapark 14c Tilburg Telefoon : 013-5451053
Algemeen ProVitale ondersteunt de werkgever met alle activiteiten die de Arbowet en de Wet Verbetering Poortwachter eisen. Arbo en verzuim- (HR en overige) dienstverlening worden geleverd onder de naam ProVitale overeenkomstig onderstaande voorwaarden en condities en is in overeenstemming met het daartoe wettelijk bepaalde. Artikel 1. Definities 1.1 Overeenkomst: het door opdrachtgever getekende aanmeldformulier 1.2 ProVitale: ProVitale 1.3 Opdrachtgever: De organisatie/instelling die een overeenkomst met ProVitale is aangegaan in het kader van Arbo en Verzuimmanagement. 1.4 Werknemer: De werknemer die met opdrachtgever een arbeidsovereenkomst heeft, zoals bedoeld is in het Burgerlijk Wetboek. Artikel 2. Omvang Arbodienstverlening en verzuimbegeleiding 2.1 Verstrekking van de volgende diensten: 2.1.1 Inzet Verzuimmanager Voor opdrachtgever wordt een vaste Verzuimmanager benoemd welke opdrachtgever ondersteunt in de verzuimbegeleiding en intermediair is tussen alle partijen die acteren in het verzuimproces. De Verzuimmanager bezoekt uw organisatie jaarlijks minimaal éénmaal en vaker indien adequaat verzuimmanagement dat noodzaakt. 2.1.2 Procedure ziek- en herstelmeldingen Opdrachtgever meldt het verzuim van diens medewerker via het Verzuimportaal op de 1 e ziektedag. De werknemer meldt zich eveneens ziek bij ProVitale. De ziekmelding volstaat voor het starten van de verzuimbegeleiding, eventueel in te zetten interventies en re-integratiebegeleiding. Werknemer meldt zich (gedeeltelijk) hersteld eveneens bij ProVitale; werkgever bevestigd dit. ProVitale legt de herstelmelding vast in het Verzuimportaal. Zonodig worden (gedeeltelijke) herstelmeldingen doorgegeven aan de verzekeringsmaatschappij 2.1.3 Analyse van het individuele verzuim Bepaling van de status van verzuim door direct bij de verzuimmelding te toetsen: o op de aard van het verzuim o of er sprake is van frequent kortdurend verzuim o of er sprake is dreigend langdurig verzuim Aan de hand van deze verzuimanalyse bepaalt de Verzuimmanager of direct actie gewenst of vereist en mogelijk is. Het voeren van een werkhervattinggesprek met de medewerker en/of door bij Opdrachtgever aanvullende informatie te vragen. 2.1.4 Verzuimbegeleiding De verzuimbegeleiding wordt centraal geregisseerd door de Verzuimmanager van ProVitale. Afhankelijk van de uitkomst van de analyse van de verzuimmelding wordt de verzuimbegeleiding gestart. Indien dreigend langdurig verzuim is vastgesteld, wordt een afspraak gemaakt met een bedrijfsarts of een arbeidsdeskundige om de beperkingen te laten vaststellen en een advies over de werkhervatting te laten opstellen. Indien nodig worden i.o.m. werkgever specialisten op ander vakgebieden ingeschakeld, zoals fysiotherapeuten, psychologen etc.
Terugkoppeling aan opdrachtgever over belangrijke wijzigingen in het verzuim van de verzuimende medewerker. Voortgangsgesprekken met opdrachtgever door de verzuimmanager gedurende het verzuim, gericht op bepalen van de mogelijkheden tot werkhervatting, in te zetten activiteiten en bepalen inzet van de bedrijfsarts. 2.1.5 Dienstverlening en activiteiten gerelateerd aan Wet- en regelgeving Bewaking en signalering van termijnen die opdrachtgever op grond van de Wet Verbetering Poortwachter in acht dient te nemen. Opstellen Probleemanalyse. ProVitale levert uiterlijk in week 6 een Probleemanalyse waarin ten minste zijn opgenomen: o het oordeel van de bedrijfsarts o een inhoudelijke analyse van de verzuimoorzaak en de beperkingen ten opzichte van werk. o een advies over de mogelijkheden op werkhervatting in zodanige vorm dat ze direct zijn te operationaliseren in het Plan van Aanpak. Ondersteuning bij realisatie Plan van Aanpak. ProVitale draagt er met haar signaleringssystematiek zorg voor dat het Plan van aanpak regelmatig wordt geëvalueerd en aangepast op het moment dat veranderingen in de verzuimsituatie daarom vragen. Advisering over inzet interventies en re-integratieactiviteiten. Doorgeven aan UWV van de 42 ste weeks ziekmelding. Ondersteuning bij realisatie van de eerstejaarsevaluatie. Uitvoering van het actueel oordeel plus re-integratieverslag. 2.1.6 Algemene dienstverlening Aansluiting van de opdrachtgever op het Verzuimdesk portaal. Registratie van individuele verzuimdossiers. Advisering aan opdrachtgever betreffende te ondernemen acties, die tot doel hebben de werkhervatting te bevorderen. Informatieverstrekking over de verantwoordelijkheden van opdrachtgever respectievelijk medewerker. Advies over subsidiemogelijkheden bij re-integratie van de verzuimende medewerker en in algemene zin. Verstrekken, binnen de privacywetgeving, van alle relevante informatie met betrekking tot de verzuimmelding aan opdrachtgever. Artikel 3. Verplichtingen van de Opdrachtgever 3.1 Opdrachtgever is verplicht direct op 1 e ziektedag van een werknemer deze ziekmelding aan ProVitale door te geven via het Verzuimportaal. 3.2 Opdrachtgever is verplicht kosteloos alle relevante informatie te verstrekken aan ProVitale zowel omtrent algemene relevante bedrijfsgegevens als omtrent de zieke werknemer. 3.3 Opdrachtgever staat in voor de volledigheid en juistheid van de informatie die aan ProVitale wordt verstrekt. 3.4 Opdrachtgever is verplicht medewerking te verlenen aan de door ProVitale noodzakelijk geachte acties ten einde een adequaat verzuim-, controle-, en re-integratiebeleid te voeren.
3.5 Opdrachtgever verleent aan de medewerkers van ProVitale en de door ProVitale ingeschakelde derden toegang tot al zijn gebouwen, terreinen en andere plaatsen, indien dit voor de uitvoering van de overeenkomst vereist is. Deze medewerkers nemen daarbij de ter plaatse geldende voorschriften van de Opdrachtgever in acht. 3.6 De opdrachtgever machtigt de bedrijfsarts van ProVitale om aan de onder diens zorg vallende personeelsleden van de opdrachtgever in het geval van dringende medische redenen opdracht te geven het werk te staken, dan wel de omvang van het werk te verminderen. 3.7 Annulering van geplande afspraken voor individuele personeelsleden dient uiterlijk twee werkdagen (48 uur) van tevoren te geschieden. Te laat geannuleerde afspraken of niet nagekomen afspraken in het kader van de dienstverlening zullen aan opdrachtgever in rekening worden gebracht, eveneens een nieuwe, vervangende afspraak. Artikel 4. Inschakeling derden 4.1 ProVitale is bevoegd om bij de uitvoering van de opdracht gebruik te maken van de diensten van derden. 4.2 ProVitale staat in voor de dienstverlening welke geleverd wordt door de door haar ingeschakelde derden, op dezelfde wijze als waarop zij instaat voor haar eigen dienstverlening. Artikel 5. Tarieven, facturering en betaling 5.1 De vergoeding voor de opdrachtgever aan ProVitale, voor de uitvoering van de verzuimbegeleiding is per pakket vastgelegd in het tarievenoverzicht. Het tarief wordt per pakket per jaar per werknemer vermeld. Indien de ingangsdatum van de overeenkomst gelegen is tussen 1 januari en 31 december van enig jaar, dan zal de abonnementsprijs op basis van de nog resterende maanden in dat jaar worden gefactureerd. 5.2 De prijzen en tarieven in het tarievenoverzicht zijn exclusief BTW. 5.3 ProVitale heeft het recht de vergoeding eenmaal per jaar per 1 januari aan te passen op basis van het CBS Consumentenprijsindexcijfer (diverse Goederen en Diensten) van december daaraan voorafgaand. 5.4 ProVitale zal vooraf jaarlijks een factuur sturen voor abonnementskosten. Facturatie wordt naar rato gerealiseerd vanaf de datum van aanvang contract. Deze factuur dient uiterlijk binnen 14 dagen na factuurdatum te zijn betaald. Mutaties in het personeelsbestand (meer/minder werknemers) worden elk jaar verrekend op basis van het feitelijke personeelsbestand op 31 december. 5.5 In geval opdrachtgever het bedoelde bedrag niet tijdig betaald, is ProVitale tevens gerechtigd het leveren van de diensten en services op te schorten dan wel te staken totdat aan de betalingsverplichtingen is voldaan.
Artikel 6. Aansprakelijkheid 6.1 Adviezen worden door ProVitale gegeven naar beste weten en kunnen. ProVitale geeft geen garantie dat een gewenst resultaat op een bepaald tijdstip ook inderdaad behaald zal worden. Hierover wordt geen aansprakelijkheid aanvaard. Behoudens het gestelde in de leden 6.2, 6.3 en 6.4 van dit artikel aanvaardt ProVitale geen enkele aansprakelijkheid. 6.2 ProVitale is tegenover opdrachtgever aansprakelijk voor de vergoeding van de directe schade, die deze lijdt als rechtstreeks gevolg van niet, niet tijdige of niet behoorlijke nakoming van de overeengekomen werkzaamheden. Deze schadevergoeding is beperkt tot een bedrag van ten hoogste 10.000,- 6.3 ProVitale is tegenover de opdrachtgever aansprakelijk voor de vergoeding van schade die deze lijdt als rechtstreeks gevolg van vermijdbare professionele fouten (bijvoorbeeld vergissingen, veronachtzamingen, onzorgvuldig gedrag etc.) van de onder ProVitale vallende personen, waaronder begrepen de door ProVitale ingeschakelde derden. Deze schadevergoeding is beperkt tot het bedrag van het honorarium, dat ProVitale toekomt voor zijn dienstverlening ten behoeve van de betrokken werkzaamheden met een maximum van 10.000,- 6.4 ProVitale geeft een Poortwachtergarantie op haar dienstverlening in het kader van verzuimbegeleiding. Indien UWV oordeelt dat opdrachtgever onvoldoende reintegratieinspanningen heeft getoond, zal onder de hierna genoemde voorwaarden de loonsanctie door ProVitale worden vergoed. Deze voorwaarden zijn als volgt: Het verzuimdossier is tijdens de hele ziekteperiode bij ProVitale in behandeling geweest. Opdrachtgever en werknemer hebben onze adviezen meteen, correct en zonder voorbehoud opgevolgd. Opdrachtgever en werknemer hebben adviezen van derde partijen die ProVitale heeft ingeschakeld, meteen, correct en zonder voorbehoud opgevolgd. Opdrachtgever heeft tijdens de hele verzuimperiode uitsluitend bedrijfsartsen via ProVitale ingeschakeld. De loonsanctie is niet opgelegd of niet mede opgelegd vanwege een tekortkoming van een door de opdrachtgever ingeschakelde en of gecontracteerde derde (bijvoorbeeld een re-integratiebureau). Opdrachtgever heeft de door het UWV opgelegde loonsanctie onverwijld aan ons meegedeeld. Alle bezwaar- en beroepsmogelijkheden in samenwerking met ProVitale zijn benut om de sanctie ongedaan te maken. 6.5 Alvorens ProVitale aansprakelijk te stellen, is opdrachtgever gehouden ProVitale zo mogelijk in de gelegenheid te stellen een bij de uitvoering van de opdracht gemaakte fout binnen een redelijke termijn voor eigen rekening te herstellen. 6.6 ProVitale draagt in verband met de inbreuk op rechten van derden alleen aansprakelijkheid, indien het bestaan van dergelijke rechten algemeen bekend is of wanneer opdrachtgever ProVitale op het bestaan van zodanige voorschriften of rechten heeft gewezen. 6.7 Door ProVitale verleende diensten ten behoeve van werknemers die al ziek waren voor de aanvangsdatum van de overeenkomst, vallen onder de werking van artikel 6 van deze overeenkomst. Verzuimdossiers van langer dan 13 weken, zullen pas vallen onder de werking van artikel 6 van deze overeenkomst na een op kosten van de opdrachtgever verrichte, en positief uitgevallen dossiercheck. Indien er wordt afgezien van deze dossiercheck zal actieve verzuimbegeleiding plaatsvinden, maar zonder de garantiestelling
zoals genoemd in artikel 6.2, 6.3 en 6.4 van deze overeenkomst. Eventueel financiële en andere gevolgen komen dan voor rekening en risico van opdrachtgever. 6.8 Indien opdrachtgever de aan enig werk of opdracht verbonden risico s verzekert, is hij gehouden ProVitale te vrijwaren voor verhaal op ProVitale door deze derde(n), bij gebreke waarvan elke aanspraak jegens ProVitale vervalt. Artikel 7. Duur en beëindiging 7.1 De overeenkomst treedt in werking voor de duur van 36 maanden in werking op de door de opdrachtgever genoemde datum op het aanmeldformulier, tenzij anders overeengekomen en vastgelegd middels eerder genoemd aanmeldformulier. Indien de ingangsdatum is gelijk en tussen 1 januari en 31 december van enig jaar, wordt de hiervoor genoemde duur vermeerderd met de resterende looptijd in maanden in het jaar van opdrachtverlenging. 7.2 De overeenkomst wordt voor een periode de periode als genoemd onder 7.1 telkens stilzwijgend verlengd, tenzij opdrachtgever de overeenkomst schriftelijk opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden. 7.3 De overeenkomst kan uitsluitend per 31 december van een kalenderjaar beëindigd worden. Artikel 8. Diversen 8.1 Op deze overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende of daarmee verband houdende geschillen is Nederlands recht van toepassing. Ieder geschil tussen opdrachtgever en ProVitale met betrekking tot de overeenkomst zal worden voorgelegd aan de bevoegde rechter. 8.2 Indien enige bepaling van deze overeenkomst in strijd mocht zijn met enige dwingend rechtsvoorschrift, zal de betreffende bepaling komen te vervallen en zal worden vervangen door een door ProVitale vast te stellen nieuwe rechtens toelaatbare vergelijkbare bepaling. 8.3 De door ProVitale opgebouwde dossiers blijven in het bezit van ProVitale en kunnen enkel en alleen door een getekende machtiging van een werknemer worden opgevraagd.